BAB 4 ELABORATION CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE

Transkripsi

1 BAB 4 ELABORATION CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE 4.1 Elaboration Phase Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement Proses yang diimprove dalam skripsi ini yaitu proses yang berhubungan dengan pengurusan administrasi dosen mulai dari proses penerimaan, pelatihan, penugasan, penelitian dan penerbitan artikel ilmiah, evaluasi jasa, proses JJA, penanganan dosen bermasalah, pembinaan hingga pemberhentian. Pada tahap elaborasi ini, proses-proses yang akan diimprove yaitu proses penerimaan dosen, JJA, pelatihan, cuti dan aktif kembali. Perubahan ini dianggap lu untuk dilakukan karena terdapat beberapa aktivitas di dalam proses tersebut yang membutuhkan biaya dan waktu yang besar, sehingga melalui tahapan ini diharapkan dapat mengefisiensikan biaya dan mengefektifitaskan waktu. Improvement yang diusulkan merupakan rekomendasi untuk baikan kinerja organisasi. Target yang ingin dicapai dalam skripsi ini adalah: Efisiensi Dengan adanya digital document, search engine Surat Keputusan, akses JJA online, pengajuan cuti dan aktif kembali online serta pendaftaran pelatihan online maka akan memberikan kemudahan baik bagi pihak BINUS University, yang dalam hal ini dilakukan oleh bagian LRC maupun bagi dosen. Diharapakan dengan adanya kemudahan ini maka akan menyebabkan waktu yang dilukan untuk

2 melakukan aktivitas yang terkait dengan proses tersebut dapat diminimalisasi (diefisienkan). Efektifitas Dengan adanya digital document, search engine Surat Keputusan, akses JJA online, pengajuan cuti dan aktif kembali online serta pendaftaran pelatihan online maka akan memberikan kemudahan baik bagi pihak BINUS University, yang dalam hal ini dilakukan oleh bagian LRC maupun bagi dosen sehingga biaya karyawan dan biaya yang dikeluarkan untuk pencetakan dan pengiriman juga dapat berkurang. Penghematan biaya ini menyebabkan biaya yang dikeluarkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas semakin menurun. Tabel 4.1 Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement Target Awal Cara Mengukur Sumber Meningkatkan efisiensi dengan pengurangan biaya sekitar 25% semester Berdasarkan biaya-biaya yang dikeluarkan selama pemrosesan dokumen dan SK manual, Proses mengurus JJA, proses pengajuan cuti dan aktif kembali, proses pendaftaran pelatihan. Hasil wawancara, pengamatan langsung dan disertai dengan hasil survey. untuk pegawai pegawai untuk pemrosesan dokumen (manual) Rp 5,650 transaksi.

3 Target Awal Cara Mengukur Sumber pegawai untuk pemrosesan Surat Keputusan (SK) manual Rp 4,583 transaksi. pegawai untuk proses mengurus JJA Rp 22,656 transaksi. pegawai untuk proses pendaftaran pelatihan Rp 232,292 transaksi. pegawai untuk proses pengajuan cuti Rp 7,292 transaksi. pegawai untuk proses pengajuan aktif kembali Rp 7,292 transaksi. - lain-lain lain-lain antara lain terdiri dari biaya listrik, pencetakan, pengiriman, penyimpanan yang berbeda-beda untuk tiap proses dan aktivitas.

4 Target Awal Cara Mengukur Sumber lain-lain untuk pemrosesan dokumen (manual) Rp 543 transaksi. lain-lain untuk pemrosesan Surat Keputusan (SK) manual Rp 209 transaksi. lain-lain untuk proses mengurus JJA Rp 7,829 transaksi. lain-lain untuk proses pendaftaran pelatihan Rp 105,490 transaksi. lain-lain untuk proses pengajuan cuti Rp 1,388 transaksi. lain-lain untuk proses pengajuan aktif kembali Rp 2,888 transaksi.

5 Target Awal Cara Mengukur Sumber Meningkatkan efektivitas dengan pengurangan waktu pemrosesan transaksi sekitar 30 %. Berdasarkan waktu yang digunakan selama pemrosesan dokumen dan SK manual, Proses mengurus JJA, proses pengajuan cuti dan aktif kembali, proses pendaftaran pelatihan. Waktu untuk pemrosesan dokumen (manual) 27 menit transaksi. Hasil wawancara, pengamatan langsung. Waktu untuk pemrosesan Surat Keputusan (SK) manual 22 menit transaksi. Waktu untuk proses mengurus JJA 98 menit transaksi. Waktu untuk proses pendaftaran pelatihan 1085 menit transaksi. Waktu untuk proses pengajuan cuti 35 menit transaksi. Waktu untuk proses pengajuan aktif kembali 35 menit transaksi.

6 Measurement and Documentation of The Current Actual Performance Berikut merupakan hasil simulasi pengukuran proses yang terjadi pada bagian Lecturer Resource Center terhadap biaya yang harus dikeluarkan ketika menjalankan proses tersebut. Pemrosesan dokumen (manual) Tabel 4.2 Measurement of The Current Actual Performance - Pemrosesan dokumen (manual) A B C D E F G H I J K L M Nama Proses Transaksi ( hari) Waktu transaksi (menit) Waktu transaksi hari (menit) pegawai jam Pegawai hari Lainlain jam Lainlain transak si Lainlain hari ratarata hari Rata-rata transaksi Tahunan Usaha Tahunan (% ) (BxC) (DxE/6 0) (DxG/60) + (HxB) (F+I) (J/B) (Jx280) (D/X) Penerimaan dan pendataan dokumen ,500 3, , ,006, % Penyimpanan dokumen ,500 8, ,287 1,156 2,600, % Pencarian dokumen ,500 16, ,129 2,132 4,795, % Pengiriman dokumen ,500 16, ,798 19,539 2,432 5,470, % (X) Total ,000 45,201 1, ,347 49,548 6,166 13,873, %

7 Keterangan : Berikut ini adalah kiraan biaya yang akan digunakan pada keseluruhan hitungan Acitivity Based Costing : o pegawai jam - Gaji staff LRC diasumsikan sebesar Rp 2,000,000/ bulan untuk waktu kerja 160 jam sehingga gaji staff LRC jamnya = Rp 2,000,000/160 = Rp 12,500 - Gaji Manager LRC diasumsikan sebesar Rp 5,000,000/ bulan untuk waktu kerja 160 jam sehingga gaji Manager LRC jamnya = Rp 5,000,000/160 = Rp Rp 31,250 - Gaji Lecturer Development Coordinator diasumsikan sebesar Rp 3,000,000/ bulan untuk waktu 160 jam sehingga gaji LDC jamnya = Rp 3,000,000/160 = Rp Rp 18,750 o lain-lain jam : biaya yang dikeluarkan tergantung pada lamanya transaksi - internet Rp 250,000 untuk 1000 jam, sehingga biaya internet jamnya = 250,000/1000 = Rp listrik untuk industri 1 kwh Rp 1,500, sehingga biaya listrik Watt jamnya adalah = Rp 1,500/1000 = Rp Daya untuk 1 unit komputer 250W, daya untuk 1 unit scanner 100W, daya untuk 1 unit AC 1110W, daya untuk 1 lampu 60W (terdapat 4 lampu pada satu ruangan LRC) - 1 AC dan 4 lampu dipakai bersama oleh 7 orang staff sehingga biaya listrik untuk AC dan lampu jamnya adalah = 1110+(60*4)/7*1.5= Rp

8 - listrik untuk komputer jamnya adalah = 250*1.5 = Rp listrik untuk scanner jamnya adalah = 100*1.5 = Rp150 o lain-lain transaksi : biaya yang dikeluarkan tidak tergantung pada lamanya transaksi, melainkan pada banyaknya jumlah transaksi. - Harga ortner Rp 20,000 untuk kapasitas 500 lembar sehingga biaya untuk lembar kertasnya = Rp 20,000 : 500 = Rp Harga lemari Rp 500,000 untuk kapasitas 20 ortner sehingga biaya untuk lembar kertasnya = Rp 500,000 : 20 : 500 = Rp amplop untuk pengiriman = Rp Harga scanner Rp 750,000 untuk pemakaian sebanyak 10,000 kali sehingga harga untuk lembar kertasnya = Rp 750,000/10,000 = Rp cetak lembar kertasnya Rp Harga Hard Disk Rp 800,000 dengan kapasitas 250GB sehingga biaya untuk digital document = Rp 800,000 : 250,000 : 0.2 = Rp 16 (dengan asumsi masing-masing digital document ukurannya 200KB). o Jumlah hari kerja dalam 1 tahun 280 hari - Jumlah hari dalam 1 tahun = 365 hari - Jumlah hari minggu dalam 1 tahun = 52 hari - Jumlah hari libur dalam 1 tahun diasumsikan 21 hari (3 minggu) - Jumlah cuti dan cuti bersama 12 hari Jadi, jumlah hari kerja dalam 1 tahun = = 280 hari

9 Keterangan ABC Pemrosesan dokumen (manual) : 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : - Rata-rata dosen yang melamar tiap tahunnya 150 dosen. - Jumlah berkas dosen 15 lembar (terdiri dari surat lamaran, curriculum vitae, ijasah, transkrip nilai, fotokopi Kartu Kelurga dan sertifikat-sertifikat) Jadi, rata-rata transaksi hari = 150*15/280 = 8 2. Dalam pemrosesan dokumen secara manual, ada 4 proses utama yang dilakukan yaitu : o Penerimaan dan pendataan dokumen. - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 2 menit transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk menerima dokumen dosen beserta penjelasan kelengkapan dokumen dosen dan input data dosen yang bersangkutan ke dalam database dosen. - lain-lain jam (komputer,ac, lampu, internet) = Rp Rp = Rp o Penyimpanan dokumen. - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk merapikan berkas dosen, menyimpannya di ortner yang dimasukkan ke dalam lemari. - lain-lain jam (AC,lampu) = Rp penyimpanan berkas di lemari dan ortner = Rp 50 + Rp 40 = Rp 90 o Pencarian dokumen

10 - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 10 menit transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian pada ortner dan lemari penyimpanan berkas. - lain-lain jam (AC, lampu) = Rp o Pengiriman dokumen - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 10 menit transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk memasukkan berkas ke dalam amplop sampai kepada melakukan pengiriman dokumen kepada pihak yang berkepentingan. - lain-lain jam (AC, lampu) = Rp amplop untuk pengiriman = Rp Perhitungan - Waktu transaksi hari (menit) = Transaksi ( hari) x Waktu transaksi (menit) - Pegawai hari = [Waktu transaksi hari (menit) x pegawai jam ] / 60 menit - Lain-lain hari = [Waktu transaksi hari (menit) x Lain-lain jam ] / 60 menit + [ Lain-lain transaksi x Transaksi ( hari)] - rata-rata hari = Pegawai hari + Lain-lain hari - Rata-rata transaksi = rata-rata hari / Transaksi ( hari)

11 - Tahunan = rata-rata hari x Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi hari (menit) / Total Waktu transaksi hari (menit) x 100% Kesimpulan : Pemrosesan dokumen secara manual dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 27 menit dan biaya sebesar Rp 6,166 transaksi. total yang dibutuhkan untuk pemrosesan dokumen secara manual tahunnya adalah Rp 13,873,527.

12 Pemrosesan surat keputusan (manual) Tabel 4.3 Measurement of The Current Actual Performance - Pemrosesan Surat Keputusan (Manual) A B C D E F G H I J K L M Nama Proses Transaksi ( hari) Waktu transak si (menit) Waktu transak si hari (menit) (BxC) pegawai jam Pegawa i hari (DxE/6 0) Lain-lain jam Lainlain transa ksi Lain-lain hari rata-rata hari Rata-rata transaksi Tahunan Usaha Tahunan (%) (DxG/60) + (HxB) (F+ I) (J/B) (Jx280) (D/X) Penerimaan dan pendataan surat keputusan , , % Penyimpanan dokumen ,500 1, ,156 1, , % Pencarian dokumen ,500 3, ,197 3, , % (X) Total ,500 4,583 1, ,792 4,792 1,341, %

13 Keterangan ABC Pemrosesan Surat Keputusan (manual): 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : - Rata-rata Surat Keputusan tahunnya 280 SK (SK Pengangkatan, SK Penugasan dan SK lainnya yang berhubungan dengan dosen, baik yang dikeluarkan oleh Rektor, Yayasan maupun DIKTI) - Jumlah hari kerja dalam 1 tahun 280 hari. Jadi, rata-rata transaksi hari = 280/280 = 1 2. Dalam pemrosesan surat keputusan secara manual, ada 3 proses utama yang dilakukan yaitu : o Penerimaan dan pendataan Surat Keputusan (SK). - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 2 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk menerima Surat Keputusan (SK) dan mendatakan Surat Keputusan (SK) tersebut. - lain-lain jam (komputer, AC,lampu) = Rp Rp = Rp o Penyimpanan dokumen - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk menyimpan Surat Keputusan (SK) di ortner yang dimasukkan ke dalam lemari. - lain-lain jam (AC,lampu) = Rp 289,29 - penyimpanan berkas di lemari dan ortner = Rp 50 + Rp 40 = Rp 90

14 o Pencarian dokumen - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian pada ortner dan lemari penyimpanan berkas. - lain-lain jam (AC,lampu) = Rp Perhitungan - Waktu transaksi hari (menit) = Transaksi ( hari) x Waktu transaksi (menit) - Pegawai hari = [Waktu transaksi hari (menit) x pegawai jam ] / 60 menit - Lain-lain hari = [Waktu transaksi hari (menit) x Lain-lain jam ] / 60 menit + [ Lain-lain transaksi x Transaksi ( hari)] - rata-rata hari = Pegawai hari + Lain-lain hari - Rata-rata transaksi = rata-rata hari / Transaksi ( hari) - Tahunan = rata-rata hari x Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi hari (menit) / Total Waktu transaksi hari (menit) x 100% Kesimpulan : Pemrosesan Surat Keputusan (SK) secara manual dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 22 menit dan biaya sebesar Rp 4,792 transaksi. total

15 yang dibutuhkan untuk Surat Keputusan (SK) secara manual tahunnya adalah Rp 1,341,733

16 Mengurus jenjang jabatan akademik dosen Tabel 4.4 Measurement of The Current Actual Performance - Mengurus Jenjang Jabatan Akademik Dosen A B C D E F G H I J K L M Nama Proses Rata-rata transaksi ( iode) Waktu transaksi (menit) Waktu transaksi iode (menit) pegawai jam Pegawai iode Lain-lain jam Lainlain transaksi Lain-lain iode rata-rata iode Rata-rata transaksi Tahunan Usaha Tahunan (%) (BxC) (DxE/60) (DxG/60) + (HxB) (F+I) (J/B) (Jx3) (D/X) Pendistribusian daftar dosen kandidat JJA dan setujuan , , , ,514 6, , % Pengiriman surat briefing ke dosen ,500 33, ,771 43,105 2, , % Pencetakan dan pendistribusian laporan sementara KUM ,500 33, ,771 43,105 2, , % Briefing dosen kandidat JJA ,250 62, ,329 63,829 3, , % Menghubungi dosen untuk wawancara ,500 50,000 15, , ,657 7, , % Proses pengajuan JJA ke Kotis ,500 50, ,300 23,457 73,457 4, , %

17 A B C D E F G H I J K L M Nama Proses Rata-rata transaksi ( iode) Waktu transaksi (menit) Waktu transaksi iode (menit) pegawai jam Pegawai iode (BxC) (DxE/60) Lain-lain jam Lainlain transaksi Lain-lain iode (DxG/60) + (HxB) rata-rata iode Rata-rata transaksi Tahunan Usaha Tahunan (%) (F+I) (J/B) (Jx3) (D/X) Mengirimkan surat penerimaan atau penolakan ,500 33, ,771 43,105 2, , % (X) Total , , ,500 19, , , ,771 30,486 1,463, %

18 Keterangan ABC Pengurusan JJA : 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : - Pengajuan JJA dilakukan 3 kali dalam 1 tahun di mana rata-rata jumlah dosen yang diajukan iodenya sebanyak 2% dari 800 dosen yang aktif sehingga jumlah transaksi iodenya = 2% x 800 = Dalam mengurus jenjang jabatan akademik dosen, ada 8 proses utama yang dilakukan yaitu : o Pendistribusian daftar dosen kandidat JJA dan setujuan. - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit transaksi Perkiraan waktu ini dimulai dari analisis staff JJA terhadap data dan aktivitas yang dilakukan dosen sampai kepada mintaan setujuan Manager LRC dan Ketua Jurusan terhadap kandidat dosen yang diajukan. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp pencetakan daftar dosen kandidat JJA = Rp 200 o Pengiriman surat briefing ke dosen Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 10 menit transaksi Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan daftar dosen dari Jurusan, mencari informasi dosen, pembuatan surat pemberitahuan briefing, sampai kepada pengiriman surat briefing tersebut. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp

19 - lain-lain transaksi (pencetakan dan amplop) = Rp Rp 300 = Rp 500 o Pencetakan dan pendistribusian laporan sementara KUM - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 10 menit transaksi Perkiraan waktu ini dimulai dari pencarian data dosen yang akan dicetak KUMnya, hitungan dan pencetakan nilai KUM dosen sampai kepada pengiriman nilai tersebut. - lain-lain jam(komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp lain-lain transaksi (pencetakan dan amplop) = Rp Rp 300 = Rp 500 o Briefing dosen kandidat JJA - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 8 menit transaksi Perkiraan waktu ini dimulai dari pemberian informasi mengenai JJA kepada dosen, penjelasan hal-hal yang harus dilakukan oleh dosen sampai kepada tanya jawab antara dosen dengan manager LRC (yang menyampaikan briefing). Briefing ini dilakukan selama 2 jam untuk 16 dosen sehingga untuk dosennya rata waktu yang dibutuhkan = 2*60/16 = 8 menit. - lain-lain menitjam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp o Menghubungi dosen untuk wawancara - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit transaksi.

