BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

Transkripsi

1 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian dan analisis yang telah dikemukakan pada bab-bab sebelumnya, kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah Sebagai berikut : 1. Salah satu cara yang bisa digunakan agar sistem yang dijalankan oleh perusahaan dapat dijalankan dengan prinsip efektif dan efisien adalah dengan menggabungkan sistem manajemen yang sudah ada menjadi sistem manajemen yang terintegrasi (Integrated management system). 2. Integrasi sistem manajemen adalah metode untuk menggabungkan 3 sistem manajemen (ISO 9001, ISO 4001 dan OHAS 18001) ke dalam satu sistem. Melalui integrasi sistem manajemen, organisasi akan menggabungkan semua bagian dan sub bagian yang ada di dalam masing-masing sistem manajemen dan menciptakan sistem manajemen terintegrasi. Ketika 3 sistem manajemen digabungkan, implementasi dan proses audit akan dilakukan sebagai unit tunggal. 3. Integrasi sistem manajemen dapat dilaksanakan dengan beberapa metode/model diantara model sistem, model proses, total quality 104

2 management, model pendekatan ISO Sesuai dengan tujuan dan ruang lingkup organisasi dan sistem PT. XYZ maka model perancangan yang digunakan dalam penelitian ini adalah model pendekatan proses pada sistem manajemen lingkungan ISO yang diadopsi dari BS 8800 melalui pembagian tahapan perancangan sebagai berikut: a) Perencanaan - tinjauan awal, - perancangan struktur dokumentasi - penetapan kebijakan, - perencanaan penerapan manual, identifikasi aspek dan dampak lingkungan, Identifikasi bahaya, penilaian resiko dan penetapan kendali, identifikasi kesesuaian peraturan perundangan dan persyaratan lainnya, penetapan tujuan, target dan program b) Penerapan dan Operasi - Sumber daya, peran, tanggung jawab dan wewenang - Kompetensi, pelatihan dan kesadaran - Komunikasi - Dokumentasi - Pengendalian dokumen - Pengendalian operasional - 105

3 c) Evaluasi kinerja Sistem Manajemen - Pemantauan, Audit, tindakan perbaikan dan pencegahan - Tinjauan Manajemen 4. Melalui sistem manajemen yang terintegrasi waktu yang dibutuhkan untuk membangun (development) sistem menjadi lebih singkat yaitu 6-8 bulan. Waktu audit pemeliharaan (surveillance audit) menjadi lebih singkat yaitu 6-8 Mandays dimana surveillance audit dilaksanakan 2 kali dalam 1 tahun. Kemudian, biaya yang dikeluarkan untuk sertifikasi sistem manajemen terintegrasi adalah juta (dalam rupiah).. Biaya surveillance audit untuk sistem manajemen terintegrasi mencapai 40 juta (dalam rupiah). Biaya-biaya lain yang dapat dihemat melalui sistem manajemen terintegrasi adalah biaya operasional implementasi sistem antara lain biaya dokumentasi sistem, pelatihan, dan personel. Di dalam aspek tenaga kerja, dengan menerapkan sistem manajemen terintegrasi rentang kendali untuk manajemen puncak juga dapat dikurangi dengan hanya menunjuk satu manajemen perwakilan saja. Sistem manajemen terintegrasi juga akan membuat sistem dokumentasi menjadi lebih sederhana, mengurangi beban kerja (pembuatan, peninjauan, pengesahan, perubahan/revisi dan penyimpanan) dalam pengendalian dokumen dan catatan karena dokumentasi menjadi banyak berkurang dari 88 manual/prosedur/guideline yang ada di dalam sistem manajemen terpisah menjadi 44 manual/prosedur/guideline di dalam sistem 106

4 manajemen terintegrasi. Dengan demikian, penerapan sistem manajemen terintegrasi dapat memberikan keuntungan kepada perusahaan ditinjau dari 4 aspek yaitu waktu, biaya, tenaga kerja, dan pekerjaan administratif 6.2 Saran Adapun saran yang dapat menjadi peluang perbaikan di PT. XYZ dalam membuat dan mengimplementasikan sistem manajemen terintegrasinya adalah sebagai berikut : 1. Manajemen Perusahaan terutama manajemen puncak harus mempunyai komitmen dan terlibat secara aktif di dalam menerapkan sistem manajemen teintegrasi (Integrated management system). Manajemen harus mempunyai pemahaman yang kuat terhadap sistem yang akan dijalankan. Manajemen harus terlibat langsung di dalam sistem manajemen terintgerasi melalui penetapan kebijakan, Merancang dan menetapkan tujuan, melaksanakan tinjauan manajemen, berpartisipasi dalam rapat-rapat, melaksanakan program management visit, menyediakan sumber daya yang memadai (man, money, method, machine) dan terlibat dalam kegiatan-kegiatan lain terkait dengan penerapan sistem manajemen terintegrasi 2. Pelatihan-pelatihan penyadaran (awareness) sistem manajemen terintegrasi perlu dilaksanakan secara berkesinambungan agar semua pihak yang terlibat didalam penerapan sistem manajemen termasuk karyawan mempunyai kesamaan pemahaman mengenai sistem. Dengan demikian, semua pihak akan terlibat secara aktif dan memiliki tanggung jawab yang sama di dalam 107

5 penerapan sistem manajemen terintegrasi. Keberhasilan penerapan sistem manajemen terintegrasi bukan hanya menjadi tanggung jawab perwakilan manajemen (management representative) akan tetapi menjadi tanggung jawab seluruh karyawan diperusahaan 3. Sistem manajemen termasuk dokumentasinya harus ditinjau secara periodik untuk memastikan kesesuaian terhadap perkembangan organisasi, persyaratan pelanggan terbaru, peraturan perundangan-udangan terbaru. Sistem manajemen dan dokumentasinya harus fleksibel dalam menerima setiap perubahan yang terjadi. Jika diperlukan revisi tehadap dokumen sistem manajemen dapat dilakukan untuk mengakomodir perubahanperubahan yang terjadi. 4. Perusahaan perlu menyiapkan sumber daya manusia yang memadai dengan mempersiapkan pelatihan dan pendidikan, serta mengevaluasi kefektifannya. Hal ini penting dilakukan karena adanya kemungkinan kesulitan untuk menemukan karyawan yang ahli dan memiliki pengetahuan pada bidang yang berbeda-beda dalam manajemen mutu, manajemen lingkungan, dan manajemen kesehatan dan keselamatan kerja. 5. Tugas dan tanggung jawab karyawan di semua level harus diintegrasikan untuk menghilangkan dikotomi tugas dan tanggung jawab harian dan tugas dan tanggung jawab mutu, lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja. 6. Untuk meningkatkan kesadaran dan partisipasi karyawan di dalam penerapan sistem manajemen terintegrasi, perusahaan dapat membuat program penghargaan (recognition program) yang ditujukan sebagai bentuk 108

6 penghargaan perusahaan kepada individu maupun tim yang mempunyai kinerja terbaik didalam penerapan sistem manajemen terintegrasi 109