BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN III.1. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Pada tahap analisa sistem yang dilakukan oleh penulis, sistem pelayanan jasa yang digunakan pada PT. Trans Asia Jaya adalah sistem manual dengan pada menginputkan beberapa pesanan customer, dan proses pemesanan datang langsung pada perusahaan, beberapa proses manual yang berlangsung pada perusahaan tersebut adalah : 1. Proses pelayanan barang yang dilakukan yaitu menginputkan data tersebut pada berkas invoice packing list, yang diberikan kepada pihak perusahaan. 2. Selanjutnya berkas tersebut diserahkan pada pihak yang bersangkutan agar menyiapkan barang-barang yang tertulis di berkas. 3. Untuk hasil yang dijadikan output berupa verification order yang nantinya akan diserahkan kepada suveryor untuk dilakukan pembayaran. III.1.1. Analisa Input Proses penginputan ini merupakan data yang diberikan kepada supplier yang nantinya akan diproses oleh admin hingga diserah kepada surveyor untuk dilakukan pembayara, berikut adalah tampilan inputan yang berupa invoice packing list dapat dilihat pada gambar III.1. yaitu. 26

2 27 Gambar III.1. Invoice And Packing List Pada gambar diatas merupakan table yang berisikan tentang barang yang dipesan baik itu dari nama barang, berat, jumlah dan terdapat juga hitungan dari total biaya yang harus disetorkan oleh surveyor kepada pihak yang menyimpan atau memproduksi barang tersebut baik dari luar negeri maupun dalam negeri. III.1.2. Analisa Proses Analisa proses ini merupakan pengolahan data yang diinputkan hingga menghasilkan data hasil di gambarkan menggunakan aliran data flow of diagram pada gambar III.2. dibawah ini :

3 28 Customer Petugas Admin Surveyor Form Invoice Packing List Pengisian Form List Form Invoice Packing List Penginputan Data Packing List Daftar Barang Perhitungan Dana Yang Dibutuhkan Data Packing List Dan Jumlah Pembayaran Data Packing List Dan Jumlah Pembayaran Pembayaran Jumlah Barang Nota Pembayaran Nota Pembayaran Nota Pembayaran Cetak Verifiction Order VErification Order VErification Order Gambar III.2. FOD Sistem Yang Umum Digunakan

4 29 Berdasarkan gambar III.2. diatas, terdapat tiga actor yang berperan dalam aliran data tersebut yaitu Customer, Pegawai admin dan juga surveyor yang memiliki peran dan fungsi yang berbeda. Customer mengisikan data tentang barang yang akan diambil dengan harga yang diberikan kepada pegawai admin. Kemudian pegawai admin bertugas menginputkan data tersebut dan menghitung ulang dana yang kan dibayarkan oleh pihak surveyor. Setelah nota pembayaran akan dikembalikan lagi kepada pihak admin yang nantinya akan dijadikan sebuah laporan dan di copy untuk diserahkan kembali kepada pihak customer. III.1.3. Analisa Output Analisa proses ini merupakan hasil dari pengolahan data yang diinputkan yang berupa verification order yang diserahkan kepada customer. Berikut adalah gambar dari verification order yang diambil dari PT. Trans Asia Jaya yaitu : Gambar III.3. Verification Order

5 30 III.1.4. Kelemahan Sistem Yang Berjalan Sistem yang berjalan tentang pelayanan ini masih menggunakan cara yang manual, sehingga terdapat cela dari kesalahan yang dapat terjadi. Adapun kendala-kendala tersebut yaitu: 1. Dalam mengolah data inputan yang diperoleh dari pihak customer, para karyawan masih bergantung kepada pihak surveyor dalam pembagian jenis barang, padahal untuk uraian jenis barang sendiri pihak pemerintah sudah membuat sebuah website khusus untuk memeriksa jenis barang apa saja yang akan diimport. 2. Apabila suatu sistem yang diolah secara manual tidak dipungkiri dari kesalahan yang dilakukan oleh petugas baik itu proses penginputan data ataupun perhitungan nilai. 3. Pada bagian dokumentasi, perusahaan hanya mengandalkan laporan yang dicetak dan tidak memiliki pertinggal sebagai softcopy, tanpa mempertimbangkan resiko kehilangn atau kerusakan pada laporan yang dicetak. III.2. Sistem Yang Diusulkan Sistem yang diusulkan oleh perancang ini hanya menggantikan dari sistem yang secara manual menjadi terkomputerisasi dengan penyimpanan data yang menggunakan database. Sehingga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dlam penginputan data ataupun kehilangan data. Hasil data yang telah tersimpan data secara langsung dibuat menjadi sebuah laporan, baik itu laporan verifaction order atau yang lain sebgainya