20 Perkiraan waktu ini dimulai dari pencarian data dosen yang akan diundang sampai kepada penyampaian dan konfirmasi waktu wawancara ke dosen melalui telepon. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu,telpon) = Rp Rp Rp 15,000 = Rp 15, o Proses pengajuan JJA ke Kotis - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari pencetakan berkas JJA dosen sampai kepada pengiriman berkas tersebut ke Kotis. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp lain-lain transaksi (mencetak berkas pelatihan untuk 10 dosen masing-masing 5 lembar dan amplop untuk pengiriman) = (5 x Rp200) + Rp 300 = Rp 1,300 o Mengirimkan surat penerimaan atau penolakan - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 10 menit transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan keputusan dari Kotis, mencari informasi dosen, sampai kepada pengiriman surat penerimaan atau penolakan tersebut. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp lain-lain transaksi (biaya cetak dan amplop) = Rp Rp 300 = Rp 500

21 3. Perhitungan - Waktu transaksi iode (menit) = Transaksi ( iode) x Waktu transaksi (menit) - Pegawai iode = Waktu transaksi iode (menit) x pegawai jam / 60 menit - Lain-lain iode = [Waktu transaksi iode (menit) x Lain-lain jam ] / 60 menit + [ Lain-lain transaksi x Transaksi ( iode)] - rata-rata iode = Pegawai iode + Lain-lain iode - Rata-rata transaksi = rata-rata iode / Transaksi ( iode) - Tahunan = rata-rata iode x 3 - Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi iode (menit) / Total Waktu transaksi iode (menit) x 100% Kesimpulan : Proses mengurus jenjang jabatan akademik dosen dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 98 menit dan biaya sebesar Rp 30,486 transaksi. total yang dibutuhkan untuk Proses mengurus jenjang jabatan akademik dosen tahunnya adalah Rp 1,463,314.

22 Pendaftaran pelatihan Tabel 4.5 Measurement of The Current Actual Performance - Pendaftaran Pelatihan A B C D E F G H I J K L M Nama Proses Ratarata Waktu rata- Waktu transaksi Pegawai Lainlain jam lain Tahunan Tahunan Lain- Lain-lain Rata-rata Usaha transak pegawai rata si ( transaksi jam semester semester Semester transak semester transaksi (%) semeste (menit) (menit) si r) (BxC) (DxE/60) (DxG/60) + (HxB) (F+I) (J/B) (Jx2) (D/X) Membuat rencana jadwal kegiatan pelatihan , , , ,986 19, , % Merancang brosur ,500 37, ,743 40,243 6,707 80, % Konfirmasi jadwal dengan instruktur ,500 18,750 15, ,496 42,246 7,041 84, % Konfirmasi ruangan dan fasilitas ,500 37, ,500 6,250 75, % Finalisasi rancangan brosur ,500 25, ,829 29,829 4,971 59, % Penggandaan brosur ,500 25, ,000 60,000 85,000 14, , % Penyebaran brosur ,500 37, ,400 39,900 6,650 79, % Mencatat daftar peserta yang mendaftar pelatihan ,600 12, , , , ,873 1,582, % Memeriksa jumlah peserta pelatihan ,500 6, ,582 1,097 13, %

23 A B C D E F G H I J K L M Nama Proses Ratarata transak si ( semeste r) Waktu transaksi (menit) Waktu transaksi semester (menit) pegawai jam Pegawai Semester Lainlain jam Lainlain transak si Lain-lain semester ratarata semester Rata-rata transaksi Tahunan Usaha Tahunan (%) (BxC) (DxE/60) (DxG/60) + (HxB) (F+I) (J/B) (Jx2) (D/X) Konfirmasi materi pelatihan dan kehadiran instruktur ,500 18,750 15, ,496 42,246 7,041 84, % Mengatur pengunduran jadwal pelatihan ,500 37, ,993 39,493 6,582 78, % Menghubungi peserta mengenai ubahan jadwal pelatihan ,200 12, ,000 15, , ,286 93,881 1,126, % Persiapan pelaksanaan pelatihan ,500 37, , , ,143 31, , % (X) Total 78 1,085 6, ,750 1,393,750 52,643 36, ,941 2,026, ,782 4,053, %

24 Keterangan ABC Pendaftaran Pelatihan : 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : - Pelatihan dosen dilakukan 6 kali dalam 1 semester sehingga rata-rata transakasi semester = 6 transaksi. 2. Dalam pendaftaran pelatihan dosen, ada 13 proses utama yang dilakukan mulai dari siapan brosur hingga siapan pelatihannya, yaitu : o Membuat rencana jadwal kegiatan pelatihan - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 60 menit transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai LDC menganalisis kebutuhan pelatihan bagi dosen, menentukan jadwal pelatihan sesuai dengan ketersediaan waktu yang ada dan terakhir harus meminta setujuan dari LRC Manager. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp o Merancang brosur - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit transaksi. Perkiraan waktu ini digunakan untuk membuat rancangan brosur pelatihan yang akan dibagikan kepada dosen. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp o Konfirmasi jadwal dengan instruktur - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit transaksi.

25 Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk menelepon instruktur dan melakukan konfirmasi terhadap pelatihan yang akan diadakan. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu,telpon) = Rp Rp Rp 15,000 = Rp 15, o Konfirmasi ruangan dan fasilitas - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian ruangan dan fasilitas yang tersedia dan pengisian form peminjaman. o Finalisasi rancangan brosur - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 20 menit transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari pengecekan final rancangan brosur sampai kepada mintaan setujuan dari LDC untuk rancangan tersebut. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp pencetakan brosur (berwarna) = Rp 500 o Penggandaan brosur - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 20 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang dilukan untuk menuju copy center dan menggandakan brosur pelatihan sampai kepada penyampaian instruksi kepada petugas untuk menggandakan brosur tersebut

26 - lain-lain transaksi (brosur yang digandakan 200) = Rp 50 x 200 = Rp 10,000 o Penyebaran brosur - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari mengambil hasil copy brosur di copy center dan melakukan penyebaran brosur dengan menempelkan di ruangan tertentu dan meletakkannya di akademis. - lain-lain transaksi (double tip Rp 2,400 untuk menempelkan 120 brosur, brosur yang ditempelkan 5) = 5 x Rp 2,400 / 120 = Rp 100 o Mencatat daftar peserta yang mendaftar pelatihan - Perkiraan waktu yang dibutuhkan (dosen yang mendaftar 40 orang dengan masing-masing waktu pendaftaran 15 menit) = 15 x 40 dosen = 600 menit transaksi. - lain-lain jam(komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp lain-lain transaksi (biaya cetak formulir pendaftaran Rp 200 dan biaya pena Rp 30) = Rp Rp 30 = Rp 230 o Memeriksa jumlah peserta pelatihan - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang dilukan untuk memeriksa jumlah peserta yang telah mendaftar ke dalam sistem untuk melihat apakah kapasitas minimum telah terpenuhi.

27 - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp o Konfirmasi materi pelatihan dan kehadiran instruktur - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang dilukan untuk menelepon instruktur dan melakukan konfirmasi mengenai kesediaan dan materi pelatihan yang akan dilakukan. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu,telpon) = Rp Rp Rp 15,000 = Rp 15, o Mengatur pengunduran jadwal pelatihan - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang dilukan untuk menentukan jadwal baru, mencari instruktur pengganti dan menyesuaikan jadwal baru dengan ketersediaan fasilitas dan ruangan. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp o Menghubungi peserta mengenai ubahan jadwal pelatihan - Perkiraan waktu yang dibutuhkan (dosen yang harus dihubungi 40 orang dengan masing-masing waktu telpon 5 menit) = 40 x 5 = 200 menit transaksi. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu,telpon) = Rp Rp Rp 15,000 = Rp 15, o Persiapan pelaksanaan pelatihan

28 - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang dilukan untuk melakukan pemesanan snack dan menggandakan materi pelatihan dan menyiapkan daftar hadir pelatihan. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp lain-lain untuk penggandaan materi pelatihan untuk 40 dosen, masing-masing 5 lembar dosen = Rp 100 x 40 x 5 = Rp 20,000 - lain-lain untuk melakukan pemesanan snack melalui telpon = Rp 250 x 15 = Rp 3,750 - pencetakan materi pelatihan dan daftar hadir = Rp 200 x 7 = Rp 1,400 (5 lembar materi pelatihan dan 2 lembar daftar hadir) - Total biaya lain-lain transaksi = Rp 20,000 + Rp 3,750 + Rp 1,400 = Rp 25, Perhitungan - Waktu transaksi semester (menit) = Transaksi ( semester) x Waktu transaksi (menit) - Pegawai semester = (Waktu transaksi semester (menit) x pegawai jam ) / 60 menit - Lain-lain semester = [Waktu transaksi semester (menit) x Lain-lain jam] / 60 menit+ [ Lain-lain transaksi x Transaksi ( semester)]

29 - rata-rata semester = Pegawai semester + Lain-lain semester - Rata-rata transaksi = rata-rata semester / Transaksi ( semester) - Tahunan = rata-rata semester x 2 - Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi semester (menit) / Total Waktu transaksi semester (menit) x 100% Kesimpulan : Proses pendaftaran pelatihan dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 1,085 menit dan biaya sebesar Rp 337,782 transaksi. total yang dibutuhkan untuk Proses pendaftaran pelatihan tahunnya adalah Rp 4,053,381.

30 Pengajuan cuti dan aktif kembali dosen Tabel 4.6 Measurement of The Current Actual Performance - Pengajuan Cuti Dosen A B C D E F G H I J K L M Nama Proses Ratarata transak si ( semeste r) Waktu transak si (menit) Waktu transaksi semester (menit) pegawai jam Pegawai Semester Lain-lain jam Lainlain transa ksi Lain-lain semester rata-rata semester Rata-rata transaksi Tahunan Usaha Tahunan (%) (BxC) (DxE/60) (DxG/60) + (HxB) (F+I) (J/B) (Jx2) (D/X) Mendatakan surat cuti dosen ,500 41, ,214 43,881 1,097 87, % Mengirimkan surat penolakan cuti , , , ,643 3, , % Melaporkan data cuti dosen ke WR , , , ,643 3, , % (X) Total ,400 37, ,667 1, ,000 55, ,167 8, , %

31 Keterangan ABC Pengajuan Cuti Dosen: 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : - Pengajuan cuti dilakukan oleh 5% dari 800 dosen yang aktif sehingga jumlah transaksi semester = 5% x 800 = 40 transaksi. 2. Dalam pengajuan cuti dosen, ada 3 proses utama yang dilakukan yaitu: o Mendatakan surat cuti dosen - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan surat pengajuan cuti dosen sampai kepada pendataan pengajuan cuti dosen ke sistem. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp o Mengirimkan surat penolakan cuti - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mencari data dosen dan membuat surat penolakan cuti dan mengirimkannya ke dosen. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp lain-lain transaksi (biaya pencetakan surat dan biaya amplop) = Rp Rp 300 = Rp 500 o Melaporkan data cuti dosen ke WR2 - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit transaksi.

32 Perkiraan waktu ini dimulai dari pembuatan laporan cuti dosen yang disetujui Kajur sampai kepada pengiriman laporan ke WR2. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp lain-lain transaksi (biaya pencetakan surat dan biaya amplop) = Rp Rp 300 = Rp Perhitungan - Waktu transaksi semester (menit) = Transaksi ( semester) x Waktu transaksi (menit) - Pegawai semester = Waktu transaksi semester (menit) x pegawai menit / 60 menit - Lain-lain semester = [Waktu transaksi semester (menit) x Lain-lain menit ] / 60 menit+ [ Lain-lain transaksi x Transaksi ( semester)] - rata-rata semester = Pegawai semester + Lain-lain semester - Rata-rata transaksi = rata-rata semester / Transaksi ( semester) - Tahunan = rata-rata semester x 2 - Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi semester (menit) / Total Waktu transaksi semester (menit) x 100%

33 Kesimpulan : Proses pengajuan cuti dosen dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 35 menit dan biaya sebesar Rp 8,679 transaksi. total yang dibutuhkan untuk Proses pengajuan cuti dosen tahunnya adalah Rp 694,333

34 Tabel 4.7 Measurement of The Current Actual Performance - Pengajuan Aktif Kembali Dosen A B C D E F G H I J K L M Nama Proses Rata-rata transaksi ( semester) Waktu transaksi (menit) Waktu transaksi semester (menit) pegawai jam Pegawai Semester Lain-lain jam Lain-lain transaksi Lain-lain semester rata-rata semester Rata-rata transaksi Tahunan Usaha Tahunan (%) (BxC) (DxE/60 ) (DxG/60) + (HxB) (F+I) (J/B) (Jx2) (D/X) Mendatakan pengajuan aktif kembali dosen ,500 15, ,455 1,097 32, % Memberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan ,500 46, ,991 56,866 3, , % Mengirimkan surat penolakan aktif kembali ,500 46, ,000 32,491 79,366 5, , % (X) Total , ,375 1, ,500 43, ,688 10, , %

35 Keterangan Pengajuan Aktif Kembali Dosen: 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : - Pengajuan aktif kembali dilakukan oleh 5% dari 300 dosen yang tidak aktif sehingga jumlah transaksi semester = 5% x 300 = 15 transaksi. 2. Dalam mengurus pengajuan aktif kembali dosen ini, ada 3 proses utama yang dilakukan yaitu : o Mendatakan pengajuan aktif kembali dosen - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan surat pengajuan aktif kembali dosen sampai kepada pendataan pengajuan aktif kembali dosen ke sistem. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp o Memberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mencari data dosen yang mengajukan aktif kembali sampai kepada pemberian informasi tersebut kepada jurusan. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp lain-lain transaksi (biaya pencetakan surat dan biaya amplop) = Rp Rp 300 = Rp 500

36 o Mengirimkan surat penolakan aktif kembali - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mencari data dosen yang mengajukan aktif kembali sampai kepada pemberian informasi tersebut kepada jurusan. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp lain-lain transaksi (biaya pencetakan surat, biaya amplop, dan biaya pengiriman) = Rp Rp Rp 1,500 = Rp 2, Perhitungan - Waktu transaksi semester (menit) = Transaksi ( semester) x Waktu transaksi (menit) - Pegawai semester = Waktu transaksi semester (menit) x pegawai menit / 60 menit - Lain-lain semester = [Waktu transaksi semester (menit) x Lain-lain jam] /60 menit+ [ Lain-lain transaksi x Transaksi ( semester)] - rata-rata semester = Pegawai semester + Lain-lain semester - Rata-rata transaksi = rata-rata semester / Transaksi ( semester) - Tahunan = rata-rata semester x 2

37 - Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi semester (menit) / Total Waktu transaksi semester (menit) x 100% Kesimpulan : Proses pengajuan aktif kembali dosen dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 35 menit dan biaya sebesar Rp 10,179 transaksi. total yang dibutuhkan untuk Proses pengajuan aktif kembali dosen tahunnya adalah Rp 305,375. Root Cause Analysis Digital Document Berdasarkan survei dan analisis yang kami lakukan pada bagian LRC kami menemukan bahwa bagian LRC butuh mengarsip dokumen dalam jumlah yang cukup banyak khususnya pada bagian penerimaan dosen, seti cv, surat lamaran, sertifikat dan lain sebagainya. Hal ini menyebabkan dibutuhkannya tempat pengarsipan dokumen dalam jumlah yang cukup besar, waktu yang lebih lama untuk menyimpan dan menemukan dokumen yang dibutuhkan, bahkan seringkali terjadi kesulitan dalam menemukan sertifikat dosen karena adanya mintaan yang beraneka ragam dari unit tertentu, selain itu adanya kemungkinan kerusakan, kehilangan dokumen dan dokumen tidak dapat disimpan dalam waktu yang cukup lama serta adanya kendala kecepatan pengiriman dokumen dari satu bagian ke bagian lainnya. Melihat kondisi ini, maka kami mengusulkan lu diterapkan Digital Document. Digital Document ini diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah yang kami sebutkan di atas, selain itu penggunaan Digital Document juga mampu

38 menghemat penggunaan kertas, menghemat biaya tempat penyimpanan dokumen, menjaga dokumen dari kerusakan, kehilangan, memmudah proses penyimpanan dan pencarian serta memmudah proses pengiriman dokumen dari satu bagian ke bagian lain. Kami juga mengusulkan pengembangan Database Sertifikat, dimana database ini akan menampung dan menyimpan semua sertifikat dosen yang ada secara elektronik yang akan memmudah dan memcepat proses pencarian sertifikat sesuai dengan kebutuhan. Search Engine Surat Keputusan (SK) Berdasarkan survei dan wawancara yang kami lakukan, kami menemukan bahwa Surat Keputusan (SK) yang harus dikeluarkan oleh bagian LRC tidaklah sedikit. Seringkali bagian LRC mengalami kesulitan dan menghabiskan waktu yang cukup lama untuk menemukan SK yang dibutuhkan, tentu saja hal ini akan menghambat kelancaran proses dan berdampak pada penurunan kinerja bagian LRC. Melihat kondisi ini, maka kami mengusulkan adanya SK yang akan menampung semua SK dosen, sehingga akan memmudah dan memcepat proses pencarian SK yang dibutuhkan dan berkaitan dengan aktivitas yang terjadi. Kecepatan merupakan hal penting yang harus dihatikan dalam melakukan setiap kegiatan demi tercapainya efektivitas dan efesiensi kerja. Akses JJA Online Berdasarkan survei dan wawancara yang kami lakukan pada bagian LRC dan beberapa stakeholder seti dosen, kami memberikan usulan pengembangan Akses JJA Online. Kami menemukan adanya kendala yang dihadapi para dosen dalam mengurus jenjang jabatan akademik, seti untuk mengetahui nilai KUM

