A. Latar Belakang B. Tujuan dan Sasaran C. Keuntungan Implementasi SIKADU D. Fitur-Fitur pada SIKADU... 4

Transkripsi

1

2

3 DAFTAR ISI Proposal Sistem Informasi Akademik Terpadu A. Latar Belakang... 1 B. Tujuan dan Sasaran... 2 C. Keuntungan Implementasi SIKADU... 2 D. Fitur-Fitur pada SIKADU... 4 E. Screenshoot Sikadu... 9 F. Ruang Lingkup Kegiatan...18 G. Spesifikasi Teknis SIKADU...19 H. Persiapan Implementasi...20 I. Pembiayaan Kegiatan...21 J. Salam Kami...23 Mobile :

4

5 A. Latar Belakang Perkembangan Teknologi Informasi yang sangat pesat dan tingginya kompleksitas proses penanganan kegiatan rutin organisasi membutuhkan suatu solusi Sistem Informasi yang secara efektif mampu meningkatkan kualitas pelayanan dan efisiensi operasi. Teknologi Informasi saat ini telah mengalami perkembangan yang sangat cepat dengan dukungan kesadaran masyarakat atas manfaat teknologi informasi di berbagai kehidupan. Teknologi informasi telah mampu mengintegrasikan nilainilai yang sebelumnya dianggap mustahil tercapai, diantaranya kecepatan informasi, efisiensi dan efektifitas. Media yang menjadi fasilitator utama adalah internet, tidak bisa dihindari lagi telah menjadi kebutuhan masyarakat seperti sekarang ini. Teknologi Informasi diaplikasikan sebagai basis Sistem Informasi mulai dari Pemerintahan, Industri, Sekolah, Universitas, Industri Hiburan, LSM, UKM dan lain sebagainya. Sejalan dengan perkembangan tersebut, kami merancang beberapa produk salah satunya SIKADU (Sistem Informasi Akademik Terpadu) yang diharapkan mampu digunakan sebagai alat bantu untuk melaksanakan pelayanan berbasis Teknologi Informasi. Sistem Informasi Akademik adalah suatu Sistem Informasi yang dirancang untuk mengelola segala kegiatan Administrasi Akademik. Sistem Informasi yang telah kami rancang meliputi Administrasi back-office, pelayanan akademik, dan Portal Informasi Civitas Akademika. Solusi Sistem Informasi Akademik ini dirancang untuk dapat mengurangi beban Administrasi Akademik dan memudahkan penyediaan Informasi Akademik yang dibutuhkan dan mendukung proses peningkatan mutu yang berbasis pada akuntabilitas proses dan Sistem Manajemen Proses yang fair. 1

6 B. Tujuan dan Sasaran SIKADU Kegiatan pengembangan Sistem Informasi Akademik Terpadu ini adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan Administrasi Akademik dengan rincian sebagai berikut : 1. Meningkatkan efisiensi, efektifitas, kecepatan dan kualitas layanan terkait dengan Akademisi. 2. Mempercepat penyeragaman dan pembentukan database akademik, menunjang transparansi pengelolaan data akademik. 3. Menunjang akuntabilitas dalam menyajikan informasi yang dapat mendukung tingkat pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dalam Rencana Strategis. 4. Memudahkan kerja bagi petugas operasional dalam memasukkan data, karena aplikasi ini dirancang untuk memaksimalkan otomatisasi sistem. 5. Meningkatkan kualitas dan kecepatan proses penyusunan berbagai laporan yang dibutuhkan, baik untuk kepentingan internal maupun laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak eksternal. 6. Meningkatkan kemudahan dan proses pencarian serta penampilan informasi secara cepat yang dapat digunakan untuk kepentingan pengambilan keputusan. C. Keuntungan Implementasi SIKADU Adapun keuntungan yang akan dirasakan dalam implementasi Sistem Informasi Akademik Terpadu ini adalah sebagai berikut : 1. Merupakan aplikasi Akademik yang memiliki fitur lengkap sehingga memudahkan pengelolaan Administrasi Akademik tanpa batasan kuantitas data. 2. Mendukung penggunaan multi-user dalam local area network yang memungkinkan untuk digunakan oleh pengguna lebih dari satu (banyak pengguna) sehingga akan mempercepat dan mempermudah pemrosesan data. 3. Dukungan keamanan terhadap pemakai aplikasi dan data, SIKADU yang kami tawarkan memberikan perlindungan keamanan penggunaan aplikasi secara ber jenjang dan ditunjang dengan keamanan akses database yang optimal. 2

