BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN

Transkripsi

1 BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN 5.1 Hasil Penerapan Prosedur Operasional Standar A. Penerapan SOP pada Divisi Penerimaan Adapun SOP yang diterapkan pada Divisi Penerrimaan yaitu : SOP penurunan barang Didalam SOP ini menjelaskan tentang prosedur penurunan barang dari dalam truk pengangkut hingga ke dalam gudang. SOP penimbangan dan pengecekkan barang Didalam SOP ini menjelaskan tentang prosedur penimbangan barang, penghitungan barang, hingga pengecekkan barang. B. Penerapan SOP pada Divisi Picker Adapun SOP yang diterapkan pada Divisi Picker yaitu : SOP Penataan Barang SOP ini menjelaskan tentang prosedur penerimaan barang dari divisi penerimaan, pengangkutan barang, dan penataan barang di rak. SOP Pengambilan Barang SOP ini menjelaskan tentang prosedur pengambilan barang dari rak, penghitungan barang, penggunaan alat barcode scanner, dan pengangkutan barang.

2 SOP Pengecekkan Barang SOP ini menjelaskan tentang prosedur pengecekkan barang oleh checker dan koordinator picker sebelum barang siap packing. C. Penerapan SOP pada Divisi Packing dan Adapun SOP yang diterapkan pada Divisi Packing dan yaitu : SOP Pengepakan Barang SOP ini menjelaskan tentang prosedur packing barang, pendataan barang yang akan dikirim dan pembuatan label barcode untuk barang. SOP Muat Barang SOP ini menjelaskan tentang prosedur muat barang, waktu muat barang, dan pendataan barang untuk pembuatan surat jalan. SOP Pengangkutan Barang SOP ini menjelaskan tentang prosedur pengiriman barang dengan angkutan internal, pengiriman barang dengan ekspedisi luar, dan pemeriksaan kendaraan. Adapun SOP diluar ketiga divisi diatas yaitu SOP pemusnahan barang yang menjelaskan tentang prosedur pemusnahan barang rusak yang tidak laku terjual atau barang kembali dari toko cabang Kegiatan Budaya 5R Kegiatan Budaya 5R ( Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin ) di departemen warehouse PT ISRU adalah sebagai berikut : a. Menjaga kebersihan unit dari segi display barang di rak, penyusunan barang siap kirim, dan penyusunan dokumen pad arak dengan menggunakan binder dan otner. b. Mengatur, memantau, dan melakukan kegiatan evaluasi oleh Kepala Gudang, dan para Koordinator. c. Melakukan kegiatan pemahaman terus-menerus mengenai prinsip 5R dan menerapkannya sebagai budaya kerja.

3 d. Manajer operasional dan Kepala Gudang mengawasi, mengamati, serta memberikan contoh kepada karyawan agar senantiasa mempraktikkan 5R diseluruh area kerja. e. Melakukan bersih-bersih 15 menit pada jam 08:00 s.d 08:15 sebelum bekerja dan 15 menit pada jam 15:45 s.d 16:00 sebelum pulang kerja. f. Menambah susunan rak dengan mezzanine agar menambah space untuk display barang. Selain untuk menambah space, juga agar semua barang tertata rapi dan tidak berceceran di lantai. g. Menambah alat kebersihan dan mengganti alat yang sudah usang Keadaan Sebelum dan Sesudah Penerapan SOP dan 5R Setelah dilakukan penerapan SOP dan prinsip 5R pada departemen warehouse, maka hasilnya dapat dilihat pada tabel dibawah ini : Tabel 5.1 Keadaan sebelum dan setelah penerapan SOP dan 5R No. Sebelum Penerapan SOP dan 5R Setelah Penerapan SOP dan 5R 1 2 Sering terjadinya tumpang tindih pekerjaan antara satu departemen dengan departemen lainnya. Waktu muat barang yang dilakukan oleh divisi packing dan ekspdisi dilakukan pada pagi hari. sehingga yang terjadi adalah para supir ekspedisi banyak yang menganggur dan karena pengiriman lebih siang, maka para supir sering terjebak macet dan Setelah diterapkannnya SOP disetiap divisi, maka masing-masing karyawan mengerti akan tugas dan tanggung jawabnya. Sehingga setiap pekerjaan yang dilakukan lebih efektif dan efisien tenaga. Setelah diterapkannya SOP muat barang dan SOP ekspedisi, jadwal muat barang dibuat menjadi jam 2, dan maksimal pengerjaan SO oleh picker dilakukan pada jam dan muat barang dimulai pada jam hingga jam Sehingga jadwal pengiriman supir ekspedisi dimulai

