BAB 4 ELABORATION CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE. Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improving

Transkripsi

1 BAB 4 ELABORATION CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE 4.1 Elaboration Phase Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improving Proses yang menjadi analisa ini adalah proses pelaksanaan perkuliahan (absensi perkuliahan mahasiswa, pengisian realisasi SAP), proses pengolahan nilai (pengisian blanko nilai), dan proses pelaksanaan ujian mahasiswa (absensi ujian mahasiswa, Kartu Mata Kuliah (KMK), dan pelaksanaan ujian). Adapun kesulitan/masalah yang terjadi yaitu: a. Absensi perkuliahan mahasiswa Staff Subbiro P dan U mencetak absensi/daftar hadir mahasiswa minimal 3 hari sebelum perkuliahan dimulai. Setelah mahasiswa mengisi daftar hadir tersebut, dosen harus mengembalikan daftar hadir mahasiswa tersebut ke akademis. Setelah itu, staff Subbiro P dan U akan mendata kehadiran mahasiswa dan dimasukkan ke dalam sistem. Proses tersebut membutuhkan waktu yang agak lama dan juga membutuhkan biaya untuk pencetakan daftar hadir mahasiswa. b. Absensi pelaksanaan ujian mahasiswa Staff Subbiro P dan U mencetak daftar hadir mahasiswa untuk pelaksanaan ujian. Setelah mahasiswa mengisi daftar hadir tersebut, pengawas

2 124 mengembalikan daftar hadir mahasiswa ke akademis. Kemudian, staff Subbiro P dan U akan mengentri data kehadiran mahasiswa 1 hari setelah ujian. Pemrosesan informasi tersebut butuh waktu yang agak lama dan membutuhkan biaya pengeluaran kertas untuk pencetakan absensi ujian mahasiswa. c. Pengisian realisasi Satuan Acara Perkuliahan (SAP) Staff Subbiro P dan U mencetak buku realisasi SAP 3 minggu sebelum perkuliahan dimulai. Dosen mengisi buku realisasi SAP. Kemudian buku realisasi SAP akan diverifikasi oleh dosen HBA. Proses tersebut membutuhkan waktu yang lama dan membutuhkan biaya untuk pencetakan buku realisasi SAP. d. Pengisian blanko nilai Pengisian blanko nilai yang dilakukan secara manual membutuhkan biaya kertas untuk mencetak blanko nilai sejumlah dengan kelas perkuliahan yang terjadi dalam satu semester. Blanko nilai diisi kemudian setelah ujian dan kemudian diserahkan kepada Subbiro Nilai yang akan memberikan data tersebut kepada kajur untuk disetujui. Proses ini membutuhkan biaya yang cukup besar dan waktu yang lama. e. Pemrosesan Kartu Mata Kuliah (KMK) Sewaktu pelaksanaan ujian, mahasiswa diwajibkan untuk membawa KMK. KMK tersebut akan ditandatangani oleh pengawas. Proses penandatanganan KMK oleh pengawas membutuhkan waktu yang agak lama sehingga membuat pengawas tidak fokus untuk mengawasi pelaksanaan ujian. Selain itu, pengadaan KMK memerlukan biaya yang cukup besar.

3 125 f. Pelaksanaan ujian Pelaksanaan ujian membutuhkan banyak lembar kertas untuk menggandakan dokumen dokumen berkas ujian. Dengan adanya ujian online, dosen tidak lagi mengambil berkas ujian dalam bentuk hardcopy. Dosen memeriksa ujian dengan mengakses data jawaban mahasiswa pada ujian online tersebut. Penulisan skripsi ini memiliki target pencapaian sebagai berikut: o Efisiensi Pencapaian efisiensi dapat terlihat dari penghematan biaya kertas, biaya tinta dan biaya mengakses internet yang diperlukan untuk melakukan proses-proses yang berjalan di area academic services. Penggunaan teknologi RFID, e-document, e-kmk dan aplikasi ujian online yang akan dibuat merupakan suatu peningkatan terhadap proses-proses yang sudah ada dan secara langsung meningkatkan efisiensi operasional organisasi. o Efektifitas Efektifitas dari proses-proses yang berjalan dapat lebih ditingkatkan dengan menggunakan teknologi RFID, e-document, e-kmk dan aplikasi ujian online. Dimana waktu yang diperlukan dalam mempersiapkan perkuliahan, ujian, dan nilai akan lebih singkat. Selain itu waktu yang diperlukan untuk memproses data yang didapat juga menjadi lebih efektif hingga mendekati real time. Pengukuran kinerja dari proses-proses yang dielaborasi yang terdiri dari proses pengadaan daftar kehadiran/absensi mahasiswa baik perkuliahan maupun ujian,

4 126 pengadaan buku realisasi SAP dan pengisian blanko nilai, pembuatan KMK dan pengadaan soal-soal dan kertas jawaban ujian akan dilakukan dengan menggunakan metode activity based costing (ABC) yang mengukur total biaya dan waktu yang diperlukan dengan cara membandingkan kegiatan yang sedang berjalan dengan biaya yang diperlukan dalam menjalankan proses-proses tersebut. Berdasarkan prioritas yang dipilih untuk melakukan elaborasi yaitu penggunaan teknologi RFID untuk absensi perkuliahan, penggunaan teknologi RFID untuk absensi ujian, penggunaan e-document untuk buku realisasi SAP, penggunaan e-document untuk blanko nilai, e-kmk serta aplikasi ujian online dalam operasional perkuliahan dan ujian, analisis metriknya adalah sebagai berikut:

5 127 Tabel 4.1 Appropiate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement Proses Target Improvement Cara Ukur Sumber Data Pengadaan Absensi Waktu yang diperlukan dalam Waktu rata-rata yang dibutuhkan sebelum Wawancara Perkuliahan mengadakan absensi perkuliahan proses improvement adalah 1 menit untuk dengan staff Mahasiswa mahasiswa terdiri dari waktu untuk mencetak daftar kehadiran per perkuliahan Subbiro P dan U mengakses informasi perkuliahan dan untuk memeriksa kelengkapan dan sehari-hari serta mencetak daftar memasukkan data tersebut kedalam sistem absensi untuk 124 kelas, yang diperlukan waktu masing-masing sebanyak 1 terdiri dari 7 shift perkuliahan, dan menit untuk tiap absensi. Setiap semester kemudian memasukkan data akan dicetak summary kehadiran mahasiswa tersebut kedalam sistem dalam dengan waktu yang dibutuhkan adalah 0.5 perkuliahan sehari-hari dapat menit. dikurangi hingga 30%. Biaya rata-rata yang diperlukan untuk Biaya yang diperlukan untuk mencetak absensi perkuliahan mahasiswa

6 128 mencetak absensi perkuliahan mahasiswa termasuk didalamnya biaya komputer, tinta dan kertas serta biaya listrik dapat dikurangi hingga 50%. adalah: merata-ratakan gaji karyawan sebesar Rp.12, per jam, biaya mencetak absensi mahasiswa adalah Rp.1, per transaksi perkuliahan yang terdiri dari biaya kertas dan tinta, biaya komputer dan listrik per jam masing-masing sebesar Rp.5, per jam. Absensi Waktu yang diperlukan dalam Waktu rata-rata yang dibutuhkan sebelum Wawancara Ujian mengadakan absensi ujian proses improvement adalah 1 menit untuk dengan staff Mahasiswa mahasiswa terdiri dari waktu untuk mencetak tiap absensi ujian dan untuk Subbiro P dan U mengakses informasi ujian serta memasukkan data tersebut kedalam sistem mencetak daftar absensi ujian untuk diperlukan waktu sebanyak 1 menit untuk kampus Anggrek dan Syahdan, tiap transaksi. dimana sehari dapat mencetak 400 Biaya rata-rata yang diperlukan untuk lembar untuk masing-masing mencetak absensi ujian mahasiswa dengan kampus dengan jadwal ujian selama merata-ratakan gaji karyawan sebesar

7 hari per setengah semester. Data tersebut kemudian dimasukkan kedalam sistem oleh staff Subbiro P dan U. Pengurangan waktu ditargetkan mencapai 25%, hal ini dapat terjadi dikarenakan teknologi RFID mengeliminasi proses Rp.12, per jam dan biaya mencetak absensi ujian adalah Rp.1, per transaksi ujian yang terdiri dari biaya keras dan tinta. Sementara itu biaya-biaya lain yang dikeluarkan adalah biaya komputer dan listrik masing-masing sebesar Rp.5, per jam. pengadaan kertas ujian. Biaya yang diperlukan untuk mencetak absensi ujian mahasiswa termasuk didalamnya biaya komputer, biaya listrik serta biaya kertas dan tinta dapat dikurangi hingga 65%. Dimana teknologi RFID merupakan investasi jangka panjang bagi BINUS University.

8 130 Realisasi Waktu yang diperlukan untuk Waktu rata-rata yang dibutuhkan sebelum Wawancara SAP mengadakan buku realisasi SAP proses improvement adalah 12 menit untuk dengan staff terdiri dari waktu untuk melakukan fotokopi lembar SAP rata-rata sebanyak 6 lembar per buku untuk setiap kelas yang ada dalam satu semester, waktu memeriksa pengisian buku realisasi SAP dan melakukan verifikasi terhadapnya dapat dikurangi hingga 5% dengan menggunakan aplikasi pengisian realisasi SAP secara online yang ditambahkan pada lecturer desk sehingga dapat mengurangi biaya dan pengaksesan dapat dilakukan secara langsung. mengadakan buku realisasi SAP dan 6 menit untuk memeriksanya. Selain itu dibutuhkan waktu selama satu semester bagi dosen HBA sebelum menerima buku realisasi SAP dari subbiro P dan U dan kemudian memberikan verifikasi dimana setiap buku realisasi SAP membutuhkan waktu kira-kira 35 menit. Biaya rata-rata yang diperlukan untuk mengadakan buku realisasi SAP sekitar Rp.4, per buku yang terdiri dari biaya kertas, jilid, dll. Gaji karyawan diasumsikan sebesar Rp.12, per jam. Subbiro P dan U

9 131 Biaya yang diperlukan untuk mencetak absensi ujian mahasiswa termasuk didalamnya biaya kertas dan tinta dapat dikurangi hingga 10%. Dimana e-document dapat menghilangkan penggunaan kertas. Pengisian Waktu yang diperlukan untuk Waktu yang diperlukan dalam mencetak Wawancara Blanko Nilai mencetak blanko nilai dalam satu blanko nilai adalah 1 menit per kelas. Proses dengan Subbiro semester yang dimulai dari selanjutnya yaitu mengentri data penyerahan Nilai Mahasiswa mencetak blanko nilai hingga nilai membutuhkan waktu sekitar 15 menit membuat laporan penyerahan nilai untuk tiap transaksi. Subbiro nilai kemudian per semester dapat dikurangi mencetak tanda terima nilai kepada dosen hingga 25%. Selain itu pemberian dalam waktu 0.5 menit dan membuat laporan deadline pengisian nilai oleh tiap nilai masuk kepada kajur tiap mid semester dosen dapat diatur sedemikian rupa dengan waktu yang dibutuhkan sebanyak 1 sehingga setiap dosen diharuskan menit per lembar. Setelah kajur menyetujui

10 132 memasukkan nilai tepat waktu. Biaya biaya yang digunakan dari proses pengisian blanko nilai dimulai dari mencetak blanko nilai, nilai yang masuk, maka Subbiro nilai akan melakukan posting nilai ke internet dalam waktu 0.5 menit per kelas kemudian mengirimkan kepada LRI untuk mengentri data penyerahan nilai, memberitahukan bahwa nilai sudah di mencetak tanda terima penyerahan nilai, mencetak laporan nilai masuk, posting kedalam internet, mengirimkan pemberitahuan posting nilai kepada LRI dan membuat laporan penyerahan nilai per semester dapat dikurangi hingga 30%. posting yang dikirim sekali per mid semester dengan waktu yang dibutuhkan selama 3 menit. Setelah itu akan dibuat laporan penyerahan nilai per semester dan waktu yang dibutuhkan untuk melakukannya adalah 3 menit per transaksi. Biaya rata-rata yang diperlukan untuk mencetak blanko nilai yaitu: merata-ratakan gaji karyawan sebesar Rp.12, per jam, biaya komputer adalah Rp.5,000.00, biaya listrik sekitar Rp.5,000.00, biaya print blanko

11 133 KMK Waktu yang diperlukan dalam mengadakan KMK oleh layanan mahasiswa dapat dikurangi hingga 25%. Biaya yang dikeluarkan untuk mencetak KMK yang terdiri dari biaya kertas, tinta dan cap dapat dikurangi hingga 65%. nilai per transaksi termasuk didalamnya biaya kertas dan tinta adalah Rp.1,000.00, biaya mencetak tanda terima adalah Rp per lembar dan biaya mencetak laporan nilai masuk adalah Rp per lembar. Waktu yang diperlukan dalam mencetak KMK adalah 3 menit per KMK. Biaya rata-rata yang diperlukan untuk mencetak KMK dengan merata-ratakan gaji karyawan sebesar Rp.12, per jam dan biaya mencetak 1 lembar KMK adalah Rp.2, Wawancara dengan Layanan Mahasiswa Pelaksanaan Waktu yang diperlukan untuk Waktu yang diperlukan untuk mengadakan Wawancara Ujian mengadakan soal dan buku ujian soal dan buku ujian adalah 3 menit per soal dengan Subbiro

12 serta waktu yang dibutuhkan untuk mengantarkan soal menggunakan kurir kepada dosen dapat dikurangi hingga 25%. Biaya pengadaan soal dan buku ujian dapat dikurangi hingga 60% dimana soal dan tempat jawaban tersedia dalam komputer. Selain itu biaya kurir yang digunakan untuk mengantarkan soal kepada dosen juga dapat dieliminasi. dan buku ujian. Waktu untuk memberikan berkas kepada kurir adalah sekitar 5 menit. Biaya yang dikeluarkan mencakup gaji karyawan sebesar Rp.12, per jam, biaya penggandaan buku ujian mahasiswa sebesar Rp.1, per buku, biaya penggandaan soal dengan rata-rata soal terdiri dari 4 lembar adalah sebesar Rp dan biaya kurir dalam sekali antar adalah Rp.25, Perkuliahan dan Ujian

