BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Tinjauan Institusi/Perusahaan Dalam tinjauan institusi Penulis akan menjelaskan sejarah institusi, struktur organisasi pada PT. Metito Indonesia serta proses bisnis yang berjalan. 3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan METITO didirikan pada tahun 1958 adalah kelompok Teknik Internasional yang mengkhususkan diri dalam kebiasaan dan pembuatann pengolahan air, pengolahan air limbah dan desalinasi skema untuk aplikasi industri, komersial dan kota dengan manajemen proyek kemampuan untuk proyek-proyek diseluruh dunia. Dengan pengalaman selama lima dekade dibeberapa daerah paling kering didunia, METITO memiliki perkembangan menjadi organisasi terkemuka dalam desain dan pasokan air/air limbah sistem perawatan dan desalinasi. Dengan departemen operasional mengikuti Interrated Managemen Sistem (IMS) sesuai dengan ISO 9001:2008. ISO 1002:2004, OHSAS 18001: 2007 dan QHSE manual, Kebijakan dan Prosedur QHSE serta ratusan instalasi yang suskses untuk kreditnya METITO telah berkembang menjadi pemimpin dunia dalam hal bidang ini. Untuk tahuk keempat berturut turut METITO telah dinamai oleh Internasional asosiasi desalinasi AS sebagai salah satu dari 5 perusahaan teratas didunia dalam jumlah tersebut instalasi desalinasi dengan reverse osmosis. Staf METITO sendiri terdiri dari lebih 2.200 manajer, insinyur dan termotivasi tingi staf pendukung yang terampil yang pengalaman industrinya berjalan secara kolektif dalam ratusan tahun. 23
24 PT Metito Indonesia sendiri merupakan sebuah project METITO dengan beberapa pelabuhan perahu yang ada di Indonesia termasuk Pelabuhan Tanjung Priok. Di Tanjung Priok PT Metito Indonesia mengembang proses bisnis penjualan air bersih siap minum hasil desilasi water treatment dari laut. Yang nantinya akan digunakan oleh seluruh kantor yang ada diwilayah pelabuhan tanjung priok dan kebutuhan logistik kapal kapal yang sedang bersandar di wilayah pelabuhan tanjung priok. 3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab. 1. Struktur Organisasi Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. Metito Indonesia Site Tanjung Priok (Sumber : PT. Metito Indonesia Site Tanjung Priok 2017) 2. Tugas dan Fungsi Organisasi a. Operasional Manager Tugas dan tanggung jawab Direktur antara lain sebagai berikut:
25 1. Mengkoordinasikan dan mengendalikan aktivitas dan distribusi unit operasional. 2. Berperan aktif dalam perencanaan dan koordinasi penyusunan anggaran revenue tiap unit operasional secara terukur dan mengendalikan realisasi anggaran secara efisien dan efektif. 3. Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksaan sistem dan prosedur berkaitan dengan produksi dan distribusi. 4. Melakukan analisis proses bisnis secara detail dibbidang produksi dan distribusi unit operasional. 5. Berpartisipasi dalam mengembangkan SOP produksi dan distribusi unit operasional. 6. Melakukan evaluasi kompensasi dan memberikan pelatihan proses produksi dan distribusi. 7. Mewakili manajemen dalam komunikasi yang konstruktif dengan pelanggan berkaitan dengan aktivitas produksi dan distribusi unit operasional. 8. Monitoring penerimaan atau pembayaran piutang hasil penjualan. b. HRD (Human Resource Development) Manager Tugas dan tanggung jawab dari Human Resource Development Manager antara lain sebagai berikut : 1. Bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia. 2. Membuat serta memelihara sistem HR yang efektif dan efisien. 3. Bertanggung jawab penuh dalam prosesrekrutmen karyawan
26 4. Melakukan pembinaan, pelatihan dan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengembangan kemampuan potensi, mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan. 5. Bertanggung jawab pada hal absensi karyawan, perhitungan gaji, bonus dan tunjangan. 6. Melakukan tingkat disipliner pada karyawan yang melanggar peraturan atau kebijakan perusahaan. 7. Memonitor, mengukur dan melaporkan tentang permasalahan, peluang, rencana pengembangan SDM 8. Mengelola dan mengendalikan pembelajaan SDM per deparmentsesuai anggaran-anggaran yang disetujui. 9. Sebagai penghubung (liaison) dengan para manager functional/manager department lain. 10. Melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan. c. Senior Accounting Tugas dan tanggung jawab Senior Accounting antara lain sebagai berikut: 1. Memastikan bahwa laporan keuangan telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku umum dan tepat waktu dan berpartisipasi dalam tutp buku bulanan untuk menghasilkan management Report. 2. Melakukan monitoring jurnal laporan keuangan. 3. Bertanggung jawab untuk penerbitan faktur perualan, faktur pajak, kwitansi dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan piutang dagang dan penagihannya.