7 4. Mudah untuk digunakan dengan mempertimbangkan kemudahan pemakaian (user friendly) dan menggunakan kaidah bahasa Indonesia, sehingga pelatihan penggunaannya tidak memakan waktu yang lama karena mudah dipahami. 5. Instalasi dan implementasi yang cepat, secara struktural SIKADU dikembangkan dengan metode modular, sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan user dalam waktu singkat. 6. Investasi yang tepat guna yang akan memberikan daya guna yang tinggi dalam rentang waktu yang lama, menjadikan investasi terasa murah dan terjangkau. 7. Merupakan wujud partisipasi pengembangan dan penerapan Teknologi Informasi di Indonesia. 8. Database terintegrasi sehingga dihindari redundant entry data atau pengulangan input yang dilakukan berulang kali sehingga meningkatkan efisiensi pekerjaan diantara bagian-bagian yang ada. 3

8 D. Fitur-Fitur pada SIKADU SIKADU Sistem Informasi Akademik Terpadu (SIKADU) yang telah dirancang kami pasarkan dalam beberapa kategori dan paket. Adapun paket-paket tersebut dalam kategori Sikadu Basic adalah sebagai berikut : SIKADU Basic-A Rp ,- Fitur-fitur yang termasuk pada SIKADU Basic-A diwarnai dengan tulisan berwarna Hitam. Rp ,- SIKADU Basic-B Rp ,- Fitur-fitur yang termasuk pada SIKADU Basic-B diwarnai dengan tulisan berwarna Biru Rp ,- SIKADU Basic-C Rp ,- Fitur-fitur yang termasuk pada SIKADU Basic-C diwarnai dengan tulisan berwarna Hijau Rp ,- SIKADU Pro Rp ,- Fitur-fitur yang termasuk pada SIKADU Pro diwarnai dengan tulisan berwarna Merah Rp ,- SIKADU Incredible Rp ,- Fitur-fitur yang termasuk pada SIKADU Pro diwarnai dengan tulisan berwarna Orange Rp ,- HARGA PROMO BERLAKU HINGGA TANGGAL 31 AGUSTUS Manajemen Sistem 1.1. Group 1.2. Pengguna 1.3. Unit 1.4. Konfigurasi 1.5. Log 1.6. Backup Database 1.7. Restore Database 2. Entri Data Pendukung 2.1. Program Studi 4

9 Melihat Data Program Studi Mengubah Program Studi Akreditasi 2.2. Dosen Data Dosen Pengelolaan Riwayat Pendidikan Pengelolaan Publikasi Jadwal Dosen 2.3. Manajemen Ruang Gedung Ruang Laboratorium Penggunaan Ruang 2.4. Jenis Nilai 2.5. Syarat Batas SKS 2.6. Jenis Semester Syarat Yudisium 3. Kurikulum 3.1. Data Kurikulum 3.2. Matakuliah 3.3. Matakuliah Prasyarat 3.4. Kesetaraan Matakuliah 4. Kemahasiswaan 4.1. Mahasiswa 4.2. Bimbingan Akademik 4.3. Cuti Mahasiswa 4.4. Riwayat Cuti Mahasiswa 4.5. Kurikulum Mahasiswa 5. Registrasi Mahasiswa 6. Awal Semester 6.1. Setting Semester 6.2. Penawaran Matakuliah 6.3. Jadwal Kelas 6.4. Susun Jadwal Ujian Pengelolaan Jadwal 2.7. Syarat Predikat Kelulusan 2.8. Pejabat Pengesah Ujian Semester Tengah Daftar Pejabat Pejabat Pengesah Dokumen Disahkan Dokumen Tipe Pengesah 2.9. Peran Dosen Pembimbing Pengelolaan Jadwal Ujian Akhir Semester 6.5. Cetak Jadwal 7. Rencana Studi 7.1. Pengelolaan Jatah SKS Melihat Daftar SKS Tugas Akhir Peran Dosen Pendadaran Mahasiswa Semester per Setting Pembuatan Transkrip Setting Gelar Pengelolaan Toleransi Jatah SKS 5