13 Measurement & Documentation of the Current Actual Performance Perhitungan pengukuran proses yang sedang berjalan pada area academic services terhadap biaya yang dikeluarkan ketika menjalankan proses-proses yang dipilih untuk dielaborasi adalah sebagai berikut:

14 Activity Based Costing Current Tabel 4.2 Activity Based Costing Absensi Perkuliahan Mahasiswa A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction Annual cost (B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Membuat daftar hadir (minimal 3 hari sebelum perkuliahan) , , , ,012, ,193, , ,180, Memeriksa kelengkapan daftar hadir mahasiswa , , , , , ,886, Mendata kehadiran mahasiswa ke dalam sistem , , , , , ,140, Mencetak summary kehadiran mahasiswa per semester , , , , , , ,650, Annual effort X Total 2, , ,251, ,856,666.67

15 137 Tabel 4.3 Activity Based Costing Absensi Ujian Mahasiswa A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction Annual cost (B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Mencetak daftar hadir mahasiswa untuk pelaksanaan ujian , , , , , , ,280, Mengentri data kehadiran mahasiswa untuk pelaksanaan ujian , , , , , ,440, Annual effort X Total , , ,720,000.00

16 138 Tabel 4.4 Activity Based Costing Realisasi SAP A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction Annual cost Annual effort (B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Membuat buku realisasi SAP , , , , , , ,600, Memeriksa pengisian buku realisasi SAP , , , , , , ,800, Verifikasi buku realisasi SAP setiap semester , , , , , , ,166, X Total 1, , , ,566,666.67

17 139 Tabel 4.5 Activity Based Costing Pengisian Blanko Nilai A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction Annual cost Annual effort (B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Mencetak blanko nilai (maximal 4 minggu setelah kuliah) , , , , , , ,700, Mengentri data penyerahan nilai , , , , , , ,000, Mencetak tanda terima penyerahan nilai untuk dosen , , , , , ,700, Mencetak laporan nilai masuk ke Kajur , , , , Posting nilai ke internet , , , , , ,100, Mengirimkan pemberitahuan posting nilai ke LRI , , , , Membuat laporan penyerahan nilai per semester , , , , , X Total , , ,134,200.00

18 140 Tabel 4.6 Activity Based Costing Kartu Mata Kuliah (KMK) A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction Annual cost Annual effort (B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Mencetak KMK , , , , , , ,700, X Total , , ,700,000.00

19 141 A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction Annual cost Annual effort (B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Menggandakan berkas ujian 3, , , ,400, , ,144, ,544, , ,392,320, Menyerahkan berkas ujian ke dosen (jika pakai kurir) , , , , , , ,638, X Total 11, ,412, ,451, ,481,958, Tabel 4.7 Activity Based Costing Pelaksanaan Ujian

20 Dari pengukuran diatas dapat dilihat bahwa biaya yang dikeluarkan dalam proses absensi perkuliahan mahasiswa, absensi ujian mahasiswa, pengadaan buku realisasi SAP, pengadaan blanko nilai, pengadaan KMK dan pelaksanaan ujian memerlukan biaya yang cukup besar dan waktu yang cukup lama. Hal ini dikarenakan proses proses tersebut belum dijalankan semaksimal mungkin untuk memberikan keuntungan pada stakeholder BINUS University. Keterangan: Proses yang dijalankan pada area academic services yang kemudian terpilih untuk ditingkatkan antara lain: o Absensi perkuliahan mahasiswa yang dilakukan oleh Subbiro P dan U untuk setiap perkuliahan yang berlangsung. Jumlah daftar hadir yang dicetak per hari = jumlah kelas yang digunakan untuk perkuliahan sehari * banyak shift dalam sehari, dimana rata-rata waktu untuk mencetak absensi perkuliahan adalah 1 menit per absensi. Jumlah daftar hadir: 124 kelas * 7 shift = absensi sehari. Setiap kali perkuliahan berakhir, dosen akan menyerahkan absensi perkuliahan mahasiswa kepada Subbiro P dan U yang kemudian akan memeriksa kelengkapan daftar hadir sebanyak jumlah kelas perkuliahan dalam sehari * banyak shift sehari, dimana waktu yang diperlukan adalah 1 menit per absensi.

21 143 Jumlah transaksi diperiksa: 124 kelas * 7 shift = absensi sehari. Staff Subbiro P dan U kemudian akan mengentri data kehadiran kedalam sistem sejumlah banyaknya absensi yang dicetak sehari * shift dalam sehari dengan waktu selama 1 menit per absensi. Jumlah transaksi dientri: 124 absensi * 7 shift = absensi sehari Pada akhir semester, staff Subbiro P dan U akan mencetak summary kehadiran mahasiswa per semester sebanyak jumlah kelas untuk perkuliahan / hari aktif dalam satu semester. Jumlah summary dicetak: 3000 kelas / 150 hari = summary sehari. o Absensi ujian mahasiswa dilakukan oleh Subbiro P dan U pada tiap mid semester. Jumlah absensi ujian yang dicetak sebanyak 800 absensi (hasil wawancara) untuk Kampus Anggrek dan Kampus Syahdan per hari dan rata rata ujian berlangsung selama 12 hari. Rata-rata absensi ujian yang dicetak per hari = jumlah absensi ujian dicetak per hari * jumlah hari ujian / hari aktif perkuliahan dalam setengah semester, dimana waktu yang dibutuhkan untuk mencetak tiap absensi adalah 1 menit.

22 144 Jumlah absensi ujian per hari: 800 absensi * 12 hari / 75 hari = absensi sehari. Setelah itu staff Subbiro P dan U akan mengentri semua data absensi ujian kedalam sistem sebanyak jumlah absensi yang dicetak dengan waktu rata-rata 1 menit untuk tiap absensi. Jumlah data dientri: 800 absensi * 12 hari / 75 hari = absensi sehari. o Realisasi SAP disiapkan oleh Subbiro P dan U bagi setiap kelas perkuliahan dalam satu semester yang berjumlah sekitar 3000 kelas dalam satu semester. Rata rata pengadaan buku realisasi SAP = jumlah kelas perkuliahan satu semester / jumlah hari aktif dalam satu semester, dimana waktu yang diperlukan dalam membuat sebuah buku adalah sekitar 12 menit dimulai dari fotokopi, membuat cover dan menjilid. Jumlah buku SAP: 3000 kelas / 150 hari = buku sehari. Setelah diisi oleh dosen, realisasi SAP akan diperiksa kelengkapannya dengan rata-rata pemeriksaan sehari = jumlah kelas perkuliahan / jumlah hari aktif dalam satu semester, dimana waktu yang diperlukan dalam memeriksa sebuah buku adalah sekitar 6 menit. Jumlah buku diperiksa: 3000 kelas / 150 hari = buku sehari.

23 145 Apabila realisasi SAP telah lengkap staff Subbiro P dan U akan menyerahkan realisasi SAP kepada kajur yang akan memberikan buku tersebut kepada dosen HBA untuk dilakukan verifikasi dengan rata rata verifikasi sehari = jumlah kelas perkuliahan / jumlah hari aktif dalam satu semester, dimana waktu yang diperlukan dalam memverifikasi sebuah buku adalah sekitar 35 menit. Jumlah buku diverifikasi: 3000 kelas / 150 hari = buku sehari. o Pengisian blanko nilai dimana form blanko nilai dicetak oleh Subbiro Nilai sebanyak 3000 blanko per semester. Rata- rata pencetakan blanko nilai per hari = jumlah blanko nilai dicetak per semester / jumlah hari aktif dalam satu semester, dengan waktu yang dibutuhkan 1 menit per blanko. Jumlah blanko dicetak: 3000 kelas / 150 hari = blanko sehari. Setelah itu akan dilakukan entri data nilai per mid semester dengan rata-rata per hari = jumlah kelas perkuliahan per semester * entri nilai dilakukan 2 kali dalam satu semester / jumlah hari aktif dalam satu semester, dimana waktu yang adalah sekitar 15 menit per blanko. Jumlah blanko dicetak: 3000 kelas * 2 kali / 150 hari = blanko sehari.

24 146 Setiap kali dosen menyerahkan nilai akan dicetak tanda terima untuk dosen dengan rata rata per hari = jumlah kelas perkuliahan per semester * nilai diserahkan 2 kali dalam satu semester / jumlah hari aktif dalam satu semester, dimana waktu yang diperlukan sekitar 0.5 menit per tanda terima. Jumlah tanda terima dicetak: 3000 kelas * 2 kali / 150 hari = tanda terima sehari. Setelah itu akan dicetak laporan nilai masuk ke kajur dengan rata- rata laporan yang dicetak per hari = jumlah laporan nilai masuk / jumlah hari aktif dalam setengah semester (75), dengan waktu untuk mencetak 1 menit per laporan. Jumlah laporan dicetak: 100 laporan / 75 hari =1.33 laporan sehari. Apabila kajur telah memberikan persetujuan barulah dilakukan posting nilai oleh staff Subbiro Nilai dengan ratarata posting per hari = jumlah perkuliahan / jumlah hari aktif dalam setengah semester, dimana waktu tiap posting adalah 0.5 menit. Jumlah posting: 3000 kelas / 75 hari = posting sehari. Subbiro Nilai akan mengirimkan kepada LRI yang menyatakan status posting dengan rata-rata per hari = jumlah per mid semester / jumlah hari aktif dalam setengah semester, dengan waktu sekitar 3 menit.

25 147 Jumlah dikirim: 1 / 75 hari = sehari. Proses yang dilakukan terakhir adalah membuat laporan penyerahan nilai per semester dengan rata rata laporan per hari = jumlah blanko nilai dicetak per semester / jumlah baris laporan untuk tiap kelas dalam 1 lembar / jumlah hari aktif dalam satu semester, dengan waktu 3 menit per laporan. Jumlah laporan: 3000 blanko / 30 baris / 150 hari = 0.67 laporan sehari. o KMK disiapkan oleh Layanan Mahasiswa untuk semua mahasiswa aktif yang telah memenuhi syarat ujian. Rata-rata KMK per hari = jumlah mahasiswa / hari aktif dalam satu semester, dengan waktu persiapan 3 menit per KMK. Jumlah KMK: mahasiswa / 150 hari = KMK sehari. o Pelaksanaan ujian disiapkan oleh Subbiro P dan U untuk tiap setengah semester dengan menggandakan soal dan buku ujian bagi tiap mahasiswa. Rata rata jumlah berkas ujian per hari = jumlah penggadaan soal dan buku ujian per hari ujian (jumlah kelas ujian: 800 * rata-rata jumlah mahasiswa dalam 1 kelas: 30) * jumlah rata rata hari ujian / jumlah hari dalam setengah semester, dengan

26 148 waktu untuk menyiapkan soal dan buku ujian per mahasiswa adalah 3 menit. Jumlah berkas ujian: 800 kelas * 30 mahasiswa * 12 hari / 75 hari = 3, berkas sehari. Apabila dosen berhalangan untuk mengambil hasil ujian maka hasil tersebut akan dikirim melewati kurir, rata rata transaksi pengiriman lewat kurir per hari = jumlah dosen / jumlah hari dalam setengah semester, dengan waktu 5 menit untuk melakukan pengiriman. Jumlah pengiriman: 922 dosen / 75 hari = pengiriman sehari. Elaborasi menggunakan teknologi RFID terhadap absensi perkuliahan mahasiswa akan mengeliminasi biaya penggunaan kertas dan tinta untuk mencetak. Pada saat mahasiswa meletakkan Binusian card pada RFID reader, maka secara langsung data tersebut akan masuk ke dalam sistem yang digunakan untuk menyimpan data absensi oleh Subbiro P dan U. Dosen melakukan validasi terhadap kehadiran mahasiswa pada akhir pelajaran dengan membuka lecturer desk yang memiliki aplikasi baru untuk mengambil data dari database Subbiro P dan U. Data tersebut baru valid apabila dosen telah melakukan validasi terhadap kehadiran mahasiswa didalam kelas. Elaborasi menggunakan teknologi RFID terhadap absensi ujian mahasiswa akan mengeliminasi biaya penggunaan kertas dan tinta untuk mencetak daftar

27 149 hadir ujian mahasiswa. Pada saat mahasiswa meletakkan Binusian card pada RFID reader, maka secara langsung data tersebut akan masuk kedalam sistem yang digunakan untuk menyimpan data absensi oleh Subbiro P dan U. Pengawas ujian melakukan validasi terhadap kehadiran mahasiswa pada akhir pelajaran dengan membuka aplikasi baru yang berfungsi untuk mengambil data dari database Subbiro P dan U. Data tersebut baru valid apabila pengawas ujian telah melakukan validasi terhadap kehadiran mahasiswa didalam kelas. Elaborasi menggunakan e-document terhadap realisasi SAP akan mengeliminasi biaya kertas dan tinta fotokopi untuk membuat dan menggandakan buku SAP. Dibuat sebuah aplikasi tambahan pada lecturer desk dimana pada saat setiap perkuliahan selesai, dosen akan mengisi realisasi SAP secara online. Elaborasi menggunakan e-document terhadap blanko nilai akan mengeliminasi biaya kertas dan tinta untuk mencetak blanko nilai tersebut. Dibuat sebuah aplikasi tambahan pada lecturer desk dimana pada saat setiap nilai mahasiswa masuk, dosen akan mengisi nilai tersebut langsung kedalam sistem sehingga dapat diakses langsung oleh pihak yang berkepentingan. KMK akan dielaborasi menjadi e-kmk yang akan membuat proses ujian menjadi lebih efisien. Pada saat mahasiswa menandai kehadirannya menggunakan PDA reader, pengawas ujian akan mengecek Binusian card mahasiswa bersangkutan dan membaca ID mahasiswa tersebut secara langsung dan melakukan validasi kedalam aplikasi yang akan menyimpan

