1
2 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAYANAN ADMINISTRASI SUMBER DAYA INSANI Morality Intellectuality Entrepreneurship Jl. Sutorejo 59 Surabaya Telp. 031-3811966 Fax. 0313813096 http://www.um-surabaya.ac.id, Email: rektorat@um-surabaya.ac.id
3 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAYANAN ADMINISTRASI SUMBER DAYA INSANI Kode Dokumen : 1/SOP- Tanggal : April 2013 Diajukan Oleh : Kepala Dra. Siti Salbiyah, M.Kes. Dikaji Ulang Oleh : Warek 2 Dr. Mahsun, M.Ag Dikendalikan Oleh : Ketua Pusat Penjaminan Mutu Drs. Noto Adam, MM Disetujui Oleh : Dr. dr. Sukadiono, MM
4 DAFTAR ISI Lembar Pengendalian 2 Daftar Isi... 3 SOP Perencanaan Kebutuhan Pegawai... 4 SOP Rekrutmen Pegawai Universitas... 6 SOP Pemberian SK Kepegawaian... 7 SOP Pemberian Nomor Induk Pegawai... 8 SOP Usulan Jabatan Akademik Dosen... 9 SOP Pembuatan Kartu Pegawai... 11 SOP Usulan SK Tugas Belajar... 12 SOP Pengelolaan Arsip Data kepegawaian... 13 SOP SIM Kepegawaian... 14 SOP Purna Bhakti... 15 SOP Cuti... 16 SOP Mutasi... 17 SOP Surat Peringatan... 18 SOP Kenaikan Pangkat/Golongan... 19 SOP Kanikan Berkala... 20 SOP Diklat Tenaga Kependidikan dan Dosen... 21 SOP DP3/SKP... 22 SOP Pemberian Sanksi Pegawai... 23 SOP Pemberhentian Pegawai... 24
5 SOP PERENCANAAN KEBUTUHAN PEGAWAI Kode/No : 1.1/SOP- Sebagai pedoman perencanaan pemenuhan kebutuhan dosen dan tenaga kependidikan. 1. Proses ini dilaksanakan pada awal tahun akademik. 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan. 1. Dosen adalah : pegawai pada UMSurabaya yang bertugas sebagai pendidik profesional dan ilmuwan berkewajiban mentransformasikan, mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, Al-Islam dan Kemuhammadiyahan melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dan telah memenuhi syarat-syarat minimal menjadi dosen. 2. Tenaga kependidikan adalah pegawai yang diangkat oleh Pimpinan UMSurabaya yang terdiri dari : Tenaga penunjang akademik dan Pelaksana administratif dan memenuhi syarat sebagai pegawai. tentang Perguruan
6 Mengirimkan Kebutuhan Tenaga (berdasarkan Jumlah Mahasiswa / beban kerja) Prodi/Unit /Biro Dokume n Surat Permohon an Disposisi Permohonan Lembar Disposisi Cek permohonan & menyiapkan jawaban Permohonan Pengeceka n Kebutuha n Mengirimkan Jawaban Jawaban diterima Pengusul untuk ditindaklanjuti rekomendasi calon Pegawai Surat Jawaban
7 SOP REKRUTMEN PEGAWAI UNIVERSITAS Kode/No : 1.2/SOP- Sebagai pedoman Rekrutmen Calon Dosen dan Calon Tenaga Kependidikan Proses ini dilakukan setiap ada perekrutan pegawai baru Rekrutmen adalah Proses seleksi untuk mendapatkan calon pegawai yang memenuhi kriteria yang sudah ditentukan. tentang Perguruan Rekomendasi Calon Pegawai Prodi/Unit/U PT/Lembaga Dokumen Berkas Lamaran & Rekomendasi Mengirimkan disposisi Disposisi Melaksanakan Proses Seleksi & mengirimkan Hasil Seleksi Form 14 hari Penilaian Tes Seleksi Menyimpulkan Hasil Seleksi Kesimpulan Hasil Seleksi Pengumuman Hasil Yang sudah disetujui Pimpinan Pengumuma n Kepada Calon Pegawai
8 SOP PEMBERIAN SK KEPEGAWAIAN Kode/No : 1.3/SOP- Sebagai pedoman Penerbitan SK Kepegawaian Proses ini dimulai pada saat seorang pegawai masuk menjadi pegawai universitas muhammadiyah surabaya SK Kepegawaian adalah Surat Keputusan yang menyatakan status kepegawaian dari sorang pegawai Universitas Muhammadiyah Surabaya. tentang Perguruan BAK Dokumen Hasil Seleksi Pegawai Hasil Seleksi Menerbitkan Draft SK Pegawai Draft SK 1 Hari Penandatanganan SK SK 1 Hari Distribusi SK Tembusan SK 1 Hari Memasukkan Nama Pegawai Kedalam Penerima Gaji Norekening Pegawai 1 Hari
