BAB 3 ANALISIS KONDISI PERUSAHAAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan PT. Baruna Raya Logistics Inc. adalah perusahaan pelayaran yang memiliki sarana kapal-kapal lepas pantai (offshore) yang disewakan kepada pihak pihak perusahaan minyak yang mengadakan kegiatan eksplorasi di lepas pantai Indonesia, atau kepada perusahaan-perusahaan lain yang ingin menggunakan untuk keperluan yang sama. PT. Baruna Raya Logistics didirikan pada tanggal 22 Januari 1972, dengan status perusahaan Penanam Modal Asing (PMA). Perusahaan ini semacam joint venture antara Indonesia dengan offshore logistics incorporation Amerika Serikat. Pada tahun 1984 PT. Baruna Raya Logistics beralih status menjadi perusahaan swasta nasional penuh atau perusahaan Modal Dalam Negeri (PMDN). Peralihan status ini dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang diajukan dewan penyantun perusahaan yang didirikan berdasarkan akta notaries Henk Limanow No. 60, tanggal 26 agustus 1975. Akte tersebut kemudian mendapat pengesahan Departemen Kehakiman pada tanggal 6 Juli 1975 dengan nomor YA 5/194/10. Selain itu PT. Baruna Raya Logistics juga memperoleh surat-surat izin antara lain sebagai berikut : - Surat izin usaha perusahaan pelayaran (SIUPP) dari Direktorat Jenderal Perhubungan Laut bernomor BXXV 652/AL 5 tertanggal 4 Maret 1989. - Surat pengalihan status dari PMA menjadi PMDN NO. 04/1984 tanggal 6 Maret 1984. - Surat pengukuhan pengusaha menjadi pengusaha kena pajak No. Kep. 1234.PKP/WPJ.10/KI/1306 tanggal 1 Januari 1989. - Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak No. PKP.01.2515.03 tanggal 1 Maret 1989.
- NPWP No.1.000.701.011. - Sertifikat tanda kepesertaan Astek No. 830J0003. - Sertifikat tanda kepesertaan dana pensiun No. 1993001. - Tanda daftar perusahaan No. 09031703044 tanggal 10 Juni 1982. - Surat keterangan terdaftar pada migas No. 363/394/Drib/1992 tanggal 19 Maret 1992. - Dan surat-surat izin lainnya. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang logistics bagi kapal-kapal lepas pantai, PT. Baruna Raya Logistics Inc. telah banyak dikenal orang, hal tersebut dapat dimaklumi karena kalau dihitung sejak berdirinya, perusahaan telah berkiprah selama 20 tahun lebih dibidang ini. PT. Baruna Raya Logistics memiliki 74 orang staff, 20 mekanik dan 300 orang kru yang bekerja dilepas pantai di Jakarta dan Balikpapan. Dalam perjalanannya PT. Baruna Raya Logistics Inc. tidak langsung besar melainkan melalui berbagai tahapan yaitu misalnya : 12 tahun pertama merupakan masa belajar. Pada awal tahun ke 13 barulah PT. Baruna Raya Logistics memperoleh bentuknya dan yang berkembang hingga sekarang ini. 3.1.1 Visi, Misi, dan Tujuan Perusahaan 3.1.1.1 Visi Perusahaan Visi PT. Baruna Raya Logistics menjaga dan meningkatkan kualitas Jasa Pelayanan Pelayaran Lepas pantai dalam memasuki era Globalisasi dan Pasar bebas.
