BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN. 3.1 Gambaran Umum PT Senswell International

Transkripsi

1 66 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum PT Senswell International Riwayat Senswell Senswell berdiri pada tahun 2004 dan pada awalnya merupakan suatu bisnis kecil dimana transaksinya hanya merupakan transaksi jual-beli parfum. Senswell terus berkembang dari transaksi jual-beli parfum, kemudian merambat ke produk-produk lain seperti shower gel, body lotion, dan splash cologne dalam berbagai varian. Untuk dapat memperoleh produk-produk yang bermutu, Senswell bekerja sama dengan supplier bahan baku asing yang telah memiliki pengalaman dan diakui di industri kosmetik dan wewangian internasional yang berasal dari Prancis dan Inggris. Sebagian besar dari produk Senswell telah di produksi di Indonesia, namun ada beberapa yang harus diproduksi di luar Indonesia karena faktor bahan baku, peralatan produksi, dan spesialisasi sumber daya lainnya. Pada Februari 2006, Senswell memasukkan sistem MLM (Multi Level Marketing) di dalam proses bisnisnya dan berdiri resmi menjadi sebuah perusahaan berbentuk PT yaitu PT Senswell International. Sesuai dengan kebutuhannya saat itu, PT Senswell International mulai menerapkan sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi dalam proses bisnisnya. Untuk mendukung pemasarannya, pada tahun 2007 Senswell mengembangkan sebuah situs web dengan domain PT Senswell International mulai menerapkan sistem MLM karena sistem ini dianggap mampu untuk meningkatkan penjualan dari perusahaan ini. Selain produk, Senswell menawarkan kemitraan istimewa yang memiliki komitmen jangka panjang

2 67 yang menawarkan kesempatan kepada setiap individu untuk menjalankan usaha secara mandiri. Perusahaan ini berfokus ke arah penjualan dan perekrutan anggota (member). Perekrutan anggota digunakan untuk memperluas jaringan sehingga mempermudah perusahaan untuk memperkenalkan dan menjual produknya. Saat menjadi member dalam PT Senswell International, maka secara otomatis kita akan menjadi distributor dari perusahaan ini yang dapat berperan sebagai konsumen maupun agen untuk menjual produknya kembali kepada konsumen lain (end user). Jumlah member Senswell saat ini telah mencapai lebih dari lima ribu orang yang tersebar di beberapa kota di Indonesia. Member yang aktif adalah sekitar tiga puluh persen dari keseluruhan jumlah member. Untuk kemudahan penyaluran produk, Senswell menerapkan sistem stokist. Stokist merupakan member PT Senswell International yang bertugas seperti cabang perusahaan. Stokist ini bertugas untuk memasarkan dan mendistribusikan barang-barang dari pusat ke distributor-distributor Senswell yang berada diluar Jakarta. Saat ini wilayah pemasaran Senswell telah mencakup Jakarta, Bandung, Semarang, Surabaya, Yogyakarta, Bali, Cirebon, Samarinda, Palembang, Palu, Ambon, dan Makasar Visi, Misi, dan Prinsip Dasar Senswell Visi PT Senswell International adalah membantu mewujudkan semangat kewirausahaan melalui bentuk usaha kemitraan yang bersifat jangka panjang. Misi PT Senswell International adalah menyediakan produk-produk wewangian dan perawatan tubuh yang berkualitas dan keragaman produk yang bervariasi bagi para konsumen dan distributor di seluruh Indonesia, dengan didukung oleh sistem pemasaran yang sistematis dan pembagian bonus yang adil untuk para anggotanya. Tagline PT Senswell International adalah Bring Good Things to Life. Lima

3 68 prinsip dasar Senswell adalah sebagai berikut : a. Entrepreneurship Menghargai dan menjunjung tinggi semangat kewirausahaan yang dimiliki oleh setiap individu yang terlibat dalam bisnis Senswell, dengan berlaku adil tanpa membeda-bedakan jenis kelamin, umur, ataupun golongan tertentu. b. Continuous improvement Melakukan perbaikan secara kesinambungan, tanpa pernah berpuas diri dengan menjunjung tinggi nilai-nilai kedisiplinan, kejujuran, ketelitian, dan kesungguhan dalam bekerja. c. Respect for others Menghormati, menghargai, dan mendukung setiap bentuk pekerjaan dan tanggung jawab yang dimiliki oleh sesama rekan kerja, bawahan, maupun atasan. d. Mutual symbiosis Menciptakan, membina, dan memelihara hubungan yang sehat dan saling menguntungkan terhadap supplier, distributor, maupun pelanggan. e. Responsibility Bertanggung jawab sepenuhnya atas segala tindakan yang dilakukan, baik secara individu maupun perusahaan terhadap diri sendiri, masyarakat, dan lingkungan sekitarnya

