BAB ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN SAAT INI. Sejarah Singkat Perusahaan PT Swahusada Guna Instrumentasi merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan umum. Produk-produk yang diperdagangkan terutama adalah produk-produk instrumentasi, seperti limit switch, flow meter, transducer, controller, dan lain-lain. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 6 Oktober 989 dengan akte pendirian nomor 54 di hadapan notaris Haji Asmawel Amin, SH. Akte tersebut telah disahkan oleh Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan nomor C-7-HT0.0 TH90. PT Swahusada Guna Instrumentasi memiliki Surat Izin Usaha Perdagangan nomor 6/0879-P/09-0/PB/IX/96 dan telah dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP) pada tanggal 0 Agustus 994. Saat ini jabatan Direktur pada PT Swahusada Guna Instrumentasi dipegang oleh Bapak Ir. Handijono. Perusahaan ini beralamat di Komplek Green Garden, Blok A4 No. 4, Jakarta Barat. Perusahaan ini menjual berbagai produk-produk instrumentasi, seperti limit switch, flow meter, transducer, controller, pressure switch, dan lain-lain. Produkproduk yang dijual oleh PT Swahusada Guna Instrumentasi diperoleh dari berbagai pemasok yang dimiliki perusahaan ini. Pemasok yang dimiliki perusahaan ini cukup banyak karena jenis produk yang dijual perusahaan ini sangat banyak. Jumlah pelanggan perusahaan ini pun cukup banyak, baik
54 pelanggan individu maupun perusahaan-perusahaan. Pelanggan perusahaan ini tidak hanya berasal dari Jakarta saja, tetapi juga ada yang berasal dari luar Jakarta.. Visi dan Misi Perusahaan Visi Menjadi perusahaan distributor produk-produk instrumentasi yang berkualitas sehingga mampu bersaing di pasar bebas. Misi Menyediakan produk-produk instrumentasi yang berkualitas baik serta memberikan pelayanan yang terbaik bagi para pelanggan.
55. Struktur Organisasi Struktur organisasi PT Swahusada Guna Instrumentasi ditunjukkan pada gambar. berikut ini. Direktur Manajer Umum Manajer Pemasaran & Penjualan Manajer Akuntansi / Keuangan Manajer Teknik Manajer Operasional Bagian Pemasaran Bagian Akuntansi / Keuangan Bagian Pembelian Bagian Penjualan Bagian Kasir Bagian Gudang Bagian Pengiriman Gambar. Struktur Organisasi PT. Swahusada Guna Instrumentasi Sumber : PT Swahusada Guna Instrumentasi Tahun 009
56.4 Tugas dan Tanggung Jawab Organisasi Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang ada dalam struktur organisasi PT Swahusada Guna Instrumentasi dapat diuraikan sebagai berikut :. Direktur Bertanggung jawab atas kelangsungan hidup perusahaan dan pencapaian tujuan perusahaan secara menyeluruh. Menentukan visi dan misi perusahaan serta strategi-strategi yang digunakan untuk mencapainya. Menentukan arah dan tujuan perusahaan secara menyeluruh baik jangka pendek maupun jangka panjang. Memilih, mengangkat, dan memberhentikan manajer umum dan manajermanajer lainnya.. Manajer Umum Bertanggung jawab langsung kepada direktur utama. Mengawasi dan menjamin kelancaran jalannya kegiatan operasional sehari-hari perusahaan. Menentukan harga jual standar produk, jangka waktu pembayaran, dan cara pembayaran. Menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan pemasok perusahaan. Memantau kinerja manajer-manajer lain yang ada di bawahnya.
57. Manajer Pemasaran & Penjualan Bertanggung jawab langsung kepada manajer umum. Mengawasi langsung kinerja bagian pemasaran dan bagian penjualan. Menentukan strategi-strategi pemasaran untuk meningkatkan penjualan. Menetapkan target penjualan produk perusahaan setiap tahun. Melakukan analisa terhadap kebutuhan pasar dan membuat rencana dalam rangka memperluas pangsa pasar. 4. Manajer Akuntansi / Keuangan Bertanggung jawab langsung kepada manajer umum. Mengawasi langsung kinerja bagian akuntansi / keuangan dan bagian kasir. Mengambil kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan keuangan perusahaan. Menangani hal-hal yang berkaitan dengan perbankan, perpajakan, dan hal-hal lainnya yang berkaitan dengan keuangan. 5. Manajer Teknik Bertanggung jawab langsung kepada manajer umum. Bertanggung jawab atas kualitas barang-barang yang dijual oleh perusahaan. Melakukan pengujian terhadap keadaan barang-barang sebelum dikirimkan kepada pelanggan.