39 saat ini ataupun syarat-syarat kegiatan yang harus dilakukan, berapa nilai yang harus dipenuhi, batas waktu yang tersisa untuk naik ke jenjang berikutnya serta informasi lain yang berhubungan dengan pengurusan jenjang jabatan dosen, dosen harus mendatangi ataupun menghubungi bagian LRC secara langsung untuk meminta info lebih lanjut, hal ini menyebabkan dosen tidak fleksibel dan leluasa dalam mengakses informasi yang dibutuhkan, yang tentu saja akan berdampak pada jumlah dosen homebase di BINUS University. Dengan adanya JJA Online ini diharapkan dapat memberikan layanan informasi yang lebih baik kepada para dosen, sehingga dosen dapat langsung mengakses informasi yang dibutuhkan sehubungan dengan pengurusan jenjang jabatan akademiknya secara fleksibel pada saat dibutuhkan tanpa harus mendatangi ataupun menghubungi bagian LRC secara langsung. Pada JJA Online dosen juga dapat melakukan simulasi penghitungan nilai dan mengajukan tanyaan lebih lanjut apabila ada yang kurang dimengerti, dengan demikian JJA Online diharapkan dapat memlancar dan memmudah proses pengurusan jenjang jabatan akademik dosen yang akan memberikan dampak pada peningkatan dosen homebase BINUS University. Pendaftaran Pelatihan Online Kegiatan pelatihan dosen merupakan hal penting yang harus dihatikan, karena dengan adanya pelatihan ini akan meningkatkan keahlian dan kualitas dosen dalam melakukan kegiatan pengajaran yang merupakan ujung tombak dari sebuah universitas. Berdasarkan survei dan wawancara yang kami lakukan, kami menemukan bahwa kegiatan penyelenggaraan pelatihan yang dilakukan oleh

40 bagian LRC belum mencapai tahap yang maksimal. Seringkali kurangnya informasi mengenai jadwal pelatihan dosen menjadi kendala bagi dosen untuk mengikuti pelatihan, disamping itu proses pendaftaran yang tidak fleksibel dimana dosen harus mendatangi bagian LRC dalam melakukan pendaftaran pelatihan turut mempengaruhi berkurangnya minat dosen untuk mengikuti pelatihan. Usulan Pengajuan Pelatihan Online diharapkan mampu untuk memaksimalkan kegiatan pelatihan yang diselenggarakan oleh bagian LRC. Dosen dapat mengakses informasi mengenai jadwal pelatihan dan melakukan pendaftaran secara mudah, kapan saja dan dimana saja. Pengajuan Cuti Dosen dan Aktif Kembali Online Semakin hari semakin banyak peningkatan yang terjadi pada teknologi informasi, semua itu terjadi karena manusia menginginkan suatu aktivitas yang lebih mudah dan fleksibel. Proses pengajuan cuti pada bagian LRC saat ini dirasakan kurang fleksibel, dimana dosen harus melakukan pengajuan cuti secara tertulis dengan membuat surat mohonan cuti kepada jurusan yang menyebabkan proses tersebut menjadi kurang efektif dan membutuhkan lead time yang cukup lama. Berdasarkan kondisi ini, maka kami mengusulkan adanya pengajuan cuti dan pengajuan aktif kembali dosen secara online. Adanya pengajuan cuti dan aktif kembali secara online ini membuat proses pengajuan cuti dan aktif kembali menjadi lebih fleksibel dan lebih mudah yang merupakan harapan dari semua

41 pihak. Pengajuan cuti dan aktif kembali secara online juga merupakan salah satu bentuk pelayanan yang lebih baik kepada para dosen.

42 People Capability Matrix Tabel 4.8 People Capability Matrix Knowledge Capabilities /skill Required Core Competencies Technical Competencies Key Process Busin ess Acum en Custo mer Orien tation Leade rship Adapt abilit y Plann ing & Orga nizing Meeti ng Com mitme nts Problem Solving & Decision Making Innovati on / Continu ous Improve ment Team work/ Colla borati on People Develo pment Commu nicatio n Computer Literacy English Proficie ncy Penerimaan Dosen Pelatihan Dosen Penugasan Dosen Cuti Dosen Evaluasi Jasa Dosen Jenjang Jabatan Akademik Penanganan Dosen Bermasalah Pembinaan Dosen Pemberhentian Dosen

43 Pada saat ini, adapun kemampuan karyawan dalam melakukan setiap proses yang ada di bagian Lecturer Resource Center (LRC) BINUS University adalah seti yang terlihat pada tabel People Capability Matrix. Penilaian kemampuan para karyawan adalah berkisar dari ingkat 1 sampai dengan 4, dimana angka 1 menandakan kemampuan yang dimiliki untuk melakukan setiap aktivitas adalah sebagai pemula (beginner), angka 2 berarti individual contribution, angka 3 berarti kemampuan yang dimiliki dapat dikategorikan sebagi mentor atau coach, sedangkan untuk angka tertinggi yaitu angka 4 dikategorikan sebagi role model. Setelah dilakukan proses elaborasi terhadap proses-proses utama tersebut tidak menutup adanya kemungkinan peningkatan kemampuan yang dimiliki karyawan dalam menangani setiap kegiatan, karena peningkatan proses bisnis harus diikuti dengan adanya peningkatan kemampuan ataupun skill demi tercapainya efektivitas dan efisiensi kinerja. Dapat diambil kesimpulan bahwa tabel People Capability Matrix bertujuan untuk mengetahui tingkat kemampuan karyawan dalam menyelesaikan tugasnya saat ini, kemudian dilakukan analisis kekurangan maupun kelebihan untuk selanjutnya membuat encanaan dan mengambil tindakan yang dilukan untuk memaksimalkan kinerja organisasi.

44 Available Information Matrik di bawah ini menggambarkan kebutuhan informasi atau pengetahuan dari setiap proses yang dilakukan oleh LRC. Key processes Information Categories Training Manuals Procedures Manuals System Manuals Business Rules Penerimaan Dosen Procedures Ma nua ls System Manuals Business Rules Pelatihan Dosen Baru Training Manuals Procedures Ma nua ls System Ma nua ls Business Rules Penugasan Procedures Ma nua ls System Ma nua ls Business Rules Penelitian dan Penerbitan Artikel Ilmiah Procedures Ma nua ls System Manuals Business Rules Evaluasi Jasa Procedures Ma nua ls System Manuals Business Rules Proses JJA Training Manuals Procedures Manuals System Manuals Business Rules Cuti Procedures Manuals System Manuals Business Rules Penanganan Dosen Bermasalah Procedures Manuals System Manuals Business Rules Pembinaan Dosen Training Manuals Procedures Manuals System Manuals Business Rules Pemberhenti an Procedures Manuals System Manuals Business Rules Gambar 4.1 Knowledge and Information Need Map

45 Improvement Priorities Penulisan skripsi ini memfokuskan pada pengembangan kinerja dan pelayanan Lecturer Resource Center (LRC) terhadap Dosen dan assisten yang ada di BINUS University. Lecturer Resource Center (LRC) merupakan unit yang melayani Berbagai kebutuhan dosen dari awal Proses Penerimaan, Penugasan, Evaluasi, Pelatihan, Mengurus jenjang jabatan dosen, Pembinaan sampai pada Proses Pemberhentian dosen sehingga jumlah dokumen menjadi sangat banyak, seti berkas dosen, sertifikat dosen, surat keputusan dan dokumen lainnya. o Digital Document = Improving Pada proses bisnis yang terjadi di LRC pada saat ini, terdapat banyak berkas yang diterima dan disimpan oleh LRC. Dokumen-dokumen tersebut terutama berkaitan dengan dosen, mulai dari berkas penerimaan dosen, penugasan dosen hingga ke pemberhentian dosen. Hal ini tentunya menyebabkan semakin luasnya kapasitas tempat yang dibutuhkan untuk menyimpan berkas-berkas tersebut serta lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mencari berkas-berkas tertentu. Cara yang diusulkan untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan menggunakan digital document. Dengan cara ini, semua dokumen yang ada diubah ke dalam bentuk digital sehingga tidak dibutuhkan kapasitas yang banyak untuk tempat penyimpanan dan memudahkan untuk pencarian dokumen. Dokumen yang selama ini sulit untuk dicari adalah sertifikat. Permintaan akan sertifikat dosen berdasarkan kebutuhan yang berbeda-beda (misalnya berdasarkan topik, tahun atau dosen) membuat pencarian terhadap dokumen ini menjadi sulit

46 karena penyimpanan berkas fisik hanya dapat dilakukan berdasarkan salah satu kategori. Oleh karena itu dengan adanya digital document, informasi mengenai sertifikat tersebut dapat disimpan ke dalam database tertentu sehingga akan memudahkan dalam pencarian dokumen meskipun mintaan yang diterima berbeda-beda jenis kategorinya. o Search engine Surat Keputusan = Improving Dalam proses yang sedang berjalan, LRC sering kali menerima surat-surat keputusan yang berhubungan dengan dosen. Semua berkas tersebut diarsip dan digunakan kembali ketika terdapat kejadian yang menunjuk kepada surat keputusan tersebut, misalnya ketika terjadi pelanggaran oleh dosen. Pencarian secara manual terhadap surat keputusan yang berkaitan dengan kasus tertentu, selain memakan waktu yang lebih lama juga memungkinkan adanya surat keputusan yang berhubungan luput atau tidak ditemukan. Dengan adanya search engine untuk surat keputusan maka akan memudahkan dalam pencarian, meminimalisasi luputnya surat keputusan yang dilukan dan juga tentunya berdampak pada pengembalian keputusan terhadap kasus tertentu yang semakin efektif dan efisien. o Akses JJA online = Improving Proses Jenjang Jabatan Akademik dosen yang sedang berjalan pada saat ini masih memiliki kendala yang menyebabkan kurangnya efektifitas dan efisiensi dalam proses ini. Kendala yang menyebabkan hal tersebut yaitu kurangnya komunikasi dan kurang lancarnya arus informasi antara dosen dan unit LRC (khususnya staff JJA).

47 Cara yang diusulkan untuk mengatasi hal tersebut yaitu dengan menyediakan fasilitas JJA online yang akan memlancar komunikasi dan arus informasi dari staff JJA ke dosen. Dengan menggunakan fasilitas ini, dosen dapat secara langsung mengetahui nilai KUM nya, iode berlakunya KUM, syaratsyarat yang harus dipenuhi dan apa yang harus dilakukan untuk memenuhi kekurangan nilai yang dilukan untuk menaikkan jenjang jabatan akademiknya serta melakukan simulasi penghitungan nilai dengan alternatif aktifitas yang dilakukan oleh dosen. o Pendaftaran pelatihan online = Improving Pada proses yang berjalan saat ini, LRC menginformasikan adanya pelatihan dengan menyebarkan brosur dan menghubungi dosen-dosen tertentu yang dipilih untuk diundang. Hal ini menyebabkan besarnya kemungkinan dosen tidak mengetahui adanya pelatihan tersebut karena tidak membaca brosur yang disebar. Cara yang diusulkan untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan menyediakan suatu fasilitas bagi dosen yang memungkinkan mereka untuk mengakses informasi mengenai pelatihan-pelatihan yang diadakan oleh LRC sekaligus langsung mendaftar secara online. Jika kapasitas peserta pelatihan yang telah ditentukan telah penuh maka dosen tidak dapat mendaftar pelatihan yang bersangkutan.

48 o Pengajuan Cuti dan Aktif kembali online = Improving Pada proses pengajuan cuti dan aktif kembali yang berjalan pada saat ini, dosen yang bersangkutan harus memberikan surat pengajuan cuti tertulis secara langsung kepada LRC atau kepada jurusan. Dengan adanya pengajuan cuti dan aktif kembali secara langsung maka akan memberikan keuntungan baik bagi dosen maupun LRC. Dosen dapat memproses pengajuan cuti lebih cepat karena dapat melakukannya tanpa mendatangi LRC atau jurusan secara langsung. Selain itu, LRC juga mendapatkan kemudahan karena tidak lu mendatakan kembali data dari dosen yang mengajukan cuti maupun aktif kembali. 4.2 Improvement Phase Redesigning Process Models Model yang akan dikembangkan adalah suatu model dari hasil pengembangan aplikasi, dimana dengan adanya usulan pengembangan seti digital document, search engine surat keputusan, akses JJA online, pendaftaran pelatihan online serta pengajuan cuti dan aktif kembali online akan memberikan dampak ubahan terhadap proses yang terjadi pada bagian Lecturer Resource Center. Usulan pengembangan yang ada tentu saja akan membuat proses yang terjadi pada LRC menjadi lebih efektif dan lebih efisien dibandingkan sebelumnya. Perubahan proses yang terjadi terutama terlihat pada beberapa aktivitas berikut ini

49 Proses penerimaan dosen, sebelumnya proses ini menerima dokumen dalam bentuk kertas sehingga memerlukan waktu pemrosesan yang cukup lama, mulai dari pendataan, penyimpanan sampai dengan pencarian. Dengan adanya digital document proses menjadi lebih fleksibel karena memudahkan penyimpanan dan pengiriman serta pencarian karena semuanya dilakukan secara elektronik dan terkomputerisai. Proses pencarian surat keputusan, sebelumnya memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat keputusan yang dibutuhkan sehingga menghambat kelancaran pemrosesan transaksi, dengan adanya search engine SK ini memberikan banyak kemudahan dalam pencarian SK yang dibutuhkan secara cepat dan fleksibel. Proses pengurusan JJA dosen, sebelumnya dosen harus mendatangi langsung bagian LRC untuk meminta info ataupun mengurus jenjang jabatan akademiknya, dengan adanya akses JJA secara online membuat proses pengurusan JJA menjadi lebih efektif dan fleksibel karena dosen dapat mengakses informasi dan mengajukan tanyaan melalui web. Pada proses pendaftaran pelatihan maupun pengajuan cuti dan aktif kembali, sebelumnya bagian LRC harus menggandakan dan menyebarkan brosur jadwal pelatihan, dengan adanya sistem online LRC cukup mengupload jadwal tersebut ke web. Sebelumnya dosen harus mendatangi ataupun mengirimkan surat kepada bagian LRC jika hendak melakukan pendaftaran pelatihan, pengurusan cuti atau aktif kembali, namun dengan adanya sistem online ini dosen cukup mengaksesnya melalui web dan tidak lu datang langsung

50 ataupun mengirimkan surat kepada bagian LRC. Hal ini tentu saja menunjukkan adanya pelayanan yang lebih baik kepada dosen dari pihak LRC serta peningkatan kinerja yang semakin fleksibel, efektif dan efisien. Simulation Models and Activity-Based Costing Details Digital Document o Perbandingan penggunaan waktu sebelum dan sesudah pengembangan : Tabel 4.9 Perbandingan waktu sebelum dan setelah penggunaan digital document Keterangan Waktu Lama (Menit) Waktu Baru (Menit) Penghematan (menit) Penghematan (%) Simulasi waktu % Berdasarkan tabel simulasi waktu yang ada, waktu awal untuk pemrosesan satu dokumen secara manual adalah 27 menit dan setelah adanya digital document waktu yang dilukan adalah 13 menit. Dengan demikian penghematan waktu yang dicapai dengan adanya digital document ini adalah 14 menit transaksi (51.85%). Perhitungan : Waktu current Waktu simulation x 100 = x 100% = 51.85% Waktu current 27

51 o Perbandingan penggunaan sebelum dan sesudah pengembangan: Tabel 4.10 Perbandingan biaya sebelum dan setelah penggunaan digital document. Keterangan Lama Baru Penghemata n Penghematan (%) Simulasi 6,166 2,980 3, % Berdasarkan tabel simulasi biaya yang ada, biaya awal untuk pemrosesan satu dokumen secara manual adalah Rp 6,166 dan setelah adanya digital document biaya yang dilukan adalah Rp 2,980. Dengan demikian penghematan biaya yang dicapai dengan adanya digital document ini adalah senilai Rp 3,186 transaksi (51.67%). Perhitungan : current simulation x 100 = 6,166 3,186 x 100% = 51.67% current 6,166 Search Engine Surat Keputusan (SK) o Perbandingan penggunaan waktu sebelum dan sesudah pengembangan : Tabel 4.11 Perbandingan waktu sebelum dan setelah penggunaan search engine Surat Keputusan Keterangan Waktu Lama (Menit) Waktu Baru (Menit) Penghematan (menit) Penghematan (%) Simulasi waktu % Berdasarkan tabel simulasi waktu yang ada, waktu awal untuk pemrosesan satu dokumen Surat Keputusan secara manual adalah 22 menit dan setelah

52 adanya search engine Surat Keputusan waktu yang dilukan adalah 8 menit. Dengan demikian penghematan waktu yang dicapai dengan adanya search engine Surat Keputusan ini adalah 14 menit transaksi (63.64%). Perhitungan : Waktu current Waktu simulation x 100 = 22 8 x 100% = 63.64% Waktu current 22 o Perbandingan penggunaan biaya sebelum dan sesudah pengembangan: Tabel 4.12 Perbandingan biaya sebelum dan setelah penggunaan search engine Surat Keputusan. Keterangan Lama Baru Penghematan Penghematan (%) Simulasi 4,792 1,869 2,923 61% Berdasarkan tabel simulasi biaya yang ada, biaya awal untuk pemrosesan satu dokumen Surat Keputusan secara manual adalah Rp 4,792 dan setelah adanya search engine Surat Keputusan biaya yang dilukan adalah Rp 1,869. Dengan demikian penghematan biaya yang dicapai dengan adanya search engine Surat Keputusan ini adalah senilai Rp 2,923 transaksi (61%). Perhitungan : current simulation x 100 = 4,792 1,869 x 100% = 61% current 4,792