4 Struktur Organisasi Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Berikut ini disajikan struktur organisasi PT Senswell International, disertai dengan tugas dan wewenang dari masing-masing bagian. Director Marketing & Sales Manager Finance & Accounting Manager Oper ati onal Manager Business Support and D evelopment (BSD) Marketing Comunication and Promotion Finance Support and Admi nistration Cash ier Outsourcin g Production Manajer Human Resource Development Account Officer Order Processing Staff Product Stock Coordin ator Shipping Staff Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Senswell International Sumber : Dokumentasi Perusahaan Tugas dan wewenang dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut : 1. Director merupakan pemimpin tertinggi dari PT Senswell International. Tugas dan wewenangnya adalah : a. Menetapkan kebijakan, strategi dan tujuan perusahan. b. Mengontrol jalannya perusahaan, perkembangan dan keseluruhan proses yang terjadi di dalam perusahaan. c. Menetapkan tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing jabatan dalam perusahaan. d. Berhak atas pegambilan keputusan akhir. e. Berperan sebagai figur dan perwakilan perusahaan dengan pihak luar.

5 70 2. Marketing and Sales Manager, tugas dan wewenangnya adalah : a. Membawahi dan bertanggung jawab atas segala aktivitas yang berkaitan dengan pemasaran dan penjualan. b. Menyusun rencana pemasaran dan penjualan per periode. c. Mengembangkan bisnis dengan membuka jalur di daerah baru (membuka tempat pemasaran baru). d. Membuat laporan penjualan bulanan. 3. Finance and Accounting Manager, tugas dan wewenangnya adalah: a. Membawahi dan bertanggung jawab atas segala aktivitas yang berkaitan dengan keuangan dan akuntansi. b. Menyusun anggaran Penerimaan dan anggaran Pengeluaran. c. Membuat laporan keuangan, berupa laporan rugi laba, neraca, dan lain sebagainya. Laporan keuangan ini akan dijadikan acuan oleh pemimpin perusahaan untuk menilai kinerja perusahaan. d. Mengurus cash flow, baik aliran kas masuk maupun keluar. 4. Operational Manager, tugas dan wewenangnya adalah: a. Membawahi dan bertanggung jawab atas segala aktivitas operasional dalam perusahaan yang mencakup pembelian, persediaan, dan distribusi. b. Membuat laporan pembelian dan persediaan bulanan. 5. BSD (Business Support and Developmen), tugas-tugasnya adalah : a. Membantu distributor dan stokist untuk mencapai potensi maksimalnya dengan memberikan motivasi dan memperlengkapi mereka dari segi skill maupun pengetahuan. b. Menyelenggarakan pelatihan dan gathering bagi distributor dan stokist.

6 71 c. Menetapkan dan membuat surat perjanjian usaha dengan stokist baru. d. Menganalisa pasar untuk mengetahui kebutuhan dan keinginan konsumen. 6. Marketing Communication and Promotion, tugas-tugasnya adalah : a. Mengkomunikasikan brand image dan product image Senswell kepada masyarakat luas, seperti penyelenggaraan seminar dan expo. b. Merencanakan dan melakukan promosi yang tepat atas produk yang dihasilkan. c. Berhubungan langsung dengan publik (public relation). 7. Account Officer (AO), tugas-tugasnya adalah : a. Berfungsi sebagai front office, menerima setiap panggilan telepon yang masuk. b. Mengurus pendaftaran dan input data pelanggan baru. c. Melakukan telemarketing untuk follow up calon pelanggan. 8. Order Processing Staff, tugas-tugasnya adalah : a. Menerima dan mengurus pemesanan barang dari pihak stokist maupun distributor. b. Menangani proses retur barang. c. Meng-input data pesanan, penjualan, dan retur kedalam sistem. d. Mencetak invoice dan bon retur. 9. Finance Support and Administration, tugas-tugasnya adalah : a. Mencatat keuangan perusahaan, baik transaksi tunai maupun melalui transfer. b. Menangani transaksi perbankan, seperti transfer pembayaran ke supplier maupun dari distributor, dan setor uang tunai ke bank.

