Halaman: 1/7 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menjelaskan proses kenaikan pangkat ke jawatan Profesor. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua proses penerimaan permohonan sehingga surat tawaran kenaikan pangkat dikeluarkan. 3.0 TANGGUNGJAWAB /Ketua Bahagian bertanggungjawab memastikan prosedur kenaikan pangkat ini dilaksakan. Sesiapa yang terlibat dengan perkara ini perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Pekeliling Perkhidmatan Bil.31 Tahun 2005 OPR//GP03/KRITERIA UPM/-1.5 Tajuk Dokumen Lampiran A Lampiran B Lampiran C Perubahan Skim Perkhidmatan Pensyarah Universiti/Perubatan/UiTM Garis Panduan Dan Kriteria /Lantikan Ke Gred ng Lebih Tinggi Statistik Perjawatan OPR//GP01/e-Ihrams Garis Panduan Penyimpanan dan Pengemaskini Data e-ihrams OPR//SS01/DATA Senarai Semak Data e-ihram mengikut seksyen - Buku Panduan Perkhidmatan UPM
Halaman: 2/7 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN CV : Curriculum Vitae e-ihrams : Integrated Human Resource Management Systems JKP : Jawatankuasa Pemilih JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti KB : Ketua Bahagian LPU : Lembaga Pengarah Universiti PT : Pegawai Tadbir PT(P/O) : Pembantu Tadbir Perkeranian/Operasi Pejabat UPM : Universiti Putra Malaysia
Halaman: 3/7 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.2 Terima permohonan C 6.2 Terima permohonan daripada pemohon melalui Fakulti beserta dokumen-dokumen berikut: (a) Surat permohonan jawatan kepada melalui Ketua Jabatan dan Dekan Fakulti; (b) Senarai cadangan lantikan lima (5) orang penilai bebas (luar negara) yang telah diluluskan oleh Senat (c) 1 salinan CV; (d) 1 salinan Hasil Penerbitan; (e) Laporan Dekan dalam Borang Laporan Dekan/Ketua Jabatan Ke Jawatan Profesor (OPR//BR03/LAPORAN 03 (A); (f) Laporan Ketua Jabatan dalam Borang Laporan Dekan/Ketua Jabatan Ke Jawatan Profesor (OPR//BR03/LAPORAN 03 (A); (g) Laporan pengadil (dipilih oleh pemohon); dan (h) Skor markah kenaikan pangkat ke Jawatan Profesor. (i) Salinan lembut (softcopy) CV dalam bentuk cakera padat (CD) (j) Borang Maklumat Am Calon Pegawai Akademik (k) Borang cadangan KPI Minimum / Peningkatan Gred Profesor. (l) Portfolio pengajaran 1 salinan (m) Pengesahan/verifikasi penerbitan artikel jurnal (i) semak skor markah, sekiranya skor 80% ikut langkah 6.3, sekiranya skor kurang 80% ikut langkah 6.15. (ii) Pastikan dokumen yang diterima lengkap dengan merujuk kepada Senarai Semak Permohonan jawatan Profesor (OPR//SS03/PANGKAT 01). (iii) Surat pengesahan penerimaan permohonan dikeluarkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas permohonan diterima. Garis Panduan dan Kreteria / Lantikan ke Gred ng lebih Tinggi 6.3 Semak kelayakan 6.3 Semak kelayakan calon dengan merujuk kepada (a) Garis Panduan dan Kriteria /Lantikan Ke Gred ng Lebih Tinggi (OPR//GP03/KRITERIA). (b) Laporan Penilaian Prestasi Tahunan Garis Panduan dan Kriteria /Lantikan Ke Gred ng Lebih Tinggi (OPR//GP03 /KRITERIA). A
Halaman: 4/7 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A 6.4 Layak? Tidak 6.4 (a) Jika layak, ikut langkah 6.5. (b) Jika tidak layak, maklumkan kepada calon dan proses tamat. B 6.5 Pelantikan penilai bebas 6.5 Lantik Penilai Bebas yang telah dipilih dan dapatkan persetujuan pelantikan. 6.6 Bersetuju? Tidak 6.6 (a) Jika Penilai Bebas setuju,ikut langkah 6.7. (b) Jika Penilai Bebas tidak bersetuju, lantik Penilai Luar yang telah dipersetujui oleh Mesyuarat Senat dan ikut langkah 6.5. 