Standard Operating Procedure ADMINISTRASI PENGUSULAN SK TUGAS BELAJAR PNS DOSEN

Transkripsi

1 Standard Operating Procedure ADMINISTRASI PENGUSULAN SK TUGAS BELAJAR PNS DOSEN Biro Umum dan Kepegawaian Universitas Brawijaya Malang 2017

2 Hal. i

3 DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI Error! Bookmark not defined. DAFTAR ISI i A. Tujuan B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait C. Standar Mutu yang Terkait D. Istilah dan Definisi E. Urutan Prosedur F. Bagan Alir G. Referensi H. Lampiran Hal. ii

4 A. Tujuan Sebagai pedoman dalam pengusulan SK Tugas Belajar bagi PNS Dosen meliputi persyaratan, prosedur dan durasi waktu dalam proses usul SK Tugas Belajar bagi PNS Dosen sampai dengan pengiriman surat usul ke Kemenristekdikti. B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Melingkupi proses administrasi pemrosesan surat pada bagian kepegawaian Universitas Brawijaya dalam rangka pengusulan penerbitan SK Tugas Belajar di tingkat Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi. C. Standar Mutu yang Terkait <narasi standar mutu yang terkait dengan output/outcome dari prosedur> D. Istilah dan Definisi 1. Tugas Belajar adalah penugasan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang kepada Dosen untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi tidak dengan biaya sendiri dan atau dilakukan dengan meninggalkan tugas sehari-hari sebagai Dosen. 2. Perjanjian Tugas Belajar adalah perjanjian tertulis antara pegawai pelajar dengan pimpinan unit kerja yang memuat syarat-syarat, hak dan kewajiban para pihak sesuai peraturan perundang-undangan. 3. Letter Of Acceptance adalah surat atau pengumuman atau pernyataan yang dikeluarkan oleh Universitas/Perguruan Tinggi tujuan studi yang berisi informasi/pemberitahuan bahwa dosen yang ditugaskan diterima untuk menjalani studi lanjut di Universitas/Perguruan Tinggi tersebut. 4. Jaminan Pembiayaan Tugas Belajar adalah surat atau dokumen perjanjian yang berisi informasi bahwa dosen yang ditugaskan mendapatkan pembiayaan selama masa studi lanjut. Hal. 1

5 5. Disposisi adalah catatan singkat yang berisi pendapat/instruksi dari seorang atasan/pejabat kepada bawahan/anggotanya yang biasanya ditulis (tangan) secara langsung di dokumen yang bersangkutan. 6. Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil adalah nilai hasil kerja yang dicapai oleh setiap Pegawai Negeri Sipil pada suatu satuan organisasi sesuai dengan Sasaran Kerja Pegawai dan perilaku kerja. 7. PAK adalah singkatan dari Penetapan Angka Kredit yaitu suatu formulir yang berisi keterangan perorangan dosen dan satuan nilai dari hasil penilaian butir kegiatan dan atau akumulasi butir-butir kegiatan yang telah dicapai dosen dan telah ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit. E. Urutan Prosedur 1. Menerima usulan Tugas Belajar PNS Dosen dari Fakultas pengusul dengan melampirkan kelengkapan administrasi berupa : a. Surat Pengantar dari Dekan; b. Fotocopy Kartu Pegawai; c. Fotocopy SK. Konversi NIP Baru bagi PNS dengan NIP 9 digit; d. Fotocopy SK. CPNS; e. Fotocopy PAK dan SK. Jabatan Fungsional Terakhir; f. Fotocopy SK. Pangkat Terakhir; g. Model C; h. Fotocopy Akta Nikah; i. Fotocopy Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil (dahulu bernama DP-3) dua tahun terakhir; j. Surat keterangan sehat jasmani dan rohani dari Dokter; k. Fotocopy Penugasan ke Luar Negeri dari Sekretariat Negara. (bagi Dosen Tugas Belajar Luar Negeri); l. Fotocopy Surat keterangan lulus seleksi dari Perguruan Tinggi tujuan studi atau Letter of Acceptance (LOA); m. Fotocopy Surat Jaminan Pembiayaan Tugas Belajar dari pihak sponsor; n. Fotocopy Perjanjian Tugas Belajar (Diterbitkan oleh Wakil Rektor II melalui bagian Kepegawaian); o. Surat keterangan dari Dekan tentang kesesuaian bidang studi yang ditempuh dengan tugas pekerjaan; p. Surat Pernyataan bahwa yang bersangkutan : Tidak sedang menjalankan cuti diluar tanggungan negara; Tidak sedang mengajukan upaya hukum keberatan ke Badan Pertimbangan Kepegawaian (BAPEK); Tidak sedang / dalam proses penjatuhan hukum disiplin tingkat sedang atau tingkat berat; Hal. 2

