LATIHAN PENGGUNAAN ASAS MICROSOFT OUTLOOK 2010 Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 1
ISI KANDUNGAN PENGENALAN Microsoft Outlook HANDS-ON Create New Email Add peoples Set Attachment Set Calendar Create Tasks and Notes Archiving Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 2
PENGENALAN Microsoft Outlook merupakan sebahagian daripada suite Microsoft Office. Walaupun sering digunakan terutamanya sebagai suatu aplikasi e-mel, ia juga menyediakan kalendar, tugasan dan pengurusan hubungan dan pengambilan nota. Microsoft Outlook juga boleh digunakan sebagai suatu aplikasi secara bersendirian, dan juga boleh beroperasi bersama-sama dengan Microsoft Exchange Server untuk menyediakan fungsi yang dipertingkatkan bagi beberapa pengguna dalam sesebuah organisasi, seperti peti e-mel dan kalendar yang dikongsi bersama dan jadual masa bagi mesyuarat dan temujanji. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 3
ANTARA MUKA MICROSOFT OUTLOOK 2010 8 4 6 1 3 2 5 7 Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 4
ANTARA MUKA MICROSOFT OUTLOOK 2010 Skrin Penerangan 1. Folder List - Kesemua senarai folder e-mail disenaraikan di Folder List termasuk Inbox, Sent Items dan Delete Items. - Mana-mana folder yang dihasilkan akan dipaparkan. - Isi kandungan Folder List berubah bergantung pada Navigation Button yang dipilih. 2. Navigation Button 3. Message List 4. Reading Pane 5. People Pane - Merupakan jalan singkat berhubung dengan Mail, Calender, Contact dan Task. - Pengguna boleh menambah atau membuang senarai aplikasi di dalam Navigation Button. - Memaparkan kesemua senarai mesej berdasarkan Folder List yang dipilih - Memaparkan isi kandungan e-mail yang dipilih untuk dibaca. - Posisi Reading Pane boleh diubah mengikut kesesuaian pengguna. - Mamaparkan atau menyembunyikan People Pane. - Untuk konfigurasi Sosial Network Account. 6. To-Do Bar - Memaparkan senarai tugasan yang dilakukan pada hari ini, esok atau akan dating termasuk temujanji dan mesyuarat. 7. Task List - Memaparkan tugasan untuk peringatan. 8. Ribbon Tab - Memaparkan ikon yang ingin dilaksanakan dengan lebih jelas Page 5
HANDS-ON MICROSOFT OUTLOOK Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 6
MEMULAKAN APLIKASI OUTLOOK 2010 1. Klik Start-Up Windows 2. Pilih Microsoft Outlook 2010 atau klik pada Ikon 2 yang terdapat pada skrin desktop pengguna seperti yang ditunjukkan dalam gambar berikut. 1 Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 7
CREATE NEW E-MEL 3. Klik pada New E-mail untuk menghantar e-mel baru. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 8
ADD PEOPLES 4. Pengguna boleh mula menaip nama pengguna e-mel yang ingin dihantar. 5. Outlook 2010 akan mencari di Global Adress List (GAL) dan memaparkan kembali seperti gambarajah disebelah. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 9
MELAMPIRKAN FAIL KE DALAM MESEJ 6. Pada tab Message, dalam kumpulan Include, klik Attach File. 7. Browse folder fail yang ingin dilampirkan, pilih fail tersebut dan klik Insert. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 10
MELAMPIRKAN ITEM OUTLOOK KE DALAM MESEJ 8. Dalam keadaan mesej dibuka atau baru, pada tab Message dan di dalam kumpulan Include, klik Attach Item. 9. Klik Outlook Item yang ingin dilampirkan. 10. Di bawah Insert As pilih Attachment kemudian klik butang OK. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 11
CREATE EMEL SIGNATURE 11. Buka satu mesej e-mail baru atau sedia ada, pada tab Message, di dalam kumpulan Include klik Signature dan kemudian klik Signatures. 12. Pada tab E-mail Signature, klik New. 13. Tulis nama bagi tandatangan e-mail dan klik OK. 14. Di ruangan Edit Signature, tuliskan teks untuk dimasukkan sebagai tandatangan. 15. Klik OK pada tab E-mail Signature untuk menyimpan tandatangan. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 12