6.7 Hantar Dokumen kepada penilai bebas 6.7 (a) (a)hantar satu (1) salinan CV kepada setiap Penilai Bebas yang dilantik melalui email. (b) Laporan hendaklah dikembalikan dalam tempoh dua (2) minggu dengan menggunakan Borang Assessors Report On A Candidate For Appointment To The Post Of Professor/Associate Professor (OPR//BR03/LAPORAN 01) 6.8 Terima dan semak laporan Tidak C 6.8 (a) Terima laporan daripada Penilai Bebas dan semak kecukupan dokumen. (b) Buat surat arahan bayaran kepada Bendahari untuk membayar honorarium kepada Penilai Bebas berdasarkan Peraturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa 6.9 Lengkap? 6.9 (a) Jika ya, ikut langkah 6.10. (b) Jika tidak lengkap, ikut langkah 6.2. 6.10 Mesyuarat JKP (Prof.) 6.10 (a) Buat persediaan mesyuarat dan keluarkan surat panggilan Mesyuarat JKP kepada Ahli Mesyuarat JKP. (b) Keluarkan surat pemakluman temuduga kepada calon dan kehadiran temuduga adalah diwajibkan. (c) Minitkan keputusan Mesyuarat JKP (Profesor). 6.11 Kelulusan Mesyuarat LPU 6.11 Sediakan Kertas Mesyuarat untuk diluluskan oleh LPU. D
Halaman: 5/7 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan D 6.12 Lulus? tidak 6.12 (a) Jika ya, ikut langkah 6.13. (b) Jika tidak lulus atau ditangguhkan, maklumkan kepada calon dan proses tamat. B 6.13 Keluarkan surat makluman 6.13 a) Keluarkan surat makluman kepada calon yang berjaya selewat-lewatnya sepuluh (10) hari bekerja selepas menerima petikan minit Mesyuarat LPU atau arahan Pihak Berkuasa Melantik. 6.14 Kemaskini data 6.14 (a) Kemaskini maklumat bagi calon-calon yang berjaya di dalam sistem e-ihrams dengan merujuk kepada Garis Panduan Penyimpanan & Pengemaskinian data e-hrams (OPR//GP01/e- IHRAMS) dan Senarai Semak Data e-ihrams Mengikut Seksyen (OPR//SS01/DATA). (b) Kemukakan Penyata Perubahan Gaji kepada Bursar dan salinan kepada calon yang berjaya. Garis Panduan Penyimpanan dan Pemngemaskinian Data e-ihrams Senarai Semak Data e-ihrams mengikut Seksyen 6.15 Tamat B
Halaman: 6/7 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM//500-3/10/1 Kumpulan Akademik (Profesor) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) KB/KS Seksyen Kuasa Melupus Surat panggilam temu duga kenaikan pangkat ke jawatan Profesor Surat pemakluman calon berjaya, tidak berjaya, tidak layak, skor kurang 80% dan ditangguhkan 2. UPM//100-6/1/7 Petikan Minit Mesyuarat LPU ( ke jawatan Profesor) Petikan Mini Mesyuarat LPU ( Ke Jawatan Profesor) 3. UPM//500-3/5/8 Jawatankuasa Pemilih (Profesor) Surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih kepada Ahli Jawatankuasa. 4. UPM//500-3/4/12 Penilai Luar 5. 500-8/1/1 Surat lantikan penilai bebas (Profesor dan Profesor Madya) Personal (Peribadi) Kumpulan Pengurusan dan Profesional Permohonan calon dan laporan Penilai Bebas, Laporan Pengadil dan Laporan Dekan/Ketua Jabatan. Surat pemakluman calon berjaya dan tidak Berjaya Penyata Perubahan Gaji PT (P/O) KB/KS Seksyen PT (P/O) KB/KS Seksyen PT (P/O) KB/KS Seksyen PT (P/O) KB/KS Bilik Fail Pejabat Sehingga tamat perkhidmatan
Halaman: 7/7 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak KB Pengurusan Sumber Manusia Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 02 01 OPR ()- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses KB Pengurusan Sumber Manusia WP 08/08/2011 02 02 OPR () 5/2015 02 03 OPR () 1/2017 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Kali ke-245 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Secara Edaran 03/01/2017 KB Pengurusan Sumber Manusia WP 05/06/2015 TPKD PP TWP PP 13/01/2017