i RENCANA STRATEGIS BAGIAN MARKETING UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA TAHUN 2015-2020 MARET 2016
LEMBAR PENGESAHAN RENCANA STRATEGIS BAGIAN MARKETING UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA TAHUN 2015-2020 Tangerang Selatan, Maret 2016 Menyetujui, Riama Simorangkir, S.Sos. Kepala UPA Marketing, Promosi dan Humas Leenawaty Limantara, Ph.D. Rektor Mengetahui, Edmund Sutisna Presiden
RINGKASAN EKSEKUTIF Rencana Strategis Universitas Pembangunan Jaya ( ) Marketing adalah dokumen yang menentukan strategi dan pengambilan keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya untuk mencapai strategi selama lima mendatang ( 2015 2020 ). Dua isu strategis utama yang ditemukan marketing adalah kuantitas ( ju mlah ) dan kualitas ( potensi akademik ) mahasiswa baru yang belum tercapai sesuai standard target yang ditentukan Universitas. Dalam mencapai target yang ditentukan Universitas maka marketing akan melakukan pengembangan selama 2015 2020 yang berfokus pada: 1) Pemberian beasiswa uang pangkal ( SP ) yang menarik bagi siswa dan sesuai dengan target pendapatan finansial. 2) Memperkuat image sebagai kampus yang berfokus pada Urban Development and Urban Lifestyle 3) Memperluas area kerjasama dengan sekolah sekolah 4) Kerjasama dengan PEMDA DIKTI untuk menambah jumlah mahasiswa baru dan 5) kan pelayanan prima untuk kepuasan konsumen. Ruang lingkup Renstra dibatasi dengan 1) Aktifitas Marketing 2) Kerjasama dengan SMA/ SMK 3) pendaftar 4) calon mahasiswa seleksi umum 5) maha diterima membayar dan melakukan registrasi. Renstra ini menjelaskan visi dan misi marketing, tujuan dan sasarannya serta analisis situasi di internal dan eksternal, komptensi marketing dan kondisi sekarang dan yang diharapkan. Renstra ini diakhiri dengan Indikator Performansi Kerja dan Program Kerja. iii
KATA PENGANTAR Dalam era persaingan antar perguruan tinggi yang semakin ketat, Universitas Pembangunan Jaya tidak hanya bersaing untuk menghadapi Perguruan Tinggi Swasta namun juga Perguruan Tinggi Negeri di Indonesia. Dengan berkurangnya subsidi pemerintah untuk Perguruan Tinggi Negeri, maka saat ini semua Perguruan Tinggi Negeri juga melakukan kegiatan kegiatan agresif untuk mendapatkan mahasiswa baru. Untuk dapat memenangkan persaingan pasar mendapatkan mahasiswa baru maka Universitas Pembangunan Jaya memerlukan langkah langkah strategis untuk memperkuat posisinya sebagai Universitas Swasta yang mengedepankan Urban Lifestyle dan Urban Development. Penulisan renstra bagian Marketing diharapkan dapat menetapkan program pemasaran yang lebih berkesinambungan serta mampu bersaing dengan Universitas lainnya di Indonesia. Renstra merupakan hasil proses pemikiran dari seluruh anggota bagian marketing, diharapkan seluruh strategi strategi dalam periode 2016 2019 dapat terlaksana dengan dukungan penuh dari pihak Universitas. Nama Lembaga : Riama Simorangkir : Marketing, Promosi dan Humas iv
DAFTAR ISI Lembar Pengesahan ii Ringkasan Eksekutif iii Kata Pengantar. iv Daftar Isi v Daftar Tabel. vi Daftar Gambar. vii I. Pendahuluan a. Latar Belakang 1 b. Permasalahan.. 1 c. Tujuan Pengembangan 2 d. Sasaran.. 2 e. Ruang Lingkup. 2 II. Profil Program Studi/Lembaga a. Visi, Misi.. 3 b. Tujuan, Sasaran 3 III. Analisis Situasi a. Kompetensi Unit/Program Studi 4 b. Struktur Organisasi Unit/Program Studi 4 c. Kondisi Umum 4 d. Kondisi yang diharapkan 5 e. Analisis Kesenjangan 6 IV. Arah Kebijakan dan Strategi a. Kebijakan 7 b. Strategi Pencapaian Target (Isinya: Tabel, Roadmap dan Anggaran yang dibutuhkan) 7 V. Program dan Kegiatan 8-10 VI. Penutup 11 v