28 150 data e-kmk untuk memvalidasi dan membuktikan bahwa mahasiswa tersebut telah benar-benar hadir. Elaborasi dalam pelaksanaan ujian dilakukan dengan mengganti ujian biasa menjadi ujian online dimana soal dan buku ujian diganti dengan soal dan lembar jawaban yang tersedia dalam komputer. Soal yang dibuat akan disimpan dalam database soal dan diakses menggunakan kode tertentu yang diberikan oleh pengawas ujian. Setelah dikerjakan, maka sistem akan menyimpan data mahasiswa tersebut yang kemudian akan dikirimkan kepada dosen yang bertugas memeriksa. Untuk mengantisipasi resiko, aplikasi dimana dosen men-download jawaban mahasiswa hanya bisa memasukkan nilai tanpa bisa mengubah jawaban tersebut. Biaya- biaya yang dikeluarkan memiliki rincian sebagai berikut: Tabel 4.8 Biaya non labor Biaya non labor Biaya per jam (Rp) Biaya per transaksi (Rp) Komputer 5, Listrik 5, Absensi Perkuliahan - 1, Summary perkuliahan - 1, Absensi Ujian - 1, Realisasi SAP - 4, Blanko Nilai - 1, Tanda terima

29 151 Laporan nilai masuk KMK - 2, Berkas jawaban - 1, Berkas soal Kurir - 25, Tabel 4.9 Biaya labor Biaya labor Per jam Biaya (Rp.2,000, / 160 jam) Karyawan 12, Biaya-biaya pada absensi perkuliahan mahasiswa: Biaya membuat absensi: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.1,193, per hari. Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya absensi * 60 menit / 1 menit) = Rp.70, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit Biaya memeriksa kelengkapan daftar hadir mahasiswa: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.253, per hari. Biaya non labor: biaya listrik = Rp.5, per jam Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit

30 152 Biaya mendata kehadiran: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.325, per hari. Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik = Rp.10, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit. Biaya mencetak summary kehadiran: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.23, per hari. Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya summary * 60 menit / 0.50 menit) = Rp.130, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit Biaya-biaya pada absensi ujian mahasiswa: Biaya mencetak absensi ujian: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.176, per hari. Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya absensi ujian * 60 menit / 1 menit) = Rp.70, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit. Biaya mengentri data kehadiran: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.48, per hari.

31 153 Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik = Rp.10, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit. Biaya-biaya pada realisasi SAP: Biaya pengadaan buku: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.170, per hari. Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya pengadaan buku * 60 menit / 12 menit) = Rp.30, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit. Biaya memeriksa pengisian buku: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.35, per hari. Biaya non labor: biaya listrik = Rp.5, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit. Biaya verifikasi buku: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.204, per hari. Biaya non labor: biaya listrik = Rp.5, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit.

32 154 Biaya-biaya pada pengisian blanko nilai: Biaya mencetak blanko nilai: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.27, per hari. Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya blanko nilai * 60 menit / 1 menit) = Rp.70, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit. Biaya mengentri data penyerahan nilai: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.225, per hari. Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik = Rp.10, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit. Biaya mencetak tanda terima nilai: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.27, per hari. Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya tanda terima * 60 menit / 0.5 menit) = Rp.70, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit. Biaya mencetak laporan nilai masuk: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.1, per hari.

33 155 Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya laporan nilai masuk * 60 menit / 1 menit) = Rp.40, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: 1.33 menit. Biaya posting nilai: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.7, per hari. Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik = Rp.10, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit. Biaya mengirimkan pemberitahuan: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp per hari. Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik = Rp.10, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: 0.04 menit. Biaya laporan penyerahan nilai per semester: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.1, per hari. Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya laporan nilai * 60 menit / 3 menit) = Rp.20, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: 2.00 menit.

34 156 Biaya-biaya pada KMK: Biaya mencetak KMK: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.402, per hari. Biaya non labor: biaya KMK * 60 menit / 3 menit = Rp.40, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit. Biaya-biaya pada pelaksanaan ujian: Biaya menggandakan berkas ujian: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.8,544, per hari. Biaya non labor: (biaya berkas jawaban * 60 menit / 3 menit) + (biaya berkas soal * 60 menit / 3 menit) = Rp.32, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: 11,520.00menit. Biaya menyerahkan berkas ujian melewati kurir: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.320, per hari. Biaya non labor: biaya kurir * 60 menit / 5 menit) = Rp.300, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit.

35 157 Root Causes Analysis Sangatlah penting untuk menganalisa akar penyebab dari masalah yang menyebabkan proses berjalan dipilih untuk kemudian ditingkatkan. Berdasarkan proses yang terjadi dalam ruang lingkup area academic service akar penyebab dilakukan elaborasi adalah: Pengerjaan berulang kali (rework) untuk membuat dan mencetak absensi perkuliahan mahasiswa, absensi ujian mahasiswa, blanko nilai, buku realisasi SAP, KMK serta pelaksanaan ujian oleh area terkait.absensi perkuliahan, buku realisasi SAP dan blanko nilai diperlukan untuk mendukung proses perkuliahan yang terjadi sehari-hari. Sementara absensi ujian, KMK serta pelaksanaan ujian mendukung proses ujian mahasiswa. Proses pendataan baik itu untuk daftar hadir perkuliahan dan ujian mahasiswa serta blanko nilai ke dalam bentuk yang teratur dan sistematis, untuk kemudian diberikan kepada pihak yang akan menggunakan informasi tersebut ke dalam sistem oleh staff ataupun dosen memungkinkan terjadinya human error. Buku realisasi SAP yang diisi oleh setiap dosen memungkinkan keadaan dimana tulisan tersebut tidak terbaca dengan jelas oleh pihak yang membutuhkan informasi tersebut. Langkah-langkah dalam proses-proses yang disebutkan diatas dijalankan dalam urutan yang benar namun memerlukan waktu dan usaha (effort) yang banyak untuk melaksanakannya Proses-proses yang diprioritaskan diatas memiliki kemungkinan untuk ditingkatkan.

36 158 Langkah-langkah dalam proses berjalan bernilai (value) terhadap kebutuhan pemegang kepentingan (terutama dosen, mahasiswa, karyawan) dan tujuan dari proses itu sendiri, karena itu menjadikannya relevan untuk ditingkatkan kinerjanya. Organisasi dalam hal ini BINUS University memiliki kapasitas dalam meningkatkan proses yang berjalan menjadi lebih baik dan produktif. People Capability Matrix (PCM) PCM pada tahap elaborasi menunjukkan proses-proses kunci yang terdapat pada area academic services beserta dengan kompetensi yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan pada masing-masing proses. Berikut ini akan ditampilkan matrik kemampuan organisasi dengan kisaran angka 1 sampai 4. Angka 1 menandakan beginner. Angka 2 menandakan individual contribution. Angka 3 menandakan mentor/coach. Angka 4 menandakan role model.

37 159 Tabel 4.10 People Capability Matrix Knowledge capabilities/ Skills required Key processes Penempatan Dosen Penjadwalan Perkuliahan Pengaturan dan Persiapan Kelas Produktifitas Dosen Evaluasi Mahasiswa Pembuatan SAP Business acumen Planning Customer Orientation Leadership Adaptability & Organizing Meeting Comitments Problem Solving and Decision Making Tabel 4.10 People Capability Matrix (PCM) lanjutan Knowledge capabilities/ Skills required Key processes Innovation / Continuos Improvement Penempatan Dosen 1 Penjadwalan Perkuliahan 1 Pengaturan dan Persiapan Kelas 1 Produktifitas Dosen 1 Evaluasi Mahasiswa 2 Pembuatan SAP 1 Teamwork / Collaboration People Development Communication Computer Literacy English Profiency

38 160 Available Information Matrik dibawah ini menggambarkan kebutuhan informasi/pengetahuan dari setiap proses yang dilakukan: Key Processes Training manuals Procedures manuals System manuals Business rules Penempatan Dosen Training manuals Procedures manuals System manuals Business rules Penjadwalan Perkuliahan Training manuals Procedures manuals System manuals Business rules Penjadwalan Ujian Training manuals Procedures manuals System manuals Business rules Pengaturan & Persiapan Kelas Training manuals Procedures manuals Produktivitas Dosen Procedures manuals System manuals Business rules Evaluasi Mahasiswa Training manuals Procedures manuals System manuals Business rules Pembuatan SAP Training manuals Procedures manuals System manuals Business rules Gambar 4.1 Knowledge and Improvement Need Map

39 161 Improvement Priorities Dalam skripsi ini, proses/bisnis area yang akan mengalami pengembangan proses adalah proses pelaksanaan pekuliahan, pelaksanaan ujian, dan pengolahan nilai karena beradasarkan analisis masalah yang terjadi, area utama permasalahan adalah pada masalah pengerjaan berulang kali (rework) serta akses data yang lama. Permasalahan dapat terjadi karena lamanya mencari data dan data yang bisa hilang atau tidak terbaca sehingga data menjadi tidak akurat. Pengembangan akan dilakukan dengan melakukan perubahan kecil pada proses proses pada area academic services dan pengembangan dalam merancang suatu aplikasi yang dapat membantu stakeholder dalam melakukan aktivitasnya. Berdasarkan ekspektasi-ekspektasi dari pemegang kepentingan (stakeholder), terdapat beberapa area bisnis dan proses yang dapat ditingkatkan. Hasil prioritas yang mungkin adalah: Improving (meningkatkan kinerja proses), dengan menggunakan teknologi RFID dapat meningkatkan produktivitas dalam kaitannya dengan efektifitas dan efisiensi proses absensi baik untuk perkuliahan maupun ujian yang lebih baik. Improving, dengan menggunakan e-document proses yang tadinya menggunakan buku realisasi SAP, blanko nilai, KMK dan pelaksanaan ujian dapat dihilangkan dan digantikan oleh aplikasi pengisian secara online. Amalgamating, dengan menggunakan teknologi RFID maupun e-document telah disatukan proses-proses seperti pembuatan daftar hadir dengan entri data daftar hadir kedalam sistem.

40 162 Dengan pengembangan diharapkan mampu memberikan suatu keuntungan bagi perusahaan karena dengan memakai aplikasi aplikasi yang diusulkan akan mengurangi biaya kertas sehingga meningkatkan efisiensi. Academic services juga dapat meningkatkan kecepatan waktu dalam mengakses informasi sehingga efektivitas tercapai dan kepuasan stakeholder tercapai. 4.2 Improvement Phase Redesigning Procces Model Model yang akan dikembangkan adalah suatu model dari hasil pengembangan beberapa aplikasi seperti: a. Aplikasi absensi perkuliahan dan pelaksanaan ujian mahasiswa dengan menggunakan RFID b. Aplikasi e-document untuk pengisian realisasi SAP dan blanko nilai c. Aplikasi Kartu Mata Kuliah elektronik (e-kmk) d. Aplikasi ujian online Aplikasi aplikasi tersebut nantinya akan menyebabkan perubahan pada proses bisnis, terutama pada proses seperti pencetakan absensi perkuliahan dan ujian mahasiswa, pencetakan buku realisasi SAP, pencetakan blanko nilai, pencetakan KMK dan pelaksanaan ujian. Proses tersebut membutuhkan waktu yang lama. Dengan adanya aplikasi aplikasi tersebut, proses bisnis akan lebih singkat karena stakeholder dapat langsung mengakses data yang dibutuhkan.

41 163 Simulation Models & Activity Based Costing Details Berdasarkan activity based costing dari proses yang sedang berjalan diketahui bahwa waktu yang biaya yang digunakan dalam menjalankan prosesproses tersebut cukup lama dan mahal. Oleh sebab itu, elaborasi yang diusulkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses-proses tersebut. Sebagai perbandingan maka akan dibuat simulasi terhadap proses yang sudah dielaborasi dengan menggunakan metode activity based costing (ABC). a. Perbandingan penggunaan waktu sebelum dan sesudah pengembangan Perbedaan dihitung dengan mengakses perhitungan rumus : Perbandingan biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan proses-proses antara sebelum dan sesudah simulasi Tabel 4.11 Summary Simulasi Waktu Absensi Perkuliahan Mahasiswa Waktu Lama (menit) Waktu Baru (menit) Perbedaan (%) Keterangan Simulasi waktu transaksi per hari 2, , Tabel 4.12 Summary Simulasi Waktu Absensi Ujian Mahasiswa Waktu Lama (menit) Waktu Baru (menit) Perbedaan (%) Keterangan Simulasi waktu transaksi per hari

42 164 Tabel 4.13 Summary Simulasi Waktu Pengisian Realisasi SAP Waktu Lama (menit) Waktu Baru (menit) Perbedaan (%) Keterangan Simulasi waktu transaksi per hari 1, Tabel 4.14 Summary Simulasi Waktu Pengisian Blanko Nilai Waktu Lama (menit) Waktu Baru (menit) Perbedaan (%) Keterangan Simulasi waktu transaksi per hari Tabel 4.15 Summary Simulasi Waktu Pemrosesan Kartu Mata Kuliah Waktu Lama (menit) Waktu Baru (menit) Perbedaan (%) Keterangan Simulasi waktu transaksi per hari Tabel 4.16 Summary Simulasi Waktu Pelaksanaan Ujian Waktu Lama (menit) Waktu Baru (menit) Perbedaan (%) Keterangan Simulasi waktu transaksi per hari 11, , b. Perbandingan pengeluaran biaya sebelum dan sesudah pengembangan Tabel 4.17 Summary Simulasi Biaya Absensi Perkuliahan Biaya Lama Biaya Baru Perbedaan Keterangan (Rp) (Rp) (%) Simulasi biaya per tahun 502,856, ,443,

