Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana (S1) Pada Program Studi Ilmu Administrasi Negara Ekstensi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik OLEH : ARIEF HIDAYAT 150921043 DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2017
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat serta kasih-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini berjudul Sistem Penataan Arsip dalam meningkatkan efektifitas Kerja Pegawai Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi dapat diselesaikan dengan baik. Skripsi ini disusun sebagai salah satu sayarat untuk memperoleh gelar sarjana(s-1) pada Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu sosial dan Ilmu Politik. Selesainya skripsi ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, sehingga pada kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati dan penuh rasa hormat mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan moril maupun materil secara langsung maupun tidak langsung kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini hingga selesai, terutama kepada yang saya hormati:. 1. Bapak Dr. Muryanto Amin, S.Sos, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. 2. Bapak Drs. Rasudyn Ginting, M.Si selaku Ketua Jurusan Departemen Ilmu Administrasi Negara. 3. Ibu Elita Dewi, M.Sp selaku Dosen Pembimbing Skripsi penulis yang selalu bersedia berdiskusi, memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan baik dan benar. 4. Seluruh Staf Pengajar Departemen Ilmu Administrasi Negara yang telah memberikan ilmu dan pengetahuannya kepada penulis selama masa perkuliahan. 5. Bapak Muhammad Dimiyathi, S.sos M.TP selaku Kepala Dinas Kependudukkan dan Catatan sipil Kota Tebing Tinggi yang telah memberikan informasi dan semangat
kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi demi menigkatkan efektivitas kerja pegawai. 6. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis, ayahanda Suparli dan Nuraini dan juga Abang dan Kakak saya tercinta. 7. Buat rekan rekan Seperjuangan Ilmu Administrasi Negara Ekstensi 2015, Ahmad Afandi, Dame Lamria, Reza Haridsyah, Halimah Zulfidah, Qhistina Nisfudza, Jonathan, Wahyu Eko, Muhammad Irsal dan rekan rekan Juang lainnya yang penulis tidak dapat sebutkan namanya satu persatu, selamat berjuang kawan selamanya. Selama penulisan Skripsi ini, penulis menyadari akan kesalahan yang mungkin terjadi, baik itu dari segi teknik, tata penyajian ataupun dari segi tata bahasa. Oleh karena itu penulis bersedia menerima kritik dan saran yang membangun dari pembaca dalam upaya perbaikan skripsi ini. Akhir kata, Penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi siapapun yang membacanya. Semoga Allah SWT senantiasa memberikan rahmat dan hidayah kepada seluruh ciptaannya. Amin. Medan, 09 Maret 2017 Penulis Arief Hidayat
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA HALAMAN PERSETUJUAN Skripsi ini disetujui untuk diperbanyak dan dipertahankan oleh: Nama : Arief Hidayat NIM : 150921043 Departemen : Ilmu Administrasi Negara Judul : Sistem Penataan Arsip dalam Meningkatkan EFektivitas Kerja pengawai pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi Medan, 09 Maret 2017 Dosen Pembimbing, Ketua Departemen Ilmu Administrasi Negara, Dra, Elita Dewi M.SP Drs. Rasudyn Ginting, M.Si NIP. 1960070419866012002 NIP. 195908141986011002 Wakil Dekan 1 FISIP USU MEDAN Husni Thamrin, S.sos, M.SP NIP: 197203082005011001 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
DAFTAR ISI DAFTAR ISI...i DAFTAR GAMBAR... ABSTRAK... BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah... 1 1.2 Rumusan Masalah... 4 1.3 Tujuan Penelitian... 5 1.4 Manfaat Penelitian... 5 1.5 Kerangka Teori... 5 1.5.1 Arsip dan Kearsipan... 5 1.5.1.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan... 6 1.5.1.2 Peranan Arsip... 8 1.5.1.3 Jenis Arsip... 8 1.5.1.4 Sistem Kearsipan... 15 1.5.2 Sistem Penataan Arsip (Filling System)... 18 1.5.2.1 Sistem Penyimpanan... 18 1.5.2.2 Penemuan Kembali Arsip... 25 1.5.3 Defenisi Efektivitas... 29 1.5.3.1 Pengertian Efektivitas... 29 1.5.3.2 Faktor faktor mempengaruhi Efektivitas... 31 1.6 Defenisi Konsep... 32 1.7 Sistematika Penulisan... 34 BAB II METODOLOGI PENELITIAN 2.1 Bentuk Penelitian... 35 2.2 Lokasi Penelitian... 35 2.3 Informan Penelitian... 35 2.4 Teknik Pengumpulan Data... 36 2.5 Teknik Analisis Data... 37
BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN 3.1 Sejarah Singkat Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi...38 3.2 Visi dan Misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi...39 3.2.1 Visi... 39 3.2.2 Misi... 39 3.3 Tujuan dan Sasaran... 40 3.3.1 Tujuan... 40 3.3.2 Sasaran... 41 3.4 Struktur Organisasi... 42 3.5 Tugas dan Fungsi Pokok Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Tebing Tinggi... 45 3.5.1 Tugas Pokok Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi... 45 3.5.2 Fungsi Pokok Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi... 47 3.6 Jumlah dan Posisi Pegawai... 48 3.7 Syarat syarat Pengurusan Akta Catatan Sipil...51 BAB IV PENYAJIAN DATA DAN ANALISIS DATA 4.1 Penyajian Data......59 4.1.1 Proses Penciptaan Arsip......60 4.1.2 Penyimpanan Arsip......62 4.1.3 Penemuan Kembali Arsip......65 4.1.4 Pemeliharaan Arsip......68 4.1.5 Faktor-faktor yang mempengaruhi Sistem Penataan Arsip...70 BAB V ANALISIS DATA 5.2 Analisis Data......75 5.2.1 Analisisn Pelaksanaan Sistem Penataan Arsip......75
5.2.2 Kriteria dalam meningkatkan Efektivitas Kerja dalam Penataan Arsip......82 BAB VI PENUTUP 6.1 Kesimpulan......85 6.2 Saran......89 DAFTAR PUSTAKA...90
DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Buku Register Akta Kelahiran... 64 Gambar 2 Buku Register Akta Perkawinan dan Kematian... 64 Gambar 3 Komputer yang digunakan dalam menyimpan data secara elektronik... 66 Gambar 4 Alur penemuan Kembali arsip... 67 Gambar 5 Lemari penyimpanan arsip (sarana)... 72 Gambar 6 Tumpukan Arsip... 73
ABSTRAK SISTEM PENATAAN ARSIP DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA TEBING TINGGI Nama : Arief Hidayat Nim : 150921043 Fakultas Depertemen Pembimbing : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik : Ilmu Administrasi Negara : Dra. Elita Dewi, MSP Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan yang sangat diperlukan baik bagi organisasi maupun individu. Seperti halnya Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi merupakan instansi pemerintah yang mempunyai tugas Penataan dan penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk,pencatatan sipil, pengolahan informasi administrasi kependudukan. serta pendayagunaan hasilnya Salah satu fungsi pokok dinas adalah menyelenggarakan kegiatan administrasi Pengolahan dan pemeliharaan data kependudukan baik dalam bentuk surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima. Sebagai bahan informasi dalam menunjang efektivitas kerja, maka surat atau dokumen harus diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem kearsipan yang baik, agar pekerjaan pegawai akan semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efektivitas kerja. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem penataan Arsip dalam meningkatkan Efektivitas Kerja Pengawai pada Kantor Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi. Metode yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan analisa kualitatif,unit analisa terdiri Informan Kunci yaitu Kepala Subbidang Catatan Sipil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi, informan utama yaitu pengawai yang bekerja di bidang Catatan Sipil. Hasil penelitian ini menunjukkan sistem penataan arsip sudah berjalan dengan baik,bidang Catatan Sipil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi menggunakan sistem penyimpanan secara elektronik yaitu dengan menggunakan database (SIAK) dan secara manual menggunakan sistem pokok permasalahan yang kemudian disusun berdasarkan tanggal terbitnya dokumen /Akta, selain itu juga sarana dan prasarana yang ada seperti ruangan penyimpanan Khusus sehingga dapat memudahkan dalam penemuan kembali, akan tetapi sarana dan prasana itu masih kurang melihat dokumen yang dihasil oleh Dinas ini cukup banyak. masih kurangnya Pemahaman pengawai tentang Sistem Penataan Arsip yang benar sehingga kurang efektif dalam Penataan Arsip. Oleh sebab itu perlu adanya peningkatan Sumber Daya Manusia dengan memberikan pelatihan khusus tentang Kearsipan dan Penambahan sarana dan prasarana supaya penataan arsip yang ada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi Kata kunci: Arsip, Kearsipan, sistem penataan,efektivitas kerja