BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS. Sistem Persediaan Barang Material yang sedang berjalan di PT. Apac Inti

Transkripsi

1 BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS 4.1 Analisis Sistem Persediaan Barang Material yang sedang berjalan di PT. Apac Inti Corpora saat ini sudah dilakukan secara terkomputerisasi dengan menggunakan SAP. Sistem tersebut sudah memenuhi standart internasional dalam penyajian laporan. Selain itu, dokumen dokumen yang di butuhkan sudah lengkap untuk melakukan penginputan. Bagian gudang juga melakukan pencatatan secara manual sistem yang di input melalui buku catatan stock atau wite board. Akan tetapi pencatatan stock secara manual sistem lebih rentan terjadi kesalahan, sehingga untuk melakukan koreksi stock persediaan harus memeriksa pencatatan-pencatatan sebelumnya satu per satu. Kesalahan penginputan pada dokumen-dokumen terkait semacam itu akan mengakibatkan kesalahan pada pelaporan stock persediaan. Untuk itu PT APAC INTI CORPORA membutuhkan sistem yang dapat menangani semua masalah tersebut. Dari hasil praktik kerja, didapati bahwa dalam PT Apac Inti Corpora terdapatsistem Persedian Barang Masuk Gudang PT Apac Inti Corpora : Prosedur Penerimaan Barang Masuk (Import) 1. Periksa dokument / invoice barang yang datangyang meliputi : a) Jenis No RS ( Kode Import ), no invoice, Negara asal (untuk barang AIC) b) Nama customer makloon dan negara asal ( untuk barang makloon ) 24

2 25 c) Jumlah barang dalam Bale d) Berat barang per Invoice / party ( dalam kgs ) 2. Periksa hasil timbangan di jembatan timbang 3. Cocokan antara berat dari jembatan timbang dengan berat yang tertulis di dokumen import (Invoice).Bila terjadi selisih maka yang digunakan acuan adalah total berat yang terkecil. 4. Bila terjadi kelainan (jumlah barang tidak sesuai, basah atau kotor) buat laporan pada dan dikirim ke Purchase Dept, Accounting Dept, QC Lab dan Manager. 5. Jika terjadi kerusakan / tercecer pada saat bongkar, Segera perbaiki kemasannyan. 6. Lakukan penimbangan pada setiap bale yang diterima. 7. Tulis hasil penimbangan pada FG Laporkan hasil penerimaan pada bagian administrasi 9. Buat laporan Penerimaan Prosedur Penerimaan Barang Masuk (local) 1. Periksa surat jalan Lokal atau makloon dari suppliyer beserta packing list yang meliputi : a. Jenis barang dan spesifikasi b. Jumlah barang dalam Bale c. Berat barang per DO ( dalam kgs ) 2. Periksa hasil timbangan di jembatan timbang

3 26 3. Cocokan antara berat dari jembatan timbang dengan berat yang tertulis disurat jalan suppliyer (Bila terjadi selisih maka yang digunakan acuan adalah total berat yang terkecil). 4. Periksa pada setiap bale yang dibonkar dari atas angkutan. 5. Bila terjadi kelainan (jumlah barang tidak sesuai, basah atau kotor) buat laporan dengan yang dikirim ke Dept Purchase, Accounting, QC Lab dan Manager. 6. Jika terjadi kerusakan / tercecer pada saat bongkar, Segera perbaiki kemasannya. 7. Catat hasil penerimaan pada BG Input hasil penerimaan pada SAP dengan TCode MB1C (Makloon) dan MIGO_GR/Goods Movement untuk penerimaan lokal AIC. 9. Buat laporan Penerimaan ProsedurnPenerimaan Barang Re-Use 1. Periksa memo Reguler atau makloondariproduksi beserta packing list yang meliputi : a. Jenis barang dan spesifikasi b. Jumlah barang dalam Bale c. Berat barang per Bal ( dalam kgs ) 2. Koordinasikan dengan Gudang untukmenentukan stock posisi 3. Distribusi kegudang oleh pihak Produksi 4. Periksa penulisan ball caver 2 sisi 5. Cocokan antara berat yang di tulis di BallCover dengan Packing List 6. Periksa Kondisi Packing Bal yang di transferke Gudang 7. Bila terjadi perbedaan jumlah barang ataupacking tidak bagus koordinasi atau ,yang dikirim ke produksi terkait

4 27 8. Jika terjadi kerusakan / tercecer pada saattransfer, Segera perbaiki kemasannya 9. Catat hasil penerimaan pada BG Input hasil penerimaan pada SAP dengan TCodeMB1B 11. Buat laporan Penerimaan Prosedur Penyimpanan Barang Raw Material 1. Tempatkan barang dengan ketinggian sesuaistandar penumpukan sebagai berikut : 2. Cotton dan non cotton ( syntetics ) = maksimal 9 bale 3. Jangan menempatkan barang denganmenyandarkan di tembok gudang, beri jarakminimal 60 cm 4. Tempatkan barang perjenis, spesifikasi, per nomor RS, per negara asal dan per namacustomer makloon 5. Buat FG.1.4 sebagai identitas dan simpan dilemari II ( L. II. 1 ) atau temple disetiapjenis Raw Material 6. Buat laporan data stock pada FG.1.8 danfg Lakukan Cross check rutin antara data stockdengan fisik barang. Segera cari jalan apabilaada selisih antara data stock dengan jumlahfisik barang Prosedur Pengiriman Raw Material 1. Periksa Bon permintaan dari pabrik / POSTO( FP.1.1 ) 2. Jenis Barang / Nomer lot / Nomer Rs /spesifikasi / nama customer makloon 3. Tanggal dan jumlah permintaan 4. Persiapkan barang sesuai permintaan