3.1.1.2 Misi Perusahaan Untuk mewujudkan Visi Perusahaan maka PT. Baruna Raya Logistics, menetapkan sebagai berikut : Meningkatkan perolehan pendapatan perusahaan setiap tahun. Meningkatkan sarana dan prasarana baik gedung maupun peralatan, sehingga dalam kurun waktu 5 (lima) tahun setiap kapal mempunyai peralatan yang lengkap. Meningkatkan jumlah sumber daya manusia untuk setiap crew kapal dan staff kantor pada umumnya. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dengan mengikuti serta berbagai kejuruan dalam bidang yang sangat dibutuhkan. Memperluas segmen pasar instansi swasta serta memperlancar secara geografis nasional. 3.1.1.3 Tujuan Perusahaan Untuk lebih lanjut merealisasikan, misi tersebut maka PT. Baruna Raya Logistics, menetapkan tujuan dalam bidang usaha Jasa Pelayanan Pelayaran Lepas Pantai tersebut, sebagai berikut : Meningkatkan service kepada Penyewa Kapal. Meningkatkan keterampilan petugas Sumber Daya Manusia. Memperluas pangsa pasar. Melakukan Effisiensi manajerial perusahaan.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 : Struktur Organisasi Perusahaan Dalam gambar 3.1 Tanggung jawab dan perincian tugas pada PT. Baruna Raya Logistics dapat diuraikan sebagai berikut :
Direktur Utama Bertanggung jawab untuk : 1. Bertanggung jawab secara keseluruhan untuk mutu dari perusahaan termasuk system manajemen keselamatannya. 2. Bertanggung jawab secara keseluruhan untuk komunikasi dan personil. 3. Mengawasi bisnis pada saat ini, baik secara umum maupun secara khusus yang berhubungan dengan pembaharuan kontrak. 4. Menyusun dan menyajikan anggaran perkiraan dan perencanaan. 5. Secara terus menerus mencari dan mengidentifikasi peluang bisnis yang berkembang dan memperhatikan usulan yang ada sekarang, untuk menentukan invesatsi baru yang menguntungkan. 6. Mengawasi penerimaan personil baru (darat). 7. Mengawasi implementasi / pemberlakuan yang benar dari kebijakan perusahaan. Direktur Pelaksana Bertanggung jawab kepada Direktur Utama untuk : Umum. Efisiensi jalannya perusahaan dan armada kapal-kapal. Tugas pokok : 1. Untuk menjamin keamanaan dan opersi bebas polusi. 2. Mengawasi semua divisi. 3. Sebagai penghubung dengan penyewa / pencarter.
4. Menanggapi terhadap keadaan darurat kapal. 5. Memantau anggaran. 6. Mengesahkan/otoritas pembelian 7. Memimpin rapat peninjauan manajemen. 8. Memantau keselamatan dan aspek pencegahan polusi dari armada. 9. Menjamin bahwa kecelakaan yang terjadi dan kejadian yang berbahaya dilaporkan serta dilakukan penyidikan. Pimpinan Mutu / Keselamatan Bertanggung jawab kepada Direktur Pelaksana untuk : Menjamin keberhasilan dari implementasi pemberlakuan dan pemeliharaan dari sistem manajemen / keselamatan. Bertanggung jawab untuk mengontrol dan atau penyelidikan dari sistem manajemen mutu / keselamatan, untuk menjamin bahwa sistem kebijakan dan prosedur diterapkan dengan benar. Tugas pokok : 1. Untuk mengontrol audit dari mutu / keselamatan. 2. Memantau keluhan pelanggan untuk meningkatkan standar mutu menjadi lebih baik. 3. Mengorganisasi pelatihan bidang mutu. 4. Memantau ketidak-sesuaian dan memastikan bahwa kegiatan perbaikan / pencegahan telah diselesaikan. 5. Sebagai penghubung dengan badan-badan pemeriksa.
6. Memantau menetapkan / penentuan dari sub-kontraktor dan memelihara dafatar pemasok / vendors list yang disetujui 7. Menjamin pengontrolan dari dokumentasi. 8. Berlaku sebagi orang yang ditunjuk dibawah Koda ISM dan sebagai wakil dari manajemen untuk bidang mutu (sesuai standar ISO-9002). 9. Sebagai pengubung antara Nakhoda kapal dengan Direktur untuk masalah keselamatan dan pencegahan polusi. 10. Memantau keselamatan dan aspek pencegahan polusi dari armada serta untuk menjamin bahwa kecelakaan dan kejadian yang berbahaya, dilaporkan dan diselidiki. 11. Mengorganisasi dan menghadiri rapat peninjauan manajemen. Kepala Divisi Operasi Bertanggung jawab kepada Direktur Pelaksana untuk : Pergerakan armada kapal yang tepat guna. Tugas pokok : 1. Untuk menjamin operasi yang aman dan bebas polusi. 2. Mengawasi semua Bagian / Departemen dibawahnya. 3. Menanggapi keadaan darurat dari kapal. 4. Memantau anggaran. 5. Menghadiri rapat peninjauan manajemen. 6. Memantau aspek keselamatan dan pencegahan polusi dari armada
7. Mengawasi pemeliharaan dari kapal-kapal. Kepala Divisi Pemasaran Bertanggung jawab kepada Direktur Pelaksana untuk : Pemasaran dan pencarteran / penyewaan yang efektif dari armada kapal-kapal. Tugas Pokok : 1. Mempertahankan kontak yang akrab dengan semua pelanggan yang ada sekarang dan pelanggan yang berpotensi. 2. Bernegosiasi dengan pencarter / pelanggan dari benefit perusahaan. 3. Sebagai penghubung dengan pencarter bila ada komentar / keluhan. 4. Memeriksa / mengecek secara hati-hati semua dokumen carter / penyewaan. 5. Memantau hasil kerja / waktu siaga dari kapal dan memeriksa pembayaran dari pelanggan. 6. Menghadiri rapat peninjauan manajemen. Kepala Divisi Sumber Daya Manusia / SDM Bertanggung jawab kepada Direktur Pelaksana untuk : Pengelola yang efisien / tepat guna bagi personil / fungsi pelatihan. Tugas pokok : 1. Memantau beban pekerjaan dari personil dan merekomendasikan setiap perubahan yang dibutuhkan.
