Dasar Komunikasi Himstreet dan Baty dalam Djoko Purwanto (2011:4) KOMUNIKASI adalah proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Bovee dalam Djoko Purwanto (2011:4) KOMUNIKASI adalah proses pengiriman dan penerimaan Rogers, dalam Dewi (2007:3) KOMUNIKASI adalah suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi terhadap satu sama lain yang pada gilirannya akan tiba kepada saling pengertian. Secara umum, KOMUNIKASI melibatkan minimal dua orang atau lebih, dan proses pemindahan nya dapat dilakukan dengan menggunakan cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seorang melalui lisan, tulisan maupun sinyal-sinyal non-verbal. Definisi Komunikasi Jenis KOMUNIKASI yang kita ketahui adalah: a) Komunikasi Antar Pribadi (Interpersonal Communication) merupakan bentuk dari komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua pihak dan cenderung lebih fleksibel (luwes) dan informal. Misal: komunikasi antara teman, keluarga, tetangga dalam bentuk bahasa gaul, bahasa tubuh, maupun bahasa gado-gado atau campuran. b) Komunikasi Lintas Budaya (Intercultural / Cross-Cultural Communication) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan dua orang atau lebih, yang masingmasing memiliki budaya yang berbeda karena geografis tempat tinggal. Misal: komunikasi antar daerah, wilayah, maupun negara. c) Komunikasi Bisnis (Business Communication) merupakan komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi non-verbal untuk mencapai tujuan tertentu. Definisi Komunikasi Perbedaan Komunikasi Antar Pribadi dan Komunikasi Bisnis:. URAIAN KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI KOMUNIKASI BISNIS Orientasi / Tujuan Kepentingan Pribadi Kepentingan Bisnis Pokok Bahasan Masalah Pribadi Masalah Bisnis Bahasa yang Digunakan Informal, Bahasa Campuran Formal, Baku Format Penulisan Tidak Standar, Fleksibel Standar Gaya Penulisan Tidak Standar Standar Kertas Surat yang Digunakan Tanpa Kop Surat Dengan Kop Surat Stempel / Cap Tanpa Stempel / Cap Dengan Stempel / Cap Contoh Surat Keluarga Surat Bisnis
Komunikasi BISNIS Komunikasi Bisnis (Business Communication) merupakan komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu (Djoko Purwanto (2011:5). Komunikasi Bisnis (Business Communication) adalah komunikasi yang dilakukan antar manusia, manusia dengan institusi, institusi dengan institusi, yang berkaitan dengan pertukaran barang /jasa untuk memperoleh profit (Priyatna dan Elvinaro (2009:25)). Proses Komunikasi Model Komunikasi Berlo (David K. Berlo) Unsur utama komunikasi; Source, Message, Channel, Receiver dan 3 unsur lain yaitu; effect, feedback, dan lingkungan Sumber (Source) Pesan (Message) Saluran dan Media (Channel) (Receiver) Efek Umpan Balik Lingkungan Sumber: diadosi dari Dewi,2007, Komunikasi Bisnis, C.V Andi Offset, Yogyakarta, hal. 4 Komuniksi dianggap efektif hanya jika komunikan memahami dengan benar dan memberikan respon sesuai dengan apa yang diinginkan oleh komunikator. Bovee & Thill (2007:7) komunikasi yang efektif akan membantu mengatur arus kerja, memperbaiki hubungan bisnis, meningkatkan citra profesional, dan memberikan berbagai manfaat lainnya (gambar 1.2)
Gambar 1.2 Manfaat Komunikasi Yang Efektif Respon stakeholder lebih meningkat Citra profesional lebih meningkat Bahan promosi lebih jelas Pemecahan masalah lebih cepat KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Hubungan bisnis lebih kuat Pengambilan keputusan lebih mantab Produktivitas lebih meningkat Arus kerja lebih mantab 1. Praktis. Karakteristik Komunikasi yang Efektif. Memuat informasi yang berguna bagi penerima, yaitu informasi dapat membantu mereka melakukan tindakan yang diinginkan atau untuk memahami keinginan pengirim. 2. Faktual. Berisi fakta yang jelas, meyakinkan, akurat, etis dan bukan kesan. 3. Padat. Mengandung informasi yang paling penting, dan bukan semua informasi. 4. Jelas. Berisi yang menghasilkan respon spesifik dari penerima. 