MANUAL MUTU AKADEMI FARMASI IKIFA JAKARTA 2018
A. Visi Menjadi perguruan tinggi farmasi yang menghasilkan lulusan, berdaya saing tinggi dengan mengedepankan akhlak mulia dan IPTEK dalam pekerjaan kefarmasian ditingkat nasional pada tahun 2023. B. Misi 1. Menyelenggarakan tridharma perguruan tinggi yang berkualitas dengan mengedepankan akhlak mulia dan IPTEK dalam pekerjaan kefarmasian ditingkat nasional. 2. Menyelenggarakan penelitian farmasi yang berdayasaing tinggi dengan mengedepankan akhlak mulia dan IPTEK dalam pekerjaan kefarmasian ditingkat nasional. 3. Menyelenggarakan pengabdian masyarakat dibidang farmasi yang berdaya saing tinggi dengan mengedepankan akhlak mulia dan IPTEK dalam pekerjaan kefarmasian ditingkat nasional. 4. Mengembangkan kerjasama dengan stakeholders berkelanjutan untuk meningkatkan kualitas pendidikan dan mutu lulusan. C. Tujuan 1. Menghasilkan tridharma perguruan tinggi yang berkulitas dengan mengedepankan akhlak mulia dan IPTEK dalam pekerjaan kefarmasian ditingkat nasional; 2. Menghasilkan penelitian farmasi yang berdaya saing tinggi dengan mengedepankan akhlak mulia dan IPTEK dalam pekerjaan kefarmasian ditingkat nasional. 3. Menghasilkan pengabdian masyarakat yang berdaya saing tinggi dengan mengedepankan akhlak mulia dan IPTEK dalam pekerjaan kefarmasian ditingkat nasional. 4. Menghasilkan kerjasama dengan stakeholders secara berkelanjutan untuk meningkatkan kualitas pendidikan dan mutu lulusan.
D. Tujuan Manual 1. Manual Penetapan : Manual penetapan standar SPMI Akademi Farmasi IKIFA dimaksudkan untuk merancang, merumuskan, dan menetapkan Standar SPMI. 2. Manual Pelaksanaan : Manual pelaksanaan SPMI bertujuan untuk melaksanakan Standar SPMI Akademi Farmasi IKIFA dalam upaya peningkatan kinerja, peningkatan proses penyelenggaraan dan peningkatan mutu serta sebagai perangkat untuk terwujudnya budaya mutu dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di Akademi Farmasi IKIFA secara terus-menerus dan berkelanjutan. 3. Manual Evaluasi Pelaksanaan : Manual evaluasi pelaksanaan Standar SPMI bertujuan untuk mengevaluasi kesesuaian antara perencanaan dengan pelaksanaan sehingga isi Standar SPMI dapat dikendalikan. 4. Manual Pengendalian Pelaksanaan : Manual pengendalian pelaksanaan Standar SPMI dimaksudkan sebagai manajemen kendali mutu untuk mengevaluasi implementasi standar SPMI secara periodik dan menjaga berkelanjutan kualitas dalam peningkatan standar SPMI sehingga isi standar SPMI dapat tercapai. 5. Manual Peningkatan : Manual peningkatan standar SPMI bertujuan untuk meninjau ketercapaian dan meningkatkan standar SPMI disetiap akhir siklus suatu standar SPMI. E. Luas Lingkup Manual 1. Manual Penetapan : Manual Penetapan Standar SPMI Akademi Farmasi IKIFA berlaku untuk semua standar SPMI.