53 Akses JJA Online o Perbandingan penggunaan waktu sebelum dan sesudah pengembangan Tabel 4.13 Perbandingan waktu sebelum dan setelah penggunaan akses JJA online Keterangan Waktu Lama (Menit) Waktu Baru (Menit) Penghematan (menit) Penghematan (%) Simulasi waktu % Berdasarkan tabel simulasi waktu yang ada, waktu awal untuk proses mengajukan jenjang jabatan akademik dosen adalah 98 menit dan setelah adanya akses JJA online waktu yang dilukan adalah 65 menit. Dengan demikian penghematan waktu yang dicapai dengan adanya akses JJA online ini adalah 33 menit transaksi (33.67%). Perhitungan : Waktu current Waktu simulation x 100 = x 100% = 33.67% Waktu current 98 o Perbandingan penggunaan biaya sebelum dan sesudah pengembangan: Tabel 4.14 Perbandingan biaya sebelum dan setelah penggunaan akses JJA online Keterangan Lama Baru Penghematan Penghematan (%) Simulasi 30,486 18,195 12, % Berdasarkan tabel simulasi biaya yang ada, biaya awal untuk proses mengajukan jenjang jabatan akademik dosen adalah Rp 30,486 dan setelah

54 adanya akses JJA online biaya yang dilukan adalah Rp 18,195. Dengan demikian penghematan biaya yang dicapai dengan adanya akses JJA online ini adalah senilai Rp 12,291 transaksi (40.32%). Perhitungan : current simulation x 100 = 30,486 18,195 x 100% = 40.32% current 30,486 Pendaftaran Pelatihan Online o Perbandingan penggunaan waktu sebelum dan sesudah pengembangan : Tabel 4.15 Perbandingan waktu sebelum dan setelah penggunaan pendaftaran pelatihan online Keterangan Waktu Lama (Menit) Waktu Baru (Menit) Penghematan (menit) Penghematan (%) Simulasi waktu 1, % Berdasarkan tabel simulasi waktu yang ada, waktu awal untuk proses siapan pelatihan dosen adalah 1,085 menit dan setelah adanya pendaftaran pelatihan online waktu yang dilukan adalah 245 menit. Dengan demikian penghematan waktu yang dicapai dengan adanya pendaftaran pelatihan online ini adalah 840 menit transaksi (77.42%). Perhitungan : Waktu current Waktu simulation x 100 = 1, x 100% = 77.42% Waktu current 1,085

55 o Perbandingan penggunaan biaya sebelum dan sesudah pengembangan: Tabel 4.16 Perbandingan biaya sebelum dan setelah penggunaan pendaftaran pelatihan online Keterangan Lama Baru Penghematan Penghematan (%) Simulasi 337,782 93, , % Berdasarkan tabel simulasi biaya yang ada, biaya awal untuk proses siapan pelatihan dosen adalah Rp 337,782 dan setelah adanya pendaftaran pelatihan online biaya yang dilukan adalah Rp 93,468. Dengan demikian penghematan biaya yang dicapai dengan adanya pendaftaran pelatihan online ini adalah senilai Rp 244,314 transaksi (72.33%). Perhitungan : current simulation x 100 = 337,782 93,468 x 100% = 72.33% current 337,782 Pengajuan Cuti Dosen dan Aktif Kembali Online o Perbandingan penggunaan waktu sebelum dan sesudah pengembangan : Tabel 4.17 Perbandingan waktu sebelum dan setelah penggunaan pengajuan cuti dosen online Keterangan Waktu Lama (Menit) Waktu Baru (Menit) Penghematan (menit) Penghematan (%) Simulasi waktu % Berdasarkan tabel simulasi waktu yang ada, waktu awal untuk proses pengajuan cuti dosen adalah 35 menit dan setelah adanya pengajuan cuti dosen

56 online waktu yang dilukan adalah 23 menit. Dengan demikian penghematan waktu yang dicapai dengan adanya pengajuan cuti dosen online ini adalah 12 menit transaksi (34.29%). Perhitungan : Waktu current Waktu simulation x 100 = x 100% = 34.29% Waktu current 35 o Perbandingan penggunaan biaya sebelum dan sesudah pengembangan: Tabel 4.18 Perbandingan biaya sebelum dan setelah penggunaan pengajuan cuti dosen online Keterangan Lama Baru Penghematan Penghematan (%) Simulasi 8,679 5,567 3, % Berdasarkan tabel simulasi biaya yang ada, biaya awal untuk proses pengajuan cuti dosen adalah Rp 8,679 dan setelah adanya pengajuan cuti dosen online biaya yang dilukan adalah Rp 5,567. Dengan demikian penghematan biaya yang dicapai dengan adanya pengajuan cuti dosen online ini adalah senilai Rp 3,112 transaksi (35.86%). Perhitungan : current simulation x 100 = 8,679 5,567 x 100% = 35.86% current 8,679

57 o Perbandingan penggunaan waktu sebelum dan sesudah pengembangan : Tabel 4.19 Perbandingan waktu sebelum dan setelah penggunaan pengajuan aktif kembali online Keterangan Waktu Lama (Menit) Waktu Baru (Menit) Penghematan (menit) Penghematan (%) Simulasi waktu % Berdasarkan tabel simulasi waktu yang ada, waktu awal untuk proses pengajuan aktif kembali dosen adalah 35 menit dan setelah adanya pengajuan aktif kembali dosen online waktu yang dilukan adalah 13 menit. Dengan demikian penghematan waktu yang dicapai dengan adanya pengajuan aktif kembali dosen online ini adalah 22 menit transaksi (62.86%). Perhitungan : Waktu current Waktu simulation x 100 = x 100% = 62.86% Waktu current 35 o Perbandingan penggunaan biaya sebelum dan sesudah pengembangan: Tabel 4.20 Perbandingan biaya sebelum dan setelah penggunaan pengajuan aktif kembali dosen online Keterangan Lama Baru Penghematan Penghematan (%) Simulasi 10,179 2,894 7, % Berdasarkan tabel simulasi biaya yang ada, biaya awal untuk proses pengajuan aktif kembali dosen adalah Rp 10,179 dan setelah adanya pengajuan aktif kembali dosen online biaya yang dilukan adalah Rp 2,894. Dengan

58 demikian penghematan biaya yang dicapai dengan adanya pengajuan aktif kembali dosen online ini adalah senilai Rp 7,285 transaksi (71.57%). Perhitungan : current simulation x 100 = 10,179 2,894 x 100% = 71.57% current 10,179

59 Future Activity Based Costing Berikut merupakan hitungan biaya terhadap aktifitas yang berjalan setelah dilakukan improvement. Digital Document Tabel 4.21 Future Activity-based Costing untuk Digital Document A B C D E F G H I J K L M Nama Proses Transaksi ( hari) Waktu transaksi (menit) Waktu transaksi hari (menit) pegawai jam Pegawa i hari Lain-lain jam Lain-lain transaksi Lain-lain hari Rata-rata rata-rata hari transaksi Tahunan Usaha Tahunan (%) (B x C) (DxE/6 0) (DxG/60) + (HxB) (F+ I) (J/B) (Jx280) (D/X) Penerimaan dan pendataan dokumen ,500 3, , ,006, % Penyimpanan dokumen ,500 5, ,058 6, ,702, % Pencarian dokumen ,500 5, , ,480, % Pengiriman dokumen ,500 8, ,983 1,118 2,515, % (X) Total ,000 21,763 3, ,182 23,946 2,980 6,704, %

60 Keterangan : Berikut ini adalah kiraan biaya yang akan digunakan pada keseluruhan hitungan Acitivity Based Costing : o pegawai jam - Gaji staff LRC diasumsikan sebesar Rp 2,000,000/ bulan untuk waktu kerja 160 jam sehingga gaji staff LRC jamnya = Rp 2,000,000/160 = Rp 12,500 - Gaji Manager LRC diasumsikan sebesar Rp 5,000,000/ bulan untuk waktu kerja 160 jam sehingga gaji Manager LRC jamnya = Rp 5,000,000/160 = Rp Rp 31,250 - Gaji Lecturer Development Coordinator diasumsikan sebesar Rp 3,000,000/ bulan untuk waktu 160 jam sehingga gaji LDC jamnya = Rp 3,000,000/160 = Rp Rp 18,750 o lain-lain jam : biaya yang dikeluarkan tergantung pada lamanya transaksi - internet Rp 250,000 untuk 1000 jam, sehingga biaya internet jamnya = 250,000/1000 = Rp listrik untuk industri 1 kwh Rp 1,500, sehingga biaya listrik Watt jamnya adalah = Rp 1,500/1000 = Rp Daya untuk 1 unit komputer 250W, daya untuk 1 unit scanner 100W, daya untuk 1 unit AC 1110W, daya untuk 1 lampu 60W (terdapat 4 lampu pada satu ruangan LRC)

61 - 1 AC dan 4 lampu dipakai bersama oleh 7 orang staff sehingga biaya listrik untuk AC dan lampu jamnya adalah = 1110+(60*4)/7*1.5= Rp listrik untuk komputer jamnya adalah = 250*1.5 = Rp listrik untuk scanner jamnya adalah = 100*1.5 = Rp150 o lain-lain transaksi : biaya yang dikeluarkan tidak tergantung pada lamanya transaksi, melainkan pada banyaknya jumlah transaksi. - Harga ortner Rp 20,000 untuk kapasitas 500 lembar sehingga biaya untuk lembar kertasnya = Rp 20,000 : 500 = Rp Harga lemari Rp 500,000 untuk kapasitas 20 ortner sehingga biaya untuk lembar kertasnya = Rp 500,000 : 20 : 500 = Rp amplop untuk pengiriman = Rp Harga scanner Rp 750,000 untuk pemakaian sebanyak 10,000 kali sehingga harga untuk lembar kertasnya = Rp 750,000/10,000 = Rp cetak lembar kertasnya Rp Harga Hard Disk Rp 800,000 dengan kapasitas 250GB sehingga biaya untuk digital document = Rp 800,000 : 250,000 : 0.2 = Rp 16 (dengan asumsi masing-masing digital document ukurannya 200KB). o Jumlah hari kerja dalam 1 tahun 280 hari - Jumlah hari dalam 1 tahun = 365 hari - Jumlah hari minggu dalam 1 tahun = 52 hari - Jumlah hari libur dalam 1 tahun diasumsikan 21 hari (3 minggu)

62 - Jumlah cuti dan cuti bersama 12 hari Jadi, jumlah hari kerja dalam 1 tahun = = 280 hari Keterangan ABC Digital Document : 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : - Rata-rata dosen yang melamar tiap tahunnya 150 dosen. - Jumlah berkas dosen 15 lembar (terdiri dari surat lamaran, curriculum vitae, ijasah, transkrip nilai, fotokopi Kartu Kelurga dan sertifikat-sertifikat) Jadi, rata-rata transaksi hari = 150*15/280 = 8 2. Dalam pemrosesan dokumen secara manual, ada 4 proses utama yang dilakukan yaitu : o Penerimaan dan pendataan dokumen. - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 2 menit transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk menerima dokumen elektronik yang dikirimkan oleh dosen serta melakukan input nama dokumen sesuai dengan kategori masing-masing dokumen ke dalam database dosen. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp o Penyimpanan dokumen. - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 3 menit transaksi

63 Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk merapikan berkas dosen, mengconvert dokumen ke dalam bentuk digital dan menyimpannya ke dalam database. - lain-lain menit (komputer,ac,lampu,scanner) = Rp Rp Rp 150 = Rp penyimpanan dokumen dalam bentuk digital ke dalam hard disk = Rp 16 - scanner = Rp 75 - lain-lain transaksi (hard disk dan scanner) = Rp 16 + Rp 75 = Rp 91 o Pencarian dokumen - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 3 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian digital document dengan memasukkan keyword yang sesuai dengan kebutuhan. - lain-lain jam(komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp o Pengiriman dokumen - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mengirimkan digital document kepada pihak yang berkepentingan. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp

64 3. Perhitungan - Waktu transaksi hari (menit) = Transaksi ( hari) x Waktu transaksi (menit) - Pegawai hari = [Waktu transaksi hari (menit) x pegawai jam ] / 60 menit - Lain-lain hari = [Waktu transaksi hari (menit) x Lain-lain jam ] / 60 menit + [ Lain-lain transaksi x Transaksi ( hari)] - rata-rata hari = Pegawai hari + Lain-lain hari - Rata-rata transaksi = rata-rata hari / Transaksi ( hari) - Tahunan = rata-rata hari x Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi hari (menit) / Total Waktu transaksi hari (menit) x 100% Kesimpulan : Pemrosesan digital document dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 13 menit dan biaya sebesar Rp 2,980 transaksi. total yang dibutuhkan untuk pemrosesan digital document tahun sebesar Rp 6,740,839.

65 Search Engine Surat Keputusan (SK) Tabel 4.22 Future Activity-based Costing untuk Search Engine Surat Keputusan (SK) A B C D E F G H I J K L M Nama Proses Waktu Transaksi transaksi ( hari) (menit) Waktu transaksi hari (menit) pegawai jam Pegawai hari Lain-lain jam Lain-lain transaksi Lain-lain hari ratarata hari Rata-rata transaksi Tahunan Usaha Tahunan (%) (B x C) (DxE/60) (DxG/60) + (HxB) (F+ I) (J/B) (Jx280) (D/X) Penerimaan dan pendataan surat keputusan , , % Penyimpanan dokumen , , % Pencarian dokumen , , % (X) Total ,500 1,667 2, ,869 1, , %

66 Keterangan ABC Search Engine Surat Keputusan (SK) : 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : - Rata-rata Surat Keputusan tahunnya 280 SK (SK Pengangkatan, SK Penugasan dan SK lainnya yang berhubungan dengan dosen, baik yang dikeluarkan oleh Rektor, Yayasan maupun DIKTI) - Jumlah hari kerja dalam 1 tahun 280 hari. Jadi, rata-rata transaksi hari = 280/280 = 1 2. Dalam pemrosesan surat keputusan secara manual, ada 3 proses utama yang dilakukan yaitu : o Penerimaan dan pendataan Surat Keputusan (SK). - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 2 menit transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk menerima Surat Keputusan (SK) dan mendatakan Surat Keputusan (SK) tersebut. - lain-lain jam (komputer, AC,lampu) = Rp Rp = Rp o Penyimpanan dokumen - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 3 menit transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mengconvert SK ke dalam bentuk digital dan menyimpannya ke dalam database, serta menyimpan berkas SK ke dalam ortner yang dimasukkan ke dalam lemari.

67 - lain-lain menit (komputer,ac,lampu,scanner) = Rp Rp Rp 150 = Rp penyimpanan dokumen dalam bentuk digital ke dalam hard disk dan berkas di lemari dan ortner = Rp 16 + (Rp 50 + Rp 40) = Rp 106 o Pencarian dokumen - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 3 menit transaksi Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian pada search engine SK. - lain-lain jam (komputer, AC,lampu) = Rp Rp = Rp Perhitungan - Waktu transaksi hari (menit) = Transaksi ( hari) x Waktu transaksi (menit) - Pegawai hari = [Waktu transaksi hari (menit) x pegawai jam ] / 60 menit - Lain-lain hari = [Waktu transaksi hari (menit) x Lain-lain jam ] / 60 menit + [ Lain-lain transaksi x Transaksi ( hari)] - rata-rata hari = Pegawai hari + Lain-lain hari - Rata-rata transaksi = rata-rata hari / Transaksi ( hari) - Tahunan = rata-rata hari x 280

68 - Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi hari (menit) / Total Waktu transaksi hari (menit) x 100% Kesimpulan : Pemrosesan Surat Keputusan (SK) dengan menggunakan search engine SK dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 8 menit dan biaya sebesar Rp 1,869 transaksi. total yang dibutuhkan untuk search engine Surat Keputusan (SK) tahunnya adalah Rp 523,247.

69 Akses JJA online Tabel 4.23 Future Activity-based Costing untuk Akses JJA online A B C D E F G H I J K L M Nama Proses Rata-rata transaksi ( iode) Waktu transaksi (menit) Waktu transaksi iode (menit) pegawai jam Pegawai iode Lain-lain jam Lain-lain transaksi Lain-lain iode rata-rata iode Rata-rata transaksi Tahunan Usaha Tahunan (%) (BxC) (DxE/60) (DxG/60) + (HxB) (F+I) (J/B) (Jx3) (D/X) Pendistribusian daftar dosen kandidat JJA dan setujuan , , , ,514 6, , % Pemberitahuan briefing ke dosen (melalui JJA online) ,500 16, ,219 17,886 1,118 53, % Pendistribusian nilai KUM (melalui JJA online) ,500 16, ,219 17,886 1,118 53, % Briefing dosen kandidat JJA dan upload video briefing ,250 31, ,250 20,664 51,914 3, , %

70 A B C D E F G H I J K L M Nama Proses Rata-rata transaksi ( iode) Waktu transaksi (menit) Waktu transaksi iode (menit) pegawai jam Pegawai iode Lain-lain jam Lain-lain transaksi Lain-lain iode rata-rata iode Rata-rata transaksi Tahunan Usaha Tahunan (%) (BxC) (DxE/60) (DxG/60) + (HxB) (F+I) (J/B) (Jx3) (D/X) Memberitahukan jadwal wawancara dosen (melalui JJA online) ,500 16, ,219 17,886 1,118 53, % Proses pengajuan JJA ke Kotis ,500 50, ,300 23,457 73,457 4, , % Memberitahukan status pengajuan JJA (diterima atau ditolak) (melalui JJA online) ,500 3, , , % (X) Total , , ,583 5, ,750 56, ,120 18, , %

71 Keterangan ABC Akses JJA Online : 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : - Pengajuan JJA dilakukan 3 kali dalam 1 tahun di mana rata-rata jumlah dosen yang diajukan iodenya sebanyak 2% dari 800 dosen yang aktif sehingga jumlah transaksi iodenya = 2% x 800 = Dalam mengurus jenjang jabatan akademik dosen, ada 8 proses utama yang dilakukan yaitu : o Pendistribusian daftar dosen kandidat JJA dan setujuan. - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit transaksi Perkiraan waktu ini dimulai dari analisis staff JJA terhadap data dan aktivitas yang dilakukan dosen sampai kepada mintaan setujuan Manager LRC terhadap kandidat dosen yang diajukan. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp pencetakan daftar dosen kandidat JJA = Rp 200 o Pemberitahuan briefing dosen (melalui JJA online) - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit transaksi - Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan daftar dosen dari Jurusan, mencari informasi dosen, dan upload pemberitahuan briefing ke website LRC. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp

72 o Pendistribusian nilai KUM (melalui JJA online) - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit transaksi Perkiraan waktu ini dimulai dari pencarian data dosen yang akan dicetak KUMnya sampai kepada upload nilai KUM ke website LRC. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp o Briefing dosen kandidat JJA dan upload video - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 3.75 menit transaksi (briefing selama 60 menit untuk 16 dosen) Perkiraan waktu ini dimulai dari penjelasan hal-hal yang harus dilakukan oleh dosen sampai kepada tanya jawab antara dosen dengan manajer LRC (yang menyampaikan briefing). Penyampaian informasi mengenai JJA hanya sedikit dilakukan karena informasi tersebut sudah terdapat di website LRC, yaitu melalui video briefing. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp pembuatan video briefing adalah sebesar Rp 3,000,000 dan dapat digunakan oleh 800 dosen selama 3 iode pengajuan JJA, sehingga biaya video transaksi adalah Rp 3,000,000 / 800 / 3 = Rp 1,250 o Memberitahukan jadwal wawancara dosen (melalui JJA online) - Perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan satu transaksi adalah 5 menit.

