PROPOSAL APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

Transkripsi

1 PROPOSAL APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK 1

2 A. Tentang Tata Naskah Dinas Elektronik Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) adalah aplikasi Tata Naskah Dinas dengan sistem komputerisasi bisa offline berbasis destop dan online berbasis web application yang terpadu dan komprehensif, sehingga dapat di akses dimana saja dan kapan saja. Fungsi utama dari aplikasi TNDE adalah untuk mempermudah proses surat menyurat di lingkungan suatu instansi. Disamping itu untuk mempermudah pencarian dokumen surat masuk dan surat keluar. B. Manfaat Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) sangat cocok untuk suatu instansi yang banyak melakukan kegiatan surat menyurat. Dengan aplikasi ini proses pengarsipkan surat dapat dengan mudah dilakukan, baik untuk mengarsipkan surat masuk maupun surat keluar. Selain itu proses pencarian surat masuk maupun surat keluar juga menjadi lebih mudah. Meningkatkan pengetahuan bagi para karyawan khusus dalam bidang komputerisasi administrasi Tata Naskah Dinas. C. Spesifikasi Aplikasi Sistem TNDE: Operating System : Bebas Programming Lang. : PHP5 Framework : CodeIgniter Interface : Smarty Database : MySQL Web Server : Apache web server 2

3 D. Fitur Aplikasi 1. User Authentication Untuk keamanan penggunaan, aplikasi ini dilengkapi dengan fitur login untuk user tertentu dan captcha (verifikasi). 2. User Management Pengguna dapat dengan mudah mengatur siapa saja yang berhak untuk menggunakan aplikasi, baik itu menambah user baru, menghapus user atau mengubah data user yang ada, serta dapat melihat perubahan / edit user dari admin. 3. Pattern Classification Archives Management Pengguna dapat dengan mudah mengatur pola klasifikasi arsip surat, baik itu menambah pola klasifikasi arsip baru, menghapus atau mengubah pola klasifikasi yang ada. 4. Inbox Management Pengguna dapat dengan mudah mengelola surat masuk. 5. Outbox Management Pengguna dapat dengan mudah mengelola surat keluar. 6. Mail Archives Management Pengguna dapat dengan mudah mengelola arsip surat, baik itu berdasarkan tanggal, instansi atau seksi seksi di lingkungan internal. 7. Mail Search Pengguna dapat dengan mudah mencari surat. 8. Disposition Sheet Management Pengguna dapat dengan mudah mengelola lembar disposisi yang pernah dibuat sebelumnya. 9. Draft Management Pengguna dapat dengan mudah mengelola draft surat. 10. Report Management Pengguna dapat dengan mudah membuat laporan data surat dalam jangka waktu tertentu, baik itu untuk surat masuk 3

4 maupun surat keluar. Disamping itu pengguna dapat langsung mencetaknya atau mengekspornya menjadi file Microsoft Excel, Word dan PDF. E. Keunggulan Aplikasi 1. User Friendly Design aplikasi dengan tampilan menu yang mudah dioperasikan oleh pemula sekalipun. 2. Step by Step Building Aplikasi dibuat secara bertahap satu persatu, sehingga dapat disesuaikan dengan kemampuan karyawan untuk mengoperasikan aplikasi secara bertahap juga. 3. Network Based Aplikasi berbasis web sehingga dapat diakses dari komputer dimana dan kapan saja selama terkoneksi dengan jaringan komputer. 4. Multi OS Aplikasi berbasis web dapat dijalankan di sistem operasi apa saja bahkan dapat diakses dari handphone yang mempunyai fasilitas internet. 5. Easy Installation & Upgrade Aplikasi cukup diinstall di server saja sedangkan komputer lain dapat mengakses aplikasi tanpa harus diinstall di setiap komputer yang bersangkutan, dengan demikian memudahkan perawatan dan upgrade sistem. 6. Public Database & Easy Integration Aplikasi menggunakan database standar Internasional yang banyak digunakan aplikasi lain sehingga memudahkan integrasi dengan aplikasi lain atau pengembangan oleh vendor lain. 7. Self Building Application Aplikasi dibuat sendiri tanpa melibatkan pihak ketiga dan disertai dokumentasi yang baik, sehingga apabila ada bugs atau 4

5 penambahan fitur maka dengan mudah dan cepat diselesaikan. Aplikasi ini juga dibuat dengan menyesuaikan SOP ( Standart Operation Procedure) dan budaya kerja di instansi terkait sehingga aplikasi ini dibuat benar benar sesuai dengan harapan karyawan di instansi terkait. 8. Documentation Aplikasi disertai dokumentasi cara pengoperasian aplikasi. F. Kebutuhan Perangkat Untuk bisa menjalankan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik membutuhkan : 1. Computer Server Disarankan minimal RAM 4GB, minimal space harddisk 500GB, minimal processor Intel Xeon. 2. Computer Client Disarankan minimal RAM 1GB, minimal space harddisk 100GB, minimal processor Pentium Scanner Digunakan untuk menscan berkas surat. 4. Printer Digunakan untuk mencetak softcopy surat dan laporan. 5. Web Server Disarankan menginstall satu persatu kebutuhan untuk membuat web server. 6. Operating System Untuk sistem operasi server disarankan menggunakan sistem operasi Linux. 5

6 G. Penutup Demikian proposal kami, apabila instansi Anda berminat dengan aplikasi ini dan atau ingin mengetahui lebih jelas mengenai aplikasi yang telah kami kembangkan dan implementasikan ini dapat menghubungi : INFORMASI SOFTWARE APLIKASI: INFORMASI SOFTWARE APLIKASI : Kontak : ahmad =>> [email protected] Website : *) DAFTAR HARGA (dapat berubah ubah sesuai perubahan spesifikasi aplikasi) Harga : versi website (web based) Rp versi non web based (destop) Rp Harga sudah termasuk PPn dan PPh Harga belum termasuk Hardware dan Pemasangan Jaringan Harga belum termasuk Akomodasi, apabila diluar Jakarta Harga dapat berubah sesuai berat atau ringannya sistem informasi yang dibuat / dipesan Kami terbuka untuk menjalin kerjasama dengan perorangan, instansi pemerintah pusat/daerah, Perguruan Tinggi (Kampus), BUMN, BUMD ataupun perusahaan swasta untuk menawarkan (promotor dan distributor ) aplikasi software kami kepada pihak lain dengan potongan harga special 6

7 Beberapa Fitur Aplikasi TNDE Halaman Depan LOGIN AWAL 7

8 MENU SETUP MENU PENDATAAN MENU LAPORAN 8

9 INFORMASI SOFTWARE APLIKASI: INFORMASI SOFTWARE APLIKASI : Kontak : ahmad =>> [email protected] Website : *) DAFTAR HARGA (dapat berubah ubah sesuai perubahan spesifikasi aplikasi) Harga : versi website (web based) Rp versi non web based (destop) Rp Harga sudah termasuk PPn dan PPh Harga belum termasuk Hardware dan Pemasangan Jaringan Harga belum termasuk Akomodasi, apabila diluar Jakarta Harga dapat berubah sesuai berat atau ringannya sistem informasi yang dibuat / dipesan Kami terbuka untuk menjalin kerjasama dengan perorangan, instansi pemerintah pusat/daerah, Perguruan Tinggi (Kampus), BUMN, BUMD ataupun perusahaan swasta untuk menawarkan (promotor dan distributor ) aplikasi software kami kepada pihak lain dengan potongan harga special 9