2. Manual Pelaksanaan : Manual Pelaksanaan Standar SPMI Akademi Farmasi IKIFA berlaku untuk semua standar SPMI yang dijabarkan dalam standar operasional prosedur (SOP) dan instruksi kerja (IK). 3. Manual Evaluasi Pelaksanaan : a. Sebelum pengendalian pelaksanaan isi Standar SPMI diperlukan pemantauan atau pengawasan, pengecekan atau pemeriksaan, atau evaluasi secara berkelanjutan apakah Standar SPMI telah dapat dicapai atau dipenuhi; b. Berlaku untuk seluruh Standar SPMI. 4. Manual Pengendalian Pelaksanaan : a. Ketika pelaksanaan isi standar SPMI telah dievaluasi pada tahap sebelumnya ternyata diketemukan ketidaksesuaian dan diperlukan tindak lanjut berupa koreksi oleh UPMI agar standar SPMI terpenuhi. b. Berlaku untuk seluruh standar SPMI. 5. Manual Peningkatan : a. Ketika pelaksanaan isi semua standar dalam 1 (satu) siklus berakhir dan kemudian standar SPMI tersebut ditingkatkan. b. Berlaku untuk seluruh standar SPMI. F. Definisi/Istilah 1. Merancang Standar SPMI adalah olah pikir untuk menghasilkan Standar SPMI tentang semua hal yang dibutuhkan untuk mengembangkan mutu Akademi Farmasi IKIFA. Kegiatan ini berupa penjabaran 24 Standar Nasional Dikti, dan penetapan Standar Dikti yang khas Akademi Farmasi IKIFA berupa Standar Bidang Akademik dan Standar Bidang Non Akademik. 2. Merumuskan Standar SPMI adalah menuliskan isi setiap Standar SPMI ke dalam bentuk pernyataan lengkap dan utuh. 3. Menetapkan Standar SPMI adalah tindakan persetujuan dan pengesahan Standar SPMI sehingga Standar SPMI dinyatakan berlaku.
4. Studi Pelacakan adalah studi untuk mendapatkan data yang diperlukan dari pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal sebagai bahan acuan untuk menentukan / membuat draf standar. 5. Uji publik merupakan proses pengujian atau sosialisasi kepada pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal dari draf standar sebelum ditetapkan sebagai standar. 6. Melaksanakan Standar SPMI adalah ukuran, spesifikasi, patokan, sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar harus dipatuhi, dikerjakan, dipenuhi pencapaiannya. 7. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah uraian tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis, dan koheren. 8. Intruksi Kerja (IK) adalah rincian daftar tugas yang harus dilakukan oleh penerima tugas. 9. Formulir adalah instrumen tertulis dapat berupa ceklis, template yang harus diisi oleh penerima formulir sebagai pelengkap dokumen. 10. Evaluasi adalah melakukan pengukuran atau suatu proses atau suatu kegiatan agar diketahui apakah proses atau kegiatan tersebut dilaksanakan sesuai dengan isi Standar SPMI. 11. Pemeriksaan adalah mengecek atau mengaudit secara rinci semua aspek penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dilakukan secara berkala, untuk menyocokkan apakah semua penyelenggaraan pendidikan tinggi tersebut sesuai dengan isi Standar SPMI. 12. Pengendalian adalah melakukan tindakan koreksi atas pelaksanaan Standar SPMI sehingga penyimpangan/kegagalan pemenuhan standar SPMI dapat diperbaiki. 13. Tindakan koreksi adalah melakukan tindakan perbaikan sehingga ketercapaian/kegagalan pemenuhan isi standar SPMI dapat dipenuhi oleh pelaksana isi standar SPMI. 14. Siklus standar SPMI adalah durasi atau masa berlakunya suatu standar SPMI sesuai dengan aspek yang diatur didalamnya. 15. Evaluasi standar SPMI adalah tindakan menilai isi standar SPMI. 16. Pengembangan atau peningkatan standar adalah upaya untuk mengevaluasi dan memperbaiki isi standar SPMI secara periodik dan berkelanjutan.