73 Perkiraan waktu ini dimulai dari pencarian data dosen yang akan diundang sampai kepada upload waktu wawancara ke dosen melalui website LRC. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp o Proses pengajuan JJA ke Kotis - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari pencetakan berkas JJA dosen sampai kepada pengiriman berkas tersebut ke Kotis. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp lain-lain transaksi (mencetak berkas pelatihan sebanyak 5 lembar dan amplop untuk pengiriman) = (5 x Rp200 + Rp 300) = Rp 1,300 o Memberitahukan status pengajuan JJA (melalui JJA online) - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 1 menit transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan keputusan dari Kotis, mencari informasi dosen, sampai kepada upload status pengajuan JJA ke dosen melalui website LRC. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp

74 3. Perhitungan - Waktu transaksi iode (menit) = Transaksi ( iode) x Waktu transaksi (menit) - Pegawai iode = Waktu transaksi iode (menit) x pegawai jam / 60 menit - Lain-lain iode = [Waktu transaksi iode (menit) x Lain-lain jam ] / 60 menit + [ Lain-lain transaksi x Transaksi ( iode)] - rata-rata iode = Pegawai iode + Lain-lain iode - Rata-rata transaksi = rata-rata iode / Transaksi ( iode) - Tahunan = rata-rata iode x 3 - Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi iode (menit) / Total Waktu transaksi iode (menit) x 100% Kesimpulan : Proses mengurus jenjang jabatan akademik dosen dengan akses JJA online dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 65 menit dan biaya sebesar Rp 18,195 transaksi. total yang dibutuhkan untuk proses mengurus jenjang jabatan akademik dosen dengan akses JJA online tahunnya adalah Rp 873,360.

75 Pendaftaran pelatihan online Tabel 4.24 Future Activity-based Costing untuk Pendaftaran Pelatihan Online A B C D E F G H I J K L M Nama Proses Rata-rata transaksi ( semester) Waktu transaksi (menit) Waktu transaksi semester (menit) pegawai jam Pegawai Semester Lain-lain jam Lain-lain transaksi Lain-lain semester rata-rata semester Rata-rata transaksi Tahunan Usaha Tahunan (%) (BxC) (DxE/60) (DxG/60) + (HxB) (F+I) (J/B) (Jx2) (D/X) Membuat rencana jadwal kegiatan pelatihan , , , ,986 19, , % Merancang brosur ,500 37, ,743 40,243 6,707 80, % Konfirmasi jadwal dengan instruktur ,500 18,750 15, ,496 42,246 7,041 84, % Konfirmasi ruangan dan fasilitas ,500 37, ,500 6,250 75, % Finalisasi rancangan brosur ,500 25, ,829 29,829 4,971 59, % Upload brosur (melalui pendaftaran online) ,500 6, ,707 1,118 13, % Memeriksa jumlah peserta pelatihan ,500 6, ,707 1,118 13, %

76 A B C D E F G H I J K L M Nama Proses Rata-rata transaksi ( semester) Waktu transaksi (menit) Waktu transaksi semester (menit) pegawai jam Pegawai Semester (BxC) (DxE/60) Konfirmasi materi pelatihan dan kehadiran instruktur ,500 18,750 Lain-lain jam Lain-lain transaksi Lain-lain semester rata-rata semester Rata-rata transaksi Tahunan Usaha Tahunan (%) (DxG/60) + (HxB) (F+I) (J/B) (Jx2) (D/X) 15, ,496 42,246 7,041 84, % Mengatur pengunduran jadwal pelatihan ,500 37, ,993 39,493 6,582 78, % Menghubungi peserta mengenai ubahan jadwal pelatihan (melalui pendaftaran online) ,500 6, ,707 1,118 13, % Persiapan pelaksanaan pelatihan ,500 37, , , ,143 31, , % (X) Total , , ,750 38,393 25, , ,807 93,468 1,121, %

77 Keterangan Pendaftaran Pelatihan Online : 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : - Pelatihan dosen dilakukan 6 kali dalam 1 semester sehingga rata-rata transakasi semester = 6 transaksi. 2. Dalam pendaftaran pelatihan dosen, ada 13 proses utama yang dilakukan mulai dari siapan brosur hingga siapan pelatihannya, yaitu : o Membuat rencana jadwal kegiatan pelatihan - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 60 menit transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai LDC menganalisis kebutuhan pelatihan bagi dosen, menentukan jadwal pelatihan sesuai dengan ketersediaan waktu yang ada dan terakhir harus meminta setujuan dari LRC Manager. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp o Merancang brosur - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit transaksi. Perkiraan waktu ini digunakan untuk membuat rancangan brosur pelatihan dosen. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp o Konfirmasi jadwal dengan instruktur - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit transaksi.

78 Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk menelepon instruktur dan melakukan konfirmasi terhadap pelatihan yang akan diadakan. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu,telpon) = Rp Rp Rp 15,000 = Rp 15, o Konfirmasi ruangan dan fasilitas - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian ruangan dan fasilitas yang tersedia dan pengisian form peminjaman. o Finalisasi rancangan brosur - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 20 menit transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari pengecekan final rancangan brosur sampai kepada mintaan setujuan dari LDC untuk rancangan tersebut. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp pencetakan brosur (berwarna) = Rp 500 o Upload brosur melalui pelatihan online - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk upload brosur pelatihan ke website LRC.

79 - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp o Memeriksa jumlah peserta pelatihan - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang dilukan untuk memeriksa jumlah peserta yang telah mendaftar ke dalam sistem untuk melihat apakah kapasitas minimum telah terpenuhi. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp o Konfirmasi materi pelatihan dan kehadiran instruktur - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang dilukan untuk menelepon instruktur dan melakukan konfirmasi mengenai kesediaan dan materi pelatihan yang akan dilakukan. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu,telpon) = Rp Rp Rp 15,000 = Rp 15, o Mengatur pengunduran jadwal pelatihan - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang dilukan untuk menentukan jadwal baru, mencari instruktur pengganti dan menyesuaikan jadwal baru dengan ketersediaan fasilitas dan ruangan. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp

80 o Menghubungi peserta mengenai ubahan jadwal pelatihan melalui pelatihan online - Perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan satu transaksi adalah 5 menit Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang dilukan untuk mengupload ubahan jadwal pelatihan dosen pada web LRC. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp o Persiapan pelaksanaan pelatihan - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang dilukan untuk melakukan pemesanan snack dan menggandakan materi pelatihan dan menyiapkan daftar hadir pelatihan. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp lain-lain untuk penggandaan materi pelatihan untuk 40 dosen, masing-masing 5 lembar dosen = Rp 100 x 40 x 5 = Rp 20,000 - lain-lain untuk melakukan pemesanan snack melalui telpon = Rp 250 x 15 = Rp 3,750 - pencetakan materi pelatihan dan daftar hadir = Rp 200 x 7 = Rp 1,400 (5 lembar materi pelatihan dan 2 lembar daftar hadir)

81 Total biaya lain-lain transaksi = Rp 20,000 + Rp 3,750 + Rp 1,400 = Rp 25, Perhitungan - Waktu transaksi semester (menit) = Transaksi ( semester) x Waktu transaksi (menit) - Pegawai semester = (Waktu transaksi semester (menit) x pegawai jam ) / 60 menit - Lain-lain semester = [Waktu transaksi semester (menit) x Lain-lain jam] / 60 menit + [ Lain-lain transaksi x Transaksi ( semester)] - rata-rata semester = Pegawai semester + Lain-lain semester - Rata-rata transaksi = rata-rata semester / Transaksi ( semester) - Tahunan = rata-rata semester x 2 - Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi semester (menit) / Total Waktu transaksi semester (menit) x 100% Kesimpulan : Proses pendaftaran pelatihan online dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 245 menit dan biaya sebesar Rp 93,468 transaksi. total yang dibutuhkan untuk proses pendaftaran pelatihan online tahunnya adalah Rp 1,121,614.

82 Pengajuan cuti dosen dan aktif kembali online Tabel 4.25 Future Activity-based Costing untuk Pengajuan Cuti Dosen Online A B C D E F G H I J K L M Nama Proses Rata-rata transaksi ( semester) Waktu transaksi (menit) Waktu transaksi semester (menit) pegawai jam Pegawai Semester Lain-lain jam Lain-lain transaksi Lain-lain semester rata-rata semester Ratarata transaksi Tahunan Usaha Tahunan (%) (BxC) (DxE/60) (DxG/60) + (HxB) (F+I) (J/B) (Jx2) (D/X) Mengubah status dosen , ,329 26, , % Konfirmasi status dosen (melalui pengajuan cuti online) , ,048 44,714 1,118 89, % Melaporkan data cuti dosen ke WR , , ,643 3, , % (X) Total ,667 2, , ,686 5, , %

83 Keterangan ABC Pengajuan Cuti Dosen Onlien : 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : - Pengajuan cuti dilakukan oleh 5% dari 800 dosen yang aktif sehingga jumlah transaksi semester = 5% x 800 = 40 transaksi. 2. Dalam pengajuan cuti dosen, ada 3 proses utama yang dilakukan yaitu : o Mengubah status dosen - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 3 menit transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan pengajuan cuti dosen di website LRC sampai kepada pengubahan status dosen di database dosen. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp o Konfirmasi status dosen melalui pengajuan cuti online - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mencari data dosen yang akan dikonfimasi statusnya dan upload konfirmasi status dosen. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp o Melaporkan data cuti dosen ke WR2 - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari pembuatan laporan cuti dosen yang disetujui Kajur sampai kepada pengiriman laporan ke WR2.

84 - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp lain-lain transaksi (biaya pencetakan surat dan biaya amplop) = Rp Rp 300 = Rp Perhitungan - Waktu transaksi semester (menit) = Transaksi ( semester) x Waktu transaksi (menit) - Pegawai semester = Waktu transaksi semester (menit) x pegawai menit / 60 menit - Lain-lain semester = [Waktu transaksi semester (menit) x Lain-lain menit ] / 60 menit+ [ Lain-lain transaksi x Transaksi ( semester)] - rata-rata semester = Pegawai semester + Lain-lain semester - Rata-rata transaksi = rata-rata semester / Transaksi ( semester) - Tahunan = rata-rata semester x 2 - Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi semester (menit) / Total Waktu transaksi semester (menit) x 100% Kesimpulan : Proses pengajuan cuti dosen online dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 23 menit dan biaya sebesar Rp 5,567 transaksi. total yang dibutuhkan untuk proses pengajuan cuti dosen online tahunnya adalah Rp 445,371.

85 Tabel 4.26 Future Activity-based Costing untuk Pengajuan Aktif Kembali Online A B C D E F G H I J K L M Nama Proses Rata-rata Waktu transaksi transaksi ( (menit) semester) Waktu transaksi semester (menit) pegawai jam Pegawai Semester Lain-lain jam Lainlain transaksi Lain-lain semester rata-rata semester Rata-rata transaksi Tahunan Usaha Tahunan (%) (BxC) (DxE/60) (DxG/60) + (HxB) (F+I) (J/B) (Jx2) (D/X) Mengubah status dosen , , , % Memberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan , ,143 16,768 1,118 33, % Konfirmasi status dosen (melalui pengajuan aktif kembali online) , ,143 16,768 1,118 33, % (X) Total ,625 2, ,784 43,409 2,894 86, %

86 Keterangan ABC Pengajuan Aktif Kembali Online : 1. Perkiraan jumlah transaksi Perkiraan jumlah transaksi didapat dari : - Pengajuan aktif kembali dilakukan oleh 5% dari 300 dosen yang tidak aktif sehingga jumlah transaksi semester = 5% x 300 = 15 transaksi. 2. Dalam mengurus pengajuan aktif kembali dosen ini, ada 3 proses utama yang dilakukan yaitu : o Mengubah status dosen - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 3 menit transaksi. Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan pengajuan aktif kembali dosen di website LRC sampai kepada pengubahan status dosen di database dosen. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu) = Rp Rp = Rp o Memberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit transaksi. Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mencari data dosen yang aktif sampai kepada pemberian informasi tersebut kepada jurusan. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp o Konfirmasi status dosen melalui pengajuan aktif kembali online - Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit transaksi.

87 Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mencari data dosen yang akan dikonfimasi statusnya dan upload konfirmasi status dosen. - lain-lain jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp Rp Rp 250 = Rp Perhitungan - Waktu transaksi semester (menit) = Transaksi ( semester) x Waktu transaksi (menit) - Pegawai semester = Waktu transaksi semester (menit) x pegawai menit / 60 menit - Lain-lain semester = [Waktu transaksi semester (menit) x Lain-lain jam] /60 menit+ [ Lain-lain transaksi x Transaksi ( semester)] - rata-rata semester = Pegawai semester + Lain-lain semester - Rata-rata transaksi = rata-rata semester / Transaksi ( semester) - Tahunan = rata-rata semester x 2 - Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi semester (menit) / Total Waktu transaksi semester (menit) x 100% Kesimpulan : Proses pengajuan aktif kembali dosen online dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 13 menit dan biaya sebesar Rp 2,894 transaksi. total yang

88 dibutuhkan untuk Proses pengajuan aktif kembali dosen tahunnya adalah Rp 86,818. People Capability Matrix and Capacity Planning Berikut ini adalah tabel People Capability Matrix yang diharapkan setelah proses elaborasi berlangsung yang berfungsi untuk mengetahui kemampuan yang dilukan untuk menjalankan sistem baru. Berdasarkan tabel tersebut dapat terlihat bahwa terjadi beberapa peningkatan kemampuan pada sumber daya manusia (orang) yang terkait, sehubungan dengan usulan pengembangan yang dilakukan.

89 People Capability Matrix Tabel 4.27 New People Capability Matrix Key Process Knowledg e Capabiliti es/skill Required Busine ss Acume n Custo mer Orient ation Lead ershi p Adap tabili ty Core Competencies Planni ng & Organ izing Meetin g Comm itments Problem Solving & Decision Making Innovati on / Continuo us Improve ment Tea mwo rk/c ollab orati on Peop le Deve lopm ent Co m mu nic ati on Technical Competenci es Penerimaan Dosen Pelatihan Dosen Penugasan Dosen Cuti Dosen Evaluasi Jasa Dosen Jenjang Jabatan Akademik Penanganan Dosen Bermasalah Pembinaan Dosen Pemberhentian Dosen Com puter Liter acy Engli sh Profi cienc y

90 Capacity Planning Perbedaan antara People Capability Matrix yang berjalan dengan People Capability Matrix yang tampak setelah adanya usulan elaborasi terletak pada : Digital document akan didukung oleh Information Technology (IT) yang menyediakan database untuk menampung dan menyimpan semua sertifikat dosen serta mengelompokkannya berdasarkan kebutuhan. Digital document ini tentu saja banyak berpengaruh terhadap efektivitas dan efesiensi kerja bagian penerimaan, dimana proses penyimpanan dan pencarian menjadi lebih mudah dan cepat, begitu juga dengan lead time pengiriman akan semakin berkurang. Manfaat-manfaat yang ada tidak hanya dirasakan oleh bagian LRC, dosen maupun calon dosen juga mendapatkan manfaat dari digital document ini, calon dosen akan lebih fleksibel dalam mengirimkan berkas-berkas yang dibutuhkan kepada bagian LRC. Proses pengurusan jenjang jabatan akademik dosen akan didukung dengan adanya akses JJA online yang berbasis web. Dengan diterapkannya akses JJA online ini diharapkan mampu meningkatkan dosen homebase yang ada di BINUS University. Dari pihak pengurusan jenjang jabatan akademik dosen, mereka akan mendapatkan kemudahan dalam hal sosialisasi dan penyebaran informasi kepada para dosen, selain itu mereka juga lebih fleksibel dalam menanggapi tanyaan yang diajukan dosen seputar JJA. Pada pihak dosen tentu saja mendapatkan peningkatan pelayanan yang lebih baik, mereka dapat mengakses informasi yang dibutuhkan jauh lebih mudah dan fleksibel daripada

