STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGAJUAN DAN PERSETUJUAN CUTI DAN IJIN

Transkripsi

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGAJUAN DAN PERSETUJUAN CUTI DAN IJIN LEMBAGA PERENCANAAN, PENGEMBANGAN DAN PENJAMINAN MUTU PERGURUAN TINGGI (LP3MPT) UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALANGKARAYA TAHUN 2016

2 UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALANGKARAYA STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGAJUAN DAN PERSETUJUAN CUTI DAN IJIN (REVISI) KODE: 102/POS-UMP/2016 Edisi : IV Tanggal : 29 September TUJUAN Memberikan pedoman mengenai pengajuan dan persetujuan cuti dan ijin pegawai. 2. PIHAK/FUNGSI TERKAIT a. Rektor b. Wakil Rektor II c. Kabag Kepegawaian d. Kepala Unit Kerja e. Pegawai 3. RUANG LINGKUP SOP ini berlaku bagi pengajuan dan persetujuan cuti dan ijin pegawai di lingkungan Universitas Muhammadiyah Palangkaraya. 4. DEFINISI a. Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka waktu tertentu, yang merupakan hak setiap pegawai. b. Jenis-jenis cuti yaitu cuti tahunan, cuti sakit, cuti bersalin, dan cuti di luar tanggungan. c. Ijin meninggalkan pekerjaan lain dari cuti adalah waktu dimana pegawai tidak berada di tempat pekerjaannya selama jam-jam kerja biasa. d. Jenis-jenis ijin yaitu ijin tidak bekerja karena tugas, ijin tidak bekerja karena urusan pribadi, dan ijin tidak bekerja tanpa pemberitahuan. e. Hak atas cuti dan ijin diberikan kepada Dosen Tetap Yayasan (DTY) dan Pegawai Tetap Yayasan (PTY). 5. REFERENSI a. Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang No. 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian b. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian PNS c. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor No. 30 Tahun 1980 jo Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil d. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil Hal. 1 dari 14 halaman

3 e. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1977 jo Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2011 tentang perubahan ke 13 (tiga belas) atas Peratutan Pemerintah Repbulik Indoensia Nomor 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil f. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 1976 tentang Cuti Pegawai Negeri Sipil g. Statuta Universitas Muhammadiyah Palangkaraya. 6. JENIS CUTI DAN KETENTUAN 6.1 Cuti Tahunan a. Cuti tahunan merupakan cuti yang diberikan kepada pegawai selama 12 (dua belas) hari kerja dan tidak dapat dipecah-pecah hingga jangka waktu yang kurang dari 3 (tiga) hari kerja. b. Cuti tahunan yang tidak diambil dalam tahun yang bersangkutan dapat diambil pada tahun ke-n berikutnya dengan ketentuan paling lama adalah 6(n+1) dengan n maksimal = 6. c. Cuti tahunan yang tidak diambil hingga tahun ke-6 dianggap hangus. 6.2 Cuti Sakit a. Cuti sakit merupakan cuti yang diberikan atau diajukan karena alasan sakit berdasarkan keterangan dokter. b. Pegawai yang sakit lebih dari 3 (tiga) hari berhak mendapatkan cuti sakit paling lama 1 (satu) tahun dan disertai surat keterangan dokter. c. Pegawai yang tidak sembuh dari penyakitnya dalam jangka waktu 1 (satu) tahun, maka yang bersangkutan diberhentikan dengan hormat dari status kepegawaiannya. d. Bagi pegawai yang memegang jabatan struktural dan fungsional yang sakit lebih dari 3 (tiga) bulan, maka tunjangan jabatannya dihentikan. e. Bagi pegawai yang sakitnya lebih dari 3 (tiga) bulan berhak atas gaji pokok dan tunjangan lauk pauk. f. Pegawai wanita yang mengalami gugur kandungan berhak atas cuti sakit untuk paling lama 1 (satu) bulan. 6.3 Cuti Bersalin a. Cuti bersalin merupakan cuti yang diberikan atau diajukan karena alasan bersalin bagi pegawai wanita. b. Untuk persalinan anak pertama dan kedua, pegawai wanita berhak atas cuti bersalin selama 3 (tiga) bulan. c. Untuk persalinan anak yang ketiga dan keempat diberikan cuti masingmasing 1 (satu) bulan. d. Persalinan setelah anak keempat tidak diberikan cuti. e. Selama menjalankan cuti bersalin pegawai wanita yang bersangkutan mendapatkan penghasilan penuh. Hal. 2 dari 14 halaman

