BAB 3 ANALISIS PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN JASA KAPAL YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN JASA KAPAL YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan Perusahaan Perseroan (Persero) PT. Pelabuhan Indonesia II, berkantor pusat di Jakarta, yang beralamat di Jln. Pasoso No.1 Tanjung Priok Jakarta Utara, Jakarta Perusahaan Perseroan (Persero) PT. Pelabuhan Indonesia II didirikan pada tanggal 1 Desember 1992, sesuai dengan Akta Pendirian Perusahaan Nomor 3 oleh Notaris Imas Fatimah Sarjana Hukum, serta akta perubahan Nomor 4 bulan Mei 1998 oleh Notaris Imas Fatimah Sarjana Hukum. Kepemilikannya adalah 100% milik Pemerintah Indonesia. PT (Persero) Pelabuhan Indonesia II, merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang mengelola jasa kepelabuhanan di Indonesia. Kantor Pusat PT (Persero) Pelabuhan Indonesia II berkedudukan di Jakarta, memiliki wilayah operasi di 10 propinsi dan mengelola 12 pelabuhan yang diusahakan, yaitu : Pelabuhan Teluk Bayur di Propinsi Sumatera Barat, Pelabuhan Jambi di Propinsi Jambi, Pelabuhan Palembang di Propinsi Sumatera Selatan, Pelabuhan Bengkulu di Propinsi Bengkulu, Pelabuhan Panjang di propinsi Lampung, Pelabuhan Tanjung Pandan dan Pelabuhan Pangkal Balam di Propinsi Bangka Belitung, Pelabuhan Banten di Propinsi Banten, Pelabuhan Tanjung Priok dan Sunda Kelapa di Propinsi DKI Jakarta, 28

2 29 Pelabuhan Cirebon di Propinsi Jawa Barat dan Pelabuhan Pontianak di Propinsi Kalimantan Barat Visi dan Misi PT. Pelabuhan Indonesia II Visi Perusahaan Visi dari PT. Pelabuhan Indonesia II adalah menjadikan pelabuhan yang dapat memberi pelayanan kepelabuhanan Kelas Dunia kepada semua mitra usahanya di tingkat lokal, nasional maupun internasional Misi Perusahaan Berdasarkan visi perusahaan di atas, maka perusahaan menetapkan misinya sebagai berikut : 1. Meningkatkan peran dan fungsi pelabuhan serta menunjang kelancaran dan keamanan secara efektif dan efisien. 2. Menyelenggarakan jasa kepelabuhanan untuk kepentingan masyarakat umum untuk menunjang pembangunan nasional. 3. Mewujudkan dumber daya manusia yang berjiwa bahari, profesional dan mampu mengikuti perkembangan kebutuhan pelayanan jasa kepelabuhanan.

3 3.2 Struktur Organisasi, Uraian Tugas dan Tanggungjawab Struktur Organisasi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia II Adapun struktur organisasi PT. Pelabuhan Indonesia II yang kami sampaikan adalah sebagai berikut : DEWAN DIREKSI GENERAL MANAGER DEPUTI GENERAL MANAGER OPERASI MANAGER PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN OPERASI MANAGER KEPANDUAN MANAGER PELAYANAN PELANGGAN PERENCANAAN OPERASI KEPANDUAN PELAYANAN PELANGGAN DAN HUMAS PELAYANAN KAPAL DAN BARANG PERBAIKAN DAN PERAWATAN HUKUM DAN KLAIM PENGENDALIAN OPERASI TELEKOMUNIKASI DAN ADMINISTRASI SISTEM INFORMASI MANAGER PROPERTI DAN TERMINAL PENUMPANG MANAGER TEKNIK MANAGER KEUANGAN MANAGER SUMBER DAYA MANUSIA DAN UMUM ASISTEN G M PENGADAAN DAN PERBEKALAN ASISTEN G M KENDALI MUTU PENGUSAHAAN TANAH DAN BANGUNAN PERENCANAAN ANGGARAN DAN AKUNTANSI SUMBER DAYA MANUSIA ANEKA USAHA PENILIKAN TEKNIK SIPIL PENDAPATAN DAN PIUTANG ADMINISTRASI UMUM DAN RUMAH TANGGA TERMINAL PENUMPANG PERALATAN MESIN,LISTRIK DAN ALAT PERBENDAHARAAN PENGAMANAN DAN PEMADAM KEBAKARAN Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pelabuhan Indonesia II Sumber : PT. Pelindo II,

