Halaman: 1/13 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan kaedah menguruskan pembangunan secara dalaman atau pembangunan secara luaran di semua PTJ UPM. Prosedur ini merangkumi semua aktiviti pembangunan daripada permohonan pengguna, penerimaan permohonan, semakan permohonan, kelulusan, kajian keperluan, penyediaan cadangan pembangunan, pelaksanaan pembangunan dan penyerahan hasil pembangunan yang meliputi pembangunan secara dalaman atau luaran. 3.0 TANGGUNGJAWAB Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab perlu memastikan prosedur ini dilaksanakan. Pihak yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen OPR/iDEC/AK04/Infrastruktur OPR/iDEC/AK33/Kajian OPR/iDEC/AK34/ Aplikasi Dalaman OPR/iDEC/AK35/ Aplikasi Luaran Tajuk Dokumen Arahan Kerja Infrastruktur Arahan Kerja Kajian Arahan Kerja Aplikasi Secara Dalaman Arahan Kerja Aplikasi Secara Luaran
Halaman: 2/13 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Ahli Projek idec Infrastruktur JK Ketua Seksyen Pekerja Peneraju Proses Pengarah Pengguna Pengurus Projek Pihak Luar TPPI TWP UAT UPM WP : Pekerja yang terlibat dalam pembangunan sistem aplikasi : Teknologi Maklumat dan Komunikasi : Pusat Maklumat Dan Komunikasi : Merangkumi rangkaian, pusat data, server, keselamatan, telekomunikasi dan peranti komputer : Jawatankuasa Kerja : Seksyen di bawah Bahagian Aplikasi dan Sekysen di bawah Bahagian Infrastruktur : Pegawai Teknologi Maklumat/Jurutera/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/Penolong Jurutera/Juruteknik Komputer/Pekerja lain yang dilantik untuk mengurus : Merangkumi pembangunan baharu dan penaiktarafan : Pekerja UPM/Pihak yang menandatangani Borang Permohonan atau Pelanggan : Peneraju Proses : Pengarah Pusat Maklumat Dan Komunikasi : Pekerja yang bakal menggunakan aplikasi universiti, infrastruktur dan perisian/tools : Pekerja yang dipertanggungjawabkan untuk mengetuai dan mengurus projek pembangunan : Syarikat atau individu selain daripada pekerja UPM yang dilantik untuk melaksanakan pembangunan : Pegawai yang bertanggungjawab : Timbalan Pengarah Perkhidmatan : Timbalan Wakil Pengurusan : User Acceptance Test : Universiti Putra Malaysia : Wakil Pengurusan
Halaman: 3/13 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.1 Mula Pengarah/TPPI 6.2 Terima 6.2 Terima permohonan pembangunan daripada pemohon melalui borang Permohonan (OPR/iDEC/BR01/). Borang Permohonan (OPR/iDEC/BR01/ (a) Kenalpasti sama ada pelaksanaan pembangunan secara dalaman atau luaran. Peneraju Proses (b) Daftar dan janakan nombor rujukan permohonan ke dalam Log Permohonan (OPR/IDEC/BL01/). (c) Maklumkan kepada pemohon mengenai status penerimaan borang permohonan beserta nombor rujukan yang didaftarkan. (d) Khusus bagi permohonan Aplikasi Secara Dalaman dan Aplikasi Secara Luaran sahaja, pemohon perlu lengkapkan dan menyertakan Dokumen Pra- Keperluan Sistem Aplikasi (OPR/IDEC/DF05/Dokumen Pra- Keperluan Aplikasi). (e) Pemantauan pengesahan Log Permohonan (OPR/iDEC/BL01/PEMBANGUNAN) secara bulanan oleh Peneraju Proses. Log Permohonan (OPR/IDEC/BL01/ ) Dokumen Pra-Keperluan Sistem Aplikasi (OPR/IDEC/DF05/Dokumen Pra- Keperluan Aplikasi) Pekerja 6.3 Semakan dan Laksana Kajian kebolehlaksanaan 6.3 Buat semakan pada borang permohonan dalam tempoh 30 hari bekerja serta melaksanakan langkah-langkah berikut: Pekerja Pekerja A (a) Laksanakan Kajian berdasarkan kepada Arahan Kerja Kajian (OPR/IDEC/AK33/Kajian ) (b) Mengeluarkan Laporan Kajian (OPR/IDEC/LP06/Kajian ) Arahan Kerja Kajian (OPR/IDEC/AK33/Kajian ) Laporan Kajian (OPR/IDEC/LP06/Kajian )
