1
PENGEKALAN TERIMA KASIH 3 PENSIJILAN DAN TAHNIAH! ISO UPM.to all of us!! BERJAYA MENGEKALKAN PENSIJILAN ISO 9001:2015 2
Pensijilan kini TELAH DIPERSIJILKAN DENGAN SATU PENSIJILAN ISO 9001 MULAI TAHUN 2011 HINGGA KINI. TAHUN 2019 UPM MENGEKALKAN PENSIJILAN ISO 9001:2015 No. Pensijilan: AR 2020 3
Pengekalan Pensijilan ISO 9001 KUATKUASA 1 JUN 2017 MS ISO 9001:1994 Sijil setiap PTJ (28 SIJIL) Peralihan Standard: MS ISO 9001:2000 Tahun 2010 Cadangan 1 Sijil Gabungan 28 sijil dan penambahan 4 PTJ yang belum mendapat pensijilan Peralihan Standard: MS ISO 9001:2008 Tahun 2011 Gabungan 1 Sijil Mendapat Pensijilan pada 27/12/2011 Pensijilan Semula kerana menggunakan nombor sijil AR2020 (milik Fakulti Perubatan Veterinar) Tahun 2012 Melepasi Audit Pensijilan Semula Tahun 2013 Melepasi Audit Pemantauan 1 Penambahan Entiti 1. Pusat Pengimejan Diagnostik Nuklear 2. Pusat Sumber dan Pendidikan Kanser 3. Pejabat Penasihat Undang-Undang 4. Putra Science Park Tahun 2014 Melepasi Audit Pemantauan 2 Tahun 2015 Audit Pensijilan Semula Tahun 2016 Melepasi Audit Pemantauan 1 Peralihan Standard baharu: MS ISO 9001:2015 Tahun 2017 Audit Pemantauan 2 11 15, 18 21 & 25 26 SEPT. 2017 Penambahan Entiti 1. Pusat Antarabangsa 2. Pusat Sains Marin 3. Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa 4. Institut Kajian Perladangan 5. WAZAN Tahun 2018 Audit Pensijilan Semula 21 25 MEI 2018 Tahun 2019 Audit Pemantauan 1 17 20, dan 23 27 September 2019 Mula Persediaan Penambahan Entiti: Hospital Pengajaran 4
Dasar Kualiti 5
Objektif Kualiti 3 Kategori Objektif Kualiti adalah: 1. Petunjuk Prestasi Utama (KPI) UPM; 2. Pencapaian Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras; dan 3. Piagam Pelanggan i. Proses Utama Universiti ii. Proses Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan 6
PEMETAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 P I H A K B E R K E P E N T I N G A N / P E L A N G G A N ISU DALAMAN UPM & ISU LUARAN YANG RELEVAN PIHAK BERKEPENTINGAN YANG RELEVAN DENGAN UPM & KEPERLUAN MEREKA 34 KPI UPM 5 Matlamat Pelan Strategik UPM VISI UPM 7
PEMETAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2008 8
STRUKTUR BAHARU, TERMINOLOGI & KONSEP A 1. Struktur dan terminologi 9
10 KLAUSA ISO 9001:2015 8 klausa standard 10 klausa standard 10
10 KLAUSA ISO 9001:2015 B 4.1 Memahami organisasi dan konteksnya Konteks Organisasi 4 4.2 Memahami keperluan dan jangkaan pihak berkepentingan 4.3 Menentukan skop sistem pengurusan kualiti 4.4.1 Proses SPK 4.4 Sistem pengurusan kualiti dan prosesnya 4.4.2 Maklumat yang didokumenkan bagi SPK 11
PIHAK BERKEPENTINGAN & KEPERLUAN MEREKA 12
10 KLAUSA ISO 9001:2015 B 5 5.1 Kepimpinan dan komitmen 5.1.1 Am 5.1.2 Fokus kepada pelanggan Kepimpinan 5.2 Dasar 5.2.1 Membangunkan dasar kualiti 5.3 Peranan, tanggungjawab dan bidang kuasa organisasi 5.2.2 Mengkomunikasikan dasar kualiti 13
