PANDUAN INTERPRETASI UNTUK BUTIR-BUTIR PEDOMAN BSN : "PERSYARATAN UMUM LEMBAGA SERTIFIKASI PRODUK"

Transkripsi

1 PEDOMAN KAN PANDUAN INTERPRETASI UNTUK BUTIR-BUTIR PEDOMAN BSN : "PERSYARATAN UMUM LEMBAGA SERTIFIKASI PRODUK" Komite Akreditasi Nasional Adopsi dari IAF-GD Issue 2 1

2 KATA PENGANTAR The International Accreditation Forum, Inc. (IAF) adalah asosiasi dari lembagalembaga akreditasi penilaian kesesuaian diseluruh dunia dan lembaga lain yang terkait dengan penilaian kesesuaian di bidang sistem manajemen, produk, jasa, personel dan program penilaian kesesuaian lain yang serupa. Sebagai anggota dari International Accreditation Forum (IAF), KAN disyaratkan untuk melaksanakan akreditasi terhadap Lembaga Sertifikasi Produk berdasarkan Pedoman BSN (ISO/IEC Guide ) dan panduan yang diterbitkan oleh IAF untuk penerapan ISO/IEC Guide (Pedoman BSN ). Pedoman ini diadopsi oleh KAN dari dokumen yang diterbitkan oleh IAF pada tanggal 8 Desember 2006 dan ditetapkan untuk dapat dipergunakan oleh Lembaga Sertifikasi Produk sejak tanggal 8 Desember Pedoman ini menggantikan Pedoman KAN Untuk informasi lebih lanjut dan untuk memperoleh salinan dari dokumen ini dalam bahasa aslinya, dapat menghubungi Komite Akreditasi Nasional (KAN), atau mengunduh (down load) dari website IAF. 2

3 DAFTAR ISI Halaman Pendahuluan untuk Panduan 5 1. RUANG LINGKUP Panduan untuk butir 1.1 (G.1.1) 7 Panduan untuk butir 1.2 (G.1.2) 7 2. ACUAN 8 3. DEFINISI 8 Panduan untuk butir 3 (G.3.1) 8 4. LEMBAGA SERTIFIKASI 4.1 Ketentuan Umum 10 Panduan untuk butir 4.1 (G G.4.1.5) 4.2 Organisasi 11 Panduan untuk butir 4.2 (G G ) 4.3 Pelaksanaan 19 Panduan untuk butir 4.3 (G G.4.3.3) 4.4 Subkontrak 20 Panduan untuk butir 4.4 (G G.4.4.6) 4.5 Sistem Mutu 22 Panduan untuk butir 4.5 (G.4.5.1) 4.6 Kondisi dan Prosedur untuk Pemberian, Pemeliharaan, 22 Perluasan, Pembekuan dan Pencabutan Sertifikasi Panduan untuk butir 4.6 (G.4.6.1) 4.7 Audit Internal dan Kaji Ulang Manajemen 22 Panduan untuk butir 4.7 (G G.4.7.2) 4.8 Dokumentasi 23 Panduan untuk butir 4.8 (G.4.8.1) 4.9 Rekaman Kerahasiaan 23 3

4 5. PERSONEL LEMBAGA SERTIFIKASI 5.1 Umum Kriteria Kualifikasi 23 Panduan untuk butir 5.2 (G G.5.2.2) 6. PERUBAHAN PERSYARATAN SERTIFIKASI NAIK BANDING, KELUHAN DAN PERSELISIHAN 24 Panduan untuk butir 7 (G.7.1 G.7.3) 8. PERMOHONAN SERTIFIKASI PERSIAPAN UNTUK EVALUASI EVALUASI LAPORAN EVALUASI KEPUTUSAN SERTIFIKASI 25 Panduan untuk butir 12 (G.12.1 G.12.9) 13. SURVAILEN 27 Panduan untuk butir 13 (G.13.1 G.13.5) 14. PENGGUNAAN LISENSI, SERTIFIKAT, & TANDA KESESUAIAN 29 Panduan untuk butir 14 (G.14.1 G.14.6) 15. KELUHAN TERHADAP PEMASOK 30 LAMPIRAN 1 SERTIFIKASI JASA 31 4