10 7.2. Pengelolaan Input KRS 7.3. Persetujuan KRS 7.4. Kartu Ujian Mencetak Kartu UTS Per Mahasiswa Mencetak Kartu UTS Memindah Peserta Kelas ke Kelas Paralel yang Lain (Homogen) Memindah Peserta Kelas ke Kelas Lain (Homogen) Kolektif Mahasiswa) (Semua Memindah Peserta Kelas ke Kelas Lain Mencetak Kartu UAS Per Mahasiswa Mencetak Kartu UAS (Heterogen) Pembagian Kelas Penggabungan Kelas Kolektif Mahasiswa) 8. Pengelolaan Peserta Kelas 8.1. Info Peserta Kelas (Semua 9. Perkuliahan 9.1. Daftar Presensi Kuliah 9.2. Daftar Presensi Ujian (UAS / UTS) Melihat Kapasitas dan Jumlah Peserta Kelas Mengubah Kapasitas Kelas Secara Kolektif Melihat Daftar Peserta Kelas Mencetak Daftar Rekap Jumlah Peserta Kelas Mencetak Daftar Peserta Kelas Mencetak Daftar Peserta Kelas Secara Kolektif 8.2. Manajemen Peserta Kelas 10. Hasil Studi Input Nilai Akhir Daftar Nilai Akhir Melihat Daftar Nilai Akhir Mahasiswa Per Kelas Mencetak Nilai Mahasiswa per Kelas Mencetak Daftar Nilai Semua Kelas Pengelolaan Hasil Studi Hasil Studi per Semester Hasil Studi per Mahasiswa Susun Transkrip 6

11 KHS Manual Transfer Nilai Rekap Nilai Transkrip 11. Tugas Akhir Pendaftaran Tugas Akhir Bimbingan Tugas Akhir Pendaftaran Pendadaran Pengelolaan Pendadaran Master Tugas Akhir 12. Kelulusan Pendaftaran Yudisium Pengelolaan Yudisium Pengelolaan Sesi Wisuda Pendaftaran Wisudawan Pengelolaan Wisudawan 13. Evaluasi Setting Evaluasi Daftar Distribusi Hasil Studi Kumulatif 15. Laporan DIKTI Master Program Studi (MSPST) Master Mahasiswa (MSMHS) Master Dosen (MSDOS) Master Riwayat Pendidikan Dosen (MSPDS) Tabel Kurikulum/Matakuliah (TBKMK) Transaksi Aktivitas Kuliah Mahasiswa (TRAKM) Transaksi Mahasiswa Cuti/Lulus/Keluar/DO/Non- Aktif (TRLSM) Transaksi Mengajar Dosen (TRAKD) Transaksi Dosen Evaluasi 2 Tahun Pertama Evaluasi 4 Tahun Keluar/Cuti/Studi (TRLSD) Lanjut Evaluasi Akhir 14. Laporan Daftar Rekapitulasi Peserta Kelas Daftar Distribusi Indeks Prestasi Daftar Distribusi Nilai Daftar Distribusi Matakuliah Daftar Distribusi Hasil Studi Semester Transaksi Kapasitas Mahasiswa Baru (TRKAP) Transaksi Fasilitas Perguruan Tinggi (TRFAS) Transaksi Publikasi Dosen (TRPUD) Nama Pimpinan dan Tenaga Non-Akademik (TRPIM) Transaksi Kepemilikan Laboratorium (TRLAB) 7