58 6. Manajer Operasional Bertanggung jawab langsung kepada manajer umum. Mengawasi langsung kinerja bagian pembelian, bagian gudang dan bagian pengiriman. Memastikan kelancaran proses pembelian, penerimaan dan pengeluaran barang serta pengiriman barang kepada pelanggan. 7. Bagian Pemasaran Bertanggung jawab langsung kepada manajer pemasaran & penjualan. Melaksanakan strategi-strategi pemasaran yang telah ditentukan untuk mencapai target penjualan produk perusahaan. Menjalin hubungan baik dengan pelanggan. 8. Bagian Penjualan Bertanggung jawab langsung kepada manajer pemasaran & penjualan. Melakukan proses penjualan barang dimulai dari penerimaan Purchase Order, pembuatan,, dan Faktur Pajak Standar. 9. Bagian Akuntansi / Keuangan Bertanggung jawab langsung kepada manajer akuntansi / keuangan. Mengecek piutang pelanggan yang sudah / akan jatuh tempo dan melakukan proses penagihan piutang kepada pelanggan melalui telepon. Mencatat transaksi perusahaan ke dalam jurnal.
59 Menyetorkan giro yang diterima dari pelanggan. Mengeluarkan cek untuk membayar pemasok dan biaya operasional sehari-hari perusahaan. Mengelola kas besar perusahaan. Menyiapkan laporan keuangan bulanan perusahaan. Membuat laporan pajak perusahaan. 0. Bagian Kasir Bertanggung jawab langsung kepada manajer akuntansi / keuangan. Mengelola kas kecil perusahaan. Menerima pembayaran dari pelanggan dan melakukan pembayaran kepada pemasok serta biaya operasional sehari-hari perusahaan. Membuat Bukti Penerimaan Kas dan Bukti Pengeluaran Kas. Melakukan pencatatan atas keluar masuknya kas kecil perusahaan dan mencocokan saldo kas kecil dengan uang fisik yang ada setiap hari. Menyetorkan uang ke kas besar perusahaan apabila jumlahnya sudah melebihi jumlah maksimal kas kecil yang ditetapkan oleh perusahaan yaitu Rp. 0.000.000,- (sepuluh juta rupiah).. Bagian Pembelian Bertanggung jawab langsung kepada manajer operasional. Melakukan proses pembelian barang untuk persediaan di gudang dan juga untuk memenuhi back order.
60 Membuat Purchase Order dan mengirimkannya kepada pemasok. Mencari pemasok yang menawarkan harga yang terbaik.. Bagian Gudang Bertanggung jawab langsung kepada manajer operasional. Menerima barang yang dikirimkan oleh pemasok. Mencocokan jumlah dan kondisi barang yang diterima dari pemasok dengan Purchase Order yang dibuat oleh bagian pembelian. Mengepak barang sesuai dengan yang dibuat oleh bagian penjualan. Mencatat penerimaan dan pengeluaran barang di gudang.. Bagian Pengiriman Bertanggung jawab langsung kepada manajer operasional. Melakukan pengiriman barang langsung kepada pelanggan atau mengantarkan barang ke pihak ekspedisi jika pelanggan berada di luar kota. Memastikan barang dikirim tepat waktu kepada pelanggan.
6.5 Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dagang, dan Penerimaan Kas yang Berjalan.5. Prosedur Penjualan Tunai Prosedur penjualan tunai pada PT Swahusada Guna Instrumentasi terdiri dari empat prosedur, yaitu prosedur penerimaan pesanan dari pelanggan dan pengiriman barang, prosedur penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan prosedur retur penjualan..5.. Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan dan Pengiriman Barang Para pelanggan, baik pelanggan lama maupun pelanggan baru, yang ingin melakukan pemesanan terlebih dahulu akan memberitahukan mengenai data barang yang diinginkan melalui telepon, fax, atau email kepada bagian pemasaran. Kemudian bagian pemasaran akan mengecek ketersediaan barang di gudang dan harga jual barang. Apabila barang tidak tersedia di gudang, maka bagian pemasaran akan memberitahukan kepada bagian pembelian untuk menghubungi pemasok melalui telepon untuk mengecek ketersediaan barang pada pihak pemasok. Setelah itu, bagian pemasaran akan membuat Quotation (Surat Penawaran Harga) sebanyak rangkap yang berisi mengenai ketersediaan barang, harga jual, dan jangka waktu pembayaran. Quotation akan dikirimkan kepada pelanggan melalui fax dan kemudian akan diarsipkan oleh bagian pemasaran berdasarkan nomor urut. Berdasarkan Quotation yang dikirimkan oleh bagian pemasaran, pelanggan akan mengirimkan Purchase Order kepada bagian penjualan melalui fax. Apabila barang yang dipesan telah tersedia, maka bagian penjualan akan
