Halaman: 1/10 ARAHAN KERJA TEMU DUGA ISMP PROGRAM PENGAJIAN PRASISWAZAH
Halaman: 2/10 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Arahan Kerja ini menerangkan tatacara temu duga pengambilan calon pelajar baharu program prasiswazah bagi Ijazah Sarjana Muda Pendidikan. Merangkumi aktiviti terima permohonan calon, terima data calon temu duga dari BPKP, persiapan, pelaksanaan, perakuan dan kemaskini status temu duga. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia Quality Management Systems Requirements MS ISO - 9001:2008 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 Perlembagaan - Universiti Putra Malaysia, Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) - Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan) - Pengunjuran Pelajar Tahun 2006 hingga 2015 Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Lepasan - Matrikulasi/Asasi dan Lepasan SPM AKD/MP/AMB/01 Manual Pengguna SMP-Modul KMSKN Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan - STPM/Setaraf Prosedur Pengambilan Pelajar Baharu Program UPM/PU/PS/P003 Pengajian Prasiswazah UPM/PU/PS/AK007 Arahan Kerja Permohonan Lepasan Diploma/Setaraf http://www.mohe.gov.my Laman Web Kementerian Pengajian Tinggi http://www.mpm.edu.my Laman Web Majlis Peperiksaan Malaysia (MPM) Fail Ketua Pusat dan Ketua Penyelaras Temu duga - Ambilan 2010/2011 Bagi Program ISMP dan DP
Halaman: 3/10 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AKD : Bahagian Akademik Asasi : Asasi dari Universiti Malaya (UM) dan Universiti Teknologi Mara (UiTM) BPKP : Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Jabatan Pengajian Tinggi, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia Fakulti : Semua fakulti termasuk Pusat Asasi Sains Pertanian idec : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi IA : Institusi Pengajian Tinggi Awam ISMP : Ijazah Sarjana Muda Pendidikan Ketua P : Ketua Penyelaras Pusat Temu duga Ketua : Ketua Pusat Temu duga Ketua J : Dekan Fakulti dan Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian KPPP : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah KM : Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia Matrikulasi : Matrikulasi KPM MEdSI : Malaysian Educators Selection Inventory MPM : Majlis Peperiksaan Malaysia Prasiswazah : Program Asasi Sains Pertanian, Diploma dan Bacelor : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik J : Pegawai Tadbir J (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) J : Pusat Tanggungjawab Skor Sheet : Borang Temu duga Kemasukan Ke Program Ijazah Sarjana Muda Pendidikan Di Institusi Pengajian Tinggi SMP-KMSKN : Sistem Maklumat Pelajar Modul Kemasukan STPM : Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia STPM/Setaraf : Matrikulasi dan Asasi TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) UPM : Universiti Putra Malaysia UPSI : Universiti Perguruan Sultan Idris
Halaman: 4/10 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua J dan KPPP bertanggungjawab memastikan Arahan Kerja ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi Arahan Kerja ini.
Halaman: 5/10 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Mesyuarat Persediaan Ujian dan Temu Duga Program ISMP 7.2 Hantar Senarai Bilik Temu Duga ke BPKP 7.3 Laksana Ujian MEdSI 7.4 Mesyuarat Ketua Pusat Temu Duga dan Ketua Panel Temu Duga 7.5 Persiapan Temu Duga ISMP 7.6 Taklimat Ketua Pusat dan Ketua Panel Temu Duga 7.7 Perlu Ujian Khas? Tidak 7.8 Ya Ujian Khas 7.9 Temu Duga 7.10 Kemaskini Maklumat Temu Duga 7.11 7.12 Tiada Pembetulan? Tidak Buat Pembetulan 7.13 Ya Pengesahan Ketua Panel Temu Duga 7.14 Simpan Dalam Fail 7.15 Hantar ke BPKP 7.16 Tamat 7.17