43 165 Tabel 4.18 Summary Simulasi Biaya Absensi Ujian Mahasiswa Biaya Lama Biaya Baru Perbedaan Keterangan (Rp) (Rp) (%) Simulasi biaya per tahun 62,720, ,813, Tabel 4.19 Summary Simulasi Biaya Pengisian Realisasi SAP Biaya Lama Biaya Baru Perbedaan Keterangan (Rp) (Rp) (%) Simulasi biaya per tahun 114,566, ,774, Tabel 4.20 Summary Simulasi Biaya Pengisian Blanko Nilai Biaya Lama Biaya Baru Perbedaan Keterangan (Rp) (Rp) (%) Simulasi biaya per tahun 81,134, ,457, Tabel 4.21 Summary Simulasi Biaya Pemrosesan Kartu Mata Kuliah Biaya Lama Biaya Baru Perbedaan Keterangan (Rp) (Rp) (%) Simulasi biaya per tahun 112,700, ,400, Tabel 4.22 Summary Simulasi Biaya Pelaksanaan Ujian Biaya Lama Biaya Baru Perbedaan Keterangan (Rp) (Rp) (%) Simulasi biaya per tahun 2,481,958, ,840, Proses pengadaan absensi perkuliahan mahasiswa yang dibutuhkan dalam operasional perkuliahan membutuhkan biaya sekitar Rp.502,856, per tahun dan waktu sekitar 2, menit per hari, absensi ujian membutuhkan biaya sekitar Rp.62,720, per tahun dan waktu sekitar menit per hari, realisasi SAP membutuhkan biaya sekitar Rp.114,566, per tahun dan

44 166 waktu sekitar 1, menit per hari, pengisian blanko nilai memerlukan biaya sekitar Rp.81,134, per tahun dan waktu sekitar menit per hari, KMK membutuhkan biaya sekitar Rp.112,700, per tahun dan waktu sekitar menit per hari dan pelaksanaan ujian membutuhkan biaya sekitar Rp.2,481,958, per tahun dan waktu sekitar 11, menit per hari. Sementara proses baru absensi perkuliahan mahasiswa membutuhkan biaya sekitar Rp.151,443, per tahun dan waktu sekitar 1, menit per hari, absensi ujian membutuhkan biaya sekitar Rp.15,813, per tahun dan waktu sekitar menit per hari, realisasi SAP membutuhkan biaya sekitar Rp.101,774, per tahun dan waktu sekitar menit per hari, pengisian blanko nilai memerlukan biaya sekitar Rp.43,457, per tahun dan waktu sekitar menit per hari, KMK membutuhkan biaya sekitar Rp.26,400, per tahun dan waktu sekitar menit per hari dan pelaksanaan ujian membutuhkan biaya sekitar Rp.847,840, per tahun dan waktu sekitar 8, menit per hari. Perbandingan di atas memperlihatkan dengan jelas bahwa pengembangan pada proses yang sudah berjalan dapat meningkatkan produktivitas terutama efisiensi biaya dan efektifitas waktu dari proses itu sendiri. Anggaran yang perlu dikeluarkan adalah sebesar Rp.945,000, untuk biaya teknologi informasi seperti RFID reader, PDA reader, biaya aplikasi tambahan pada lecturer desk serta Rp.10,000, untuk biaya sosialisasi penggunaan aplikasi berbasis web yang berhubungan dengan aplikasi baru. Menghadapi pemenuhan tujuan menuju visi di mana BINUS University akan terus berkembang menjadi a world class university, BINUS University harus

45 167 mempersiapkan diri terhadap kebutuhan dimasa depan yang berhubungan erat dengan perkembangan teknologi dan permintaan pasar yang terus meningkat sambil tetap mengedepankan kinerja terbaik dari proses operasional yang efisien dan efektif.

46 168 Activity Based Costing Future Tabel 4.23 Activity Based Costing Absensi Perkuliahan Mahasiswa A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction Annual cost Annual effort (B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Melakukan absensi perkuliahan mahasiswa dengan RFID 43, , , , , , ,574, Mengakses kehadiran mahasiswa , , , , , ,868, X Total 1, , , ,443,496.30

47 169 Tabel 4.24 Activity Based Costing Absensi Ujian Mahasiswa A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction Annual cost Annual effort (B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Melakukan absensi ujian mahasiswa dengan RFID 3, , , , , , ,813, X Total , , ,813,333.3

48 170 Tabel 4.25 Activity Based Costing Realisasi SAP A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction Annual cost Annual effort (B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Mengisi realisasi SAP , , , , , ,260, Mengakses data realisasi SAP , , , , , , ,513, X Total , , ,774,444.4

49 171 Tabel 4.26 Activity Based Costing Pengisian blanko nilai A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction Annual cost Annual effort (B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Pengisian blanko nilai , , , , , , ,055, Pengaksesan daftar nilai , , , , , ,401, X Total , , ,457,407.4

50 172 Tabel 4.27 Activity Based Costing KMK A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction Annual cost Annual effort (B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Mengakses e-kmk 3, , , , , , ,400, X Total , , ,400,000.0

51 173 Tabel 4.28 Activity Based Costing Pelaksanaan Ujian A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction Annual cost Annual effort (B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Mengakses soal ujian 3, , , ,600, , ,283, ,883, ,466, Mengakses berkas ujian untuk diperiksa , , , , , , ,373, X Total 8, ,680, ,348, ,840,000.0

52 174 Dari pengukuran diatas dapat dilihat bahwa setelah improvement terjadi efisiensi yang signifikan terhadap biaya yang dikeluarkan dan juga efektifitas waktu dalam menjalankan proses proses diatas. Keterangan : Proses yang dilakukan oleh area academic services yang terpilih untuk dilakukan elaborasi dan karena itu dilakukan simulasi pengukuran adalah: o Absensi perkuliahan mahasiswa dilakukan oleh mahasiswa dengan menggunakan Binusian card masing masing. Absensi perkuliahan per hari = jumlah kelas yang digunakan * jumlah shift per hari * jumlah rata rata mahasiswa dalam satu kelas, dengan waktu yang dibutuhkan RFID reader untuk membaca Binusian card adalah 0.02 menit per mahasiswa. Jumlah absensi: 124 kelas * 7 shift * 50 mahasiswa = 43,400.0 absensi sehari. Akses terhadap data absensi perkuliahan mahasiswa per hari = jumlah akses dosen per hari (jumlah kelas yang digunakan * jumlah shift per hari ) + (jumlah akses kajur per semester * jumlah shift per hari / jumlah hari dalam satu semester ), dengan waktu sekitar 1 menit. Jumlah akses: (124 kelas * 7 shift) + (124 kelas * 7 shift / 150 hari) = akses sehari.

53 175 o Absensi ujian mahasiswa akan dilakukan langsung pada saat RFID reader membaca Binusian card yang ditempelkan mahasiswa. Rata-rata absensi ujian per hari = jumlah kelas ujian per hari * jumlah mahasiswa dalam 1 kelas * jumlah hari ujian / jumlah hari aktif dalam setengah semester, dimana waktu absensi per menit adalah 0.1 menit. Jumlah absensi ujian: 800 kelas * 30 mahasiswa * 12 hari / 75 hari = 3,840.0 absensi ujian sehari. o Realisasi SAP diisi oleh dosen secara langsung kedalam lecturer desk dimana disediakan aplikasi untuk mengisi SAP secara online dan real time. Banyaknya proses pengisian yang terjadi per hari = jumlah kelas yang digunakan * jumlah shift per hari, dimana membutuhkan rata rata 1 menit. Jumlah pengisian SAP: 124 kelas * 7 shift = pengisian sehari. Dosen HBA akan mengakses realisasi SAP dengan rata rata akses per hari = jumlah akses dosen HBA satu semester / jumlah hari aktif dalam satu semester, dimana akses membutuhkan waktu rata rata 5 menit. Jumlah akses: 3000 kelas / 150 hari = akses sehari. o Pengisian blanko nilai dilakukan langsung oleh dosen bersangkutan pada saat mahasiswa telah memiliki nilai untuk dimasukkan.

54 176 Rata rata pengisian blanko nilai oleh dosen = jumlah pengisian nilai per semester (jumlah kelas * 2 (untuk UTS dan UAS)) / jumlah hari aktif dalam satu semester, dimana pengisian membutuhkan waktu rata rata 10 menit. Jumlah pengisian blanko nilai: 3000 kelas * 2 kali / 150 hari = 40.0 pengisian sehari. Setelah itu daftar nilai akan diakses dengan rata rata akses per hari = jumlah kelas perkuliahan / jumlah hari aktif dalam setengah semester, dimana pengisian membutuhkan waktu rata rata 0.3 menit. Jumlah akses: 3000 kelas / 75 hari = 40.0 akses sehari. o Pemrosesan e-kmk terjadi pada saat mahasiswa memberikan Binusian card kepada pengawas ujian dan pengawas melakukan validasi dengan mencocokkan foto dan peserta ujian kemudian melakukan validasi yang membuktikan kehadiran mahasiswa. Rata-rata proses yang terjadi per hari = jumlah kelas ujian * rata-rata jumlah mahasiswa dalam 1 kelas * jumlah hari ujian / jumlah hari aktif dalam setengah semester, dimana akses membutuhkan waktu rata rata 0.1 menit. Jumlah pemrosesan KMK: 800 kelas * 30 mahasiswa * 12 hari / 75 hari = 3,840.0 pemrosesan sehari. o Pelaksanaan ujian dilakukan oleh sistem secara otomatis dimana soal dan buku ujian berada didalam sistem sehingga biaya untuk membuat dan menggadakan soal dan buku ujian dapat dihilangkan.

55 177 Rata-rata pengaksesan sehari = jumlah kelas ujian * ratarata jumlah mahasiswa dalam 1 kelas * jumlah hari ujian / jumlah hari aktif dalam setengah semester, dimana akses membutuhkan waktu rata rata 2 menit. Jumlah pengaksesan ujian: 800 kelas * 30 mahasiswa *12 hari / 75 hari = 3,840.0 akses ujian sehari. Berkas ujian diakses oleh dosen per hari = jumlah kelas ujian * jumlah hari ujian / jumlah hari aktif dalam setengah semester, dimana waktu akses rata rata 3 menit. Jumlah akses dosen: 800 kelas * 12 hari / 75 hari = sehari. Biaya- biaya yang dikeluarkan memiliki rincian sebagai berikut: Tabel 4.29 Biaya non labor Future Biaya non labor Biaya per jam (Rp) Komputer 5, Listrik 5, Aplikasi absensi perkuliahan RFID (Biaya aplikasi Rp.1,000, Jangka hidup 5 tahun (1400 hari) (Biaya aplikasi Rp.5,000, Jangka hidup 5 tahun (1400 hari))

56 178 Aplikasi realisasi SAP (Biaya aplikasi Rp.1,000, Jangka hidup 5 tahun (1400 hari) Aplikasi blanko nilai (Biaya aplikasi Rp.1,000, Jangka hidup 5 tahun (1400 hari) Aplikasi KMK (Biaya aplikasi Rp.1,000, Jangka hidup 5 tahun (1400 hari) Aplikasi ujian (Biaya aplikasi Rp.1,000, Jangka hidup 5 tahun (1400 hari) Tabel 4.30 Biaya labor - Future Biaya labor Per jam Biaya (Rp.2,000, / 160 jam) Karyawan 12,500.00

57 179 Biaya-biaya pada absensi perkuliahan mahasiswa: Biaya absensi: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.212, per hari. Biaya non labor: biaya RFID + biaya listrik = Rp.5, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit. Biaya mengakses: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.328, per hari. Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + aplikasi absensi perkuliahan = Rp.10, per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit. Biaya pada absensi ujian yaitu: Biaya absensi: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.56,476.2 per hari. Biaya non labor: biaya RFID + biaya listrik = Rp.5,148.8 per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit. Biaya-biaya pada realisasi SAP: Biaya mengisi realisasi SAP: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.325,930.6 per hari.

58 180 Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + biaya aplikasi realisasi = Rp.10,029.8 per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit. Biaya mengakses data realisasi: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.37,549.6 per hari. Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + biaya aplikasi realisasi = Rp.10,029.8 per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit. Biaya-biaya pengisian blanko nilai: Biaya pengisian: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.150,198.4 per hari. Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + biaya aplikasi blanko = Rp.10,029.8 per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit. Biaya pengaksesan nilai: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.5,006.6 per hari. Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + biaya aplikasi blanko = Rp.10,029.8 per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: 13.3 menit.

59 181 Biaya pada KMK: Biaya akses: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.94,285.7 per hari. Biaya non labor: biaya PDA reader + biaya listrik + biaya aplikasi KMK = Rp.5,178.6 per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit. Biaya-biaya pada pelaksanaan ujian: Biaya akses soal: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.2,883,809.5 per hari. Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + biaya aplikasi ujian = Rp.10,029.8 per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: 7,680.0 menit. Biaya mengakses oleh dosen: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.144,190.5 per hari. Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + biaya aplikasi ujian = Rp.10,029.8 per jam. Waktu dibutuhkan dalam sehari: menit.

60 182 People Capability Matrix and Capacity Planning a. People Capability Matrix Berikut ditampilkan matrik kemampuan organisasi untuk proses baru di mana mengalami peningkatan kemampuan setiap orang dalam penggunaan komputer. Angka 1 menandakan beginner. Angka 2 menandakan individual contribution. Angka 3 menandakan mentor/coach. Angka 4 menandakan role model. Tabel 4.31 New People Capability Matrix Knowledge capabilities/ Skills required Key processes Penempatan Dosen Penjadwalan Perkuliahan Pengaturan dan Persiapan Kelas Produktifitas Dosen Evaluasi Mahasiswa Pembuatan SAP Business acumen Planning Customer Orientation Leadership Adaptability & Organizing Meeting Comitments Problem Solving and Decision Making

61 183 Tabel 4.31 New People Capability Matrix (lanjutan) Knowledge capabilities/ Skills required Key processes Innovation / Continuos Improvement Teamwork / Collaboration People Development Communication Computer Literacy English Profiency Penempatan Dosen 1 Penjadwalan Perkuliahan 1 Pengaturan dan Persiapan Kelas 1 Produktifitas Dosen 1 Evaluasi Mahasiswa 2 Pembuatan SAP Berdasarkan penilaian PCM (people capability matrix) awal dan PCM (future metrics projection) terdapat kesenjangan dalam kapabilitas pengetahuan dan skills yang dibutuhkan. Kesenjangan yang terjadi yaitu: o Computer literacy, bagi dosen yang memegang mata kuliah tertentu dimana kehadiran mahasiswa dan nilai-nilai tugas mandiri maupun ujian mempengaruhi indeks prestasi mahasiswa, harus memiliki pengetahuan komputer untuk menggunakan aplikasi dan informasi yang disediakan. Selain itu untuk beberapa aplikasi berbasis web terbaru misalnya realisasi SAP juga memerlukan tambahan pengetahuan komputer bagi dosen.

