BAB IV PENGENDALIAN DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Transkripsi

1 BAB IV PENGENDALIAN DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI A. Ancaman-ancaman atas Sistem Informasi Akuntansi 1. Salah satu ancaman yang dihadapi perusahaan adalah kehancuran karena bencana alam dan politik, seperti : a. Kebakaran atau panas yang berlebihan b. Banjir, gempa bumi c. Badai angin, dan perang 2. Ancaman kedua bagi perusahaan adalah kesalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan, seperti : a. Kegagalan hardware b. Kesalahan atau terdapat kerusakan pada software, kegagalan sistem operasi, gangguan dan fluktuasi listrik. c. Serta kesalahan pengiriman data yang tidak terdeteksi. 3. Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan yang tidak disengaja, seperti : a. Kecelakaan yang disebabkan kecerobohan manusia b. Kesalahan tidak disengaja karen teledor c. Kehilangan atau salah meletakkan d. Kesalahan logika e. Sistem yang tidak memenuhi kebutuhan perusahaan 4. Ancaman keempat yang dihadapi perusahaan adalah tindakan disengaja, seperti : a. sabotase b. Penipuan komputer c. Penggelapan B. Tinjauan Menyeluruh Konsep-konsep Lingkungan Pengendalian Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - RDK 20

2 Pengendalian manajemen meliputi tiga (3) aspek berikut: 1. Merupakan bagian integral dari tanggung jawab manajemen 2. Didesain untuk mengurangi kesalahan, penyimpangan, dan untuk mencapai tujuan organisasi 3. Beorientasi untuk membantu karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan C. Klasifikasi Pengendalian Internal Prosedur-prosedur pengendalian khusus yang digunakan dalam sistem pengendalian internal dan pengendalian manajemen mungkin dikelompokkan menggunakan empat kelompok pengendalian internal berikut ini: 1. Pengendalian untuk Pencegahan, Pengendalian untuk Pemeriksaan, dan Pengendalian Korektif 2. Pengendalian umum dan Pengendalian aplikasi 3. Pengendalian Administrasi dan Pengendalian Akuntansi 4. Pengendalian Input, proses, dan output The Foreign Corrupt Practices Act Pada tahun 1977, gelombang keterkejutan berkumandang di seluruh profesi akuntansi ketika kongres memasukkan bahasa dari standar AICPA ke dalam Foreign Corrupt Practices Act. Tujuan utama dari undang-undang ini adalah mencegah penyuapan atas para pejabat luar negeri untuk mendapatkan bisnis. Akan tetapi, pengaruh yang siknifikan dari undang-undang ini membutuhkan kerja sama untuk memelihara sistem pengendalian internal akuntansi yang baik. Committee of Sponsoring Organizations (COSO) COSO adalah kelompok sektor swasta yang terdiri dari 5 organisasi, antara lain : 1. American Accounting Association 2. American Institute of Certified Public Accountants 3. Institute of Internal Auditors 4. Institute of Management Accountants 5. Financial Executives Institute Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - RDK 21

3 Pada tahun 1992, COSO mengeluarkan hasil penelitian untuk mengembangkan definisi pengendalian internal dan memberikan petunjuk untuk mengevaluasi sistem pengendalian internal. Laporan tersebut telah diterima secara luas sebagai ketentuan dalam pengendalian internal. Penelitian COSO mendefinisikan pengendalian internal sebagai proses yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen, dan mereka yang berada di bawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan hal-hal berikut : 1. Efektifitas dan efisiensi operasional organisasi 2. Keandalan pelaporan keuangan 3. Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku Lima komponen model pengendalian internal COSO yang saling berhubungan 1. Lingkungan pengendalian 2. Aktivitas pengendalian 3. Penilaian resiko 4. Informasi dan komunikasi 5. Pengawasan (Monitoring) Penelitian oleh Information Systems Audit and Control Foundation Information Systems Audit and Control Foundation (ISACF) mengembangkan Control Objectives for Information and related Technology (COBIT). COBIT, yang mengkosolidasi standar dari 36 sumber berbeda ke dalam satu kerangka, memiliki dampak yang besar atas profesi sistem informasi. Kerangka tersebut menangani isu pengendalian berdasarkan 3 poin atau dimensi yang menguntungkan, yaitu : 1 Tujuan bisnis. Untuk memenuhi tujuan bisnis, Informasi harus sesuai dengan kriteria yang disebut COBIT sebagai persyaratan bisnis atas informasi. 2 Sumber daya-sumber-daya IT, yang termasuk didalamnya adalah orang, sistem aplikasi, teknologi, fasilitas, dan data. 3 Proses IT, yang dipecah ke dalam empat bidang, yaitu: perencanaan dan organisasi, proses perolehan dan implementasi, pengiriman dan pendukung, serta pengawasan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - RDK 22

