INFORMASI SERTIFIKASI ISO 9001

Transkripsi

1 LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) adalah lembaga sertifikasi sistem manajemen mutu yang telah diakreditasi (diakui) oleh Komite Akreditasi Nasional - Badan Standardisasi Nasional (KAN-BSN) dalam memberikan sertifikat ISO Dengan telah masuknya KAN-BSN ke dalam keanggotaan Pacific Accreditation Cooperation (PAC) dan International Accreditation Forum, Inc. (IAF Inc.) maka sertifikat yang dikeluarkan oleh LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) diakui oleh negara-negara anggota PAC atau pun IAF. LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) juga sebagai anggota dari Asosiasi Lembaga Sertifikasi Indonesia (ALSI). Dalam kegiatan sertifikasi sistem manajemen mutu, LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) memiliki komitmen terhadap ketidakberpihakan, mengelola konflik kepentingan, dan menjamin objektivitas. LINGKUP AKREDITASI 1 Produk makanan, minuman dan tembakau (03) 2 Tekstil dan produk tekstil (04) 3 Kayu dan produk kayu (06) 4 Bahan kimia, produk kimia dan serat (12) 5 Obat-obatan (13) 6 Produk karet dan produk plastik (14) 7 Konstruksi (28) 8 Jasa Keuangan, Real Estate, Penyewaan (32) 9 Kesehatan dan Tugas Sosial (38) PROSES 1 Sertifikasi awal 2 Surveilen 3 Pembekuan sertifikat 4 Pencabutan sertifikat 5 Pengurangan lingkup 6 Perluasan lingkup 7 Sertifikasi ulang PROSES SERTIFIKASI AWAL 1 Konfirmasi Calon klien mendapatkan informasi tentang sertifikasi ISO 9001 dari LSSM BBTPPI Semarang (BISQA). 2 Permohonan Calon klien mengisi dan menyerahkan permohonan sertifikasi ISO 9001, dilampiri: a) Dokumen Sistem Manajemen Mutu level 1 & 2 (Panduan & Prosedur) b) Struktur organisasi c) Diagram alir proses sistem manajemen mutu ( Proses Bisnis ) d) Diagram alir proses produksi/penyediaan jasa & rekaman audit internal dan tinjauan manajemen e) Rekaman Audit Internal dan Tinjauan Manajemen 3 Kesepakatan biaya a) LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) menginformasikan biaya sertifikasi awal dan surveilen kepada calon klien.

2 b) Calon klien menyerahkan persetujuan biaya tersebut kepada LSSM BBTPPI Semarang (BISQA). 4 Kontrak a) Calon klien dan LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) menandatangani surat perjanjian kerjasama sertifikasi. b) Calon klien melunasi biaya sertifikasi awal. 5 Audit tahap 1 a) Klien menerima jadwal audit dari LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) yang berisi tim, waktu dan materi audit. b) Klien menyatakan kesepakatan jadwal audit. Klien dapat mengajukan keberatan tentang tim dan waktu audit ke LSSM BBTPPI Semarang (BISQA), yang akan disesuaikan seperlunya. c) Auditor LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) melaksanakan audit terhadap dokumentasi sistem manajemen mutu dan mengevaluasi: - Lokasi dan kondisi lapangan yang spesifik - Kesiapan audit tahap 2 - Status dan pemahaman klien terhadap persyaratan standar - Perencanaan dan pelaksanaan Audit Internal dan Kaji Ulang Manajemen 6 Perbaikan hasil audit tahap 1 a) Klien memperbaiki sistem manajemen mutu berdasarkan laporan hasil audit tahap 1. b) LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) memverifikasi hasil perbaikan klien. 7 Audit tahap 2 a) Klien menerima jadwal audit dari LSSM BBTPPI Semarang ( BISQA) yang berisi tim, waktu dan materi audit. b) Klien menyatakan kesepakatan jadwal audit. c) Auditor LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) melaksanakan audit yang mencakup: - informasi dan bukti tentang kesesuaian untuk seluruh persyaratan ISO pemantauan, pengukuran, pelaporan, dan pengkajian kinerja dibandingkan dengan sasaran dan target kinerja yang utama - sistem manajemen mutu dan unjuk kerja klien terkait pemenuhan legal - pengendalian operasional proses-proses klien - audit internal dan kaji ulang manajemen - tanggung jawab manajemen untuk kebijakan klien - hubungan antara persyaratan normatif, kebijakan, sasaran dan target kinerja 8 Perbaikan hasil audit tahap 2 a) Klien memperbaiki sistem manajemen mutu berdasarkan laporan hasil audit tahap 2. b) LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) memverifikasi hasil perbaikan klien. 9 Penerbitan sertifikat a) Tim keputusan sertifikasi LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) membahas hasil audit sertifikasi awal. b) Jika perlu penyempurnaan perbaikan, LSSM BBTPPI Semarang (BIS QA) memberitahukan kepada klien untuk ditindaklanjuti. c) LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) menerbitkan sertifikat dengan masa berlaku tiga tahun kemudian diserahkan kepada klien.

