C : PEMERIKSAAN DAN KAWALAN.0 Pendahuluan. Pejabat Bendahari hendaklah memastikan semua Pusat Tanggungjawab dan Pihak Berkuasa Universiti menjalankan pemeriksaan pengurusan kewangan secara berkala untuk memastikan pematuhan ke atas Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti yang telah ditetapkan..2 Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti perlu dikemaskini dan dikuatkuasakan dari semasa ke semasa..3 Semua pegawai dikehendaki mematuhi Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti yang telah ditetapkan universiti. Kegagalan mematuhi Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti dianggap sebagai ingkar perintah dan boleh menyebabkan tindakan tatatertib dan surcaj diambil terhadap pegawai yang bertanggungjawab..4 Pemeriksaan dan kawalan ini merujuk kepada Arahan Perbendaharaan 308 dan Arahan Perbendaharaan 309 sebagai panduan dan ditambah baik serta dikemaskini mengikut kepada implementasi UTeM. 2.0 Tafsiran 2. Tafsiran berkaitan dalam pelaksanaan pemeriksaan dalaman dan pemeriksaan mengejut : BIL. ISTILAH TAFSIRAN Ketua PTj Seseorang yang mengetuai Pusat Tanggungjawab (PTj) 2. PTj Pusat Tanggungjawab yang terdiri daripada Pejabat/ Fakulti/ Sekolah/ Pusat/ Akademi/ Institut yang bertanggungjawab sepenuhnya ke atas peruntukan kewangan yang diagihkan kepadanya oleh Universiti dan membenarkan pegawai di PTj berkenaan yang diberi kuasa secara bertulis untuk mengawal perbelanjaan seperti yang diperuntukkan.
3. Pemeriksaan dalaman 4. Pemeriksaan mengejut 5. Pegawai pemeriksa dalaman Ketua PTj hendaklah dari semasa ke semasa menjalankan atau melantik pegawai lain untuk menjalankan pemeriksaan mengejut atas sebahagian atau keseluruhan kewajipan kewangan atau perakaunan (termasuk perakaunan Aset Awam) yang dilakukan oleh pegawai-pegawai di bawah kawalannya, bagi maksud mengetahui prosedur-prosedur yang betul difahami dengan sepatutnya dan sentiasa diikuti. Ketua PTj atau pegawai yang dilantik hendaklah memastikan pegawai-pegawai di bawah kawalannya memahami dan mematuhi peraturan kewangan Universiti yang sedang berkuat kuasa Ketua PTj hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala dan tidak kurang dari sekali dalam tempoh enam (6) bulan, tidak kira bulan apa yang dipilih dan seterusnya sekali lagi dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh terakhir pemeriksaan itu dijalankan, ke atas tiap-tiap peti besi, bilik kebal, peti wang tunai, laci atau bekas-bekas lain untuk menyimpan wang dalam jagaan seseorang pegawai dalam jabatannya yang diamanahkan dengan penyimpanan Wang Awam, setem atau barang-barang lain yang berharga. Ketua PTj tidak boleh mewakilkan kuasa dan melantik pegawai lain untuk melaksanakan pemeriksaan mengejut. Ketua PTj yang menjalankan pemeriksaan mengejut tidak dibenarkan memegang kunci peti besi. Ketua PTj atau Timbalan yang dilantik untuk melaksanakan pemeriksaan dalaman dan Ketua PTj dalam pelaksanaan pemeriksaan mengejut. 3.0 Pihak Berkuasa Melulus 3. Pihak Berkuasa Melulus adalah seperti yang diperincikan dalam Lampiran Bab Governan, Bahagian Tadbir Urus Kewangan, Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti. 4.0 Tugas Dan Tanggungjawab Ketua PTJ 2