Halaman: 4/13 Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan Pekerja A 6.4 Kelulusan permohonan secara Dalaman atau Luaran adalah berdasarkan Laporan Kajian yang dihasilkan: Pekerja / Pekerja / 6.4 Lulus? YA TIDAK 6.5 Maklumkan kepada pemohon Jika YA, ikut langkah 6.6. Jika TIDAK, ikut langkah 6.5. 6.5 Maklumkan hasil keputusan semakan dalam tempoh 10 hari bekerja dengan laksanakan tindakan berikut: (a) Memajukan surat Makluman Status Permohonan bersama hasil Laporan Kajian - (OPR/IDEC/LP06/ Kajian ) kepada pemohon. Laporan Kajian pembangunan (OPR/IDEC/LP06/Kajian ) B (b) Kemaskini Log Permohonan (OPR/iDEC/BL01 /) dan seterusnya PENAIKTARAFAN ikut langkah 6.21 (Tamat). DALAMAN Pekerja 6.6 Status 6.6 Pengesahan status pembangunan yang? telah diluluskan: Log Permohonan (OPR/IDEC/BL01/ Pekerja / Pekerja / Pengurus Projek BAHARU/ PENAIKTARAFAN LUARAN C 6.7 Makluman Status D (a) Jika PENAIKTARAFAN SECARA DALAMAN, ikut langkah 6.7. (b) Jika PEMBANGUNAN BAHARU ATAU PENAIKTARAFAN SECARA LUARAN ikut langkah 6.8. 6.7 Penaiktarafan Secara Dalaman. Maklumkan status permohonan pembangunan penaiktarafan aplikasi dalam tempoh 10 hari bekerja selepas semakan dengan laksanakan tindakan berikut: (a) Memajukan surat Makluman Status Permohonan bersama hasil Laporan Kajian -(OPR/IDEC/LP06/Kajian ) kepada dan Pengurus Projek yang dilantik. (b) Kemaskini Log Permohonan (OPR/IDEC/BL01/) (c) Daftar projek pembangunan Penaiktarafan ke dalam Fail Log Pemantauan Secara Dalaman (Carta Gantt) menggunakan perisian Microsoft Project dan seterusnya ikut langkah 6.13. Laporan Kajian (OPR/IDEC/LP06/ Kajian ) Log Permohonan (OPR/IDEC/BL01/ ) Fail Log Pemantauan Secara Dalaman (Microsoft Project Carta Gantt)
Halaman: 5/13 Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan Pekerja / Pekerja / C 6.8 Makluman Status 6.8 Baharu Secara Dalaman atau Baharu/Penaiktarafan Secara Luaran. Maklumkan status permohonan pembangunan baharu dalam tempoh 10 hari bekerja selepas semakan dengan laksanakan tindakan berikut: (a) Memajukan surat Makluman Status Permohonan bersama hasil Laporan Kajian -(OPR/IDEC/LP06/Kajian ) kepada dan Pengurus Projek/Pekerja yang dilantik. (b) Kemaskini Log Permohonan (OPR/IDEC/BL01/) Laporan Kajian (OPR/IDEC/LP06/Kajian ) Log Permohonan (OPR/IDEC/BL01/) Fail Log Pemantauan Secara Dalaman (Microsoft Project Carta Gantt) Pengurus Projek/ Pekerja 6.9 Memohon Kelulusan JK (c) Daftar projek pembangunan baharu ke dalam Fail Log Pemantauan Secara Luaran (Carta Gantt) menggunakan perisian Microsoft Project dan seterusnya ikut langkah 6.12. Fail Log Pemantauan Secara Luaran (Microsoft Project Carta Gantt) 6.9 Setelah pemohon menerima maklum balas kelulusan, pemohon perlu laksanakan tindakan berikut: Borang Permohonan Kelulusan Jawatankuasa Kerja UPM (SOK//BR05/PKP) 6.10 Lulus JK? TIDAK (a) Melengkapkan Borang Permohonan Kelulusan Jawatankuasa Kerja UPM (SOK//BR05/PKP). (b) Memajukan Borang Permohonan Kelulusan Jawatankuasa Kerja UPM (SOK//BR05/PKP) bersama dengan Laporan Kajian (OPR/IDEC/LP06/Laporan Kajian ) kepada pihak urusetia JK untuk proses kelulusan. Laporan Kajian - (OPR/IDEC/LP06/Laporan Kajian ) JK YA 6.11 6.10 Kelulusan permohonan JK. memaklumkan keputusan (a) Jika YA, ikut langkah 6.12. (b) Jika TIDAK, ikut langkah 6.11. 6.11 memaklumkan keputusan E B tidak lulus kepada pihak idec. Seterusnya ikut langkah 6.21. Petikan minit kelulusan mesyuarat JK
