RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1 Batu. PEMBUATAN SURAT KEPUTUSAN TENTANG KEBIJAKAN RUMAH SAKIT No. Revisi 01. No Dokumen

Transkripsi

1 PENGERTIAN TUJUAN KEBIJAKAN 1/5 Kebijakan merupakan penetapan pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang mengikat. Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk : 1. Mengidentifikasi Kebijakan yang beredar. 2. Menelusuri Kebijakan yang beredar. 3. Mengimplementasikan Kebijakan. 4. Sebagai dasar untuk menyusun Pedoman / Panduan / Kebijakan sehingga ada kejelasan langkah-langkah untuk melaksanakan kebijakan tersebut. Sebelum diterbitkan, semua dokumen kebijakan dan prosedur telah dinilai ulang dan disetujui oleh pihak yang berwenang atau autorized person (Sesuai Dengan Kebijakan Direktur RS Baptis No. 10//VIII/SK_Dir_Keb/22 Tentang Pelayanan Administrasi Perkantoran). PEMBUATAN : 1. Unit WAJIB membuat draft Kebijakan yang akan diajukan ke Direktur RS. 2. Pembuatan Kebijakan hendaknya dilakukan koordinasi bersama kepala unit dengan petugas pelaksana di unitnya, unit lain yang terkait dan persetujuan dari atasan langsung. 3. Kepala Unit membuat Kebijakan pada DRAFT yang sudah disediakan oleh Bagian Administrasi dalam bentuk softcopy. 4. DRAFT Kebijakan bisa dicopy di Bagian Administrasi pada jam kerja. 5. Setiap Kebijakan dibuat dalam satu file. Dengan demikian jika ada beberapa Kebijakan maka akan ada beberapa file. Pengaturan Kebijakan dalam bentuk file ini memudahkan pelacakan / pencarian Kebijakan, pembuatan Kebijakan, revisi Kebijakan dan mencegah Kebijakan ganda. 6. Pembuatan Kebijakan menggunakan format : a. Kertas = A4. b. Spasi = 1. c. Font = Times New Romans d. Ukuran font = 12. e. Margin Top = 4, Left = 2, Bottom = 4 dan Right = 2. f. Pembuatan / revisi Kebijakan adalah enam hari kerja efektif.

2 2/5 PENGELOLAAN SURAT KEPUTUSAN : 1. Draft Kebijakan dari unit asal disetorkan dalam bentuk softcopy ke Bagian Administrasi pada jam kerja. 2. Petugas administrasi melakukan pengecekan : a. Asal unit dan peruntukan Kebijakan. b. Format Kebijakan. 3. Memberikan penomoran Kebijakan dengan melihat Database Kebijakan pada buku register kebijakan. 4. Melakukan editing susunan kata. 5. Mencetak Kebijakan dengan printer berwarna. 6. Melakukan pengecekan ulang format Kebijakan sebelum pengajuan. 7. Pengajuan Surat Keputusan Direktur kepada Autorized Person. 8. Melakukan revisi jika diperlukan atas perintah Autorized Person. 9. Autorized Person wajib memberikan paraf sebagai persetujuan. 10. Mengambil Surat Keputusan Direktur yang sudah dilakukan pengecekan dan paraf oleh autorized person. 11. Mengajukan Kebijakan kepada untuk di tanda tangani. 12. Melakukan pengambilan Kebijakan yang sudah ditandatangani. 13. Menggandakan Kebijakan sebanyak 1x. 14. Memberikan stempel resmi RS. Baptis pada kolom tanda tangan pada lembar asli dan arsip. 15. Peruntukan Kebijakan sbb : a. Asli disimpan sebagai ARSIP di Bagian Administrasi (Outner). b. Copy disimpan unit terkait (Outner / filing folder milik unit). 16. Petugas Administrasi melakukan pencatatan pembaharuan/revisi Kebijakan kedalam komputer dan Outner tiap unit. 17. Copy Kebijakan didistribusikan oleh petugas dengan buku ekspedisi. 18. Membuat laporan bulanan pembuatan dan revisi Kebijakan. 19. Melakukan penarikan jika kebijakan lama sudah tidak lagi sesuai.

3 3/5 DISTRIBUSI KEBIJAKAN : 1. Menyiapkan buku ekspedisi pendistribusian Kebijakan. 2. Menulis kode, nomor dan judul Kebijakan pada buku ekspedisi. 3. Copy Kebijakan didistribusikan secara langsung menuju unit terkait yang mengajukan Kebijakan. 4. Petugas di unit terkait melakukan pengecekan Kebijakan dan menandatangani bahwa telah menerima copy Kebijakan. 5. Buku ekspedisi dikembalikan hari itu juga ke Bagian Administrasi. PENGGANDAAN DAN SOSIALISASI KEBIJAKAN 1. Penggandaan Kebijakan menjadi tanggungjawab unit terkait yang membuat Kebijakan. 2. Sosialisasi isi kebijakan baru / revisi menjadi tanggungjawab unit terkait yang membuat kebijakan. EVALUASI KEBIJAKAN 1. Evaluasi kebijakan dilaksanakan sesuai kebutuhan dan maksimal dilaksanakan tiga tahun sekali. 2. Evaluasi kebijakan dilakukan masing-masing unit kerja yang dipimpin oleh kepala unit kerja. 3. Hasil evaluasi dilaporkan secara tertulis ke Bagian Administrasi untuk dokumentasi hasil evaluasi. 4. Perbaikan / revisi dilakukan bila : a. Alur dalam kebijakan sudah tidak sesuai lagi dengan keadaan yang ada. b. Adanya perkembangan IPTEK. c. Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru. d. Adanya perubahan fasilitas. 5. Jika terjadi pergantian direktur/pimpinan RS dan Kebijakan masih sesuai maka tidak perlu direvisi.

4 4/5 Pengajuan Kebijakan Admin Penomoran Kebijakan Salah Editing Admin Autorized Person Salah Paraf Legalisasi ALUR Direktur TTD Legalisasi Admin Stempel RSBB Arsip Admin Distribusi Unit Terkait Sosialisasi Oleh Unit

5 5/5 UNIT TERKAIT Semua Unit