7 72 c. Mengurus perhitungan dan pembayaran bonus serta pencetakan laporan bonus distributor tiap akhir bulan. d. Mengurus transfer pembayaran gaji dan mencetak slip gaji untuk masingmasing karyawan. 10. Cashier, tugas-tugasnya adalah : a. Menerima pembayaran uang tunai transaksi penjualan dan biaya pengiriman. b. Meneruskan invoice yang telah dibayar ke bagian gudang dan mengarsip invoice. 11. HRD (Human Resource Department), tugas-tugasnya adalah : a. Mengurus dari perekrutan karyawan, pengembangan karir masing-masing karyawan, hingga pemberhentian karyawan. b. Menangani penggajian dan kebijakan kompensasi karyawan. 12. Out Sourcing Production Manager, tugas-tugasnya adalah : a. Berhubungan dengan supplier dan perusahaan manufaktur tempat perusahaan meng-outsource proses produksi produk-produknya. b. Melakukan analisis biaya bahan baku dan produksi untuk mendapatkan biaya yang paling kompetitif. c. Menangani masalah pengadaan barang. d. Mengawasi pemenuhan kontrak oleh pihak perusahaan manufaktur. 13. Product Stock Coordinator, tugas-tugasnya adalah : a. Mengontrol keluar masuk barang di gudang. b. Meng-update data keluar masuk barang ke dalam sistem persediaan. c. Mencetak surat tanda terima barang yang berfungsi sebagai delivery order atas barang yang akan dikirimkan ke distributor maupun stokist.

8 73 d. Mengurus stok gudang, bila ada barang yang habis maka diberitahukan ke bagian Out Sourcing Production Manager. e. Melakukan stock opname dan membuat laporan stok barang. 14. Shipping Staff, tugas-tugasnya adalah : a. Mengantarkan barang pesanan kepada pelanggan yang berada di wilayah Jakarta. b. Pesanan barang yang berada di luar wilayah Jakarta akan dikirim dengan melalui perusahaan jasa pengiriman. 3.2 Analisis Value Network PT Senswell International Senswell merupakan perusahaan distributor yang tidak memproduksi produk sendiri, melainkan menyalurkan produk dengan sistem pemasaran berjenjang. Sehingga metode analisis value yang tepat untuk Senswell adalah dengan menggunakan value network. Analisis value network merupakan cara yang sistematik untuk mempelajari semua kegiatan yang dilakukan perusahaan serta bagaimana kegiatan ini berinteraksi dan melihat dengan jelas nilai dan manfaat yang diterima dari setiap komponen yang terlibat dalam bisnis. Pembahasan value network PT Senswell disini ditujukan untuk menjelaskan aktivitas-aktivitas dalam perusahaan serta dan mengidentifikasikan masalah yang ada; untuk memperjelas deskripsi prosedur bisnis yang berhubungan dengan konsumen, akan digambarkan dengan rich picture. Proses inti value network PT Senswell International terdiri dari tiga aktivitas utama dan empat aktivitas pendukung yang saling melengkapi satu sama lain. Aktivitasaktivitas tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.2 di bawah ini.

9 74 Firm infrastrucuture Human Resources Management Technology Development Procurement : Pengaturan keuangan perusahaan yang terkendali. Menjamin kepastian hukum perusahaan. Pengaturan kelancaran kegiatan operasional bisnis. : Perekrutan karyawan yang sesuai kebutuhan. Pengembangan pengetahuan dan ketrampilan karyawan. : Penggunaan sistem payroll BCA untuk kemudahan pengiriman bonus. : Pengadaan peralat an dan perlengkapan kantor untuk kelancaran administrasi perusahaan. Penyediaan gudang yang layak. Network Promotion and Contract management A. Promosi melalui website untuk memperkenalkan perusahaan secara luas. B. Promosi melalui seminar dan event-event tertentu. C. Promosi secara personal dan langsung melalui distributor Senswell. D. Menawarkan berbagai keuntungan terdaftar sebagai distributor. E. Melakukan kontrak dengan Stokist. F. Melakukan kontrak dengan supplier. Service Provisioning A. Customer service Senswell yang cepat tanggap. B. Layanan pemesanan produk secara langsung dan via telepon. C. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai maupun transfer. D. Fasilitas pengiriman gratis bagi transaksi yang memenuhi minimum nilai pembelian. E. Pengembalian barang bagi pelanggan yang mengalami ketidakpuasan dalam pembelian. F. Pembagian bonus tiap tutup poin. G. Jenjang kenaikan posisi yang pasti. H. Pengadaan produk yang bermutu dan tepat waktu. Infrastructure Operation A. Sistem yang terkomputerisasi untuk mendukung stabilitas operasional bisnis. B. Jaringan distribusi melalui stokist yang menyebar luas. Gambar 3.2 Value Network Diagram PT Senswell International Tiga aktivitas utama pada PT Senswell International : 1. Network promotion and contract management A. Promosi melalui website perusahaan untuk memperkenalkan perusahaan secara luas. Salah satu media yang digunakan Senswell untuk promosi adalah website perusahaan dengan nama domain Situs ini berisi informasi mengenai perusahaan dan produk-produk yang ditawarkan. Promosi melalui website dirasa cukup baik dalam mengenalkan Senswell ke