6 langsung membuat 4 rangkap yang akan didistribusikan sebagai berikut : rangkap ke, ke dan ke diberikan kepada bagian gudang. rangkap ke 4 diberikan kepada bagian akuntansi / keuangan. Setelah itu, bagian penjualan akan membuat rangkap yang akan didistribusikan sebagai berikut : rangkap ke diberikan kepada pelanggan pada saat pembayaran sudah lunas. rangkap ke dan ke diberikan kepada bagian akuntansi / keuangan. Selain itu, bagian penjualan juga akan membuat Faktur Pajak Standar rangkap yang akan didistribusikan sebagai berikut : Faktur Pajak Standar rangkap ke diberikan kepada pelanggan. Faktur Pajak Standar rangkap ke dan ke akan diarsipkan sesuai nomor urut dokumen. Bagian penjualan akan mengarsipkan Purchase Order yang diterima dari pelanggan. Bagian keuangan / akuntansi akan mengarsipkan sementara Delivery Order rangkap ke 4 dan rangkap ke dan ke berdasarkan nomor urut dokumen. Setelah menerima rangkap ke, ke, dan ke, bagian gudang akan mengepak barang sesuai dengan yang diterima dari bagian penjualan. Barang yang sudah dipak beserta rangkap ke, ke, dan ke diserahkan ke bagian pengiriman. Setelah itu, bagian gudang akan mencatat pengeluaran barang ke dalam kartu gudang. Bagian pengiriman
6 kemudian akan mencocokan rangkap ke, ke, dan ke yang diterima dari bagian gudang serta rangkap ke dan Faktur Pajak Standar rangkap ke yang diterima dari bagian penjualan dengan barang yang sudah dipak. Apabila pelanggan berada di dalam kota, bagian pengiriman akan langsung mengirim barang beserta rangkap ke, ke, dan ke serta rangkap ke dan Faktur Pajak Standar rangkap ke kepada pelanggan. Pelanggan akan menerima rangkap ke, Faktur Pajak Standar rangkap ke dan rangkap ke, ke, dan ke. Pelanggan akan menandatangani rangkap ke, ke, dan ke dan memberikan kembali rangkap ke beserta pembayaran kepada bagian pengiriman. Apabila pelanggan berada di luar kota, bagian pengiriman akan langsung mengantarkan barang ke pihak ekspedisi beserta rangkap ke, ke, dan ke, rangkap ke dan Faktur Pajak Standar rangkap ke. Bagian pengiriman akan menerima Bukti Tanda Terima Kiriman Barang dari pihak ekspedisi sebagai bukti pengiriman barang. Setelah menerima barang yang dikirimkan, pelanggan akan menandatangani rangkap ke, ke, dan ke dan mengirimkan kembali rangkap ke ke perusahaan. Bagian pengiriman akan mengarsipkan Bukti Tanda Terima Kiriman Barang dan menyerahkan rangkap ke ke bagian akuntansi / keuangan. Setelah menerima rangkap ke dari bagian pengiriman, bagian akuntansi / keuangan akan mencocokan dengan rangkap ke 4 dan rangkap ke dan ke. Kemudian bagian akuntansi / keuangan
64 akan mengarsipkan rangkap ke dan ke 4 bersama dengan rangkap ke dan ke..5.. Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan Bagian kasir akan menerima pembayaran dari bagian pengiriman / bukti transfer dari pelanggan. Apabila pelanggan melakukan pembayaran melalui transfer bank, pelanggan harus mengirimkan bukti transfer ke bagian kasir sebelum barang dikirimkan kepada pelanggan. Setelah itu, bagian kasir akan membuat Bukti Penerimaan Kas sebanyak rangkap. Bukti Penerimaan Kas tersebut akan diberikan ke bagian akuntansi / keuangan untuk dicatat ke dalam jurnal penerimaan kas. Bagian kasir merangkap fungsi penerimaan dan penyimpanan pembayaran dari pelanggan. Pada akhir bulan, bagian akuntansi / keuangan akan membuat laporan penjualan dan laporan penerimaan kas yang akan diserahkan ke manajer umum. Laporan ini hanya memberikan informasi minimal mengenai kegiatan penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas perusahaan..5.. Prosedur Retur Penjualan Retur penjualan jarang terjadi pada PT Swahusada Guna Instrumentasi. Hal ini dikarenakan bagian teknik telah melakukan pengetesan terhadap produkproduk yang ada sebelum dikirimkan kepada pelanggan. Oleh karena itu, retur penjualan dapat dilakukan dengan syarat waktu pengembalian barang tidak lebih dari 0 hari, membawa serta rangkap ke dan rangkap
65 ke dan ke serta kerusakan bukan disebabkan oleh kelalaian pada pihak pelanggan. Pelanggan yang akan melakukan retur penjualan dapat membawa Surat Retur rangkap, beserta barang yang akan diretur kepada bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan akan mengecek tanggal pengiriman barang tersebut untuk mengetahui kesesuaian dengan syarat retur. Jika semua persyaratan retur penjualan telah terpenuhi, bagian penjualan akan menandatangani Surat Retur tersebut dan mengembalikan Surat Retur rangkap ke kepada pelanggan. Bagian penjualan akan mengarsipkan Surat Retur rangkap ke berdasarkan tanggal dan memberikan barang yang diretur kepada bagian gudang. Apabila pelanggan ingin dikirimkan barang pengganti, maka bagian penjualan akan memberitahukan bagian gudang untuk mengepak barang pengganti dan mengirimkannya ke pelanggan. Apabila pelanggan tidak ingin dikirimkan barang pengganti, maka bagian penjualan akan memberitahukan bagian akuntansi / keuangan untuk melakukan pengurangan piutang pelanggan pada transaksi berikutnya. Prosedur ini dilakukan secara lisan tanpa adanya dokumentasi, seperti surat retur penjualan, surat jalan retur, dan memo kredit.
