BAB 5 RESTAURANT SYSTEMS

Transkripsi

1 BAB 5 RESTAURANT SYSTEMS 5. 1 PENDAHULUAN Dewasa ini, bisnis restoran semakin menjamur. Banyak restoran yang berhasil menarik customer, tetapi banyak pula yang gagal. Faktor penyebabnya selain pangan, yang lebih penting adalah pelayanan (service) yang diberikan. Sistem manajemen restoran yang terintegrasi, atau singkatnya disebut software restoran, akan sangat membantu pihak restoran untuk memberikan layanan yang lebih cepat dan lebih baik kepada customer, pada saat yang sama memberikan kendali yang handal untuk manajemen restoran. Software restoran dapat digunakan untuk menangani keseluruhan operasi restoran, mulai dari saat customer datang, memesan makanan, penyajian makanan, penyediaan material, pencatatan material yang digunakan hingga sampai customer melakukan pembayaran. Pada pertemuan Modul ini kita akan membahas Sistem restaurant, dengan menggunakan system presto sampai dengan melihat laporan yang dihasilkan. 5.2 Alur Transaski Restaurant Pada dasarnya sebuah system terbentuk dari alur manual sebuah kegiatan transaksi, begitupun dengan System Restaurant. Berikut adalah tampilan dasar dari sebuah alur transaksi restaurant yang secara keseluruhan hamper ada di setiap system restaurant. 1 P a g e

2 Alur Dasar Transaksi Restaurant Semua berpusat dari pembeli. Pada dasarnya kegiatan restaurant pertama kali adalah pemilihan menu oleh pembeli (1), Pemilihan menu tersebut dicatat oleh pelayan (2), dan catatan akan diteruskan ke pembuatan makanan (3), pembuat makanan menginformasikan kesiapan makanan ke pelayan (4), dan makanan disajikan ke Pembeli (5). Selesai menikmati makanan pembeli melakuakn pemabayaran ke kasir (6). Kasir akan membuat laporan transaksi (7) yang akan diserahkan ke pemilik/owner (8). Penjabaran diatas hanya dasar dari sebuah transaksi restaurant. Didalam mengaplikasikan nya ke dalam system masih terdapat banyak sekali pengembangan, Seperti pemilihan meja, request diluar menu, atau adanya divisi akunting sebelum diserahkan ke owner, dll. 5.3 Sistem Restaurant Ada berbagai macam system restaurant yang tersebar di dunia. Tapi system biasanya memiliki pangsa pasar daerah yang sudah di tentukan. Contoh seperti di Bali, system yang paling sering terdengar untuk manajemen restaurant seperti Micros dari Oracel, RaptorPos, Solis Resto, Presto, dan banyak lagi. 2 P a g e

3 Yang perlu diingat bahwa alur dasar transaksi restaurant pasti sudah ada dalam semua system tersebut. Dengan istilah yang hampir umum digunakan di restaurant sehingga dalam memahami system jika sudah menguasai satu system hanya perlu sedikit adaptasi untuk mengenal system yang lain. Dalam pelatihan selanjutnya akan diterangkan alur system dengan menggunakan probus system. Sebuah system restaurant yang sudah dikaji alurnya karena sudah digunakan di berbagai restaurant di bali dan Lombok. 5.4 Presto System Dalam menjalankan system presto, ada beberapa tahapan tahapan yang harus dilewati agar mendapatkan hasil akhir yang diharapkan yaitu report yang sesuai. 1. Otorisasi User Pengenalan user yang menjalankan system adalah Tahap awal sebelum memulai transaksi. 2. Transaksi Table Input transaksi yang terjadi dalam sebuah periode 3. Report System Laporan yang menunjukkan hasil dari transaksi yang terjadi Otorisasi User Tahap pertama dalam menjalankan system adalah adanya nama yang harus bertanggung jawab dalam menjalankan/input/proses system. Nama tersebut direkam dalam User Login. User Login adalah autorisasi dalam menjalankan sebuah system. User Login harus di daftarakan terlebih dahulu oleh pihak admin. Didalam restaurant system, standartnya ada 2 katagori dalam login user, satu sebagai Waiter/s dan satu lagi sebagai kasir. Dibedakan karena memiliki tanggung jawab yang berbeda. Waiter difokuskan untuk input takeing order ke dalam system. Sedangkan kasir untuk transaksi pembayaran dan pelaporan. Selanjutnya akan di jabarkan cara penggunaan system restaurant di dalam Presto System. 1. Opening Shift Bisnis Restaurant biasanya memiliki waktu transaksi lebih dari 8 jam, Karena itu Restaurant menerapkan system shift untuk kelompok kerja karyawan nya dalam menjalankan transaksi. Dalam presto untuk memulai shift menggunakan menu Open Shift. Posisi nya di Transaction > Open Shift 3 P a g e