62 Untuk mengatasi permasalahan yang akan timbul dikarenakan kesenjangan pengetahuan dan skills ini maka perlu dilakukan pelatihan (training) terutama kepada staff ataupun pihak yang akan melakukan proses yang dielaborasi. Jumlah staff ataupun karyawan yang mengerjakan proses tersebut dapat dipertahankan namun dengan jumlah transaksi atau pekerjaan per proses yang semakin meningkat. b. Capacity Planning Dari hasil perbandingan hasil sekarang dan yang akan datang terjadi peningkatan kemampuan dalam menggunakan komputer dari angka 1 menjadi angka 2, sehingga gap analysis menghasilkan angka -1. Peningkatan ini terjadi karena harus ada kemampuan dalam menggunakan dan menjalankan aplikasi yang diusulkan nantinya. Para pengguna diharapkan mampu untuk meng-input tanpa kesalahan dalam mencatat setiap hasil transaksi yang terjadi. Pengguna harus mampu mencari dan melihat data data yang mereka butuhkan melalui aplikasi aplikasi yang diusulkan. Tabel 4.32 Gap Analysis Pengetahuan/Keahlian Yang Diperlukan Proses Lama Proses Baru Gap Analysis Computer Literacy Aplikasi aplikasi yang diusulkan membutuhkan suatu perkembangan teknologi dari teknologi yang ada sekarang ini. Perangkat teknologi harus mampu untuk menunjang para pengguna seperti dalam melakukan aktivitasnya. Dengan adanya perkembangan ini, beberapa proses bisnis

63 seperti pencetakan dokumen dan pengentrian dokumen ke dalam sistem tidak diperlukan lagi dan hal ini berdampak pada berkurangnya tugas dari staff yang berkaitan dan mempercepan pemrosesan informasi. Feasibility Validation & Gap Analysis Report Proses yang dielaborasi dapat terjadi dan didukung dalam perspektif teknologi informasi dimana Binusian card yang ada sekarang memungkinkan untuk diubah menjadi RFID card, selain itu teknologi RFID bukanlah teknologi baru bagi BINUS University dimana sekolah yang berada dibawah BINUS Corporate misalnya BINUS School Serpong sudah memanfaatkan kartu pelajarnya sebagai kartu absensi. Sementara untuk e-document dibutuhkan aplikasi tambahan yang dapat dimasukkan pada Lecturer desk Proses yang telah dielaborasi akan dapat berfungsi secara efisien dan efektif dikarenakan penggunaannya yang mudah dan para dosen yang sudah melakukan berbagai kegiatan lain melalui lecturer desk tidak akan mengalami kesulitan yang terlalu besar dikarenakan mereka sudah terbiasa dengan penggunaan komputer. Proses absensi dari yang manual dimana staff akan mencetak daftar kehadiran sesuai dengan kelas perkuliahan maupun ujian yang akan dilaksanakan kemudian absensi tersebut akan diedarkan oleh dosen atau pengawas ujian untuk diisi oleh mahasiswa. Langkah selanjutnya adalah dosen atau pengawas menyerahkan kepada area terkait yang akan memasukkan data tersebut ke dalam sistem.

64 Teknologi RFID akan mengubah proses absensi dimana kartu mahasiswa akan menjadi identitas pribadi yang unik. Dimana pada saat mahasiswa memasuki kelas, mereka tinggal menempelkan kartu ke alat (RFID reader) yang akan membaca kartu tersebut. Informasi yang dibaca akan berhubungan langsung dengan sistem sehingga data tersebut bebas dari human error. Dosen juga dapat melihat data mahasiswa yang hadir dari lecturer desk mereka dan dapat melakukan validasi apabila diperlukan. Sementara bagi e-document yang akan menggantikan penggunaan dari buku realisasi SAP dan blanko nilai yang harus diisi berkaitan dengan perkuliahan dapat diisi oleh dosen dengan aplikasi baru yang ditambahkan kedalam lecturer desk. Sehingga data yang diisi terbaca dengan jelas, dan dapat diakses kapan pun oleh pihak yang membutuhkan informasi tersebut kapan saja. Selain itu KMK akan dibuat dalam bentuk e- document dimana data mahasiswa yang layak ujian dimasukkan kedalam PDA dan setelah divalidasi oleh pengawas maka akan menjadi bukti bahwa mahasiswa tersebut telah mengikuti ujian. Pelaksanaan ujian yang berbasis kertas akan diganti menjadi berbasis komputer dimana semua soal dan jawaban diisi didalam komputer. Kunci perubahan terletak pada pengembangan operasional dari proses yang sedang berjalan menjadi lebih efektif dan efisien sehingga meningkatkan produktivitas BINUS University dalam tujuan memenuhi visi 2020 menjadi a world class university. Masalah-masalah berkaitan dengan proses elaborasi yang mungkin muncul adalah adanya user resistance terutama dari pihak yang biasanya mengerjakan proses berjalan. Oleh karena itu diperlukan komunikasi dan sosialisasi yang

65 dapat menjelaskan bahwa elaborasi pada proses tidak akan berakibat buruk pada karyawan melainkan akan mempermudah kerja karyawan. Sementara pelatihanpelatihan yang diperlukan dalam kaitannya dengan realisasi aplikasi yang berhubungan dengan e-document harus diberikan. Dengan adanya pemotongan biaya dan waktu dalam menjalankan proses anggaran biaya dan waktu serta tenaga kerja dapat dipergunakan dengan sebaik mungkin untuk memenuhi rencana-rencana strategis lainnya untuk meningkatkan mutu dan layanan yang dapat disediakan oleh BINUS University sehingga menjadikannya sebagai universitas terdepan. Peningkatan proses yang sudah ada memerlukan perubahan dalam menjalankan proses sehari-hari dan peningkatan (upgrade) pada web-based information system terutama yang berkaitan dengan dosen yaitu Lecturer desk. An Update Business Case Berdasarkan perbandingan yang telah dilakukan baik dalam activity based costing dan people capability matrix sebelum dan sesudah tahap elaborasi, dapat disimpulkan bahwa keuntungan yang diberikan adalah efektifitas dan efisiensi proses kerja. Biaya pengembangan menjadi sebuah investasi jangka panjang bagi BINUS University sekaligus mengukuhkan citra BINUS University sebagai organisasi pendidikan yang mengambil peluang dalam teknologi informasi untuk meningkatkan kinerja secara keseluruhan.

66 4.3 People & Technology Development Phase Processes Penerapan aplikasi aplikasi seperti aplikasi e-document (untuk pengisian blanko nilai dan pengisian buku realisasi SAP), aplikasi absensi perkuliahan dan ujian mahasiswa dengan menggunakan RFID, aplikasi e-kmk, serta aplikasi ujian online untuk mahasiswa akan mengurangi beberapa proses untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan pada stakeholder stakeholder yang bersangkutan. Proses proses yang dihilangkan dengan adanya aplikasi aplikasi tersebut adalah : - Staff Subbiro P dan U tidak lagi mencetak form daftar hadir perkuliahan mahasiswa dan mengentri data kehadiran perkuliahan mahasiswa karena akan digantikan dengan aplikasi absensi perkuliahan mahasiswa dengan menggunakan RFID. Dengan adanya aplikasi tersebut, biaya pengeluaran untuk kertas absensi perkuliahan dapat dihilangkan. - Staff Subbiro P dan U tidak lagi mencetak form daftar hadir ujian mahasiswa dan mengentri data kehadiran ujian mahasiswa karena akan digantikan dengan aplikasi absensi ujian mahasiswa dengan menggunakan RFID. Dengan adanya aplikasi tersebut, biaya pengeluaran untuk kertas absensi ujian mahasiswa dapat dihilangkan. - Staff Subbiro P dan U tidak lagi mencetak buku realisasi SAP karena akan digantikan dengan aplikasi e-document untuk pengisian realisasi SAP. Dengan demikian, biaya pengeluaran untuk pencetakan buku realisasi SAP dapat dihilangkan.

67 - Dosen tidak mengisi blanko nilai secara manual. Dosen mengisi nilai nilai tugas tiap pertemuan, nilai UTS, dan nilai UAS pada Lecturer Desk-nya. - Pengawas tidak perlu lagi menandatangani Kartu Mata Kuliah (KMK) mahasiswa ketika ujian berlangsung. Dengan demikian, biaya pengeluaran untuk pencetakan KMK dapat dihilangkan. - Mahasiswa tidak lagi mengikuti ujian dengan mengisi berkas jawaban ujian. Proses ini akan digantikan dengan penggunaan aplikasi ujian online sehingga biaya pengeluaran kertas dapat dikurangi. Dengan demikian, biaya yang dikeluarkan untuk penggandaan dokumen berkas ujian dapat dihilangkan. Adapun aktivitas yang dielaborasi antara lain : - Absensi perkuliahan dan ujian mahasiswa Dengan menggunakan RFID dan RFID reader, mahasiswa dapat melakukan absen sehingga biaya kertas absensi dapat dikurangi. Absensi mahasiswa tersebut akan dapat dilihat oleh dosen yang bersangkutan melalui Lecturer Desk-nya dan diproses lebih lanjut oleh Ka. Subbiro P dan U. - Pengisian Satuan Acara Perkuliahan (SAP) Dosen dapat mengisi realisasi Satuan Acara Perkuliahan (SAP) dan melalui lecturer desk sehingga akan didapat data data secara real time dan dokumen tersebut disimpan dalam bentuk elektronik (e-document). Data SAP yang diisi oleh dosen secara online akan diverifikasi/dimonitor oleh Ka. Subbiro P dan U.

68 - Pengisian blanko nilai pada Lecturer Desk Setelah proses elaborasi, pengisian blanko nilai ke dalam sistem dilakukan langsung oleh dosen sehingga akan mengurangi biaya kertas untuk mencetak blanko nilai. - Penggunaan e-kmk Sebelum proses elaborasi, setiap mahasiswa yang ujian harus membawa Kartu Mata Kuliah (KMK). Dengan adanya e-kmk, mahasiswa dapat mengikuti ujian tanpa harus membawa KMK. KMK digantikan oleh kartu Binusian yang akan di-scan oleh pengawas dengan menggunakan PDA reader ketika ujian berlangsung. Data KMK yang disimpan dapat digunakan sebagai bukti bahwa mahasiswa telah mengikuti ujian. - Pelaksanaan ujian secara online Ujian online dilakukan untuk mempermudah dosen dalam pemrosesan nilai mahasiswa karena dosen dapat memeriksa hasil ujian di manapun dan kapanpun tanpa harus membawa berkas ujian. Selain itu, biaya kertas juga dapat dikurangi. Structure Aturan aksestabilitas pengguna antara lain : a. Informasi pada aplikasi absensi perkuliahan mahasiswa dengan menggunakan RFID dapat diakses oleh dosen, kajur, dan staff Subbiro P dan U. Informasi yang tersimpan pada aplikasi absensi perkuliahan mahasiswa adalah informasi kehadiran perkuliahan mahasiswa.

69 b. Informasi pada aplikasi absensi ujian mahasiswa dengan menggunakan RFID dapat diakses oleh pengawas dan staff Subbiro P dan U. Informasi yang tersimpan dalam aplikasi absensi ujian mahasiswa dengan RFID adalah informasi kehadiran ujian mahasiswa. c. Informasi pada aplikasi realisasi SAP dapat diakses oleh staff Subbiro P dan U, dosen, kajur, dan dosen HBA. Informasi yang terdapat pada aplikasi realisasi SAP yaitu materi tiap pertemuan yang diajarkan dosen ketika perkuliahan berlangsung. d. Informasi pada aplikasi blanko nilai dapat diakses oleh Subbiro Nilai dan kajur. Setelah mendapat persetujuan kajur maka nilai tersebut akan di posting ke dalam internet. e. Informasi pada aplikasi e-kmk dapat diakses oleh mahasiswa, pengawas, dan staff Subbiro P dan U. Informasi yang terdapat pada aplikasi e-kmk yaitu informasi approval mahasiswa mengikuti ujian oleh pengawas. f. Informasi pada aplikasi ujian online dapat diakses oleh mahasiswa dan dosen. Informasi yang terdapat pada aplikasi ujian online yaitu waktu mulai ujian, waktu selesai ujian, soal ujian, dan space untuk jawaban ujian. People Pengembangan sumber daya manusia merupakan fase yang krusial dalam pengimplementasian Business Process Management karena tanpa adanya dukungan kemampuan dan keinginan dari sumber daya manusia yang ada, implementasi BPM tidak akan berhasil. Tujuan pengembangan sumber daya manusia yaitu agar seluruh pihak memiliki kesiapan untuk beradaptasi dengan

70 proses baru. Solusi yang diusulkan antara lain absensi perkuliahan dan ujian mahasiswa dengan menggunakan RFID, aplikasi e-document realisasi SAP, aplikasi e-document blanko nilai, aplikasi e-kmk, aplikasi ujian online. Dalam penggunaan aplikasi aplikasi tersebut terdapat gap pada kemampuan stakeholder. Kemampuan stakeholder yang terkait perlu ditingkatkan dalam penggunaan aplikasi aplikasi tersebut secara optimal. Oleh karena itu, perlu diberikan pelatihan komputer terhadap stakeholder terkait. Untuk meningkatkan performa dalam kaitannya terhadap aktivitas yang dielaborasi, dibutuhkan beberapa pelatihan kepada stakeholder yang bersangkutan seperti: a. Pelatihan kepada mahasiswa mengenai penggunaan RFID untuk absensi perkuliahan dan absensi ujian di mana sebelumnya absensi dilakukan secara manual. b. Pelatihan mengenai aplikasi e-document pengisian realisasi SAP (Satuan Acara Perkuliahan) dan pengisian blanko nilai kepada dosen. c. Pelatihan penggunaan aplikasi e-kmk kepada petugas pengawas dan mahasiswa. d. Pelatihan penggunaan aplikasi ujian online kepada mahasiswa. Redesigned Role Description and Goals RASCI Model merupakan suatu metode yang sangat membantu untuk mengidentifikasi aktivitas, aturan, dan tanggung jawab pengguna di dalam tahap pengembangan sumber daya manusia. Model ini membantu untuk mendeskripsikan secara jelas mengenai hal apa yang harus dilakukan pengguna

71 yang akan menjalankan proses bisnis yang baru nantinya. RASCI Model ini terdiri dari lima komponen yaitu : a. Responsible, merupakan pihak yang menjalankan aktivitas b. Accountable, merupakan pihak yang menyetujui dilakukannya aktivitas c. Support, merupakan pihak yang menyediakan sumber daya dan informasi untuk mendukung aktivitas yang dilakukan d. Consult, merupakan pihak yang memiliki informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas. e. Inform, merupakan pihak yang harus diberitahukan atau diinformasikan atas suatu aktivitas yang dilakukan.

