Pendekatan Sistem. Tujuan Pembahasan

Transkripsi

1 Pendekatan Sistem N. Tri Suswanto Saptadi 1 sim/nts/ftiuajm Tujuan Pembahasan Menunjukkan pentingnya penyelesaian masalah Menjelaskan hubungan antara penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan Menunjukkan bagaimana struktur masalah mempengaruhi penyelesaian masalah Menjelaskan langkah-langkah pendekatan sistem untuk menyelesaikan masalah Menjelaskan gaya penyelesaian masalah individu 2 sim/nts/ftiuajm 1

2 Penyelesaian Masalah (1 dari 6) Penyelesaian masalah (problem solving) : tindakan memberi respon/reaksi terhadap permasalahan dengan meminimalkan dampak buruknya dan memaksimalkan dampak baiknya. Masalah (problem) : suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian atau keuntungan yang diluar kebiasaan. Keputusan (decision) : suatu aksi atau strategi yang dipilih 3 sim/nts/ftiuajm Penyelesaian Masalah (2 dari 6) Pengambilan Keputusan (decision making) : Tindakan menentukan aksi atau strategi yang dipilih dan diyakini akan memberikan solusi terbaik terhadap masalah yang dihadapi. Elemen2 proses penyelesaian masalah Standar, menggambarkan keadaan yg diharapkan. Informasi, menggambarkan keadaan saat ini. Manajer sebagai penyelesai masalah. Masalah : standar berbeda dengan informasi. 4 sim/nts/ftiuajm 2

3 Penyelesaian Masalah (3 dari 6) Model sistem umum penyelesaian masalah 5 sim/nts/ftiuajm Penyelesaian Masalah (4 dari 6) Kriteria solusi (solution criterion) perbedaan antara keadaan saat ini dengan keadaan yang diharapkan atau diinginkan. Alternatif pemecahan (alternavite solution) di identifikasi oleh manajer dengan mengandalkan pengalaman (experience), informasi dan masukan dari berbagai pihak Kendala (contraints/faktor penentu) Internal Eksternal (dari lingkungan) 6 sim/nts/ftiuajm 3

4 Penyelesaian Masalah (5 dari 6) Gejala (symptoms) adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. mengambarkan masalah secara partial. mengikuti kaidah gunung es (iceberg). Struktur masalah (problem structure) Masalah yang terstruktur, penyelesaiannya dapat dibantu oleh komputer. Masalah yang tidak terstruktur. Masalah yang semi-terstruktur. 7 sim/nts/ftiuajm Penyelesaian Masalah (6 dari 6) Langkah-langkah penyelesaian masalah : Pahami permasalahan tersebut dengan baik bedakan antara gejala dan masalah, dengan : menganggap semua kondisi sebagai suatu gejala. mencari akar permasalahan sebenarnya dari gejala2 yang timbul. Identifikasi solusi se-banyak2-nya (alternatif solusi) Evaluasi semua solusi yang telah di identifikasi uji segi kelayakan dan dampak yang ditimbulkannya dengan memperhitungkan semua kendala yang ada Putuskan, solusi yang dipilih untuk menyelesaikan masalah 8 sim/nts/ftiuajm 4

5 Pendekatan Sistem (1 dari 5) Pendekatan sistem kerangka kerja untuk penyelesaian masalah dalam bidang komputer. Tahapan & langkah-langkah (1 dari 4) Tahap persiapan Pandang, organisasi sebagai suatu sistem. Kenali, lingkungan dari organisasi tersebut. Identifikasi, subsistem-subsistem yg ada dalam organisasi tsb identifikasi area-area fungsional. identifikasi tingkat-tingkat manajemen sebagai suatu subsistem. identifikasi arus sumberdaya. 9 sim/nts/ftiuajm Pendekatan Sistem (2 dari 5) Tahapan & langkah-langkah (2 dari 4) Tahap Pendefinisian (identifikasi masalah) (1 dari 2) Analisa seluruh sistem, setiap tingkat dari sistem ke sub-sistem analisis top-down untuk mengidentifikasi pemicu masalah (problem trigger) pada setiap tingkatan Analisa bagian sistem tsb dengan urutan tertentu (1 dari 2) Evaluasi Standar yang digunakan Standar harus sah (valid), realistis, dimengerti & terukur Bandingkan Output Sistem dengan Standar yang digunakan Bila tidak sesuai evaluasi lagi standar yang digunakan Evaluasi Manajemen Analisa sistem manajemen & struktur organisasi 10 sim/nts/ftiuajm 5