91 sebelumnya, mereka dapat mengajukan tanyaan tanpa harus mendatangi bagian LRC. Proses bisnis pada pelatihan dosen akan ditingkatkan dengan adanya pengajuan pelatihan secara online melalui web. Jadwal pelatihan yang akan diselenggarakan oleh bagian LRC akan diinformasikan kepada seluruh dosen melalui web, dengan demikian tidak lu mencetak, menggandakan maupun menyebarkan brosur pelatihan, tentu saja hal ini membuat pekerjaan karyawan menjadi lebih efektif dan efisien. Informasi pelatihan melalui web ini juga mampu mengantisipasi kemungkinan adanya dosen yang tidak mendapat informasi tersebut, dengan demikian jumlah dosen yang mengikuti pelatihan akan semakin meningkat. Bagi dosen, dengan adanya pengajuan pelatihan secara online membawakan banyak manfaat dan kemudahan. Dosen lebih mudah dalam mengakses informasi mengenai jadwal pelatihan dan informasi lain seputar pelatihan, lebih fleksibel dan mudah untuk melakukan pendaftaran karena tidak lu mendatangi bagian LRC dan bisa langsung mendaftar melalui web. Manfaat yang dirasakan oleh bagian pelatihan dosen juga dirasakan dalam proses cuti dan aktif kembali dosen, dimana dosen dapat melakukan pengajuan cuti dan aktif kembali secara online melalui web. Hal ini tentu saja akan memberikan banyak kemudahan bagi para dosen dalam mengajukan cuti maupun aktif kembali, sama halnya dengan pendaftaran pelatihan, dosen tidak lu mendatangi ataupun mengirim surat kepada jurusan maupun bagian LRC tetapi cukup mengakses informasi melalui web dan mengajukan cuti atau aktif

92 kembali di web itu pula. Proses pengurusan cuti dosen dan aktif kembali akan menjadi lebih efektif dan efisien. Selanjutnya akan dibahas mengenai penerapan search engine Surat Keputusan (SK) yang didukung oleh information technology (IT) dengan menyediakan database untuk menampung dan menyimpan semua bentuk Surat Keputusan (SK) dosen, baik itu SK penugasan, pelanggaran maupun SK lainnya. Dengan adanya search engine ini, akan memmudah dan memcepat proses pencarian SK yang dibutuhkan dan sesuai dengan proses yang dilakukan. Kecepatan merupakan hal yang sangat penting pada masa sekarang ini, kecepatan pemrosesan transaksi menjadi tolak ukur bagi kemajuan dan kembangan sebuah proses bisnis. Tabel 4.28 Summary Gap Analysis PCM Skill/Pengetahuan Nilai Sebelum Elaborasi Nilai Sesudah Elaborasi Nilai Gap Analysis Penerimaan Dosen Computer Literacy JJA Dosen Computer Literacy Pelatihan Dosen Computer Literacy Cuti Dosen dan Aktif Kembali Computer Literacy 1 2-1

93 Berdasarkan peningkatan kemampuan yang terjadi dengan adanya usulan pengembangan seti yang ditampilkan dalam tabel Summary Gap Analysis PCM, maka lu diambil beberapa tindakan untuk mengimbangi peningkatan kemampuan tersebut, yaitu : - Perlu adanya pelatihan dan peningkatan skill karyawan mengenai pengembangan yang dilakukan yaitu mengenai Digital Document, Akses JJA Online, Pengajuan Pelatihan Online, Pengajuan Cuti dan Aktif Kembali Online serta Search Engine Surat Keputusan (SK), khususnya mengenai cara kerja dan bagaimana menjalankannya. Hal ini dilukan mengingat frekuensi penggunaan komputer yang semakin meningkat serta meningkatnya komunikasi secara elektronik, dengan demikian karyawan diharapkan mampu untuk mengelola sistem yang ada dengan semaksimal mungkin sehingga dapat mencapai efektivitas dan efisiensi dalam pekerjaan. - Perlu adanya sosialisasi kepada para pengguna ataupun pihak-pihak yang terkait, khususnya dosen karena mereka akan terlibat langsung dalam penggunaan usulan pengembangan tersebut. - Perlu adanya evaluasi berkelanjutan terhadap usulan yang dikembangkan, dengan tujuan untuk mengidentifikasikan kekurangan dan ketertinggalan sehingga dapat dilakukan inovasi dan pengembangan secara terus-menerus. - Karena usulan pengembangan berorientasi pada customer maka sistem yang dikembangkan harus dirancang secara sederhana dan fleksibel sehingga mudah dipahami dan digunakan.

94 Feasibility Validation and Gap Analysis Pengimplementasian Digital Document, Search Engine Surat Keputusan (SK), Akses JJA Online, Pelatihan Online serta Pengajuan cuti dosen dan aktif kembali secara online memberikan dampak pada peningkatan kemampuan karyawan dalam penggunaan komputer (computer literacy) pada keseluruhan proses bisnis bagian Lecturer Resource Center khususnya pada proses penerimaan dosen, pengurusan jenjang jabatan akademik dosen, pelatihan dosen serta pengajuan cuti dan aktif kembali dosen. Hal ini dapat terlihat dari frekuensi penggunaan komputer yang semakin meningkat baik dalam pengelolaan maupun pemrosesan setiap transaksi pada bagian LRC, peningkatan frekuensi penggunaan ini tentu saja harus diimbangi dengan adanya peningkatan skill atau keahlian komputer karena dilukan pemahaman yang lebih baik mengenai komputer khususnya dalam menjalankan aplikasi yang diusulkan tersebut, sehingga mampu mendukung kelancaran kerja pada bagian Lecturer Resource Center secara keseluruhan. Peningkatan frekuensi penggunaan komputer yang diiringi dengan peningkatan skill dan kemampuan penggunaan komputer setiap karyawan yang terlibat diharapkan mampu meningkatkan kinerja bagian Lecturer Resource Center secara keseluruhan, sehingga mampu mencapai efesiensi dan efektivitas. An Update Business Case Dari hasil simulasi terhadap waktu dan biaya maka dapat dilihat bahwa pengembangan ini memberikan keuntungan terhadap penggunaan waktu dan

95 penghematan biaya pada bagian Lecturer Resource Center. Selain itu usulan pengembangan juga mampu untuk meningkatkan pelayanan yang lebih baik dan fleksibel kepada dosen. Keuntungan ini tentu saja akan memberikan dampak positif pada peningkatan kinerja pada bagian Lecturer Resource Center. 4.3 People and Technology Development Phase Dissection and Amalgamation of New Process Into Activities Processes Digital Document Dengan diterapkannya digital document akan membawa dampak pengurangan pada beberapa proses terkait yang berfungsi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja bagian terkait. Bagian ekrutan dosen ataupun bagian lainnya tidak lu menerima dokumen dalam bentuk kertas, tidak lu melakukan penyimpanan dokumen/berkas lamaran dosen dan lainnya ke dalam outner atau lemari dan tentu saja tidak lu bersusah payah mencari dokumen apabila dibutuhkan karena metode pencarian sudah terkomputerisasi, pengguna cukup melakukan searching maka dengan mudah dokumen akan ditemukan. Begitu juga dengan pengiriman dokumen ke bagian lain, pengguna bisa mengirimkannya secara elektronik sehingga akan menghemat pemakaian waktu. Search Engine SK Sama halnya dengan digital document, dengan adanya search engine SK pengguna tidak lu bersusah payah untuk menemukan surat keputusan yang dibutuhkan, karena pengguna dapat melakukan pencarian surat keputusan secara

96 terkomputerisasi dengan berbagai kriteria pencarian dan dengan mudah SK yang dibutuhkan dapat ditemukan dengann cepat. Akses JJA Online Penerapan akses JJA online juga memberikan dampak pada pengurangan proses terkait, dimana dosen tidak lu mendatangi bagian LRC untuk meminta info mengenai nilai KUM maupun info lain menjenai pengurusan jenjang jabatan akademik, dosen dapat memberikan tanyaan melalui web dan akan dijawab oleh bagian pengurusan JJA melalui web juga sesuai dengan waktu yang tersdia sehingga tidak menggangu pekerjaan lainnya, staf LRC juga tidak lu mencetak KUM buat dosen karena dapat diakses langsung oleh dosen melalui web. Pendaftaran Pelatihan Online Adanya pendaftaran pelatihan secara online banyak memberikan kemudahan pada proses terkait, dimana staf LRC tidak lu menggandakan dan menyebarkan brosur pelatihan karena brosur cukup di upload ke web dan dapat dengan mudah diakses oleh dosen, staf LRC juga tidak lu meluangkan waktu khusus untuk melayani pendaftaran dosen karena dosen dapat melakukan pendaftaran secara langsung melalui web. Tentu saja hal ini memlihatkan adanya peningkatan pelayanan terhadap dosen Pengajuan Cuti dan Aktif Kembali Online Dapat dilakukannya pengajuan cuti dan aktif kembali secara online memberikan banyak kemudahan pada pemrosesan transaksi terkait, karena bagian LRC ataupun jurusan tidak lu mengolah surat cuti maupun aktif kembali dari dosen sebab pengajuan cuti sudah dilakukan langsung melalui web dan tidak dalam

97 bentuk surat, pemberitahuan setujuan cuti ataupun penolakan cuti juga dapat dengan mudah dilakukan karena cukup mengisinya pada web. Dosen juga mendapatkan manfaat yaitu dapat dengan mudah dan fleksibel mengajukan cuti dan aktif kembali karena cukup mengisinya melalui web dan tidak lu mendatangi LRC ataupun jurusan. Structure Aturan aksestabilitas pengguna pada pengajuan JJA, cuti dan aktif kembali serta pelatihan secara online,antara lain: Seluruh dosen aktif dapat melakukan pengaksesan terhadap keseluruhan web, sedangkan untuk dosen non aktif hanya dapat mengkases bagian pengajuan aktif kembali. Setiap dosen memiliki kode login dan password masing-masing, sehingga kerahasiaan data pribadi dosen yang bersangkutan dapat terjaga. Staf bagian LRC juga dapat mengkases web untuk memasukkan data dan informasi yang berhubungan dan dibutuhkan oleh dosen, serta menjawab tanyaan yang masuk sesuai dengan bidang masing-masing. Untuk search engine SK dan digital document dapat diakses oleh seluruh staf LRC, dimana digital document dapat berhubungan dengan bagian lain seti jurusan dan lain sebagainya sehingga dapat dilakukannya pengiriman dokumen secara elektronik.

98 Informasi yang tersimpan dalam digital document adalah keseluruhan dokumen yang ada akan disimpan secara digital baik itu dokumen lamaran dosen, sertifikat dosen dan lain sebagainya, sehingga memudahkan penyimpanan, pencarian dan pengiriman. Pada web akan menyimpan informasi mengenai nilai KUM dosen, informasi jenjang jabatan, jenjang saat ini, simulasi nilai, history dosen baik itu cuti, pelatihan maupun lainnya, informasi jadwal pelatihan, pendaftaran pelatihan, informasi status cuti, pengajuan cuti dan aktif kembali. Untuk search engine akan menyimpan informasi mengenai berbagai macam dan bentuk surat keputusan, yang dapat dicari dengan berbagai kriteria. People Pengembangan Sumber Daya Manusia merupakan sebuah fase yang krusial di dalam proses pengimplementasian BPM karena tanpa adanya dukungan kemampuan dan keinginan dari Sumber Daya Manusia yang ada, maka pengimplementasian BPM ini tidak akan berhasil. Tujuan dilakukannya pengembangan Sumber Daya Manusia ini dimaksudkan agar seluruh pihak terkait memiliki kesiapan untuk beradaptasi dengan proses yang baru. Adanya usulan pengembangan yang dilakukan menyebabkan terjadinya gap antara skill dan kemampuan current dengan kebutuhan skill dan pengetahuan untuk sistem yang baru. Oleh karena itu lu dilakukan pelatihan dan peningkatan kemampuan kepada para pengguna mengenai sistem yang diusulkan, sehingga dapat dimanfaatkan secara baik untuk mencapai hasil yang maksimal.

99 Redesigned Role Descriptions and Goals - Responsible pihak yang menjalankan suatu aktivitas. - Accountable pihak yang menyetujui dilakukannya suatu aktivitas. - Support pihak yang menyediakan sumber daya dan informasi untuk mendukung aktivitas yang dilakukan. - Consult pihak yang memiliki informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas. - Inform pihak yang harus diberitahukan/diinformasikan atas suatu aktivitas yang dilakukan. Tabel 4.29 RASCI Digital Document Activity LRC Manager LRC Staff Penerimaan dan pendataan dokumen RA Penyimpanan dokumen RA Pencarian dokumen RA Pengiriman dokumen A R Tabel 4.30 RASCI Search Engine SK Activity LRC Manager LRC Staff Penerimaan dan convert surat keputusan I RA Penyimpanan dokumen RA Pencarian dokumen RA Tabel 4.31 RASCI Akses JJA Online Activity Manager LRC JJA staff Koti s Dekan Rektor WR II Kajur Pembuatan dan pendistribusian daftar dosen kandidat JJA A RS

100 Activity Manager LRC JJA staff Koti s Dekan Rektor WR II Kajur Pemilihan dan pengiriman I S RA daftar dosen untuk diurus JJA Pemberitahuan briefing ke A R dosen Pendistribusian nilai RA KUM Briefing dosen kandidat JJA RA S Memberitahukan jadwal wawancara dosen R A Proses pengajuan JJA ke Kotis A R I Memberitahukan status pengajuan JJA (diterima atau ditolak) RA I I I Tabel 4.32 RASCI Pengajuan Pelatihan Online Activity LDC LRC Manager Membuat rencana jadwal kegiatan pelatihan Merancang brosur Konfirmasi jadwal dengan instruktur Konfirmasi ruangan dan fasilitas Finalisasi rancangan brosur Upload brosur Memeriksa jumlah peserta pelatihan Konfirmasi materi pelatihan dan kehadiran instruktur LRC Secretariat Staff R A S A RA RA RA R RA RA RA Instruktu r S I Petugas penyusun jadwal ruangan S

101 Mengatur pengunduran jadwal pelatihan A R Activity LDC LRC Manager LRC Secretariat Staff Instruktu r Petugas penyusun jadwal ruangan Menghubungi peserta mengenai ubahan jadwal pelatihan RA Persiapan pelaksanaan pelatihan RA Tabel 4.33 RASCI Pengajuan Cuti Online Activity LRC Manager LRC Staff Jurusan WR2 Mengubah status dosen R A Konfirmasi status dosen RA Melaporkan data cuti dosen ke WR2 A R I Tabel 4.34 RASCI Pengajuan Aktif Kembali Online Activity LRC Manager LRC Staff Jurusan Mengubah status dosen R A Memberikan informasi dosen yang aktif ke A R I jurusan Konfirmasi status dosen RA

102 Performance Management and Measurements for Appropriate Roles Vice Rector 1 MANAGING LRC Manager Lecturer Recruitment &Development Coordinator & Lecturer Promotion Co-ordinator MA NAGING LRC Staff Gambar 4.2 Pyramid of Management Proses ini dilakukan untuk menentukan pencapaian kinerja yang ditetapkan pihak manajemen yang sudah realistis dan tidak melebihi kapasitas kemampuan para karyawan yang ada. Kinerja manajemen dapat dilihat dari tiga pihak yang berkepentingan dalam Lecturer Resource Center (LRC). Di dalam sebuah organisasi, yakni LRC Manager, Lecturer recruitment and development Coordinator, Lecturer Promotion Co-ordinator, dan Staff LRC. Berikut adalah penjabaran kinerja manajemen dan pengukurannya : Dari Pihak LRC Manager : Tidak ada temuan yang fatal pada proses audit, cara ukur Hasil temuan dari proses audit semuanya bersifat minor.

103 Service Quality Index dari pihak-pihak yang berhubungan dengan khususnya dosen adalah LRC > 3, cara ukur Semua pihak yang berhubungan dengan LRC memberikan Service Quality Index minimal 3. Follow up Surat-surat Keputusan dan dokumen yang berhubungan dengan dosen harus 100% dijalankan, cara ukurnya semua surat keputusan dan dokumen yang berhubungan dengan dosen ter-follow up. Dari pihak Lecturer recruitment and development Co-ordinator : Proses recruitment dosen sudah selesai pada hari ke 7 sebelum kuliahan dimulai. Cara ukur pada hari ke tujuh sebelum kuliahan dimulai sudah tidak ada lagi proses recruitment yang terjadi. Penambahan dosen HBA sebanyak 35%, cara ukur Jumlah kenaikan dosen HBA dibandingkan dengan jumlah dosen HBA tahun sebelumnya. 80% dosen yang diundang ke pelatihan yang diadakan oleh LRC hadir, cara ukur Jumlah dosen yang hadir di pelatihan dibandingkan dengan jumlah dosen yang diundang ke pelatihan Pengajuan cuti dan aktif kembali oleh dosen 90% terpenuhi, cara pengukuran yaitu 90% pengajuan cuti dan aktif kembali dosen ter-follow up dengan baik. Dari pihak Lecturer Promotion Co-ordinator : Kenaikan jenjang jabatan akademik yang diajukan 95% disetujui, cara ukur dari Jumlah kenaikan jenjang jabatan akademik yang disetujui dibandingkan dengan jumlah kenaikan jenjang jabatan akademik yang diajukan.

104 Sertifikasi dosen yang diajukan ke DIKTI 100% lulus, cara ukur dari Semua sertifikasi dosen yang diajukan ke DIKTI diterima.