4 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab berhubungan erat dengan prosedur dan pengendalian secara internal untuk mendukung pencapaian perusahaan. Dengan adanya pembagian fungsi dan tugas masingmasing bagian dapat diketahui dengan jelas dan terperinci. Struktur organisasi juga dapat digunakan untuk mengetahui tingkatan jabatan dan mengukur besar kecilnya tanggung jawab setiap pegawai. PT. Pelabuhan Indonesia II memiliki Dewan Direksi dan General Manager serta bawahannya. Uraian tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : Dewan Direksi : a. Melaksanakan pengurusan perusahaan untuk kepentingan dan tujuan perusahaan serta bertanggung jawab pada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). b. Melakukan Koordinasi keluar dan kedalam perusahaan sesuai dengan kepentingannya. c. Berhak dan berwenang bertindak untuk dan atas nama direksi serta perseroan yang telah disetujui dalam rapat direksi. General Manager : a. Pelaksanaan program kerja bidang perencanaan dan pengendalian operasi / PPSA, kepanduan, pelayanan pelanggan, usaha terminal, properti, teknik, keuanagn, sumber daya manusia dan umum, kendali mutu, pengadaan dan perbekalan, serta pemantauan kinerja operasional dan pelaporan.

5 32 b. Penyusunan anggaran Perusahaan dan pelaporan pelaksanaan anggaran. c. Pelaksanaan penerapan sistem informasi manajemen terpadu di lingkungan PT. Pelabuhan Indonesia II. Deputi General Manager : a. Merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan dan melaporkan kegiatan pelaksanaan program kerja bidang perencanaan dan pengendalian operasi / Pusat Pelayanan Satu Atap (PPSA). b. Pelaksanaan program kerja bidang pemanduan dan penundaan. c. Pelaksanaan program kerja bidang pelayanan pelanggan. d. Pelaksanaan penerapan sistem informasi manajemen operasional di lingkungan kerjanya. Manager Perencanaan dan Pengendalian Operasi / PPSA a. Pelaksanaan program kerja bidang perencanaan operasi. b. Pelaksanaan program kerja bidang pengendalian operasi. c. Pelaksanaan pemantauan pelayanan kapal dan barang. d. Pelaksanaan program kerja bidang pengoperasian sistem operasi. e. Pelaksanaan penerapan sistem informasi manajemen yang terkait dengan bidang perencanaan dan pengendalian operasi / PPSA di lingkungan kerjanya. Manager Kepanduan a. Pelaksanaan program kerja bidang pelayanan kapal. b. Pelaksanaan program kerja bidang pemanduan dan penundaan. c. Pelaksanaan program kerja bidang telekomunikasi dan administrasi kepanduan.

6 33 d. Pelaksanaan kesiapan operasi kapal tunda, motor pandu, dan motor kepil. e. Pelaksanaan kegiatan pemantauan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan kapal tunda, motor pandu dan motor kepil. f. Pelaksanaan penerapan sistem informasi manajemen yang terkait dengan bidang kepanduan. Manager Pelayanan Pelanggan a. Pelaksanaan program kerja bidang pelayanan pelanggan dan hubungan masyarakat. b. Pelaksanaan program kerja bidang hukum, klaim, dan asuransi. c. Pelaksanaan program kerja bidang data pelaporan. d. Pelaksanaan penerapan sistem informasi manajemen yang terkait dengan bidang pelayanan pelanggan. Manager Properti a. Pelaksanaan program kerja bidang persewaan perairan, tanah, dan bangunan. b. Pelaksanaan program kerja bidang rupa-rupa usaha meliputi pengusahaan listrik, air, pas pelabuhan, telepon, retribusi sampah, dan reception facilities. c. Pelaksanaan penerapan sistem informasi manajemen yang terkait dengan bidang properti. Manager keuangan a. Pelaksanaan program kerja bidang anggaran dan akuntansi b. Pelaksanaan program kerja bidang pendapatan dan hutang piutang. c. Pelaksanaan program kerja bidang perbendaharaan.

7 34 d. Pelaksanaan penerapan sistem informasi manajemen keuanagan. Asisten Manager Perencanaan Operasi a. Pelaksanaan penyiapan perencanaan gerakan kapal keluar masuk, pindah, labuh, dan tambat. b. Pelaksanaan penyiapan rencana bongkar muat barang di dermaga, gudang, dan lapangan. c. Pelaksanaan penyiapan penumpukan barang, penanganan barang berbahaya, serta kegiatan angkutan langsung. d. Menginformasikan tentang perencanaan penambatan kapal yang sudah ditetapkan oleh PPSA. Asisten Manager Pelayanan Kapal dan Barang a. Pelaksanaan penyiapan dan pelayanan kapal yang menyangkut penggunaan fasilitas labuh, tambat, dan dermaga. b. Pelaksanaan pembuatan pranota pelayanan kapal dan barang. c. Penyusunan laporan kegiatan bidang pelayanan kapal dan barang. d. Pengelolaan pemasaran yang terkait dengan ruang lingkupnya. Asisten Manager pengendalian Operasi a. Pemantauan gerakan kapal keluar masuk, pindah, dan tambat di pelabuhan. b. Pengendalian pengoperasian CCTV (Closed Cirkuit Television) dan tampilan informasi yang berkaitan perencanaan dan pelayanan kapal pada komputer monitoring sistem. c. Mempersiapkan dan merekayasa sistem dan dapat ditampilkan sesuai dengan kebutuhan manajemen dalam memperlancar kegiatan operasional.