5 LAMPIRAN 2 SERTIFIKASI PROSES 33 PANDUAN INTERPRETASI UNTUK BUTIR-BUTIR PEDOMAN BSN : "PERSYARATAN UMUM LEMBAGA SERTIFIKASI PRODUK" PENDAHULUAN UNTUK PANDUAN Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) adalah pedoman internasional yang berisi kriteria untuk lembaga yang melaksanakan sistem sertifikasi produk, jasa dan proses. Bila suatu lembaga ingin diakreditasi, sesuai dengan persyaratan Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) yang telah diharmonisasikan di seluruh dunia, maka diperlukan beberapa panduan untuk digunakan sebagai pedoman. Panduan ini memberikan penjelasannya. Salah satu tujuannya adalah untuk menjamin badan akreditasi dapat mengharmonisasikan permohonan mereka terhadap standar yang diperlukan dalam mengases lembaga sertifikasi. Ini merupakan salah satu langkah penting ke arah saling pengakuan dalam bidang akreditasi. Diharapkan bahwa panduan ini juga akan berguna untuk lembaga sertifikasi itu sendiri dan untuk siapa saja yang memperoleh sertifikatnya Panduan ini tidak mencantumkan teks dari Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65). Pengguna harus membeli dokumen tersebut dari organisasi standar yang sesuai. Panduan yang diberikan diidentifikasi dengan huruf G. Persyaratan terhadap kesesuaian yang ditetapkan, ditemukan dalam Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65). Panduan ini tidak membuat persyaratan yang lebih lanjut Panduan ini akan menjadi dasar Perjanjian Saling Pengakuan (MRA) antara badan akreditasi dan perlu untuk dipergunakan dalam penerapan Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) secara konsisten. Anggota dari Perjanjian Multilateral (MLA) IAF, dan calon anggotanya akan mengases satu sama lainnya atas penerapan Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), dan seluruh panduan ini 5

6 diharapkan akan diadopsi oleh badan akreditasi sebagai bagian dari peraturan umum pelaksanaannya Istilah harus (shall) yang dipergunakan di dalam seluruh dokumen ini, menunjukkan aturan-aturan dari persyaratan Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) yang sifatnya wajib (mandatory). Istilah sebaiknya (should) dipergunakan untuk menunjukkan panduan, yang meskipun tidak wajib (mandatory), diberikan oleh IAF sebagai cara yang diakui untuk memenuhi persyaratan. Lembaga Sertifikasi yang sistemnya tidak mengikuti Panduan IAF, hanya akan sesuai untuk akreditasi bila LS tersebut dapat membuktikan kepada badan akreditasi bahwa solusi yang dilakukan memenuhi butir yang relevan dari Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), dengan cara yang ekivalen Lembaga Sertifikasi dapat meminta saran dari badan akreditasi untuk setiap hal yang dapat mempengaruhi akreditasinya. Badan akreditasi sebaiknya menanggapi dengan saran atau keputusan IAF telah menyusun dokumen ini sebagai panduan untuk penerapan Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65). IAF juga menyusun dokumen panduan untuk Pedoman ISO/IEC 61, 62, 66 dan

7 PANDUAN INTERPRETASI UNTUK PENERAPAN BUTIR-BUTIR PEDOMAN BSN : "PERSYARATAN UMUM LEMBAGA SERTIFIKASI PRODUK" 1. RUANG LINGKUP Panduan untuk Butir 1.1 G Materi atau penjelasan yang terdapat di panduan ini terutama ditujukan untuk sertifikasi yang biasa digunakan untuk produk yang nyata. Panduan ini juga dapat diterapkan untuk sertifikasi produk tidak nyata (misalnya perangkat lunak, jasa) dan untuk sertifikasi proses. Gambaran spesifik dari sertifikasi jasa dan sertifikasi proses dijelaskan secara respektif dalam Lampiran 1 dan Lampiran 2. Kecuali dinyatakan lain, kata produk dimaksudkan untuk mencakup jasa dan proses. Panduan untuk Butir 1.2 (G G.1.2.4) G Dalam menetapkan sistem sertifikasi produk, tujuannya adalah untuk membuktikan kepada pasar dan/atau regulator bahwa pemasok dapat dan memproduksi produk sesuai dengan dokumen normative. G Dalam sistem sertifikasi produk peran dari pemasok dan lembaga sertifikasi adalah saling melengkapi, pemasok bertanggung jawab untuk kesesuaian produk (lihat butir 3.1 Pedoman BSN 401) dan lembaga sertifikasi bertanggung jawab terhadap pelaksanaan skema sertifikasi yang memberikan kepercayaan kesesuaian produk terhadap pasar dan/atau regulator. G Dalam beberapa kasus inspeksi adalah bagian dari seritifikasi produk. Tujuan dari inspeksi adalah untuk memberikan informasi pemenuhan dari suatu produk tertentu kepada pihak yang bertanggung jawab atas pelaksanaan inspeksi. Bila inspeksi adalah bagian dari skema sertifikasi produk maka pihak tersebut adalah lembaga sertifikasi. 7