66.5. Rich Picture Prosedur Penjualan Tunai Gambar. Rich Picture Prosedur Penjualan Tunai yang Berjalan
67.5. Flow Chart Prosedur Penjualan Tunai.5.. Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan dan Pengiriman Barang Bagian Pemasaran Bagian Penjualan Mulai Mulai Pelanggan Bagian Gudang Pelanggan Melalui Fax Purchase Order Kartu Gudang Data barang Mengecek ketersediaan barang Membuat Quotation Quotation Membuat,, Faktur Pajak Standar Faktur Pajak Standar 4 D Melalui Fax Ke Pelanggan N Gambar. Diagram Alir Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan dan Pengiriman Barang
68 Bagian Gudang Menyiapkan dan mengepak barang Bersama barang Kartu Gudang 4 Gambar.4 Diagram Alir Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan dan Pengiriman Barang (lanjutan)
69 Bagian Pengiriman (a) Bagian Pengiriman (b) 4 4 Pelanggan Faktur Pajak Standar Faktur Pajak Standar 5 Mencocokan Delivery Order,, dan Faktur Pajak Standar Mencocokan Delivery Order,, dan Faktur Pajak Standar Bersama barang Bersama barang Faktur Pajak Standar Faktur Pajak Standar Untuk pelanggan Pihak Ekspedisi Bersama uang tunai Bukti Tanda Terima Kiriman Barang 5 D Keterangan (a) Pengiriman dilakukan oleh bagian pengiriman (b) Pengiriman menggunakan jasa ekspedisi Gambar.5 Diagram Alir Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan dan Pengiriman Barang (lanjutan)
70 Bagian Akuntansi / Keuangan 5 4 Mencocokan 4 Selesai Gambar.6 Diagram Alir Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan dan Pengiriman Barang (lanjutan)
7.5.. Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan Bagian Kasir Bagian Akuntansi / Keuangan Mulai Pelanggan Mulai Uang tunai Bukti transfer 4 Bukti Penerimaan Kas Jurnal Penerimaan Kas Selesai Membuat Bukti Penerimaan Kas Membuat laporan Bukti Penerimaan Kas Bukti Penerimaan Kas 4 Laporan Penjualan Laporan Penerimaan Kas N Diserahkan ke manajer umum Gambar.7 Diagram Alir Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan
7.5.. Prosedur Retur Penjualan Bagian Penjualan Mulai Surat Retur Syarat retur terpenuhi? Tidak Menolak Retur Ya Bersama barang Kartu Piutang Surat Retur Surat Retur D Untuk Pelanggan Untuk Pelanggan Gambar.8 Diagram Alir Prosedur Retur Penjualan
7.5.4 Prosedur Penjualan Kredit Prosedur penjualan kredit pada PT Swahusada Guna Instrumentasi terdiri dari lima prosedur, yaitu prosedur penerimaan pesanan dari pelanggan dan pengiriman barang, prosedur penagihan, prosedur penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan prosedur retur penjualan..5.4. Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan dan Pengiriman Barang Penjualan secara kredit hanya boleh dilakukan oleh pelanggan lama. Untuk pelanggan baru, pemesanan pertama harus dilakukan secara tunai. Para pelanggan yang ingin melakukan pemesanan terlebih dahulu akan memberitahukan mengenai data barang yang diinginkan melalui telepon, fax, atau email kepada bagian pemasaran. Kemudian bagian pemasaran akan mengecek ketersediaan barang di gudang dan harga jual barang. Apabila barang tidak tersedia di gudang, maka bagian pemasaran akan memberitahukan kepada bagian pembelian untuk menghubungi pemasok melalui telepon untuk mengecek ketersediaan barang pada pihak pemasok. Setelah itu, bagian pemasaran akan membuat Quotation (Surat Penawaran Harga) sebanyak rangkap yang berisi mengenai ketersediaan barang, harga jual, dan jangka waktu pembayaran. Quotation akan dikirimkan kepada pelanggan melalui fax dan kemudian akan diarsipkan oleh bagian pemasaran berdasarkan nomor urut. Berdasarkan Quotation yang dikirimkan oleh bagian pemasaran, pelanggan akan mengirimkan Purchase Order kepada bagian penjualan melalui fax. Bagian penjualan akan langsung memproses pesanan pelanggan tersebut tanpa melakukan pengecekan terhadap status piutang dari pelanggan. Apabila barang