3 PROSES SURVEILEN 1 LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) memberitahukan pelaksanaan pengawasan berkala kepada klien. 2 Klien melunasi biaya pengawasan berkala. 3 Klien menerima jadwal audit dari LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) yang berisi tim, waktu dan materi audit. 4 Klien menyatakan kesepakatan jadwal audit. Klien dapat mengajukan keberatan tentang tim dan waktu audit ke LSSM BBTPPI Semarang (BISQA), yang akan disesuaikan seperlunya. 5 Auditor LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) melaksanakan audit yang mencakup: a) audit internal dan kaji ulang manajemen b) tinjauan terhadap ketidaksesuaian yang diidentifikasi selama audit sebelumnya c) penanganan keluhan pelangggan d) efektifitas sistem manajemen mutu untuk pencapaian sasaran e) kemajuan dari aktifitas yang direncanakan untuk peningkatan berkelanjutan f) keberlanjutan pengendalian operasional g) tinjauan setiap perubahan h) penggunaan logo dan/atau referensi sertifikasi lainnya 6 Klien menyelesaikan perbaikan berdasarkan laporan hasil audit surveilen, disampaikan ke LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) sesuai dengan persyaratan jangka waktu perbaikan hasil surveilen. PEMBEKUAN, PENCABUTAN, ATAU PENGURANGAN RUANG LINGKUP SERTIFIKASI 1 Sertifikat klien akan dibekukan pada kasus, sebagai contoh : a) Sistem manajemen mutu klien gagal secara total dan serius untuk memenuhi per-syaratan sertifikasi, termasuk persyaratan efektivitas sistem manajemen mutu. b) Klien tidak memperbolehkan audit survailen atau sertifikasi ulang dilaksanakan pada frekwensi yang dipersyaratkan. c) Klien tidak dapat melaksanakan perbaikan berdasarkan laporan ketidaksesuaian hasil surveilen dalam waktu yang ditetapkan oleh LSSM BBTPPI Semarang (BISQA). d) Klien telah meminta pembekuan secara sukarela. 2 Dalam kondisi pembekuan, sertifikasi sistem manajemen mutu klien tidak berlaku sementara. 3 Klien dilarang menggunakan sertifikasinya untuk keperluan promosi lebih lanjut. 4 LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) membuat status pembekuan sertifikasi yang dapat diakses publik dan melakukan tindakan lain yang sesuai. 5 Jika klien telah dapat memenuhi kembali persyaratan sertifikasi, sertifikat diberlakukan kembali. 6 Kegagalan untuk menyelesaikan masalah pokok dari pembekuan dalam jangka waktu yang ditetapkan, LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) mencabut atau mengurangi ruang lingkup sertifikasi. 7 Apabila terjadi pencabutan sertifikat, LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) memberitahukan kepada Klien terkait bahwa sertifikat sistem manajemen mutu ISO 9001 klien sudah tidak berlaku dan harus menyerahkan kembali sertifikat sistem manajemen mutu ISO 9001 asli kepada LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) serta untuk menghentikan penggunaan seluruh materi periklanannya yang memuat acuan sertifikasi 8 LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) mengurangi ruang lingkup sertifikasi klien untuk bagianbagian yang tidak memenuhi persyaratan, bila klien gagal secara total memenuhi persyaratan sertifikasi untuk bagian-bagian dari ruang lingkup sertifikasi tersebut.