8 G Panduan untuk tipe-tipe yang berbeda dari sistem sertifikasi produk termasuk beberapa tipe asesmen, dapat diperoleh dari PSN (ISO/IEC Guide 67) atau dari dokumen lain yang relevan. 2. ACUAN PSN (ISO/IEC Guide 67) Penilaian kesesuaian Fundamental sertifikasi produk; PSN (ISO/IEC 17000) Penilaian kesesuaian Kosakata dan prinsip umum; ISO/IEC Penilaian kesesuaian Persyaratan umum untuk badan akreditasi yang mengakreditasi lembaga penilaian kesesuaian; SNI (ISO/IEC 17020) Persyaratan umum pengoperasian berbagai lembaga inspeksi SNI (ISO/IEC 17025) Persyaratan umum kompetensi laboratorium pengujian dan laboratorium kalibrasi PSN (ISO/IEC 17030) Penilaian kesesuaian Ketentuan umum penggunaan tanda kesesuaian produk terhadap SNI SNI (ISO/IEC 19011) Panduan audit sistem manajemen mutu dan/atau lingkungan 3. DEFINISI Panduan untuk Butir 3 (G.3.1) G.3.1 Dalam dokumen ini, digunakan definisi berikut ; Dokumen Normatif : Dokumen yang memberikan aturan, pedoman atau karakteristik untuk kegiatan atau hasil dari kegiatan. Istilah dokumen normatif adalah istilah umum yang mencakup dokumen-dokumen seperti standar, spesifikasi teknis, aturan pelaksanaan dan regulasi. Suatu dokumen dipahami sebagai media dengan informasi yang terekam di dalamnya. Istilah untuk jenis 8

9 yang berbeda dari dokumen normatif didefenisikan dengan mempertimbangkan dokumen dan isinya sebagai satu kesatuan yang tunggal (PSN ) Sistem sertifikasi : Sistem penilaian kesesuaian yang mencakup seleksi, determinasi, kaji ulang dan akhirnya sertifikasi yang merupakan kegiatan atestasi Skema Sertifikasi : Sistem sertifikasi untuk produk tertentu dimana persyaratan, aturan spesifik dan prosedur standar yang sama diterapkan (PSN ). Skema dapat dikembangkan oleh antar lembaga sertifikasi atau oleh pemilik skema yang mewakili kelompok spesifik dari pihak yang berkepentingan. Skema dapat mencakup persyaratan prosedur penilaian kesesuaian dan fungsi lembaga sertifikasi untuk melengkapi persyaratan yang ditetapkan di Pedoman BSN 401. Ketidaksesuaian : Penyimpangan (deviasi) dari persyaratan yang ditetapkan, terkait dengan produk atau dengan persyaratan sertifikasi yang ditetapkan oleh lembaga sertifikasi. Lembaga sertifikasi bebas untuk menetapkan perbedaan tingkat atau deviasi dan bidang untuk perbaikan (misalnya ketidaksesuaian mayor atau minor, observasi, dst). Namun seluruh deviasi yang dapat mengakibatkan keraguan terhadap kesesuaian produk dengan persyaratan yang ditetapkan sebaiknya harus diselesaikan seperti yang dijelaskan di butir G Survailen : pengulangan yang sistematis dari kegiatan penilaian kesesuaian yang merupakan dasar untuk pemeliharaan dari keabsahan pernyataan kesesuaian (PSN ). Dokumen sertifikasi formal : dokumen yang diterbitkan sesuai prosedur sistem sertifikasi dan pengesahan bahwa suatu produk dibuktikan telah memenuhi persyaratan spesifik. 9

10 4. LEMBAGA SERTIFIKASI 4.1 Ketentuan Umum Panduan untuk butir 4.1 (G G.4.1.5) G Lembaga sertifikasi tidak boleh melakukan segala bentuk diskriminasi termasuk diskriminasi tersembunyi dengan cara mempercepat atau menunda proses permohonan. G Untuk memenuhi sertifikasi produk, lembaga sertifikasi mewajibkan pemohon untuk menunjukkan bahwa mereka memiliki tanggung jawab dalam menjamin produk memenuhi persyaratan sertifikasi. G Dokumen yang dimaksud pada butir dari Pedoman BSN 401, yang menetapkan persyaratan produk dan persyaratan lain yang berlaku, harus disediakan bagi pemohon dan public sesuai permintaan. Dokumen normative sebaiknya dikembangkan, divalidasi dan dipelihara melalui proses yang dapat menjamin masukan teknis dari pihak yang berkepentingan seperti pemasok, regulator dan pengguna produk. Validasi sebaiknya konsisten dengan karakteristik dari produk yang disertifikasi. G Dokumen yang dimaksud pada butir dari Pedoman BSN 401 mencakup dokumen yang dikembangkan oleh pemilik skema (lihat definisi skema sertifikasi). Pemilik skema sebaiknya menganut prinsip yang sama untuk mengembangkan dan memelihara dokumen tersebut. G Untuk kasus sertifikasi proses, dokumen yang dimaksud pada butir dari Pedoman BSN 401 harus secara jelas mengidentifikasi proses yang diases, persyaratan yang relevan dan metode untuk asesmen kesesuaian. 10