Halaman: 6/13 Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan E 6.12 memaklumkan keputusan lulus kepada pihak idec dengan memajukan petikan minit kelulusan mesyuarat JK. Petikan minit kelulusan Mesyuarat JK. 6.12 memaklumkan keputusan Pengurus Projek/ Ahli Projek Pengurus Projek Pengurus Projek 6.13 Kajian Keperluan 6.14 Sediakan Dokumen Cadangan 6.15 Bentangkan Dokumen 6.13 Laksanakan kajian keperluan dengan melaksanakan langkah-langkah berikut : (a) Secara Dalaman. Buat kajian keperluan pengguna berdasarkan Dokumen Pra- Keperluan Sistem Aplikasi (OPR/IDEC/DF05/Dokumen Pra- Keperluan Aplikasi). (b) Secara Luaran. Buat kajian keperluan dengan mengikut Arahan Kerja Aplikasi Secara Luaran (OPR/iDEC/AK35/ Aplikasi Luaran) bagi permohonan aplikasi dan Arahan Kerja Infrastruktur (OPR /idec/ak04/infrastruktur) bagi permohonan infrastruktur. 6.14 Sediakan Dokumen Cadangan. (a) Bagi pembangunan secara dalaman, dokumen tersebut perlu mengikut format seperti yang berikut: Rujuk Dokumen Cadangan Aplikasi (OPR/IDEC/DF06/Cadangan ). (b) Bagi pembangunan secara luaran, rujuk Arahan Kerja Aplikasi Secara Luaran (OPR/iDEC/AK35/ Aplikasi Luaran). Cadangan Pengurus Projek 6.15 Bentangkan dokumen cadangan yang telah lengkap kepada pemohon bagi mendapatkan persetujuan dan memuktamadkan kajian keperluan pengguna yang telah dipohon. F D Dokumen Pra-Keperluan Aplikasi (OPR/IDEC/DF05/Dokumen Pra- Keperluan Aplikasi). Arahan Kerja Aplikasi Secara Luaran (OPR/iDEC/AK35/ Aplikasi Luaran). Arahan Kerja Infrastruktur (OPR/iDEC/AK04/Infrastruktur). Dokumen Cadangan Aplikasi (OPR/IDEC/DF06/Cadangan ) Arahan Kerja Aplikasi Secara Luaran (OPR/iDEC/AK35/ Aplikasi Luaran) Dokumen Cadangan oleh Pihak Luar Dokumen Cadangan Aplikasi (OPR/IDEC/DF06/Cadangan ) Dokumen Cadangan oleh Pihak Luar.
Halaman: 7/13 Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan 6.16 Persetujuan ke atas dokumen cadangan yang dibentangkan. F (a) Jika YA, lengkapkan Borang D Pengesahan Penerimaan Cadangan (OPR/IDEC/BR10/Pengesahan TIDAK Penerimaan Cadangan) dan ikut 6.16 Setuju? langkah 6.17. Tarikh bermulanya projek adalah apabila borang pengesahan ini ditandatangani. YA (b) Jika TIDAK, buat pindaan dengan mengikut langkah 6.13. Borang Pengesahan Penerimaan Cadangan (OPR/IDEC/BR10/Pengesahan Penerimaan Cadangan) Pengurus Projek dan Ahli Projek 6.17 Laksana 6.17 Laksana cadangan pembangunan. (a) Proses kerja pembangunan hendaklah merujuk kepada Arahan Kerja yang berkaitan: (i) Arahan Kerja Aplikasi Secara Dalaman (OPR/iDEC/AK34/Pembanguna n Aplikasi Dalaman) Arahan Kerja Aplikasi Secara Dalaman (OPR/iDEC/AK34/ Aplikasi Dalaman) Arahan Kerja Aplikasi Secara Luaran (OPR/iDEC/AK35/ Aplikasi Luaran) (ii) Arahan Kerja Aplikasi Secara Luaran (OPR/iDEC/AK35/Pembanguna n Aplikasi Luaran) Arahan Kerja Infrastruktur (OPR/iDEC/AK04/ Infrastruktur) (iii) Arahan Kerja Infrastruktur (OPR/iDEC/AK04/Infrastruktur) (b) Jika berlaku perubahan kepada skop pembangunan yang telah dipersetujui oleh pemohon ikut langkah berikut: (i) Kemukakan Borang Permohonan Perubahan Spesifikasi (OPR/IDEC/BR06/Perubahan Spesifikasi). (ii) Jika tidak diluluskan, teruskan pembangunan mengikut skop pembangunan yang telah dipersetujui sebelum ini. (iii) Jika diluluskan, buat pindaan kepada skop. Borang Permohonan Perubahan Spesifikasi (OPR/IDEC/BR06/Perubahan Spesifikasi) (c) Sekiranya berlaku penangguhan atau pembatalan pembangunan. Pengurus Projek/ G (i) Lengkapkan Borang Penangguhan/Pembatalan. (OPR/IDEC/BR02/Penangguha n-pembatalan). (ii) Penangguhan atas sebabsebab tertentu yang melebihi tempoh ENAM (6) bulan boleh dibatalkan dengan persetujuan pemohon. Borang Penangguhan/Pembatalan (OPR/IDEC/BR02/ Penangguhan-Pembatalan).