10 75 masyarakat umum dan memperluas jangkauan pemasaran mengingat usia bisnis Senswell yang saat ini masih sangat dini dan belum mencapai tiga tahun. Halaman utama berisi : ucapan selamat datang, tanggal, berita terkini, testimonial, informasi Senswell head office, tips memilih parfum, rangkaian produk Senswell (terdiri dari basic parfum, relaxing fragrance, body lotion, shower gel, dan cologne), best seller, new arrival, dan menu-menu utama. Menu-menu utama terdiri dari : a. Home, untuk kembali ke halaman utama. b. Senswell, dengan submenu sebagai berikut : 1) Pesan Direktur, berisi kata sambutan dan selamat bergabung dengan Senswell dari Pak Charles H.L. selaku direktur PT Senswell International. 2) Berbeda, berisi hal-hal yang membuat bisnis Senswell berbeda karena Senswell memberikan berbagai nilai tambah dalam aspek bisnisnya, antara lain : jaminan retur, pembagian omzet perusahaan, distribusi yang terpadu, dukungan pemasaran berupa iklan, jenjang kenaikan posisi yang pasti, dan status kepemilikan yang bias diwariskan. 3) Tanya Jawab, berisi pertanyaan (FAQ) seputar Senswell dan produknya. c. Sistem, dengan submenu sebagai berikut : 1) Ragam Diskon, berisi informasi diskon, bonus, dan rabat yang bisa diperoleh dengan keanggotaan Senswell. 2) Posisi Peringkat, berisi informasi mengenai peringkat yang ada di senswell serta syarat kenaikan dan keuntungan per peringkat.

11 76 3) Keuntungan, berisi keuntungan bermitra dengan Senswell, antara lain : pendapatan finansial yang tidak terbatas, bonus uang tunai, hadiahhadiah yang menarik, publikasi pribadi, dan keuntungan-keuntungan lainnya. d. Bergabung, dengan submenu sebagai berikut : 1) Cara bergabung, berisi informasi bagaimana cara menjadi member Senswell yang mencakup syarat pendaftaran, biaya, informasi pemesanan dan pengiriman. 2) Prosedur usaha, berisi informasi ringkas mengenai tata cara atau prosedur usaha di Senswell, antara lain : proses pendaftaran distributor, proses pemesanan, proses pembelian, proses pengembalian barang, dan proses kenaikan posisi. e. Berita, dengan submenu sebagai berikut : 1) Berita Terkini, berisi informasi terbaru di Senswell. 2) Agenda Perusahaan, berisi event-event yang akan diselenggarakan perusahaan ke depannya. 3) Program Marketing, berisi informasi metode dan cakupan pemasaran. f. Kontak, dengan submenu sebagai berikut : 1) Hubungi Kami, berisi informasi kontak customer sevrvice Senswell dan fasilitas pengiriman komentar. 2) Daftar Online, berisi formulir pendaftaran distributor. Namun untuk sementara ini, terdapat menu-menu dan submenu di dalamnya yang ditutup aksesnya, antara lain : senswell, sistem, bergabung, dan berita. Alasan yang dikemukakan oleh pihak Senswell adalah karena