MEMASUKKAN TANDATANGAN KE DALAM E-MAIL Memasukkan Tandatangan E-mail ke dalam Mesej secara automatik 16. Pada tab E-mail Signature, di bawah Choose default signature, pilih akaun e- mail untuk dikaitkan. 17. Pada senarai New Message, pilih tandatangan e-mail yang hendak digunakan. 18. Sekiranya untuk memasukkan tandatangan ketika membalas ataupun mengemukakan e-mail, pada senarai Replies/forwards pilih tandatangan email yang hendak digunakan. 19. Klik OK setelah selesai Sambungan Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 13
MEMASUKKAN TANDATANGAN E-MAIL Memasukkan Tandatangan E-mail ke dalam Mesej secara manual 20. Buka satu mesej e-mail baru atau sedia ada, pada tab Message, di dalam kumpulan Include klik Signature. 21. Pilih mana-mana tandatangan yang telah dihasilkan. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 14
MENGHANTAR E-MEL 22. Selepas semua proses sebelumnya selesai. Pengguna sepatutnya mendapat hasil seperti di gambarajah sebelah. 23. Klik Send untuk menghantar e-mel. Sambungan Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 15
LATIHAN MAIL Menghantar E-Mel Bersama Lampiran (Outlook Item) 1. Tekan butang New E-mail 2. Masukkan alamat e-mel rakan yang ingin dihantar kedalam kotak To: 3. Masukkan tajuk e-mel kedalam kotak Subject. 4. Masukkan kandungan e-mel yang ingin dihantar kedalam kotak Text. 5. Tekan butang Attach Item. 6. Pilih E-mel yang ingin dilampirkan dari folder Inbox. 7. Pilih Attachment dibawah Insert As, kemudian klik butang OK. 8. Klik butang Send. 9. Periksa e-mel yang diterima oleh rakan anda. *Arahan: Pengguna dikehendaki mencuba latihan diatas bersama rakan di sebelah. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 16
KALENDAR Microsoft Outlook 2010 Menjadualkan mesyuarat Menetapkan atau menghilangkan peringatan - Bagi semua temujanji dan mesyuarat baru yang dibuat - Bagi temujanji dan mesyuarat yang sedia ada - Bagi mesej e-mail, kenalan dan tugas Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 17
MENJADUALKAN MESYUARAT 1. Di ruangan Calendar, pada tab Home dan di dalam kumpulan New, klik pada New Meeting. 2. Atau klik kanan pada tarikh di dalam Calendar dan klik New Meeting Request. 3. Keybord shortcut: Tekan CTRL + SHIFT + Q 4. Manakala di ruangan Location, tuliskan lokasi mesyuarat. Jika pengguna menggunakan akaun Microsoft Exchange, pilih Room yang ada kekosongan. 5. Masukkan tarikh mula dan tarikh akhir bagi temujanji. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 18
MENJADUALKAN MESYUARAT 6. Pada tab Meeting, di dalam kumpulan Show, klik pada Scheduling Assistant. Scheduling Assistant membantu penghantar mencari masa mesyuarat yang paling baik dan sesuai. 7. Klik pada Add Attendees dan pilih nama atau akaun email untuk menjemput bagi menghadiri mesyuarat. 8. Kemudian klik Required atau Optional dan klik OK. 9. Klik Send untuk menghantar jemputan mesyuarat. 10. Untuk menjadikan temujanji berulang, pada tab Appointment, di dalam kumpulan Option, klik Recurrence. Sambungan Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 19
MENETAPKAN ATAU MENGHILANGKAN PERINGATAN MASA Bagi semua Temujanji dan Mesyuarat Baru yang dibuat 1. Klik pada tab File bagi Backstage view, kemudian klik Option. 2. Klik pada Calendar. 3. Untuk menjadikan peringatan On atau Off bagi kesemua temujanji dan mesyuarat, didalam Calender Option, padamkan tanda kotak pada Default Reminder. 4. Sekiranya tanda Default Reminder dipilih, masukkan atau pilih masa peringatan sebelum temujanji atau mesyuarat berlaku. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 20