74 yang dipesan telah tersedia, maka bagian penjualan akan langsung membuat 4 rangkap yang akan didistribusikan sebagai berikut : rangkap ke, ke dan ke diberikan kepada bagian gudang. rangkap ke 4 diberikan kepada bagian akuntansi / keuangan. Setelah itu, bagian penjualan akan membuat rangkap yang akan didistribusikan sebagai berikut : rangkap ke diberikan kepada pelanggan pada saat pembayaran sudah lunas. rangkap ke dan ke diberikan kepada bagian akuntansi / keuangan. Selain itu, bagian penjualan juga akan membuat Faktur Pajak Standar rangkap yang akan didistribusikan sebagai berikut : Faktur Pajak Standar rangkap ke diberikan kepada pelanggan. Faktur Pajak Standar rangkap ke dan ke akan diarsipkan sesuai nomor urut dokumen. Bagian penjualan akan mengarsipkan Purchase Order yang diterima dari pelanggan. Bagian keuangan / akuntansi akan mengarsipkan sementara Delivery Order rangkap ke 4 dan rangkap ke dan ke berdasarkan nomor urut dokumen. Setelah menerima rangkap ke, ke, dan ke, bagian gudang akan mengepak barang sesuai dengan yang diterima dari bagian penjualan. Barang yang sudah dipak beserta rangkap ke, ke, dan ke diserahkan ke bagian pengiriman. Setelah itu, bagian gudang akan mencatat pengeluaran barang ke dalam kartu gudang. Bagian pengiriman
75 kemudian akan mencocokan rangkap ke, ke, dan ke yang diterima dari bagian gudang serta rangkap ke dan Faktur Pajak Standar rangkap ke yang diterima dari bagian penjualan dengan barang yang sudah dipak. Apabila pelanggan berada di dalam kota, bagian pengiriman akan langsung mengirim barang beserta rangkap ke, ke, dan ke serta rangkap ke dan Faktur Pajak Standar rangkap ke kepada pelanggan. Pelanggan akan menerima rangkap ke, Faktur Pajak Standar rangkap ke dan rangkap ke, ke, dan ke. Pelanggan akan menandatangani rangkap ke, ke, dan ke dan memberikan kembali rangkap ke beserta Tanda Terima Faktur kepada bagian pengiriman. Apabila pelanggan berada di luar kota, bagian pengiriman akan langsung mengantarkan barang ke pihak ekspedisi beserta rangkap ke, ke, dan ke, rangkap ke dan Faktur Pajak Standar rangkap ke. Bagian pengiriman akan menerima Bukti Tanda Terima Kiriman Barang dari pihak ekspedisi sebagai bukti pengiriman barang. Setelah menerima barang yang dikirimkan, pelanggan akan menandatangani rangkap ke, ke, dan ke dan mengirimkan kembali rangkap ke beserta Tanda Terima Faktur ke perusahaan. Bagian pengiriman akan mengarsipkan Bukti Tanda Terima Kiriman Barang dan menyerahkan rangkap ke dan Tanda Terima Faktur ke bagian akuntansi / keuangan. Setelah menerima rangkap ke dan Tanda Terima Faktur dari bagian pengiriman, bagian akuntansi / keuangan akan mencocokan dengan
76 rangkap ke 4 dan rangkap ke dan ke dan mencatat transaksi tersebut ke dalam jurnal penjualan dan kartu piutang pelanggan. Kemudian bagian akuntansi / keuangan akan mengarsipkan rangkap ke dan ke 4 bersama dengan rangkap ke ke dalam arsip sementara. rangkap ke dan Tanda Terima Faktur akan diarsipkan sementara untuk melakukan penagihan kepada pelanggan..5.4. Prosedur Penagihan Pada saat tanggal jatuh tempo piutang, bagian akuntansi / keuangan akan melakukan penagihan kepada pelanggan secara lisan melalui telepon tanpa mengirimkan surat penagihan kepada pelanggan. Penagihan dilakukan berdasarkan Tanda Terima Faktur dari pelanggan dan rangkap ke yang telah diarsip sebelumnya. Bagian akuntansi / keuangan melakukan pengecekan terhadap tagihan-tagihan yang ada satu per satu secara manual..5.4. Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan Pada transaksi penjualan kredit, pelanggan dapat melakukan pembayaran berupa uang tunai / giro / transfer ke rekening perusahaan. Apabila pelanggan membayar dengan giro, maka giro harus dapat dicairkan paling lambat pada tanggal jatuh tempo piutang. Sementara pelanggan yang melakukan pembayaran dengan cara transfer ke rekening perusahaan, pelanggan harus mengirimkan bukti transfer melalui fax ke bagian kasir. Berdasarkan uang tunai yang diterima / slip setoran giro / bukti transfer, bagian kasir akan membuat Bukti Penerimaan Kas sebanyak rangkap. Bukti
77 Penerimaan Kas tersebut akan diberikan ke bagian akuntansi / keuangan untuk dicatat ke dalam jurnal penerimaan kas dan mengurangi jumlah piutang pelanggan yang bersangkutan. Pelanggan akan menerima kembali Tanda Terima Faktur sebagai bukti bahwa pelanggan telah melunasi tagihannya. Bagian kasir merangkap fungsi penerimaan dan penyimpanan pembayaran dari pelanggan. Pada akhir bulan, bagian akuntansi / keuangan akan membuat laporan penjualan, laporan status piutang dan laporan penerimaan kas yang akan diserahkan ke manajer umum. Laporan ini hanya memberikan informasi minimal mengenai kegiatan penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas perusahaan..5.4.4 Prosedur Retur Penjualan Retur penjualan jarang terjadi pada PT Swahusada Guna