4. Ketua PTj hendaklah merancang dan mengawal peruntukan, perbelanjaan dan penggunaan sumber PTj dan memastikan aset PTj direkodkan dan verifikasi aset dibuat secara berkala serta mengawasi status kes kehilangan yang dilaporkan bersama tindakan Jabatan ke atas kehilangan tersebut. 4.2 Ketua PTj atau pegawai yang diberi tanggungjawab hendaklah memastikan : 4.2. semua proses kewangan PTj meliputi perolehan, sebut harga dan perbelanjaan serta tempoh bayaran dibuat mematuhi peraturan kewangan Universiti. 4.2.2 segala rekod aset inventori, inden minyak, buku log kenderaan, buku vot, daftar panjar wang runcit, rekod penerimaan dan dokumen berhubung dengan urusan kewangan pejabatnya diselenggara dan dikemukakan kepada pihak berkuasa auditan Universiti atau Ketua Audit Negara/wakilnya apabila dikehendaki. 4.2.3 pemeriksaan mengejut (mengaudit) secara berkala ke atas peti besi, peti wang tunai, buku log kenderaan, buku inden minyak dan sebagainya dalam jagaan staf jabatan yang diamanahkan dengan penyimpanan wang awam, aset, inventori, kemudahan atau barangbarang lain yang berharga dilaksanakan. 4.3 Ringkasan pegawai bertanggungjawab untuk pemeriksaan dalaman dan pemeriksaan mengejut; Pemeriksaan Pegawai Bertanggungjawab Pemeriksaan dalaman Ketua PTj atau Timbalan yang dilantik Pemeriksaan Mengejut Ketua PTj sahaja 5.0 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PEMERIKSA DALAMAN 5. Pegawai Pemeriksa Dalaman hendaklah dilantik secara bertulis dan pegawai berkenaan bertanggungjawab menyediakan Laporan Pemeriksaan pada 3
setiap enam (6) bulan. Laporan yang disediakan perlu dikepil serta dicatatkan dalam Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut. 5.2 Pegawai Pemeriksa Dalaman ini berkuasa untuk memeriksa segala dokumendokumen kewangan termasuk dokumen-dokumen yang dikelaskan sebagai Rahsia Besar, Rahsia, Sulit, Terhad dan sebagainya. 5.3 Pegawai Pemeriksa Dalaman juga boleh mengarahkan pegawai yang bertanggungjawab untuk menyediakan dokumen atau aset yang hendak diperiksa. 5.4 Pegawai Pemeriksa Dalaman hendaklah mengadakan pemeriksaan berkala dan secara mengejut mengikut peraturan yang ditetapkan bertujuan memastikan: 5.4. baki dalam buku rekod adalah sama dengan baki dalam simpanan; 5.4.2 berkeadaan sempurna dan berada di lokasi yang didaftarkan; 5.4.3 tempoh penggunaan masih belum luput; 5.4.4 stok mencukupi mengikut had keperluan yang ditetapkan; dan 5.4.5 disimpan di tempat yang ditetapkan. 5.5 Skop pemeriksaan hendaklah meliputi lapan (8) elemen kawalan pengurusan kewangan dan perakaunan seperti berikut : 5.5. Kawalan Pengurusan 5.5.2 Kawalan Bajet 5.5.3 Kawalan Terimaan 5.5.4 Kawalan Perolehan 5.5.5 Kawalan Perbelanjaan 5.5.6 Kawalan Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah dan Deposit 5.5.7 Kawalan Pengurusan Aset dan Stor Kerajaan 5.5.8 Pengurusan Kenderaan 5.6 Penyelenggaraan Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut 4
5.6. sebuah Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut perlu diselenggara yang mengandungi maklumat berikut: i. Tarikh dan masa pemeriksaan; ii. iii. Nama pegawai yang wang tunai dan lain-lain dalam jagaannya diperiksa; Amaun wang awam dan setem yang diamanahkan kepadanya; iv. Perihal barang-barang berharga yang diamanahkan kepadanya; v. Hasil pemeriksaan serta laporan pemeriksaan; dan vi. Tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa. 5.6.2 Hasil pemeriksaan hendaklah direkodkan di Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut berkenaan mengikut pada setiap butiran yang tercatit di buku berkenaan. 5.6.3 Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut berkenaan hendaklah sentiasa diperiksa oleh Ketua PTj atau Pegawai Pemeriksa Dalaman agar tidak melepasi kitaran tempoh pemeriksaan dan segala penemuan pemeriksaan telah ditambahbaik. 6.0 Dokumen Yang Berkaitan Dalam Pemeriksaan dan Kawalan 6. Lampiran A Garis panduan pemeriksaan dalaman dan pemeriksaan mengejut 6.2 Lampiran B Senarai semak pemeriksaan dalaman dan pemeriksaan mengejut 6.3 Lampiran C Pegawai Yang Diberi Kuasa 6.4 Lampiran D Pemeriksaan Pengauditan Pengurusan Kewangan Panjar Wang Runcit 5