8 35 d. Penyusunan laporan sisteminformasi manajemen pelabuhan. e. Pengumpulan dan pengolahan data operasional untuk kepentingan analisis dan evaluasi kinerja operasional. Asisten Manager Pemanduan a. Pelaksanaan pelayanan, pemanduan, penundaan, dan pengepilan kapal. b. Pelaksanaan pelayanan sarana pemanduan meliputi kapal tunda, motor pandu, motor kepil, dan mobil angkutan pandu. c. Pelaksanaan penyusunan penilikan dan penertiban lalu lintas oleh gerak kapal di perairan wajib pandu. d. Pelaporan pelaksanaan kegatan bidang pemanduan. Asisten Manager Telekomunkasi dan Administrasi a. Pelaksanaan monitoring lalu lintas kapal dipeairan wajib pandu. b. Pengumpulan dan pengolahan data kegiatan operasional kepanduan serta kepengurusan ijin telekomunikasi. c. Perhitungan utilisasi produksi dan pendapatan jasa kepanduan. d. Pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dan administrasi bidang kepanduan. e. Pelaporan pelaksanaan kegiatan bidang telekomunikasi dan adminstrasi. Asisten Manager Pelayanan Pelanggan dan Humas a. Pembinaan hubungan terhadap pelanggan. b. Pengelolaan kegiatan hubungan masyarakat baik dengan pihak internal maupun eksternal yang terkait dengan informasi kepelabuhanan. c. Pelaporan pelaksanaan kegiatan bidang pelayanan pelanggan dan humas.

9 36 Asisten Manager Sistem Informasi a. Perencanaan pengoperasian pengendalian dan pemeliharaan sistem informasi. b. Pembuatan kajian yang berkaitan dengan pelaksanaan program kerja serta menyiapkan dan menyusun laporan sebagai gambaran pelaksanaan pekerjaan. c. Pelaporan pelaksanaan kegiatan bidang sistem informasi. Asisten Manager Anggaran dan Akuntansi a. Pelaksanaan penyiapan dan penyusunan rencana anggaran, pengendalian pelaksanaan dan penyusunan laporan realisasi anggaran. b. Pelaksanaan kegiatan verifikasi terhadap transaksi keuangan yang berkaitan dengan anggran dan akuntasi. c. Pelaksanaan analisis data keuangan antara data operasional dengan data keuangan. d. Pelaporan pelaksanaan kegiatan bidan anggaran dan akuntansi. Asisten Manager Pendapatan dan Piutang a. Pelaksanaan dan pengendalian kediatan pelayanan kapal, barang dan rupa-rupa. b. Pelaksanaan kegiatan administrasi piutang dan penagihan. c. Pelaksanaan kegiatan verifikasi terhadap transaksi keuangan yang berkaitan dengan bidang pendapatan dan piutang. d. Pelaporan pelaksanaan kegiatan bidang pendapatan dan piutang.

10 37 Asisten Manager Perbendaharaan a. Pelaksanaan kegiatan penyediaaan dan pengendalian kebutuhan kas atau bank dan surat-surat berharga. b. Pelaksanaan kegiatan dokumentasi keuangan dan penghapusan aset inventaris. c. Pelaksanaan kegiatan verifikasi terhadap transaksi keuangan yang berkaitan dengan bidang perbendaharaan. d. Pelaporan pelaksanaan bidang pembendaharaan. 3.3 Uraian Proses Bisnis Transaksi pelayanan jasa kapal dimulai dari diterimanya pendaftaran pelanggan dengan cara : Pendaftaran : Calon pelanggan/agen pelayaran mengajukan permohonan menjadi pelanggan ke Pelayanan Pelanggan. Kemudian Pelayanan Pelanggan memeriksa kelengkapan persyaratan dan melaksanakan penelitian lapangan. Jika persyaratan kurang lengkap, maka bagian Pelayanan Pelanggan mengembalikan kepemohon/calon pelanggan disertai surat penolakan. Jika data tersebut dinyatakan sudah lengkap maka Bagian Pusat Pelayanan Satu Atap (PPSA) memberikan Kode Pelanggan pada agen pelayaran. Untuk pelanggan tidak tetap diharuskan memberikan uang UPER sebesar 125% dari tarif yang ditetapkan dan untuk pelanggan tetap diharuskan membuka rekening di Bank yang telah bekerjasama dengan perusahaan, untuk autodebet dengan Cash Management System (CMS). Setiap permohonan PPKB diverifikasi oleh petugas PPSA.

