: PK..CNS.(P).04 MUKA SURAT : 1 dari 12 PK..CNS(P).04 T/tangan Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Nama Nor Fadhlin Jaafar Prof. Madya Dr. Abdul Halim bin Ramli Prof Dr Nasrudin Mohammed Jawatan Pensyarah Wakil Pengurusan Rektor Tarikh 16/02/16 16/02/16 16/02/16
: PK..CNS.(P).04 MUKA SURAT : 2 dari 12 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Pindaan No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Tarikh Diluluskan 05/10/08 01/00 Pindaan melebihi 50% 05/10/08 11/02/12 02/00 ms 4-10 Pindaan melebihi 50% (Pertukaran definisi, singkatan, dokumen rujukan, tindakan dan tanggungjawab dengan menambahkan beberapa proses kerja sehingga MKSP ke 2 dan carta alir prosedur) 12/02/12 29/07/13 02/01 Muka hadapan Perubahan Wakil Pengurusan dan Rektor Kampus 29/07/13 28/08/13 02/02 Semua Perubahan tarikh kuatkuasa 28/08/13 11/11/14 02/03 Muka hadapan Perubahan Wakil Pengurusan dan Rektor Kampus 11/11/14 Semua Perubahan tarikh kuatkuasa
: PK..CNS.(P).04 MUKA SURAT : 3 dari 12 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Pindaan No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Perubahan Pegawai Yang Bertanggungjawab Tarikh Diluluskan Muka hadapan Perubahan Wakil Pengurusan dan Rektor Kampus 16/02/16 02/04 Muka hadapan Perubahan tarikh kuatkuasa 16/02/16 Semua 5 dan 6 Penambahan produk yang tidak memenuhi spesifikasi bagi staf akademik/bukan akademik, pelajar, perkhidmatan dan inovasi
: PK..CNS.(P).04 MUKA SURAT : 4 dari 12 BIL. KANDUNGAN MUKA SURAT 1.0 Objektif 5 2.0 Skop 5 3.0 Definisi 5 4.0 Singkatan 7 5.0 Dokumen Rujukan 8 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 9 7.0 Carta Alir 10 8.0 Rekod Kualiti 12 9.0 Lampiran 12
: PK..CNS.(P).04 MUKA SURAT : 5 dari 12 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua produk yang tidak memenuhi spesifikasi dikesan, diasing dan diperbetulkan di sepanjang pelaksanaan, pemantauan serta penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti Cawangan Negeri Sembilan. 2.0 SKOP Prosedur ini diterima pakai oleh pihak Pengurusan Pentadiran Kampus dan Pengurusan Akademik Kampus yang dipertanggungjawabkan untuk bertindak bagi mengesan produk yang tidak memenuhi spesifikasi sehingga produk itu dapat diasingkan dari penggunaannya dan tindakan pembetulan yang sewajarnya dapat diambil. 3.0 DEFINISI 3.1 Produk Produk adalah pelajar, staf akademik/bukan akademik, perkhidmatan dan hasil inovasi. 3.2 Produk yang tidak memenuhi spesifikasi 3.2.1 Pelajar Produk yang tidak memenuhi spesifikasi bagi kategori pelajar di Cawangan Negeri Sembilan merupakan pelajar Diploma dan Sarjana Muda yang memperolehi Himpunan Purata Nilai Gred (HPNG) di bawah 2.50. Selain itu, terdapat beberapa kursus di Cawangan Negeri Sembilan yang memperolehi peratusan kegagalan melebihi 40%.
: PK..CNS.(P).04 MUKA SURAT : 6 dari 12 3.2.2 Staf akademik/bukan akademik Produk yang tidak memenuhi spesifikasi bagi kategori staf akademik/bukan akademik di Cawangan Negeri Sembilan ialah: a) pensyarah yang memperolehi peratus penilaian Student Feedback Online (SUFO) di bawah 70% dan bagi pensyarah sambilan adalah pensyarah yang memperolehi Penilaian Audit Kualiti oleh Ketua Jabatan di bawah 70%. b) pensyarah tetap yang melanjutkan pelajaran di peringkat doktor falsafah tetapi tidak berjaya menghabiskan pengajian dalam tempoh yang ditetapkan. c) pensyarah tetap yang mempunyai geran penyelidikan tetapi tidak berjaya melengkapkan penyelidikan dalam tempoh yang diberikan. d) pensyarah tetap yang memperolehi markah Sasaran Kerja Tahunan (SKT) di bawah 60%. e) staf akademik/bukan akademik yang tidak memenuhi keperluan menghadiri 42 jam latihan dalam tempoh setahun. 3.2.3 Perkhidmatan Produk perkhidmatan yang tidak memenuhi spesifikasi adalah perkhidmatan pembekal yang berprestasi kurang memuaskan, dan seharusnya disenarai hitamkan. 3.2.3 Hasil inovasi Produk inovasi yang tidak memenuhi spesifikasi adalah bilangan: a) penyertaan dalampertandingan rekacipta dan inovasi yang dianjurkan di peringkat kebangsaan dan antarabangsa. b) pingat yang dimenangi dalam peringkat kebangsaan dan antarabangsa.