6 31 III.2.1. Perancangan Sistem Perancangan sistem ini dilakukan untuk menyusun ataupun mengatur aliran data mulai dari input, proses dan output yang digambarkan menggunakan perancangan UML diantaranya sebagai berikut. 1. Use Case Diagram Adapun use case diagram aplikasi yang dirancang dapat dilihat pada gambar III.4 berikut. Sistem Pelayanan Jasa Pada PT. Trans Asia Jaya Proses Data Admin Admin Login Admin Proses Data Importer <<Include>> Proses Data Eksporter <<Include>> <<Include>> Proses Data Produk Verification Order Pemimpin Proses Data Supplier Gambar III.4. Use Case Diagram Sistem Yang Dirancang Sesuai dengan gambar III.4. diatas maka sistem baru yang dirancang dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Login Admin, sebelum menjalankan ataupun mengolah data-data yang ada seorang admin terlebih dahulu menginputkan username dan password.

7 32 b. Inputan Data, terdapat beberapa rancangan form yang menginputkan data tentang proses pelayanan seperti data exporter, importer dan lain sebagainya. c. Laporan verification order, merupakan hasil data yang diperoleh oleh data produk, supplier dan expor ataupun importer. 2.Activity Diagram Adapun activity diagram dalam proses sitem yang dibangun dapat dilihat pada penjelasan berikut. Admin Sistem Database Mulai Aplikasi Login Admin Proses Pengenalan Data Load Data Halaman Utama Data Exporter Proses Data Exporter Load Data Exporter Data Importer Proses Data Importer Load Data Importer Data Supplier Proses Data Supplier Load Data Supplier Data Produk Proses Data Produk Load Data Produk Data Admin Proses Data Admin Load Data Admin Keluar

8 33 Tabel III.1. Activity Diagram Halaman Pengunjung Pada gambar diatas, dapat dilihat aktifitas admin dengan langkah awal sebelum mengakses aplikasi yaitu melakukan login, yang kemudian dapat mengolah ataupun menginputkan data pelayanan. Adapun form inputan tentang pelayanan terhadap penggunaan aplikasi yaitu data exporter, importer, supplier, produk dan data admin untuk mengakses aplikasi ini. Untuk memperjelas mengenai activity diagram yang telah dirancang, maka berikut adalah pemecahan tentang activity diagram tersebut. a. Activity Diagram Login Berikut ini adalah rancangan dari pemecahan activity diagram mengenai login, dapat dilihat pada tabel III.2 berikut. Admin Sistem Database Login Respon Data Load Data Halaman Utama Tabel III.2. Activity Diagram Login b. Activity Diagram Eksporter

9 34 Berikut ini adalah rancangan dari pemecahan activity diagram mengenai eksporter, dapat dilihat pada tabel III.3 berikut. Admin Sistem Database Eksporter Proses Data Simpan Data Halaman Eksporter Tabel III.3. Activity Diagram Eksporter c. Activity Diagram Produk Berikut ini adalah rancangan dari pemecahan activity diagram mengenai produk, dapat dilihat pada tabel III.4 berikut. Admin Sistem Database Produk Proses Data Simpan Data Halaman Produk Tabel III.4. Activity Diagram Produk

10 35 d. Activity Diagram Supllier Berikut ini adalah rancangan dari pemecahan activity diagram mengenai supplier, dapat dilihat pada tabel III.5 berikut. Admin Sistem Database Supplier Proses Data Simpan Data Halaman Supplier Tabel III.5. Activity Diagram Supplier