6.5 Lampiran E Borang Denominasi Wang Tunai Panjar Wang Runcit 6.6 Lampiran F Borang Pemeriksaan Mengejut Pengauditan Pengurusan Kewangan Peti Besi 6.7 Lampiran G Skop Pemeriksaan Pengurusan Kewangan dan Perakaunan 6.8 Lampiran H Format Laporan Pemeriksaan Dalaman 6
LAMPIRAN A GARIS PANDUAN PEMERIKSAAN DALAMAN DAN PEMERIKSAAN MENGEJUT Garis panduan ini bertujuan untuk memastikan pemeriksaan mengejut yang dijalankan di PTj dilaksanakan dengan menyeluruh dan tindakan pembetulan hasil daripada penemuan pemeriksaan dapat ditambahbaik dengan segera.. PENDAHULUAN a. Tujuan pemeriksaan ini dijalankan adalah untuk memastikan semua kewajipan dan prosedur kewangan yang betul difahami dengan sepatutnya dan sentiasa diikuti oleh PTj. b. Dapat mengenalpasti kesilapan dan pelaksanaan yang tidak dijalankan di peringkat dalaman. c. Penambahbaikan yang boleh dilaksanakan oleh Ketua PTj sebagai pemegang waran kecil. 2. PELAKSANAAN PEMERIKSAAN DALAMAN DAN PEMERIKSAAN MENGEJUT Perkara Pemeriksaan dalaman Pemeriksaan mengejut. Perlu dilaksanakan Sekurangnya sekali setahun 2. Tanggungjawab Ketua PTj atau Timbalan yang dilantik 3. Maklumat yang. Prosedur dan peraturan perlu disemak kewangan yang wajib dilaksanakan 2. Aset bernilai tinggi atau yang berisiko kehilangan 3. Rekod-rekod daftar 4. Skop pemeriksaan meliputi lapan (8) elemen kawalan Setiap enam (6) bulan Ketua PTj. Peti besi 2. Bilik kebal 3. Peti wang tunai 4. Laci 5. Bekas-bekas lain untuk menyimpan wang 6. Setem
Perkara Pemeriksaan dalaman Pemeriksaan mengejut 7. Dokumen-dokumen atau barang-barang lain yang berharga 3. BUKU DAFTAR PEMERIKSAAN MENGEJUT a. Pemeriksaan yang dijalankan perlu direkod di Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut yang mengandungi butiran berikut : i. Tarikh dan masa pemeriksaan; ii. iii. iv. Nama pegawai yang wang tunai dan lain-lain dalam jagaannya diperiksa; Amaun wang awam dan setem yang diamanahkan kepadanya; Perihal barang-barang berharga yang diamanahkan kepadanya; v. Hasil pemeriksaan serta laporan pemeriksaan; dan vi. Tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa. b. Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut ini boleh diperolehi di Unit Pengurusan Strategik, Pematuhan dan Pengurusan Risiko, Bahagian Kewangan, Pejabat Bendahari. 4. HASIL PENEMUAN a. Segala penemuan pada pemeriksaan yang dijalankan perlu ditambah baik dan dikemaskini di peringkat PTj
5. CARTA ALIRAN KERJA DAN SENARAI SEMAK a. Carta aliran kerja pemeriksaan dalaman dan pemeriksaan mengejut. Mula Pegawai Pemeriksa mendapatkan senarai butiran yang hendak diperiksa Pemeriksaan dijalankan dan merekod maklumat penemuan di Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut Tidak lengkap Tindakan pembetulan dan pengemaskinian Lengkap SELESAI b. Dokumen yang berkaitan dalam pelaksanaan pemeriksaan dalaman dan pemeriksaan mengejut : i. Senarai semak pemeriksaan dalaman dan pemeriksaan mengejut ii. Senarai borang-borang. Borang Pemeriksaan Mengejut Pengauditan Pengurusan Kewangan Panjar Wang Runcit Pegawai Diberi Kuasa 2. Borang Pemeriksaan Mengejut Pengauditan Pengurusan Kewangan Panjar Wang Runcit - kriteria 3. Borang Pemeriksaan Mengejut Pengauditan Pengurusan Kewangan Panjar Wang Runcit Borang Denominasi Wang Tunai Panjar Wang Runcit 4. Borang Pemeriksaan Mengejut Pengauditan Pengurusan Kewangan Peti Besi
UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA LAMPIRAN B Senarai semak pemeriksaan dalaman dan pemeriksaan mengejut BIL. SKOP PEMERIKSAAN. Dijalankan oleh Ketua PTj / Timbalan yang dilantik PEMERIKSAAN DALAMAN PEMERIKSAAN MENGEJUT 2. Pegawai Pemeriksa mendapatkan senarai butiran yang hendak diperiksa 3. Dijalankan secara berkala (mengikut keperluan); a) Sekurangnya setahun sekali b) Dalam tempoh 6 bulan NIL NIL 4. Rekod hasil pemeriksaan di dalam Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut 5. Tindakan pembetulan dilaksanakan (sekiranya ada)
LAMPIRAN C UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA PEMERIKSAAN MENGEJUT PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN PANJAR WANG RUNCIT PEGAWAI YANG DIBERI KUASA PTj : Masa Pemeriksaan: Tarikh: Nama Bahagian/Unit:. Merekod perbelanjaan Panjar Wang Runcit di dalam Buku Tunai di PTj Nama Jawatan Tempoh (sekiranya perlu) 2. Menyimpan Panjar Wang Runcit di PTj Nama Jawatan Tempoh (sekiranya perlu) 3. Mengambil dan menerima Panjar Wang Runcit di Pejabat Bendahari Nama Jawatan Tempoh (sekiranya perlu) Nota : Rujukan Borang BEN/UP/009
LAMPIRAN D AP 309 - PEMERIKSAAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN PANJAR WANG RUNCIT PEMERIKSAAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN PANJAR WANG RUNCIT PUSAT TANGGUNGJAWAB: TARIKH: MASA: Kriteria PWR digunakan untuk perbelanjaan yang dibenarkan 2 Pegawai yang diberi kuasa 3 Permohonan baru 4 Permohonan tambahan 5 Penutupan 6 Penyimpanan peti wang panjar 7 Pembelian item yang melebihi RM500.00 dalam satu resit 8 Pembayaran PWR 9 Kaedah Rekupmen 0 Pengendalian Buku Tunai Penyelarasan akhir tahun 2 Baki Wang Tunai di Tangan Sama Dengan Baki Pada Buku Tunai [Ya( ) / Tidak( ) / Tidak Berkenaan(-)] Rujukan Keputusan Pemarkahan Disediakan Oleh: Tandatangan: Jawatan: Tarikh: Disemak & Diluluskan Tandatangan: Jawatan: Tarikh:
PROSEDUR PEMERIKSAAN: AP 309 - PEMERIKSAAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN PANJAR WANG RUNCIT PEMERIKSAAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN PANJAR WANG RUNCIT KERTAS KERJA PEMERIKSAAN PWR.0 Membuat pemeriksaan ke atas dokumen-dokumen mengenai PWR di PTj yang diaudit. 2.0 Isi setiap jadual di bawah. 3.0 Rujukan. Arahan Perbendaharaan 3 [Panjar (e)], 97 (d),, 2 dan 3; Buku Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti [Bab 9.0 Pengurusan Pembayaran (9.6 Panjar Wang Runcit)], Pekeliling Bendahari 4/200, Surat Pekeliling Bendahari 4/202; Arahan/Pekeliling Universiti yang berkaitan. Kriteria PWR digunakan bagi memberi pendahuluan wang tunai SEGERA kepada pegawai-pegawai yang memerlukan wang untuk perbelanjaan yang dibenarkan. No. Invois Tarikh Perkara Amaun (RM) PWR digunakan untuk perbelanjaan yang dibenarkan? [Ya ( ) / Tidak ( )] /5
Kriteria 2 Pegawai yang diberi kuasa 2 3 Perkara PTj memaklumkan ke Pejabat Bendahari Pegawai Yang Diberi Kuasa dengan menggunakan borang BEN/UP/009 Pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk menyimpan wang panjar mestilah pegawai yang BERBEZA dari pegawai yang merekodkan perbelanjaan dan penerimaan wang panjar. Penyata menunjukkan kedudukan wang panjar pada masa peralihan kuasa hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh pegawai asal (jika ada) [Ya( ) / Tidak( ) / Tidak Berkenaan(-)] Kriteria 3 Permohonan Baru Perkara PTj memohon secara bersurat kepada Pejabat Bendahari dengan menyatakan: a) Justifikasi