72 RASCI Model untuk aktivitas yang terjadi sebelum elaborasi dilakukan yaitu : Tabel 4.33 Model RASCI untuk absensi perkuliahan mahasiswa sebelum elaborasi Tabel 4.34 Model RASCI untuk absensi ujian mahasiswa sebelum elaborasi Proses Evaluasi Mahasiswa Aktivitas Staff Subbiro P dan U Mencetak daftar hadir mahasiswa untuk pelaksanaan ujian RA Mengisi daftar hadir pelaksanaan ujian RA Mengentri data kehadiran mahasiswa untuk pelaksanaan ujian RA Mahasiswa Tabel 4.35 Model RASCI untuk pengisian realisasi Satuan Acara Perkuliahan (SAP) sebelum elaborasi Proses Pembuatan SAP Aktivitas Staff Subbiro P dan U Dosen HBA Kajur Dosen Membuat buku realisasi SAP RA Memeriksa pengisian buku realisasi SAP RA S Verifikasi buku realisasi SAP setiap bulannya S RA I

73 Tabel 4.36 Model RASCI untuk pengisian blanko nilai sebelum elaborasi Tabel 4.37 Model RASCI untuk pemrosesan Kartu Mata Kuliah (KMK) sebelum elaborasi Proses Evaluasi Mahasiswa Aktivitas Layanan Mahasiswa Petugas Pengawas Mahasiswa Mencetak KMK RA Mengambil KMK A R Menandatangani KMK RA I Tabel 4.38 Model RASCI untuk pelaksanaan ujian sebelum elaborasi

74 Model RASCI dari aktivitas setelah elaborasi adalah sebagai berikut : Tabel 4.39 Model RASCI untuk absensi mahasiswa setelah elaborasi Proses Aktivitas Mahasiswa Dosen Pengaturan dan Persiapan Kelas Melakukan absensi perkuliahan mahasiswa dengan RFID R A Mengakses kehadiran mahasiswa per semester RA Tabel 4.40 Model RASCI untuk absensi ujian setelah elaborasi Proses Aktivitas Mahasiswa Dosen Evaluasi Mahasiswa Melakukan absensi perkuliahan mahasiswa dengan RFID R A Melakukan verifikasi absensi perkuliahan S RA Tabel 4.41 Model RASCI untuk pengisian realisasi SAP setelah elaborasi Proses Aktivitas Dosen Dosen HBA Staff Subbiro P dan U Pembuatan SAP Mengisi realisasi SAP RA Verifikasi data realisasi SAP R A

75 Tabel 4.42 Model RASCI untuk pengisian blanko nilai setelah elaborasi Proses Aktivitas Dosen Ka. Subbiro Nilai Mahasiswa Kajur Evaluasi Mahasiswa Pengisian blanko nilai RA I Pengaksesan daftar nilai RA Tabel 4.43 Model RASCI untuk pemrosesan Kartu Mata Kuliah (KMK) setelah elaborasi Proses Aktivitas Mahasiswa Petugas Pengawas Evaluasi Mahasiswa Mengakses e-kmk R A Tabel 4.44 Model RASCI untuk pelaksanaan ujian setelah elaborasi

76 Performance Management & Measurements For Appropiate Roles Proses ini dilakukan untuk memastikan kinerja yang ditetapkan oleh pihak manajemen sudah realistis dan tidak melebihi kapasitas kemampuan para karyawan yang ada. Gambar 4.2 Pyramid of Management Proses ini dilakukan untuk memastikan kinerja yang ditetapkan oleh pihak manajemen sudah realistis dan tidak melebihi kapasitas kemampuan para karyawan yang ada. Berikut adalah key performance indicator dari unit academic service (AOC) dan Student Registration and Services Centre (SRSC) adalah :

77 a. Executive, yaitu Academic Operation Center Manager dan Student Registration and Service Center Manager KPI dari eksekutif yaitu goal dan target pekerjaan harus dicapai sesuai dengan visi dan misi BINUS University. b. Manager, yaitu Academic Operation Centre Manager dan Student Registration and Service Center Manager KPI dari manager yaitu tujuan masing masing unit dapat tercapai. c. Team leader KPI dari team leader yaitu tujuan, goals, dan target unit kerja dari proses dalam tim dapat tercapai. Team leader mencakup : - Ka. Subbiro Perkuliahan dan Ujian - Ka. Subbiro Nilai Mahasiswa - Ka. Subbiro Layanan Mahasiswa - Ka. Subbiro Administrasi Registrasi - Ka. Subbiro Layanan Keuangan Mahasiswa d. Process staff Process staff mencakup : - Staff pengendalian dosen - Staff pengendalian absensi - Staff pengendalian ruang kuliah - Staff koordinator ASTRA

78 - Staff pengolahan nilai - Staff pengolahan berkas kelulusan - Staff help desk - Staff Layanan Mahasiswa - Staff penjadwalan kuliah - Staff penjadwalan ujian - Staff dukungan administrasi - Staff front office layanan keuangan mahasiswa - Staff back office layanan keuangan mahasiswa KPI dari process staff yaitu target unit kerja individual harus dapat mencapai angka minimum dan semua anggota tim harus dapat mencapai targetnya masing masing.

79 Tabel 4.45 Key Performance Indicator unit AOC No Component Indicator World Class Operation Excellence (M1-2) World Class Operation Excellence (M1-2) Binusian Recognition/Alumni Relationship World Class Operation Excellence (M1-2) World Class Operation Excellence (M1-2) World Recognition (include Peers recognition) (M1-1,4) Target 2008 Persentase keterisian kelas 100% Penerimaan nilai UTS Tepat Waktu Penerimaan nilai TM Tepat Waktu Penerimaan nilai UAS Tepat Waktu Indeks Kepuasan Mahasiswa > 3.00 Jumlah Komplain yang diselesaikan 90% 90% 90% sd Agustus 08 Ganjil 07/08 = 99.72% ; Genap 07/08 = 99.71% Genap 07/08 = 83.99% Ganjil 07/08 = 81.81% ; Genap 07/08 = 85.44% Ganjil 07/08 = 82.51% ; Genap 07/08 = 87.35% K P I Realization 2008 Prediksi sd Des 08 Ganjil 07/08 = 99.72% ; Genap 07/08 = 99.71% Ganjil 07/08 = 85% Ganjil 07/08 = 81.81% ; Genap 07/08 = 85.44% Ganjil 07/08 = 82.51% ; Genap 07/08 = 87.35% Target % DBA DBA 75% Initiativ e / Activity 100% A2 90% A3 90% A3 90% A3 A1, A2, A3, A4 dan A5 100% 100% 100% 100% A1, A2 Realisasi Anggaran % 93.74% 96% % A5 Pelaksanaan Kegiatan Sesuai Prosedur 0 Temuan Audit 1 Minor 1 Minor Akreditasi Service Excellence NA NA NA 0 Temuan Audit Terakreditas i 8 Employer of choice Indeks kepuasan karyawan > 3 NA DBA DBA 80% A4 A5 A4

80 9 10 Knowledge Management Technology Leveraging Jumlah inovasi yang diikutsertakan dalam Quality Award NA A4 Aplikasi Pendukung Operasional NA 100% 100% 100% A4 11 Innovation (M2-1) Jumlah inovasi yang dilakukan NA World Class Operation Excellence (M1-2) Pelaksanaan Ujian Sesuai Prosedur 90% World Class Operation Excellence (M1-2) Perkuliahan Sesuai Perencanaan 95% A1, A2, A3, A4 dan A5

81 People Core Capability Gap Analysis Tabel 4.46 Process Performance Report Absensi Perkuliahan Mahasiswa Transaction Type Brought Forward Completed Transaction Carried Forward (minutes left in SLA) New Transaction Within SLA OOS OOS Melakukan absensi perkuliahan mahasiswa dengan RFID ,400 43, Mengakses kehadiran mahasiswa Tabel 4.47 Process Performance Report Absensi Ujian Mahasiswa Transaction Type Brought Forward Completed Transaction Carried Forward (minutes left in SLA) New Transaction Within SLA OOS OOS Melakukan absensi pelaksanaan ujian mahasiswa 128 3,840 3,

82 Tabel 4.48 Process Performance Report Pengisian Realisasi SAP Transaction Type Brought Forward Completed Transaction Carried Forward (minutes left in SLA) New Transaction Within SLA OOS OOS Mengisi realisasi SAP v Mengakses data realisasi SAP v Tabel 4.49 Process Performance Report Pengisian Blanko Nilai Transaction Type Brought Forward Completed Transaction Carried Forward (minutes left in SLA) New Transaction Within SLA OOS OOS Mengisi Blanko Nilai v Mengakses data blanko nilai v Tabel 4.50 Process Performance Report Pemrosesan Kartu Mata Kuliah/KMK Transaction Type Brought Forward New Completed Transaction Carried Forward (minutes left in SLA) Transaction Within SLA OOS OOS Memproses KMK 153 3,840 3, v

83 Tabel 4.51 Process Performance Report Pelaksanaan Ujian Transaction Type Brought Forward Completed Transaction Carried Forward (minutes left in SLA) New Transaction Within SLA OOS OOS Mengakses soal ujian 3,840 3,840 3, v Mengakses berkas ujian untuk diperiksa v Keterangan : SLA = Service Level Agreement OOS = Out Of Standard

84 a. Absensi Perkuliahan Mahasiswa Sebelum proses elaborasi, absensi kelas mahasiswa dilakukan dengan mencetak daftar absensi mahasiswa dan mahasiswa menandatangani form daftar kehadiran perkuliahan mahasiswa. Lembar daftar absensi mahasiswa dapat dicetak sebanyak 868 absensi per harinya dan membutuhkan waktu untuk mengentri data absensi mahasiswa ke sistem. Setelah proses elaborasi, lembar daftar absensi mahasiswa digantikan oleh RFID dan RFID reader. Jumlah transaksi absensi perkuliahan mahasiswa perharinya menjadi 43,400 karena setiap mahasiswa absen dengan menggunakan RFID dan data absensi mahasiswa akan langsung terhubung dengan sistem absensi sehingga tidak memerlukan proses pengentrian data absensi mahasiswa. Transaksi ini tidak ada toleransi slip waktu. b. Absensi Pelaksanaan Ujian Mahasiswa Sebelum proses elaborasi, absensi ujian mahasiswa dilakukan dengan mencetak daftar absensi mahasiswa dan mahasiswa menandatangani form daftar kehadiran ujian mahasiswa Absensi pelaksanaan ujian dapat diproses sekitar 128 transaksi per harinya. Setelah proses elaborasi, absensi ujian dapat diproses sebanyak 3,840 transaksi per harinya dan tidak ada toleransi slip waktu.

85 207 c. Pengisian realisasi Satuan Acara Perkuliahan Sebelum proses elaborasi, dosen mengisi realisasi SAP pada buku realisasi SAP. Setelah proses elaborasi, pengisian realisasi SAP dapat diproses sekitar 868 transaksi perharinya karena dosen dapat mengisi realisasi SAP pada Lecturer Desk nya. Transaksi ini dapat terjadi slip waktu selama 2 menit. d. Pengisian blanko nilai Sebelum proses elaborasi, dosen mengisi blanko nilai pada form blanko nilai dan dapat diproses sekitar 20 transaksi perharinya. Setelah proses elaborasi, pengisian blanko nilai dapat dilakukan pada Lecturer Desk dan dapat diproses sekitar 40 transaksi perhari. Transaksi ini dapat terjadi slip waktu selama 2 menit. e. Pemrosesan Kartu Mata Kuliah (KMK) Sebelum proses elaborasi, mahasiswa diharuskan membawa kartu mata kuliah (KMK) untuk ditandatangani oleh petugas pengawas ketika pelaksanaan ujian. Transaksi ini diproses sekitar 153 transaksi per harinya. Setelah proses elaborasi, mahasiswa membawa Binusian ID Card untuk discan pada PDA reader dan data tersebut akan disimpan sebagai data KMK mahasiswa. Transaksi setelah elaborasi dapat terjadi sebanyak 3840 transaksi perharinya. Transaksi ini dapat terjadi slip waktu selama 2 menit.

86 208 f. Pelaksanaan ujian Sebelum elaborasi, pelaksanaan ujian dilakukan dengan menggandakan berkas ujian (soal dan jawaban). Setelah proses elaborasi, pelaksanaan ujian dilakukan dengan mengakses aplikasi ujian. Jumlah transaksi yang terjadi adalah 3840 transaksi dan dapat terjadi slip waktu sekitar 2 menit. A New Process-Based Organization Structure Selama tahapan People Development ini tidak terjadi perubahan pada struktur organisasi BINUS University dikarenakan struktur organisasi yang sudah ada saat ini sudah dapat mengatasi segala perubahan yang terjadi selama improvement process. Business Process Orchestration Metode yang digunakan adalah Business Process Modeling Notation yang selanjutnya disebut sebagai BPMN. BPMN menyediakan notasi yang mudah dimengerti oleh seluruh pengguna bisnis, mulai dari analis bisnis yang bertugas membuat gambaran awal, berlanjut kepada pengembang teknikal yang bertanggung jawab menjalankan proses tersebut, yang akhirnya proses proses tersebut akan dikelola dan dimonitor oleh organisasi organisasi bisnis.

