PENYELIA SEBAGAI MANAJER. Tujuan Instruksional Khusus. Alokasi Tugas Manajemen 24/09/2013

Transkripsi

1 PENYELIA SEBAGAI MANAJER Disajikan oleh: Nur Hasanah, SE, MSc Tujuan Instruksional Khusus Setelah mengikuti kuliah ini, mahasiswa memahami: Peran Penyelia sebagai Manajer Alokasi Tugas Manajemen Alokasi Tugas Manajemen 1

2 Penyelia sebagai Manajer Seorang penyelia adalah manajer, hanya cakupan tugasnya lebih sempit. Penyelia mempunyai kedudukan unik karena ia berhadapan dengan manajer yang lain (atasannya) dan pelaksana (bawahannya). Sedangkan manajer tingkatan atas dan menengah berhadapan hanya dengan manajer atau kelompok direksi yang tergolong kelompok elit, baik atasannya maupun bawahannya. Manajer & Pemimpin Jabatan, ada SK dari perusahaan Bekerja pada sistem, prosedur, administrasi (berdasar pada deskripsi pekerjaan) Melakukan perencanaan rutin dengan ruang lingkup terbatas Bergantung pada pengawasan Memiliki pandangan jangka pendek Menjual produk dan jasa yang konkret Menjiplak pada apa yang telah dijalankan Kekuasaan digunakan untuk mencapai stabilitas, menjamin kepastian dan mengontrol perilaku bawahan Melakukan hal-hal secara benar Tidak sekadar jabatan, namun semangat/jiwa/spirit yang melekat ke dalam diri orang Memberikan visi, tujuan, arah organisasi jangka panjang Menjelaskan wawasan masa depan yang perlu dicapai melalui kerja sama Menyemangati, mendorong dan memberdayakan anak buah Menjual produk dan jasa yang konkret Fokus pada sumber daya manusia Menginspirasi kepercayaan Menciptakan hal-hal baru Kekuasaan digunakan untuk memelihara fleksibilitas dan memulai perubahan Melakukan hal-hal yang benar Bad Manager vs Supervisor Video 2

3 Fungsi Manajemen Manajemen dapat diartikan sebagai mencapai tujuan/sasaran perusahaan bersama dan melalui orang lain. Seorang manajer harus melakukan berbagai kegiatan untuk menjamin bahwa tujuan kelompok kerjanya dapat dicapai. Kegiatan-kegiatan inilah yang disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen. Fungsi-fungsi Manajemen Perencanaan (Planning) Pengorganisasian (Organizing) Pelaksanaan (Actuating) Pengendalian (Controlling) Perencanaan merupakan titik tolak dari segala kegiatan yang ada/harus dilaksanakan dalam kelompok kerja. Menentukan/mengatur penggunaan sumberdaya yang dimiliki. Melaksanakan, menggerakkan, mengarahkan Pengawasan dan pencegahan Perencanaan Hal-hal yang harus dilakukan dalam perencanaan: 1. Menentukan tujuan/sasaran yang hendak dicapai (kualitas, kuantitas, waktu) 2. Mengembangkan beberapa alternatif /pilihan kegiatan serta menentukan sumberdaya yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran. 3. Memilih alternatif kegiatan yang terbaik ditinjau dari sasaran yang ingin dicapai dan kebutuhan sumberdayanya. 4. Menentukan/mempersiapkan langkah-langkah pencegahan dan pemecahan bila terjadi gangguan pada pelaksanaan rencana. 3

4 Pengorganisasian Pengorganisasian mencakup kegiatan: 1. Mengatur penggunaan alat, mesin serta fasilitas dan sumberdaya yang lain. 2. Mengatur pelaksanaan tugas di antara anggotaanggota kelompok kerja (pembagian tugas). 3. Menentukan uraian tugas untuk para pelaksana. Pelaksanaan Pelaksanaan mencakup hal-hal berikut: 1. Memberikan instruksi/perintah dan pengarahan. 2. Memberikan motivasi atau semangat/dorongan kerja. 3. Memberikan bimbingan dan pembinaan. Pengendalian Hal-hal yang dilakukan dalam pengendalian: 1. Mengumpulkan informasi/data tentang kemajuan pelaksanaan/hasil. 2. Membandingkan pelaksanaan/hasil dengan sasaran yang telah ditentukan dalam rencana serta melihat apakah terjadi penyimpangan. 3. Menganalisa penyimpangan yang terjadi serta mencari sebab-sebabnya. 4. Mengambil tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki kesalahan, mencegah semakin meluasnya penyimpangan ataupun meningkatkan hasil pelaksanaan tugas. 4