4 Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian terdiri dari faktor-faktor berikut ini : 1. Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika 2. Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi 3. Struktur organisasional D. Pengendalian yang Berhubungan dengan Beberapa Prinsip Keandalan Empat (4) prinsip keandalan sistem: 1. Ketersediaan. Sistem tersebut tersedia untuk dioperasikan ketika dibutuhkan. 2. Keamanan. Sistem dilindungi dari akses fisik maupun logis yang tidak memiliki otorisasi. 3. Dapat dipelihara. Sistem dapat diubah apabila diperlukan tanpa mempengaruhi ketersediaan, keamanan, dan integritas sistem. 4. Integritas. Pemrosesan sistem bersifat lengkap, akurat, tepat waktu, dan diotorisasi. Bagi setiap prinsip keandalan di atas, tiga kriteria berikut ini dikembangkan untuk mengevaluasi pencapaian prinsip-prinsip tersebut : 1. Entitas mempunyai tujuan kinerja, kebijakan dan standar yang telah ditetapkan, didokumentasikan, dan dikomunikasikan, dan yang telah memenuhi tiap prinsip keandalan. 2. Entitas menggunakan prosedur, manusia, software, data, dan infrastruktur untuk mencapai prinsip masing-masing sesuai dengan standar kebijakan yang telah ditetapkan. 3. Entitas mengawasi sistem dan mengambil tindakan untuk mencapai kesesuaian dengan tujuan, kebijakan, dan standar, untuk setiap prinsip keandalan. Pengendalian yang Berhubungan dengan Beberapa Prinsip Keandalan 1. Perencanaan strategis dan penganggaran 2. Mengembangkan rencana keandalan sistem 3. Dan melaksanakan dokumentasi Dokumentasi dapat diklasifikasikan menjadi tiga kategori dasar, yaitu: 1. Dokumentasi administratif: Mendeskripsikan standar dan prosedur untuk pemrosesan data. 2. Dokumentasi sistem: Mendeskripsikan setiap sistem aplikasi dan fungsi utama pemrosesannya. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - RDK 23

5 3. Dokumentasi operasional: Mendeskripsikan hal apa yang dibutuhkan untuk menjalankan sebuah program. E. Ketersediaan Meminimalkan waktu kegagalan sistem 1. Pemeliharaan untuk pencegahan a. Sistem pasokan tenaga listrik yang stabil b. Batas toleransi kesalahan 2. Rencana pemulihan dari bencana a. Meminimalkan gangguan, kerusakan, dan kerugian b. Memberikan cara alternatif memproses informasi untuk sementara waktu c. Meneruskan jalannya operasi normal sesegera mungkin d. Melatih dan memperkenalkan personil dengan operasi perusahaan secara darurat. e. Prioritas proses pemulihan f. Jaminan g. Data dan file program cadangan 3. Pengaman elektronis 4. Konsep rekonstruksi bertingkat 5. Prosedur pengulangan a. Penugasan khusus b. Fasilitas cadangan komputer dan telekomunikasi c. Uji dan revisi periodik d. Dokumentasi yang lengkap F. Pengamanan Mengembangkan dan memperbarui terus menerus rencana keandalan yang komprehensif, adalah salah satu pengendalian penting yang dapat diidentifikasi oleh perusahaan. Pemisahan Tugas dalam Fungsi Sistem Di dalam sistem informasi yang sangat terintegrasi, prosedur yang dahulu dilakukan oleh beberapa orang, kini digabungkan. Siapapun yang memiliki akses tak terbatas ke komputer, program komputer, dan data, dapat memiliki kesempatan untuk melakukan kejahatan dan menyembunyikan penipuan. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - RDK 24