4 terjadilah keterlambatan pengiriman. Ketidaktelitian karyawan picker saat pengambilan barang menjadi masalah yang sering menyebabkan kesalahan pengiriman barang. Jumlah rak yang tidak mencukupi menjadi masalah tersendiri ketika melakukan display barang, sehingga banyak barang yang masih berserakan dan resiko barang hilang dan rusak semaikin banyak. Ketidaktelitian karyawan divisi packing dan penerimaan barang kerap kali menimbulkan masalah kesalahan pengiriman barang. Kendaraan yang bermasalah terkadang menimbulkan keterlambatan karena mogok. jam untuk meminimalsir keterlambatan yang diakibatkan oleh macet. Penggunaan label barcode pada setiap rak di masing-masing produk akan meminimalisir kesalahan pengambilan barang dan memudahkan dalam pengontrolan stok karena saat melakukan scan barcode otomatis akan memotong stock pada sistem. Penerapan sistem susunan rak dengan mezzanine menjadi solusi dalam pemanfaatan space rak yang sempit. Penggunaan form checklist pada divisi penerimaan, packing dan ekspedisi, dapat menjadi solusi dalam mengatasi ketidaktelitian para checker, karena dalam form checklist ini ditandatangani oleh chekcker, coordinator, MD, dan Supervisor Warehouse. Penggunaan form checklist perawatan kendaraan dapat mengurangi kendaraan yang mogok. Dan setiap pengiriman menggunakan jasa ekspedisi untuk pengiriman luar kota, harus mengisi form pemeriksaan kendaraan agar mencegah terjadi

5 7 Kesadaran karyawan yang kurang dalam perawatan inventaris mereka, menjadi masalah tersendiri. Terutama untuk para picker yang sering lalai dalam melakukan display barang dengan benar. masalah dalam pengiriman barang luar kota. Diterapkannya prinsip 5R ( Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin ) disemua divisi pada departemen warehouse PT ISRU membuat karyawan harus selalu menjaga dan merawat alat-alat mereka baik pada saat sebelum bekerja dan setelah bekerja. Dan para picker diwajibkan untuk segera mendisplay barang setelah melakukan serah terima dengan bagian penerimaan. Berikut adalah gambar kondisi gudang sebelum dan sesudah diterpakan SOP dan 5R pada area departemen gudang PT ISRU. Gambar 5.1 Kondisi sebelum diterapkan SOP dan 5R

6 Gambar 5.2 Kondisi setelah diterapkan SOP dan 5R Gambar 5.3 Barang siap kirim terlihat lebih rapih

7 Gambar 5.4 Penggunaan label barcode pada setiap produk Setelah diterapkannya SOP dan 5R terlihat kondisi barang terlihat lebih rapi dari kondisi yang sebelumnya. Setiap barang yang sudah diterima oleh bagian pengiriman akan langsung diserahkan ke bagian picking dan akan langsung ditata pada raknya masing-masing. Dengan diterpakannya 5R ini tentunya memberikan dampak positif baik untuk karyawan dan juga perusahaan. Untuk para karyawan, baran yang rapih dan tertata akan memudahkan pekerjaan mereka, dan untuk perusahaan kondisi barang yang rapih akan memberikan kesan yang baik bagi perusahaan tersebut dimata para auditor dan visitor, dan meminimalisir resiko barang hilang, tercampur atau rusak. Penggunaan label barcode pada barang berfungsi untuk meminimalisir terjadinya selisih stock antara barang yang ada dilapangan dengan yang ada di sistem data komputer. Selain itu juga mempermudah kerja karyawan karena meminimalisir terjadinya salah pengambilan barang dan penghitungan ulang. 5.2 Analisa dan Pembahasan Secara keseluruhan dari hasil yang telah didapat, maka dapat dianalisa hasil dari penerapan SOP dan prinsip 5R dalam rangka mengurangi keterlambatan dan kesalahan pengiriman di PT ISRU. Sejauh ini hasil dari pengamatan sejak

8 bulan Januari hingga bulan Mei 2016 telah mengalami penurunan dibandingkan dengan periode tahun sebelumnya pada bulan yang sama. Tabel 5.2 Hasil Penurunan Keterlambatan dan Kesalahan Barang Tahun Januari Mei 2015 ( Sebelum Perbaikan ) Januari Mei 2016 ( Setelah Perbaikan ) Jumlah Jumlah Terlambat Jumlah Salah Presentase Terlambat Presentase Salah ,7 % 0,5 % ,82 % 0,16 % Presentase Presentase Penurunan Penurunan Terlambat Salah 0,88 % 0,34 % Dengan adanya penurunan keterlambatan dan kesalahan pengiriman barang ini tentunya berdampak positif terhadap kelancaran pengiriman barang ke cabang, meningkatkan penjualan, dan mengurangi kerugian bagi perusahaan. Pada saat sebelum adanya perbaikan, sering terjadi komplain dari pihak cabang karena barang yang telat, salah kirim, hingga rusak. Sehingga pihak cabang harus melakukan retur barang dan pengiriman ulang, dimana kegiatan tersebut akan menambah beban biaya bagi perusahaan. Diharapkan tingkat keterlambatan dan kesalahan pengiriman barang akan semakin berkurang. Dan hingga saat ini masih terus dilakukan upaya perbaikan dan evaluasi dari penerapan SOP dan prinsip 5R tersebut.