9 SOP PEMBERIAN NOMOR INDUK PEGAWAI Kode/No : 1.4/SOP- Sebagai pedoman Pemberian nomor induk pegawai kepada dosen dan tenaga kependidikan. Proses ini dilaksanakan pada saat pegawai diangkat menjadi pegawai tetap Nomor Induk Pegawai Adalah nomor yang dimiliki pegawai Universitas Muhammadiyah Surabaya sebagai tanda bahwa yang bersangkutan adalah pegawai Universitas Muhaamadiyah Surabaya. tentang Perguruan BPH Dokumen Mengirimksn Draft NIP Draft NIP Persetujuan dan membuat Pengantar ke BPH Mengesahkan Surat Pengantar NIP Menyerahkan kepada Pegawai NIP NIP
10 SOP USULAN JABATAN AKADEMIK DOSEN Kode/No : 1.5/SOP- Sebagai pedoman pengajuan Usulan Jabatan Akademik Dosen Proses ini dilaksanakan pada saat periode pengusulan jabatan akademik di mulai Prosedur ini berlaku selama periode pengusulan jabatan akademik. Jabatan Akademik Dosen adalah Jabatan fungsional dosen yang menunjukkan profesionalisme seorang dosen. tentang Perguruan
11 Pengumuman masa pengajuan Jabatan akademik Dosen Fakultas &Dosen KOPE RTIS VII BAK Dokumen Pengumum an 14 hari Menyiapkan berkas pengajuan Jabatan Akademik bersama dosen yang akan mengajukan jabatan akademik memeriksa kelengkapan & kelayakan berkas Menyetujui dan menyiapkan pengantar ke KOPERTIS VII Proses penilaian berkas usulan Jabatan Akademik DOsen Berkas Pengajuan Berkas Pengajuan Berkas Pengajuan & pengantar Berkas Jabatan Akademik 14 hari 3 hari 90 hari Menerima SK Jabatan Akademik dari KOPERTIS VII Menyerahkan dan Mengarsip SK Jabatan Fungsional Dosen Dosen menerima SK Jabatan Akademik dan BAK menyesuaikan tunjangan fungsional sesuai jabatan fungsional dosen. SK Jabatan Akademik SK Jabatan Akademik SK Jabatan Akademik
12 SOP PEMBUATAN KARTU PEGAWAI Kode/No : 1.6/SOP- Sebagai pedoman pembuatan kartu pegawai Proses ini dilaksanakan pada saat penerbitan kartu pegawai Kartu Pegawai adalah Kartu yang menjadi tanda status kepegawaian di UniversitasMuhammadiyah Surabaya. tentang Perguruan Pegawai Dokumen Memberitahukan kepada Pegawai yang berhak mendapatkan Kartu Pegawai Pemberitah uan Menyiapkan Syarat pembuatan Kartu Pegawai Memeriksa kelengkapan berkas Berkas kelengkapa n Berkas kelengkapan Proses Penerbitan Kartu Pegawai Menerima Kartu Pegawai Kartu Pegawai Kartu Pegawai 7 hari
13 SOP USULAN SK TUGAS BELAJAR Kode/No : 1.7/SOP- Sebagai pedoman pengusulan SK Tugas Belajar Proses ini di mulai pada saat Dosen akan melaksanakan tugas belajar Tugas Belajar adalah Proses studi lanjut oleh dosen dimana studi lanjut tersebut dengan adanya perintah tugas dari universitas tentang Perguruan Usulan SK Tugas Belajar Fakultas /DOSE N Dokume n Berkas Usulan Disposisi kepada Berkas Usulan Verifikasi berkas dan kelayakan & menerbitkan draft SK Tugas Belajar Draft SK 3 hari Tanda tangan SK SK Dosen Menerima SK Tugas Belajar, Mengarsip SK Tugas Belajar SK 1 Hari
14 SOP PENGELOLAAN ARSIP DATA KEPEGAWAIAN Kode/No : 1.8/SOP- Sebagai Pedoman pengelolaan arsip data kepegawaian Proses ini dimulai pada saat pegawai masuk ke Universitas Muhammadiyah Surabaya. Pengelolaan Arsip adalah sistem tata cara menyimpan data kepegawaian sehingga mudah untuk ditemukan tentang Perguruan Pegawai Dokumen Menyerahkan berkas sesuai permintaan Menyimpan berkas dalam bentuk Soft File dan Hard file Penyimpanan Hard File disimpan dalam Map file diurutkan berdasarkan fakultas/unit kerja dan abjad.