11 4.2 Organisasi Panduan untuk butir 4.2 (G G ) G Akreditasi hanya diberikan kepada lembaga yang memiliki status legal seperti yang disebutkan dalam butir 4.2.d) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), dan akan dibatasi untuk ruang lingkup dan lokasi yang dideklarasikan. Ruang lingkup akreditasi untuk lembaga sertifikasi produk sebaiknya mengidentifikasi skema sertifikasi, produk dan dokumen normative yang digunakan untuk sertifikasi. G Ruang lingkup akreditasi untuk lembaga sertifikasi dapat ditetapkan dengan jenis kategori produk atau kelompok dokumen normatif yang membuktikan bahwa lembaga sertifikasi produk memiliki kapabilitas sebagai pensertifikasi produk dan menunjukkan bahwa lembaga sertifikasi memiliki : Akses untuk personel yang kompeten dalam mendukung kategori produk Kemampuan teknis untuk mengembangkan, memperluas dan memodifikasi skema sertifikasi Prosedur untuk validasi skema yang diperluas atau yang dimodifikasi G Bila kegiatan sertifikasi dilaksanakan oleh suatu lembaga yang status legalnya merupakan bagian dari suatu organisasi yang lebih besar, hubungan dengan bagian lain dari organisasi besar tersebut harus dinyatakan dengan jelas dan sebaiknya ditunjukkan bahwa tidak ada konflik kepentingan seperti yang disebutkan dalam panduan G sampai dengan G Informasi terkait tentang kegiatan yang dilaksanakan oleh bagian lain dari organisasi yang lebih besar tersebut, harus diberikan oleh lembaga sertifikasi kepada badan akreditasi. G Peragaan bahwa lembaga sertifikasi adalah suatu institusi legal seperti yang dipersyaratkan pada butir 4.2.d) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), mempunyai arti bahwa bila lembaga sertifikasi pemohon hanya dapat menunjukkan status legal institusinya adalah bagian dari suatu institusi legal 11

12 yang lebih besar, akreditasi hanya harus diberikan kepada institusi legal yang lebih besar. Dalam situasi dimana lembaga sertifikasi adalah bagian dari institusi legal yang lebih besar, dan dalam rangka melaksanakan tahapan audit tertentu dan/atau mengkaji ulang rekaman yang terkait dengan lembaga sertifikasi, fungsi lain dari institusi legal yang lebih besar dapat diases. Hal ini harus dibatasi untuk fungsi yang kegiatannya dimaksudkan untuk memenuhi persyaratan Pedoman BSN 401. G Bagian dari institusi legal yang membentuk lembaga sertifikasi dapat memasarkan (diidentifikasi) jasanya dengan nama tersendiri, dan nama tersebut sebaiknya menunjukkan sertifikat akreditasi dan sertifikat yang diterbitkan untuk organisasi yang disertifikasi. G Untuk maksud dari butir 4.2.d) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), lembaga sertifikasi yang merupakan bagian dari organisasi pemerintah atau departemen pemerintah, akan dianggap sebagai institusi legal berdasarkan status lembaga pemerintahnya. Status dan struktur dari lembaga tersebut harus didokumentasikan secara resmi dan lembaga tersebut harus memenuhi seluruh persyaratan Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65). G Bila lembaga sertifikasi dan kliennya adalah bagian dari organisasi pemerintah, kedua lembaga tersebut tidak boleh secara langsung melapor kepada personel atau kelompok yang memiliki tanggung jawab operasional terhadap keduanya. Ditinjau dari persyaratan kenetralan, lembaga sertifikasi harus mampu mendemonstrasikan bagaimana dia memenuhi persyaratan tersebut apabila lembaga sertifikasi dan kliennya adalah merupakan bagian dari pemerintah. Lembaga sertifikasi harus menunjukkan bahwa pemohon tidak menerima perlakuan istimewa dan kenetralannya dapat dijamin. G Kenetralan dan keindependenan dari lembaga sertifikasi tersebut sebaiknya dijamin pada tiga level berikut: 1. Strategi dan Kebijakan; 12