6 Tidak sedang menjalani hukuman disiplin tingkat sedang atau tingkat berat; Tidak sedang dalam proses perkara pidana, baik tindak kejahatan maupun pelanggaran; Tidak sedang melaksanakan kewajiban ikatan dinas; Tidak sedang/dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan penjenjangan; Tidak pernah gagal dalam tugas belajar yang disebabkan oleh kelalaiannya; Tidak pernah dibatalkan mengikuti tugas belajar karena kesalahannya. 2. Menerima, mencatat dan memeriksa kelengkapan pengajuan Tugas Belajar PNS Dosen. a. Jika berkas lengkap, maka dapat diproses lebih lanjut sebagai berikut : 1) Menyusun berkas kelengkapan; Membuat surat usulan Tugas Belajar; 2) Mengirim Usul Tugas Belajar yang telah dilengkapi Surat Pengantar Usul Tugas Belajar dikirimkan kepada Kepala Biro SDM u.p. Kepala Bagian Perencanaan dan Pengembangan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi. b. Jika berkas tidak lengkap, maka dikembalikan kepada Fakultas pengusul secara tertulis disertai dengan penjelasan dan saran. Hal. 3

7 F. Bagan Alir <pelaku prosedur> <kegiatan/tahap prosedur> BAGAN MANUAL PROSEDUR ADMINISTRASI PENGUSULAN SK TUGAS BELAJAR PNS DOSEN MULAI <input/output kegiatan> Fakultas pengusul Mengirim berkas usul Tugas Belajar PNS Dosen (1 hari) Kabag. Kepegawaian Menerima dan mendisposisi usulan Tugas Belajar (20 menit) Kasubbag. Tenaga Edukatif Menerima dan mendisposisi usulan Tugas Belajar (20 menit) Staf Subbag Tenaga Edukatif Menerima, mencatat dan memeriksa kelengkapan administrasi usul Tugas Belajar PNS Dosen (5 menit) Berkas Lengkap? Ya Tidak Memproses Surat Pengembalian Berkas ke Fakultas (7 hari) Staf Subbag. Tenaga Edukatif Menyusun Draft Surat Usulan SK Tugas Belajar (60 menit) Wakil Rektor II Memeriksa dan menandatangani Surat Usulan SK Tugas Belajar (3 hari) Surat Usulan SK Tugas Belajar Staf Subbag. Tenaga Edukatif Mengirim Surat Usulan Tugas Belajar ke Kepala Biro SDM Kemenristekdikti melalui Kantor POS (30 menit) Surat Usulan SK Tugas Belajar SELESAI Hal. 4

8 G. Referensi 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 jo UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 9 Tahun 2003; 3. Perpres Nomor 12 Tahun 1961; 4. Permendiknas Nomor 48 Tahun 2009; 5. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 74 Tahun 2016; 6. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 58 Tahun Hal. 5

9 H. Lampiran Hal. 6

10 Hal. 7

11 Hal. 8

12 Hal. 9

13 Hal. 10

14 Hal. 11

15 Hal. 12