4 6.4 Cuti di Luar Tanggungan a. Cuti di luar tanggungan adalah cuti yang diberikan kepada seorang pegawai terkait kepentingan pribadi dari pegawai yang bersangkutan yang sifatnya mendesak. b. Cuti di luar tanggungan diberikan apabila atas permintaan sendiri, mengikuti suami/istri bertugas, mendapatkan tugas secara permanen di tempat lain, pegawai yang tidak melaksanakan tugas setelah mendapatkan pembinaan, terkait kasus hukum sekalipun belum berkekuatan hukum tetap. c. Cuti diluar tanggungan dapat diberikan kepada pegawai yang telah bekerja sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun secara terus menerus. d. Cuti di luar tanggungan dapat diberikan paling lama 3 (tiga) tahun dan dapat diperpanjang paling lama 1 (satu) tahun apabila ada alasan-alasan yang penting untuk diperpanjang. e. Selama cuti di luar tanggungan pegawai yang bersangkutan dibebastugaskan dari tugas dan jabatannya. f. Selama menjalankan cuti diluar tanggungan, pegawai yang bersangkutan tidak berhak menerima penghasilan. g. Selama menjalankan cuti diluar tanggungan tidak diperhitungkan sebagai masa kerja pegawai. h. Pegawai yang tidak melaporkan diri kembali kepada universitas setelah habis masa menjalankan cuti diluar tanggungan, maka diberhentikan dengan hormat sebagai pegawai. 7. JENIS-JENIS IJIN 7.1 Ijin Tidak Bekerja Karena Tugas a. Ijin tidak bekerja karena tugas diberikan kepada pegawai yang mendapatkan surat tugas dari atasan atau pejabat yang berwenang, atau karena sedang menjalankan ijin belajar di luar daerah domisili. b. Informasi tidak masuk kerja dapat diinformasikan sebelumnya, setelahnya (atau saat masuk kerja) kepada atasan di unit kerja. c. Tidak ada pemotongan cuti tahunan dan tunjangan transportasi (pada sistem absensi dinyatakan hadir). 7.2 Ijin Tidak Bekerja Karena Urusan Pribadi a. Ijin tidak bekerja karena urusan pribadi dapat diberikan dalam hal antara lain: kakek, nenek, ibu, bapak, isteri/suami, anak, adik, kakak, mertua atau menantu sakit keras atau salah seorang anggota keluarga yang dimaksud di atas meninggal dunia dan menurut ketentuan hukum yang berlaku pegawai yang bersangkutan harus mengurus hak-hak dari anggota keluarganya yang meninggal dunia tersebut; pernikahan pertama pegawai; pernikahan anak pegawai; pernikahan saudara kandung/ipar pegawai; istri pegawai melahirkan; khitanan anak; menjaga orangtua/istri/suami/anak sakit keras; dan menjadi korban penggusuran/kebakaran/kebanjiran/bencana alam. Hal. 3 dari 14 halaman

5 b. Informasi tidak masuk kerja harus diinformasikan terlebih dahulu, kecuali anggota keluarga meninggal, kelahiran anak, anggota keluarga sakit, dan menjadi korban penggusuran/kebakaran/kebanjiran/bencana alam, sedapat mungkin pegawai menginformasikan pada hari kejadian, tetapi dalam keadaan mendesak dapat diberitahukan setelahnya. c. Ijin paling lama diberikan selama 3 (tiga) hari, dengan batas maksimum 4 (empat) kali ijin dalam setahun. d. Tidak ada pemotongan cuti tahunan, namun tunjangan transportasi dipotong (pada sistem absensi dinyatakan tidak hadir). 7.3 Ijin Tidak Bekerja Tanpa Pemberitahuan a. Apabila pegawai tidak bekerja tanpa adanya pemberitahuan sebelumnya ke pejabat yang berwenang, serta tidak dapat membuktikan dengan surat yang dibutuhkan, maka ketidakhadiran tersebut dikategorikan sebagai mangkir. b. Ijin tanpa pemberitahuan akan mengurangi cuti tahunan dan tunjangan transportasi dipotong (pada sistem absensi dinyatakan tidak hadir). 8. PIHAK YANG BERHAK MEMBERIKAN CUTI DAN IJIN a. Rektor atau Wakil Rektor II berhak memberikan cuti. b. Kepala SPI berhak memberikan ijin. 9. PROSEDUR CUTI a. Pegawai yang ingin cuti mengisi Formulir Permohonan Cuti yang berisi identitas pegawai, lamanya hari cuti dan alamat/no. telpon pegawai selama yang bersangkutan cuti b. Formulir Permohonan Cuti yang telah diisi diterima oleh Staf Kepegawaian untuk diproses lebih lanjut, 1) Mencatat dalam buku agenda surat permintaan cuti 2) Mengecek data base cuti pegawai yang bersangkutan 3) Membuat konsep surat cuti c. Formulir Permohonan Cuti disampaikan kepada Kabag. Kepegawaian untuk diberi catatan mengenai : 1) Jumlah hari cuti yang merupakan hak pegawai 2) Jumlah hari cuti yang telah diambil tahun ini 3) Sisa hari cuti yang dapat diambil 4) Sisa hari cuti tahun ini. d. Permohonan cuti yang memenuhi syarat akan disetujui dan diparaf untuk langsung disampaikan kepada Rektor sebagai lampiran penerbitan Surat Persetujuan Cuti. Sedangkan permohonan cuti yang tidak memenuhi syarat dikembalikan kepada pegawai yang bersangkutan. e. Berdasarkan Formulir Permohonan Cuti yang telah diparaf, staf kepegawaian akan membuat surat persetujuan cuti dalam 2 (dua) rangkap untuk ditandatangani oleh Rektor. Setelah ditandatangani oleh Rektor, Surat Persetujuan Cuti akan diperbanyak sesuai dengan jumlah tembusan surat. Hal. 4 dari 14 halaman

