Pengembangan Sistem Akademik SIMAK-2000i

Transkripsi

1 Pengembangan Sistem Akademik SIMAK-2000i

2

3 Daftar Isi Daftar Isi... 1 Pengantar... 2 Tujuan Pengembangan Sistem... 2 Deskripsi Fungsional Perangkat Lunak... 3 Spesifikasi Perangkat Lunak... 3 Skema Sistem... 4 Metode Pengembangan Sistem... 5 Tim Pengembang... 6 Teknologi Pengembangan... 7 Rencana Kerja... 7 Biaya Pengembangan... 8 Cara Pembayaran... 9 Hasil-hasil yang Diberikan... 9 Penutup Lampiran : Prototipe Sistem Kontak Selanjutnya Pengguna SIMAK-2000i

4 Pengantar Dalam mengelola pendidikannya, pihak perguruan tinggi melakukan berbagai usaha untuk meningkatkan layanannya. Salah satu upaya tersebut adalah dengan melakukan administrasi data untuk berbagai kebutuhan yang ada di perguruan tinggi seperti layanan administrasi akademik, administrasi perwalian, administrasi keuangan, administrasi perpustakaan dan layanannya data kepada mahasiswa. Sejumlah data harus dikelola dengan baik untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang kinerja masing-masing unit kerja. Proses tersebut tentunya akan memakan waktu dan tenaga yang cukup melelahkan, terutama bila mahasiswa yang harus ditangani cukup banyak dengan beragam jenis transaksi yang ingin dimonitor. Pada titik inilah persoalan akan muncul bila pekerjaan tersebut tidak dibantu dengan penerapan alat-alat yang dapat meingkatkan efisiensi dan efektifitas. SIMAK-2000i dirancang khusus untuk menjembatani kesenjangan tersebut. Melalui berbagai fasilitas pendataan dan analisisnya, SIMAK- 2000i membantu pihak perguruan tinggi dan lembaga mengad ministrasikan pendataan yang ada. Diharapkan dengan pemakaian perangkat lunak ini, pihak perguruan tinggi dan lembaga dapat memperoleh data transaksi terkait dengan lebih baik yang pada akhirnya akan meningkatkan layanan kepada mahasiswa dan orang tua. Tujuan Pengembangan Sistem Sistem SIMAK-2000i dikembangkan dengan sejumlah tujuan sebagai berikut : 1. Tersedianya basis data perguruan tinggi yang meliputi data induk mahasiswa, data dosen, data staf, data nilai, data keuangan serta data pendukung lainnya. 2. Tersedianya informasi yang cukup bagi pimpinan dalam perencanaan dan pengambilan keputusan. 3. Tersedianya layanan bagi komunitas perguruan tinggi yang meliputi mahasiswa, dosen, staf tata usaha, pimpinan, orang tua dan masyarakat pada umumnya. 2

5 Deskripsi Fungsional Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dikembangkan memiliki kemampuan fungsional sebagai berikut : 1. Layanan administrasi penerimaan mahasiswa baru (PMB) yang meliputi pendaftaran calon mahasiswa, seleksi dan pelaporannya. 2. Layanan administrasi perwalian (KRS) yang meliputi pengambilan mata kuliah, perubahan rencana kuliah dan persetujuan dosen wali. 3. Layanan administrasi keuangan yang meliputi penentuan komponen bayaran, administrasi pembayaran mahasiswa dan laporannya. 4. Layanan administrasi nilai akademik yang meliputi setting komponen evaluasi, penentuan bobot dan formula nilai serta pendataan nilai dan laporannya. 5. Layanan administrasi perpustakaan yang meliputi pengadaan, peminjaman, pengembalian, pemeliharaan koleksinya serta pelaporan terkait. 6. Layanan mahasiswa yang meliputi fasilitas pengaksesan data untuk mahasiswa terkait dengan transaksi perwalian, nilai, perpustakaan dan tugas-tugas dosen. 7. Layanan informasi publik (SMS-optional) yang berbasis pada teknologi SMS HP. Layanan ini memungkinkan orang tua atau mahasiswa mengecek informasi akademik melalui SMS HP. Layanan ini bersifat optional sesuai kebutuhan. Pada tiap layanan, akan disiapkan modul program terkait yang akan mengelola data-data sesuai dengan fungsinya. Spesifikasi Perangkat Lunak Perangkat lunak SIMAK-2000i memiliki spesifikasi lingkungan kerja sebagai berikut : 1. Menggunakan teknologi internet (web-based). 2. Dapat berjalan di sistem operasi Windows ataupun Linux. 3. Sistem SIMAK-2000i mendukung banyak pemakai (multi-user) pada lingkungan jaringan komputer dengan di lokal perguruan tinggi. 4. Sistem memanfaatkan basis data pada kelas RDBMS MySQL. 3