13 2. Keputusan Sertifikasi; 3. Evaluasi G Kenetralan seperti yang dipersyaratkan oleh butir 4.2.a) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), hanya dapat dibuktikan melalui struktur seperti yang dipersyaratkan dalam butir 4.2.e) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), yang menjamin partisipasi dari seluruh pihak yang terlibat langsung dalam pengembangan kebijakan dan prinsip yang berkaitan dengan materi dan fungsi dari sistem sertifikasi. G Struktur yang menjamin kenetralan seperti yang dipersyaratkan oleh butir 4.2 e) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), sebaiknya terpisah dari manajemen yang ditetapkan untuk memenuhi persyaratan Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) butir 4.2 c), kecuali fungsi manajemen keseluruhan dilaksanakan oleh komite atau kelompok yang disusun untuk menjamin partisipasi dari seluruh pihak seperti yang dipersyaratkan oleh Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) butir 4.2 e). G Struktur yang dipersyaratkan oleh butir 4.2 e) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) sebaiknya juga merupakan struktur dimana pertimbangan komersial atau pertimbangan keuangan lain tidak mempengaruhi konsistensi, dan ketentuan objektif dari jasa lembaga sertifikasi. G Butir 4.2 e) Pedoman BSN 401 mensyaratkan bahwa struktur yang terdokumentasi dari lembaga sertifikasi mencakup ketentuan untuk partisipasi dari seluruh pihak yang secara signifikan terkait. Biasanya struktur ini dbentuk melalui beberapa jenis komite atau melalui mekanisme masukan lain yang sama. G Struktur ini harus secara resmi ditetapkan pada tingkat yang paling tinggi di organisasi baik di dalam dokumentasi yang menetapkan status legal lembaga sertifikasi atau melalui cara lain yang mencegah struktur tersebut dirubah dengan cara yang dapat mengkompromosikan kenetralannya. Setiap 13

14 perubahan dalam struktur ini sebaiknya mempertimbangkan saran dari komite, atau yang ekuivalen, yang diacu di butir 4.2 e). Komite ini, atau yang ekuivalen, harus a) membantu dalam pengembangan kebijakan yang terkait dengan kenetralan dari kegiatan sertifikasinya b) meniadakan setiap kecenderungan dari pihak pemilik lembaga sertifikasi untuk memberikan pertimbangan komersial atau pertimbangan lain yang mempengaruhi konsistensi ketentuan objektif dari kegiatan sertifikasi c) memberikan saran untuk setiap hal yang mempengaruhi kepercayaan sertifikasi, termasuk keterbukaan dan persepsi publik G Penerapan butir 4.2 e) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) mensyaratkan bahwa seluruh pihak yang secara signifikan terkait di dalam sistem mampu untuk berpartisipasi. Yang paling penting adalah bahwa seluruh kepentingan utama yang teridentifikasi sebaiknya diberikan kesempatan untuk berpartisipasi dengan memperhatikan keseimbangan kepentingan sehingga tidak terjadi dominasi kepentingan dari salah satu pihak. Anggota biasanya dipilih minimal dari antara perwakilan kelompok berikut : pabrikan atau pemasok, pengguna, konsumen, tenaga ahli penilaian kesesuaian. Untuk alasan pelaksanaan, dimungkinkan adanya kebutuhan untuk membatasi jumlah personel. G Sesuai permintaan komite atau tim lain yang sejenis seperti yang disebutkan di dalam butir 4.2 e) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), manajemen yang bertanggung jawab atas berbagai fungsi seperti yang diuraikan dalam butir 4.2 c) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), sebaiknya memberikan kepada komite/tim, seluruh informasi yang diperlukan, termasuk alasan untuk seluruh keputusan dan kegiatan yang penting, dan pemilihan personel yang bertanggung jawab untuk kegiatan tertentu yang terkait dengan sertifikasi, untuk menjamin lembaga sertifikasi dapat menjaga keabsahan dan kenetralan sertifikasi. Bila saran dari komite atau tim lain yang sejenis ini tidak ditanggapi oleh pihak manajemen, komite atau tim lain yang sejenis tersebut, 14

