Bu k u in i k ep u n y a a n : Tandatangan:...

Transkripsi

1

2

3 Bu k u in i k ep u n y a a n : Nama: Jawatan: Tandatangan:...

4 Perkara Muka Surat TAKRIFAN 3 GLOSARI 4 GARIS PANDUAN UMUM.5 1. Cuti Rehat Tahunan.7 2. Cuti Sakit Cuti Bersalin Cuti Haji Cuti Sabatikal/ Berceramah Cuti Tanpa Rekod Cuti Bersalin Paterniti Cuti Kematian Keluarga Terdekat Cuti Peperiksaan/ Kursus Cuti Saksi Mahkamah Cuti Mewakili Dalam Acara Cuti Kuarantin Cuti Gantian Cuti Separuh Gaji Cuti Tanpa Gaji.20 2

5 A. TAKRIFAN A.1. Personel merujuk kepada anggota atau kakitangan UIM yang masih berkhidmat samada bertaraf Percubaan ( Probation ), Secara Tetap, Kontrak, Sementara atau Sambilan. Perkhidmatan yang diberi kepada UIM atas kapasiti Kontrak UIM dengan mana-mana syarikat atau Bekerja Bebas ( Freelance ), atau sebagai Penuntut Praktikal ( Intern ) tidak ditakrif sebagai Personel. A.2. Cuti bermaksud sebarang tempoh seseorang personel yang masih berkhidmat di UIM dibenarkan meninggalkan tugasnya tanpa dianggap sebagai putus perkhidmatan atau berhenti kerja. A.3. Kategori cuti yang digunapakai di UIM adalah seperti berikut: 1. Cuti Rehat Tahunan 2. Cuti Sakit 3. Cuti Bersalin 4. Cuti Haji 5. Cuti Sabatikal/ Berceramah 6. Cuti Tanpa Rekod 6.1. Cuti Peperiksaan/ Berkursus 6.2. Cuti Kematian Keluarga Terdekat 6.3. Cuti Paterniti 6.4. Cuti Saksi Mahkamah 6.5. Cuti Mewakili Dalam Acara 6.6. Cuti Kuarantin 6.7. Cuti Gantian 7. Cuti Separuh Gaji 8. Cuti Tanpa Gaji 3

6 B. GLOSARI BSM CB CG CH CK CRT CS CBC CSG CSK CTG CTR-B CTR-M CTR-P CTR-S CTR-W SS THB Bahagian Sumber Manusia Cuti Bersalin (Materniti) Cuti Gantian Cuti Menunaikan Ibadat Haji Cuti Kecemasan (EL) Cuti Rehat Tahunan (AL) Cuti Sakit (ML) Cuti Berceramah Cuti Separuh Gaji Cuti Sakit Kecederaan Cuti Tanpa Gaji Cuti Bersalin Kebapaan (Paterniti) Cuti Kematian Keluarga Terdekat Cuti Peperiksaan Cuti Saksi di Mahkamah Cuti Mewakili Dalam Acara Sijil Sakit (MC) Tidak Hadir Bekerja Jadual 1 Glosari Singkatan 4

7 C. GARIS PANDUAN UMUM C.1. Pekeliling ini merupakan garis panduan untuk digunapakai di UIM sehingga kemaskinian seterusnya. Semua keputusan bersabit cuti personel secara umum atau khusus, adalah budibicara dan hak mutlak pengurusan UIM. C.2. Tiada istilah cuti separuh hari di UIM. Mana-mana cuti yang kurang daripada satu hari akan digenapkan kepada 1 hari. C.3. Personel boleh memohon pelepasan keluar pejabat ( Time-off ) untuk sebab-sebab tertentu dengan mendapatkan pengesahan Ketua Jabatan/ Bahagian tanpa perlu memohon sebarang cuti, selagi tidak melebihi 3 jam. C.4. Personel yang tidak hadir bekerja bagi suatu tempoh berdasarkan rekod dalam sistem kehadiran samada gagal memaklumkan kepada pegawai atasannya atau tanpa sebab yang munasabah atau tanpa permohonan yang lengkap, tidak berhak mendapat apa-apa gaji dan lain-lain imbuhan bagi tempoh tidak hadir bekerja (THB) itu serta boleh dikenakan tindakan tatatertib. Perkiraan amaun pemotongan THB adalah: [amaun Gaji Asas campur Imbuhan sebulan bahagi 30 hari dalam sebulan] darab Bilangan Hari THB. Bagaimanapun, personel yang mengemukakan sebab-sebab THB yang manasabah akan dikecualikan daripada pemotongan THB. C.5. Kelulusan Presiden UIM dengan Perakuan Pendaftar adalah mencukupi bagi memotong gaji dan imbuhan secara pro-rata bagi tempoh THB seseorang personel. C.6. Personel bertaraf Kontrak dan Sambilan perlu memohon sebarang cuti terus daripada Presiden. 5