12 77 penyajian informasi di dalamya kurang lengkap dan tidak uptodate, sehingga takutnya akan memberikan pemahaman yang kurang ataupun salah pada konsumen yang mengaksesnya. Website Senswell saat ini masih bersifat statis. B. Promosi melalui seminar dan event-event tertentu. Senswell juga melakukan promosi dengan menyelenggarakan seminar pelatihan distributor dan seminar yang terkait dengan bisnis seperti seminar business opportunity, flexible business, dan lain-lain. Seminar pelatihan distributor dilakukan secara rutin per bulan. Selain seminar, Senswell juga sering ambil bagian dalam event seperti expo-expo seperti di PRJ dan pusatpusat perbelanjaan di Jakarta dan luar daerah. Untuk mempererat hubungan antara perusahaan dan member serta hubungan antar member, Senswell rutin melakukan distributor gathering yang dilakukan pada periode-periode tertentu. Kegiatan promosi ini dilakukan untuk menunjukkan eksistensi Senswell di kalangan masyarakat. Pada setiap event yang dilakukan perusahaan, rata-rata persentase kehadiran member hanya 10%. Hal ini disebabkan penyebaran informasi yang uptodate dan follow up perusahaan tidak menjangkau seluruh member sehingga dibutuhkan keaktifan dari pihak member sendiri untuk menghubungi perusahaan. C. Promosi secara personal dan langsung melalui distributor senswell. Promosi secara langsung atau mulut ke mulut dinilai paling bermanfaat. Diperlukan adanya pendekatan personal lebih lanjut untuk menyampaikan prospek bisnis Senswell yang menawarkan produk berkualitas dengan harga relatif murah dan peluang bisnis yang dapat menjadi sumber penghasilan

13 78 baru. Pendekatan ini bertujuan meyakinkan si calon pelanggan untuk bergabung dalam kemitraan Senswell. D. Menawarkan berbagai keuntungan terdaftar sebagai distributor. Senswell menawarkan berbagai keuntungan antara lain : memperoleh produk dengan harga diskon (20%), memiliki bisnis sebagai salah satu sumber penghasilan melalui bonus yang diperoleh, penawaran promo yang variatif tiap bulannya, tidak mengenal batasan dan diskriminisi, tidak perlu mempersiapkan kantor dan semua administrasi bisnis, memiliki kebebasan waktu kerja, memiliki persahabatan yang sangat erat dan akrab karena mempunyai satu tujuan dan satu visi yaitu bekerjasama untuk kesuksesan bersama, dapat membantu orang lain dan masyarakat dengan memperkenalkan produk-produk Senswell yang berkualitas dengan harga relatif murah serta memperkenalkan peluang bisnis, memperoleh pelatihan mengenai produk dan bisnis Senswell serta pengembangan diri dan kepemimpinan untuk peningkatan kualitas pribadi. Untuk memperkokoh kemitraan bisnisnya, Senswell juga menyelenggarakan Senswell distributor gathering pada periode-periode tertentu. Untuk terdaftar sebagai seorang distributor resmi Senswell, maka seseorang dapat datang langsung ke kantor Senswell di bagian Account Officer (AO) untuk membeli formulir pengajuan kedistributoran seharga Rp ,- secara tunai. Untuk kemudahan pendaftaran, pembelian formulir juga dapat dilakukan di stokist atau melalui upline-nya. Upline adalah sponsor dari distributor, sponsor dari sponsor distributor, dan seterusnya. Sedangkan sponsor adalah distributor yang yang memperkenalkan bisnis

14 79 Senswell kepada seseorang yang kemudian mendaftar juga sebagai distributor Senswell. Terdapat pula paket usaha Senswell seharga Rp ,- yang bersifat optional (tidak harus), yang didalamnya berisi tester box, buku panduan usaha, dan brosur produk Senswell. Status kedistributoran akan hangus apabila nilai pembelian member dalam waktu satu tahun tidak mencapai Rp ,-. Gambar 3.3 Proses Pendaftaran Distributor Proses pendaftaran distributor yang terlihat pada Gambar 3.3 dapat dijabarkan sebagai berikut : a. Pelanggan yang hendak mendaftar harus membeli formulir terlebih dahulu di bagian AO. Pembelian formulir juga dapat dilakukan di stokist terdekat dan dapat dititipkan ke upline-nya. Pembelian formulir dibayar secara tunai (cash) saat itu juga. b. Setelah menerima pembayaran, AO ataupun stokist akan memberikan formulir pengajuan distributor kepada pelanggan. Masing-masing formulir memiliki nomor formulir yang nantinya akan menjadi kode