4 9 Apabila terjadi pengurangan ruang lingkup, LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) menerbitkan sertifikat sistem manajemen mutu ISO 9001 baru sesuai dengan ruang lingkup dan mencabut sertifikat sistem manajemen mutu ISO 9001 lama. LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) memberitahukan kepada Klien terkait bahwa sertifikat sistem manajemen mutu ISO 9001 yang lama sudah tidak berlaku dan harus menyerahkan kembali sertifikat sistem manajemen mutu ISO 9001 asli kepada LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) serta merubah seluruh materi periklanannya pada saat lingkup sertifikasi dikurangi PERLUASAN RUANG LINGKUP SERTIFIKASI 1 Klien mengajukan permohonan perluasan lingkup sertifikasi. 2 LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) melakukan kajian terhadap permohonan dan menentukan kegiatan audit terhadap butir-butir persyaratan ISO 9001 yang relevan dengan perluasan ruang lingkup. 3 LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) menginformasikan biaya perluasan lingkup sertifikasi kepada klien. 4 Klien menyerahkan persetujuan biaya tersebut kepada LSSM BBTPPI Semarang (BISQA). 5 Klien melunasi biaya perluasan lingkup. 6 Klien menerima jadwal audit dari LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) yang berisi tim, waktu dan materi audit. 7 Klien menyatakan kesepakatan jadwal audit. Klien dapat mengajukan keberatan tentang tim dan waktu audit ke LSSM BBTPPI Semarang (BISQA), yang akan disesuaikan seperlunya. 8 Auditor LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) melaksanakan audit terhadap butir-butir persyaratan ISO 9001 yang relevan dengan perluasan ruang lingkup. 9 Klien memperbaiki sistem manajemen mutu berdasarkan laporan hasil audit. 10 Tim keputusan sertifikasi LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) membahas hasil audit perluasan lingkup. 11 Jika perlu penyempurnaan perbaikan, LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) memberitahukan kepada klien untuk ditindaklanjuti. 12 LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) menerbitkan sertifikat kemudian diserahkan kepada klien. Kegiatan perluasan ruang lingkup sertifikasi dapat dilakukan bersamaan dengan audit surveilen. PROSES SERTIFIKASI ULANG 1 LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) memberitahukan pelaksanaan dan biaya sertifikasi ulang kepada klien termasuk biaya surveilen. 2 Klien menyerahkan persetujuan biaya sertifikasi ulang dan surveilen kepada LSSM BBTPPI Semarang (BISQA). 3 Klien dan LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) menandatangani surat perjanjian kerjasama sertifikasi ulang. 4 Klien melunasi biaya sertifikasi ulang. 5 Klien menerima jadwal audit dari LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) yang berisi tim, waktu dan materi audit. 6 Klien menyatakan kesepakatan jadwal audit. Klien dapat mengajukan keberatan tentang tim dan waktu audit ke LSSM BBTPPI Semarang (BISQA), yang akan disesuaikan seperlunya. 7 Auditor LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) melaksanakan audit yang mencakup: a) informasi dan bukti tentang kesesuaian untuk seluruh persyaratan ISO 9001 b) pemantauan, pengukuran, pelaporan, dan pengkajian kinerja dibandingkan dengan sasaran dan target kinerja yang utama

5 c) sistem manajemen mutu dan unjuk kerja klien terkait pemenuhan legal d) pengendalian operasional proses-proses klien e) audit internal dan kaji ulang manajemen f) tanggung jawab manajemen untuk kebijakan klien g) hubungan antara persyaratan normatif, kebijakan, sasaran dan target kinerja h) tinjauan terhadap ketidaksesuaian yang diidentifikasi selama audit sebelumnya i) penanganan keluhan pelangggan j) efektifitas sistem manajemen mutu untuk pencapaian sasaran k) kemajuan dari aktifitas yang direncanakan untuk peningkatan berkelanjutan l) keberlanjutan pengendalian operasional m) tinjauan setiap perubahan n) penggunaan tanda ISO 9001/atau logo dan/atau referensi sertifikasi lainnya. 8 Klien menyelesaikan perbaikan berdasarkan laporan hasil audit sertifikasi ulang, disampaikan ke LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) sebelum masa berlaku sertifikat habis. 9 LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) memverifikasi hasil perbaikan klien. 10 Tim keputusan sertifikasi LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) membahas hasil audit sertifikasi ulang. 11 Jika perlu penyempurnaan perbaikan, LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) memberitahukan kepada klien untuk ditindaklanjuti. 12 LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) menerbitkan sertifikat kemudian diserahkan kepada klien. Catatan : Bila terdapat perubahan yang signifikan pada sistem manajemen klien, audit sertifikasi ulang mungkin membutuhkan audit tahap 1 seperti pada proses sertifikasi awal. ATURAN PENGGUNAAN TANDA ISO 9001 DAN LOGO LSSM BBTPPI SEMARANG (BISQA) 1 Mengajukan konsep penggunaan logo sehingga mendapatkan ijin tertulis dari LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) untuk memastikan penggunaannya benar. 2 Dapat digunakan oleh klien LSSM BBTPPI Semarang (BISQA), sesuai dengan lingkup sertifikasinya. 3 Ukuran yang sama, atau proporsional. 4 Warna yang sama, atau dalam satu warna yang menyesuaikan. 5 Dapat digunakan dalam publikasi, termasuk dalam bentuk kop surat, brosur, kartu nama, iklan. 6 Tidak boleh digunakan/dipasang pada produk/kemasan produk yang berhubungan langsung dengan produk, sehingga dapat diinterprestasikan sebagai kesesuaian produk 7 Tidak diijinkan tandanya dipakai pada Laporan Uji Laboratorium, Kalibrasi atau Inspeksi, karena dalam konteks ini laporan tersebut dianggap Produk. 8 Menghentikan penggunaan seluruh materi periklanan yang memuat acuan sertifikasi, sebagaimana ditentukan oleh LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) bila terjadi pembekuan atau pencabutan sertifikasi 9 Merubah seluruh materi periklanan pada saat lingkup sertifikasi dikurangi,