MENETAPKAN ATAU MENGHILANGKAN PERINGATAN MASA Bagi Temujanji dan Mesyuarat yang sedia ada 1. Buka kalendar bagi temujanji atau mesyuarat. 2. Pada tab Appointment, didalam kumpulan Option, pilih masa peringatan pada senarai naik turun Reminder sebelum temujanji atau mesyuarat berlaku. 3. Untuk menjadikan peringatan Off, pilih None pada senarai turun naik Reminder. Sambungan Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 21
MENETAPKAN ATAU MENGHILANGKAN PERINGATAN MASA Bagi Mesej E-mail, Kenalan dan Tugas- Tugas 1. Pada tab Home, didalam kumpulan Tags, klik pada Follow Up dan kemudian pilih Add Reminder. 2. Pada kotak dialog Custom, padamkan tanda kotak Reminder, jika tanda kotak Reminder dipilih masukkan atau pilih masa peringatan bagi mesej e-mail, kenalan atau tugas. Sambungan Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 22
LATIHAN KALENDAR MENJADUALKAN TEMUJANJI MENGGUNAKAN FUNGSI KALENDAR 1. Tekan butang New Appointment 2. Masukkan tajuk berkenaan temujanji di dalam kotak Subject. 3. Masukkan tempat dimana temujanji akan dilakukan pada kotak Location. 4. Tetapkan Start Time dan End Time bergatung kepada masa temujanji yang dikehendaki. 5. Masukkan maklumat tambahan berkenaan temujanji didalam kotak Text. 6. Klik butang Save & Close. 7. Semak dan pastikan temujanji yang dimasukkan tadi berjaya dipaparkan pada fungsi Kalendar. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 23
KENALAN Microsoft Outlook 2010 Mewujudkan kenalan dari mesej e-mail yang diterima Menambah kenalan dari electronic business card yang diterima Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 24
MEWUJUDKAN KENALAN DARI MESEJ E-MAIL YANG DITERIMA 1. Buka atau paparkan mesej e-mail yang mengandungi nama penghantar atau penerima untuk dijadikan senarai kenalan. 2. Klik kanan pada nama dan kemudian klik pada Add to Contacts. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 25
MENAMBAH KENALAN DARI ELECTRONIC BUSINESS CARD YANG DITERIMA 1. Dalam mesej yang telah dibuka, klik kanan pada Electronic Business Card atau lampiran fail.vcf pada Reading pane, kemudian klik Add to Contacts. 2. Ubah informasi kenalan jika perlu. 3. Pada tab Contact, didalam kumpulan Action, klik Save & Close. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 26
LATIHAN KENALAN MENGHANTAR DAN MENYIMPAN KENALAN Pengguna 1 1. Tekan butang New E-mail 2. Masukkan alamat e-mel rakan yang ingin dihantar kedalam kotak To: 3. Masukkan tajuk e-mel kedalam kotak Subject. 4. Masukkan kandungan e-mel yang ingin dihantar kedalam kotak Text. 5. Tekan butang Attach Item -> Business Card -> Other Business Cards. 6. Pilih Contacts dari menu Look in. 7. Pilih kenalan yang ingin dihantar, kemudian klik butang OK. 8. Klik butang Send. 9. Periksa e-mel yang diterima oleh rakan anda, pastikan rakan anda menerima e- mel berserta lampiran kenalan yang dihantar tadi. *Arahan: Pengguna dikehendaki mencuba latihan diatas bersama rakan disebelah. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 27
LATIHAN KENALAN MENGHANTAR DAN MENYIMPAN KENALAN Pengguna 2 1. Periksa e-mel yang diterima dari rakan anda, klik kanan pada Electronic Business Card atau lampiran.vcf kemudian pilih Add to Contacts. 2. Ubah atau tambah informasi kenalan jika perlu. 3. Klik butang Save & Close *Arahan: Pengguna dikehendaki mencuba latihan diatas bersama rakan disebelah. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 28