4 Posisi Open Shift Maka akan ditampilkan Tab Open Shift, Pastikan tanggalnya sesuai dengan tanggal transaksi, Shift menyesuaikan waktu shift dan cashier id adalah cashier yang bekerja pada saat shift tersebut. Klik tombol Open Shift untuk memproses memulai shift jika semua sudah dilengkapi. Tab Open Shift 2. Login Cashier/Table Untuk Masuk ke menu utama / Denah table restaurant harus terlebih dahulu login. Login pada system presto menggunakan login Cashier. 4 P a g e

5 Login Cashier Transaksi Table Setelah login, akan ditampilkan denah table restaurant. Didalamnya terdapat menu-menu untuk manajemen table, Manajemen transaksi, transaksi bill table. Klik salah satu table yang terdapat dalam system dimana tamu/customer memilih untuk duduk dan menyajikan makanan dan minuman. Transaksi Table 1. Menu Manajemen Table Menu Manajemen Table bisa di lihat 5 tombol di kiri atas. Move to, Marge Bill, Group Table, Ungroup Table dan Show Group. 5 P a g e

6 Menu Manajemen Table Berikut Fungsi dan contoh kasus dalam penggunaan Menu Manajemen Table - Adanya tamu yang sering pindah2 tempat duduk mengharuskan kita untuk menyesuaikan dengan system, gunakan lah menu move to untuk memindahkan bill table tamu tersebut. Pertama pilih/click table tamu dengan memilihnya terlebih dahulu sampai gambar table seperti berikut : (adanya tanda garis putus2, tanda table tersebut terseleksi) Kemudian gunakan menu move to dan tentukan ke table mana dia pindah dengan mengetikkan nama table yang mreka tempati selanjutnya. - Tamu ingin menggabungkan bill dengan meja temannya yang lain, Gunakan Marge Bill. Caranya sama seperti diatas, pilih terlebih dahulu meja tamu yang ingin membayar meja tamu yang lain, kemudian gunakan menu marge bill dan masukkan no meja yang ingin di gabung. - Grouping table, Jika adanya pemesanan /penggabungan meja yang tiba2 karena sebuah moment(makan keluarga atau reunian) dimana kapasitas satu meja tidak mencukupi, maka dilakukanlah penggabungan meja. Cara sama dengan memilih salah satu meja yang ingin di gabung dan gunakan menu group table, untuk menggabungkan dengan table yang lain. Jika ingin mengecek kembali meja2 yang digabung gunakan show group dan jika acaranya sudah selesai dan ingin memcahkan kembali table gunakan Ungroup Table. 2. Menu Manajemen Transaksi Sisa menu diatas masuk kedalam katagori Menu Manajemen Transaksi, dimulai dari Refresh samapi flash order. Menu Manajemen Transaksi 6 P a g e - Refresh digunakan untuk melihat updatean order/isi table pada meja2, biasakan refres sebelum memasukkan transaksi ke dalam table (sangat berguna jika ada nya 2 tempat penginput/komputer system) - Repair adalah menu untuk melihat transaksi2 yang sudah terjadi/ edit transaksi