15 harus mengambil tindakan yang tepat, termasuk menginformasikannya kepada badan akreditasi. G Persyaratan stabilitas keuangan (diacu dalam butir 4.2 i) mensyaratkan lembaga sertifikasi untuk menunjukkan bahwa dia memiliki harapan yang layak untuk mampu memberikan dan melanjutkan jasanya sesuai dengan kewajiban kontraknya. Lembaga sertifikasi bertanggung jawab untuk menyediakan buktibukti yang memadai kepada badan akreditasi perihal kelangsungan kegiatannya misalnya laporan atau risalah manajemen, laporan tahunan, laporan audit keuangan, rencana keuangan. G Bila keputusan untuk menerbitkan atau mencabut sertifikasi yang sesuai dengan butir 4.2.n) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) diambil oleh komite yang anggotanya antara lain merupakan perwakilan dari salah satu atau lebih kliennya, prosedur pelaksanaan lembaga sertifikasi tersebut sebaiknya menjamin bahwa perwakilan tersebut tidak memiliki pengaruh yang besar terhadap pengambilan keputusan tersebut. Hal ini dapat dijamin melalui distribusi hak suara atau cara-cara lain yang ekivalen. G Butir 4.2.o) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) memperlihatkan dua persyaratan yang terpisah. Pertama, lembaga sertifikasi bersama dengan eksekutif senior dan stafnya tidak boleh memberikan jasa seperti yang disebutkan dalam sub-butir 1), 2), dan 3) dari butir tersebut. Kedua, meskipun tidak ada batasan yang khusus untuk jasa atau kegiatan yang diberikan oleh lembaga terkait, namun hal ini tidak boleh mempengaruhi kerahasiaan, objektifitas atau kenetralan dari lembaga sertifikasi tersebut. G Jasa konsultasi untuk hal-hal yang menghambat sertifikasi dapat dilakukan dengan cara yang kreatif, untuk pengembangan dan pemantauan/perbaikan yang terus menerus dari produk, proses, atau jasa, melalui cara seperti contoh berikut : a) memberikan dukungan/saran spesifik untuk elemen disain 15

16 b) menyusun atau membuat manual, buku pegangan atau prosedur c) keterlibatan dalam pemantauan pemasok, kaji ulang dan proses pengambilan keputusan yang diterapkan untuk produk G Kegiatan oleh lembaga terkait dan lembaga sertifikasi seperti yang disebutkan di butir 4.2 o) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) sebaiknya tidak dipasarkan dengan cara yang dapat memberikan kesan bahwa kedua kegiatan tersebut adalah terkait sehingga dapat mengkompromosikan kenetralan dari lembaga sertifikasi. G Sebaiknya tidak ada satupun yang dinyatakan oleh lembaga sertifikasi yang akan menunjukkan bahwa sertifikasi tersebut akan lebih sederhana, mudah atau lebih murah bila beberapa kegiatan seperti yang disebutkan di butir 4.2 o) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), digunakan. G Lembaga terkait seperti yang disebutkan dalam butir 4.2 o) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65), adalah suatu lembaga yang memiliki hubungan dengan lembaga sertifikasi melalui kepemilikan umum baik sebagian atau keseluruhan, direktur umum, perjanjian kontrak, nama yang dipergunakan, perjanjian tidak formal atau melalui cara lain yang menunjukkan bahwa lembaga terkait tersebut memiliki kepentingan yang legal/sah dalam beberapa keputusan sertifikasi atau memiliki kemampuan yang potensial untuk mempengaruhi proses. G Lembaga sertifikasi sebaiknya menganalisa dan mendokumentasikan hubungannya dengan lembaga-lembaga terkaitnya, untuk menentukan kemungkinan adanya konflik kepentingan dengan ketentuan sertifikasi dan mengidentifikasi kegiatan dari lembaga-lembaga tersebut yang tidak ditujukan untuk pengendalian tertentu, mempengaruhi kerahasiaan, objektifitas atau kenetralan. G Lembaga sertifikasi harus mendemostrasikan bagaimana mereka mengatur bisnis sertifikasi mereka dan kegiatan-kegiatan lain sehingga dapat 16

17 menghilangkan konflik kepentingan yang timbul dan mengurangi resiko yang teridentifikasi atas kenetralannya. Demonstrasi tersebut harus mencakup seluruh sumber-sumber yang potensial dari konflik kepentingan baik yang timbul dari dalam lembaga sertifikasi tersebut atau dari kegiatan badan terkaitnya. Badan akreditasi mengharapkan lembaga sertifikasi untuk menjelaskan secara terbuka proses audit mereka. Hal ini dapat termasuk, kemampuan dan kebenaran dari prakteknya, tujuan dari setiap kegiatan audit dengan meninjau rekaman dari lembaga sertifikasi dan lembaga terkaitnya untuk setiap kegiatan yang diipertimbangkan. Dalam hal perhitungan biaya pelaksanaan audit, sebaiknya dilaksanakan secara netral oleh lembaga sertifikasi. Bila ditemukan kegagalan dalam menjaga kenetralannya, maka lembaga sertifikasi perlu meninjau kembali tahap kegiatan audit terhadap lembaga terkaitnya untuk memberikan jaminan bahwa konflik kepentingan yang terjadi diluar kendali telah ditetapkan kembali. G Persyaratan dari butir 4 dan butir Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) mempunyai arti bahwa personel, termasuk personel yang bertindak dalam kapasitas manajerial, tidak boleh ditugaskan untuk melaksanakan evaluasi yang merupakan bagian dari proses sertifikasi, bila keterlibatannya dengan pemohon atau pemasok atau lembaga yang terkait dengan pemasok (lihat G ), dalam kegiatan seperti yang diuraikan di butir 4.2 o) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) belum lebih dari 2 tahun. Situasi dimana telah ada keterlibatan awal atau keterlibatan personel dengan pemasok yang akan dievaluasi, dapat menyebabkan konflik kepentingan. Lembaga sertifikasi memiliki tanggung jawab untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi situasi seperti tersebut di atas dan menetapkan tangggung jawab dan tugas yang dapat menjamin bahwa kenetralannya tidak akan dapat dipengaruhi. G Butir 4.2 f) Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) mensyaratkan bahwa setiap keputusan sertifikasi diambil oleh personel yang berbeda dari yang 17