8 C.7. Cuti yang diambil tanpa permohonan awal akan dikategorikan sebagai Cuti Kecemasan (CK). Bilangan CK direkod dalam fail personel. C.8. Ketidakpatuhan terhadap mana-mana terma atau prosedur di bawah ini boleh membatalkan permohonan cuti personel serta mengakibatkan kemungkinan tindakan tatatertib. C.9. Sebarang pertanyaan atau cadangan mengenai cuti boleh dikemukakan kepada Bahagian Sumber Manusia di alamat 6

9 1. Cuti Rehat Tahunan (CRT) 1.1. Kelayakan cuti rehat tahunan (CRT) semua personel UIM adalah 25 hari Seseorang personel layak memperolehi CRT hanya apabila telah berkhidmat di UIM selama sebulan atau lebih Bilangan CRT yang layak pada satu-satu masa dinisbahkan secara pro-rata mengikut bilangan bulan perkhidmatan bergaji seseorang personel. Perkiraannya: Bilangan Hari CRT Yang Layak = [Bilangan Bulan Perkhidmatan Bergaji] bahagi 12 darab Sekiranya masih berbaki, CRT untuk tahun semasa akan dibawa ke tahun seterusnya secara otomatik. Bilangan CRT maksimum yang dibawa di awal tahun semasa tidak boleh melebihi 2 kali Kelayakan CRT (tidak termasuk kelayakan tahun semasa mengikut 1.3 di atas) Amalan terbaik adalah merancang CRT untuk memudahkan semua pihak CRT yang berbentuk kecemasan (CK) akan direkodkan dalam fail personel Personel perlu memaklumkan secara terus (melalui panggilan telefon, sms, atau faks) dan seberapa segera dalam tempoh tidak melebihi 2 jam dari bermulanya waktu pejabat pada hari pertama CK kepada pegawai atasannya. 7

10 1.7. Cuti rehat untuk ke luar negara perlu mendapat kelulusan Presiden UIM dengan mengisi borang khas Permohonan CRT yang lengkap mesti dikemukakan untuk kelulusan melalui saluran-saluran yang telah ditetapkan pada borang dan dihantar ke BSM tidak kurang 3 hari bekerja dari tarikh mula CRT. 8

11 2. Cuti Sakit (CS) 2.1. CS boleh diluluskan dengan syarat tidak melebihi 20 hari setahun untuk kes-kes pesakit luar dan kes-kes kemasukan ke dalam wad. Untuk kes atas sebab-sebab kecederaan semasa tugasan rasmi (CSK), sila rujuk 2.10 di bawah CS diberi berdasarkan sijil sakit (MC) yang dikeluarkan oleh Klinik Panel UIM, klinik Bukan-Panel yang diiktiraf atau Klinik Kerajaan sahaja. Pendaftar boleh menolak mana-mana MC yang dikeluarkan oleh pihak yang tidak diiktiraf Cuti atas sebab kecemasan (CK) yang tidak disertai dengan MC personel akan dikira sebagai CRT. Personel perlu mengemukakan borang permohonan CRT kepada Ketua Jabatan/ Bahagian serta BSM sekembali dari cuti Pengeluaran MC separuh hari akan dianggap sebagai MC 1 hari penuh Sekiranya seseorang personel itu masih disahkan tidak sihat setelah menghabiskan CS sebanyak 20 hari: Pendaftar UIM boleh memberinya lanjutan CS tidak melebihi 60 hari Sekiranya masih disahkan tidak sihat, Presiden UIM boleh melanjutkan CS tidak melebihi 60 hari lagi Sekiranya masih disahkan tidak sihat, UIM boleh memberikan personel tersebut apa-apa CRT yang masih berbaki Sekiranya CRT telah digunakan sepenuhnya, gaji personel beserta imbuhan akan ditolak mengikut formula di perenggan C(iii) di atas. 9