Instrumentasi. Hal ini dikarenakan bagian teknik telah melakukan pengetesan terhadap produkproduk yang ada sebelum dikirimkan kepada pelanggan. Oleh karena itu, retur penjualan dapat dilakukan dengan syarat waktu pengembalian barang tidak lebih dari 0 hari, membawa serta rangkap ke dan rangkap ke dan ke serta kerusakan bukan disebabkan oleh kelalaian pada pihak pelanggan. Pelanggan yang akan melakukan retur penjualan dapat membawa Surat Retur rangkap, beserta barang yang akan diretur kepada bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan akan mengecek tanggal pengiriman barang tersebut untuk mengetahui kesesuaian dengan syarat retur. Jika semua persyaratan retur penjualan telah terpenuhi, bagian penjualan akan menandatangani Surat Retur tersebut dan mengembalikan Surat Retur
78 rangkap ke kepada pelanggan. Bagian penjualan akan mengarsipkan Surat Retur rangkap ke berdasarkan tanggal dan memberikan barang yang diretur kepada bagian gudang. Apabila pelanggan ingin dikirimkan barang pengganti, maka bagian penjualan akan memberitahukan bagian gudang untuk mengepak barang pengganti dan mengirimkannya ke pelanggan. Apabila pelanggan tidak ingin dikirimkan barang pengganti, maka bagian penjualan akan memberitahukan bagian akuntansi / keuangan untuk melakukan pengurangan piutang pelanggan. Apabila jumlah piutang pelanggan lebih kecil dibandingkan dengan nilai retur, maka pengurangan piutang akan dilakukan untuk transaksi berikutnya. Prosedur ini dilakukan secara lisan tanpa adanya dokumentasi, seperti surat retur penjualan, surat jalan retur, dan memo kredit.
79.5.5 Rich Picture Prosedur Penjualan Kredit Gambar.9 Rich Picture Prosedur Penjualan Kredit yang Berjalan
80.5.6 Flow Chart Prosedur Penjualan Kredit.5.6. Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan dan Pengiriman Barang Bagian Pemasaran Bagian Penjualan Mulai Mulai Pelanggan Bagian Gudang Pelanggan Melalui Fax Purchase Order Kartu Gudang Data barang Mengecek ketersediaan barang Membuat Quotation Quotation Membuat,, Faktur Pajak Standar Faktur Pajak Standar 4 D Melalui Fax Ke Pelanggan N Gambar.0 Diagram Alir Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan dan Pengiriman Barang
8 Bagian Gudang Menyiapkan dan mengepak barang Bersama barang Kartu Gudang 4 Gambar. Diagram Alir Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan dan Pengiriman Barang (lanjutan)
8 Bagian Pengiriman (a) Bagian Pengiriman (b) 4 4 Pelanggan Faktur Pajak Standar Faktur Pajak Standar Tanda Terima Faktur Mencocokan Delivery Order,, dan Faktur Pajak Standar Mencocokan Delivery Order,, dan Faktur Pajak Standar 5 Bersama barang Bersama barang Faktur Pajak Standar Faktur Pajak Standar Pelanggan Untuk pelanggan Pihak Ekspedisi Tanda Terima Faktur Bukti Tanda Terima Kiriman Barang 5 D Keterangan (a) Pengiriman dilakukan oleh bagian pengiriman (b) Pengiriman menggunakan jasa ekspedisi Gambar. Diagram Alir Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan dan Pengiriman Barang (lanjutan)
8 Bagian Akuntansi / Keuangan 5 4 Tanda Terima Faktur Mencocokan Jurnal Penjualan Tanda Terima Faktur 4 Kartu Piutang Selesai D Gambar. Diagram Alir Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan dan Pengiriman Barang (lanjutan)
84.5.6. Prosedur Penagihan Bagian Akuntansi / Keuangan Mulai Tanda Terima Faktur Melakukan penagihan melalui telepon Tertagih? Ya Tidak Tanda Terima Faktur Tanda Terima Faktur Ke Pelanggan N D Gambar.4 Diagram Alir Prosedur Penagihan
85.5.6. Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan Bagian Kasir Bagian Akuntansi / Keuangan Mulai Mulai Menerima pembayaran dari pelanggan 4 Bukti Penerimaan Kas Jurnal Penerimaan Kas Berupa giro? Ya Giro Kartu Piutang Tidak Membuat laporan Selesai Uang tunai Menyetorkan giro ke bank Bukti transfer Bukti Penerimaan Kas Giro Slip setoran 4 Ke bank Laporan Status Piutang Laporan Penjualan N Membuat Bukti Penerimaan Kas Slip setoran Laporan Penerimaan Kas Slip setoran Bukti Penerimaan Kas Diserahkan ke manajer umum D Gambar.5 Diagram Alir Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan
86.5.6.4 Prosedur Retur Penjualan Bagian Penjualan Mulai Surat Retur Syarat retur terpenuhi? Tidak Menolak Retur Ya Bersama barang Kartu Piutang Surat Retur Surat Retur D Untuk Pelanggan Untuk Pelanggan Gambar.6 Diagram Alir Prosedur Retur Penjualan