Halaman: 8/13 Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan Pengurus Projek 6.18 Kemaskini log-log berikut ke dalam G perisian Microsoft Project dan laporkan kepada penyelia bagi tujuan pemantauan projek pada setiap akhir bulan: Pengurus Projek 6.18 Pemantauan Projek 6.19 Serah Hasil H (a) Fail Log Pemantauan Secara Dalaman (Format Microsoft Project (Carta Gantt) (b) Fail Log Pemantauan Secara Luaran (Format Microsoft Project (Carta Gantt) 6.19 Serah Hasil (a) Jika hasil pembangunan telah SIAP SEPENUHNYA: (i) Serah hasil pembangunan kepada pemohon dengan menyediakan Borang Akuan Serahan Hasil (OPR/IDEC/BR11/Serahan ) dan borang Penilaian (OPR/IDEC/BR12/Penilaian ). (ii) Lengkapkan Borang Akuan Serahan Hasil (OPR/IDEC/BR11/Serahan ) dan kembalikan kepada Pengarah idec. (b) Jika SEBAHAGIAN daripada hasil pembangunan telah disiapkan dan perlu digunakan oleh pemohon: (i) Serah hasil pembangunan kepada pemohon secara berperingkat dengan menyediakan Borang Akuan Serahan Hasil Secara Berperingkat (OPR/iDEC/ BR13/Serahan Berperingkat) dan Borang Penilaian (OPR/IDEC/BR12/Penilaian ). (ii) Lengkapkan Borang Akuan Serahan Hasil Secara Berperingkat (OPR/iDEC/BR13/Serahan Berperingkat) dan kembalikan kepada Pengarah idec. (c) Penetapan Tempoh Warranty Sistem Aplikasi (i) Bagi sistem aplikasi yang digunakan sepanjang tahun, Fail Log Pemantauan Secara Dalaman (Format Microsoft Project (Carta Gantt). Fail Log Pemantauan Secara Luaran (Format Microsoft Project (Carta Gantt). Borang Akuan Serahan Hasil (OPR/IDEC/BR11/ Serahan ). Borang Penilaian (OPR/IDEC/BR12/Penilaian ). Borang Akuan Serahan Hasil Secara Berperingkat (OPR/iDEC/BR13/Serahan Berperingkat) Borang Penilaian (OPR/IDEC/BR12/Penilaian )
Halaman: 9/13 Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan H tempoh warranty bermula pada tarikh serah sistem selama ENAM (6) bulan. (ii) Bagi sistem aplikasi yang digunakan secara berkala, tempoh warranty bermula pada tarikh tarikh serah sistem selama satu pusingan proses (process cycle). Peneraju Proses 6.20 Analisis dan Lapor 6.20 Lapor dan Analisis (a) Sediakan Laporan Analisis mengikut format yang dikeluarkan daripada perisian Microsoft Project pada awal Julai dan akhir Disember setiap tahun. Laporan Analisis (Format Microsoft Project) B (b) Rekod dan analisis hasil penilaian dari Borang Penilaian (OPR/iDEC/BR12/Penilaian ) ke dalam Laporan Analisis Penilaian (OPR/iDEC/LP03/Analisis ) pada awal Julai dan akhir Disember setiap tahun. (c) Bentangkan Laporan Analisis (Format Microsoft Project) dan Laporan Analisis Penilaian (OPR/iDEC/LP03/Analisis ) di Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) PTJ atau Mesyuarat Pengurusan idec untuk tindakan penambahbahbaikan. Laporan Analisis Penilaian (OPR/IDEC/LP03/Analisis ) 6.21 Tamat