11 38 Pelayanan : Pelanggan mengajukan Pemberitahuan Kedatangan Kapal (PKK) secara online dan diterima oleh Asisten Manager Perencanaan Operasi minimal 15 jam sebelum kapal tiba. Kemudian akan direspon dengan memberikan nomor urut dari PKK kepada agen pelayaran. Pelanggan mengajukan Permintaan Pelayanan Kapal dan Barang (PPKB) secara online. Jenis pelayanan kapal meliputi (service code) meliputi : jasa labuh, jasa pandu dan tunda, jasa tambat, jasa air kapal dan sampah. Selanjutnya petugas labuh melayani jasa labuh dan pelayanan pemanduan menerima informasi dari pelanggan melalui via radio VHF bahwa kapal siap menerima panduan. Kemudian petugas meminta Surat Perintah Kerja (form 2A1, form 2A2 dan form 2A3) ke Asisten Manajer Kepanduan, dan bagian pemanduan akan memberikan Jasa Pandu. Lalu Petugas pemanduan mencatat jam pelayanan pandu masuk dan keluar pada formulir 2A1 serta jam gerak kapal tunda, hasil pencatatan petugas pemanduan harus diketahui dan ditandatangani oleh nahkoda kapal yang dipandu, lalu petugas pandu dan tunda memberikan kembali ke Asisten Manajer Kepanduan dan data-data yang ada pada formulir 2A1 kemudian dientry kedalam komputer menghasilkan database pandu dan tunda. Kemudian melakukan kegiatan pelayanan jasa tambat, petugas tambat mencatat jam ikat tali pada saat kapal masuk ketambatan dan juga mencatat jam lepas tali pada saat kapal keluar tambatan, dan petugas menulis hasil catatan di formulir 2A2 kemudian dientry ke dalam database tambat oleh Asisten Manajer Kepanduan. Berdasarkan permintaan pelanggan untuk pengisian air kapal, maka dilakukan pengisian air kapal. Setelah selesai melakukan pelayanan air kapal, maka

12 39 dilakukan pencatatan atas realisasi pengisian air kapal pada formulir 2A3, kemudian dientry ke dalam komputer oleh Asisten Manajer Kepanduan dan menghasilkan database air kapal. Lalu dilanjutkan dengan melakukan pelayanan pembersihan sampah kapal, setelah selesai melakukan pembersihan kapal maka dilakukan pencatatan atas realisasi pembersihan sampah kapal pada formulir 2A3 lalu data-data tersebut dientry ke dalam komputer oleh Asisten Manajer Kepanduan dan menghasilkan database sampah kapal. Kegiatan pelayanan jasa kapal berakhir ketika petugas pemanduan mencatat jam pandu keluar, setelah itu pelanggan dapat mulai melakukan pembayaran. Pembayaran : Asisten Manager Pendapatan dan Piutang melakukan cetak daftar kapal keluar berdasarkan database pandu secara harian untuk dibuatkan nota tagihan pelayanan jasa kapal, dilanjutkan dengan mencetak Daftar Transaksi Jasa Kapal (DTJK) berdasarkan form 2A1, form 2A2 dan form 2A3 untuk mengecek data yang sudah dientry serta memperbaiki kesalahan data. Setelah mencetak DTJK dilanjutkan dengan mencetak pranota atau 3A (berdasarkan DTJK dan perhitungan ketetapan biaya yang ada). Kemudian DTJK dan pranota akan melalui proses validasi dan verifikasi oleh Manager Keuangan. Lalu hasil validasi dan verifikasi diberikan kembali ke Asisten Manager Pendapatan dan Piutang untuk dientry dan dicetak dalam bentuk nota tagihan jasa kapal (bentuk 4A) Nota tagihan jasa kapal (bentuk 4A) lalu dibuat sebanyak 3 rangkap yaitu: rangkap 1 untuk pelanggan, rangkap 2 untuk Asm. Manager Anggaran dan Akuntansi dan rangkap 3 untuk diarsip oleh Asisten Manager Pendapatan dan Piutang. Selanjutnya nota tagihan jasa kapal (bentuk 4A) akan melalui proses validasi dan verifikasi oleh Manajer