87.6 Permasalahan yang Dihadapi dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dagang, dan Penerimaan Kas yang Berjalan. Tidak adanya batasan limit kredit yang tetap bagi masing-masing pelanggan. Saat ini perusahaan tidak menetapkan batasan jumlah limit kredit yang tetap bagi masing-masing pelanggan. Pada saat pelanggan melakukan pemesanan, bagian penjualan tidak melakukan pengecekan terhadap status piutang pelanggan. Menurut Wilkinson et al. (000, p4), setiap pesanan dari pelanggan dimasukkan ke dalam sebuah formulir penjualan berdasarkan formulir pesanan pembelian dari pelanggan atau pesanan melalui telepon. Kemudian akan dilakukan pengecekan status kredit pelanggan dengan membandingkan jumlah limit kredit dengan total piutang ditambah dengan total pesanan penjualan. Hal ini disebabkan karena bagian penjualan tidak memiliki informasi terbaru mengenai status piutang pelanggan. Selain itu, perusahaan juga belum menetapkan standar kriteria penetapan limit kredit yang baku untuk menentukan besarnya limit kredit yang dapat diambil oleh pelanggan. Kondisi ini mengakibatkan risiko piutang tak tertagih menjadi tinggi dimana pelanggan dapat terus melakukan pemesanan walaupun piutangpiutang yang sebelumnya belum dilunasi. Hal ini tentu saja sangat merugikan bagi perusahaan karena dapat menghambat aliran kas masuk perusahaan yang digunakan untuk membiayai biaya operasional sehari-hari dan membayar pemasok.
88 Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menetapkan standar kriteria penetapan limit kredit yang baku untuk menentukan besarnya limit kredit yang dapat diambil oleh masing-masing pelanggan. Penetapan besarnya limit kredit dilakukan oleh bagian keuangan yang berada di bawah manajer keuangan serta memperoleh persetujuan dari manajer umum. Selain itu, bagian penjualan juga harus melakukan pengecekan terhadap limit kredit pelanggan sebelum menyetujui pesanan dari pelanggan.. Terdapat beberapa prosedur dalam proses penjualan yang tidak dilengkapi dengan dokumen-dokumen pendukung. Saat ini, terdapat beberapa prosedur dalam proses penjualan perusahaan yang tidak dilengkapi dengan pembuatan dokumen sebagai pelengkap. Contohnya adalah tidak adanya surat penagihan yang dibuat pada saat melakukan penagihan. Selain itu, perusahaan juga tidak melengkapi penerimaan retur penjualan dengan surat retur penjualan, surat jalan retur, dan memo kredit. Informasi-informasi pada kegiatan ini hanya disampaikan secara lisan melalui telepon. Menurut Wilkinson et al. (000, p49), dokumen yang digunakan untuk menangani kegiatan retur penjualan adalah memo kredit. Memo kredit merupakan dokumen yang memungkinkan pengurangan kredit konsumen untuk pengembalian penjualan atau penyisihan penjualan. Hal ini disebabkan karena perusahaan menganggap proses penagihan melalui telepon sudah cukup. Selain itu, retur penjualan yang jarang terjadi
89 membuat perusahaan merasa cukup menanganinya dengan pemberian informasi antar bagian secara lisan. Kondisi ini tentu saja menyulitkan perusahaan dalam memperoleh informasi yang diperlukan. Bagian akuntansi / keuangan yang melakukan proses penagihan seringkali lupa mengenai piutang pelanggan mana yang sudah ditagih atau belum yang disebabkan tidak adanya catatan mengenai penagihan yang pernah dilakukan. Selain itu, bagian penjualan juga tidak memiliki catatan mengenai retur penjualan yang terjadi dan juga tindak lanjut dari proses tersebut apakah dilakukan penukaran dengan barang yang baru atau dilakukan pemotongan piutang pelanggan. Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan merancang sistem prosedur penagihan yang dilengkapi dengan surat penagihan yang berfungsi untuk melakukan penagihan atas piutang yang akan atau telah jatuh tempo serta sistem prosedur retur penjualan yang dilengkapi dengan surat retur penjualan, surat jalan retur, dan memo debit yang berfungsi sebagai catatan atas retur penjualan yang terjadi di perusahaan.. Terjadi perangkapan fungsi penerimaan, penyimpanan, dan pencatatan kas di bagian akuntansi / keuangan dan bagian kasir. Saat ini, fungsi penerimaan, penyimpanan, dan pencatatan kas dapat dilakukan baik oleh bagian akuntansi / keuangan dan bagian kasir dimana bagian akuntansi / keuangan bertanggung jawab atas pengelolaan kas besar dan bagian kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas kecil.