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1 Tabel Kondisi Umum 4 Tabel 2 Tabel Analisa SWOT 6 Tabel 3 Program Kegiatan Langsung Bertemu Siswa ( BTL ) 8-9 Tabel 4 Program Branding ( ATL ) 9 Tabel 5 Anggaran 10
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1 Struktur Organisasi 4 Gambar 2 Pathway of excellent 5 Gambar 3 Rincian Aktivitas 5 Gambar 4 Tujuan dan Sasaran Strategis 7
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Perguruan tinggi membutuhkan dana yang cukup dalam melaksanakan kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Berdasarkan Undang Undang RI No 12 2012 Bab V yang mengatur ketentuan mengenai tanggung jawab dan sumber pendanaan pendidikan tinggi, maka pada pasal 85 tercantum bahwa pendanaan perguruan tinggi dapat bersumber dari biaya pendidikan yang ditanggung oleh mahasiswa sesuai dengan kemampuan mahasiswa, orang tua mahasiswa, atau pihak lain yang membiayai. Dalam hal ini, maka salah satu sumber pendapatan Universitas Pembangunan Jaya adalah dari biaya pendidikan berupa SP, SPP dan SKS. Uang Pangkal ( SP ) dibebankan kepada calon mahasiswa, sebelum mengikuti perkuliahan di Universitas Pembangunan Jaya. Dana yang terkumpul dari SP digunakan Universitas sebagai dana investasi, sedangkan dana yang terkumpul dari SPP dan SKS digunakan Universitas sebagai dana operasional. Besar dan kecilnya total SP yang diperoleh Universitas Pembangunan Jaya ditentukan oleh jumlah mahasiswa ( investasi ( value ). volume ) dan pendapatan biaya Untuk memperoleh mahasiswa baru, Universitas Pembangunan Jaya harus menghadapi persaingan yang ketat dengan PTN dan PTS lainnya. Menghadapi jumlah perguruan tinggi di Indonesia, terutama di Jabodetabek yang terus membuat marketing Universitas Pembangunan Jaya memerlukan perencanaan pemasaran yang efektif dan efisien dalam menghadapi pesaing dalam memperoleh mahasiswa baru. Bagian Marketing merupakan bagian yang bertanggungjawab atas perolehan pendapatan dari mahasiswa, terutama dana investasi yang berasal dari uang pangkal ( SP ) memerlukan perencanaan yang benar. Melalui perencanaan yang benar, maka marketing dapat menentukan langkah langkah yang perlu diambil untuk mencapai target yang ditentukan Universitas. 1
B. PERMASALAHAN Tantangan yang dihadapi bagian marketing Universitas Pembangunan Jaya antara lain dipengaruhi oleh semakin beratnya persaingan antar Perguruan Tinggi di Indonesia. Dengan semakin berkurangnya subsidi dana pemerintah untuk Perguruan Tinggi Negeri, maka persaingan yang dihadapi Universitas Pembangunan Jaya tidak hanya berasal dari Perguruan Tinggi Swasta, namun juga berasal dari Perguruan Tinggi Negeri. Dibutuhkan strategi strategi yang efektif dan efisien untuk menjawab isu strategis unit yaitu kuantitas dan kualitas potensi akademik mahasiswa baru masih belum sesuai standar target yang ditetapkan Universitas. 1 C. TUJUAN PENGEMBANGAN Dari permasalahan tersebut, maka tujuan pengembangan 2015 2020 difokuskan pada: 1. Pemberian beasiswa uang pangkal ( SP ) yang menarik bagi siswa dan sesuai dengan target pendapatan finansial. 2. Memperkuat image sebagai kampus yang berfokus pada Urban Development and Urban Lifestyle 3. Memperluas area kerjasama dengan sekolah sekolah. 4. Kerjasama dengan PEMDA DIKTI untuk menambah jumlah mahasiswa baru. 5. kan pelayanan prima untuk kepuasan konsumen. D. SASARAN Mahasiswa Baru dan Pendapatan investasi selama periode 2016 2019: Tahun 2016 Mahasiswa Baru: 400 Pendapatan investasi: Rp. 6,4 M Tahun 2017 Mahasiswa Baru: 700 Pendapatan investasi: Rp. 14.8 M Tahun 2018 Mahasiswa Baru: 850 Pendapatan investasi: Rp. 20.6M Tahun 2019 Mahasiswa Baru: 1000 Pendapatan investasi: Rp. 24.2 M E. RUANG LINGKUP Ruang lingkup Renstra Tahun 2015-2020 terdiri dari atas: 1. Aktifitas Marketing 2. Kerjasama dengan SMA/ SMK 3. pendaftar 4. calon mahasiswa seleksi umum 5. maha diterima membayar dan melakukan registrasi 2