G. Langkah langkah Penetapan Standar 1. Manual Penetapan : a. Menjadikan Visi dan Misi Akademi Farmasi IKIFA sebagai titik tolak dan tujuan akhir dari mulai merancang sampai menetapkan standar. b. Mengumpulkan dan mempelajari isi peraturan perundang-undangan yang relevan dengan aspek lingkup standar SPMI. c. Melakukan evaluasi diri dengan menerapkan analisis SWOT. d. Melaksanakan studi pelacakan tentang aspek yang hendak dibuat standarnya terhadap kepentingan penyelenggaraan pendidikan di Akademi Farmasi IKIFA. e. Merumuskan draf awal standar SPMI f. Mensosialisasikan standar SPMI dalam rapat struktural untuk mendapatkan masukan. g. Menyempurnakan standar atau merumuskan kembali standar dengan memperhatikan masukan dari pemangku kepentingan, pengguna lulusan, alumni, dan seluruh unit kerja di Akademi Farmasi IKIFA. h. Melakukan verifikasi dan pengendalian tentang pernyataan standar untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan. i. Menetapkan dan sahkan dalam bentuk surat keputusan Yayasan / Direktur. 2. Manual Pelaksanaan : a. Melakukan persiapan teknis dan atau administratif pelaksanaan standar SPMI yang disesuaikan dengan isi standar. b. Menyiapkan prosedur kerja/ Standar Operasional Prosedur (SOP), Instruksi Kerja atau sejenisnya sesuai dengan isi standar untuk pelaksanaan isi standar yang telah ditetapkan. c. Melakukan sosialisasi Standar SPMI yang diberlakukan kepada seluruh pejabat struktural, tenaga pendidik, tenaga kependidikan serta mahasiswa secara periodik dan konsisten. d. Melaksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan menggunakan isi standar SPMI yang telah ditetapkan sebagai tolak ukur pencapaian/pemenuhan Standar SPMI.
3. Manual Evaluasi Pelaksanaan : a. Melakukan pengukuran secara periodik, misalnya harian, mingguan, bulanan, atau semesteran terhadap ketercapaian isi semua Standar SPMI. b. Mencatat atau merekam semua temuan berupa ketidaksesuaian perencanaan dengan pelaksanaan pendidikan yang tidak sesuai dengan isi standar. c. Mencatat bila ditemukan ketidaklengkapan dokumen seperti Standar operasional prosedur (SOP), Instruksi Kerja (IK), formulir dari setiap standar yang telah dilaksanakan. d. Memeriksa dan mempelajari alasan atau penyebab terjadinya ketidaksesuaian dari isi standar, atau bila isi standar tidak tercapai. e. Membuat laporan tertulis secara periodik tentang semua hasil pengukuran diatas. f. Melaporkan hasil pengukuran ketercapaian isi seluruh Standar SPMI kepada pimpinan unit kerja dan Direktur Akademi Farmasi IKIFA, disertai saran atau rekomendasi. 4. Manual Pengendalian Pelaksanaan : a. Memeriksa dan mempelajari hasil evaluasi yang dilakukan pada tahap sebelumnya, dan mempelajari alasan atau penyebab terjadi penyimpangan atau gagal capai dari isi standar SPMI. b. Mengambil tindakan korektif terhadap setiap penyimpangan/gagal ketercapaian isi standar SPMI. c. Mencatat atau merekam semua tindakan korektif yang diambil. d. Memantau secara terus menerus efek dari tindakan korektif. e. Membuat laporan tertulis secara periodik tentang semua hal yang menyangkut pengendalian standar. f. Melaporkan hasil dari pengendalian standar kepada Direktur, disertai dengan saran/rekomendasi. 5. Manual Peningkatan : a. Mempelajari laporan hasil pengendalian standar SPMI. b. Menyelenggarakan rapat untuk mendiskusikan hasil laporan tersebut. c. Mengevaluasi isi standar SPMI. d. Lakukan revisi isi standar SPMI sehingga menjadi standar SPMI yang baru yang lebih tinggi daripada standar SPMI sebelumnya.
e. Prosedur yang berlaku dalam penetapan standar SPMI yang lebih tinggi tersebut sebagai standar SPMI yang baru. H. Kualifikasi Petugas 1. Direktur 2. Wakil Direktur I, II, III 3. UPMI 4. UPPM 5. Seluruh unit terkait sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. I. Dokumen Pendukung 1. Daftar peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan atau yang berkaitan dengan pendidikan; 2. Semua Standar SPMI Akademi Farmasi IKIFA; 3. Standar Operasional Prosedur (SOP), Intruksi Kerja (IK) atau sejenisnya; 4. Prosedur Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI; 5. Formulir Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI; 6. Laporan Hasil Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI; 7. Prosedur Pengendalian Pelaksanaan Standar SPMI; 8. Formulir Pengendalian Pelaksanaan Standar SPMI; 9. Laporan Hasil Pengendalian Pelaksanaan Standar SPMI; 10. Dokumen tertulis berupa formulir/template standar; 11. Manual ini digunakan secara bersamaan dengan manual penetapan standar