18 melaksanakan evaluasi. Pengujian dan inspeksi, atau salah satu diantaranya, adalah tugas evaluasi. Tugas evaluasi mencakup verifikasi setiap tindakan koreksi yang dilakukan untuk menyelesaikan setiap ketidaksesuaian yang diidentifikasi. G Eksekutif senior, staf dan/atau personel tidak diharuskan personel yang full-time (permanen) namun kegiatan profesional lainnya tidak boleh mengkompromikan kenetralannya. G Lembaga sertifikasi sebaiknya mensyaratkan seluruh subkontrak yang terlibat dalam evaluasi atau asesor/auditor eksternal untuk memberikan pengertian yang terkait dengan pemasaran dari kegiatan seperti yang disebutkan di butir 4.2 o) setara dengan yang dipersyaratkan di dalam panduan G dan G G Lembaga sertifikasi sebaiknya bertanggung jawab untuk menjamin bahwa lembaga terkait lainnya atau sub-kontraktor, atau asesor/auditor eksternal melakukan kegiatannya dalam batas-batas yang telah diberikan. Disamping itu sebaiknya juga bertanggung jawab untuk menerapkan tindakan perbaikan yang sesuai untuk hal-hal yang telah diidentifikasikan. G Lembaga sertifikasi diijinkan untuk menjelaskan temuannya dan/atau mengklarifikasikan persyaratan dari dokumen normative tetapi tidak boleh memberikan saran yang sangat rinci atau konsultansi sebagai bagian dari evaluasi. Hal ini tidak menghambat pertukaran informasi yang umum dengan klien dan pihak yang berkepentingan lainnya. G Hak-hak seperti yang disebut di butir 4.2 g) dapat mencakup kontrak dengan pemilik skema atau pengakuan lain yang ditetapkan sesuai denga aturan skema. 18

19 G Cara yang dilakukan oleh lembaga sertifikasi untuk memperoleh dukungan keuangan sebaiknya mengijinkan lembaga sertifikasi mempertahankan kenetralannya. 4.3 Pelaksanaan Panduan untuk butir 4.3 (G G.4.3.3) G Lembaga sertifikasi harus mampu menunjukkan kepada badan akreditasi bahwa seluruh pelaksanaan kegiatan penilaian kesesuaian (pengujian, inspeksi, evaluasi sistem manajemen mutu, survailen, dst) dilaksanakan dengan cara yang kompeten dan dipercaya, konsisten dengan persyaratan yang diterapkan dari dokumen normative untuk kegiatan tersebut. Pembuktian kompetensi dari kegiatan pengujian dapat didasarkan kepada evaluasi terdokumentasi yang dilaksanakan oleh personel kompeten dari internal atau eksternal sesuai dengan prosedur terkait. Bila bukti-bukti yang disediakan oleh lembaga sertifikasi tidak memberikan kepercayaan dalam kegiatan pengujian, asesmen tambahan pada lokasi pengujian sebaiknya dipertimbangkan oleh badan akreditasi. Hal yang sama diterapkan untuk kegiatan penilaian kesesuaian lainnya. (Untuk kegiatan subkontrak lihat G.4.4.2) G Persyaratan dari skema sertifikasi spesifik harus tersedia bagi pemohon dan bila diminta, bagi masyarakat. Hal tersebut dapat mencakup dokumen yang menjabarkan kegiatan seperti pengambilan contoh, pengujian, inspeksi, survailen dan asesmen dari sistem manajemen yang sesuai. Dokumen skema sebaiknya dikembangkan dan dipelihara melalui proses yang mempertimbangkan pandangan dari pihak yang berkepentingan. G Dokumen yang disebut dalam butir 4.3 mencakup dokumen yang dikembangkan oleh pemilik skema (lihat definisi skema sertifikasi dalam G.3.1). Contoh dari jenis persyaratan pelengkap dari pemilik skema adalah : Persyaratan kualifikasi, pengalaman, pelatihan dan registrasi auditor; Persyaratan laporan audit; 19