13 40 Keuangan dan jika datanya sudah benar maka dicatat dalam General Ledger oleh Asisten Manager Pendapatan dan Piutang. Setelah itu Asisten Manager Anggaran dan Akuntansi posting data ke dalam jurnal penjualan jasa. Kemudian akan dilakukan pendebitan rekening pelanggan secara otomatis melalui Cash Management System (CMS). Selanjutnya Asisten Manager Anggaran dan Akuntansi akan melakukan posting Jurnal Kas Masuk (JKM) setelah Asisten Manajer Pembendaharaan mengakui sebagai pendapatan. Setelah itu membuat laporan keuangan secara rutin dan memberikan hasil laporan keuangan kepada Manager Keuangan. 3.4 Flowchart Proses Bisnis Pelayanan Kapal PT. Pelabuhan Indonesia II PENDAFTARAN BAG. PELAYANAN PELANGGAN PPSA COMPUTER OPERATION Menerima Permohonan Pelanggan Baru A Memeriksa Kelengkapan Persyaratan Entry Data Pelanggan Membuat File Pelanggan Ms_Pelanggan M elaksanakan Penelitian Lapangan Entry Data Kapal Persetujuan Tidak Ya M em beritahu Kode Pelanggan Membuat Penolakan Memberikan Dokumen Persyaratan Pendaftaran ke Bag. PPSA Pelanggan Surat Penolakan A Selesai Gambar 3.2 Flowchart pendaftaran pelanggan PT. Pelabuhan Indonesia II

14 41 PELAYANAN Asman Perencanaan Operasi PPSA Asman Kepanduan Operasi Komputer Mengecek PKK dari Pelanggan Create Open PKK Tr_PKK Pelanggan Membuat Form 2A1, 2A2, 2A3 Memproses No.Urut Berdasarkan PKK PPKB Update Files Memberitahukan No.Urut PKK ke Pelanggan Form 2A3 Form 2A2 Form 2A1 C Mengecek & Verifikasi PPKB A B Update Files Tr_PPKB Pelanggan Petugas Pandu & Tunda Petugas Tambat Petugas Air Kapal & Sampah A B C Form 2A1 Form 2A2 Form 2A3 Mencatat Jam Pelayanan Pandu Masuk & Keluar ke Form 2A1 Mencatat Jam Ikat Tali & Jam Lepas Tali ke Form 2A2 Mencatat Realisasi Air Kapal ke Form 2A3 Mencatat Jam Gerak Kapal Tunda ke Form 2A1 Form 2A2 Mencatat Realisasi Pembersihan Kapal ke Form 2A3 Meminta Tanda Tangan Pelanggan E Form 2A3 Form 2A1 (Sign) D F

15 42 Asman Kepanduan Computer Operation D E F Form 2A1 (Sign) Form 2A2 Form 2A3 Pandu & Tunda Entry Data Form 2A1, 2A2 & 2A3 Update Files Tambat Selesai Air Kapal & Sampah kapal Gambar 3.3 Flowchart Pelayanan Jasa Kapal PT. Pelabuhan Indonesia II

16 43 PEMBAYARAN Asman. Pendapatan dan Piutang Computer Operation Enter Daftar Kapal Keluar Update Files & Print Daftar Kapal Pandu & Tunda Daftar Kapal Keluar N Pandu & Tunda Enter Data Daftar Transaksi Jasa Kapal dan Data Pranota Update Files & Print Tambat Air Kapal & Sampah DTJK Pranota Master Pelanggan A

17 44 Manager Keuangan Computer Operation A Create Nota Tagihan DTJK Pranota Nota Tagihan Master Pelanggan Memverifikasi& Validasi Update file and print nota tagihan General Ladger DTJK Pranota Nota tagihan (4A) T N C Pelanggan Entry data Nota Tagihan (4A)

18 45 Asman. Anggaran dan Akuntansi Computer Operation C Nota Tagihan (4A) Mengecek Status Kas Masuk dari Pelanggan Update Files Master Pelanggan T Jurnal Penjualan Jasa Jurnal Kas Masuk Membuat Laporan Keuangan Laporan Keuangan ke Manager Keuangan Selesai

19 46 Asman. Perbendaharaan Computer Operation mengecek status pelanggan Update file Master Pelanggan tidak tetap tetap Status Pelanggan beserta Bukti transfer dari pelanggan Menerima uang UPER 125% Menerima Autodebet melalui CMS dari Memperbaharui status pembayaran Update file Tr_pembayaran Selesai Gambar 3.4 Flowchart Pembayaran PT. Pelabuhan Indonesia II 3.5 Arsitektur Sistem Informasi Spesifikasi hardware, software, database serta Jaringan yang digunakan Sistem informasi yang ada pada PT. Pelabuhan Indonesia II menggunakan sistem client-server, dimana server sebagai media penyimpanan data dan melakukan fungsi routing antara komputer satu dengan yang lainnya, khususnya pada setiap divisi. Sedangkan client sebagai media input data.