6 5. Sistem SIMAK-2000i memanfaatkan metode pengamanan dengan pengelompokkan pemakai sesuai kebutuhan dan pemanfaatan password untuk tiap pemakai. 6. Antar muka sistem menggunakan standar grafis dengan memanfaatkan perangkat masukan keyboard dan atau mouse. 7. Karena arsitekturnya web-based maka klien cukup menggunakan Internet Browser (MS Internet Explorer atau Netscape) untuk mengakses layanannya. 8. Sistem SIMAK-2000i mendukung berbagai ukuran kertas dan jenis printer, baik jenis dot matrix, laser maupun deskjet. Skema Sistem Sistem SIMAK-2000i dibangun dari sejumlah modul dengan keterkaitan sebagai berikut : SIMAK-2000i Users PMB KRS Akademik Perpusta kaan Keuangan Layanan MHS DB Engine Data Skema sistem Basis data SIMAK-2000i menyediakan semua data yang diperlukan oleh sistem. Pada level Layanan Transaksi, sejumlah modul akan memanfaatkan secara langsung data-data yang ada. Modul-modul tersebut akan mencatat semua transaksi terkait. 4

7 Modul tambahan LayananSMS, basis data SIMAK-2000i dapat juga diakses oleh publik melalui SMS HP dengan mekanisme pengamanan tertentu. Dalam hal ini akses SMS dapat dilakukan dengan pengelolaan mandiri (SMS Server diletakkan di lokasi PTS) sehingga memberikan hasil optimal baik dari sisi finansial maupun keamanan datanya. Metode Pengembangan Sistem Pengembangan perangkat lunak ini menggunakan metodologi yang umum digunakan yang terbukti dapat memberikan hasil dalam bentuk perangkat lunak yang berkualitas. Tahapan yang dilakukan dalam pengembangan diberikan di bawah ini. Analisis Sistem Pada tahap ini, analis akan melakukan studi terhadap semua proses yang akan dikomputerisasi dan data yang digunakannya. Pemahaman akan prosedur standar yang digunakan serta pengumpulan dokumen-dokumen menjadi bagian yang penting untuk dipelajari pada tahap ini. Desain Sistem Hasil analisis kemudian diolah lebih lanjut untuk dibuat rancangan sistem. Pada tahap ini sejumlah rancangan dilakukan termasuk rancangan basis data, rancangan proses dalam perangkat lunak serta rancangan antar mukanya. Pengkodean Pengkodean dilakukan berdasar hasil rancangan yang dibuat sebelumnya. Proses pengkodean akan menggunakan development tool yang disesuaikan dengan kebutuhan. Pengujian Hasil pengkodean sesuai tingkatannya akan diuji pada tahap ini. Pengujian meliputi pengujian di tingkat unit, pengujian sistem dan pengujian oleh pemakai dalam bentuk prototipe. Proses ini akan berulang sampai diperoleh hasil akhir yang sesuai dengan yang diinginkan. 5

8 Implementasi Implementasi dalam hal ini adalah pemakaian perangkat lunak jadi dalam proses keseharian perguruan tinggi. Sebagian tahapan-tahapan di atas akan dilakukan oleh pengembang bersama dengan pemakai secara langsung di tempat (on the spot development). Cara ini dipandang lebih baik untuk menjamin semua anggota tim fokus pada penyelesaian pekerjaan dan menjamin terjadinya komunikasi yang baik antara pihak pengembang dan pemakai. Tim Pengembang Pengembangan perangkat lunak ini melibatkan sejumlah anggota tim yang terdiri dari posisi-posisi sebagai berikut : Pimpinan Proyek (1 orang) Pimpinan proyek bertanggung jawab dalam segala aspek pekerjaan dan memastikan pekerjaan dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Bersama tim kerjanya, pimpinan proyek melakukan koordinasi dengan berbagai pihak yang terlibat dalam pekerjaan ini. Analis Sistem (1 orang) Analis sistem bertanggung jawab untuk melakukan analisis sistem terkait dan memahami proses bisnis yang ada, membuat rancangan basis data, antar muka dan proses-prosesnya serta memastikan spesifikasi yang dibangun dapat diimplementasi menggunakan bahasa pemrograman yang digunakan. Pemrogram (2 orang) Pemrogram akan melakukan pengkodean berdasar spesifikasi proses yang diberikan oleh analis sistem. Keduanya akan melakukan pengkodean yang berjalan paralel untuk memenuhi target waktu yang diinginkan. 6