2. Mengawasi Bagian / Departemennya. 3. Mengkoordinasi penerimaan pegawai baru untuk darat. 4. Pengelola dan memantau pelaksanaan penilaian dari semua karyawan / staf. 5. Mengidentifikasikan kebutuhan pelatihan dan pengkoordinasi pelatihan. 6. Menjamin bahwa data personil diarsip. 7. Menghadriri rapat peninjauan manajemen. 8. Memantau dan menyarankan peraturan pelaut serta memberikan rekomendasi perubahan yang diperlukan kepada kepala seksi armada Kepala Divisi Keuangan/Akutansi Bertanggungjawab kepada Direktur Pelaksana untuk : Mengontrol efisiensi dari semua fungsi keuangan dan akutansi. Tugas pokok : 1. Mengawasi semua Bagian / Departeemn dibawahnya. 2. Menjamin bahwa kontrol anggaran ditegakkan / dijalankan. 3. Menjamin bahwa semua rekening ditata dan diaudit dengan memuaskan. 4. Memantau dan melaporkan pembayaran sewa yang telah diterima. 5. Memastikan bahwa semua faktur dibayar setelah diperiksa dengan benar dan disahkan / diotorisasi 6. Mengawasi kontrol yang efisien dari gudang dan persediaan barang. 7. Menghadiri Rapat Peninjauan Manajemen.
Manajer Cabang Bertanggungjawab kepada Direktur Pelaksana untuk : Efisiensi dari operasi di Kantor Cabang Balikpapan. Tugas pokok : 1. Untuk menjamin bahwa semua kapal dioperasikan sesuai dengan persyaratan dari penyewa. 2. Mengawasi semua seksi. 3. Menanggapi terhadap keadaan darurat dari kapal setempat. 4. Memantau anggaran. 5. Menghadiri Rapat Peninjauan Manajemen (bila mungkin). 6. Memantau aspek keselamatan dan pencegahan polusi dari armada. 7. Mengawasi pemeliharaan dari kapal-kapal. Kepala Bagian Pemasaran Bertanggung jawab kapada Kepala Divisi Pemasaran untuk : Memantau penyewaan / pencarteran kapal-kapal. Tugas pokok : 1. Menghubungi penyewa bila diminta. 2. Memeilihara arsip data penyewaan. 3. Sebagai penghubung dengan penyewa berkenaan dengan komentar.keluhan dari penyewa.
4. Memeriksa dengan teliti semua dokumen penyewaan 5. Memantau pekerjaan / waktu siaga dari kapal dan memeriksa pembayaran dari pelanggan. Kepala Bagian Pemeliharaan / Perbaikan Bertanggungjawab kepada Kepala Divisi Operasi untuk : Menjamin bahwa armada kapal-kapal dioperasikan dengan tepat guna dan mempertahankan kondisi kapal sesuai peraturan dari klasifikasi. Tugas pokok : 1. Melakukan inspeksi pada semua kapal-kapal. 2. Memantau jadwal pemeliharaaan kapal.. 3. Mengawasi Bagian / Departemennya. 4. Menyusun anggaran pemeliharaan dari kapal-kapal. 5. Menghubungi Biro-Biro Klasifikasi. 6. Menyiapkan dan memeriksa spesifikasi pengedokan. 7. Memantau peraturan-peraturan baru. 8. Menghadiri Rapat Peninjauan Manajemen. 9. Menghubungi surveyor klasifikasai dan memastikan bahwa semua kerusakan telah diperbaiki. 10. Mengawasi efisiensi pekerjaan di bengkel. 11. Memeriksa dan mengesahkan permintaan dari kapal. 12. Meninjau Laporan Harian dari kapal-kapal
Kepala Bagian Pembelian Bertanggungjawab kepada Direktur Pelaksana untuk : Efisiensi dan efektifitas harga pembelian untuk kegiatan armada. Tugas pokok : 1. Mengawasi pekerjaan Staf Bagian Pembelian. 2. Memastikan bahwa order pembelian telah benar dan lengkap. 3. Mengeavaluasi sub-kontraktor / pemasok dan menyusun Daftar Pemasok yang disetujui. 4. Memantau faktur tagihan dari pemasok 5. Berhubungan dengan Kepala Bagian Pemeliharaan / perbaikan untuk persetujuan permintaan kapal. 6. Memantau dan melakukan order pembeliaan untuk minyak pelumas. 7. Memantau dan melakukan order untuk alat-alat kaeselamamtan / pemadam kebakaran bagi kapal-kapal. 8. Memantau dan mengatur servis dari literatur. 9. Menindak lanjuti ketidak sesuaian pada hasil kerja pemasok. 10. Menghadiri Rapat Peninjauan Manjemen. Kepala Bagian Umum Bertanggungjawab kepada Kepala Divisi SDM untuk: Umum.
