BAB III DESAIN DAN METODE PENELITIAN

Transkripsi

1 BAB III DESAIN DAN METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian Penelitian ini menggunakan metode deskriptif, yaitu metode yang melihat dan menggambarkan lingkungan atau keadaan yang tampak nyata dalam perusahaan, dengan cara mengumpulkan, menyajikan, dan menganalisis data, sehingga diperoleh gambaran yang jelas atas objek yang diteliti. Dalam penelitian ini juga menggunakan pendekatan metode kualitatif, metode kualitatif adalah suatu pendekatan dalam melakukan penelitian yang berorientasi pada gejalagejala yang bersifat alamiah karena orientasinya demikian, maka sifatnya naturalistik dan mendasar atau bersifat kealamiahan serta tidak bisa dilakukan di laboratorium melainkan harus terjun di lapangan. 3.2 Teknik Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan mengadakan penelitian langsung ke perguruan tinggi, sedangkan pengumpulan data primer dan sekunder menggunakan : 1. Riset Lapangan (Field Research) Penelitian ini dilakukan dengan mendatangi langsung tempat yang dijadikan objek penelitian dan meneliti bagaimana sistem informasi akuntansi keuangan yang diterapkan dan bagaimana proses pengambilan keputusan manajemen dari hasil sistem yang berjalan. 39

2 40 2. Riset Kepustakaan (Library Research) Penelitian ini dilakukan dengan cara membaca dan mempelajari buku-buku wajib dan bacaan-bacaan lainnya yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi serta mengenai pengambilan keputusan manajemen, untuk mendapatkan landasan teorinya. 3.3 Analisis Sistem dan Permasalahan Analisis permasalahan memberikan identifikasi beberapa permasalahan yang akan diuraikan dengan menggunakan kerangka PIECES. Kerangka PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efisiency, Service) digunakan untuk mengkategorikan permasalahan yang ditemukan sesuai dengan apa yang ditentukan pada saat pengumpulan data. Berikut ini diuraikan beberapa permasalahan yang ada pada Perguruan Tinggi X, dapat dilihat pada Tabel sebagai berikut:

3 41 Tabel. 3.1 Kerangka PIECES P (Performance) Kinerja : I (Information) Informasi : E (Economic) Ekonomi : Permasalahan kinerja terdapat pada waktu respon menyediakan informasi anggaran membutuhkan waktu yang lama, sehingga penyampaian laporan keuangan sering kali jauh melewati target, dan laporan keuangan yang belum sesuai dengan standar. Permasalahan informasi yang diberikan sebagian besar unitunit belum bisa menyampaikan informasi penerimaan dan pengeluaran secara akurat, sehingga informasi laba masingmasing unit juga menjadi kurang akurat dan bahkan cenderung tidak tahu berapa laba atau rugi dari masingmasing unit. Permasalahan ekonomi pada biaya operasional yang cukup tinggi, karena tidak seragamnya standar anggaran sebagai control biaya, sebagian besar unit masih kurang memahami fungsi dari anggaran. C (Control) Keamanan / Pengawasan : E (Efisiency) Efisiensi : S (Service) Layanan : Permasalahan keamanan khususnya pada kurang peduli terhadap anggaran, terkadang beberapa unit tidak memiliki back up data, sehingga sering kali terjadi kehilangan data. Permasalahan efisiensi pada terlalu banyaknya berkas/arsip yang menumpuk, serta penggunaan kertas terlalu banyak, karena belum adanya satu unit atau bagian untuk pengarsipan, masing-masing unit mengarsip dokumen sendiri. Permasalahan layanan pada kurangnya tenaga yang kompeten yang memahami fungsi dari anggaran, pelayanan jadi tidak maksimal, yang berakibat pada laporan keuangan masingmasing sulit dihitung secara akurat.

4 Analisis Kebutuhan Dibutuhkan orang-orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem berbasis komputer, diantaranya adalah : - System Analyst - Database Administrator - Network Specialist - Programmer - Operator Kerjasama antara golongan tersebut dilakukan dalam rangka mengembangkan sistem informasi berbasis komputer, hubungan antara pemakai, para spesialis dan komputer, menggambarkan rantai informasi komunikasi tradisional, seperti pada gambar di bawah ini : Database Administ USER System Analyst Programmer Operator KOMPUTER Network Specialist Gambar 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem

5 Perancangan Sistem Untuk mempermudah identifikasi dan klasifikasi masing-masing unit, maka diperlukan diagram, serta pengkodean dan modul, sebagai berikut : Diagram Konteks Perancangan sistem informasi keuangan terpadu diawali dengan sebuah diagram konteks yang mewakili keseluruhan sistem yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnnya dengan menentukan nama sistemnya, batasan sistemnya, terminator apa saja yang ada dalam sistem dan tentukan apa yang diterima atau diberikan oleh terminator dari atau ke dalam sistem yang dapat dilihat pada gambar 3.2, sebagai berikut : Fakultas / Program Studi Biro dan UPT Lap. Lap. Sistem Informasi Terpadu Lap. Lap. LPPM / Pusat Studi Laboratorium Lap. Biro Administrasi Persetujuan Pertanggungjawaban Lembaga Gambar 3.2 Diagram Konteks Diagram konteks pada Perguruan Tinggi X, diberi nama Sistem Informasi Terpadu yang menggambarkan bahwa lingkaran tunggal pada gambar diatas adalah lingkaran yang mewakili keseluruhan sistem, dengan batasan sistem

6 44 pada unit-unit dimana kemudian digambarkan aliran data input anggaran dari masing-masing unit diproses ke dalam sistem informasi keuangan dan akan menghasilkan proses output laporan keuangan masing-maisng unit, anggaran yang sudah terproses akan menjadi rekap anggaran yang diterima oleh Biro Administrasi Keungan, kemudian dari rekap anggaran akan diajukan ke pihak lembaga untuk mendapatkan persetujuan, setelah disetujui anggaran akan di distribusikan ke masing-masing unit, setiap unit akan dimintakan pertanggungjawaban penggunaan anggaran yang disampaikan oleh Biro Adminitrasi kepada lembaga Diagam Berjenjang Perancangan informasi keuangan terpadu tahap selanjutanya adalah dengan merancang diagram berjenjang yang berfungsi untuk mendeskripsikan semua proses hingga sub proses yang ada di sistem, dapat di lihat pada gambar 3.3 berikut ini:

7 45 0 Sistem Informasi Terpadu PT. X Data Unit Data Bank Pencairan Dana Rutin Data Gaji Data Laporan Merekam Merekap Membuat Daftar Menghapus Tidak Disetujui Merekam Data Rutin Merekap Data Rutin Menghapus Dana Rutin Tidak Disetuji Merekam Perminta an Uang Muka Merekam penguran gan saldo bank / kas Membuat Daftar Pencairan Rutin Membuat Daftar Dana Rutin Gambar 3.3 Diagram Berjenjang Diagram berjenjang pada sistem informasi keuangan terpadu PT. X, digambarkan bahwa pada rancangan ini ada 6 (enam) struktur besar yang yang menjadi input, yaitu: (1) pengelolaan data unit; (2) pengelolaan data bank; (3) pengelolaan anggaran; (4) pengelolaan pencairan dana rutin; (5) pengelolaan data gaji; (6) pengelolaan data laporan. Pada gambar diagram berjenjang ditunjukkan bahwa pengelolaan anggaran dilakukan mulai dari merekam anggaran, merekap anggaran kemudian membuat daftar anggaran dan menghapus anggaran jika ada anggaran yang tidak disetujui. Pada pengelolaan pencairan dana rutin dimulai dari

8 46 merekam data rutin, merekap data rutin, kemudian menghapus data rutin jika tidak disetujui, merekam permintaan uang muka, merekam pengurangan saldo kas atau bank kaitannya dengan pencairan dana, membuat daftar pencairan dana rutin dan membuat daftar dana rutin Pengkodean Unit-unit Pengkodean adalah prosedur untuk standarisasi data unit dan pembuatan modul, yang akan mempermudah identifikasi dan pengklasifikasian masingmasing unit, pengkodean ini juga akan membantu dalam pembuatan kode akun untuk transaksi dan jurnal akuntansi Data Flow Diagram Data flow diagram merupakan dekomposisi dari diagram konteks dan diagram berjenjang dengan menentukan semua proses utama yang ada di dalam sistem, menentukan apa yang diterima masing-masing proses sistem dengan memperhatikan konsep keseimbangan dimana satu level harus sama dengan data yang masuk atau keluar pada level berikutnya, jika diperlukan ada data master sebagai tujuan maupun sumber alur data tanpa ada perpotongan arus data dan diberi penomoran pada proses utama untuk mempermudah identifikasi proses sistem. Data flow diagram level 1 (satu) dapat dilihat pada gambar 3.4 berikut ini:

9 47 Unit 1 Data Unit Tabel Unit Bank 2 Data Bank Tabel Bank 3 Biro Adm. Persetujuan 4 Unit Dana Rutin Pencairan Dana Rutin Persetujuan Data Gaji Data Laporan 5 Data Gaji Lembaga 6 Laporan Posisi Laporan Posisi Data Laporan Tabel Laporan Gambar 3.4 Data Flow Diagram Perancangan sistem informasi keuangan terpadu Perguruan Tinggi X digambarkan ke dalam data flow diagram, pada perancangan ini sementara terbatas hanya menggambarkan posisi data flow diagram level 1 (satu) yaitu posisi

10 48 yang membawahi perancangan pekerjaan langsung di Biro Administrasi yang menjadi master sebagai tujuan maupun sumber alur data yaitu melakukan pengelolaan data unit untuk dibuatkan table unit, melakukan pengelolaan data bank untuk dibuatkan table bank, kemudian pengelolaan anggaran dimana masing-masing unit akan mengajukan permohonan anggaran untuk mendapatkan persetujuan melalui Biro Administrasi untuk dilanjutkan kepada lembaga, setelah disetujui anggaran akan didistribusikan ke masing-masing unit yang nantinya akan menjadi data laporan keuangan masingmasing unit, demikian halnya dengan pengelolaan pencairan dana rutin dan pengelolaan data gaji secara alur data sama dengan pengelolaan anggaran. Pada pengelolaan data laporan masing-masing unit akan membuat table laporan, posisi level 1 yaitu Biro Administrasi akan merekap semua kegiatan masing-masing unit yang kemudian diolah ke dalam sistem yang akan menghasilkan data laporan dalam hal ini adalah laporan posisi keuangan, dan data laporan ini juga bisa langsung di akses oleh lembaga Data Flowchart Data flowchart pada rancangan sistem informasi keuangan terpadu merupakan bagan alir di dalam program atau prosedur sistem secara logika sebagai alat bantu komunkikasi dan untuk dokumentasi, dimana prosedur yang akan dirancang terbatas hanya pada prosedur utama yang menjadi ajuan dalam pekerjaan atau perintah yang penting-penting yang ditulis di dalam flowchart, salah satunya adalah flowchart pengelolaan anggaran yang dapat dilihat pada gambar 3.5 sebagai berikut:

11 49 UNIT BIRO ADM. KEUANGAN LEMBAGA Mulai Kebutuhan Unit Membuat Input Rekap 2 Merekam Pengesahan Rekap Rekap Setuju? Ya Tidak Tabel Disetuji Disetuji Hapus yg tidak Disetujui Selesai Gambar 3.5 Flowchart

12 50 Tabel 3.2. Naratif Flowchart Unit Di Lakukan Oleh Biro Adm. Tindakan 01. Masing-masing unit mulai melakukan pembuatan anggaran berdasarkan kebutuhan 02. Unit membuat anggaran 2 (dua) rangkap, rangkap pertama diserahkan ke Biro Adm., rangkap kedua untuk diarsipkan 03. Terima data anggaran, input data masukkan ke dalam table anggaran, kemudian melakukan rekap anggaran 04. Siapkan data rekap anggaran untuk di ajukan ke lembaga Lembaga Biro Adm. 05. Terima rekap anggaran untuk disahkan, jika tidak disetujui maka anggaran dikembalikan ke unit masingmasing, jika disetujui anggaran diserahkan ke Biro Adm. 06. Terima data anggaran yang sudah disetujui, jika ada anggaran yang tidak disetujui, lakukan penghapusan pada table anggaran. === Selesai === Pada tabel 3.2 yang merupakan penjelasan secara narasi pada prosedur pengelolaan anggaran dimana pekerjaan atau perintah awal masing-masing unit adalah membuat anggaran sesuai dengan kebutuhan untuk diberikan ke Biro Administrasi kemudian disampaikan ke Lembaga untuk mendapatkan persetujuan, sampai dengan proses disetujui menunjukkan bahwa proses prosedur pengelolaan anggaran telah selesai. Pada posisi flowchart yang ada hanya menggambarkan salah satu dari kegiatan yang akan di rancang kemudian, dalam hal ini adalah kegiatan prosedur

13 51 dari rencana pengelolaan anggaran. Flowchart atau bagan alir kerja yang dirancang nantinya akan menjelaskan urutan kegiatan atau prosedur-prosedur utama yang ada atau yang akan dirancang ke dalam sistem informasi keuangan terpadu secara keseluruhan.