5 Bagan Kedudukan Penyelia Direktur Manajer Tengah Penyelia Produksi Pelaksana Produksi Manajer Tengah Penyelia Penjualan Wiraniaga Manajer Tengah Lain-lain Penyelia Lain-lain Pelaksana Masalah & Kesulitan Penyelia Karena seorang penyelia berhadapan sekaligus dengan manajer dan pelaksana, maka banyak masalah yang dihadapi olehnya. Ke atas berhadapan dengan manajemen yang berorientasi pada pelaksanaan tugas, sedangkan ke bawah ia berhadapan dengan pelaksana/buruh yang berorientasi pada kemanusiaan atau kesejahteraan. Kesulitan ini dapat menjadi semakin banyak jika di perusahaannya terdapat serikat pekerja (serikat buruh) dan atau staf ahli. Kesulitan Penyelia Kesulitan yang dihadapi penyelia adalah karena ia harus memimpin kelompok orang yang menjadi kelompok kerjanya (regu, kelompok, seksi, bagian). Dengan demikian, seorang penyelia sebagai pemimpin harus bekerja bersama dan melalui orang lain, yaitu bawahan yang menjadi anggota kelompok kerjanya, untuk mencapai sasaran perusahaan. 5

6 Bagaimana Menjadi Penyelia yang Efektif? Pengalaman Pelatihan yang sistematik Kemampuan Manajerial pada Tingkatan Manajer ATAS MENENGAH BAWAH T E K N I S M A N U S I A W I K O N S E P T U A L Kemampuan Konseptual Adalah kemampuan untuk melihat suatu perusahaan secara keseluruhan, yaitu: 1. Kemampuan melihat keterkaitan antar bagian. 2. Kemampuan membayangkan hubungan antara perusahaan dengan perusahaan lain, perusahaan dengan masyarakat, keadaan politik, sosial, ekonomi secara keseluruhan. 6

7 Kemampuan Manusiawi Adalah kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain secara efektif sebagai anggota kelompok dan dapat membina kerjasama yang baik dalam kelompok yang dipimpinnya. Kemampuan Teknis Adalah Kemampuan untuk memahami dan mengerjakan aktivitas tertentu dengan baik. Aktivitas tersebut memerlukan penguasaan atas: 1. Cara 2. Metode 3. Proses 4. Prosedur 5.Teknik Tiga Tugas Utama Supervisor Pekerjaan Anak Buah Diri Sendiri 7

8 Diri Sendiri Diri Sendiri Disiplin Jujur dan berintegritas tinggi Semangat untuk terus belajar Pengelolaan waktu Karier ke depan Pekerjaan pekerjaan Perencanaan Pengorganisasian Pelaksanaan Pengawasan Evaluasi dan Pemecahan Masalah Anak Buah Bawahan (Kepemimpinan) Komunikasi Sasaran, Tujuan, Visi Kerjasama Kelompok Motivasi Pemberdayaan 8

9 Dua Hal yang Ditangani Supervisor Tugas-tugas dari manajer anak buah supaya tetap dalam kondisi prima bekerja dan keutuhan tim Supervisor Unggul pekerjaan diri sendiri anak buah Supervisor Unggul yang Berkarakter Empat Karakter Supervisor Unggul Proaktif Etis Pembelajar Ulet 9

10 Latihan Tiga Tugas Utama Amatilah seorang supervisor dalam sebuah organisasi. Tulis 10 tugas utama yang menjadi kewajiban supervisor tersebut dan berilah nilai (rating antara 1-10, di mana 1 buruk dan 10 istimewa) dan pengembangan apa yang harus dilakukan oleh supervisor tersebut. Tugas Utama Rating Pengembangan Referensi Agung, AM Lilik Cara Cepat Menjadi Supervisor Unggul. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Dharma, Agus Manajemen Supervisi: Petunjuk Praktis Bagi Para Supervisor. Jakarta: Raja Grafindo Persada. RH, Fauzi. Modul Manajemen Penyeliaan. Fakultas Ekonomi. Universitas Jambi. 10