20 47 Untuk spesifikasi hardware dan software yang dipergunakan adalah sebagai berikut: 1. Client Sistem yang dipakai adalah Windows XP. Komputer client menggunakan bahasa pemrograman Oracle. Dengan menggunakan sistem aplikasi SIM terpadu, sedangkan spesifikasi hardware yang digunakan adalah Pentium 4, dengan harddisk 80 Gb serta Ethernet Card yang berfungsi untuk mengkoneksikan komputer ke jaringan. 2. Server Server yang digunakan adalah Hewlett Packard, dengan sistem operasi Windows. Untuk web menggunakan PHP dan Oracle Developer untuk sistem aplikasinya. 3. Jaringan Topologi jaringan yang digunakan pada PT. Pelabuhan Indonesia II adalah topologi Star yang menghubungkan semua komputer yang ada di dalam gedung perusahaan. 4. Database Database yang digunakan adalah Oracle 9.i yang berbasiskan sistem operasi Linux Gambaran Aplikasi yang Berjalan - Menu Login 1. Masukan User ID dan Password sesuai bagiannya. 2. Jika User ID dan Password tidak cocok, maka harus login kembali. 3. Jika berhasil maka masuk ke main menu.

21 48 Gambar 3.5 Tampilan Menu Login - Menu Pendaftaran Pelanggan 1. Pilih menu pelanggan pelanggan baru sub sistem kapal. 2. Isi kolom kode yang menjadi kode agen tersebut. 3. Isi kolom nama dengan nama agen yang bersangkutan. 4. Isi kolom singkatan yang biasanya terdiri dari 3 atau 4 digit huruf singkatan nama agen tersebut. 5. Lalu lanjutkan mengisi semua kolom yang tersedia. 6. Kolom pilih cara pembayaran memilih satu dari 2 pilihan berikut : a. CMS b. UPER 7. Klik tombol save.

22 49 Gambar 3.6 Tampilan Menu Pendaftaran Pelanggan - Menu Pendaftaran Kapal 1. Pilih menu pelanggan pendaftaran kapal admin kapal. 2. Isi kolom kode yang menjadi kode kapal tersebut dan isi kolom nama kapal dengan nama kapal. 3. Isi kolom kode agen dengan kode agen. 4. Lalu lanjutkan mengisi semua kolom yang tersedia. 5. Pilih kolom jenis pelayar dengan jenis pelayaran. 6. Pilih status kapal yang terdiri : milik, carter/sewa, keagenan. 7. Pilih jenis rute yang terdiri dari regular atau non regular. 8. Klik tombol save.

23 50 Gambar 3.7 Tampilan Menu Pendaftaran Kapal - Melihat Pemberitahuan Kedatangan Kapal (PKK) 1. Menu Perencanaan PKK. 2. Untuk mengedit tekan tombol isi query. 3. Klik tombol mulai query. 4. Ubah kolom yang ingin dilakukan perubahan. 5. Klik tombol save.

24 51 Gambar 3.8 Tampilan Pemberitahuan Kedatangan Kapal (PKK) - Melihat Permintaan Pelayanan Kapal dan Barang (PPKB) 1. Menu Perencanaan PPKB. 2. Untuk mengedit tekan tombol... (browse) disamping kolom PPKB untuk memilih no. PPKB. 3. Rubah data yang tidak sesuai dengan realitas yang dilapangan. 4. Klik tombol DETAIL PERMINTAAN untuk menetapkan detail-detail permintaan. 5. Isi data penetapan sesuai permintaan. 6. Klik tombol save.

25 52 Gambar 3.9 Tampilan PPKB - Menu Pemanduan 1. Pilih menu Kepanduan Entry bukti Pandu. 2. Isi kolom No. Bukti Pandu dan tekan enter. 3. Maka data akan keluar, setelah data kapal terisi 4. Isikan kolom tanggal dan jam pandu naik. 5. Isikan kolom tanggal dan jam Kapal gerak. 6. Isikan kolom tanggal dan jam selesai di pandu. 7. Isikan kolom tanggal dan jam Pandu turun. 8. Klik tombol save.

26 53 Gambar 3.10 Tampilan Menu Pemanduan - Menu Tunda 1. Pilih menu Kepanduan Bukti Tunda Entry Realisasi Tunda. 2. Klik gambar... (browse) pada No. Bukti. 3. Setelah tampil list No. Bukti, lalu kliklah No. Bukti yang diinginkan. 4. Masukan Tanggal form Bukti Tunda. 5. Isikan Tongkang jika menggandeng tongkang. 6. Isikan Periode Tunda. 7. Klik tombol save.

