Muka Surat : - 1 - PROSEDUR PK.UiTM.FKM.(OA).03 Nama Tandatangan Disediakan Oleh Disemak Oleh Zulkifli Hj. Tawil Penolong Pendaftar (Akademik) Prof Madya Sunhaji Kiyai Abas Ketua Pengawal Dokumen Diluluskan Oleh Prof. Ir. Dr. Hj. Ahmed Jaffar Dekan
Muka Surat : - 2 - REKOD PINDAAN Tarikh No. Pindaan Muka Surat Bentuk Pindaan Kelulusan Dekan 03/03/2010 00 Keluaran Ke 1 Rujuk Borang Pindaan Dokumen Kualiti (PPDK.FKM.01-2010)
Muka Surat : - 3 - Isi Kandungan Muka Hadapan Rekod Pindaan 2 1.0 Objektif 4 2.0 Skop 4 3.0 Definisi 4 4.0 Singkatan 5 5.0 Dokumen Rujukan 5 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 6 7.0 Rekod Kualiti 7 8.0 Lampiran 7
Muka Surat : - 4-1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memberi garis panduan Pengurusan Harta Pelanggan (Fail Peribadi Pelajar) bagi memastikan setiap maklumat pelajar berada dalam fail peribadi pelajar berkaitan untuk menjadi sumber rujukan Fakulti. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pejabat Akademik, FKM sebagai sumber rujukan sehingga status pelajar masih aktif. Semua maklumat pelajar berkaitan akan disimpan dan direkod pergerakannya sehingga pelajar terbabit tamat belajar. 3.0 DEFINISI Fail Peribadi Pelajar Fail Peribadi Pelajar ialah satu fail yang diterima daripada pelajar baru yang mengandungi maklumat peribadi pelajar dan apa jua dokumen berkaitan aktiviti pelajar sepanjang belajar di Fakulti. Ia merupakan bahan rujukan sekiranya ada apaapa perkara yang berbangkit untuk tindakan lanjut. Pelajar Pelajar yang mendaftar sebagai pelajar universiti, menjelaskan yuran pengajian dan mendaftar kursus yang ditetapkan untuk semester berkenaan. Maklumat Peribadi Dokumen peribadi dan dokumen aktiviti pelajar sekiranya ada disimpan dan direkod di dalam fail peribadi terbabit.
Muka Surat : - 5-4.0 SINGKATAN PE(PA) - Pegawai Eksekutif (Pelajar & Alumni) PTO - Pembantu Tadbir (Perkeranian & Operasi) 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi 5.1 Fail Peribadi Pelajar Bilik Rekod Dan Fail
Muka Surat : - 6-6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Carta Aliran Pengurusan Harta Pelanggan (Fail Peribadi Pelajar) Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Mula PE(PA)/PTO Terima Fail Peribadi Pelajar daripada Pelajar Baru PTO PE(PA)/PTO PP(A)/PE(PA)/ SA Asingkan mengikut Program/ Lepasan Diploma/ Politeknik/ Matrikulasi Simpan dalam doket Kabinet Fail dan melabelkanya Memasukkan maklumat tambahan seperti Surat Tatatertib/ Keputusan Peperiksaan/ Salinan Validasi Kursus/ Slip Menduduki Peperiksaan/ dokumen berkaitan pelajar sekiranya ada Sekiranya terdapat dokumen yang hilang, rosak atau pun tidak lagi bersesuaian untuk digunakan, maklumkan kepada pelajar untuk tujuan mengemaskini dokumen Daftar Rekod Keluar/Masuk Fail Peribadi Pelajar Pemantauan Rekod Pelajar khususnya maklumat pelajar dalam isis untuk tujuan Pentadbiran Akademik sahaja Tamat Tertakluk kepada dokumen PK.UiTM.FKM.(PA). 02 Aku Janji Kerahsiaan
Muka Surat : - 7-7.0 REKOD KUALITI Bil. Jenis Rekod Lokasi 7.1 Fail Peribadi Pelajar Bilik Rekod Dan Fail, Pejabat Pentadbiran Akademik Tempoh Simpanan 3 5 Tahun 8.0 LAMPIRAN Bil. Jenis Lampiran Lampiran 8.1 Contoh Fail Peribadi Pelajar Lampiran 1 8.2 Contoh Aku Janji Kerahsiaan Lampiran 2