105 People Core Capability Gap Analysis Process Performance Report Tabel 4.35 Process Performance Report - Digital Document Tran s acti on Type Brought Forward New Tran s acti on Completed Tran s acti on Withi n SLA Penerimaan dan pendataan dokumen Penyimpanan dokumen Pencarian dokumen Pengiriman dokumen OO S Carried Forward (minute left in SLA) OO S Tabel 4.36 Process Performance Report - Search Engine SK Tran s acti on Type Penerimaan dan pendataan/convert surat keputusan Brought Forward New Tran s acti on Completed Tran s acti on Withi n SLA OO S Carried Forward (minute left in SLA) OO S Penyimpanan dokumen Pencarian dokumen

106 Tabel 4.37 Process Performance Report - Akses JJA Online Tran s acti on Type Pendistribusian daftar dosen kandidat JJA dan setujuan Brought Forward New Tran s acti on Completed Tran s acti on Withi n SLA OO S Carried Forward (minute left in SLA) OO S Pemberitahuan briefing ke dosen (melalui JJA online) Pendistribusian nilai KUM (melalui JJA online) Briefing dosen kandidat JJA Memberitahukan jadwal wawancara dosen (melalui JJA online) Proses pengajuan JJA ke Kotis Memberitahukan status pengajuan JJA (diterima atau ditolak) melalui JJA online

107 Tabel 4.38 Process Performance Report - Pendaftaran Pelatihan Online Tran s acti on Type Brought Forward New Tran s acti on Completed Tran s acti on Withi n SLA OO S Carried Forward (minute left in SLA) OO S Membuat rencana jadwal kegiatan pelatihan Merancang brosur Konfirmasi jadwal dengan instruktur Konfirmasi ruangan dan fasilitas Finalisasi rancangan brosur Upload brosur (melalui pengajuan pelatihan online) Memeriksa jumlah peserta pelatihan Konfirmasi materi pelatihan dan kehadiran instruktur Mengatur pengunduran jadwal pelatihan Menghubungi peserta mengenai ubahan jadwal pelatihan Persiapan pelaksanaan pelatihan

108 Tabel 4.39 Process Performance Report - Pengajuan Cuti Online Tran s acti on Type Brought Forward New Tran s acti on Completed Tran s acti on Withi n SLA Mengubah status dosen OO S Carried Forward (minute left in SLA) OO S Konfirmasi status dosen (melalui pengajuan cuti online) Melaporkan data cuti dosen ke WR Tabel 4.40 Process Performance Report - Pengajuan Aktif Kembali Online Transaction Type Brought Forward New Transaction Completed Transaction Within SLA Carried Forward (minute left in SLA) OOS OOS Mengubah status dosen Memberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan Konfirmasi status dosen (melalui melalui pengajuan aktif kembali online)

109 Waktu yang dikirakan akan dibutuhkan ketika menerapkan usulan pengembangan baik itu dalam digital document, akses JJA online, search engine Surat Keputusan (SK), pengajuan cuti dan aktif kembali online maupun pendaftaran pelatihan online, pada prakteknya tidak menutup kemungkinan akan terjadi ketidaksesuaian atau penyimpangan waktu. Dengan demikian akan membuat pemrosesan transaksi menjadi terlambat, seti kiraan keterlambatan yang tampak pada tabel Process Perfomance Report. Salah satu contohnya adalah pada pendaftaran pelatihan online, dimana transaksi pembuatan rencana jadwal kegiatan pelatihan dikirakan membutuhkan waktu 60 menit, tetapi bisa saja mengalami keterlambatan selama 5 menit seti yang tampak pada tabel Process Perfomance Report, yang disebabkan berbagai faktor lain. Business Process Orchestration Metode yang digunakan untuk menggambarkan proses bisnis adalah Business Process Management Notation (BPMN), yang selanjutnya disebut sebagai BPMN. BPMN menyediakan notasi yang mudah dimengerti oleh seluruh pengguna bisnis, mulai dari analis bisnis yang bertugas untuk membuat gambaran awal, berlanjut ke pengembang teknikal yang bertanggung jawab untuk menjalankan proses-proses tersebut, yang akhirnya proses-proses tersebut akan dikelola dan dimonitor oleh orang-orang bisnis.

110 Prosedur Digital Document LRC Penerimaan dan pendataan digital dokumen Penyimpanan digital dokumen Pencarian digital dokumen Pengiriman dokumen dalam bertuk digital Gambar 4.3 BPMN Prosedur Digital Document Prosedur Search Engine Surat Keputusan (SK) LRC Penerimaan dan convert Surat Keputusan (SK) Penyimpanan dokumen P encarian dokumen dengan search engine Gambar 4.4 BPMN Prosedur Search Engine Surat Keputusan (SK)

111 Prosedur Akses JJA Online Dosen Mengecek nilai KUM Melakukan simulasi nilai KUM Pengajuan kenaikan jenja ng jab atan akade mik melalui website LRC Menerima pemberitahua n jadwal briefing Mene rima pemberitahuan jadwal wawanca ra Menerima pe mberitahuan status pengajuan JJA Pengajuan JJA Nilai KUM Jadwal bri efing Jadwal wawancara Status pengajuan JJA BINUS University LRC Jurusan Pe ndistribusian nilai KUM melalui website LRC Pembuatan dan pend istribusian daftar kandidat JJA Pemilihan dan pengiriman daftar do sen untuk diurus JJA Pemberitahu an briefing ke dosen melalui website LRC Briefing do sen kandidat JJA dan u pload video briefing Memb eritahukan jadwal wawancara dosen melalui website LRC Berkas da n surat peng antar Proses pengajuan JJA ke Kotis Memberitahukan status pengajuan JJA melalui website LRC Kotis III Gambar 4.5 BPMN Prosedur Akses JJA Online

112 Prosedur Pendaftaran Pelatihan Online Lecturer Resource Center (LRC) LDC LRC Secretariat Staff Membuat rencana jadwal kegiatan pelatihan Merancang brosur pelatihan Minimal 1 bln sebelum brosur diupload ke website LRC Tidak Konfirmasi jadwal dengan instruktur Ins truktur bersedia? Ya 1 minggu sebelum hari H Konfirmasi ruangan dan fasilitas untuk pelatihan Tidak Ruangan tersedia? Ya Finalisasi Rancangan Brosur Upload brosur ke website LRC Konfirmasi jadwal pelatihan Jawaban konfirmas i Form pemi nj am an ruang dan fasilitas Jawaban konfirmasi Instruktur Petugas Penyusun Jadwal Ruangan Gambar 4.6 BPMN Prosedur Pendaftaran Pelatihan Online (Perancangan Brosur)

113 Dosen Mendaftar untuk mengikuti p elatihan melalui website LRC Menerima informasi mengen ai status pendaftaran pelatihan Pend aftaran Informasi pen gundu r an jadwal Informasi pen gundu r an jadwal LRC Secretariat Staff Memeriksa jumlah peserta pelatih an Jumlah peserta meme nuhi kapasitas? Ya Min 1 hari se belum pela tihan Ko nfir masi materi pelatiha n dan ke hadiran instruktur Tidak Instruktur berhalangan? Ya Mengatur pengunduran jadwal pelatihan Tidak Menginformasikan pengundura n jadwal pela tihan melalui website LRC Pe rsiapan pelaksana an pelatihan Gambar 4.7 BPMN Prosedur Pendaftaran Pelatihan Online (Pendaftaran dan Persiapan)

114 Prosedur Pengajuan Cuti Online Dosen 2 minggu setelah kuliahan dimulai Pengajuan surat mohonan cuti melalui website LRC Menerima status cuti yang diajukan Permohonan cuti Status c uti BINUS University Jurusan LRC Persetujuan OK Mengubah status dos en Tidak disetujui Konfirmasi status cuti dosen melalui website LRC Melaporkan data cuti dosen Gambar 4.8 BPMN Prosedur Pengajuan Cuti Online

115 Prosedur Pengajuan Aktif Kembali Online Dosen 2 minggu setelah kuliahan dimulai Pengajuan surat mohonanaktif kembali melalui website LRC Menerima status aktif kembali yang diajukan Permohonan cuti Stat us cuti BINUS University Jurusan LRC Persetujuan OK Mengubah status dos en Memberikan infomasi dosen aktif kembali ke jurusan Tidak disetujui Konfirmasi status dosen melalui website LRC Gambar 4.9 BPMN Prosedur Aktif Kembali Online

116 Business Application Connectivity Documentation Gambar 4.10 Business Application Connectivity Pengembangan teknologi yang dilakukan dapat dilihat pada gambar arsitektur teknologi yang digambarkan di atas. Terdapat tiga keunggulan dari arsitektur yang dikembangkan, antara lain: Integrasi Teknologi yang dikembangkan saling berkaitan antara bidang satu dengan bidang yang lainnya sehingga akan dihasilkan suatu integrasi aplikasi bisnis. Otomatisasi proses bisnis Kolaborasi Dengan menggunakan B2B Partner Registry, BINUS University dapat bekerjasama dengan partner, supplier, serta pihak lainnya di luar BINUS University.

117 Gambar 4.11 SOA Life Cycle Gambar diatas menjelaskan hubungan antara Business Process Management (BPM), Enterprise Service Bus (ESB), dan Business Application (BA) dimana hasil dari Business Process Management (BPM) yang berupa proses bisnis baru dalam bentuk BPMN dan parameter service akan dimasukkan ke dalam Enterprise Service Bus (ESB). Kemudian service tersebut akan digunakan sebagai landasan untuk membangun aplikasi dengan menggunakan metode SOA life cycle. Software Specification and Design Pada halaman utama web, terdapat beberapa menu yang dapat dipilih, yaitu : a. Data Pribadi b. History c. Jenjang Jabatan Akademik

118 d. Cuti e. Aktif Kembali f. Pengunduran Diri g. Pelatihan h. Pertanyaan Pada menu tanyaan dosen dapat menginput berbagai tanyaan kepada bagian LRC apabila ada hal yang kurang dimengerti seputar proses bisnis yang ada pada bagian LRC.

119 Digital Document ini : Adapun tampilan user interface pada digital document ini adalah seti di bawah Gambar 4.12 Rancangan user interface Digital document

120 Search Engine SK User interface pada proses pencarian Surat Keputusan adalah seti tertampak di bawah ini, user dapat melakukan pencarian dengan berbagai alternative, dapat dengan menggunakan key word ataupun secara advance search. Gambar 4.13 Rancangan user interface Search Engine SK

121 Akses JJA Online di bawah ini : Pada saat dosen mengklik Jenjang Akademik maka akan muncul tampilan seti Gambar 4.14 Rancangan user interface JJA online Jika dosen mengklik nilai KUM, maka dosen dapat melihat nilai KUM dan jenjang jabatannya saat ini, adapun tampilannya adalah : Gambar 4.15 Rancangan user interface JJA online (KUM)

122 Dosen juga dapat melakukan simulasi terhadap nilai KUM dengan mengklik tombol simulasi nilai, maka akan muncul tampilan seti di bawah ini : Gambar 4.16 Rancangan user interface JJA online (Simulasi) Disini dosen dapat melakukan simulasi nilai dengan memilih kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya menekan tombol hitung, maka akan muncul hasil dari simulasi nilai tersebut dan dosen dapat memkirakan jenjang jabatan yang dapat dicapai selanjutnya. Pendaftaran Pelatihan Online Dosen yang hendak mengakses informasi mengenai jadwal pelatihan maupun melakukan pendaftaran dapat masuk ke menu pelatihan, dan akan muncul tampilan : Gambar 4.17 Rancangan user interface pelatihan online

123 Jika dosen mengklik pendaftaran pelatihan, maka dosen dapat melihat jadwal pelatihan dan bisa langsung melakukan pendaftaran, adapun tampilannya adalah : Gambar 4.18 Rancangan user interface pelatihan online (daftar pelatihan) Untuk melihat detail informasi mengenai pelatihan tersebut dosen dapat mengklik salah satu jenis pelatihan yang hendak diikuti, dimana akan ditampilkan secara rinci informasi mengenai pelatihan tersebut seti yang tampak pada gambar di bawah ini : Gambar 4.19 Rancangan user interface pelatihan online (pendaftaran pelatihan) Jika dosen tertarik untuk mengikuti pelatihan tersebut, maka dosen cukup menekan tombol daftar. Selanjutnya jika dosen hendak melihat pelatihan apa saja yang nah diikuti atau sudah terdaftar, maka dosen bisa masuk ke menu status pelatihan, dengan tampilan :

124 Gambar 4.20 Rancangan user interface pelatihan online (status pendaftaran pelatihan) Disini dosen dapat melihat status pelatihan, jika berstatus ok berarti pelatihan tersebut sudah dilaksanakan, jika berstatus terdaftar berarti pelatihan tersebut belum dilaksanakan dan dosen dapat melakukan pendaftaran dengan menekan tombol batal. Pengajuan Cuti Online Ketika dosen hendak melakukan pengajuan cuti, maka dosen dapat masuk ke menu Cuti, akan muncul tampilan : Gambar 4.21 Rancangan user interface cuti online

125 Disini dosen dapat melihat syarat pengajuan cuti, melakukan pengajuan cuti ataupun melihat status cuti. Ketika dosen mengklik menu pengajuan cuti maka akan muncul tampilan : Gambar 4.22 Rancangan user interface cuti online (pengajuan cuti) Dosen juga dapat melihat status cutinya dengan mengklik menu status cuti dan akan muncul tampilan seti ini : Gambar 4.23 Rancangan user interface cuti online (status cuti)

126 Pengajuan Aktif Kembali Online Dosen yang ingin aktif kembali mengajar dapat mengklik menu aktif kembali dan selanjutnya akan muncul pilihan seti ini : Gambar 4.24 Rancangan user interface aktif kembali online Dosen dapat melakukan pilihan untuk masuk ke salah satu menu, jika dosen mengklik menu pengajuan aktif kembali maka akan muncul tampilan : Gambar 4.25 Rancangan user interface aktif kembali online (pengajuan aktif kembali) Selanjutnya dosen dapat melakukan pengisian pengajuan aktif kembali, jika dosen hendak melihat status pengajuan aktif kembalinya maka akan muncul tampilan :

127 Gambar 4.26 Rancangan user interface aktif kembali online (status aktif kembali) Software Test Script and Results Untuk memastikan bahwa aplikasi yang telah dirancang sesuai dengan kebutuhan pengguna langkah yang dapat ditempuh adalah melaksanakan testing/uji coba terhadap aplikasi tersebut. Pengujian ini sangat penting dilakukan untuk menyediakan pemahaman bagi para develo mengenai kebutuhan bisnis dari user. Solution Testing Digital Dokumen Setelah digital dokumen selesai dibuat, akan dilakukan testing oleh user yang dalam hal ini adalah staff LRC. Testing dilakukan oleh 5 orang staff LRC yang mengakses digital dokumen secara bersamaan. Sistem diakses oleh staff LRC untuk mengecek apakah masih terdapat bug dalam sistem tersebut, apakah sistem tersebut dapat berfungsi dengan baik dan terintegrasi dengan sistem yang lainnya, apakah sistem tetap dapat berjalan secara maksimal meskipun dijalankan secara bersamaan, apakah user dapat menerima sistem itu dengan baik, sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan user. Selama tahap ini,

128 para staff LRC yang bertindak sebagai tester akan mencatat hasil dari tes yang dilakukan untuk kemudian dibandingkan dengan hasil yang diharapkan. Berdasarkan hasil tes tersebut akan dilakukan baikan terhadap ketidaksesuaian atau error yang terjadi. Selanjutnya dilakukan lagi testing oleh 5 staff LRC untuk mengecek apakah sistem tetap berfungsi dengan baik setelah baikan dilakukan. Search engine SK Setelah search engine SK dokumen selesai dibuat, akan dilakukan testing oleh user yang dalam hal ini adalah staff LRC. Testing dilakukan oleh 5 orang staff LRC yang mengakses Search engine SK secara bersamaan. Sistem diakses oleh staff LRC untuk mengecek apakah masih terdapat bug dalam sistem tersebut, apakah sistem tersebut dapat berfungsi dengan baik dan terintegrasi dengan sistem yang lainnya, apakah sistem tetap dapat berjalan secara maksimal meskipun dijalankan secara bersamaan, apakah user dapat menerima sistem itu dengan baik, sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan user. Selama tahap ini, para staff LRC yang bertindak sebagai tester akan mencatat hasil dari tes yang dilakukan untuk kemudian dibandingkan dengan hasil yang diharapkan. Berdasarkan hasil tes tersebut akan dilakukan baikan terhadap ketidaksesuaian atau error yang terjadi. Selanjutnya dilakukan lagi testing oleh 5 staff LRC untuk mengecek apakah sistem tetap berfungsi dengan baik setelah baikan dilakukan.

129 Website LRC (mencakup JJA online, Pengajuan cuti dan aktif kembali online, serta Pendaftaran pelatihan online) Setelah fasilitas website LRC selesai dibuat, akan dilakukan testing oleh user yang dalam hal ini adalah staff LRC dan para dosen. Testing dilakukan oleh staff LRC yang mengurus JJA, cuti dosen, pelatihan dan 10 orang dosen yang mengakses website tersebut secara bersamaan. Website dan database diakses oleh dosen staff dan LRC untuk mengecek apakah masih terdapat bug dalam sistem tersebut, apakah sistem tersebut dapat berfungsi dengan baik dan terintegrasi dengan sistem yang lainnya, apakah sistem tetap dapat berjalan secara maksimal meskipun dijalankan secara bersamaan (meskipun diakses oleh para dosen secara bersamaan tapi kecepatan untuk mengakses fasilitas tersebut tetap sama dengan hanya jika diakses oleh seorang dosen), apakah user dapat menerima sistem itu dengan baik, sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan user. Selama tahap ini, para staff LRC dan dosen yang bertindak sebagai tester akan mencatat hasil dari tes yang dilakukan untuk kemudian dibandingkan dengan hasil yang diharapkan. Berdasarkan hasil tes tersebut akan dilakukan baikan terhadap ketidaksesuaian atau error yang terjadi. Selanjutnya dilakukan lagi testing oleh staff LRC dan 10 orang dosen untuk mengecek apakah sistem tetap berfungsi dengan baik setelah baikan dilakukan.