6 Hal. 5 dari 14 halaman

7 FORMULIR PERMOHONAN CUTI TAHUNAN..., H, M Kepada : Yth. Rektor UM Palangkaraya di - Palangka Raya Assalamualaikum wr.,wb Yang bertanda tangan di bawah ini : Pangkat/Gol. Ruang : Unit Kerja Dengan ini mengajukan permintaan Cuti Tahunan untuk tahun selama. Hari kerja, terhitung mulai tanggal Selama menjalankan cuti alamat saya di : Nomor telepon yang dapat dihubungi. Dengan permintaan ini saya buat untuk dapat dipertimbangkan sebagaimana mestinya. Wassalamualaikum wr. wb Hormat saya, CATATAN KEPEGAWAIAN : CATATAN PERTIMBANGAN : Cuti yang telah diambil dalam tahun 1. Cuti Tahunan : 2. Cuti Sakit : 3. Cuti Bersalin : 4. Cuti di Luar Tanggungan: Hal. 6 dari 14 halaman

8 FORMULIR PERMOHONAN CUTI SAKIT..., H, M Kepada : Yth. Rektor UM Palangkaraya di - Palangka Raya Assalamualaikum wr.,wb Yang bertanda tangan di bawah ini : Pangkat/Gol. Ruang : Unit Kerja Dengan ini mengajukan permintaan Cuti Sakit selama Hari/Bulan*) karena saya menderita/gugur kandungan/mengalami kecelakaan dalam dan oleh karena menjalankan tugas kewajiban*) sesuai surat keterangan Dokter/Bidan*) terlampir. Dengan permintaan ini saya buat untuk dapat dipertimbangkan sebagaimana mestinya. Wassalamualaikum wr. wb Hormat saya, CATATAN KEPEGAWAIAN : CATATAN PERTIMBANGAN : Cuti yang telah diambil dalam tahun 1. Cuti Tahunan : 2. Cuti Sakit : 3. Cuti Bersalin : 4. Cuti di Luar Tanggungan: *) coret yang tidak perlu Hal. 7 dari 14 halaman

9 FORMULIR PERMOHONAN CUTI BERSALIN..., H, M Kepada : Yth. Rektor UM Palangkaraya di - Palangka Raya Assalamualaikum wr.,wb Yang bertanda tangan di bawah ini : Pangkat/Gol. Ruang : Unit Kerja Dengan ini mengajukan permintaan Cuti Bersalin untuk persalinan ke : / cuti di luar tanggungan untuk persalinan*) terhitung mulai tanggal Dengan permintaan ini saya buat untuk dapat dipertimbangkan sebagaimana mestinya. Wassalamualaikum wr. wb Hormat saya, CATATAN KEPEGAWAIAN : CATATAN PERTIMBANGAN : Cuti yang telah diambil dalam tahun 1. Cuti Tahunan : 2. Cuti Sakit : 3. Cuti Bersalin : 4. Cuti di Luar Tanggungan: *) coret yang tidak perlu Hal. 8 dari 14 halaman

10 FORMULIR PERMOHONAN CUTI DI LUAR TANGGUNGAN..., H, M Kepada : Yth. Rektor UM Palangkaraya di - Palangka Raya Assalamualaikum wr.,wb Yang bertanda tangan di bawah ini : Pangkat/Gol. Ruang : Unit Kerja Dengan ini mengajukan permintaan Cuti di Luar Tanggungan selama hari kerja, terhitung mulai tanggal s/d. Karena Selama menjalankan cuti, alamat saya di :. Nomor telepon yang bisa dihubungi Dengan permintaan ini saya buat untuk dapat dipertimbangkan sebagaimana mestinya. Wassalamualaikum wr. wb Hormat saya, CATATAN KEPEGAWAIAN : CATATAN PERTIMBANGAN : Cuti yang telah diambil dalam tahun 1. Cuti Tahunan : 2. Cuti Sakit : 3. Cuti Bersalin : 4. Cuti di Luar Tanggungan: Hal. 9 dari 14 halaman