6 Dalam rangka memerangi ancaman ini, organisasi harus mengimplementasikan prosedur pengendalian yang sesuai, seperti pemisahan tugas yang efektif dalam fungsi sistem informasi. Otoritas dan tanggung jawab harus dengan jelas dibagi di antara fungsi-fungsi berikut ini : 1. Administrasi sistem (Systems administration) 2. Manajemen jaringan (Network management) 3. Manajemen pengamanan (Security management) 4. Manajemen perubahan (Change management) 5. Pemakai (Users) 6. Analisis sistem (Systems analysis) 7. Pemrograman (Programming) 8. Operasi komputer (Computer operations) 9. Perpustakaan sistem informasi (Information system library) 10. Pengendalian data (Data control) Pemisahan Tugas dalam Fungsi Sistem Merupakan hal yang penting untuk diketahui bahwa orang-orang yang melakukan fungsifungsi ini haruslah orang-orang yang berbeda. Mengizinkan seseorang untuk melakukan dua atau lebih pekerjaan, akan menghadapkan perusahaan pada kemungkinan terjadinya penipuan. Pengendalian atas Akses Secara Fisik Keamanan akses secara fisik dapat dicapai dengan: 1. Tempatkan perlengkapan komputer di ruang terkunci dan batasi akses hanya untuk personil yang memiliki otoritas saja 2. Memiliki hanya satu/dua jalan masuk ke ruang komputer 3. Meminta ID pegawai yang sesuai 4. Meminta pengunjung untuk menandatangani sebuah daftar tamu ketika mereka memasuki dan meninggalkan lokasi 5. Gunakan sistem alarm keamanan 6. Batasi akses atas saluran telepon pribadi dan tidak terdeteksi, atau atas terminal dan PC yang memiliki otoriasasi. 7. Pasang kunci ke PC dan peralatan komputer lainnya. 8. Batasi akses ke program, data, dan perlengkapan off-line Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - RDK 25

7 9. Tempatkan hardware dan komponen penting sistem lainnya jauh dari bahan yang berbahaya atau mudah terbakar. 10. Pasang detektor asap dan api serta pemadam kebakaran, yang tidak merusak perlengkapan komputer Pengendalian atas Akses Secara Logis Para pemakai harus diizinkan untuk hanya mengakses data yang diotorisasikan pada mereka, dan mereka hanya melaksanakan fungsi tertentu yang diotorisasikan pada mereka. Pengendalian atas akses secara logis itu terdiri dari: 1. Password (passwords) 2. Identifikasi melalui kepemilikan fisik 3. Identifikasi biometris 4. Uji kesesuaian Perlindungan PC dan Jaringan Klien/Server Banyak kebijakan dan prosedur untuk pengendalian komputer utama dapat diaplikasikan untuk jaringan PC. Pengendalian berikut ini juga merupakan pengendalian yang penting: 1. Latihlah pemakai mengenai pengendalian yang berkaitan dengan PC serta arti pentingnya. 2. Batasi akses dengan menggunakan kunci di PC dan apabila mungkin. 3. Buatlah kebijakan dan prosedur 4. PC yang mudah dibawa tidak boleh disimpan dalam mobil. 5. Simpanlah data yang sensitif dalam lingkungan yang seaman mungkin. 6. Instal software yang secara otomatis akan mematikan terminal atau komputer yang termasuk dalam jaringan setelah tidak digunakan dalam waktu yang telash ditentukan. 7. Buatlah cadangan hard drive secara teratur. 8. Enkripsi atau lindungi file dengan password. 9. Buatlah dinding pelindung di sekitar sistem operasi. 10. Memastikan bahwa PC harus di boot dalam sistem pengamanan. 11. Gunakan pengendalian password berlapis untuk membatasi akses pegawai ke data yang tidak sesuai. 12. Gunakanlah spesialis atau program pengaman untuk mendeteksi kelemahan dalam jaringan. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - RDK 26