Pelayanan yang tepat guna bagi fungsi bagian umum. Tugas pokok : 1. Memberikan saran beban kerja personil dan rekomendasi terhadap perubahan yang diminta. 2. Mengawasi pekerjaan staf dibawahnya. 3. Menyiapkan dokumen tender yang diminta oleh bagian pemasaran dan Diektur. 4. Mengantar dokumen tender yang diminta oleh bagian pemasaran. 5. Menjamin bahwa data tender dan kontrak diarsipkan. Kepala Seksi Pemeliharaan / Perbaikan Bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Pemeliharaan / Perbaikan untuk : Menjamin efisiensi dan efektifitas dari harga pemeliharaan untuk kapal-kapal. Tugas pokok : 1. Melakukan inspeksi terhadap kapal-kapal. 2. Memantau sistem pemeliharaan yang terencana / PMS. 3. Menyiapkan spesifikasi pengedokan dan memantau hasil kerja dari pengedokan. 4. Memeriksa permintaan dari kapal dan berhubungan dengan pembelian. 5. Mengawasi efisiensi pekerjaan dari bengkel / workshop. 6. Sebagai pengubung dengan Nakhoda kapal. 7. Memeriksa Laporan Harian dari kapal dan melaksanakan seperti yang diminta. 8. Menghadiri pengedokan kapal dan memantau semua perbaikan.
Kepala Seksi Armada Bertanggungjawab kepada Kepala Divisi Operasi untuk : Menjamin operasi dan sertifikasi yang efisien, serta memantau opersai dari armada. Tugas pokok : 1. Mengontrol dan memantau pergerakan kapal sesuai dengan permintaan dari pencarter. 2. Menjamin efisiensi dari komunikasi kapal, dan kapal-kapal mempunyai bahan bakar dan air tawar yang cukup. 3. Melakukan inspeksi ke kapal-kapal dan memastikan bahwa semua kapal bersertifikast untuk dapat beroperasi sesuai dengan persyaratan nasional maupun internasional. 4. Memastikan bahwa semua perlengkapan anjungan dan dek bekerja baik. 5. Memantau pemuatan barang di kapal. 6. Meneliti Laporan Harian dari kapal. 7. Memantau pemakaian bahan bakar dan statusnya di kapal. 8. Mengevaluasi prestasi kerja Nahkoda dan KKM. Kepala Seksi ABK / Pelaut Bertanggungjawab kepada Kepala Divisi Operasi untuk : Memastikan bahwa kapal diawaki oleh pelaut yang berpengalaman, bersertifikat dan berbadan sehat, sejalan dengan peraturan nasional.
Tugas pokok : 1. Mengontrol penerimaan baru pelaut. 2. Memantau semua peraturan pelaut. 3. Mengorganisasikan pelatihan yang diperlukan. 4. Memantau evaluasi pelaut / ABK dan kebuatuhan pelatihan. 5. Sebagai penghubung dengan semua Kepala Bagian berkenaan dengan hasil kerja ABK. 6. Menjamin pengontrolan dokumentasi dari ABK. 7. Sebagai penghubung dengan Nahkoda berkenaan dengan kebutauhan ABK. 8. Melakukan pemeriksaan / verifikasi gaji ABK Kepala Seksi Personalia Bertanggungjawab kepada Kepala Bagian SDM untuk : Mengkoordinasi fungsi-fungsi personil di kantor. Tugas pokok : 1. Mengontrol penerimaan staf / pegawai baru. 2. Memanatau semua peraturan kepegawaian. 3. Mengorganisasi pelatihan yang diperlukan dan mengarsipkan datanya. 4. Berhubungan dengan semua Kepala Bagian berkenaan dengan kebutuhan personil. 5. Menjamin bahwa dokumentasi personil terkontrol.