6 UKURAN LOGO LSSM BBTPPI SEMARANG (BISQA) t a C B D a t B C D a a / 30 a / 20 a / 10 a / 20

7 PROSES PENANGANAN KELUHAN 1 Seksi Pemasaran dan Kerjasama menerima keluhan dari klien. 2 Seksi Pemasaran dan Kerjasama memastikan dapat menjaga kerahasiaan pihak yang mengajukan keluhan dan isi keluhan. 3 Seksi Pemasaran dan Kerjasama menginformasikan keluhan tersebut kepada Manajer Lembaga 4 Manajer Lembaga dibantu para Manajer dan Bidang/Bagian terkait menentukan apakah keluhan tersebut berkaitan dengan kegiatan sertifikasi yang menjadi tanggung jawab LSSM BBTPPI Semarang (BISQA). a) Jika keluhan ditujukan kepada klien LSSM BBTPPI Semarang (BISQA),Seksi Pemasaran dan Kerjasama menyampaikannya kepada klien dengan segera. b) Jika keluhan berkaitan dengan kegiatan sertifikasi yang menjadi tanggung jawab LSSM BBTPPI Semarang (BISQA), Manajer Lembaga mencari penyebab terjadinya keluhan. 5 Manajer Lembaga menentukan tindakan yang akan diambil sebagai tanggapan terhadap keluhan tersebut agar keluhan dapat diselesaikan dan penyebab terjadinya keluhan dapat dihilangkan sehingga keluhan tidak terulang. 6 Manajer Lembaga memastikan tindakan koreksi dan korektif terhadap keluhan dilaksanakan. Penyebab, rencana tindakan dicatat dalam rekaman penanganan keluhan a) Jika dimungkinkan, Manajer Lembaga memberitahukan kepada penerima keluhan dan memberikan laporan kemajuan dan hasilnya kepada pihak yang mengajukan keluhan. b) Apabila dimungkinkan, Manajer Lembaga memberikan pernyataan formal pada akhir proses penanganan keluhan kepada pihak yang mengajukan keluhan. 7 Manajer Lembaga menginformasikan hasil penanganan keluhan kepada Seksi Pemasaran dan Kerjasama. 8 Seksi Pemasaran dan Kerjasama bersama-sama dengan klien dan pihak yang mengajukan keluhan, menentukan apakah cakupan permasalahan keluhan dan penyelesaiannya harus dipublikasikan. PROSES PENANGANAN BANDING 1 Apabila Klien tidak puas terhadap penanganan keluhan dapat mengajukan banding secara tertulis yang diterima Seksi Pemasaran dan Kerjasama, kemudian disampaikan kepada Manajer Lembaga dicatat dengan formulir Penanganan Banding dengan sepengetahuan Kepala Bidang Pengembangan Jasa Teknik, untuk selanjutnya dilaporkan kepada Manajer Puncak. 2 Manajer Puncak membentuk Tim Panel Banding yang beranggotakan 3 orang. 3 Tim Panel Banding mengadakan Rapat Banding sebagai berikut : a. Manajer Puncak mengundang rapat Panel Banding, yang dipimpin oleh Ketua Panel Banding (Ketua ditetap kan oleh anggota Panel Banding). Jika diperlukan Tim Panel Banding dapat mengundang personil LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) yang terkait atau pihak yang mengajukan banding untuk dimintai penjelasan, namun tidak diperkenankan mengikuti pengambilan keputusan rapat. b. Keputusan rapat diambil secara musyawarah. Apabila tidak tercapai secara musyawarah, keputusan dilakukan secara voting. c. Keputusan rapat ditandatangani oleh Ketua dan anggota Panel Banding dan disampaikan kepada Manajer Puncak untuk ditindaklanjuti.