15 Kode/No : 1.9/SOP- SOP SIM KEPEGAWAIAN Sebagai pedoman pengelolaan Sistem Informasi Kepegawaian Universitas Muhammadiyah Surabaya Proses ini di mulai dari awal penggunaan SIM Kepegawaian UMSurabaya SIM Kepegawaian adalah UMSurabaya Sistem Informasi yang memuat data kepegawaian tentang Perguruan ICT Dokumen menyimpan Soft File dalam SIM Kepegawaian Konsultasi dan pemeliharaan oleh ICT
16 SOP PURNA BHAKTI Kode/No : 1.10/SOP- Sebagai pedoman pengajuan pegawai yang akan Purna Bhakti Proses ini di mulai dari pengajuan Purna Bhakti oleh pegawai yang akan memasuki masa purna bhakti kepada. Masa Purna Bhakti adalah berakhirnya masa kerja pegawai di Universitas Muhammadiyah Surabaya tentang Perguruan Pengajuan Purna Bhakti WAREK II Yang bersangk utan BAK BAS Mengirim disposisi Pemeriksaan Kelengkapan Purna Bhakti Penerbitan SK Purna Bhakti Proses pencairan dana tanda kehormatan
17 SOP CUTI Tanggal: 13 April 2013 Kode/No : 1.11/SOP- dari 3 Sebagai pedoman pengajuan cuti oleh Pegawai Proses ini di mulai ketika pegawai mengajukan permohonan cuti Cuti adalah Hak pegawai untuk mendapatkan libur pada hari kerja sesuai kententuan perundangan yang berlaku tentang Perguruan WAREK II Pegawai Pengajuan Permohonan Cuti Disposisi dan WAREK II Pemeriksaan Surat Cuti Penerbitan SK Cuti
18 Kode/No : 1.12/SOP- SOP MUTASI Sebagai pedoman Mutasi Pegawai Universitas Muhammadiyah Surabaya. Proses ini dimulai ketika permohonan mutasi diajukan Mutasi adalah Proses perpindahan posisi atau jabatan pegawai. tentang Perguruan Pengiriman Disposisi Mutasi WARE K II BAS Yang bersangk utan Doku men Draft SK Mutasi Paraf SK Mutasi TTD REKTOR Pemberian SK Mutasi
19 Kode/No : 1.13/SOP- SOP SURAT PERINGATAN Sebagai Pedoman pemberian Surat Peringatan Proses ini dilakukan saat seorang pegawai terbukti melakukan pelanggaran Surat Peringatan adalah salah satu bentuk sangsi untuk pegawai yang melakukan pelanggaran tentang Perguruan Pelaporan Surat Peringatan ke Melakukan penyelidikan atas laporan Menerima Hasil Penyelidikan dari REKTOR Pelapor dokume n 5 hari Menerima Rekomendasi dari & membuat Dratf Surat Peringatan Penerbitan Surat Peringatan 1 Hari
20 SOP KENAIKAN PANGKAT/GOLONGAN Kode/No : 1.14/SOP- 2013 dari 3 Sebagai pedoman pengajuan kenaikan pangkat/golongan Proses ini dilaksanakan ketika seorang pegawai sudah waktunya mendapatkan kenaikan pangkat/golongan Kenaikan Pangkat/golongan adalah Hak yang diterima pegawai setiap 4 tahun. tentang Perguruan Pengajuan Kenaikan Pangkat/Golongan Disposisi REKTOR WAREK II Yang bersangkuta n BAK Proses Verifikasi berkas Tanda Tangan Penerbitan SK Kenaikan Pangkat/Golongan Tembusan SK Kenaikan Pangkat/Golongan 1 Hari