Halaman: 6/10 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Mesyuarat Persediaan Ujian dan Temu Duga Program ISMP 7.2.1 Hadir mesyuarat bersama IA yang terlibat dengan ujian dan temu duga di BPKP. 7.2.2 Dapatkan : a) Fail yang mengandungi maklumat untuk Ketua Pusat Temu duga. b) Fail yang mengandungi maklumat untuk Ketua Panel Temu duga. Tanggungjawab KPPP, (P/O) (P/O) 7.3 Hantar Senarai Bilik Temu Duga Ke BPKP 7.3.1 Buat tempahan dan dapatkan bilik yang diperlukan dari Unit Jadual Waktu, Bahagian Akademik, UPM dan UPM Kampus Bintulu. 7.3.2 Buat tempahan dan dapat tempat ujian khas sukan dari Fakulti 7.3.3 Hantar senarai nama bilik temu duga dan ujian khas ke BPKP, (P/O) (P/O) 7.4 Laksana Ujian MEdSI Ujian MEdSI dilaksanakan di pusat-pusat yang telah ditetapkan. MPM 7.5 Mesyuarat Ketua Pusat Temu Duga dan Ketua Panel Temu Duga 7.5.1 Hadir Mesyuarat untuk taklimat Ketua Pusat Temu duga dan Ketua Panel Temu duga seperti yang ditetapkan oleh K (Urusetia). KPPP
Halaman: 7/10 7.5.2 Dapatkan : a) Dokumen Ketua Pusat Temu duga b) Dokumen Ketua Penyelaras Pusat Temu duga c) Jadual Temu duga dan Tempat Temu duga 7.6 Persiapan Temu Duga ISMP 7.6.1 Buat Persiapan tempat temu duga. (Rujuk : Fail Ketua Pusat dan Ketua Penyelaras Temu duga). a) Perlantikan pembantu pusat temu duga. b) Perlantikan panel temu duga (Bukan Akademik). 7.6.2 Buat Persiapan Panel Temu duga dan gunakan URL laman web daripada pihak UPSI untuk mencetak semua keperluan temu duga, Skor Sheet, Borang Demografi Syarat dan Senarai Nama Calon Temu Duga. (Rujuk : Fail Ketua Pusat dan Ketua Penyelaras Temuduga) 7.7 Taklimat Ketua Pusat dan Ketua Panel Temu Duga 7.7.1 Taklimat hendaklah diadakan sekurang-kurang satu hari sebelum temu duga dijalankan oleh Ketua Pusat Temu duga dan Ketua Panel Temu duga kepada panel dan urusetia pusat temu duga. 7.7.2 Serahkan fail yang mengandungi maklumat senarai nama calon, panduan panel temu duga dan borang laporan temu duga kepada Ketua Panel Temu duga. KPPP, KBA, 7.8 Perlu Ujian Khas 7.8.1 Jika ya, ikut langkah 7.9 7.8.2 Jika tidak, ikut langkah 7.10
Halaman: 8/10 7.9 Ujian Khas (Rujuk : Fail Ketua Pusat dan Ketua Penyelaras Temu duga). 7.10 Temu Duga 7.10.1 Pastikan semua bilik temu duga telah dibuka. 7.10.2 Pastikan semua panel yang dilantik telah diberi taklimat dan hadir semasa sesi temu duga dijalankan. 7.10.3 Daftar kehadiran calon temu duga. Ketua P Ketua Ketua P 7.10.4 Maklumkan kepada calon apa tindakan perlu dilakukan selepas pendafaran. 7.10.5 Menyediakan senarai calon yang diperakui dan tidak diperakui oleh panel semasa temu duga. Ketua 7.11 Kemaskini dan Semak Senarai Calon 7.11.1 Terima dan semak senarai calon yang diperakui dan tidak diperakui selepas temu duga yang telah disahkan oleh panel temu duga. 7.11.2 Kemaskini calon yang diperakukan oleh panel temu dugadalam laman web yang disediakan oleh urusetia temu duga (UPSI). Ketua 7.11.3 Cetak dan senarai calon yang diperakui dan tidak diperakui oleh panel semasa temu duga. 7.12 Tiada Pembetulan? 7.12.1 Jika ya, ikut langkah 7.14 7.12.2 Jika tidak, ikut langkah 7.13
Halaman: 9/10 7.13 Buat Pembetulan Buat pembetulan dan ikut langkah 7.11 7.14 Pengesahan Ketua Panel Temu duga Minta ketua P buat pengesahan pada borang pengesahan yang disediakan oleh urusetia. 7.15 Simpan Dalam Fail Simpan senarai nama calon dan borang skor sheet yang ada catatan panel temu duga mengikut tarikh dan di dalam bilik fail. 7.16 Hantar Ke BPKP Hantar fail yang mengandungi skor sheet dan senarai calon yang diperaku dan tidak diperaku ke BPKP sekurang-kurangnya satu minggu selepas temu duga tamat. 7.17 Tamat
Halaman: 10/10 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-2/1/8 TEMU DUGA ISMP Mesyuarat Temu duga ISMP (surat daripada Urus Setia) Pelantikan Panel Temu duga. (Surat daripada Dekan Fakulti) Surat jemputan Taklimat Urusetia Temu duga. Maklum tempat temu duga dan ujian khas. (Surat kepada Dekan Fakulti) Surat lain yang berkaitan UPM/(kod J)/600-2/1/8 TEMU DUGA ISMP Pelantikan Panel Temu duga. (Surat daripada Dekan Fakulti) Maklum tempat temu duga dan ujian khas. (Surat kepada Dekan Fakulti) Surat lain yang berkaitan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan (P/O) Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 tahun (P/O) J J Pusat Dokumen dan Rekod J 5 tahun Kuasa Melupus KPPP Ketua J