BAB II PROFIL PROGRAM STUDI/UNIT A. VISI DAN MISI Visi: menjadi ujung tombak Universitas Pembangunan Jaya ( ) dalam memperkenalkan sebagai universitas yang mengedepankan Urban Development and Urban Lifestyle Misi: 1. Merencanakan dan mengembangkan strategi promosi yang efektif dengan mengoptimalisasikan potensi yang terdapat di internal untuk menjamin keberlangsungan Universitas. 2. Memperkenalkan dan menanamkan citra Universitas kepada masyarakat nasional dan internasional sebagai institusi pendidikan yang unggul dan memiliki warna khas tersendiri. 3. kan minat calon peserta didik untuk menempuh pendidikan di Universitas. 4. Menyusun dan mengembangkan program kerjasama dengan pihak eksternal untuk memperluas jaringan dan memberikan kesempatan calon peserta didik mengenal Universitas Pembangunan Jaya. B. TUJUAN DAN SASARAN 1. Memperkuat posisi sebagai Perguruan Tinggi Swasta yang memiliki keunggulan Urban Development and Urban Lifestyle 2. Mencapai target jumlah mahasiswa baru dan pendapatan investasi yang ditetapkan oleh Universitas. 3
BAB III ANALISIS SITUASI A. KOMPETENSI BAGIAN Analisis situasi dapat dilihat dalam keunggulan keunggulan yang dimiliki, yaitu: 1. Didukung oleh Jaya Group sebagai trademark link and match. 2. Dukungan Student Ambassador terhadap bagian marketing yang antusias. 3. Hubungan dengan sekolah partner yang baik. B. STRUKTUR ORGANISASI Gambar 1 C. KONDISI UMUM Tabel 1 Parameter Baseline ( -2015 ) Target 5 Sumber Daya Manusia SDM 10 staf 12 staf SA: 30 mahasiswa Mahasiswa MABA: 276 Value: Rp. 4,055 M SA: 50 mahasiswa ( aktif ) Kenaikan volume ( jumlah mahasiswa ): 1.000 Kenaikan value ( pendapatan uang pangkal/ SP ): Rp. 24.2M 4
D. KONDISI YANG DIHARAPKAN Gambar 2 Detail target digambarkan dengan ilustrasi dibawah ini: Gambar 3 5
E. ANALISIS KESENJANGAN Berdasarkan analisis situasi terdapat perbedaan antara kondisi saat ini dengan kondisi yang diharapkan. Untuk mengatasi kesenjangan yang dihadapi marketing, maka perlu membuat analisa SWOT untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dihadapi. Tabel 2 6
BAB IV ARAH KEBIJAKAN DAN STRATEGI A. KEBIJAKAN Dasar kebijakan dalam pelaksanaan kegiatan marketing terdapat di: 1. Undang Undang RI No 12 2012 Bab V pasal 85 mengatur pendanaan Pendidikan Tinggi dapat bersumber dari biaya pendidikan yang ditanggung mahasiswa sesuai kemampuan mahasiswa, orang tua mahasiswa atau pihak lain yang membiayai. 2. SK Presiden mengenai target jumlah mahasiswa setiap Tahun Ajaran berlangsung. B. STRATEGI PENCAPAIAN TARGET Gambar 4 Tujuan dan sasaran strategis didasari oleh 1 isu strategis marketing. Berdasarkan analisa SWOT, maka strategis marketing adalah: kuantitas dan kualitas ( potensi akademik ) mahasiswa baru masih belum tercapai sesuai standard target yang ditetapkan Universitas. 7
BAB V PROGRAM DAN KEGIATAN Untuk mencapai tujuan marketing selama 5 mendatang ( 2015 2020 ), faktor kunci penentu kesuksesan adalah: 1. SDM Marketing yang berkualitas ( staf dan student ambassador ) 2. Kegiatan sales, marketing & branding yang efektif kan jumlah mahasiswa baru. A. PROGRAM KEGIATAN LANGSUNG BERTEMU DENGAN SISWA TARGET ( BTL ) Tabel 3 No. Kegiatan Indikator Keberhasilan Output Jangka Jangka Jangka Pendek Menengah Panjang 2016 2018 2020 2019-2021 2021-2025 Outcome Impact 1 MGM ( guru & siswa/ mahasiswa ) siswa yang berkuliah di rekomendasi pihak internal & eksternal MGM 15%. MGM 20%. MGM 30%. MGM 40% MGM 50%. Semakin banyak guru, siswa/ mahasiswa yang memberikan rekomendasi untuk MABA 2 Presentasi / Pameran Pendidikan di sekolahsekolah dan area sekolah sekolah partner sekolah bertambah 50 setiap nya. sekolah