87 209 BPMN absensi perkuliahan mahasiswa dengan menggunakan RFID ( Gambar 4.3 ) : Mahasiswa melakukan scanning kartu RFID (Binusian Card) untuk melakukan absensi perkuliahan. Jika absen valid (absen sesuai dengan jadwal kuliah dan pada ruangan yang telah ditentukan) dan tidak melebihi batas maksimum jam absen, mahasiswa dapat menyimpan data absensi perkuliahan. Data absensi perkuliahan mahasiswa Kemudian, dosen akan melakukan pengecekan absensi mahasiswa di kelas. Jika absen tidak valid (mahasiswa tersebut berstatus hadir pada data absensi padahal kenyataannya tidak hadir), dosen dapat mengganti status kehadiran mahasiswa tersebut. Setelah selesai mengecek absensi mahasiswa, dosen akan menyimpan data absensi mahasiswa. Setelah mendapat konfirmasi persetujuan dari dosen, staff subbiro P dan U akan melakukan review terhadap daftar hadir mahasiswa.

88 210 Dosen Mahasiswa Sebelum kuliah Scanning kartu RFID untuk absensi perkuliahan Mengecek absensi mahasiswa Absen Valid? data_absensi Absen valid? valid tidak_ valid tidak_valid valid Sudah lebih batas jam maks absen? Mengganti status kehadiran mahasiswa melebihi_jam_absen belum Menyimpan data absensi Menyimpan absensi mahasiswa Konfirmasi_persetujuan Staff Subbiro P&U Mereview daftar hadir mahasiswa Gambar 4.3 BPMN absensi perkuliahan mahasiswa BPMN untuk proses absensi ujian mahasiswa dengan menggunakan RFID ( Gambar 4.4 ) : Mahasiswa memberikan Binusian ID Card kepada pengawas. Pengawas akan mengecek validitas peserta ujian. Jika peserta ujian berbeda dengan foto pada Binusian ID Card, pengawas akan memberikan peringatan kepada peserta ujian. Jika valid, mahasiswa akan melakukan scanning kartu pada RFID reader. Jika absen tidak valid (peserta ujian berada pada ruang ujian yang salah), mahasiswa akan mendapatkan warning message. Jika absen valid, mahasiswa akan menyimpan data absensi.

89 211 Memberikan Binusian ID (RFID) Scanning kartu RFID untuk absensi perkuliahan Absensi Valid? valid Menyimpan data absensi Tidak_valid Mahasiswa Mendapat warning message Binusian_ID_Card valid Mendapat konfirmasi pengawas Konfirmasi Pengawas Mengecek Binusian ID Card Valid? tidak_valid Memberikan konfirmasi kepada mahasiswa Gambar 4.4 BPMN absensi pelaksanaan ujian mahasiswa BPMN untuk proses pengisian realisasi SAP melalui Lecturer Desk ( Gambar 4.5 ) : Dosen melakukan pengisian realisasi SAP pada Lecturer Desk dan menyimpan data realisasi SAP tersebut. Kajur akan menugaskan dosen HBA untuk melakukan pengecekan realisasi SAP tersebut. Dosen HBA akan melakukan verifikasi realisasi SAP yang telah diisi dosen.

90 212 Dosen Mengisi Realisasi SAP Menyimpan data Realisasi SAP Kajur Memberikan penugasan untuk pengecekan realisasi SAP Penugasan_verifikasi_realisasi_SAP Realisasi_SAP Dosen HBA Melakukan verifikasi realisasi SAP Gambar 4.5 BPMN pengisian realisasi SAP BPMN untuk proses pengisian blanko nilai melalui Lecturer Desk ( Gambar 4.6 ) : Dosen mengisi blanko nilai melalui Lecturer Desk. Subbiro Nilai Mahasiswa akan mengecek nilai masuk. Subbiro Nilai Mahasiswa akan memberikan peringatan apabila dosen belum memasukkan nilai sesuai deadline. Subbiro Nilai Mahasiswa memberikan konfirmasi nilai masuk kepada kajur. Jika kajur menyetujui nilai yang masuk, staff data centre akan memproses nilai mahasiswa dan melakukan posting nilai mahasiswa ke internet. Jika kajur tidak menyetujui nilai yang masuk, kajur akan meminta dosen untuk mengecek ulang nilai.

91 Gambar 4.6 BPMN pengisian blanko nilai 213

92 214 BPMN untuk proses pengaksesan e-kmk ( Gambar 4.7 ) : Mahasiswa memberikan Binusian ID Card kepada pengawas. Pengawas akan melakukan scanning pada PDA reader. Setelah itu, pengawas akan menyimpan data Kartu Mata Kuliah. Gambar 4.7 BPMN pengaksesan e-kmk BPMN untuk proses pelaksanaan ujian online ( Gambar 4.8 ) : Mahasiswa mengakses ujian online. Jika pengawas mengetahui terjadi kecurangan saat pelaksanaan ujian, pengawas akan mengisi kejadian kecurangan tersebut pada berita acara ujian. Setelah waktu ujian berakhir, mahasiswa menyimpan jawaban mereka dan pengawas akan mengecek jumlah data jawaban mahasiswa yang terkumpul. Dosen akan mengakses ujian online ketika dosen mengoreksi ujian.

93 4.6 Continuous Improvement Mechanism to manage business process and identify and realize opportunities for process improvements Mekanisme pengembangan berkelanjutan yang dapat diupayakan untuk area academic services untuk memaksimalkan nilai dari elaborasi adalah: - Melakukan bench marking untuk menemukan best practise yang dapat memberikan nilai tambah pada proses yanag sedang berjalan. - Melakukan review untuk evaluasi keuntungan yang dicapai apakah sesuai dengan harapan awal. - Beberapa aplikasi yang dapat dikembangkan dimasa depan untuk meningkatkan proses yang sudah ada misalnya: o Aplikasi online yang bekerja sama dengan BINUS Career dalam mencari perusahaan tempat mahasiswa bisa melakukan kerja praktek, minor dan skripsi. o Penggunaan teknologi pod casting untuk menyimpan kegiatan perkuliahan. o LMS offline dimana biaya online yang perlu dikeluarkan mahasiswa maupun dosen dapat dikurangi dan hanya melakukan sinkronisasi pada saat diperlukan saja. 4.7 Embedding BPM with the Organization Characteristic Pada saat ini BINUS University berada pada tahap karakteristik repeatable yang memiliki kriteria-kriteria sebagai berikut:

94 215 Mahasiswa Mengakses ujian online Melakukan kecurangan? tidak Menyimpan data ujian ya Pengawas Menulis berita acara ujian Mengecek berkas ujian yang dikumpul Dosen Mengakses jawaban ujian online Gambar 4.8 BPMN pengaksesan ujian online Business Application Connectivity Document Gambar 4.9 Business Application Connectivity

95 216 Pengembangan teknologi tidak dilakukan pada gambar arsitektur teknologi yang digambarkan di atas. Ada tiga keunggulan dari arsitektur yang dikembangkan yaitu : - Integrasi Teknologi yang dikembangkan saling berkaitan antara bidang satu dengan bidang yang lainnya sehingga akan dihasilkan suatu integrasi aplikasi bisnis. - Otomatisasi proses bisnis - Kolaborasi Dengan menggunakan B2B Partner Registry, BINUS University dapat bekerjasama dengan partner, supplier, serta pihak lainnya di luar BINUS University.

96 217 Gambar 4.10 Hubungan antara BPM, ESB dan SOA Gambar diatas menjelaskan hubungan antara BPM, Enterprise Service Bus (ESB), dan Business Application (BA) dimana hasil dari BPM yang berupa proses bisnis baru dalam bentuk BPMN dan parameter service akan dimasukkan ke dalam Enterprise Service Bus (ESB). Kemudian service tersebut akan digunakan sebagai landasan untuk membangun aplikasi dengan menggunakan metode SOA life cycle.

97 218 Software Specification and Design User Interface yang digunakan adalah Familiar User Interface yang merupakan antar muka yang mudah dimengerti oleh user dan memiliki suatu pandangan logika. Rancangan User interface yang diusulkan yaitu : Gambar 4.11 Interface absensi perkuliahan mahasiswa

98 Gambar 4.12 Interface absensi pelaksanaan ujian mahasiswa 219

99 Gambar 4.13 Interface pengisian realisasi SAP pada Lecturer Desk 220

100 Gambar 4.14 Interface blanko nilai pada Lecturer Desk 221

101 Gambar 4.15 Interface e-kmk 222

102 Gambar 4.16 Interface login pelaksanaan ujian online mahasiswa 223

103 Gambar 4.17 Interface pengerjaan soal ujian online mahasiswa (Soal Essay / Kasus) 224

104 225 Gambar 4.18 Interface pengerjaan soal ujian online mahasiswa (Soal Pilihan Ganda) Software Test Script and Result Tahap selanjutnya adalah mengadakan pengujian untuk memastikan bahwa sistem atau aplikasi baru yang digunakan berjalan sesuai dengan kebutuhan dan perencanaan yang telah dibuat. Testing dilakukan dengan tujuan menguji program aplikasi untuk menemukan sebanyak mungkin bug yang ada dalam aplikasi baru. Pengujian akan dilakukan melalui scenario testing, di mana tahap-tahapnya meliputi: a. Menentukan tujuan pengujian b. Mendeskripsikan strategi pengujian

105 226 c. Membuat suatu test plan d. Membuat suatu test cases e. Melakukan pengujian - Menjalankan program aplikasi sesuai prosedur - Mencari bug bug pada program aplikasi f. Membuat laporan terhadap hasil testing yang telah dilakukan dan membuat suatu keputusan bagaimana untuk menangani hasil pengujian tersebut. Testing dapat dilakukan melalui beberapa metode yaitu : a. Unit Test Melakukan verifikasi langkah langkah serta aktivitas dari solusi otomatisasi BPM agar sesuai dengan persyaratan yang telah dideskripsikan pada spesifikasi desain. b. Integration Test Melakukan verifikasi fungsi/solusi BPM terotomatisasi agar sesuai dengan persyaratan yang telah dideskripsikan pada spesifikasi desain. c. System Test Melakukan verifikasi solusi BPM teotomatisasi/komponen BPM agar sesuai dengan persyaratan yang telah dideskripsikan pada spesifikasi fungsional dan kualitas. d. Functional Acceptance Test - Melakukan simulasi lingkungan operasional untuk perluasan peluang yang memungkinkan

106 227 - Melakukan verifikasi solusi BPM terotomatisasi agar sesuai dengan persyaratan yang telah dideskripsikan pada spesifikasi fungsional dan kualitas. e. User Acceptance Test Melakukan verifikasi solusi BPM terotomatisasi agar sesuai dengan persyaratan bisnis. f. Regression Test Melakukan pengecekan semua area sistem agar berfungsi dengan benar setelah implementasi atau modifikasi solusi BPM tersebut. 4.4 Deployment Phase Improved or new processes that work satisfactorily Strategi pengembangan terbaik untuk dapat membantu proses improvement yang dipilih adalah combination (gabungan) antara parallel dan big bang. Pada awal penerapan sistem baru, BINUS University menggunakan strategi parallel dengan menjalankan sistem lama dan baru secara bersamaan. Setelah sistem lama dirasa siap untuk diganti, strategi big bang akan dijalankan dan sistem baru akan mengganti seluruh sistem lama secara keseluruhan. Manfaat dari strategi combination ini adalah mempersiapkan organisasi dengan keuntungan dari model roll-out hingga ke situasi yang lebih spesifik, fleksibel dan tetap mudah dikendalikan

107 228 Trained and motivated staff Pelatihan dibutuhkan oleh para user yang akan mengimplementasikan suatu teknologi atau sistem baru di dalam organisasi mereka. Usulan pelatihan yang dapat diberikan,antara lain : - Pelatihan yang tepat waktu dan dalam skala kecil. - Tes kompetensi setelah pelatihan. - Memantau performa kerja setelah beberapa periode waktu. Dalam kaitannya dengan usulan pengembangan (improvement) pada area academic services, maka BINUS University dapat mengupayakan beberapa pelatihan sebagai berikut : - Mengelompokkan beberapa ahli IT dan memberikan pelatihan kepada mereka agar bila terjadi error, mereka tahu apa yang harus mereka lakukan dan memperbaikinya. - Mengelompokkan mahasiswa dan dosen guna memperkenalkan operasional RFID, e-document, penggunaan e-kmk dan pelaksanaan ujian online serta manfaat yang akan diperoleh. - Mensosialisasikan penggunaan RFID, e-document, e-kmk dan pelaksanaan ujian online kepada stakeholder terkait. - Menjadwalkan kelas uji coba dan sesi tanya jawab kepada para stakeholder guna menerima masukan untuk perkembangan RFID, e-document, e-kmk dan pelaksanaan ujian online yang lebih baik di masa yang akan datang.