8 Pengendalian Internet dan E-commerce Berikut ini adalah alasan-alasan mengapa perhatian harus diberikan ketika menjalankan bisnis melalui internet. 1. Ukuran dan kompleksitas internet sangat besar 2. Internet menawarkan variabilitas yang sangat besar dalam hal kualitas, kompatibilitas, kelengkapan, dan stabilitas produk dan pelayanan jaringan 3. Akses pesan ke yang lain 4. Banyak Website yang pengamanannya salah 5. Hacker tertarik pada Internet Beberapa pengendalian efektif dapat digunakan untuk mengamankan kegiatan internet, seperti : 1. Password 2. Teknologi enkripsi 3. Prosedur verifikasi routing Pengendalian lain adalah dengan cara memasang firewall, hardware and software yang mengendalikan komunikasi antara jaringan internal perusahaan, yang kadang-kadang disebut sebagai jaringan yang dipercaya, dan jaringan luar/ jaringan yang tidak dipercaya. Firewall adalah pembatas antar jaringan yang menghalangi keluar masuknya informasi yang tidak diinginkan dalam jaringan yang dipercaya. Amplop elektronik dapat melindungi pesan G. Keterpeliharaan Dua kategori pengendalian yang membantu memastikan keterpeliharaan sistem adalah: 1. Pengembangan proyek dan pengendalian akuisisi 2. Perubahan pengendalian manajemen Pengembangan Proyek dan Pengendalian Akuisisi Pengembangan proyek dan pengendalian akuisisi mencakup elemen-elemen utama berikut ini: 1. Rencana utama strategis 2. Pengendalian proyek 3. Jadwal pemrosesan data Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - RDK 27

9 4. Pengukuran kinerja sistem 5. Peninjauan pasca implementasi Perubahan Pengendalian Manajemen Perubahan pengendalian manajemen mencakup hal-hal berikut : 1. Peninjauan secara berkala terhadap semua sistem untuk mengetahui perubahan yang dibutuhkan 2. Semua permintaan diserahkan dalam format yang baku 3. Pencatatan dan peninjauan permintaan perubahan dan penambahan sistem dari pemakai yang diotorisasi 4. Penilaian dampak perubahan yang diinginkan terhadap tujuan, kebijakan, dan standar keandalan sistem 5. Pengkategorian dan penyusunan semua perubahan dengan menggunakan prioritas yang ditetapkan 6. Implementasi prosedur khusus untuk mengatasi hal-hal yang mendadak 7. Pengkomunikasian semua perubahan ke manajemen 8. Permintaan peninjauan, pengawasan, dan persetujuan dari manajemen TI terhadap semua perubahan hardware, software dan tanggung jawab pribadi 9. Penugasan tanggung jawab khusus bagi semua yang terlibat dalam perubahan dan awasi kerja mereka. 10. Pengontrolan hak akses sistem untuk menghindari akses data dan sistem yang tidak memiliki otorisasi 11. Pemastian bahwa semua perubahan melewati semua langkah yang sesuai 12. Pengujian semua perubahan hardware, infrastruktur 13. Pemastian adanya rencana untuk melindungi semua perubahan sistem yang kritis, untuk menjaga kemungkinan adanya sistem yang tidak bekerja atau tidak berjalan dengan sesuai 14. Implementasi fungsi kepastian kualitas 15. Pembaruan semua dokumentasi dan prosedur ketika perubahan diimplementasikan. H. Integritas Perusahaan merancang pengendalian umum untuk memastikan bahwa lingkungan pengendalian berdasarkan komputer dari organisasi stabil dan dikelola dengan baik. Pengendalian aplikasi adalah untuk melindungi, mendeteksi, dan mengoreksi kesalahan dalam transaksi ketika mengalir melalui berbagai tahap dalam program pemrosesan data. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - RDK 28