12 16. Portal Mahasiswa & Dosen Melihat Nilai Online Pengumpulan Data Kebutuhan Akademis Mahasiswa Request Perubahan Master Data Mahasiswa Melihat Daftar Matakuliah yang telah diselesaikan Melihat Daftar Matakuliah yang belum diselesaikan Informasi Akademik Informasi Jadwal Online. 17. SMS GATEWAY Broadcast SMS SMS Info Akademik (Nilai / Ujian / Kehadiran Dosen / dll) SMS Biro Keuangan (Info Pembayaran Terakhir / Total Pembayaran / dll) SMS Layanan Konsumen (Ucapan / Info / dll). 18. KRS Online Pengisian KRS Aturan Matakuliah Prasyarat Aturan Batas SKS 19. Jurnal Online Management Publikasi Jurnal Pengajuan Jurnal Online Jurnal Search Engine 20. Dosen Online Tugas Online Publikasi Materi Online Catatan : Kebutuhan fitur dapat disesuaikan. Fitur-fitur yang belum masuk dapat dibicarakan lebih lanjut 8

13 E. Screenshoot Sikadu SIKADU Sikadu masih terus kami kembangkan hingga saat ini (tahun 2013). Adapun gambaran dari Sistem Informasi Akademik Terpadu ini adalah sebagai berikut : Gambar 1 Halaman Login Standar Gambar 2 Halaman Login yang dimodifikasi 9

14 Gambar 3 Dashboard Sistem Gambar 4 Tampilan Sistem dan Menu 10

15 Gambar 5 Tampilan Data 1 Gambar 6 Tampilan Data 2 11

16 Gambar 7 Tampilan Data 3 Gambar 8 Tampilan Data 4 12

17 Gambar 9 Print Preview Gambar 10 Form 1 13

18 Gambar 11 Form 2 Gambar 12 Form 3 *Masih banyak Screen Shoot tampilan lainnya yang tidak dapat kami lampirkan seluruhnya dalam proposal ini. 14

19 Berdasarkan perkembangan teknologi pembuatan Aplikasi Berbasis web, kami juga mengembangkan Sikadu Versi Metro UI dengan tampilan Windows 8 yang sudah banyak jadi perbincangan hangat belakangan ini. Adapun gambaran tampilannya tersebut adalah sebagai berikut: Gambar 13 Tampilan Login Win 8 Gambar 14 Loader saat memanggil halaman 15

20 Gambar 15 Tampilan Table data Gambar 16 List Data 16

21 Gambar 17 Dialog Konfirmasi Gambar 18 Responsive Design untuk mendukung tampilan pada Handphone / Gadget Berlayar mini 17

22 F. Ruang Lingkup Kegiatan SIKADU Dalam rangka mewujudkan hal-hal yang telah dijelaskan di atas, ruang lingkup kegiatan yang akan dilakukan dalam rangka pengembangan Sistem Informasi Akademik Terpadu ini adalah sebagai berikut : Survey Pendahuluan dan Detail Kebutuhan User Adalah kegiatan yang dilaksanakan untuk mendapatkan detail kebutuhan pengguna (user requirement) jika pada kenyataannya fitur yang ditawarkan pada Sistem Informasi Akademik Terpadu yang telah dirancang butuh kustomisasi atau penyesuaian fitur untuk menghasilkan SIKADU yang mampu menjadi solusi aktif dan maksimal. Desain dan Perancangan Database SIKADU Setelah survey dilaksanakan dan ternyata membutuhkan penyesuaian, para Tim akan bekerja untuk melakukan perancangan Database SIKADU sesuai dengan penyesuaian fitur yang diharapkan oleh Pengguna SIKADU. Pemrograman / Coding Aplikasi SIKADU Hasil perancangan database yang telah dilaksanakan di atas akan di konversikan ke dalam bahasa pemrograman (script) untuk menyesuaikan penambahan maupun pengurangan terhadap fiturfitur yang telah ditawarkan di atas. Penyusunan Buku Panduan (User Manual) Setelah penyesuaian disetujui, penyusunan buku panduan dilaksanakan agar dapat menjadi pegangan atau pedoman penggunaan sistem yang nantinya akan dijadikan pusat bantuan penggunaan Sistem Informasi Akademik Terpadu atau Help Desk. Instalasi Aplikasi SIKADU Kegiatan yang dilaksanakan untuk melakukan instalasi dan konfigurasi Aplikasi pada server yang akan digunakan. Penyusunan Laporan Adalah Kegiatan yang dilaksanakan untuk melakukan pencatatan atau dokumentasi seluruh kegiatan yang telah dilaksanakan serta menjadi panduan dasar untuk melakukan pengembangan berikutnya. Sosialisasi dan Pelatihan Setelah Sistem Informasi Akademik Terpadu telah di uji dan dapat berfungsi sebagaimana mestinya proses yang akan dilaksanakan berikutnya adalah melakukan Sosialisasi dan Pelatihan jika memang dibutuhkan untuk menunjang SDM yang akan menggunakan 18