12 2.6. Personel yang sakit semasa Cuti Tanpa Gaji (CTG) tidak layak mendapat CS Personel yang sakit semasa CRT layak mendapat CS selama masa diperakui oleh Klinik Panel sebagai tidak sihat untuk bertugas. Sebarang baki cuti rehat yang belum dihabiskannya itu boleh disambungnya selepas cuti sakit itu dengan syarat bahawa dia boleh dipanggil bertugas jika diperlukan oleh UIM Personel yang telah menghabiskan CS selama 140 hari dan juga telah menghabiskan baki CRT, boleh diberi cuti sakit lanjutan dengan perakuan Panel Perubatan seperti berikut: Cuti separuh gaji (CSG) sehingga had maksimum 90 hari; Diikuti dengan cuti tanpa gaji sehingga had maksimum selama 90 hari dan dalam tempoh ini, dengan atas budi bicara Presiden UIM boleh memberi Elaun bersamaan separuh gaji pokok Kemudahan ini boleh diulangi dalam tahun kedua, selepas tempoh tersebut jika personel masih belum sembuh, personel berkenaan boleh ditamatkan perkhidmatan Personel boleh mendapatkan CS tidak melebihi 3 hari setahun setiap kategori untuk urusan sakit tenat/ kronik ahli keluarga terdekat iaitu: o Kategori 1 - ibu bapa/ ibu bapa mertua o Kategori 2 - suami atau isteri o Kategori 3 - anak kandung/ anak tiri/ anak angkat di bawah umur 18 tahun. MC yang menjelaskan keadaan tenat/ kronik ahli keluarga tersebut mesti dikemukakan kepada pegawai atasan. 10

13 2.10. Personel yang tercedera ketika sedang menjalankan tugas rasmi termasuk pergi dan balik ke pejabat mengikut laluan yang munasabah, akan dibenarkan cuti sakit kecederaan (CSK) tidak melebihi 90 hari Sekiranya CSK telah habis, personel boleh diberi tambahan cuti bergaji penuh tidak melebihi 90 hari dengan perakuan Panel Perubatan untuk pulih semula Sekiranya masih belum pulih, personel hendaklah menggunakan CRT yang berbaki Sekiranya selepas itu masih belum pulih semula atau tiada harapan untuk pulih dengan perakuan Panel Perubatan, personel akan diberi tambahan cuti bergaji penuh ke tarikh penamatan perkhidmatan di UIM, oleh UIM, dengan kuasa tertentu Personel perlu memaklumkan secara terus atau berwakil (melalui panggilan telefon, sms, atau faks) kepada pegawai atasannya, seberapa segera dalam tempoh tidak melebihi 2 jam dari bermulanya waktu pejabat pada hari pertama CS atau CSK. 11

14 3. Cuti Bersalin (CB) 3.1. Seseorang personel wanita layak mendapat cuti bersalin bergaji penuh tidak melebihi 90 hari setiap kelahiran dan maksimum 300 hari di sepanjang tempoh perkhidmatan Cuti bersalin bermula pada tarikh pegawai bersalin. Namun personel boleh memilih untuk menggunakan cuti bersalin lebih awal dari tarikh bersalin iaitu pada pada bila-bila masa dalam tempoh 14 Hari dari tarikh dijangka bersalin Permohonan CB yang lengkap mesti dikemukakan untuk kelulusan melalui saluran-saluran yang telah ditetapkan tidak kurang 30 hari bekerja dari tarikh mula CB Personel yang telah diluluskan CB harus melaksanakan prosedur serahtugasan kepada pegawai lain yang dikenalpasti dalam jangkamasa yang munasabah sebelum tarikh mula CB Personel atau wakil mesti memaklumkan tarikh kelahiran bayi kepada Ketua Jabatan dan BSM. 12