5. Persuasif. Mengungkapkan manfaat bagi penerima yang memberikan respon sesuai dengan cara yang pengirim inginkan. Sumber: Bovee & Thill,2007, KomunikasiBisnis, Jilid I. P T Indeks, Jakarta, hal. 5 Langkah 1 Pengirim mempunyai ide atau informasi untuk dibagi Langkah 2 Pengirim menyandikan ide Umpan balik juga perlu disandikan, dikirim, dan diartikan Langkah 3 Pengirim mengirim Langkah 4 menerima Langkah 6 mengirim umpan balik Langkah 5 mengartikan Sumber: Bovee & Thill,2007, Komunikasi Bisnis, Jilid I. P T Indeks, Jakarta, hal. 12 TUJUAN KOMUNIKASI Efek dari proses komunikasi dapat seperti yang menjadi tujuan komunikasi atau sebaliknya. Secara umum tujuan komunikasi meliputi; (http://www.anugerahdino.com/2014/12/4-tujuan-komunikasi.html) Perubahan Sikap [Attitude Change]. Bertujuan untuk mengubah sikap seseorang atau masyarakat. Misalnya kegiatan memberikan informasi kedisiplinan tujuannya adalah supaya orang/masyarakat mengikuti pola kerja /hidup yang disiplin. Perubahan Pendapat [Opinion Change]. Bertujuan untuk mengubah pendapat seseorang. Agar tujuan komunikasi ini tercapai maka komunikasi harus berusaha menciptakan pemahaman. Contoh: pemberian informasi mengenai suatu kebijakan pemerintah. Perubahan Perilaku [Behaviour Change]. Bertujuan mengubah sikap dan pendapat orang lain, komunikasi juga bertujuan untuk mengubah perilaku maupun tindakan seseorang, yang semula berperilaku negatif berubah menjadi positif. Misalnya, kampanye kesehatan mengenai bahaya merokok yang dapat menyebabkan gangguan kesehatan. Perubahan Sosial [Social Change]. Suatu kegiatan komunikasi, pemberian atau informasi kepada masyarakat juga bertujuan agar masyarakat mau mendukung dan ikut serta dalam tujuan yang diinginkan oleh informasi tersebut. Misalnya, pemberian informasi tentang pemilu pada masyarakat tujuan akhir yang diharapkan antara lain agar masyarakat ikut serta dalam memberikan pilihan suara pada pemilu tersebut, dan tidak bersifat golput dalam memilih.
Bentuk Dasar Komunikasi 1. Fungsi Informatif ini berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan agar setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. 2. Fungsi Regulatif ini berkaitan dengan pengaturan dan pengendalian organisasi melalui peraturan, prosedur, perintah dan laporan. 3. Fungsi Persuasif ini berkaitan dengan upaya menumbuhkan komitmen bawahan dalam melaksanakan tugasnya. 4. Fungsi Integratif berkaitan dengan upaya organisasi menyediakan saluran komunikasi baik formal maupun informal, yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. 1. Komunikasi Verbal merupakan salah satu komunikasi yang lazim digunakan dalam bisnisuntuk menyampaikan - bisnis kepada pihak lain dalam bentuk tulisan maupun tulisan. Contoh: Membuat dan mengirim surat penawaran barang. Melakukan presentasi proposal tentang pengembangan perusahaan dihadapan penguji. 2. Komunikasi Non-Verbal, contoh: Mengerutkan dahi, menunjukkan sedang berpikir keras. Gambar Pria/Wanita yang terpasang di pintu toilet menunjukkan kamar sesuai jenis kelamin. Membuang muka, menunjukkan sikap tidak senang terhadap orang lain. KOMUNIKASI VERBAL Komunikasi Verbal adalah bentuk komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan (bisnis) kepada pihak lain dengan menggunakan kata/bahasa baik secara tertulis atau lisan. Contoh Membuat dan mengirim suat pengantar barang kepada pihak lain. Seorang presenter membawakan acara musik di stasiun televisi, Seorang wartawan menulis berita atau opininya di surat kabar, atau Seorang manajer menelpon bawahannya. Dalam dunia bisnis, komunikasi verbal menempati porsi besar. Karena kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih mudah disampaikan secara verbal ketimbang nonverbal. Praktek Komunikasi Verbal Praktek komunikasi verbal bisa dilakukan dengan dua cara: 1. Berbicara (speaking) dan Menulis (writing). Untuk menyampaikan (bisnis), orang cenderung lebih menyukai berbicara ketimbang menulis. Selain karena alasan cepat dan praktis, berbicara dianggap lebih mudah menyentuh sasaran karena langsung didengar komunikan. Pesan yang sangat penting dan kompleks lebih tepat disampaikan secara tertulis. Bentuk komuniikasi tertulis antara lain berupa surat, memo, dan laporan. 2. Mendengar (listening) dan Membaca (reading). Pelaku bisnis cenderung lebih suka menerima atau mendapatkan informasi ketimbang menyampaikannya. Untuk itu keterampilan mendengar dan membaca sangat diperlukan.