bertambah 50 setiap nya. sekolah bertambah 50 setiap nya. sekolah bertambah 50 setiap nya. sekolah bertambah 50 setiap nya. dan area sekolah sekolah semakin luas MABA 3 Try Out siswa yang Try Out karena Try Out 10% dari lalu. karena Try Out 10% dari lalu karena Try Out 10% dari lalu karena Try Out 10% dari lalu karena Try Out 10% dari lalu Peserta sekolah yang mengikuti Try Out MABA 4 Seminar/ Open house/ Workshop dan kualitas kegiatan yang diadakan di Siswa yang kunjungan ke 10% dari lalu Siswa yang kunjungan ke 10% dari lalu Siswa yang kunjungan ke 10% dari lalu Siswa yang kunjungan ke setiap nya. Siswa yang kunjungan ke setiap nya. kunjungan siswa ke MABA dan awareness terhadap 8
5 Pameran Pendidikan di JCC dan Mall siswa yang berkuliah di setelah mendapatkan penjelasan di pameran berkuliah di setelah mendapat kan penjelasan di pameran 10% dari 2015 berkuliah di setelah mendapatk an penjelasan di pameran 25% dari 2015 berkuliah di setelah mendapatk an penjelasan di pameran 40% dari 2015 Kontribusi jumlah pameran adalah 20% Kontribusi jumlah pameran adalah 30% Awareness di kalangan orang tua dan siswa MABA B. PROGRAM BRANDING ( ATL ) Tabel 4 No. Kegiatan Indikator Keberhasilan Jangka Pendek Output Jangka Menengah 2016 2018 2020 2019-2021 Jangka Panjang 2021-2025 Outcome Impact 6 Promosi di Media Cetak dan Elektronik Awareness Awareness 5% dari 2015 Awareness 10% dari 2016 Awareness 10% dari 2018 dikenal di Jabodetabek, Medan dan Kalimantan dikenal di Indonesia Awareness di masyarakat luas Peminat siswa berkuliah di 7 Website dan media sosial Website mudah diakses dan isinya informasi menarik pengunjung website dan anggota media sosial 20% dari lalu pengunjung website dan anggota media sosial 40% dari 2016 pengunjung website dan anggota media sosial 40% dari 2018 Peringkat webometric ada di peringkat 100 Peringkat webometr ic ada di peringkat 50 Publikasi mengenai dan prodi Awareness semakin di nasional dan internasion al 9
Tabel 5 Anggaran No. Kegiatan Rekapitulasi Anggaran (x1000 dalam satuan Rupiah) Jangka Pendek Jangka Menengah Jangka Panjang 2016 2018 2020 2019-2021 2021-2025 Lain-Lain Lain-Lain Lain-Lain Lain-Lain Lain-Lain 1 MGM ( guru & siswa/ mahasiswa ) 119 178 235 2 Presentasi / Pameran Pendidikan di sekolahsekolah 400 598 791 3 Try Out 220 329 435 4 Seminar/ Workshop/ Training 350 523 692 5 Pameran di JCC/ Mall 220 329 435 6 Promosi di Media Cetak dan Elektronik 20 29 38 7 Website dan media sosial 72 107 141 10
BAB VI PENUTUP Renstra bagian marketing dapat menjadi pedoman dalam pelaksanaan kegiatan selama jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Bahan renstra ini pun dapat menjadi acuan dalam mengevaluasi kegiatan di setiap akhir ajaran. Kegiatan kegiatan strategis untuk mencapai target mahasiswa baru dan nilai investasi yang ditetapkan Universitas harus dijadikan acuan dasar unit kerja, sehingga rencana strategis ini dapat dijalankan secara bersama sama. Target target pencapaian renstra marketing untuk 5 ( lima ) mendatang cukup menantang sehingga diperlukan keterlibatan seluruh unit dan program studi dalam mendukung pelaksanaan kegiatan kegiatan strategis yang sudah ditetapkan marketing. Agar pelaksanaan kegiatan sesuai di jalur yang benar, maka pelaksanaan Renstra perlu dipantau dan dievaluasi secara periodik. Rapat kerja di internal marketing maupun dengan bagian lain akan dilakukan secara periodik untuk memperlancar kegiatan yang ditargetkan marketing. Perubahan renstra akan dilakukan sesuai kondisi yang dihadapi dan persetujuan dari pihak manajemen. Akhirnya dengan tersusunnya restra bagian marketing semoga dapat bermanfaat bagi semua pihak, dan mampu mendorong pencapaian target yang ditetapkan Universitas. 11