21 Kode/No : 1.15SOP- SOP KENAIKAN BERKALA Sebagai pedoman pengajuan kenaikan berkala pegawai Proses ini dimulai pada saat pegawai sudah memasuki masa kenaikan berkala Kenaikan Berkala adalah Hak yang diterima setiap pegawai universitas muhammadiyah berupa kenaikan gaji pokok setiap 2 tahun tentang Perguruan Pengajuan Kenaikan Berkala Pengajuan Berkas Kenaikan Berkala BAS Yang bersangkuta n BAK Surat pengajua n Berkas pengajua n Verifikasi Berkas Kenaikan Berkala Surat pengajuan dan disposisi Pengiriman Pemeberitahuan Berkala Surat Kenaikan Penyesuaian besar gaji pokok Surat kenaikan berkala Surat kenaikan berkala
22 Kode/No : 1.16/SOP- SOP DIKLAT TENAGA KEPENDIDIKAN/DOSEN dari 1 Sebagai pedoman DIKLAT Tenaga Kependidikan dan Dosen Proses ini di mulai ketika ada pengajuan mengikuti DIKLAT DIKLAT adalah salah satu cara peningkatan kualitas dosen dan tenaga kependidikan tentang Perguruan Pengajuan Hasil SKP Pegawai REKTOR BAS Yang bersangkutan dokum en Verifikasi Penilaian SKP Pegawai Rekomendasi REKTOR Disposisi REKTOR Pemberian fasilitas Pelatihan dan diklat Pegawai
23 Kode/No : 1.17/SOP- SOP DP3/SKP Sebagai Pedoman penyusuna Sasaran Kinerja Pegawai Proses ini di mulai dari awal penyusunan SKP SKP adalah bentuk penilaian kinerja pegawai Universitas Muhammadiyah Surabaya. tentang Perguruan Pengisian Form SKP Pimpina n Yang bersangkut an BAS doku men Penyerahan From yang sudah diisi Persetujuan Tanda Tangan Form SKP Penyerahan Hasil Pengisian Form SKP
24 SOP PEMBERIAN SANKSI PEGAWAI Kode/No : 1.18/SOP- dari 3 Sebagai Pedoman Pemberian Sanksi bagi Pegawai Universitas Muhammadiyah Surabaya. Proses ini dilaksanakan pada saat ada pegawai yang akan diberikan sanksi. Sanksi adalah hukuman yang diterima pegawai yang telah melakukan pelanggaran. tentang Perguruan Menrima laporan Pelanggaran Ka. Biro/Unit/ Lembaga/ Dekan/LE P2 Pegawai Disposisi KE Pelajari Laporan dan Lakukan Penyelidikan dan Laporkan Hasil Mengambil Kesimpulan dan mengembalikan 1 Hari 1 Hari Menyiapkan sanksi sesuai dengan rekomendasi Menerima Sanksi 1 Hari 1 Hari
25 SOP PEMBERHENTIAN PEGAWAI Kode/No : 1.19/SOP- Sebagai pedoman Pemberhentian Pegawai Proses ini di mulai saat ada pegawai yang akan diberhentikan Pemberhentian adalah Saat pegawai dihentikan masa kerjanya sebelum masa purna bhakti tentang Perguruan
26 BAK Pegawai Menerima Laporan Pelanggaran Berat oleh Pegawai Menerima Disposisi dari dan melakukan penyelidikan atas laporan tersebut. Membuat Kesimpulan atas hasil Penyelidikan tersebut dan melaporkan kepada Memberikan rekomendasi pemberhentian kepada Menindaklanjuti rekomendasi membuat pemberhentian dengan surat Tanda tangan SK Pemberhentian 1 Hari menghapus Pegawai dari daftar Pegawai BAK memberikan uang kehormatan SK Diterima Pegawai yang bersangkutan 2 Hari