7 - closing shift Menutup shift jika adanya pergantian shift kerja atau selesai kerja pada hari tersebut - Test Print dan reconnecting server adalah menu untuk memastikan penghubungan dengan printer kasir ataupun server data - smart Order dan flash Order order cepat dalam aplikasi ini, tapi belum direcomendasikan untuk digunakan. 3. Transaksi Bill Table Pada saat tamu/customer datang dan memilih tablenya, selanjutnya menunggu order tamu tersebut untuk di masukkan ke system pada saat mimilih salah satu meja akan tampil transaksi bill seperti di bawah ini. Transaksi bill di dalah satu table Untuk memulai pembuatan bill awal pastikan menu atas dilengkapi terlebih dahulu, Menu atas Transaksi Bill - Tabel akan terisi dengan sendirinya (menyesuaikan table yang dipilih) - Cover/pax adalah jumlah orang dalam meja tersebut (sangat penting karena berhubungan dengan split bill) - Spilt terisi otomatis jika nantinya melakukan split bill - Account jangan diisi - Customer nama salah satu tamu - Room terkoneksi dengan system hotel / PHIS dilakukan jika tamu restaurant ingin melakukan charge ke kamar 7 P a g e

8 - Commission jika ada guide yang mengantar dan mendaptkan commission inputkan nama di kolom salah satu kotak tersebut 4. Menu Transaksi Bill Table Apa yang terjadi jika anda salah memasukkan orderan?jika dalam satu meja ternyata orangnya bayar sendiri-sendiri?atau jika diberikan compliment pada sebuah menu? Menu berikut adalah menu-menu yang disediakan untuk menyelesaikan kasuskasus tertentu seprti diinfokan sebelumnya. Menu Transaksi Bill Table Berikut Penjelasan dari masing-masing tombol : a. Menghapus menu yang dipilih Dalam aplikasi ini ada 3 cara penghapusan menu : bisa digunakan jika bill belum di save : digunakan jika menu sudah disimpan dan dengan alasan jelas, tidak memotong cost : digunakan jika menu sudah disimpan dan dengan alasan jelas, memotong cost b. Mengratiskan/Compliment menu : menggratiskan satu item menu. : menggratiskan semua menu. 8 P a g e

9 c. Action yang lain - Move bill memindahkan bill ke bill table yang lain - Recomplimnet mengembalikan menu yang ter compliment - Reprint mengeprint ulang kembali menu ke Bar dan Kitchne - Free Tax dan Free Service jika ada request bill yang tidak dikenakan tax dan service - With Tax dan Service mengembalikan tak dan service d. Spliit Bill atau Memecah Bill : Memecah Bill Masuk kedalam menu split bill 9 P a g e

10 - Split ID Untuk memberikan ID tambahan pada bill yang akan dipecah, bisa diinputkan berupa huruf ataupun angka(recommend huruf), jadinya jika kita memecah bill di table 66, diberikan split ID dengan huruf A, maka bill yang di split akan terbentu menjadi table 66A. bisa dilihat di Transaksi table biasnya hasil split berada di table bawah. - Pax Split, Membagi jumlah orang yang membayar bill tersebut, jika sebelumnya pax nya 4 orang(atau 2 pasangan) dan satu pasangan ingin duluan membayar makan pax nya di beri angaka 2. - Untuk memilih menu2 yang akan di pecah, klik pada menu split dan berikan quantity menu yang ingin dipisahakan - Jika sudah di save maka terbentuk 2 bill, satu bill di meja 66 satu lagi di meja 66A e. Memberikan Discount Ada 2 cara dengan menggunakan menu discount Atau memberikan discount langsung pada item menu 10 P a g e

11 f. Memberikan Komisi Sebelum memberikan komisi pastikan terseting terlebih dahulu jumlah komisi yang disepakati oleh restaurant, setting terdapat di, Setup Master-setup Commsion. 5. Proses Pembayaran Setelah tamu/customer selesai dengan hidangan dan ingin membayar transaksi mereka, pastikan terlebih dahulu melakukan prebilling : Tombol prebilling menghasilkan informasi transaksi dari tamu/customer sebelum dibayar, fungsi nya agar customer dapat memastikan kembali transaksi dan order sesuai dengan apa yang dinikmati : Proses pembayaran yang dilakukan oleh customer agar tercatat didalam system dan dapat menghasilkan laporan. Dalam proses pembayaran sendiri terdapat pilihan jenis pembayaran yang dilakukan oleh tamu. 11 P a g e