27 4. Memeriksa semua keabsahan dari faktur, faktur pajak, kwitansi dan dokumen laiunya yang dibuat dan mendatangani. 5. Mengontrol jalannya proses accounting secara keseluruhan (memastikan laopran transaksi keuangan yang masuk kedalam sistem accounting tidak ada kesalahan). 6. Membantu terlaksananya proses pemerikasaan oleh auditor (eksternal dan internal) 7. Menerapkan dan mengimplementasikan prinsip keuangan dan akuntansi sesuai dengan kebutuhan internal dan eksternal. 8. Mengelola dan menganalisa keuangan perusahaan. 9. Mengawasi anggaran yang telah ditetapkan. 10. Membuat laporan posisi keuangan perusahaan. 11. Bertanggung jawab kepada wakil manajemen 12. Membuat kwitansi pembayaran. d. Maintenance SPV Tugas dan tanggung jawab Maintenance SPV antara lain sebagai berikut: 1. Menyusun rencana pemiliharaan peralatan dan mesin produksi yang meliputi prefentive maintenance, overhaule dari perbaikan peralatan mesin yang rusak. 2. Mengawasi pelaksanaan pemeliharaan peralatan dan mesin untuk menjaga kelancaran proses produksi, mengurangi peralatan dan mesin berhenti (stoppage) karena rusak (break down), menjaga konsistensi kwalitas dan memperpanjang umur peralatan dan mesin. 3. Mengajukan rencana kebutuhan sparepart, suku cadang, pelumas dan bahan pembantu lainnya, untuk keperluan pemeliharaan peralatan dan mesin, serta
28 menjada dan mengawasi pemakaian sparepart, suku cadang, pelumas dan bahan pembantu lainnya. 4. Mengefektifkan penggunaa sumber daya manusia dengan menekan absensi, penigkatan disiplin dn tata tertib serta konsistensi dalam menerapkan metode kerja dan keselamatan kerja. 5. Mengatur pembuatan laporan, analysis dan evaluasi pemeliharaan mesin produksi yang meliputi absensi, pemakaian suku cadang, spare part, dan bahan pembantu lainnya. e. Distibusi SPV Tugas dan tanggung jawab dari Ditribusi SPV antara lain sebagai berikut : 1. Mengatur kelangsungan pelayanan. 2. Membuat jadwal pengisian air. 3. Memeriksa stock air per hari untuk pemesanan hari in 4. Membuat jadwal shift crew distribusi. f. General Affair Tugas dari General Affair itu sendiri adalah 1. mendukung kegiatan operasional perusahaan melalui pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan. 2. Membina hubungan baik denga para suplier atau jasa. 3. Menciptakan, mengembangkan dan mengimplementasikan sistem kerja atau prosedur pengadaan dan perawatan fasilitan yang ada. 4. Mempersiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan bebas biaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas investasi internal ini.