11 36 3.Sequence Diagram Diagram sequence menggambarkan kelakuak/prilaku objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek. Oleh karena itu untuk menggambar diagram sequence maka harus diketahui objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta metodemetode yang dimiliki kelas yang diinstansi menjadi objek. Adapun diagram sequence pada rancangan ini dapat dijelaskan sebagai berikut. :Administrator :Data Exporter :Data Importer :Data Supplier :Data Produk :Data Admin :Laporan :Sistem 1: [Exporter] 3. [Importer] 6. [Supplier] 9. [Produk] 12. [Admin] 2. [Halaman Exporter] 4. [Halaman Importer] 7. [Halaman Supplier] 10. [Halaman Produk] 13. [Lihat Admin] 3. [HalamanExporter] 5. [Halaman Importer] 8. [Halaman Supplier] 11. [Halaman Produk] 14. [Data Admin] 15. [Laporan] 16. [Pengolahan] 17. [Hasil Laporan] Gambar III.5. Sequence Diagram Pada gambar diatas menggambarkan aktifitas admin untuk melihat menu utama, File, View, verifikasi dan laporan. Sistem pada aplikasi ini secara otomatis akan merespon dengan sesuai fungsinya masing-masing. III.2.2. Rancangan Input

12 37 Tahap desain sistem secara detail berisikan gambaran lengkap dari sistem yang akan dirancang. 1. Form Admin Merupakan form yang berfungsi untuk menjaga keamanan aplikasi yang berisikan data-data penting, dapat dilihat pada gambar berikut. Username Password Xxxxxx Xxxxxx Login Batal \ Gambar III.6. Halaman Login 2. Halaman Menu Utama Halaman ini berfungsi menampilkan halaman menu dari aplikasi yang dirancang yang diantaranya menu file yang berisikan data tentang exporter, importer dan data produk. Untuk menu verifikasi berisikan report dan order. Sedangkan data laporan berisikan tentang seluruh data lapiran baik itu data admin suplier dan lain sebagainya, dapat dilihat pada gambar III.7. berikut.

13 38 File Data Expoerter Data Importer Data Produk Header Verifikasi Verifikasi Report Verifikasi Order Laporan Footer Gambar III.7. Halaman Menu Utama 3. Halaman Exporter Halaman ini berfungsi menampilkan halaman yang berisi tentang pelayanan yang membahas tentang data exporter, dapat dilihat pada gambar III.8. berikut. Exporter File Verifikasi Laporan Name Contact Address Telepon Fax Invoice No. Import Licenci No. Cari Data Id Exporter Nama Contact Address Telp Exporter Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Tambah Simpan Edit Hapus Batal Keluar Footer Gambar III.8. Halaman Exporter 4. Halaman Produk

14 39 Halaman ini berfungsi menampilkan data yang berisi tentang pelayanan yang membahas tentang data produk, dapat dilihat pada gambar III.9. berikut. Produk File Verifikasi Laporan Good Deskription Orgin Tambah Simpan Edit Cari Data Id Importer Nama Name Contact Address Importer Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Hapus Batal Keluar Footer Gambar III.9. Halaman Produk 5. Halaman Supplier Halaman ini berfungsi menampilkan data yang berisi tentang pelayanan yang membahas tentang data supplier, dapat dilihat pada gambar III.10. berikut. Produk File Verifikasi Laporan Name Cari Data Address Telepon Id Supplier Nama Address Telp Fax Fax Supplier Mode On Transfer Port Of Dischange Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Total Value Incorterm Partial Shipment Contact Country Mobile Phone Port Of Loading Date Of Shipment Currency Total Net Weight Tambah Simpan Edit Hapus Batal Footer Gambar III.10. Halaman Supplier 6. Halaman Data Admin

15 40 Halaman ini berfungsi menampilkan data yang berisi tentang pelayanan yang membahas tentang data admin, dapat dilihat pada gambar III.11. berikut. Produk File Verifikasi Laporan ID Admin Nama Alamat Telepon Username Password Cari Data Id Importer Nama Name Contact Address Importer Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Tambah Simpan Edit Hapus Batal Keluar Footer Gambar III.11. Halaman Admin 7. Halaman Verification Report Halaman ini merupakan halaman yang berfungsi untuk menampilkan laporan sesuai dengan keinginan ataupun kebutuhan dari admin, dapat dilihat pada gambar III.12 berikut.

16 41 Verification Report File Verifikasi Laporan Code Comodity Tanggal Tambah Simpan Hapus Batal Keluar Data Exportir Data Pelanggan Vr Code Id Barang Nama Barang Origin Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Data Supplier Footer Gambar III.12. Halaman Verification Report Pada gambar diatas terdapat beberapa form inputan seperti data supplier, importer, exporter yang tampilan inputnya sama dengan yang terdapat di halamannya masing-masing. Setiap inputan data yang memiliki fitur pencarian code, sehingga dapat yang membuat sebuah laporan sesuai dengan kebutuhan data yang diinginkan. 8. Halaman Verification Order Halaman ini berfungsi untuk mengumpulkan data pembayaran verification order sesuai dengan kategori tanggal yang diingkan, dapat dilihat pada gambar III.13. berikut.