12 Payment Menu Ada Beberapa hal yang harus diperhatikan : - Grand Total adalah nominal transaksi yang harus dibayarkan - Payment Currency adalah pilihan mata uang dalam pembayaran - Currency adalah menentukan mata uang nya - Exchange rate adalah Pertukaran 1 mata uang asing ke Rupiah - Delivery Change adalah pembayaran kiriman makanan (jika terdapat Order makanan) - Disc payment adalah memberikan diskon pada transaksi tersebut - Cash IDR nominal untuk pembyaran secara cash - Credit Card pembayaran menggunakan Kartu kredit - Voucher jika terdapat potongan harga menggunakan voucher tertentu - Deposit adalah pembayaran dengan system deposit - Less/Balance/Change adalah keterangan dari keadaan pembayaran pada bill tersebut. Jika keterangan tersebut less, berarti customer harus membayar sesuai dengan nominal yang tertera, jika change customer mendapatkan kembalian yang tertera. Jadi pastikan keterangan tersebut bertuliskan Balance atau change Report System Hal terpenting dalam sebuah system adalah Laporan, laporan bisa terbentuk jika sudah terjadi transaksi dalam periode tertentu. Dalam Presto laporan-laporan sudah dikumpulkan dalam menu Reports. 12 P a g e

13 Menu Reports Ada beberapa reports utama yang terdapat dalam transaksi restaurant. Sedangkan report/laporan yang lain adalah laporan pendukung. Berikut beberapa report utama 1. FB Cashier Report Report berikut adalah laporan yang paling sering dicetak bahkan setiap akhir dari shift kerja laporan ini dicetak. Laporan ini menunjukkan hasil nominal pendapatan transaksi dalam periode tertentu. Tampilan Tab Cashier Report 13 P a g e

14 Pertama yang harus dipastikan adalah periode, pastikan laporan tanggal transaksi yang ingin ditampilkan sesuai dengan yang diinginkan. Jika ingin laporan yang lebih spesifik lagi, seperti laporan Cashier atas nama A, atau laporan Cashier setiap shift dll. Menu -menu filter dapat digunakan untuk menampilkan laporan yang spesifik. Hal penting yang harus diperhatikan didalam laporan adalah adannya 2 total pendapatan yang berbeda. Satu adanya laporan Total Payment yang artinya segala jenis cara pembayaran ditotalkan baik dia cash, menggunakan kartu kredit, charge to room, hutang, dll. Sedangkan untuk laporan totalan pendaptan dengan menghitung jenis pembayaran hanya dengan cash saja terdapat pada CASH ON HAND. Hasil nominal Laporan Cash on Hand ini nantinya harus sama dengan jumlah uang yang terdapat di dalam box cashier/ uang yang disetorkan ke owner/manajemen. 2. FB Sales Report Report yang lebih detail, tentang transaksi penjualan dengan menampilkan produk yang terjual, system pembayaran sampai menampilkan jumlah bill yang terbuat dalam suatu periode adalah FB Sales Report. Laporan ini biasanya disediakan untuk para supervisor, manager, accounting dan owner. 14 P a g e FB Sales Report Pilih periode dari report, tentukan atau filter informasi detail apa yang dibutuhkan. Terdapat pilihan tampil detail informasi penjualan, Summary atau hanya

15 totalan nya saja, Penjualan yang hanya sifatnya compliment saja sampai anda dapat menampilkan penjualan lengkap dengan menu yang dipesan. 3. FB Product Sales Report Untuk menganalisis perkembangan penjualan masing-masing menu, FB Product Sales Report mampu memberikan informasi lengkap dari jumlah yang terjual sampai informasi penjualan bersih produk dalam periode teretentu. FB Product Sales Report 15 P a g e

16 Tentukan Periode, pilih jenis laporan penjualan produk, apakah ingin menampilkan semua produk terjual, produk terjual dengan status complimentary, produk yang ter void, atau filter dengan jenis group tertentu saja. Sedangkan untuk report yang lain adalah report pendukung yang dapat dicetak jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Masih terdapat banyak jenis report tapi dalam system restaurant ke tiga jenis report di atas adalah report utama yang harus ada disetiap periode transaksi. 16 P a g e