23 Aplikasi tersebut. Catatan : - Biaya kegiatan ini tidak termasuk dalam harga Sistem Informasi Akademik yang ditawarkan - Biaya yang dibutuhkan terlampir dalam proposal ini. Masa Purna Jual / Garansi Untuk menjamin Produk yang digunakan, kami memberikan Masa Garansi selama 1 tahun penuh, terhitung sejak serah terima barang yang telah disetujui sebelumnya. Catatan : - Garansi hanya berlaku untuk perbaikan kerusakan atau error yang terjadi di luar dugaan. - Segala bentuk penambahan fitur akan dikenakan biaya sesuai dengan tingkat kesulitan dan jasa yang digunakan sesuai dengan yang disepakati. G. Spesifikasi Teknis SIKADU Dengan segala kemudahan yang telah dijelaskan pada bagian-bagian di atas, spesifikasi teknis Sistem Informasi Akademik Terpadu yang kami tawarkan adalah sebagai berikut : Berbasis Web (web base applications) Meningkatkan mobilitas penggunaan SIKADU dengan memaksimalkan sifat Tanpa Batas atau dapat diakses dari manapun dan kapan pun dengan perangkat yang tersedia (komputer, notebook, hand phone, gadget, dll) yang terhubung dengan jaringan Intranet / Internet. Aplikasi dengan Kode Sumber Terbuka (open source) Dengan memanfaatkan teknologi bahasa pemrograman utama PHP yang merupakan sebuah bahasa open source, dapat membuat kemudahan untuk melakukan pengembangan dan tanpa harus menambah biaya investasi lisensi. Keseluruhan pengembangan Aplikasi ini menggunakan development tools yang berlisensi gratis. Web Server Web Server yang digunakan adalah Apache2. Pemrograman PHP JavaScript (JS) Cascading Style Sheet (CSS) Ajax jquery Desktop & Mobile Versions 19

24 Database MySQL H. Persiapan Implementasi Dari pengalaman kami selama bertahun-tahun dalam menangani klien, ada beberapa saran yang dapat kami berikan untuk mendukung efektifitas dan efisiensi implementasi Sistem Informasi Akademik Terpadu ini, antara lain : Persiapan Perangkat Keras Anda tidak perlu menyediakan/membeli Server dengan Spesifikasi tinggi dan mahal, karena Sistem yang kami rancang pada dasarnya dapat berjalan pada PC biasa, spesifikasi Server cukup disesuaikan dengan kebutuhan Klien. Persiapan Software Pendukung Tidak Ada, karena Platform SIKADU kami bersifat Open Source sehingga meningkatkan efektifitas investasi biaya Software Pendukung. Software yang dibutuhkan sudah kami siapkan. Instalasi dan Konfigurasi Operating System / Scripting Language / DBMS pada server sudah termasuk dalam paket pekerjaan kami. Hosting atau Dedicated Server (Static IP Address) Klien yang sudah memiliki website, dapat memilih untuk meletakkan sistem nya ke dalam hosting yang sudah dimiliki, atau jika klien telah memiliki server sendiri, maka sistem dapat diletakkan pada server tersebut. Hosting atau Dedicated Server ini akan memudahkan kami dalam melakukan maintenance dengan menggunakan sistem remote, sehingga jarak antara kami dengan Anda tidak lagi menjadi penghambat dalam maintenance maupun melakukan perbaikan sistem (jika ada). Persiapan Administrator & Operator Sistem Anda diharapkan menunjuk Administrator dan Operator Sistem pada saat implementasi awal. Kami akan lebih banyak berkomunikasi dengan mereka dalam hal penyesuaian proses bisnis dan juga transfer knowledge hingga Aplikasi dapat digunakan secara maksimal. 20