15 4. Cuti Haji (CH) 4.1. Presiden UIM boleh meluluskan permohonan cuti Haji bergaji penuh selama 45 Hari termasuk cuti hujung minggu dan hari kelepasan am kepada personel yang beragama Islam, sekali dalam perkhidmatan CH hanya boleh diluluskan tertakluk kepada syarat bahawa personel itu berjawatan Tetap dan telah disahkan jawatan. Presiden juga boleh menimbang cuti haji kepada personel yang bukan berjawatan tetap Permohonan CH yang lengkap mesti dikemukakan untuk kelulusan melalui saluran-saluran yang telah ditetapkan tidak kurang 30 hari bekerja dari tarikh mula CH Personel yang telah diluluskan CH harus melaksanakan prosedur serahtugasan kepada pegawai lain yang dikenalpasti dalam jangkamasa yang munasabah sebelum tarikh mula CH Presiden boleh memberi personel terbabit apa-apa CRT yang masih berbaki jika tempoh CH perlu ditambah. Jika CRT telah digunakan sepenuhnya, gaji personel beserta imbuhan akan ditolak mengikut perenggan C(iii) di atas. 13

16 5. Cuti Berceramah (CBC) 5.1. Personel yang dipilih atau diperakui oleh UIM untuk membentangkan kertas kerja, berkursus, berceramah atau kajian, boleh diberi cuti (CBC) bagi jangkamasa berikut: Bagi tempoh yang diperakui sah oleh pegawai atasan untuk berkursus/berceramah tersebut; 5.2. Permohonan CBC yang lengkap mesti dikemukakan untuk kelulusan melalui saluran-saluran yang telah ditetapkan tidak kurang 30 hari bekerja dari tarikh mula CBC Laporan kursus, pembentangan, kajian atau seumpamanya perlu dikemukakan sekembalinya personel dari CBC. 14

17 6. Cuti Tanpa Rekod Cuti Tanpa Rekod (CTR) boleh diluluskan kepada personel bagi urusan kematian keluarga terdekat, cuti isteri bersalin, peperiksaan atau berkursus, menghadiri mahkamah sebagai saksi, mewakili universiti atau negara dalam sesuatu acara, cuti kuarantin dan cuti gantian Cuti Bersalin Paterniti (CTR-B) Personel lelaki boleh diberi kemudahan cuti CTR-B selama 6 hari mulai tarikh isteri mereka bersalin Personel yang menggunakan kemudahan CTR-B ini hendaklah mengemukakan salinan bukti atau sijil lahir anak kepada BSM untuk tujuan pengesahan Cuti Urusan Kematian Ahli Keluarga Terdekat (CTR-K) CTR-K diberi sebanyak 3 hari, bertujuan membolehkan personel menguruskan urusan pengkebumian dan perasaan yang dikaitkan dengan kematian ahli keluarga yang terdekat iaitu: o ibu bapa/ ibu bapa mertua o suami atau isteri o anak kandung/ anak tiri/ anak angkat (dengan sijil) o ibu angkat/ datuk nenek/ penjaga (sebelum umur 18 tahun) CTR-K dianggap terlunas pada tarikh kematian ahli keluarga terdekat atau pada hari berikutnya jika ahli keluarga berkenaan meninggal dunia selepas waktu pejabat. 15

18 Personel yang melunaskan CTR-K ini hendaklah mengemukakan salinan bukti kematian ahli keluarga terdekat kepada BSM untuk tujuan pengesahan dalam tempoh 3 hari Cuti Peperiksaan/ Kursus (CTR-P) Kemudahan CTR-P diberikan untuk membolehkan personel memasuki sebarang peperiksaan atau menghadiri kursus yang dianggap boleh memperbaiki prestasi personel tersebut CTR-P dihadkan kepada hari yang diperlukan bagi peperiksaan atau kursus itu sahaja Personel yang menggunakan kemudahan CTR-P ini hendaklah mengemukakan salinan bukti menduduki peperiksaan atau kursus kepada pegawai atasan Cuti Menghadiri Mahkamah Sebagai Saksi (CTR-S) Personel yang disapina untuk hadir di mahkamah sebagai saksi pihak kerajaan atau bukan kerajaan boleh diberi pelepasan meninggalkan pejabat bagi tempoh diperlukan jika menghadiri mahkamah Tambahan CTR-S sehari sebelum dan selepas bagi maksud perjalanan boleh diluluskan jika personel menghadiri mahkamah di luar kawasan Personel yang menggunakan kemudahan CTR-S ini hendaklah mengemukakan salinan bukti kehadiran sebagai saksi kepada pegawai atasan untuk tujuan pengesahan. 16