27 54 Gambar 3.11 Tampilan Menu Tunda - Menu Tambat 1. Pilih menu Kepanduan Jasa Tambat Entry Realisasi Tambat. 2. Isikan kolom No. Bukti 2A2 atau menekan Tombol... (browse) disamping kolom No. bukti 2A2. 3. Isi kolom tanggal Bukti dengan menekan tombol tanggal bukti... (browse). 4. Isi mulai tambat, selesai tambat, dan keterangan. 5. Klik tombol Cetak SPK Ikat Tali untuk mencetak SPK ikat Tali. 6. Klik tombol Cetak SPK Lepas Tali untuk mencetak SPK lepas Tali. 7. Klik tombol save.

28 55 Gambar 3.12 Tampilan Menu Tambat - Cetak Daftar Kapal Keluar (DKK) 1. Pilih menu pranota cetak DKK 2. Isi kolom pilihan dengan klik tombol.dengan memilih DKK. 3. Isi periode tanggal yang diinginkan sampai dengan tanggal yang diinginkan. 4. Isi record Baca 5. Klik tombol cetak.

29 56 Gambar 3.13 Tampilan Cetak Daftar Kapal Keluar (DKK) - Cetak Pranota DTJK 1. Pilih menu pranota cetak DTJK atau DKK. 2. Isi kolom pilihan dengan klik tombol. Dengan memilih DTJK 3. Isi nomor urut. 4. Isi kode kapal, No. UKK, dan Kode Agen. 5. Klik Tombol Cetak.

30 57 Gambar 3.14 Tampilan Cetak Pranota DTJK - Cetak Pranota DPJK 1. Pilih menu pranota cetak DPJK. 2. Isi nomor dan tanggal pranota yang diinginkan atau Klik tombol... (browse) 3. Isi nama dan status kapal 4. Lalu lanjutkan mengisi semua kolom yang tersedia. 5. Klik gambar print.

31 58 Gambar 3.15 Tampilan Cetak Pranota DPJK - Menu Cetak Nota Tagih Bentuk 4A 1. Pilih menu pranota cetak nota 2. Isi kolom no nota dengan klik tombol... (browse) atau ketik No. Nota yang diinginkan 3. Isi kolom tanggal 4. Klik tombol Cetak.

32 59 Gambar 3.16 Tampilan Cetak Nota Tagih Bentuk 4A 3.6 Analisis Perspektif yang digunakan dalam Mengevaluasi Sistem Informasi Pelayanan Jasa Kapal pada PT. Pelabuhan Indonesia II Berdasarkan CobIT 4.1, analisis perspektif yang digunakan dalam mengevaluasi sistem informasi pelayanan jasa kapal pada PT. Pelabuhan Indonesia II adalah customer perspective. Perspektif pelanggan digunakan karena penulis membahas mengenai Sistem Informasi Pelayanan Jasa Kapal PT. Pelabuhan Indonesia II yang berhubungan dengan pelanggan secara langsung sehingga dapat diketahui hal-hal apa saja yang perlu diperbaiki atau diperbaharui untuk mencapai pelayanan yang optimal. Berikut adalah uraian dari tujuan bisnis perspektif pelanggan :

33 60 1. Meningkatkan Orientasi Pelayanan terhadap Pelanggan. Pelanggan berhak untuk mendapatkan pelayanan serta kualitas barang dan jasa yang baik. 2. Menawarkan Produk dan Pelayanan yang Kompetitif. Adanya saingan dari para kompetitor membuat perusahaan harus tetap menjaga kualitas produk dan layanan agar tetap dapat bersaing atau bahkan memiliki keunggulan kompetetif dari para kompetitornya. 3. Menyediakan Pelayanan secara berkelanjutan. Pelayanan yang baik harus selalu terjaga dan terpelihara untuk menjamin kualitas perusahaan secara umum. 4. Tanggap terhadap Perubahan Bisnis. Perubahan yang terjadi atau di luar rencana yang telah ditetapkan harus dapat ditanggapi dengan cepat dan efektif agar tidak mengganggu proses pengambilan keputusan perusahaan. 5. Mengoptimalkan/Meminimumkan Biaya Pelayanan. Pemberian pelayanan yang baik harus disertai dengan perencanaan biaya yang matang. 6. Mendapatkan Informasi yang Berguna untuk Pengambilan Keputusan yang Strategis. Pengambilan keputusan yang tepat dapat diwujudkan apabila tersedia informasi yang akurat dan memadai bagi manajemen.