Gambar 1.2. Aneka Bentuk Komunikasi Verbal dalam Bisnis 1 Mengirim Menulis 9 % Berbicara 30 % KOMUNIKASI TERTULIS ( ) KOMUNIKASI LISAN ( ) Membaca 16 % Mendengarkan 45 % 2 Menerima KOMUNIKASI NONVERBAL Komunikasi Non-Verbal adalah bentuk komunikasi yang diguna-kan untuk menyampaikan tanpa kata terucap dan tertulis. Komunikasi Non-Verbal memiliki sifat; Kurang terstruktur, sehingga sulit dipelajari, Spontan dalam hal penyampaian. Efisien Sahih/ reliabel, Komunikasi Non-Verbal mempunyai tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran - yang disampaikan lewat bahasa isyarat. Albert M. dalam Sutisna Dewi (2007:8) menyimpulkan bahwa tingkat kepercayaan yang bersumber dari pembicaraan orang, hanya 7 % yang berasal dari bhs verbal, 38% dari vokal suara dan 55% dari ekspresi wajah. Sumber: diadopsi dari Purwanto. Komunikasi Bisnis, 2006:7 FUNGSI KOMUNIKASI NONVERBAL Mark L. Knapp (dalam Jalaludin, 1994), menyebut Lima Fungsi Pesan Non-Verbal yang dihubungkan dengan verbal: 1. Repetisi, yaitu meyakinkan apa yang. Misalnya setelah mengatakan penolakan, kita menggelengkan kepala. 2. Substitusi, yaitu menggantikan lambang-lambang verbal. Misalnya tanpa sepatah katapun kita berkata, kita menunjukkan persetujuan dengan mengangguk-anggukkan kepala. 3. Kontradiksi, menolak verbal atau memberi makna yang lain terhadap verbal. Misalnya anda memuji prestasi teman dengan mencibirkan bibir, seraya berkata Hebat, kau memang hebat. 4. Komplemen, yaitu melengkapi dan memperkaya makna nonverbal. Misalnya, air muka anda menunjukkan tingkat penderitaan yang tidak terungkap dengan kata-kata. 5. Aksentuasi, yaitu menegaskan verbal atau menggarisbawahi-nya. Misalnya, anda mengungkapkan betapa jengkelnya anda dengan memukul meja. Aneka Bentuk Komunikasi Nonverbal Bahasa Simbol Ekspresi wajah Bahasa Sandi Sentuhan Seragam Bahasa Tubuh Intonasi Suara
Etika Berkomunikasi Bovee & Thill (2007:31) komunikasi yang beretika terdiri dari semua informasi yang: relevan, benar secara akal sehat, dan tidak menipu dengan cara apa pun. Komunikasi yang tidak beretika meliputi informasi yang salah dan informasi yang menyesatkan. Untuk memastikan komunikasi bisnis yang etis harus melibatkan tiga elemen yaitu: 1. Individu yang beretika. 2. Kepemimpinan perusahaan yang beretika. 3. Kebijakan dan struktur yang tepat untuk mendukung pemilihan keputusan dan tindakan etis. Hambatan Komunikasi Hambatan Teknis Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan. Contoh; suara bising, cetakan yang tidak jelas, tidak ada sinyal (transmisi). Hambatan Semantik Semantik adalah pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Hambatan jenis ini terjadi karena salah mengartikan makna. Contoh; orang berbicara dengan bahasa yang berbeda, menggunakan istilah rumit, dan sebagainya. Hambatan Manusiawi Hambatan yang muncul dari masalah pribadi yang dihadapi, baik komunikator maupun komunikan. Hambatan ini mencakup baik yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, maupun faktor psikologis, seperti prasangka, pikiran yang sempit. Cara Mengatasi Hambatan dan Memperbaiki Komunikasi (Bovee & Thill,2007) Meminimumkan gangguan teknis. Mengadopsi pendekatan yang berpusat pada penerima. Menyesuaikan keterampilan bisnis. Memberikan dan merespon umpan balik yang konstruktif. Menjadi sensitif pada etika bisnis. Memanfaatkan teknologi. Komunikasi Antarpribadi Merupakan Komunikasi yang dilakukan antara seorang dengan orang lain dalam masyarakat maupun organisasi (bisnis dan nonbisnis). Empat hal penting dalam komunikasi antarpribadi: Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih. Menggunakan media, missal telepon, HP, tatap muka. Menggunakan bahasa informal (tidak baku), dapat berupa bahasa daerah, gaul atau campuran. Tujuan yang dicapai dapat bersifat personal (pribadi) dan menjalankan tugas organisasi.
TUJUAN KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI Menurut Djoko Purwanto (2011:27) beberapa tujuan Komunikasi Antar Pribadi, meliputi; 1. Menyampaikan informasi kepada orang lain, agar orang tersebut mengetahui sesuatu. 2. Berbagi pengalaman tentang suka duka kehidupan yang mungkin berharga bagi orang lain 3. Menumbuhkan simpati (sikap positif) untuk ikut merasakan apa yang dirasakan oleh orang lain 4. Melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu yang memberikan manfaat kedua belah pihak. 5. Menceritakan kekecewaan atau kekesalan kepada orang lain, sehingga dapat mengurangi beban pikiran. 6. Menumbuhkan motivasi untuk melakukan sesuatu yang baik dan positif.