Kepala Seksi Gudang Bertanggungjawab kepada Kepala Divisi Keuangan / Akutansi untuk : Menjamin pengontrolan yang efisien dari persediaan / stok dan pekerjaan gudang. Tugas pokok : 1. Mengontrol keluar masuk dan keluarnya barang persediaan dan suku cadang dari gudang. 2. Menjamin bahwa barang yang masuka / datang telah diperiksa. 3. Menjamin efisiensi kontrol dari persediaan. 4. Memeriksa permintaaan dari kapal. 5. Memastikan bahwa semua barang telah diidetifikasi dengan jelas. 6. Menjamin bahwa semua barang telah dikirim / didistribusikan kepada pemakainya Staff Dokumentasi Bertanggungjawab kepada Kepala Seksi Armada untuk : Memastikan bahwa semua kapal telah memiliki setifikat yang sesusai dengan peraturan nasional maupuan internasional. Tugas pokok : 1. Memantau tanggal terakhir berlakunya semua sertifikat kapal. 2. Menyimpan salinan dari semua serttifikat dan mengirimkan sertifikat asli ke kapal. 3. Memantau Laporan Harian kapal untuk permintaan survey. 4. Mengurus permintaan survey.
5. Memantau status survey dari kapal-kapal yang diterima dari klasifikasi dan mengirimkan salinanya ke kapal yang bersangkutan. Staf Keagenan Bertanggungjawab kepada Kepala Seksi Armada untuk : Tugas pokok : 1. Berhubungan dengan pencarter / penyewa. 2. Mengatur ijin masuk dan keluar pelabuhan. 3. Berhubungan dengan pihak-pihak yang berwenang. 4. Naik ke kapal pada waktu kapal tiba dan akan berlayar. 5. Mengatur ijin bongkar muat dari muatan berbahaya. Staff Bertanggungjawab kepada Kepala Seksi untuk : Menjamin bahwa mereka bekerja sesuai dengan permintaan dari Kepala Seksi / Kepala Bagian. 1. Melaksanakan tugas sesuai dengan cara yang efisien. 2. Melaporkan semua kesuliatn kepada Kepala Seksi-Seksi sesuai permintaan. 3. Memberikan saran kepada Kepala Seksi bila diminta. 4. Melaporkan semua ketidaksesuaian
Reprentatif Mutu / Keselamatan Cabang Balikpapan Bertanggungjawab kepada Pemimpin Mutu / Keselamatan untuk : Umum. Bertangungjawab untuk pengontrolan atau pengendalian dari sistim manajemen mutu / keselamatan di kantor cabang serta untuk menjamin bahwa sistem kebijakan dan prosedur di implementasikan dengan benar, Tugas Pokok : 1. Untuk mengontrol dari audit mutu / keselamatan di cabang. 2. Membantu keluhan pelanggan untuk meningkatkan standar mutu menjamin lebih baik di cabang. 3. Mengorganisasi pelatihan bidang mutu. 4. Memimpin pelaksanaan internal audit di kantor cabang dan melaporkan hasilnya kepada HQS. 5. Memantau ketidaksesuaian dan memastikan bahwa kegiatan perbaikan / pencegahan telah diselesaikan, serta melaporkannya kepada HQS. 6. Memantau dan memimpin pelaksanaan, pemeriksaan teknis. nautis. keselamatan / polusi minimal 3 kali setahun, dan membagikan jadwal ke setiap kapal. 7. Menghadiri pertemuan manjemen review di kantor pusat 8. Sebagai penghubung dengan badan-badan dan memelihara hubungan baik dengan pihak ketiga, terutama untuk hal yang menyangkut penanganan kecelakaan kapal. 9. Memantau penetapan / penentuan dari sub-kontraktor dan memelihara Daftar Pemasok yang disetujui 10. Menjamin pengontrolan dari dokumentasi di kantor cabang
11. Bertindak sebagai wakil dari manjemen untuk bidang mutu (sesuai standar ISO=9002) untuk kantor cabang. 12. Sebagai penghubung antara Nahkoda kapal di Balikpapan dengan HQS untuk masalah keselamatan dan pencegahan polusi. 13. Memantu keselamatan dan aspek pencegahan polusi dari armada serta untuk menjamin bahwa kecelakaan dan kejadian yang berbahaya, dilaporkan dan diselidiki. Peninjauan / Pengkajian Manajemen 1. Sistem mutu / keselamatan dari perusahaan ditinjau setiap 6 (enam) bulan sekali dengan cara yang telah diedarkan sebelumnya, dalam rapat yang dipimpin oleh Direktur Pelaksana dan dihadiri oleh semua Kepala Divisi dan Kepala Mutu / Keselamatan (HQS) serta dibuatkan notulennya. 2. Wakil / utusan boleh hadir, namun dengan persetujuan terlebih dahulu dari yang hadir dalam rapat telah cukup. 3. Acara untuk rapat mengikuti sebuah format yang standar dan bila perlu dapat dikembangkan. Dokumen pendukung disisapakan oleh HQS dan diedarkan sebelum rapat. 4. Rapat ini mempunyai wawasan yang luas dan mendiskusikan banyak topik yang terkait, namun untuk menjamin suatu tingkat kesesuaian, hal-hal berikut ini agar dibicarakan : a. Peninjauan notulen dari rapat yang lalu dan kemajuan yang telah dicapai terhadap kegiatan yang dilaksanakan.