34 61 Customer Perspective Business Goal 1 Meningkatkan orientasi pelanggan dan jasa. 2 Menawarkan produk dan pelayanan yang kompetitif. IT Goal (3) Memastikan user puas dengan jasa yang ditawarkan. (23) Memastikan pelayanan TI yang ditawarkan tersedia sesuai dengan kebutuhan. (5) Menciptakan kecepatan dalam bidang TI. (24) Meningkatkan keefektivitasan biaya TI dan kontribusinya terhadap keuntungan bisnis. 3 Menyediakan pelayanan secara berkelanjutan. 4 Tanggap terhadap perubahan bisnis. (10) Saling memastikan kepuasan hubungan bisnis dengan pihak ketiga (16) Mengurangi kerusakan akibat solusi dan pelayanan yang buruk (22) Memastikan bahwa gangguan pelayanan atau perubahan TI berdampak seminimum mungkin terhadap bisnis. (23) Memastikan pelayanan TI yang ditawarkan tersedia sesuai kebutuhan. (1) Merespon kebutuhan bisnis yang sesuai atau berhubungan dengan strategi bisnis. (5) Menciptakan kecepatan dalam bidang TI. (25) Menyerahkan proyek dan anggaran tepat waktu, serta memenuhi standar kualitas. 5 Mengoptimalkan / Meminimumkan Biaya Pelayanan 6 Mendapatkan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. (7) Mendapatkan dan mempertahankan standar sistem aplikasi secara terpadu / terintegrasi. (8) Mendapatkan dan mempertahankan suatu standar dan infrastruktur TI secara integrasi. (10) Saling memastikan kepuasan hubungan bisnis dengan pihak ketiga. (24) Meningkatkan keefektivitasan biaya TI dan kontribusinya terhadap keuntungan bisnis. (2) Menanggapi persyaratan pemerintahan sesuai dengan ketentuan yang ada. (4) Mengoptimalkan penggunaan informasi. (12) Memastikan transparansi dan pemahaman biaya TI, manfaat, strategi, kebijakan dan tingkat layanan. (20) Memastikan transaksi bisnis yang diotomatiskan dan pertukaran informasi yang dapat dipercaya. (26) Mempertahankan integritas informasi dan pemrosesan infrastruktur. Tabel 3.1 Linking Business Goals to IT Goals

35 62 IT Goals 1. Merespon kebutuhan bisnis yang sesuai atau berhubungan dengan strategi bisnis. 2. Menanggapi persyaratan pemerintahan sesuai dengan ketentuan yang ada. 3. Memastikan user puas dengan jasa yang ditawarkan. 4. Mengoptimalkan penggunaan informasi. 5. Menciptakan kecepatan dalam bidang TI. 7. Mendapatkan dan mempertahankan standar sistem aplikasi secara terpadu/terintegrasi. 8. Mendapatkan dan mempertahankan suatu standar dan infrastruktur TI secara integrasi. 10. Saling memastikan kepuasan hubungan bisnis dengan pihak ketiga. 12. Memastikan transparansi dan pemahaman biaya TI, manfaat, strategi, kebijakan dan tingkat layanan. 16. Mengurangi kerusakan akibat solusi yg buruk IT Processes PO1 PO2 PO4 PO10 AI1 AI6 DS1 DS3 ME1 PO1 PO4 PO10 ME1 ME4 PO8 AI4 DS1 DS2 DS7 DS3 DS10 DS13 PO2 DS11 PO2 PO4 PO7 AI3 PO3 AI2 AI5 AI3 AI5 DS2 PO5 PO6 DS1 DS2 DS6 ME1 ME4 PO8 AI4 AI6 AI6 AI7 DS10

36 63 IT Goals 20. Memastikan transaksi bisnis yang diotomatiskan dan pertukaran informasi yang dapat dipercaya. 22. Bahwa gangguan pelayanan atau perubahan TI berdampak seminimum mungkin terhadap bisnis. 23. Memastikan pelayanan TI yang ditawarkan tersedia sesuai kebutuhan. 24. Meningkatkan keefektivitasan biaya TI dan kontribusinya terhadap keuntungan bisnis. 25. Menyerahkan proyek dan anggaran tepat waktu, serta memenuhi standar kualitas. 26. Mempertahankan integritas informasi dan pemrosesan infrastruktur. IT Processes PO6 AI7 DS5 PO6 AI6 DS4 DS12 DS3 DS4 DS8 DS13 PO5 DS6 PO8 PO10 AI6 DS5 Tabel 3.2 Analisis Perspektif yang Digunakan Dalam Mengevaluasi Sistem Informasi Pelayanan Jasa Kapal PT. Pelabuhan Indonesia II