9 Penguji Sistem (1 orang) Penguji sistem akan melakukan serangkaian tes untuk memastikan program berjalan dengan baik. Pengujian dilakukan untuk aspek fungsi modul, antar muka dan performansinya. Dokumentasi (1 orang) Anggota tim ini bertanggung jawab untuk membuat dokumentasi yang diperlukan dalam pengembangan sistem. Dalam hal ini dokumentasi dapat berupa panduan pemakaian sistem (user s manual) dan juga dokumentasi teknis sistem (technical documentation). Anggota tim di atas dapat dilakukan oleh orang yang sama atau pun berbeda. Meskipun demikian, posisi-posisi di atas akan tetap ada untuk menjamin kelancaran penyelesaian pekerjaan pengembangan sistem ini. Teknologi Pengembangan Pengembangan perangkat lunak ini menggunakan teknologi yang telah terbukti berjalan dengan baik pada lingkungan internet/intranet sebagai berikut : 1. Apache sebagai web server 2. RDBMS MySQL sebagai database server 3. PHP Application Server 4. Web Development Tools 5. Tools lain yang diperlukan untuk perancangan aspek grafis Rencana Kerja Rencana kerja dalam pengembangan sistem ini akan memakan waktu tertentu sesuai dengan tahapan pengerjaannya. Di bawah ini diberikan tabel rencana kerja dalam satuan bulan. 7

10 No Item I II III IV 1. Analisis 2. Desain 3. Pengkodean 4. Pengujian 5. Dokumentasi 6. Implementasi dan Pelatihan 7. Pemeliharaan (Garansi) Proses pengembangan/modifikasi akan memakan waktu sekitar 3 bulan sejak pertama kali survey dilakukan. Pada bulan ke-4 dilakukan impementasi dan pelatihan kepada pengguna sistem. Pemeliharaan sistem (garansi) akan dilakukan selama 1 bulan sejak implementasi berlangsung. Pada tahapan ini, permasalahan yang muncul akan dipecahkan secara langsung oleh tim yang ditugaskan selama masa tersebut. Proses pengembangan/modifikasi akan lebih singkat jika tidak banyak terdapat perubahan dari prototipe yang telah ada. Biaya Pengembangan Biaya pengembangan yang diperlukan diberikan di bawah ini. No Item Biaya (Rp) Keterangan 1 Modul PMB Analisis, desain, program 2 Modul Perwalian Analisis, desain, program 3 Modul Akademik Analisis, desain, program 4 Modul Keuangan Analisis, desain, program 5 Modul Perpustakaan Analisis, desain, program 6 Modul Layanan Mhs Analisis, desain, program 7 Modul SMS (optional) Analisis, desain, program 8 Pelatihan Selama 1 minggu, 2 org/modul. Total 12 org. 9 Pendampingan implementasi Oleh 2 orang selama 1 bulan (jika diperlukan) TOTAL Modul dapat dipilih sesuai kebutuhan. Untuk universitas terdapat versi Universitas dengan harga yang berbeda. 8

11 Biaya di atas tidak termasuk : Biaya pengadaan perangkat lunak di luar SIMAK-2000i seperti sistem operasi, RDBMS atau aplikasi lainnya. (Webserver Apache, PHP, Database MySQL adalah produk free/open source) Biaya instalasi jaringan dan pengadaan perangkat keras yang diperlukan. Biaya akomodasi untuk implementasi di luar Bandung Pajak PPN 10% Cara Pembayaran Biaya pengembangan sistem sebagaimana dijabarkan di atas dibayarkan secara bertahap dengan pentahapan sebagai berikut : 1. Tahap I sebesar 50% dari total biaya pengembangan yang dibayarkan tunai saat perjanjian kerja ditandatangani. 2. Tahap II sebesar 30% dari total biaya pengembangan yang dibayarkan sekitar 2 bulan sejak kontrak ditandatangani. 3. Tahap III sebesar 20% dari total biaya untuk pelunasan pekerjaan yang diberikan pada saat sistem telah selesai dipasang dan pelatihan selesai dilakukan. Hasil-hasil yang Diberikan Hasil pengembangan sistem yang diberikan kepada klien adalah sebagai berikut : 1. Aplikasi SIMAK-2000i 2. Buku petunjuk pemakaian 3. Pelatihan sistem 4. Garansi atas kesalahan fungsional. Garansi tidak diberikan untuk kesalahan pemakaian (virus, hard disk rusak, data terhapus) 5. Dukungan pemeliharaan gratis selama 1 bulan sejak implementasi 9

12 Penutup Demikian proposal pengembangan sistem yang kami tawarkan. Kami berharap proposal ini dapat memberikan gambaran yang lebih jelas tentang apa yang akan dilakukan dalam proses pengembangan sistem. 10

13 Lampiran : Prototipe Sistem 11

14 12

15 Kontak Selanjutnya Untuk kontak selanjutnya dapat menghubungi kami : Soft-@! Inc. Kantor : Jl. Saturnus Utara V Blok O/18 Margahayu Bandung Telpon Situs/ info@solusipintar.com Kontak : Ir. Hj. Dian Endianingsih, MT Ir. Budi Hartono, MSc

16 Pengguna SIMAK-2000i Sejak diluncurkan pada bulan Agustus 2005, telah terdapat sejumlah pemakai SIMAK-2000i sebagai berikut : 1. Akademi Pariwisata Mataram 2. Universitas Muhammadiyah Mataram 14