6 Pendekatan Sistem (3 dari 5) Tahapan & langkah-langkah (3 dari 4) Tahap Pendefinisian (identifikasi masalah) (2 dari 2) Analisa bagian sistem tsb dengan urutan tertentu (2 dari 2) Evaluasi Pengolah Informasi (Information Processor) Analisa sistem informasi yang ada Evaluasi Input Sistem dan Input Sumberdaya Analisa sistem fisik, input dari lingkungan Evaluasi Process Transformasi Analisa sistem dan prosedur, sistem dan alat yang digunakan Evaluasi Output Sumberdaya Analisa sumberdaya fisik pada output (mis : gudang finished good) 11 sim/nts/ftiuajm Pendekatan Sistem (4 dari 5) Tahapan & langkah-langkah (4 dari 4) Tahap Solusi (pemahaman masalah) Identifikasi berbagai alternatif solusi, dengan tukar pikiran (brainstorming) dalam tim (group discussion) perancangan bersama (joint application design) Evaluasi alternatif solusi yang telah diidentifikasi analisa keuntungan, kerugian dan dampak dari masingmasing solusi Pilih Solusi yang terbaik analisa, penilaian dan negosiasi Terapkan Solusi yang dipilih Tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi tsb efektif 12 sim/nts/ftiuajm 6

7 Pendekatan Sistem (5 dari 5) Syarat untuk dapat melaksanakan penyelesaian masalah dengan pendekatan sistem : Kemampuan untuk melakukan integrasi dari sistem-sistem yang ada dalam organisasi tersebut Keahlian untuk integrasi dikembangkan berdasarkan pengalaman. 13 sim/nts/ftiuajm Faktor Pribadi (1 dari 3) Faktor pribadi yang berpengaruh pada penyelesaian masalah yaitu gaya pribadi (style) Gaya (style) pribadi : (1 dari 3) Sensitifitas pada permasalahan (problem-sensing style) Pengabai/penghindar masalah (problem avoider) Melihat masalah sebagai bukan masalah Berusaha sedemikian rupa sehingga masalah tidak timbul Penyelesai masalah (problem solver) Pencari masalah (problem seeker) Senang menyelesaikan masalah dan selalu mencari masalah 14 sim/nts/ftiuajm 7

8 Faktor Pribadi (2 dari 3) Gaya (style) pribadi : (2 dari 3) Mengumpulkan informasi (information-gathering style) Preceptive style hanya menerima informasi yang berkaitan dengan area fungsional yang dikendalikannya umumnya menggunakan management by exception Receptive style mengumpulkan semua informasi yg ada, kemudian melakukan seleksi 15 sim/nts/ftiuajm Faktor Pribadi (3 dari 3) Gaya (style) pribadi : (3 dari 3) Menggunaan informasi (information-using style) Systematic style mengacu pada metode-metode yang baku yang dianggap sistematis. sering kali kurang fleksibel. Intuitive style memodifikasi metode-metode yang baku disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang dihadapi. 16 sim/nts/ftiuajm 8

9 Kesimpulan Pendekatan sistem sebenarnya adalah pendekatan berdasarkan logika (akal sehat/common sense). Pendekatan sistem sebenarnya hanya merupakan salah satu cara penyelesaian masalah. Pendekatan sistem adalah metodologi sistem yang dasar. 17 sim/nts/ftiuajm 9