5 28 5. Periksa sekali lagi kebenaran barang yang akandikirim dengan bon permintaan pada saatbarang masih diatas garpu / bale clampforklift / truk 6. Angkut barang ke pabrik tempat peminta ( yang membutuhkan ) barang tersebut denganhati-hati manggunakan sarana forklift / truk 7. Ikatlah dengan tali, tumpukan bale kapas diatastruk agar tidak jatuh / roboh diperjalanan 8. Serahkan barang tersebut ke peminta denganbaik 9. Buat laporan pengeluaran Rumus Perhitungan Berat Material Rayon = A A x 13% = B Comersial Weght = A + B 13% = Standar AIC Kelebihan dan Kelemahan Sistem Persediaan Material PT. Apac Inti Corpora. 1. Kelebihan Sistem Persediaan Barang Material PT. Apac Inti Corpora. a. Penyimpanan data sudah dilakukan secara terkomputerisasi dan didukung dengan dokumen yang lengkap. Sehingga apabila ada kekeliruan data dapat melakukan koreksi dengan mudah. b. Segala bentuk pengiriman data telah menggunakan jaringan LAN (Local Area Network), sehingga memudahkan user dan meminimalis terjadinya kesalahan. 2. Kelemahan Sistem Persediaan Material PT. Apac Inti Corpora.

6 29 Sistem penyimpanan data pada transaksi barang keluar masih kurang baik karena saat user mengapdate transaksi barang keluar terkadang jumlah quantity yang terupdate menjadi berbeda dari quantity yang sebenarnya. 4.2 Kebutuhan pengembangan system PT Apac Inti Corpora Sistem persediaan pada PT Apac Inti Corpora dibuat untuk memper mudah pengontrolan dan pengelolaan persediaan bahan baku material. Maka dadi itulah sistem informasi persediaan bahan baku material diperlukan, terutama system informasi pesediaan bahan baku secara komputerisasi. Dengan menggunakan system iformasi yang terkomputerisasi maka akan meminimalisir kesalahan yang terjadi pada pencatatan informasi persediaan. Perancangan system informasi persediaan dirancang menggunakan aplikasi Microsoft acces dan Microsoft visual Basic.Net. 4.3 Perancangan sistem informasi persediaan a. Perancangan Database Dalam perancangan system informasi PT Apac Inti Corpora untuk kebutuhan informasi persediaan bahan baku memiliki stuktur Database yang terdiri dari beberapa tabel yang berisi field-field dimana setiap tabelnya berfungsi sebagai penampung data yang nantinya akan diinput pada system tersebut. Tabel tabel yang digunakan dalam Sistem Informasi ini antara lain : 4.1 Tabel Penerimaan No_penerimaan tg_penerimaan jam_masuk kode_barang Data Tipe

7 30 nama_barang kode_supplier no_surat Berat 4.2 Tabel retur no_retur tg_retur no_penerimaan 4.3Tabel Suplier kode_suplier nama_suplier Alamat 4.4Tabel surat jalan no_surat tgl_surat no_kontainer no_kendaraan nama_sopir berat_kosong 4.5Tabel kontainer no_kendaraan no_kontainer 4.6Tabel persediaan

8 31 no_penerimaan kode_barang nama_barang tg_penerimaan tg_packing Jenis Line 4.7Tabel Spining kode_spining dep_spining 4.8Tabel transaksi Pengeluaran no_bond tg_bond nama_barang Jenis kode_spinging 4.9Tabel Reuse kode_spining kode_barang nama_barang tg_packing 4.1 Retional Data Base

9 Implementasi Sistem informasi persediaan PT. APAC INTI CORPORA nantinya akan mempunyai berbagai tampilan form yang sering di sebut sebagai User Interface. Pada dasarnya user interface yang sering disebut dengan istilah UI dapat berguna bagi user untuk mengolah data serta memproses data tampa harus masuk langsung ke database. Berikut ini adalah penjelasan singkat mengenai fungsi dari User interface Form menu utama Form menu utama terdiri dari beberapa menu yang nantinya akan mempermudah user untuk memilih menu-menu untuk mengakses data system informasi persediaan kapas sintetis PT. APAC INTI CORPORA. Didalam form menu utama terdapat form-form yang nantinya juga aka nada sub-sub menu yang berhubungan dengan form utama. Menu menu tersebut diantaranya : a. Form Penerimaan Form penerimaan berfungsi sebagai penginputan data brang yang masuk dari supplier.

10 33 b. Form Persdiaan Form persediaan berfungsi sebagai penginputan atau pencatatan persediaan barang di gudang, baik transaksi pengeluaran barang ke produksi maupun transaksi barang masuk dari supplier. c. Report Report berfungsi sebagai untuk menampilkan laporan dari transaksi yang terjadi di gudang. 4.5 Tampilan Form 4.2 Form Utama 4.3 Form Penerimaan

11 34

12 Form Transfer Barang 4.5. Form Stock Barang

13 Form Supplier 4.7 Form Surat jalan 4.8 Form Reuse

14 4.9 Form Retur 37

15 4.10 Form Kontainer 38