keperluan PWR : b) Pegawai Yang Diberi Kuasa [Ya( ) / Tidak( ) / Tidak Berkenaan(-)] Kriteria 4 Permohonan Tambahan Perkara PTj mendapat kebenaran permohonan peruntukan tambahan dengan mengemukakan surat permohonan ke Pejabat Bendahari dengan menyatakan: a) Jumlah dipohon : b) Keperluan peruntukan dipohon : [Ya( ) / Tidak( ) / Tidak Berkenaan(-)] Kriteria 5 Penutupan Perkara PTj menghantar semua resit/bil tunai terakhir, baki wang di tangan dan surat ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pelarasan dan penutupan PWR di PTj yang berkaitan [Ya( ) / Tidak( ) / Tidak Berkenaan(-)] 2/5
Kriteria 6 Penyimpanan peti wang panjar Perkara PTj perlu menyimpan peti wang panjar di tempat yang selamat dan berkunci: a) Adakah Ia Selamat? b) Nyatakan di mana Ia Disimpan : [Ya( ) / Tidak( ) / Tidak Berkenaan(-)] Kriteria 7 Pembelian item yang melebihi RM500.00 dalam satu resit Perkara PWR digunakan bagi pembelian item yang dibenarkan sahaja dengan jumlah yang tidak melebihi RM500.00 dalam satu resit. a) Adakah terdapat pembelian item yang melebihi RM500.00 dalam satu resit? [Ya( ) / Tidak( ) / Tidak Berkenaan(-)] Kriteria 8 Pembayaran PWR 2 Perkara Bagi pembelian yang tidak mempunyai resit/hilang, penama yang bertanggungjawab perlu mengemukakan surat pengesahan sebagai dokumen sokongan dengan disertakan: a) Jenis pembeli : b) Tujuan : c) Jumlah yang telah dibelanjakan : Setiap bayaran perlu mengemukakan Baucar Kecil sebagai bukti penerimaan/pengambilan wang panjar dan dalam DUA salinan: a) Salinan pertama untuk tujuan Rekupmen b) Salinan kedua untuk simpanan PTj [Ya( ) / Tidak( ) / Tidak Berkenaan(-)] 3/5
Kriteria 9 Kaedah Rekupmen Perkara Resit-resit yang telah disahkan telah dihantar bersama-sama dengan: a) Penyata Buku Tunai b) Borang Permohonan Peruntukan PWR beserta lampiran (SMKB) c) Dokumen-dokumen sokongan yang lengkap 2 Resit-resit yang dikemukakan hendaklah disahkan oleh pegawai dan dicap perkataan BAYAR 3 Setiap resit pembelian tidak melebihi RM500 dan dicatatkan jenis dan tujuan pembelian. 4 Bagi perbelanjaan yang tidak mempunyai resit, surat akuan menyatakan pembelian tanpa resit hendaklah disertakan dengan menunjukkan: a) Jenis pembelian b) Tujuan pembelian c) Jumlah yang telah dibelanjakan 5 PTj perlu memastikan BAKI TUNAI di tangan tidak kurang 30 % dari peruntukan yang diterima. [Ya( ) / Tidak( ) / Tidak Berkenaan(-)] Kriteria 0 Pengendalian Buku Tunai Perkara Rekod Buku Tunai perlu sama dengan tarikh penerimaan dan perbelanjaan tersebut dilakukan. [Ya( ) / Tidak( ) / Tidak Berkenaan(-)] Kriteria - Penyelarasan akhir tahun Perkara PTj dikehendaki untuk mengemukakan resit-resit perbelanjaan bersama wang tunai (mengikut jumlah peruntukan) ke Pejabat Bendahari dengan menggunakan borang pengembalian PWR. [Ya( ) / Tidak( ) / Tidak Berkenaan(-)] 4/5
Kriteria 2 Baki Wang Tunai di Tangan Sama Dengan Baki Pada Buku Tunai A Wang Tunai di Tangan B Bil-Bil Dalam Tangan No. Bil Tarikh Amaun 2 3 4 5 6 7 8 9 0 C 2 3 4 5 6 7 8 9 0 Baucar Bayaran Rekupmen Belum Terima No. Bil Tarikh Amaun D Jumlah Peruntukan PWR E Perbezaan (Jika Ada) PENYATA PENYESUAIAN PWR PADA. Perkara Jumlah (RM) Pengesahan.... Pengesahan oleh Pegawai yang bertangungjawab: Tandatangan: Nama: Jawatan/Gred: Tarikh: Pengesahan oleh pegawai UPPR: Tandatangan: Nama: Jawatan/Gred: Tarikh: Ulasan: 5/5