10 KLAUSA ISO 9001:2015 B 6 6.1 Tindakan menyatakan risiko dan peluang 6.1.1 Perancangan rujuk 4.1, 4.2 dan risiko & peluang 6.1.2 Tindakan berkaitan risiko & peluang Perancangan 6.2 Objektif kualiti dan perancangan untuk mencapainya 6.2.1 Ciri-ciri objektif kualiti 6.3 Merancang perubahan 6.2.2 Perancangan Pencapaian 14
RISIKO DAN PELUANG 15
10 KLAUSA ISO 9001:2015 B 7.1.1 Am 7.1.2 Modal insan Sokongan 7 7.1 Sumber 7.1.3 Prasarana 7.1.4 Persekitaran untuk operasi proses 7.1.5 Sumber Pemantauan dan Pengukuran 7.1.6 Pengetahuan 7.1.5.1 Am 7.1.5.2 Kebolehkesanan Pengukuran 16
10 KLAUSA ISO 9001:2015 B 8.1 Perancangan dan kawalan operasi 8 8 8.2.1 Komunikasi dengan pelanggan 8.2 Keperluan untuk produk dan perkhidmatan 8.2.2 Menentukan keperluan untuk produk dan perkhidmatan 17
10 KLAUSA ISO 9001:2015 B 8.3.1 Am 8.3.2 Perancangan R&P 8 8.3 Rekabentuk dan pembangunan (R&R) produk dan perhidmatan 8.3.3 Input R&P 8.3.4 Kawalan R&P 8.3.5 Output R&P 8.3.6 Perubahan R&P 18
10 KLAUSA ISO 9001:2015 B 8.4.1 Am 8 8 8.4 Kawalan terhadap proses, produk dan perkhidmatan sediaan luar 8.4.2 Jenis dan takat kawalan 8.4.3 Maklumat untuk penyedia luar 50
10 KLAUSA ISO 9001:2015 B 8.5.1 Kawalan penyediaan produk & perkhidmatan 8.5.2 Pengenalpastian dan kebolehkesanan 8 8.5 Penyediaan pengeluaran dan perkhidmatan 8.5.3 Harta kepunyaan pelanggan atau penyedia luar 8.5.4 Pemeliharaan 8.5.5 Aktiviti selepas hantar serah 8.5.6 Kawalan perubahan 20
10 KLAUSA ISO 9001:2015 B 8 8 21
10 KLAUSA ISO 9001:2015 8 8 Hendaklah menghadapi dgn satu atau lebih kaedah berikut: Pembetulan Asingkan, kurungkan, gantung penyediaan p & p. Maklumkan kepada pelanggan Dptkan pelepasan/kuasa untuk penerimaan yg dibenarkan Hendaklah kekalkan maklumat yg didokumenkan. 22
10 KLAUSA ISO 9001:2015 9 9 9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian 9.1.3 Analisis dan penilaian Keputusan analisis hendaklah diguna utk menilai: Keakuran p&p Kepuasan pelanggan Prestasi & keberkesanan SPK Keberkesanan perancangan Keberkesanan tindakan berkaitan risiko & peluang dll 70
10 KLAUSA ISO 9001:2015 9.2 Audit dalaman 9.2.1 Kepatuhan dan pelaksanaan 9.2.2 Keperluan umum 9 9 Laksana audit untuk dapatkan maklumat sama ada SPK: Akur kpd keperluan organisasi & standard Dilaksana dan keselenggara dgn berkesan. Keperluan audit yang lain tiada perubahan. 24
10 KLAUSA ISO 9001:2015 9 9 9.3 Kajian semula pengurusan 9.3.1 Am Hendaklah semak SPK secara berkala utk pastikan kesesuaian, kecukupan keberkesanan dan selaras dengan arah tuju strategik organisasi. 25
10 KLAUSA ISO 9001:2015 9 9 9.3 Kajian semula pengurusan 9.3.2 Input kajian semula pengurusan 9.3.3 Output kajian semula pengurusan Hendaklah dilaksanakan dgn ambil kira: Tindakan MKSP lepas Perubahan isu dlaman & luaran Maklumat prestasi & keberkesana SPK Kecukupan sumber Keberkesanan tindakan pengurusan risiko dll. Keperluan output semakan tidak berubah 26
10 KLAUSA ISO 9001:2015 B 10 10 10.1 Am 10.2 Ketakakuran dan tindakan pembetulan 10.3 Penambahbaikan berterusan 10.2.1 Tindakan ke atas ketakakuran 10.2.2 Pengekalan maklumat yang dodokumenkan (rekod) Tiada perubahan ketara kecuali berkaitan dengan pengemaskinian berkaitan risiko dan peluang 27