8 d. Semua rekaman rapat Panel Banding disimpan dan dipelihara oleh Manajer Lembaga 4 Kepala Bidang Pengembangan Jasa Teknik menugaskan Seksi Pemasaran dan Kerjasama untuk menyampaikan hasil keputusan rapat yang telah disetujui kepada Klien. 5 Apabila klien tidak puas sehingga terjadi perselisihan, maka penyelesaiannya dibawa ke pengadilan yaitu Pengadilan Tinggi Semarang. Keputusan pengadilan merupakan keputusan final yang harus ditaati kedua belah pihak. 6 Apabila LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) terbukti bersalah, LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) akan bertanggung jawab atas permintaan ganti rugi oleh Klien. Pengaturan lebih lanjut mengenai penggantian kerugian ini disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sedangkan tanggung gugat akan ditangani oleh Biro Hukum dan Organisasi Kementerian Perindustrian berdasarkan Peraturan Menteri Perindustrian nomor 105/M-IND/PER/10/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Perindustrian 7 Terhadap hasil keputusan yang menyatakan LSSM BBTPPI Semarang bersalah, maka harus dilakukan perbaikan sesuai 10.5 Prosedur Tindakan Korektif dan 10.6 Tindakan Pencegahan HAK DAN KEWAJIBAN KLIEN HAK KLIEN 1 Mendapatkan sertifikat ISO Menggunakan sertifikat ISO 9001 untuk promosi. 3 Menggunakan tanda ISO 9001 dan Logo LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) 4 Mendapat pemberitahuan dari LSSM BBTPPI Semarang (BISQA) setiap ada perubahan persyaratan sertifikasi. 5 Ikut menentukan waktu audit. 6 Menyampaikan keberatan tentang personel tim audit. KEWAJIBAN KLIEN 1 Memenuhi persyaratan proses sertifikasi. 2 Bersedia diaudit, termasuk uji dokumentasi dan akses ke seluruh proses dan bidang, rekaman dan personel untuk sertifikasi awal, surveilen, sertifikasi ulang serta pe-nyelesaian keluhan. 3 Bersedia menerima kehadiran pengamat (asesor akreditasi atau calon auditor). 4 Menginformasikan kepada LSSM BBTPPI Semarang (BISQA), tanpa menunda, mengenai hal-hal yang dapat mempengaruhi kemampuan sistem manajemen mutu misal, perubahan yang berkaitan dengan hukum, komersial, status organisasi atau kepemilikan, organisasi dan manajemen (misal, manajerial penentu, pengambil keputusan atau staf teknis, alamat penghubung dan tapak, lingkup operasi sistem manajemen mutu yang disertifikasi, dan perubahan utama pada sistem manajemen mutu dan proses).

9 BIAYA SERTIFIKASI 1. Biaya Sertifikasi Awal Biaya Permohonan : Rp ,- Biaya Jasa Auditor Kecukupan : Rp ,- Biaya sertifikasi/evaluasi : a) Auditor Kepala, per hari : Rp ,- b) Auditor, per hari : Rp ,- c) Tenaga ahli, per hari : Rp ,- d) Sertifikasi : Rp ,- 2. Biaya Survailen Biaya Sertifikasi /evaluasi : a) Auditor Kepala, per hari : Rp ,- b) auditor, per hari : Rp ,- ALAMAT BISQA Jl. Ki Mangunsarkoro 6 Semarang Jawa Tengah Indonesia Telepon : (024) Facsimile : (024) bisqasmg@gmail.com Website : PERSONEL KONTAK 1. Ir. Titien Sayekti S 2. Sri Purwanto, SH, MM 3. Dedy Widya Asiyanto, S.Si