Halaman: 10/13 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/(Kod PTJ)/100-43/1/1 Permohonan Log Permohonan (OPR/iDEC/BL01/) Borang Permohonan (OPR/iDEC/BR01/) Salinan Petikan Minit Kelulusan Mesyuarat JK Laporan Kajian (OPR/IDEC/LP06/ Kajian ) Dokumen Pra-Keperluan Sistem Aplikasi (OPR/IDEC/DF05/Pra-Keperluan Aplikasi) Pejabat Pengarah idec Minimum 5 Tahun Pengarah/ TPPI 2. UPM/(Kod PTJ)/100-43/1/2 Pengurusan Projek Pengurus Projek Pengurus Projek Rak Fail Pengarah Salinan Borang Permohonan (OPR/iDEC/BR01/) Minimum 5 Tahun Salinan Laporan Kajian (OPR/IDEC/LP06/Kajian ) Salinan Petikan Minit Kelulusan Mesyuarat JK Salinan Dokumen Pra-Keperluan Aplikasi (OPR/IDEC/ DF05/ Pra-Keperluan Aplikasi) Borang Pengesahan Penerimaan Cadangan (OPR/iDEC/BR10/Pengesahan Penerimaan Cadangan)
Halaman: 11/13 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus Dokumentasi Projek (mengikut arahan kerja berkaitan) Borang Akuan Serahan Hasil (OPR/iDEC/BR11/Serahan ) Borang Akuan Serahan Hasil Secara Berperingkat (OPR/iDEC/BR13/Serahan Berperingkat) (jika berkaitan) Borang Penilaian (OPR/iDEC/BR12/Penilaian ) Borang Penangguhan/Pembatalan (OPR/IDEC/BR02/Penangguhan- Pembatalan) (jika berkaitan) Borang Permohonan Perubahan Spesifikasi (OPR/IDEC/BR06/Perubahan Spesifikasi) 3. UPM/(Kod PTJ)/100-43/1/3 Laporan Analisis Projek Laporan Analisis Penilaian (OPR/iDEC/LP03/Analisis ) Laporan Analisis Status (Format Microsoft Project) 4. UPM/(Kod PTJ)/100-43/1/4 Pemantauan Pemantauan Pembangunasn Secara Dalaman Log Pemantauan Secara Dalaman Ketua BPG Ketua BPG Rak Fail Minimum 5 Tahun Pekerja Pekerja Rak Fail Minimum 5 Tahun Pengarah Pengarah
Halaman: 12/13 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus (Format Microsoft Project Carta Gantt) Salinan Borang Penangguhan/Pembatalan (OPR/IDEC/BR02/Penangguhan- Pembatalan) (jika berkaitan) Salinan Borang Permohonan Perubahan Spesifikasi (OPR/IDEC/BR06/Perubahan Spesifikasi) (jika berkaitan) Salinan Borang Akuan Serahan Hasil (OPR/iDEC/BR11/Serahan ) Salinan Borang Akuan Serahan Hasil Secara Berperingkat (OPR/iDEC/BR13/Serahan Berperingkat) (jika berkaitan) Pemantauan Secara Luaran Log Pemantauan Secara Luaran (Format Microsoft Project Carta Gantt) Salinan bukti penyerahan pembangunan oleh pihak luar
Halaman: 13/13 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 22/2011 02 02 02 03 OPR(iDEC)- 56/2011 OPR(iDEC)- 60/2011 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Khas Bil 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Sistem pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 1/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Sistem pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 2/2011 Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Pengarah idec WP 03/01/2011 Pengarah idec WP 04/04/2011 Pengarah idec WP 22/08/2011 Pengarah idec WP 18/11/2011 02 04 OPR(iDEC)- 1/2012 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan Bil 3/2012 Pengarah idec WP 09/03/2012 02 05 OPR(iDEC)- 26/2015 Mesyuarat Pengurusan idec ke-78 (10/2015), 26 November 2015 Pengarah idec WP 18/12/2015 02 06 OPR(IDEC)- 1/2016 Mesyuarat Pengurusan idec ke-80 (2/2016), 26 Februari 2016 Pengarah idec WP 11/03/2016 02 07 QMS (OPR): IDEC- 2/2018 Mesyuarat Pengurusan idec ke-100 (6/2018), 5 Julai 2018 TPKD PP TWP PP 17/08/2018 02 08 QMS (OPR): IDEC- 1/2019 Mesyuarat Pengurusan idec ke-104 (2/2019), 1 Februari 2019 TPKD PP TWP PP 22/02/2018