11 SURAT CUTI TAHUNAN NOMOR : /PTM63.R/C/201.. Assalamu alaikum Wr. Wb Diberikan Cuti Tahunan untuk tahun kepada : Pangkat/Gol. Ruang Unit Kerja Selama hari kerja, terhitung mulai tanggal sampai dengan tanggal., dengan ketentuan sebagai berikut : a. Selama meninggalkan tugas pekerjaan, ada pengganti yang melaksanakan tugas yang bersangkutan b. Setelah selesai menjalankan Cuti Tahunan wajib melaporkan diri kepada Atasan langsungnya dan bekerja kembali sebagaimana biasa. Demikian Surat Cuti Tahunan ini diberikan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Wassalamu alaikum Wr. Wb. Palangka Raya,., M, 143H Rektor, 1. Pimpinan unit kerja 2. Yang bersangkutan Drs. Bulkani M.Pd NIP Hal. 10 dari 14 halaman

12 SURAT CUTI SAKIT NOMOR : /PTM63.R/C/201.. Assalamu alaikum Wr. Wb Diberikan Cuti Sakit untuk tahun kepada : Pangkat/Gol. Ruang Unit Kerja selama hari/bulan *), terhitung mulai tanggal sampai dengan tanggal., dengan ketentuan setelah berakhir jangka waktu Cuti Sakit tersebut, wajib melaporkan diri kepada Atasan langsungnya dan Bagian Kepegawaian kemudian bekerja kembali sebagaimana biasa Demikian Surat Cuti Sakit ini diberikan untuk dapat dipertimbangkan sebagaimana mestinya. Wassalamu alaikum Wr. Wb. Palangka Raya,., M, 143H Rektor, 1. Pimpinan unit kerja 2. Yang bersangkutan Drs. Bulkani M.Pd NIP Hal. 11 dari 14 halaman

13 SURAT CUTI BERSALIN NOMOR : /PTM63.R/C/201.. Assalamu alaikum Wr. Wb Diberikan Cuti Bersalin untuk tahun kepada : Pangkat/Gol. Ruang Unit Kerja Terhitung mulai tanggal sampai dengan 2 (dua) bulan setelah persalinan, dengan ketentuan sebagai berikut : a. Selama meninggalkan tugas pekerjaan, ada pengganti yang melaksanakan tugas yang bersangkutan; b. Setelah selesai menjalankan Cuti Bersalin wajib melaporkan diri kepada Atasan langsungnya dan bekerja kembali sebagaimana biasa. Demikian Surat Cuti Bersalin ini diberikan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Wassalamu alaikum Wr. Wb. Palangka Raya,., M, 143H Rektor, 1. Pimpinan unit kerja 2. Yang bersangkutan Drs. Bulkani M.Pd NIP Hal. 12 dari 14 halaman

14 SURAT CUTI DI LUAR TANGGUNGAN NOMOR : /PTM63.R/C/201.. Assalamu alaikum Wr. Wb Diberikan Cuti di Luar Tanggungan untuk tahun kepada : Pangkat/Gol. Ruang Unit Kerja Terhitung mulai tanggal sampai dengan..., dengan ketentuan sebagai berikut : a. Selama meninggalkan tugas pekerjaan, ada pengganti yang melaksanakan tugas yang bersangkutan; b. Setelah selesai menjalankan Cuti di Luar Tanggungan wajib melaporkan diri kepada Atasan langsungnya dan bekerja kembali sebagaimana biasa. Demikian Surat Cuti di Luar Tanggungan ini diberikan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Wassalamu alaikum Wr. Wb. Palangka Raya,., M, 143H Rektor, 1. Pimpinan unit kerja 2. Yang bersangkutan Drs. Bulkani M.Pd NIP Hal. 13 dari 14 halaman

15 FORMULIR PERMOHONAN IJIN..., H, M Kepada : Yth. Rektor UM Palangkaraya di - Palangka Raya Assalamualaikum wr.,wb Yang bertanda tangan di bawah ini : Pangkat/Gol. Ruang : Unit Kerja Dengan ini mengajukan permintaan ijin selama hari kerja, terhitung mulai tanggal s/d. Karena Dengan permintaan ini saya buat untuk dapat dipertimbangkan sebagaimana mestinya. Wassalamualaikum wr. wb Hormat saya, Hal. 14 dari 14 halaman