19 6.5. Cuti Mewakili Di Dalam Acara/ Badan Profesional/ Olahraga/(CTR-W) Personel yang diplih untuk mewakili UIM atau Malaysia atau badan profesional dalam acara atau perjumpaan samada di peringkat tempatan maupun antarabangsa, boleh diberi cuti tanpa rekod CTR-W hanya diberi bagi hari yang betul-betul diperlukan mengambil bahagian dalam acara tersebut sahaja tetapi tidak melebihi 10 hari dan tidak melebihi 2 acara dalam setahun Personel perlu memaklumkan hasrat menggunakan kemudahan CTR-W kepada Ketua Jabatan/Bahagian dan BSM Cuti Kuarantin (CQ) Personel yang dalam perjalanan balik ke Malaysia dari luarnegara atau di dalam negara atau berada di mana-mana kawasan di dalam negara, yang ditahan di stesen kuarantin atau rumah oleh pihak berkuasa kesihatan kerana berlaku wabak penyakit, mesti mengambil Cuti Kuarantin (CQ) Tempoh penahanan seseorang personel (di pusat kuarantin/rumah) yang diisytiharkan oleh pihak berkuasa kesihatan, dikira sebagai CQ dengan gaji penuh CQ mesti disokong dengan surat pihak berkuasa kesihatan dan tidak ditolak dari kelayakan CRT Personel perlu memaklumkan status CQ dari semasa ke semasa kepada Ketua Jabatan/ Bahagian dan BSM. 17

20 6.7. Cuti Gantian (CG) Personel yang diarahkan Ketua Jabatan/ Bahagian datang bertugas selepas jam 6 petang hari bekerja, atau pada hari cuti umum atau cuti hujung minggu, boleh diberikan cuti gantian (CG) Personel gred UP6 ke bawah mempunyai pilihan samada mengambil CG atau upah kerja lebihmasa (OT) Bagi setiap 8 jam tugasan lebih masa yang disahkan dengan bukti rekod kehadiran, personel layak menuntut CG 1 hari CG boleh dilunaskan pada bila-bila masa dalam tahun semasa sahaja Personel perlu memaklumkan hasrat melunaskan CG kepada Ketua Jabatan/ Bahagian dan BSM. 18

21 7. Cuti Separuh Gaji (CSG) 7.1. Presiden UIM boleh meluluskan cuti separuh gaji kepada personel atas sebab kesihatan kronik ahli keluarga terdekat iaitu suami/ isteri, anak kandung/ tiri/ angkat, ibubapa dan ibubapa mertua Kadar cuti separuh gaji yang boleh diluluskan ialah sebanyak 30 hari bagi tiap-tiap tahun genap perkhidmatan tetapi tidak boleh melebihi 180 hari CSG tidak boleh diberi kepada personel wanita atas sebab-sebab bersalin (sila rujuk maklumat di atas untuk kelayakan CB) 19

22 8. Cuti Tanpa Gaji (CTG) 8.1. Presiden UIM boleh meluluskan Cuti Tanpa Gaji (CTG) kepada personel bertaraf Tetap atas sebab-sebab yang munasabah CTG di dalam atau di luar Malaysia boleh diluluskan bila personel itu telah genap berkhidmat tidak kurang daripada 6 bulan dan telah mengambil semua CRT yang ia berkelayakan Jumlah CTG yang boleh diluluskan ialah sebanyak 30 hari bagi tiap-tiap genap tahun perkhidmatan tetapi tidak melebihi 360 hari Permohonan CTG yang lengkap mesti dikemukakan untuk kelulusan melalui saluran-saluran yang telah ditetapkan tidak kurang 30 hari bekerja dari tarikh mula CTG Personel yang telah diluluskan CTG harus melaksanakan prosedur serahtugasan kepada personel lain yang dikenalpasti dalam jangkamasa yang munasabah sebelum tarikh mula CTG CTG hendaklah digunakan atas sebab-sebab yang telah diluluskan semasa memohon. Sekiranya disyaki atau didapati CTG disalahgunakan, Presiden UIM berhak menamatkan kelayakan CTG dan tindakan tatatertib boleh diambil. Disediakan oleh: Pejabat Pendaftar 20

23 21

24 22