130 4.4 Deployment Phase Improved or New Procesess that Work Statisfactorily Deployment strategy Deployment strategy yang diusulkan adalah dengan menggunakan metode combination, dimana terdiri dari 2 metode didalamnya yang dijalankan secara bersamaan, yaitu gapungan antara metode Parallel dan Big Bang. Dalam metode Parallel, sistem yang lama akan dijalankan secara bersamaan dengan sistem yang baru. Semua pencatatan dan transaksi akan diinput ke dalam 2 sistem, yaitu sistem yang lama dan yang baru. Pada sistem parallel ini, dapat sekaligus melakukan bandingan hasil dari keluaran sistem lama dan baru. Apabila hasil keluaran dari sistem yang baru telah memenuhi target yang telah ditetapkan, maka segera dilakukan metode Big Bang, yaitu dengan cara merubah sistem yang lama ke sistem yang baru secara ekstrim, langsung beralih ke sistem yang baru dan meninggalkan sistem yang lama. Trained and Motivated Staff Kita harus melakukan training untuk users yang akan menggunakkan sistem baru. Terdapat beberapa tipe dari training seti on-line training, workshop training, pa-based-self-study. Apabila user tidak menggunakan sistem dengan baik dan benar maka sistem tersebut akan gagal. Untuk itu dilukan training agar user dapat menggunakan sistem dengan baik dan benar. Setelah encanaan telah siap dan diatur dengan baik, selanjutnya dilakukan pelaksanaan training, yang meliputi pelatihan secara teori dan praktek

131 sesuai dengan kebutuhan user tersebut. Lamanya training tergantung pada kebutuhan dan banyaknya materi yang akan menjadi bahan yang akan disampaikan oleh professional trainers atau trained su user. Setelah training selesai dilakukan, user akan kembali bekerja dan menangani pekerjaan yang sebelumnya tidak dapat dilakukan dengan karena kurangnya pengetahuan dan training. Apabila user masih mengalami sedikit kendala, maka dapat menunjukkan sistem manual kepada user, sehingga user dapat lebih mengerti dan mengerjakan pekerjaannya dengan lebih baik. 4.5 Monitor dan Benefit Realization Phase Benefit Realization Register Keuntungan yang bisa dioleh dari digital document, search engine SK, akses JJA online, pendaftaran pelatihan online, pangajuan cuti dan aktif kembali online adalah mengurangi waktu dan biaya. Dari biaya yang harus dikeluarkan oleh Lecturer Resource Center (LRC) terdapat bedaan antara proses yang lama dengan proses yang baru, yaitu berkisar Rp. 11,976,415,- tiap tahunnya. Perbedaan ini akan memberikan dampak yang cukup berarti bagi LRC. Selain itu biaya pemakaian waktu pun dapat diminimalisasikan untuk satu kali proses, dimana terdapat penghematan waktu tahunnya adalah 48,692 menit atau setara dengan 812 jam, untuk memproses satu pemrosesan dokumen, pemrosesan surat keputusan, mengurus jenjang jabatan dosen, pendaftaran pelatihan dosen, proses cuti dan aktif kembali.

132 Keuntungan dalam hal waktu dan biaya akan dapat dirasakan oleh LRC Manager, semua LRC Staff dan dosen. Diharapkan keuntungan-keuntungan tersebut dapat langsung dirasakan saat digital document, search engine SK, akses JJA online, pendaftaran pelatihan online, pangajuan cuti dan aktif kembali online diimplementasikan sehingga jumlah transaksi yang akan dikelola dalam setiap harinya bisa diselesaikan lebih cepat dan dapat memberikan pelayanan yang lebih cepat pula kepada dosen dan pihak yang berkepentingan dengan LRC. Selain itu, improvement ini juga dapat menjadikan LRC menjadi unit yang memiliki kualitas pelayanan yang baik dan dapat dijadikan sebagai pedoman serta standar untuk unit yang bertanggung jawab terhadap dosen, bagi Universitas atau guruan tinggi yang lainnya.

133 Benefit Summary Plan Digital Document Tabel 4.41 Benefit Summary Plan Digital Document Benefit description Owner Penghematan Staff LRC Penghematan Staff Waktu LRC Benefit Amount ( tahun) Expected Benefit realization date Dependencies Risks Start Penyimpanan dokumen dari Rp Maret 2,600,491 menjadi Rp 1,702, sehingga penghematan yang dapat dicapai Rp 897,884 Pencarian dokumen dari Rp 4,795,982 menjadi Rp 1,480,982 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 3,315,000 Pengiriman dokumen dari Rp 5,470,982 menjadi Rp 2,515,179 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 2,955,803 Penerimaan dan pendataan dokumen dari 11,200 menit menjadi 6,720 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 4,480 menit. End Berkelanjutan Hal yang mempengaruhi tercapainya penghematan biaya ini adalah ketepatan keyword yang disimpan di database dengan kebutuhan dan kemampuan staff LRC untuk menggunakan fasilitas ini. Resiko yang dapat menghambat tercapainya penghematan biaya yang diharapkan adalah keyword yang ada database tidak sesuai dengan kebutuhan sehingga memsulit pencarian dan kurangnya kemampuan staff dalam mengconvert serta menggunakan dokumen digital.

134 Benefit description Owner Penghematan Staff Waktu LRC Benefit Amount ( tahun) Pencarian dokumen dari 22,400 menit menjadi 6,720 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 15,680 menit Pengiriman dokumen dari 22,400 menit menjadi 11,200 menit sehingga 11,200 menit. Expected Benefit realization date Dependencies Risks Start End Maret Berkelanjutan 2009 Search Engine Surat Keputusan (SK) Tabel 4.42 Benefit Summary Surat Keputusan (SK) Benefit description Penghematan Owner Staff LRC Benefit Amount ( tahun) Penyimpanan dokumen dari Rp 323,617 menjadi Rp 216,080 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 107,537. Pencarian dokumen dari Rp 895,250 menjadi Rp 184,300 sehingga penghematan yang bisa dicapai adalah Rp 710,950 Expected Benefit realization date Dependencies Risks Start End Maret 2009 Berkelanjutan Hal yang mempengaruhi Resiko yang dapat tercapainya penghematan menghambat tercapainya biaya ini adalah ketepatan penghematan biaya yang keyword yang disimpan di diharapkan adalah database dengan kebutuhan keyword yang ada dan kemampuan LRC staff database tidak sesuai untuk menggunakan dengan kebutuhan sehingga fasilitas ini. memsulit pencarian.

135 Benefit description Penghematan Waktu Owner Staff LRC Benefit Amount ( tahun) Penyimpanan dokumen dari 1400 menit menjadi 840 sehingga 560 menit. Pencarian dokumen dari 4200 menit menjadi 840 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 3,360 menit. Expected Benefit realization date Dependencies Risks Start Maret 2009 End Berkelanjutan Akses JJA Online Tabel 4.43 Benefit Summary Akses JJA Online Benefit description Penghematan Owner Staff LRC Benefit Amount ( tahun) Pemberitahuan briefing ke dosen Maret dari Rp 129,314 menjadi Rp ,657 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 75,657 Expected Benefit realization date Dependencies Risks Start End Berkelanjut an Hal yang mempengaruhi Resiko yang dapat tercapainya penghematan menghambat tercapainya biaya ini adalah sosialisasi penghematan biaya yang website LRC kepada dosen diharapkan adalah dan kejelasan informasi yangkurangnya minat dari terdapat di website tersebut dosen untuk menggunakan fasilitas ini

136 Benefit description Penghematan Penghematan Waktu Owner Staff LRC Staff LRC Benefit Amount ( tahun) Pendistribusian nilai KUM dari Rp Maret 129,314 menjadi Rp 53, sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 75,657 Briefing dosen kandidat JJA dari Rp 191,486 menjadi Rp 155,743 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 35,743 Memberitahukan jadwal wawancara dosen dari 337,971 menjadi Rp 53,657 sehingga penghematan yang bisa dicapai adalah Rp 284,314 Memberitahukan status pengajuan JJA dari Rp 129,314 menjadi Rp 10,731 sehingga penghematan yang bisa dicapai adalah Rp 118,583 Pemberitahuan briefing ke dosen dari menjadi 480 menit menjadi 240 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 240 menit Expected Benefit realization date Dependencies Risks Start End Maret 2009 Berkelanjut an Berkelanjut an

137 Benefit description Penghematan Waktu Owner Staff LRC Benefit Amount ( tahun) Pendistribusian nilai KUM dari 480 menit menjadi 240 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 240 menit Briefing dosen kandidat JJA dari 384 menit menjadi Rp 180 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 204 menit Memberitahukan jadwal wawancara dosen dari 720 menit menjadi 240 menit sehingga penghematan yang bisa dicapai adalah 480 menit. Memberitahukan status pengajuan JJA dari 480 menit menjadi 48 menit sehingga penghematan yang bisa dicapai adalah 432 menit Expected Benefit realization date Dependencies Risks Start Maret 2009 End Berkelanjut an

138 Pendaftaran Pelatihan Online Tabel 4.44 Benefit Summary Pendaftaran Pelatihan Online Benefit description Penghematan Owner Staff LRC Benefit Amount ( tahun) Penggandaan brosur dan Maret Penyebaran brosur : dari Rp , ,800 menjadi Rp 13,414 (diganti upload brosur) sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 236,386 Mencatat daftar peserta yang mendaftar pelatihan : dari Rp 1,582,474 menjadi Rp 0 (dihilangkan) sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 1,582,474 Menghubungi peserta mengenai ubahan jadwal pelatihan : dari Rp 1,126,571 menjadi Rp 13,414 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 1,113,157 Expected Benefit realization date Dependencies Risks Start End Berkelanjutan Hal yang mempengaruhi tercapainya penghematan biaya ini adalah sosialisasi Resiko yang dapat menghambat tercapainya penghematan biaya yang website LRC kepada dosen diharapkan adalah dan kejelasan informasi kurangnya minat dari yang terdapat di website dosen untuk menggunakan tersebut. fasilitas ini.

139 Benefit description Penghematan Waktu Owner Staff LRC Benefit Amount ( tahun) Penggandaan brosur dan Maret Penyebaran brosur : dari menit menjadi 90 menit (diganti upload brosur) sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 810 menit Mencatat daftar peserta yang mendaftar pelatihan : dari Expected Benefit realization date Dependencies Risks Start End Berkelanjutan 10,800 menit menjadi 0 (dihilangkan) sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 10,800 menit Menghubungi peserta mengenai ubahan jadwal pelatihan : dari 3,600 menit menjadi 90 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 3510 menit

140 Pengajuan Cuti Online Tabel 4.45 Benefit Summary Pengajuan Cuti Online Benefit description Penghematan Penghematan Waktu Owner Staff LRC Staff LRC Benefit Amount ( tahun) Mengubah status dosen : dari Maret Rp 87,762 menjadi Rp 52, sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp35,105 Konfirmasi status dosen : dari Rp 303,286 menjadi Rp 89,429 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 213,857 Mengubah status dosen : dari 400 menit menjadi 240 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 160 menit Konfirmasi status dosen : dari 1,200 menit menjadi 400 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 800 menit Expected Benefit realization date Dependencies Risks Start End Maret 2009 Berkelanjutan Hal yang mempengaruhi tercapainya penghematan biaya ini adalah sosialisasi website LRC kepada dosen dan kejelasan informasi yang terdapat di website tersebut. Berkelanjutan Resiko yang dapat menghambat tercapainya penghematan biaya yang diharapkan adalah kurangnya minat dari dosen untuk menggunakan fasilitas ini.

141 Pengajuan Aktif Kembali Online Tabel 4.46 Benefit Summary Pengajuan Aktif Kembali Online Benefit description Owner Penghematan Staff LRC Penghematan Staff Waktu LRC Benefit Amount ( tahun) Mengubah status dosen : dari Rp 32,911 menjadi Rp 19,746 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 13,165 Memberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan : dari Rp 113,732 menjadi Rp 33,536 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 80,196 Konfirmasi status dosen : dari Rp 158,732 menjadi Rp 33,536 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 125,196 Mengubah status dosen : dari 150 menit menjadi 90 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 60 menit Memberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan : dari 450 menit menjadi 150 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 300 menit Konfirmasi status dosen : dari 450 menit menjadi 150 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 300 menit Expected Benefit realization date Start End Maret 2009 Maret 2009 Berkelan jutan Berkelan jutan Dependencies Hal yang mempengaruhi tercapainya penghematan biaya ini adalah sosialisasi website LRC kepada dosen dan kejelasan informasi yang terdapat di website tersebut. Risks Resiko yang dapat menghambat tercapainya penghematan biaya yang diharapkan adalah kurangnya minat dari dosen untuk menggunakan fasilitas ini.

142 Benefit Milestone Matrix Penerimaan dan pendat aan dokumen Digital Document Penyimpanan dokumen Pencarian dokumen Pengiriman dokumen Search engine SK Pencarian dokumen Akses JJA online Pemberitahuan briefing ke dosen (melalui JJA online) Pendistribusian nilai KUM (melalui JJA online) Briefing dosen kandidat JJA dan upload video briefing (melalui JJA online) Memberit ahukan jadwal wawancara dosen (melalui JJA online) Memberitahukan st atus pengajuan JJA (melalui JJA online) Waktu Pendaftaran pelatihan online Penggandaan brosur Upload brosur (melalui pendaftaran online) Mencatat daf tar peserta yang mendaftar pelatihan Menghubungi peserta mengenai ubahan jadwal pelatihan (melalui JJA online) Pengajuan cuti online Mengubah status dosen Konfirmasi stat us dosen (melalui pengajuan cuti online) Pengajuan aktif kembali online Mengubah status dosen Memberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan Konfirmasi stat us dosen (melalui pengajuan aktif kembali online) Gambar 4.27 Benefit Milestone Matrix

143 Benefit Delivery Matrix Digital Document PLAN Penerimaan dan pendataan dokumen Penyimpanan dokumen Pencarian dokumen Pengiriman dokumen 2 menit 3 menit 3 menit 5 menit SLIPPAGE Penerimaan dan pendataan dokumen Penyimpanan dokumen Pencarian dokumen Pengiriman dokumen 2 menit 3 menit 3 menit 5 menit TIME Gambar 4.28 Benefit Delivery Matrix Digital Document

144 Search Engine Surat Keputusan (SK) PLAN Pencarian SK 3 menit SLIPPAGE Pencarian SK 3 menit TIME Gambar 4.29 Benefit Delivery Matrix Search Engine Surat Keputusan (SK)

145 Akses JJA Online PLAN Pemberitahuan briefing ke dosen Pendistribusian nilai KUM Briefing dosen kandidat JJA Memberitahukan jadwal wawancara dosen Memberitahukan status pengajuan JJA 5 menit 5 menit 3.75 menit 5 menit 1 menit SLIPPAGE Pemberitahuan briefing ke dosen Pendistribusian nilai KUM Briefing dosen kandidat JJA Memberitahukan jadwal wawancara dosen Memberitahukan status pengajuan JJA 6 menit 6 menit 4.75 menit 6 menit 1.5 menit TIME Gambar 4.30 Benefit Delivery Matrix Akses JJA Online

146 Pendaftaran Pelatihan Online PLAN Upload brosur Menghubungi peserta mengenai ubahan jadwal pelatihan 5 menit 5 menit SLIPPAGE Upload brosur Menghubungi peserta mengenai ubahan jadwal pelatihan 6 menit 6 menit TIME Gambar 4.31 Benefit Delivery Matrix Pendaftaran Pelatihan Online

147 Pengajuan Cuti Online Mengubah status dosen Konfirmasi status dosen PLAN 3 menit 5 menit SLIPPAGE Mengubah status dosen Konfirmasi status dosen 4 menit 6 menit TIME Gambar 4.32 Benefit Delivery Matrix Pengajuan Cuti Online

148 Pengajuan Aktif Kembali Online Mengubah status dosen Memberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan Konfirmasi status dosen 3 menit 5 menit 5 menit Mengubah status dosen Memberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan Konfirmasi status dosen 4 menit 7 menit 7 menit TIME Gambar 4.33 Benefit Delivery Matrix Pengajuan Aktif Kembali Online

149 4.6 Continuous Improvement Phase Mechanisms to manage Business Processes, and identify and realize opportunities for process improvements Dengan adanya digital document, search engine Surat Keputusan, akses JJA online, pendaftaran pelatihan online, pengajuan cuti dosen dan aktif kembali online, BINUS University lu membuat suatu aplikasi baru sebagai tool dalam menyimpan dokumen secara digital. Selain itu juga lu membuat website baru untuk dosen yang fungsinya antara lain untuk akses JJA, pendaftaran pelatihan, pengajuan cuti dosen dan aktif kembali secara online. Hal ini akan dapat dibangun dengan adanya bantuan dari bagian IT yang akan melakukan pembangunan dan pengembangan sistem. Untuk dapat terus berjalan dengan baik maka lu adanya pengembangan lanjutan terhadap sistem yang telah terintegrasi dengan semua bagian yang terkait dalam BINUS University. Dengan adanya pengembangan ini semoga dapat menjadi sesuatu yang bermanfaat bagi BINUS University, khususnya pada bagian Lecturer Resource Center dalam meningkatkan kinerja pelayanan kepada dosen dan asisten yang ada, serta dapat meningkatkan keaktifan dan pengembangan terhadap dosen dan asisten. Selanjutnya diharapkan dapat meningkatkan kesejahteraan karyawan, mahasiswa, kualitas dosen dan mahasiswa, sehingga dapat meningkatkan Performance dari BINUS University.

150 4.7 Embedding BPM with the organization Characteristic BINUS University dalam kaitannya dengan Business Process Management (BPM) pada saat ini berada pada posisi Repeatable. BINUS University berada pada posisi ini karena sudah menyadari pentingnya BPM sehingga telah dilakukan pemrosesan terhadap dokumen tama, pengenalan secara ekstensif terhadap BPM, meningkatkan keterlibatan para eksekutif dan top management, satu tujuan yaitu mengeksplorasi BPM, penggunaan yang luas dari simple process modelling dengan repositories sederhana, cobaan awal dengan metodologi yang terstruktur dan standar. Dengan adanya ERP Education dikirakan posisi BINUS University dapat meningkat ke level Defined. Dengan digunakannya sistem terintegrasi yang menggunakan business process management ini BINUS University diharapkan dapat menggapungkan spektif bisnis dan teknologi yang telah di kembangkan, serta metode dan teknologi yang digunakan juga dapat diterima semakin luas oleh Universitas atau guruan tinggi lainnya, khususnya yang ada di Indonesia.

151 Integrated Enterprise Ecosystem Gambar 4.34 Integrated Enterprise Ecosystem Portal Dalam suatu usahaan terdapat beberapa faktor yang saling terintegrasi atau berhubungan dimana antara satu dan yang lainnya saling mendukung seti yang dijelaskan gambar diatas.