TUGASAN Microsoft Outlook 2010 Mewujudkan tugasan Mewujudkan tugasan dari outlook item - Menarik mesej e-mail ke to-do bar - Menarik item ke task navigation pane Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 29
1. Pada tab Home di mana-mana folder, di dalam kumpulan New, klik New Items dan kemudian klik Task. 2. Keyboard shortcut: Tekan CTRL + SHIFT + K 3. Di ruangan Subject, tuliskan nama bagi tugasan. 4. Pada tab Task, di dalam kumpulan Actions, klik Save & Close. MEWUJUDKAN TUGASAN Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 30
MEWUJUDKAN TUGASAN DARI OUTLOOK ITEM Menarik E-mail ke To-Do Bar 1. Tarik mana-mana item di dalam Outlook ke bahagian senarai tugasan pada To-Do Bar. 2. Lepaskan butang tetikus apabila garisan merah kelihatan pada tempat yang ingin dijadikan sebagai tugasan di senarai To-Do Bar. Menarik item ke Task Navigation Pane 1. Tarik mana-mana item di dalam Outlook ke ruangan Task pada Navigation Pane dan lepaskan butang tetikus setelah menarik item ke ruangan tersebut. 2. Kesemua kandungan mesej e-mail akan terkandung di dalam tugasan kecuali lampiran. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 31
LATIHAN TUGASAN MENAMBAH TUGASAN 1. Klik pada New Items -> Task dari tab Home. 2. Masukkan tajuk tugasan di kotak Subject. 3. Tetapkan Start date, Due date dan Priority jika berkenaan. 4. Tetapkan Reminder jika ingin mengaktifkan fungsi peringatan pada masa yang dikehendaki. 5. Klik butang Save & Close. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 32
NOTA Microsoft Outlook 2010 Membuat nota Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 33
MEMBUAT NOTA 1. Pada tab Home, di dalam kumpulan New, klik pada More Items dan kemudian klik Note. 2. Tuliskan perihal atau perkara pada nota. Segala perubahan pada nota akan disimpan secara automatik. 3. Untuk menutup nota, klik pada ikon di atas kiri penjuru Note Window. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 34
E-MEL ARKIB 1. Arkib direka untuk menyimpan semua data dalam satu tempoh masa yang panjang. 2. Apabila proses arkib dilakukan, e-mel akan dikeluarkan dari e-mel sever dan arkib fail yang diarkib akan disimpan di dalam cakera keras komputer anda. 3. Proses arkib adalah penting untuk mengekalkan kelajuan optimum dalam aplikasi Outlook. 4. Saiz akaun Outlook yang lebih besar, akan melambatkan prestasi aplikasi Outlook. Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 11
MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGI OUTLOOK 2003/2007/2010 Arkib secara manual 1. Buka aplikasi Outlook 2003/2007/2010. 2. Cari tetingkap Archive. 3. Bagi Outlook 2003/2007: Klik pada tab File dan kemudian pilih Archive. Outlook 2003/2007 Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 12
MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGI OUTLOOK 2003/2007/2010 Bagi Outlook 2010: Klik pada tab File. Di bahagian tab Cleanup Tools, klik pada Archive. Outlook 2010 Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 13
MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGI OUTLOOK 2003/2007/2010 1. Pilih butang radio Archive this folder and all subfolders. 2. Pilih folder yang ingin diarkibkan. 3. Klik kotak Include items with Do not AutoArchive checked. Outlook 2003/2007/2010 Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 14
MEMBUAT E-MEL ARKIB BAGI OUTLOOK 2003/2007/2010 1. Di bahagian Archive items older than, pilih tarikh pada sebelum berlakunya arkib. 2. Klik Browse dan pilih lokasi untuk penyimpanan fail arkib. Pada bahagian File Name, isikan nama bagi fail yang diarkib. Kemudian klik OK. Outlook 2003/2007/2010 Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 15
TOGETHER WE TRANSFORM Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 35