b. Peninjauan terhadap laporan audit internal. c. Peninjauan secara garis besar dari ketidaksesuaian / peristiwa / kecelakaan dan kejadian yang berbahaya, termasuk keluhan dari pelanggan. d. Peninjauan kegiatan perbaikan yang dilakukan sejak rapat yang lalu. e. Peninjauan terhadap evaluasi pemasok dan hasil kerja dari sub-kontraktor. f. Peninjauan pada pelatihan dan identifikasi dari kebutuhan pelatihan. g. Peninjauan terhadap karyawna / staf dan tanggungjawab yang berkait dengan dioperasikannya Sistem Mutu / Keselamatan. h. Peninjauan pada kebijakan Mutu, Kebijakan Keselamatan dan lingkungan serta sistem Manajemen Mutu / Keselamatan, untuk memastikan bahwa sistem / prosedur tersebut masih tetap dalam jalur ISO 9002 (1994) dan ISM-Code. 5. Arsip Data Acara / agenda rapat Peninjauan Manajemen. Notulen Rapat Peninjauan Manajemen. 6. Lampiran. Tidak ada. Seksi Operasi Kantor Cabang Bertanggungjawab kepada kepala Cabang untuk : Memastikan bahwa semua kapal telah memiliki sertifikat yang sesuai dengan peraturan nasional dan Internasional, serta menjamin operasi yang efisien. Tugas Pokok :
1. Memantau tanggal terakhir berlakunya semua sertifikat kapal. 2. Menyimpan salinan dari semua sertifikat dan mengirimkan sertifikat asli ke kapal. 3. Memantau Laporan Harian kapal untuk permintaan survei. 4. Mengurus permintaan survei. 5. Memantau status survei dari kapal-kapal yang diterima dari klasifikasi dan mengirimkan salinannya ke kapal yang bersangkutan. 6. Memantau pergerakan kapal sesuai dengan permintaan pencarter. 7. Menjamin efisiensi dari komunikasi kapal, dan kapal-kapal mempunyai bahan bakar dan air tawar yag cukup. 8. Melakukan inspeksi ke kapal-kapal, dan memastikan bahwa semua kapal bersertifikat untuk dapat beroperasi sesuai dengan persyaratan nasional maupun internasional. 9. Memastikan bahwa semua perlengkapan anjungan dan dek bekerja baik. 10. Memantau pemuatan barang di kapal. Kepala Seksi ABK / Pelaut Kantor Cabang Bertanggungjawab kepada Kepala Cabang untuk : Memastikan bahwa kapal diawaki oleh pelaut yang berpengalaman, bersertifikat dan berbadan sehat, sejalan dengan peraturan nasional dan internasional. Tugas Pokok : 1. Mengontrol penerimaan baru pelaut. 2. Memantu semua peraturan pelaut. 3. Mengorganisasi pelatihan yang diperlukan.
4. Memantau evaluasi pelaut / ABK dan kebutuhan pelatihan. 5. Sebagai penghubung dengan kepala cabang dan bagian lainnya, berkenaan dengan hasil kerja ABK. 6. Menjamin pengontrolan dokumentasi dari ABK. 7. Sebagai penghubung dengan Nahkoda berkenan dengan kebutuhan ABK. 8. Melakukan pemeriksaan / verifikasi gaji ABK. 9. Berhubungan dengan pencarter / penyewa. 10. Berhubungan dengan pihak-pihak yang berwenang. 11. Naik ke kapal pada waktu kapal tiba dan akan berlayar. Administrasi Material dan Bengkel Bertanggungjawab kepada Kepala Cabang untuk : Menjamin efisiensi dan efektifitasa dari harga untuk pemelharaan untuk kapal-kapal, serta menjamin pengontrolan yang efisien dari persediaan / stok dan pekerjaaan gudang. Tugas pokok : 1. Melakukan inspeksi terhadap kapal-kapal. 2. Memantau sistem pemeliharaan yang terencana / PMS. 3. Menyiapkan spesifikasi pengedokan dan memantau hasil kerja dari pengedokan. 4. Mengawasi efisiensi pekerjaan dari bengkel / workshop. 5. Mengontrol masuk dan keluarnya barang persediaan dan suku cadang dari gudang. 6. Menjamin bahwa barang yang masuk / datang telah diperiksa.