20 Persyaratan durasi dan frekuensi audit; Panduan lain untuk prosedur penilaian kesesuaian lembaga sertifikasi 4.4 Subkontrak Panduan untuk butir 4.4 (G G.4.4.6) G Lembaga sertifikasi dapat mensubkontrakkan kegiatan ke lembaga lain (misalnya pengujian atau inspeksi atau evaluasi sistem manajemen mutu), yang memberikan pengaturan bahwa lembaga yang disubkontrak disyaratkan untuk memenuhi seluruh persyaratan yang relevan dari Pedoman BSN 401 (ISO/IEC Guide 65) dan bila mungkin SNI dan SNI serta Pedoman BSN Bila jaminan ini didasarkan untuk sebagian atau keseluruhan akreditasi dari subkontraktor, ruang lingkup akreditasi sebaiknya mencakup kegiatan yang dilaksanakan di bawah skema sertifikasi dan lembaga sertifikasi harus memiliki rekaman yang dapat menunjukkan bahwa status akreditasi dari subkontraktor telah diperiksa. G Bila lembaga subkontrak yang digunakan tidak diakreditasi sesuai dengan standar relevan untuk kegiatan spesifik yang disyaratkan oleh skema sertifikasi, lembaga sertifikasi harus menunjukkan kompetensi dari lembaga yang disubkontrak melalui cara lain, seperti evaluasi terdokumentasi yang dilaksanakan oleh personel yang kompeten sesuai dengan prosedur yang mencakup evaluasi awal kompetensi dan pemantauan yang terus menerus terhadap unjuk kerja dari lembaga yang disubkontrak. G Evaluasi dari laporan dan keputusan sertifikasi harus dibuat hanya oleh lembaga sertifikasi itu sendiri dan tidak oleh lembaga lain. Bila evaluasi gabungan dilaksanakan, maka setiap lembaga sertifikasi harus menyakinkan dirinya sendiri bahwa seluruh kegiatan evaluasi telah dilaksanakan secara memuaskan oleh personel yang kompeten. 20

21 Individu yang bekerja berdasarkan perjanjian resmi dengan lembaga sertifikasi, dalam sistem yang diakreditasi, dan dibawah wewenang dan pengendalian dari manajemen lembaga sertifikasi tidak dianggap sebagai subkontraktor. G Bila fasilitas pengujian yang independen tidak digunakan, lembaga sertifikasi harus memastikan bahwa pengendalian/kontrol tertentu ada di lokasi fasilitas pengujian pemasok, yang diatur dengan cara yang dapat memberikan kepercayaan terhadap hasil yang diperoleh dari pengujian dan bahwa rekaman tersedia untuk menentukan kepastian. Dalam hal ini ketentuan dari G dan/atau G juga diterapkan dan tergantung dari cakupan pengendalian yang ditetapkan oleh lembaga sertifikasi dan beberapa persyaratan dari SNI dapat tidak disyaratkan atau tidak diterapkan. Hal yang sama diterapkan untuk kegiatan penilaian kesesuaian yang lain. G Catatan 2 menguraikan situasi dimana lembaga sertifikasi percaya terhadap hasil kerja dari lembaga lain. Kepercayaan tersebut perlu didukung oleh evaluasi teknis dari hasil kerja yang dilaksanakan. Evaluasi tersebut harus didokumentasikan oleh lembaga sertifikasi. Catatan 3 juga menjelaskan situasi dimana lembaga sertifikasi percaya terhadap hasil kerja dari lembaga lain. Sebaiknya juga dijamin bahwa informasi terhadap evaluasi hasil kerja yang dipercayakan adalah mutakhir dan sesuai. Dalam hal dimana lembaga sertifikasi bertanggung jawab terhadap terhadap hasil kerja yang sebelumnya dilaksanakan oleh lembaga sertifikasi lain, lembaga sertifikasi harus memiliki seluruh laporan dan rekaman yang relevan untuk membuktikan kompetensi dan kesesuaian dengan persyaratan (ditetapkan oleh lembaga sertifikasi) dari lembaga sertifikasi lain untuk periode waktu dimana kegiatan dilaksanakan. G Lembaga sertifikasi sebaiknya mengkonfirmasikan ruang lingkup, kemutakhiran dan penerapan dari sertifikasi atau akreditasi yang ditetapkan (seperti yang dipersyaratkan oleh skema sertifikasi yang relevan dari lembaga sertifikasi). 21