29 5. Membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan perusahaan dan menjalin hubungan baik dengan pihak ekzternal seperti pemerintah daerah, kepolosian, muspida dan lain-lain. g. IT Admin Tugas dan tanggung jawab dari IT admin adalah; 1. Mensupport segala sesuatu yang berbentuk tehnologi dalam suatu perusahaan. 2. Membantu memback up bentuk administrasi dalam perusahaan (terutama tugas HRD). 3. Mengontrol jalannya program yang digunakan oleh setiap departement. h. Finance staff, Dispatcher, dan engineer distribusi Tugas yang dikerjakan oleh mereka adalah sama seperti tugas supervisor masing masing departement terkait. Membatu melaksanakan tugas spv yang sudah dibuat. 3.2. Proses Bisnis PT. Metito Indonesia Site Tanjung Priok adalah perusahaan yang menjual produk Freshwater. Dalam kegiatan penjualannya, diawali Marketing yang mencari pelanggan pada kapal-kapal yang sedang bersandar atau yang ingin bersandar. Jika ada pelanggan yang ingin melakukan pengisian freshwater, maka marketing akan mengarahkan calon pelanggan untuk datang kekantor atau bagian dispatcher PT Metito Indonesia Site Tanjung Priok. Pelanggan datang ke PT. Metito Indonesia Site Tanjung Priok dan akan diterima oleh bagian Dispatcher. Dispatcher akan membantu customer untuk pengisian data kapal, lokasi sandar dan quantity pemesanan. Jika pelanggan sudah mengisi data administrasi yang diperlukan makan data pelanggan harus di input dulu oleh IT admin untuk dapat dimasukan menjadi pelanggan baru. Setelah itu Dispatcher akan
30 membuatkan order pada sistem sesuai data yang diberikan oleh pelanggan, nanti akan keluar berapa jumlah yang harus dibayar. Jika sudah pelanggan harus membayar ke staff finance sesuai dengan jumlah yang harus dibayar, nanti staff finance akan memberikan invoice berupa kertas yang nantinya jika sudah selesai akan ditukar menjadi kwitansi berserta dengan faktur pajaknya. Jika pembayaran sudah dilakukan, makan pihak dispatcher akan menerbitkan Surat Perintah Kerja (SPK) yang akan ditujukan kepada Distribusi SPV untuk diatur jadwal pengisian sesuai dengan jam sandar kapal itu sendiri. Gambar III.2 Activity Diagram Proses Bisnis
31 3.3. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan Spesifikasi sistem berjalan merupakan penjelasan detail mengenai seluruh prosedur sistem yang digunakan dalam proses Order Air di PT. Metito Indonesia Site Tanjung Priok. Adapun bentuk dokumen keluaran (output) dan dokumen masukan (input) yang digunakan adalah sebagai berikut: I. Dokumen Input a. Form Order Nama Dokumen : Daftar Pesanan Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Jumlah Media : Jumlah tonase air yang dipesan berserta harga : Dispatcher : Finance staff : Setiap terjadinya traksaksi pembelian barang : 1 rangkap : Kertas Bentuk : Lihat Lampiran A-1 II. Dokumen Output b. Invoice Nama Dokumen : Invoice Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi : Bukti pembayaran atas barang yang dibeli : Finance Staff : Pembeli : Setiap terjadinya traksaksi pembelian barang
32 Jumlah Media : 2 rangkap : Kertas Bentuk : Lihat Lampiran A-2 c. Laporan penjualan Harian Nama Dokumen : Laporan penjualan Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Jumlah Media : Untuk mengetahui laporan penjualan : Finance Staff : Senior Accounting : Harian : Beberapa lembar : Kertas Bentuk : Lihat Lampiran A-3 d. Laporan stok barang Nama Dokumen : Laporan stok barang Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Jumlah Media : Untuk mengetahui stok barang : General Affair : Senior accounting, HRD manager dan Operational Manager : Bulanan : Beberapa lembar : Kertas Bentuk : Lihat Lampiran A-4