10 PELAKSANAAN AUDIT DALAM 28
TAKWIM AUDIT EMS 9001 : 2015 2019 PERKARA TARIKH AUDIT DALAM MAC APRIL 2019 AUDIT SIRIM 17 20 23 27 SEPTEMBER 2019 3 2
OBJEKTIF AUDIT Menentukan sama ada UPM melaksanakan Pengurusan Kualiti berdasarkan keperluan standard MS ISO 9001:2015 dengan efektif selaras dengan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti UPM; Melihat penambahbaikan yang bersesuaian bagi peningkatan berterusan; dan Bersedia untuk menghadapi Audit oleh badan pensijilan (SIRIM) 33
SKOP AUDIT Perkhidmatan pengajian pendidikan di peringkat tertiary, pengurusan dan pelaksanaan penyelidikan, perhubungan industri dan masyarakat, pengurusan pembangunan pelajar dan alumni, dan perkhidmatan korporat Skop SPK yang merangkumi semua aktiviti pengajaran dan pembelajaran prauniversiti, prasiswazah (kecuali pra persediaan Diploma Sains) dan siswazah, pengurusan dan pelaksanaan penyelidikan, dan perkhidmatan sokongan 34
KRITERIA AUDIT Audit Dalaman dijalankan berdasarkan dokumen dan rujukan berikut: i. Standard MS ISO 9001:2015 ii. Dokumentasi QMS UPM iii. Akta dan Peraturan berkaitan iv. SOP / Rujukan lain 35
JADUAL AUDIT & PELANTIKAN JURUAUDIT Semakan maklumat - dokumen Pemehatian pelaksanaan aktiviti Pengujian fungsi peralatan Temubual auditi 37
KAEDAH AUDIT 1 2 Semakan maklumat - dokumen Pemerhatian pelaksanaan aktiviti Review Observe 3 Pengujian fungsi peralatan Test 4 Temubual auditi Interview 38
PENULISAN NOTA AUDIT Akur kepada Perancangan & keperluan Dilaksana & disenggara secara berkesan BUKAN Mencari kesilapan! 39
TAKRIFAN BERKAITAN AUDIT Audit proses yang sistematik, berkecuali & didokumenkan untuk mendapatkan bukti audit & menilaikannya secara objektif dalam menentukan kriteria audit dipenuhi. 40
TAKRIFAN BERKAITAN AUDIT Bukti yang Objektif Rekod, kenyataan, fakta atau lain-lain maklumat yang berkenaan dengan kriteria audit & boleh disahkan. 41
TAKRIFAN BERKAITAN AUDIT Penemuan Audit Keputusan dari penilaian ke atas bukti audit yang diperolehi terhadap kriteria audit. Akur (Memenuhi keperluan / kriteria) Tak Akur (NC) (Tidak memenuhi Keperluan / kriteria) Penambahbaikan (OFI) (Akur tetapi boleh ditambahbaik) 42
C PENULISAN NOTA AUDIT DAN KETIDAKPATUHAN Fokus Proses dan bukan individu Zahirkan audit yang dilaksana adalah untuk menambahbaik proses Persampelan Mewakili saiz populasi sampel Mewakili pelbagai kategori sampel Keutamaan proses kritikal Suasana Audit Berkesan Fokus kepada keakuran Ikut jadual eyes contact dan body language yang betul 43
C PENULISAN NOTA AUDIT DAN KETIDAKPATUHAN Rintangan Audit Fizikal Emosi Intelektual Rekod Penemuan Audit Dalam nota audit Akur Tidak akur Peluang penambahbaikan Perbincangan Pasukan Selepas tamat sesi harian audit Menyelaras penemuan antara ahli pasukan audit 44
CONTOH PENULISAN KETAKAKURAN
CONTOH PENULISAN KETAKAKURAN
CONTOH PENULISAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN
CONTOH PENULISAN KETIDAKPATUHAN
Terima Kasih Thank You