90 Menurut Jones dan Rama (006, p05), salah satu komponen pengendalian internal adalah aktivitas pengendalian. Salah satu elemen dalam aktivitas pengendalian adalah pemisahan tugas (segregation of duties). Pemisahan tugas merupakan penetapan tanggung jawab untuk mengotorisasi transaksi, melakukan transaksi, mencatat transaksi, dan menjaga aset yang dilakukan oleh karyawan yang berbeda. Hal ini disebabkan karena perusahaan tidak memiliki kebijakan mengenai bagian mana yang bertanggung jawab untuk masing-masing fungsi tersebut. Selain itu, perusahaan juga masih menerapkan sistem kekeluargaan dalam perekrutan karyawan. Kondisi ini sangat berisiko terhadap terjadinya lapping yang dilakukan oleh bagian yang terkait di mana karyawan dapat mengubah catatan akuntansi yang ada untuk mendukung tindakannya tersebut. Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah pemisahan tanggung jawab antara fungsi penerimaan, penyimpanan, dan pencatatan kas. Fungsi penerimaan kas dapat dilakukan oleh bagian kasir, fungsi penyimpanan kas dilakukan oleh bagian keuangan, dan fungsi pencatatannya dilakukan oleh bagian akuntansi. 4. Seringkali terjadi piutang jatuh tempo yang terlewat penagihannya. Saat ini, perusahaan melakukan penagihan piutang pelanggan berdasarkan rangkap ke dan Tanda Terima Faktur yang telah diarsipkan sebelumnya. Seringkali perusahaan melakukan penagihan kepada pelanggan setelah piutang jatuh tempo.
9 Menurut Wilkinson et al. (000, p48), sebuah daftar tagihan dan ringkasan piutang akan dicetak. Daftar tagihan adalah sebuah daftar transaksi penjualan yang terdiri dari data-data berkaitan dengan tagihan penjualan yang disiapkan pada hari tersebut. Ringkasan piutang menunjukkan perubahan pada akun pelanggan yang terjadi akibat transaksi pada hari tersebut. Hal ini disebabkan karena sulitnya pengecekan piutang pelanggan melalui arsip yang ada dimana bagian akuntansi / keuangan harus mengecek tagihan-tagihan yang ada satu per satu secara manual yang cukup memakan waktu lama. Kondisi ini mengakibatkan banyak piutang jatuh tempo yang terlewat penagihannya. Hal ini tentu saja dapat menghambat aliran kas masuk perusahaan. Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan merancang sistem yang dapat menampilkan daftar status piutang pelanggan yang dilengkapi dengan waktu jatuh tempo masing-masing piutang untuk memudahkan dalam melakukan penagihan dan mengatasi masalah keterlambatan penagihan. 5. Pembuatan laporan seringkali mengalami keterlambatan serta tidak adanya laporan-laporan yang dapat mendukung keputusan-keputusan strategis manajemen. Saat ini, laporan yang ada berkaitan dengan sistem penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas perusahaan hanya laporan penjualan, laporan status piutang, dan laporan penerimaan kas. Laporan-laporan tersebut tidak
9 dapat memberikan informasi yang lebih rinci yang dapat mendukung pengambilan keputusan strategis manajemen. Selain itu, pembuatan laporanlaporan yang sudah ada seringkali mengalami keterlambatan. Menurut Wilkinson et al. (000, p46-44), beberapa laporan yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas, antara lain operational listing and reports yang meliputi monthly statement, open orders report, sales invoice register, shipping register, cash receipts journal, dan credit memo register, inquiry display screens, scheduled managerial reports yang meliputi accounts receivable aging schedule, reports on critical factors, sales analyses, dan cash flow statements serta demand managerial report. Hal ini disebabkan karena bagian akuntansi / keuangan harus mengumpulkan arsip-arsip yang ada yang memakan waktu yang cukup lama. Selain itu, pihak manajemen sudah merasa cukup dengan laporan-laporan yang ada. Kondisi ini mengakibatkan laporan yang dihasilkan menjadi tidak up to date sehingga dapat menghambat pihak manajemen dalam mengambil keputusan. Pihak manajemen juga seringkali mengalami kesulitan dalam pengambilan keputusan karena tidak adanya informasi-informasi yang lebih rinci mengenai kegiatan penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas perusahaan dimana manajer harus meminta secara khusus kepada bagianbagian yang terkait untuk memperoleh informasi yang diinginkan. Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan merancang sebuah sistem yang dapat menghasilkan laporan-laporan yang
9 lebih rinci yang dapat mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen berkaitan dengan sistem penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas perusahaan.