7. Menjamin efisiensi kontrol persediaan. 8. Memeriksa permintaan dari kapal. 9. Memastikan bahwa semua barang telah dikirim / didistribusikan kepada pemakainya. 10. Menjamin bahwa semua barang telah dikirim / didistribusikan kepada pemakainya. 11. Menghadiri pengedokan kapal dan memantau semua perbaikan. Peninjauan / Pengkajian Manajemen 1. Sistem Mutu / Keselamatan dari Perusahaan ditinjau setiap enam bulan sekali dengan acara yang telah diedarkan sebelumnya, dalam rapat yang dipimpin oleh Direktur pelaksana dan dihadiri oleh semua Kepala Divisi dan Kepala Mutu / Keselamatan (HQS) serta dibuatkan notulennya. 2. wakil / Utusan boleh hadir, namun dengan persetujuan dahulu dari Direktur Pelaksana, yang dapat mengatur rapat ulang untuk menjamain bahwa yang hadir dalam rapat telah cukup. 3. Acara untuk rapat mengikuti sebuah format yang dstandar dan bila perlu dapat dikembangkan. Dokumen pendukung disiapkan oleh HQS dan diedarkan sebelum rapat. 4. Rapat ini mempunyai wawasan yang luas dan mendiskusikan banyak topik yang terkait, namun untuk menjamin tingkat kesesuaian, hal-hal berikut ini agar dibicarakan : a. Peninjauan notulen dari rapat yang lalau dan kemajuan yang telah dicapai terhadap kegiatan yang dilaksanakan. b. Peninjauan terhadap laporan audit internal.
c. Peninjauan secara garis besar dari ketidaksesuaian / peristiwa / kecelakaan dan kejadian yang berbahaya, termasuk keluhan dari pelanggan. d. Peninjauan kegiatan perbaikan yang dilakukan sejak rapat yang lalu. e. Peninjauan terhadap evaluasi pemasok dan hasil kerja dari sub-kontraktor. f. Peninjauan pada pelatihan dan identifikasi dari kebututhan pelatihan. g. Peninjauan terhadap karyawan / staf dan tanggung jawab yang berakitan dengan dioperasikannya Sistem Mutu / Keselamatan. h. Peninjauan pada kebijakan mutu, kebijakan keselamatan dan lingkungan serta sistem manajemen mutu / keselamatan, untuk memastikan bahwa sisitem / prosedur tersebut, amsih tetap dalam jalur ISO 9002 (1994) dan Koda- ISM. 5. Arsip-Data. Acara / Agenda rapat Peninjauan Manajemen. Notulen Rapat Peninjauan Manajemen. 6. Lampiran. 3.3 Analisa SWOT Analisa yang kami lakukan berdasarkan hasil wawancara dengan Bpk. Sapto selaku manager marketing pada PT. Baruna Raya Logistics ( Petikan wawancara dapat di lihat pada halaman lampiran ) 3.3.1 Faktor Strategi Eksternal Faktor-faktor yang terdapat dalam strategi eksternal adalah :
1. Ancaman ( Threats ) Perusahaan harus memperhatikan ancaman atau tantangan yang datang dari luar perusahaan karena dapat berpotensi menjadi penghambat dalam pencapaian tujuan dan kegiatan operasional perusahaan. Ancaman atau tantangan yang terdapat dalam perusahaan adalah : Iklim politik Negara Iklim politik negara yang tidak dapat diprediksi dan dapat berubah sewaktuwaktu dapat mempengaruhi semua aspek, termasuk pasar transportasi lepas pantai yang dijalankan oleh perusahaan. Pemasaran produk kompetitor yang makin gencar Para pesaing selalu membuat inovasi dengan memberikan value added service pada produk-produknya dan selalu mengadakan iklan dan promosi pada mediamedia dengan tingkat kontinuitas yang tinggi dalam rangka menarik minat calon konsumen. 2. Peluang ( opportunity ) Untuk mencapai tujuannya perusahaan harus dapat melihat peluang-peluang yang dapat dijadikan kekuatan perusahaan. Peluang-peluang yang terdapat dalam perusahaan yaitu :
Transaksi bisnis online melalui internet Perusahaan untuk memperluas pasarnya memberikan fasilitas kepada pelanggan dengan bertransaksi secara online sehingga pelanggan dapat melakukan transaksi darimana saja dan kapan saja. Pemasaran produk melalui media internet Perusahaan dapat memasarkan produknya melalui media internet karena selain dapat diakses oleh semua orang darimana saja dan kapan saja, masalah up-date produk dan informasi menjadi lebih praktis apabila menggunakan internet. 3.3.2 Faktor Strategi Internal Faktor-faktor yang terdapat dalam strategi internal adalah : 1. Kelemahan ( Weakness ) Kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam perusahaan yang harus diminimalkan agar tujuan perusahaan dapat tercapai, yaitu : Teknologi Informasi yang masih belum maksimal Perusahaan masih belum memaksimalkan teknologi informasi dalam proses bisnisnya padahal pada saat ini dapat dikatakan teknologi informasi telah menjadi inti bisnis dari suatu perusahaan Pemasaran produk yang masih belum maksimal Perusahaan masih belum maksimal dalam memasarkan produknya padahal banyak media yang dapat digunakan untuk melakukan pemasaran termasuk di antaranya media internet.