108 4.5 Monitor & Benefit Realization Benefit Summary Plan Tabel 4.52 Benefit Summary Plan RFID Perkuliahan Benefit Description Owner Benefit amount Expected Dependencies Risks (Who) Benefit Realization Dates Start End Waktu Mahasiswa - Membuat daftar hadir (minimal 3 Maret Februari - RFID reader - RFID reader hari sebelum perkuliahan) dan Binusian mengalami memeriksa kelengkapan daftar hadir card gangguan mahasiswa (total = 2 menit) menjadi - Mahasiswa melakukan absensi perkuliahan lupa mahasiswa dengan RFID (0.02 membawa menit) per transaksi Binusian - Mencetak summary kehadiran Card

109 230 mahasiswa per semester dan - Binusian Card mendata kehadiran mahasiswa ke dalam sistem (total = 1.5 menit) menjadi mengakses kehadiran mahasiswa (1 menit) per transaksi Biaya - Membuat daftar hadir (minimal 3 hari sebelum perkuliahan) dan memeriksa kelengkapan daftar hadir mahasiswa (total = Rp 1,666.67) menjadi melakukan absensi perkuliahan mahasiswa dengan RFID (Rp 4.90) per transaksi - Mencetak summary kehadiran mahasiswa per semester dan mendata kehadiran mahasiswa ke dalam sistem (total = Rp 1,562.50) rusak patah atau

110 231 menjadi mengakses kehadiran mahasiswa (Rp ) per transaksi Tabel 4.53 Benefit Summary Plan RFID Ujian Benefit Description Owner Benefit amount Expected Dependencies Risks (Who) Benefit Realization Dates Start End Waktu Mahasiswa - Mencetak daftar hadir mahasiswa Maret Februari - RFID reader - RFID reader untuk pelaksanaan ujian dan Binusian mengalami mengentri data kehadiran mahasiswa card gangguan untuk pelaksanaan ujian (total = 2 - Mahasiswa menit) menjadi melakukan absensi lupa

111 232 ujian mahasiswa dengan RFID (0.1 menit) per transaksi membawa Binusian Card - Binusian Card rusak atau patah Biaya - Mencetak daftar hadir mahasiswa untuk pelaksanaan ujian dan mengentri data kehadiran mahasiswa untuk pelaksanaan ujian (total = Rp 1,750.00) menjadi melakukan absensi ujian mahasiswa dengan RFID (Rp 14.70) per transaksi

112 233 Tabel 4.54 Benefit Summary Plan E-document realisasi SAP Benefit Description Owner Benefit amount Expected Dependencies Risks (Who) Benefit Realization Dates Start End Waktu Dosen - Membuat buku realisasi SAP dan Maret Januari - Kinerja dosen - Data hilang memeriksa pengisian buku realisasi SAP (total = 18 menit) menjadi mengisi realisasi SAP (1 menit) per transaksi Koneksi jaringan karena kerusakan - Verifikasi buku realisasi SAP setiap pada sistem semester (35 menit) menjadi mengakses data realisasi SAP (5 menit) per transaksi - Kesalahan penginputan data karena human eror

113 234 Biaya Dosen - Membuat buku realisasi SAP dan memeriksa pengisian buku realisasi SAP (total = Rp 10,250.00) menjadi mengisi realisasi SAP (Rp ) per transaksi - Verifikasi buku realisasi SAP setiap semester (Rp 10,208.33) menjadi mengakses data realisasi SAP (Rp 1,877.50) per transaksi Tabel 4.55 Benefit Summary Plan E-document blanko nilai Benefit Description Owner Benefit amount Expected Dependencies Risks (Who) Benefit Realization Dates Start End Waktu Dosen - Mencetak blanko nilai (maximal 4 minggu setelah kuliah) dan mengentri - Kinerja dosen - Koneksi - Data hilang karena

114 data penyerahan nilai (total = 16 menit) menjadi pengisisan blanko nilai (10 menit) per transaksi - Mencetak tanda terima penyerahan nilai jaringan 235 kerusakan pada sistem - Kesalahan penginputan untuk dosen, mencetak laporan nilai data karena masuk ke Kajur, posting nilai ke internet, human eror mengirimkan pemberitahuan posting nilai ke LRI dan membuat laporan penyerahan nilai per semester (total = 8 menit) menjadi pengaksesan daftar nilai (0.3 menit) per transaksi Biaya - Mencetak blanko nilai (maximal 4 minggu setelah kuliah) dan mengentri data penyerahan nilai (total = Rp 7,000.00) menjadi pengisisan blanko nilai (Rp 3,755.00) per transaksi

115 236 - Mencetak tanda terima penyerahan nilai untuk dosen, mencetak laporan nilai masuk ke Kajur, posting nilai ke internet, mengirimkan pemberitahuan posting nilai ke LRI dan membuat laporan penyerahan nilai per semester (total = Rp 4,500.00) menjadi pengaksesan daftar nilai (Rp ) per transaksi

116 237 Tabel 4.56 Benefit Summary Plan e-kmk Benefit Description Owner Benefit amount Expected Dependencies Risks (Who) Benefit Realization Dates Start End Waktu Petugas - Mencetak KMK (3 menit) menjadi Maret Februari - Database - Data hilang Pengawas mengakses e-kmk (0.1 menit) per Mahasiswa karena transaksi. - Koneksi kerusakan jaringan pada sistem - Kesalahan penginputan data karena human eror Biaya - Mencetak KMK (Rp 2,625.00) menjadi mengakses e-kmk (Rp 24.6) per transaksi.

117 238 Tabel 4.57 Benefit Summary Plan Pelaksanaan Ujian online Benefit Description Owner Benefit amount Expected Dependencies Risks (Who) Benefit Realization Dates Start End Waktu Mahasiswa - Mengadakan berkas ujian (3 menit) Maret Februari - Koneksi - Data hilang menjadi mengakses soal ujian ( jaringan karena menit) per transaksi. kerusakan - Menyerahkan berkas ujian ke dosen pada sistem (jika menggunakan jasa kurir) (5 - Kesalahan menit) menjadi mengakses berkas penginputan ujian untuk diperiksa (3 menit) per data karena transaksi human eror Biaya - Mengadakan berkas ujian (Rp 2,225.00) menjadi mengakses soal

118 239 ujian (Rp ) per transaksi. - Menyerahkan berkas ujian ke dosen (jika menggunakan jasa kurir) (Rp 26,041.67) menjadi mengakses berkas ujian untuk diperiksa (Rp 1,126.50) per transaksi

119 Benefit Realization Register Keuntungan yang diperoleh dari improvement RFID perkuliahan, RFID ujian, e-document SAP, e-document blanko nilai, e-kmk dan pelaksanaan ujian online ini adalah dalam hal efisiensi biaya dan efektifitas waktu. Berikut adalah perincian efisiensi dan efektifitas yang terjadi pada setiap proses dan pada setiap transaksi nya : Untuk RFID perkuliahan, efektifitas dan efisiensi terjadi karena proses membuat daftar hadir (minimal 3 hari sebelum perkuliahan) dan memeriksa kelengkapan daftar hadir mahasiswa (total waktu dan biaya selama 2 menit dan Rp 1,666.67) dapat diganti menjadi melakukan absensi perkuliahan mahasiswa dengan RFID (dengan waktu 0.02 menit dan biaya Rp 4.90),serta proses mencetak summary kehadiran mahasiswa per semester dan mendata kehadiran mahasiswa ke dalam sistem (dalam total waktu 1.5 menit dan biaya Rp 1,562.50) menjadi mengakses kehadiran mahasiswa (dalam waktu 1 menit dan membutuhkan biaya Rp ) Untuk RFID ujian, efektifitas dan efisiensi terjadi karena proses mencetak daftar hadir mahasiswa untuk pelaksanaan ujian dan mengentri data kehadiran mahasiswa untuk pelaksanaan ujian (dengan total waktu 2 menit dan biaya Rp 1,750.00) dapat diminimalisasi menjadi melakukan absensi ujian mahasiswa dengan RFID (dalam waktu 0.1 menit dan biaya Rp 14.7). Untuk e-document realisasi SAP, efektifitas dan efisiensi terjadi pada saat proses membuat buku realisasi SAP dan memeriksa pengisian buku realisasi SAP (dalam waktu 18 menit dan biaya Rp 10,250.00) berubah menjadi mengisi realisasi SAP (dalam waktu 1 menit dan biaya Rp 375.5) serta proses verifikasi

120 241 buku realisasi SAP setiap semester (dalam waktu 35 menit dan membutuhkan biaya Rp 10,208.33) menjadi mengakses data realisasi SAP (dalam waktu 5 menit dan biaya Rp 1,877.5) Untuk e-document blanko nilai, efektifitas dan efisiensi terjadi pada proses mencetak blanko nilai (maximal 4 minggu setelah kuliah) dan mengentri data penyerahan nilai (dengan total waktu 16 menit dan biaya Rp 7,000.00) menjadi pengisisan blanko nilai (dalam waktu 10 menit dan biaya Rp 3,755.00). Selanjutnya, proses mencetak tanda terima penyerahan nilai untuk dosen, mencetak laporan nilai masuk ke Kajur, posting nilai ke internet, mengirimkan pemberitahuan posting nilai ke LRI dan membuat laporan penyerahan nilai per semester (dengan total waktu 8 menit dan biaya Rp 4,500.00) diminimalisasi menjadi pengaksesan daftar nilai (dalam waktu 0.3 menit dan biaya Rp ) Untuk e-kmk, efektifitas dan efisien terjadi saat proses mencetak KMK (yang membutuhkan waktu 3 menit dan biaya Rp 2,625.00) berubah menjadi mengakses e-kmk (dalam waktu 0.1 menit dan biaya Rp 24.60). Untuk pelaksanaan ujian online, efektifitas dan efisiensi terjadi saat proses mengadakan berkas ujian (dalam waktu 3 menit dan biaya Rp 2,225.00) berubah menjadi mengakses soal ujian (dalam waktu 2 menit dan biaya Rp.751.0). Selanjutnya proses menyerahkan berkas ujian ke dosen (jika menggunakan jasa kurir) (selama 5 menit dan membutuhkan biaya Rp 26,041.67) berubah menjadi mengakses berkas ujian untuk diperiksa (yang membutuhkan waktu 3 menit dan biaya Rp 1,126.50).

121 242 Benefit Milestone Matrix Benefit milestone matrix adalah jaringan matrik yang menunjukkan hubungan antara berbagai macam proyek, antara proyek milestones dan benefit yang spesifik. Untuk proyek BINUS University area academic service yang telah mengalami improvement, benefit milestones matrix nya adalah seperti berikut:

122 243 Melakukan absensi perkuliahan mahasiswa dengan RFID RFID Perkuliahan Mengakses kehadiran mahasiswa RFID Ujian Melakukan absensi ujian mahasiswa Mengisi realisasi SAP E-document Realisasi SAP Mengakses data realisasi SAP Efektifitas waktu Pengisian blanko nilai E-document Blanko Nilai Pengaksesan daftar nilai E-KMK Mengakses e-kmk Efisiensi biaya Mengerjakan soal ujian Pelaksanaan Ujian Mengakses berkas ujian untuk diperiksa Gambar 4.19 Benefit milestone matrix

123 Benefit Delivery Matrix Benefit Delivery Matrix menunjukkan hubungan antara project milestones dan benefit seperti yang digambarkan dalam benefit milestone matrix. Perbedaannya di sini adalah benefit dan milestones tersebut memiliki garis waktu yang kemudian dijadikan dasar berkelanjutan untuk setiap perubahan tanggal delivery dalam tugas-tugas project milestones. Gambar 4.20 Benefit Delivery Matrix

124 4.6 Continuous Improvement Mechanism to manage business process and identify and realize opportunities for process improvements Mekanisme pengembangan berkelanjutan yang dapat diupayakan untuk area academic services untuk memaksimalkan nilai dari elaborasi adalah: - Melakukan bench marking untuk menemukan best practise yang dapat memberikan nilai tambah pada proses yanag sedang berjalan. - Melakukan review untuk evaluasi keuntungan yang dicapai apakah sesuai dengan harapan awal. - Beberapa aplikasi yang dapat dikembangkan dimasa depan untuk meningkatkan proses yang sudah ada misalnya: o Aplikasi online yang bekerja sama dengan BINUS Career dalam mencari perusahaan tempat mahasiswa bisa melakukan kerja praktek, minor dan skripsi. o Penggunaan teknologi pod casting untuk menyimpan kegiatan perkuliahan. o LMS offline dimana biaya online yang perlu dikeluarkan mahasiswa maupun dosen dapat dikurangi dan hanya melakukan sinkronisasi pada saat diperlukan saja. 4.7 Embedding BPM with the Organization Characteristic Pada saat ini BINUS University berada pada tahap karakteristik repeatable yang memiliki kriteria-kriteria sebagai berikut:

125 246 - Proses-proses yang terdokumentasi Proses-proses bisnis yang berjalan di BINUS University telah didokumentasikan dalam suatu SOP (Standard Operating Procedure). - Pengenalan akan pentingnya BPM BPM mulai diperkenalkan untuk selanjutnya diterapkan pada proses bisnis yang berjalan di BINUS University. - Peningkatan keterlibatan dari executives dan top management Seluruh executives dan top management yang ada di BINUS University turut terlibat dalam setiap pengambilan keputusan demi kemajuan bersama. - Usaha pertama dengan metodologi yang terstruktur dan standar umum Metodologi dan standar yang digunakan di BINUS University telah mendapat pengakuan dengan diraihnya penghargaan ISO Peningkatan ketergantungan pada tenaga ahli BPM dari luar. Pada saat ini,bpm belum diterapkan pada keseluruhan proses yang ada di BINUS University. Oleh karena itu, BINUS University masih membutuhkan tenaga ahli dari luar. BINUS University tidak mengalami perubahan posisi baik sebelum maupun setelah improvement. Hal ini dikarenakan BINUS University adalah lembaga pendidikan yang memiliki struktur organisasi yang tetap.

126 247 Integrated Enterprise Ecosystem Gambar 4.21 Intergrated Enterprise Ecosystem Portal Integrated Enterprise Ecosystem Portal merupakan suatu portal bagi pengguna sistem, di mana portal ini mengintegrasikan berbagai aplikasi. Corporate info berisikan sebuah aplikasi yang memberikan informasi mengenai gambaran umum organisasi. Business application merupakan aplikasi-aplikasi yang digunakan di dalam organisasi tersebut dan user centric information merupakan media pendukung untuk membantu user dalam memperoleh informasi. Worklist/workspace merupakan layar kerja user. Sedangkan process outline berfungsi untuk memonitor kegiatan yang berjalan agar berjalan sesuai dengan rencana yang telah dibuat.