10 Pengendalian Sumber Data Perusahaan harus membentuk prosedur pengendalian untuk memastikan bahwa semua dokumen sumber memiliki otorisasi, akurat, lengkap, jelas, dan masuk kedalam sistem atau dikirim ke tujuannya dengan tepat waktu. Pengendalian data sumber berikut ini mengatur integritas input : 1. Desain formulir 2. Pengujian urutan nomor formulir 3. Dokumen berputar 4. Pembatalan dan penyimpanan dokumen 5. Otorisasi dan pemisahan tugas 6. Visual scanning 7. Verifikasi digit pemeriksaan 8. Verifikasi kunci Rutinitas Validasi Input Rutinitas validasi input adalah program yang memeriksa integritas data input pada saat data dimasukkan ke dalam sistem. Rutinitas validasi input mencakup: 1. Pemeriksaan urutanpemeriksaan jangkauan 2. Pemeriksaan batasan 3. Pengujian kelogisan 4. Pemeriksaan data yang redundan 5. Pemeriksaan field 6. Pemeriksaan tanda 7. Pemeriksaan validitas 8. Pemeriksan kapasitas Pengendalian Entri Data On-Line Sasaran dari pengendalian entri data on-line adalah untuk memastikan integritas data transaksi yang dimasukkan dari terminal on-line dan PC dengan mengurangi kesalahan dan penghilangan. Pengendalian entri data on-line mencakup : 1. Data yang redundan 2. Nomor ID pemakai 3. Pengujian kompatibilitas 4. Jika memungkinkan, sistem harus memasukkan data transaksi secara otomatis 5. Pemberitahuan 6. Prapemformatan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - RDK 29

11 7. Pengujian kelengkapan 8. Verifikasi closed-loop 9. Catatan transaksi 10. Pesan kesalahan 11. Data yang dibutuhkan untuk mereproduksi dokumen entri data on-line harus disimpan seperlunya untuk memenuhi persyaratan legal Pengendalian Pemrosesan dan Penyimpanan Data Pengendalian-pengendalian umum yang membantu mempertahankan integritas pemrosesan data dan penyimpanan data adalah sebagai berikut : 1. Kebijakan dan Prosedur 2. Fungsi pengendalian data 3. Prosedur rekonsiliasi 4. Rekonsiliasi data eksternal 5. Pelaporan penyimpangan 6. Pemeriksaan sirkulasi data 7. Nilai default 8. Pencocokan data 9. Label file 10. Mekanisme perlindungan penulisan 11. Mekanisme perlindungan database 12. Pengendalian konversi data 13. Pengamanan data Pengendalian Output 1. Fungsi pengendalian data seharusnya meninjau kelogisan dan kesesuaian format semua output. 2. Dan merekonsiliasi total pengendalian input dan output yang berkaitan setiap hari 3. Mendestribusikan output komputer ke departemen pemakai yang sesuai 4. Mewajibkan pemakai untuk meninjau secara hati-hati kelengkapan dan ketepatan semua output komputer yang mereka terima 5. Menyobek atau menghancurkan data yang sangat rahasia. Pengendalian Transmisi Data Untuk mengurangi resiko kegagalan transmisi data, perusahaan seharusnya mengawasi jaringan (network). Kesalahan transmisi data diminimalkan dengan menggunakan : 1. Menggunakan enkripsi data 3. Pemeriksaan kesamaan 2. Prosedur verifikasi routing 4. Dan teknik pengetahuan pesan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - RDK 30

12 Pengendalian transmisi data memberikan nilai tambah bagi organisasi yang menggunakan electronic data interchange (EDI) atau electronic funds transfer (EFT) dalam mengurangi resiko akses yang tidak memiliki otorisasi terhadap data perusahaan. Dalam lingkungan seperti ini, pengendalian internal yang baik dapat dicapai dengan menggunakan sejumlah prosedur pengendalian: 1. Akses fisik ke fasilitas network harus dikendalikan secara ketat. 2. Identifikasi elektronik harus diwajibkan untuk semua terminal network yang memiliki otorisasi. 3. Prosedur pengendalian akses logis yang ketat merupakan hal yang penting, dengan password dan nomor telepon penghubungdiubah secara berkala. 4. Enkripsi harus digunakan untuk mengamankan data yang disimpan serta data yang dikirim. 5. Rincian semua transaksi harus dicatat yang ditinjau ulang secara berkala untuk mengetahui jika ada transaksi yang tidak valid. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) - RDK 31