2. Kekuatan ( Strength ) Kekuatan yang dimiliki perusahaan seharusnya dapat menjadi suatu kelebihan yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Kekuatan yang dimiliki oleh PT. Baruna Raya Logistics adalah sebagai berikut : Perusahaan yang memiliki pengalaman Pengalaman dan jam terbang yang tinggi membuktikan kredibilitas dari PT. Baruna Raya Logistics yang dapat dipercaya sehingga pelanggan dan calon pelanggan tidak pelu meragukan layanan dan kinerja PT. Baruna Raya Logistics. Memiliki asset yang kuat PT. Baruna Raya Logistics memiliki asset yang kuat, yang hal ini dapat kita lihat salah satunya melalui jumlah kapal yang dimiliki oleh perusahaan; yang hal tersebut menjadikan PT. Baruna Raya Logistics merupakan salah satu perusahaan transportasi lepas pantai terbesar di Indonesia. SDM yang berkualitas Kualitas SDM yang dimiliki oleh PT.Baruna Raya Logistics dapat dikatakan baik dan karenanya ini menjadi langkah awal menuju keberhasilan untuk tercapainya tujuan perusahaan
3.4 Sistem Yang Sedang Berjalan Gambar 3.2 : Flowchart Sistem Yang Sedang Berjalan
PT Baruna Raya Logistics melayani penyewaan kapal salah satunya dengan metode direct selection, dimana Customer yang ingin menggunakan jasa penyewaan kapal, harus datang dengan menyertakan dokumen dokumen yang dibutuhkan untuk menyewa kapal yang berisi antara lain: - Nama Perusahaan - Tujuan Penyewaan Kapal - Jenis Kapal Yang di butuhkan - Jangka Waktu penyewaan - Route yang akan di lalui. - Dan lain lain PT Baruna Raya Logistics akan mempelajari dokumen dokumen tersebut, menentukan jenis perusahaan customer, apakah KPS atau nonkps. Jika perusahaan penyewa adalah KPS maka pihak marketing akan melanjutkan dokumen tersebut untuk dapat diteruskan kearah kerjasama. Jika perusahaan tersebut NonKPS maka terdapat dua kemungkinan keputusan yang akan diambil oleh PT Baruna Raya Logistics yaitu menerima dokumen dokumen tersebut untuk di teruskan bekerja sama, ataupun menolak bekerja sama dengan perusahaan yang akan menyewa kapal dengan beberapa pertimbangan. Dibutuhkan knowledge untuk dapat mengambil keputusan tersebut.
Adapun pertimbangan PT Baruna Raya Logistics menolak tawaran kerja sama dikarenakan antara lain: - Tujuan yang kurang relevant - Jenis Kapal yang dibutuhkan sedang dalam keadaan disewa ataupun dalam keadaan rusak - Jangka waktu penyewaan yang pendek - Calon Penyewa dianggap kurang mampu untuk membayar biaya sewa kapal. - Calon Penyewa memiliki tunggakan pada kerjasama sebelumnya. Bila dokumen dokumen tersebut diterima maka, pihak marketing akan menghubungi pihak operasional untuk mengetahui apakah kapal yang akan disewa layak untuk berlayar, atau berada di tempat dengan kata lain sedang tidak dalam keadaan di sewa. Pihak operasional akan mengecek kapal yang akan digunakan, kemudian hasil pengecekan akan di kirim kembali ke pihak marketing. Apabila kapal yang ingin disewa sedang tidak dalam keadaan dapat disewa, biasanya pihak operasional akan menyertakan alternatif kapal yang dapat di gunakan. Apabila keadaan kapal dapat disewakan, maka marketing akan mengadakan pertemuan dengan customer untuk membicarakan mengenai harga sewa kapal dan cara pembayaran, customer dapat melakukan negosiasi mengenai harga tersebut. Apabila sudah mencapai kesepakatan kerjasama maka pihak marketing akan mengirimkan dokumen tersebut ke pihak Administrasi kontrak untuk dibuatkan dokumen kerjasama yang akan ditanda tangani kedua belah pihak yaitu pihak PT Baruna Raya Logistics dengan Customer. Dokumen tersebut mencangkup mengenai pembuatan