25 I. Pembiayaan Kegiatan SIKADU Untuk mencapai seluruh bagian dari kegiatan Sistem Informasi Akademik Terpadu ini, anggaran pembiayaan yang diperlukan adalah seperti rincian berikut ini : Biaya Paket Core Aplikasi SIKADU Survey Pendahuluan (user requirement) Instalasi Aplikasi SIKADU Penyusunan Laporan (tidak termasuk biaya copy) Total Biaya Basic-A Rp ,- Rp ,- Tiga Puluh Lima Juta Rupiah Total Biaya Basic-B Rp ,- Rp ,- Enam Puluh Lima Juta Rupiah Total Biaya Basic-C Rp ,- Rp ,- Delapan Puluh Lima Juta Rupiah Total Biaya Pro Rp ,- Rp ,- Seratus Sepuluh Juta Rupiah Total Biaya Incredible Rp ,- Rp ,- Seratus Lima Puluh Juta Rupiah HARGA PROMO BERLAKU HINGGA 31 AGUSTUS 2013 Biaya Optional Berlaku jika butuh penyesuaian kebutuhan dalam kegiatan secara keseluruhan Biaya Pelatihan / 1 x Pertemuan Rp ,- Biaya Transportasi & Akomodasi Pelatihan (disesuaikan dengan keadaan) Rp. 0,- Biaya Migrasi Data / 1 Data Rp. 500,- Biaya Penambahan Fitur / Penyesuaian yang Kompleks (disesuaikan dengan kesepakatan) 21

26 Catatan : - Harga belum termasuk PPn dan PPh - Harga belum termasuk Hardware dan Pemasangan Jaringan - Harga belum termasuk Akomodasi & Transportasi (apabila diluar domisili kami) - Harga dapat ditawar sesuai dengan kemampuan keuangan perusahaan atau sesuai Pagu Anggaran - Kami terbuka untuk menjalin kerjasama dengan Perorangan, Instansi Pemerintah Pusat/Daerah, Perguruan Tinggi, BUMN, BUMD ataupun perusahaan swasta untuk menawarkan (promosi) aplikasi software kami kepada pihak lain. 22

27 J. Salam Kami Pelayanan terbaik merupakan komitmen utama yang harus selalu dikedepankan oleh setiap Instansi khususnya Administrasi Akademik, sehingga cara bagaimana informasi tersebut dikemas dan disajikan akan menjadi prestasi dan nilai tersendiri. Proposal ini dibuat untuk mendapatkan pemahaman dasar tentang penawaran yang kami ajukan, dan bila diperlukan penjelasan lebih lanjut, silahkan hubungi kami dan kami selalu siap untuk melayani Anda. Atas perhatian dan kerjasama nya, kami ucapkan banyak terima kasih. - SALAM - - By - 23

28 Hubungi Kami Kantor Jawa Barat : Jl. Pelesiran VI No. 124 Cihampelas Bandung, Jawa Barat Kalimantan Tengah : Jl. Rangga Santrek No. 28 Kel. Raja Pangkalan Bun, Kalimantan Tengah Telpon : Fax : (0532) (0532) Tenaga Ahli : Muhamad Mursidi