: PK..CNS.(P).04 MUKA SURAT : 7 dari 12 4.0 SINGKATAN KPP : Ketua Pusat Pengajian KBU : Ketua Bahagian dan Unit PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab WP : Wakil Pengurusan TWP : Timbalan Wakil Pengurusan MKSP : Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan
: PK..CNS.(P).04 MUKA SURAT : 8 dari 12 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan 5.1 Manual Kualiti Bilik Kualiti MK..KNS.01 5.2 Keputusan peperiksaan/ penilaian berterusan pelajar. Pejabat HEA/SiMS 5.3 Penilaian SUFO Sistem I-Learn 5.4 Laporan Pemantauan Pembekal/Kontraktor Di setiap pejabat bahagian 5.5 Pekeliling Naib Canselor bil 1/2010 Pejabat Pentadbiran 5.6 Pekeliling Naib Canselor bil 3/2013 Pejabat Pentadbiran 5.7 Manual penyediaan laporan nilaian prestasi tahunan bagi staf 2014 Pejabat Pentadbiran 5.8 Sistem RMI Reporting System (ires) Laman sesawang RMC www.rmc.uitm.edu.my 5.9 Dokumen semakan semula Perancangan Strategik 2015 Laman sesawang Unit Komunikasi Korporat
: PK..CNS.(P).04 MUKA SURAT : 9 dari 12 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB WP 1. 2. TINDAKAN Merancang dan jadualkan penghantaran laporan produk tidak memenuhi spefifikasi. Maklumkan jadual kepada Jabatan. KPP/KBU 3. Mengarahkan PYB untuk menyediakan laporan produk PYB 4. Menyedia dan menghantar laporan produk tidak memenuhi spesifikasi kepada KPP/KBU. KPP/KBU 5. Menganalisa laporan yang diterima dan dihantar kepada WP. TWP 6. Sediakan analisa keseluruhan dan laporan eksekutif. WP 7. 8. Membentangkan laporan eksekutif produk tidak memenuhi spesifikasi di dalam MKSP. Mengarahkan PYB untuk membuat tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan jika perlu. PYB 9. Melaporkan hasil tindakan pembetulan yang diambil kepada WP. WP 10. 11. Menerima laporan keberkesanan tindakan pembetulan dan semak keberkesanan tindakan. Menyediakan laporan dan membentangkan di MKSP seterusnya.
: PK..CNS.(P).04 MUKA SURAT : 10 dari 12 7.0 CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA TINDAKAN REKOD MULA WP KPP/KBU PYB KPP/KBU Merancang dan menjadualkan penghantaran laporan produk tidak memenuhi spesifikasi. Memaklumkan jadual kepada Jabatan. Mengarahkan PYB untuk menyediakan laporan produk tidak memenuhi spesifikasi. Menyedia dan menghantar laporan produk tidak memenuhi spesifikasi kepada KPP/KBU. Menganalisa laporan yang diterima dan dihantar kepada WP. Jadual Penghantaran Surat Arahan Laporan Produk Tidak Memenuhi Spesifikasi daripada Jabatan/Unit/ Program A
: PK..CNS.(P).04 MUKA SURAT : 11 dari 12 A TWP WP Menyediakan analisa keseluruhan dan laporan eksekutif. Membentangkan laporan produk tidak memenuhi spesifikasi di dalam MKSP. Mengarahkan PYB untuk membuat tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan jika perlu. Laporan Eksekutif PYB WP Tidak Ya Melaporkan hasil tindakan pembetulan yang diambil kepada WP. Menerima laporan keberkesanan tindakan pembetulan dan semak keberkesanan tindakan. Menyediakan laporan dan membentangkan di MKSP seterusnya. TAMAT
: PK..CNS.(P).04 MUKA SURAT : 12 dari 12 8.0 REKOD Bil. Jenis Rekod Lokasi Tempoh Simpanan 8.1 Laporan Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti Bilik Kualiti 5 Tahun 8.2 Fail Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi Bilik Kualiti 5 Tahun 9.0 LAMPIRAN Bil Nama Lampiran No. Lampiran 9.1 Contoh Log Produk Tidak Memenuhi Spesifikasi 1 9.2 Borang Audit Kualiti 2