LAMPIRAN E UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA PEMERIKSAAN MENGEJUT PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN PANJAR WANG RUNCIT DENOMINASI WANG TUNAI PANJAR WANG RUNCIT PTj : Tarikh: Masa Pemeriksaan: Nama Bahagian/Unit: Mengikut Kiraan Fizikal Denominasi Ringgit (RM) Bilangan (Helai) Jumlah (RM) Denominasi Syiling (Sen) Bilangan (Keping) 00 50 50 20 20 0 0 5 5 JUMLAH KECIL, ( a ) JUMLAH KECIL, ( b ) Jumlah (RM) JUMLAH BESAR FIZIKAL, ( c ) = ( a )+( b ) JUMLAH MENGIKUT REKOD, ( d ) PERBEZAAN, ( e )= ( c ) - ( d ) Ulasan: -------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------- DIAKUI OLEH; DIPERIKSA OLEH; Tandatangan Pegawai Yang Diberi Kuasa Nama : Jawatan : Tarikh : Cop Jabatan : : --------------------------------- - --------------------------------- - --------------------------------- - --------------------------------- - Tandatangan Pegawai Audit Nama : Jawatan : Tarikh : : --------------------------------- - --------------------------------- - --------------------------------- - --------------------------------- -
UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA LAMPIRAN F PEMERIKSAAN MENGEJUT PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN Pemeriksaan Mengejut Pengauditan Pengurusan Kewangan Peti Besi BIL SEMAKAN CATATAN RUJUKAN. Tarikh akhir pemeriksaan dijalankan 2. Peti besi ditempatkan di lokasi yang selamat dan bersesuaian (Ya/Tidak) 3. Bilangan peti besi 4. Bagaimanakah cara nombor kombinasi peti disimpan 5. Adakah Arahan Perbendaharaan dan tatacara Polisi Pengurusan Tunai UTeM berkenaan peti besi dan anak kunci ganti dipatuhi sepenuhnya? 6. Peti besi PTj menggunakan sistem kod atau anak kunci 7. Siapakah pegawai bertanggungjawab yang diberi kuasa menyimpan anak kunci peti besi? 8. Siapakah pegawai bertanggungjawab yang diberi kuasa menyimpan nombor kombinasi peti besi? 9. Adakah kombinasi kod peti besi dimeteri dan ditanda Rahsia Besar (Ya/Tidak) 0. Bagaimana kaedah rekod peti besi diselenggara oleh PTj Sila nyatakan Sila nyatakan lokasi dan bentuk kawalan keselamatan yang ada Sila nyatakan Cara penyimpanan. AP 25, 29, 29A, 32, 33 2. Pekeliling Bendahari 8/205 Sila nyatakan. Nama pegawai serta jawatan 2. Tarikh surat kuasa 3. Pekeliling Bendahari 8/205. Nyatakan nama pegawai, jawatan dan tarikh surat kuasa 2. AP 29A 3. Pekeliling Bendahari 8/205. AP 29A 2. Pekeliling Bendahari 8/205 Sila nyatakan /2
UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA Pemeriksaan Mengejut Pengauditan Pengurusan Kewangan Peti Besi. Item yang disimpan di dalam peti besi 2. Tarikh terakhir pegawai bertanggungjawab membuat pengesahan kandungan peti besi 3. Tarikh 6 bulan terakhir nombor kombinasi ditukar 4. Adakah berlaku pertukaran pegawai bertanggungjawab dalam tempoh 6 bulan selepas tarikh terakhir nombor kombinasi ditukar (Ya/Tidak) AP 32, AP 33 Sila nyatakan Sila nyatakan. AP 29A 2. Pekeliling Bendahari 8/205 Tarikh Pemeriksaan : Pengesahan Ketua PTj...... ( ) 2/2
LAMPIRAN G UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA SKOP PEMERIKSAAN PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN Skop Pemeriksaan. Kawalan Pengurusan 2. Kawalan Bajet 3. Kawalan Terimaan 4. Kawalan Perolehan 5. Kawalan Perbelanjaan 6. Kawalan Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah dan Deposit 7. Kawalan Pengurusan Aset dan Stor Kerajaan 8. Pengurusan Kenderaan
LAMPIRAN H UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MelAKA LAPORAN PEMERIKSAAN DALAMAN PTj :... Maklumat. Pegawai Pemeriksa : 2. Skop Pemeriksaan : 3. Tarikh Pemeriksaan : 4. Tahap Pengurusan... Cemerlang Baik Memuaskan 5. Catatan/ syor Penambahbaikan : Tandatangan Pegawai Pemeriksa Pengesahan Ketua PTj...... ( ) ( )