17 42 Verification Order File Verifikasi Laporan No. Bukti Tanggal VR Code Bank No. Rekening Status VO Cari Data No Bukti Tanggal VR Code Bank No. Rek Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Tambah Simpan Edit Hapus Batal Keluar Footer Gambar III.13. Halaman Verification Order 9. Halaman Laporan Data Admin Halaman laporan data administrator berfungsi menampilkan halaman yang berisikan data-data dan juga berfungsi untuk melakukan cetak data. Data yang terdapat di laporan ini merupakan data yang di inputkan ataupun diperoleh dari form admin, dapat dilihat pada gambar III.14 berikut. PT. TRANS ASIA JAYA Data Admin No Kode Nama Alamat Telepon Hak Akun 999 xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx Jumlah : 9999 Record Dibuat Oleh Medan, XX-XX-XXXX Petugas Diketahui Oleh Manager Gambar III.14. Halaman Print Data Admin

18 Halaman Laporan Data Exporter Halaman laporan data exporter berfungsi menampilkan halaman yang berisikan data-data dan juga berfungsi untuk melakukan cetak data. Data yang terdapat di laporan ini merupakan data yang di inputkan ataupun diperoleh dari form eksporter, dapat dilihat pada gambar III.15. berikut. PT. TRANS ASIA JAYA Laporan Data Exporter No Nama Kontak Address Telepon Fax 999 xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx Jumlah : 9999 Record Dibuat Oleh Medan, XX-XX-XXXX Petugas Diketahui Oleh Manager Gambar III.15. Halaman Print Data Exporter 11. Halaman Laporan Data Supplier Halaman laporan data supplier berfungsi menampilkan halaman yang berisikan data-data dan juga berfungsi untuk melakukan cetak data. Data yang terdapat di laporan ini merupakan data yang di inputkan ataupun diperoleh dari form supplier, dapat dilihat pada gambar III.16. berikut.

19 44 PT. TRANS ASIA JAYA Laporan Data Supplier Nama : Xxxx Contact : Xxxx Address :Xxxxx Country : Xxxx Telephone :Xxxxx Mobile Phone : Xxxx Fax :Xxxx Xxxx Mode Of Transport :Xxxx Port Of Loading : Xxxx Port Of Dischange :Xxxx Date Of Shipment : Xxxx Total Value :Xxxx Currency : Xxxx Incorterm :Xxxx Total Net : Xxxx Nama : Xxxx Contact : Xxxx Address :Xxxxx Country : Xxxx Telephone :Xxxxx Mobile Phone : Xxxx Fax :Xxxx Xxxx Mode Of Transport :Xxxx Port Of Loading : Xxxx Port Of Dischange :Xxxx Date Of Shipment : Xxxx Total Value :Xxxx Currency : Xxxx Incorterm :Xxxx Total Net : Xxxx Jumlah : 9999 Record Dibuat Oleh Medan, XX-XX-XXXX Petugas Diketahui Oleh Manager Gambar III.16. Halaman Print Data Supplier 12. Halaman Laporan Data Produk Halaman laporan data produk berfungsi menampilkan halaman yang berisikan data-data dan juga berfungsi untuk melakukan cetak data. Data yang terdapat di laporan ini merupakan data yang di inputkan ataupun diperoleh dari form produk, dapat dilihat pada gambar III.17. berikut.

20 45 PT. TRANS ASIA JAYA Laporan Data Product No Id Nama Origin Telepon Product Product 999 xxxx xxxx xxxx xxxx Jumlah : 9999 Record Dibuat Oleh Medan, XX-XX-XXXX Petugas Diketahui Oleh Manager Gambar III.17. Halaman Print Data Product 13. Halaman Seleksi Laporan Halaman selesksi laporan merupakan halaman yang berfungsi untuk menyeleksi laporan yang akan dicetak sesuai dengan kategori tanggal, bulan atau tahun dapat dilihat pada gambar III.18. berikut.

21 46 Pilihan Periode Tanggal/Bulan/Tahun Priview Tutup Gambar III.18. Halaman Seleksi Laporan