15 80 member. c. Formulir harus diisi dengan lengkap dan sesuai dengan data pada kartu identitas. Kartu identitas boleh berupa KTP, SIM, atau passport. Formulir yang telah diisi kemudian dikembalikan ke AO beserta fotokopi kartu identitas.sama halnya dengan pembelian, pengembalian formulir dapat dilakukan sendiri oleh pendaftar maupun dititipkan ke uplinenya. d. AO akan mengecek kelengkapan formulir dan membandingkannya dengan kartu identitas. 1. Jika telah lenkap [yes], maka AO akan meng-input data member ke Form Member di dalam sistem dan mencetak invoice pendaftaran. 2. Jika tidak [no], maka AO akan memberi konfirmasi kepada pelanggan mengenai ketidaklengkapan data. e. Invoice pendaftaran akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti telah terdaftar dalam keanggotaan Senswell dan telah menjadi distributor resmi Senswell. f. Setiap harinya, stokist maupun AO Senswell akan export update data distributor dengan mengirimkan file data lewat internet. g. Update data distributor yang dikirim akan di-import oleh AO maupun stokist, sehingga data member di database pusat maupun masing-masing stokist tetap updated. E. Melakukan kontrak dengan stokist. Untuk memperluas jaringan pemasarannya, Senswell menerapkan sistem stokist yang berfungsi sebagai cabang perusahaan. Stokist membantu perusahaan dalam memasarkan dan mendistribusikan produk-produk

16 81 Senswell untuk distributor dan pelanggan diluar wilayah Jakarta. Pihak yang mengajukan diri menjadi stokist harus terlebih dahulu terdaftar sebagai distributor. Stokist mendapatkan tambahan diskon 5% untuk setiap penjualan produknya yang akan diakumulasikan di akhir bulan saat tutup poin. Gambar 3.4 Proses Kontrak Stokist Proses kontrak dengan stokist yang terlihat pada Gambar 3.4 dapat dijabarkan sebagai berikut : a. Distributor yang hendak menjadi stokist harus mengajukan permohonan stokist ke bagian BSD (Business Support and Devlopment). b. Bila disetujui, bagian BSD akan membuat surat perjanjian usaha dan diberikan kepada pihak pemohon untuk dibaca dan dimengerti. c. Apabila pihak pemohon setuju dengan isi dalam surat perjanjian usaha, maka kedua belah pihak akan menandatangani surat tersebut. d. Setelah itu BSD akan meng-input data stokist baru melalui Form Stokist di dalam sistem.

17 82 e. Pihak Senswell akan meng-create dan memberikan setup aplikasi Stokist yang telah dikembangkan khusus untuk membantu stokist dalam menjalankan bisnisnya. Aplikasi tersebut mencakup pencatatan transaksi, data member, dan export-import data antara stokist dengan pusat. f. Setelah itu stokist harus melakukan pembelian pertama sebesar nilai yang disyaratkan (saat ini senilai Rp.10juta) dan memenuhi target bulanan yang ditetapkan oleh Senswell (saat ini senilai Rp.5juta). Ini adalah ketentuan yang terdapat dalam surat perjanjian (kontrak) dan jika tidak memenuhi syarat pembelian awal dan 3 bulan berturut-turut tidak memenuhi target bulanan, maka hak stokist akan di cabut. Proses transaksi akan dijelaskan lebih rinci di pembahasan selanjutnya pada proses pemesanan produk. F. Melakukan kontrak dengan supplier. Senswell tidak memproduksi produknya sendiri. Produksi produk Senswell dipercayakan kepada PT Samudera Fragranindo. Senswell dan PT Samudera Fragranindo telah menandatangani kontrak yang beberapa poin dari isinya membahas mengenai hal bahan baku, standar kualitas produk, hak merk Senswell, pengemasan, dan transaksi pemesanan barang serta pembayarannya. Bahan baku yang digunakan dalam memproduksi produk Senswell adalah berasal dari Prancis dan Inggris untuk mendapatkan kualitas produk yang diinginkan. Bagian dalam organisasi yang bertugas untuk mengawasi terpenuhinya poin-poin dalam kontrak oleh supplier dan berhubungan dengan supplier termasuk pemesanan barang adalah Out Sourcing Production Manager.

18 83 2. Service provisioning A. Customer service Senswell yang cepat tanggap. Dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, Senswell memiliki customer service yang berfungsi sebagai jembatan penghubung antara pihak perusahaan dengan pelanggannya, baik yang telah terdaftar maupun belum. Dalam struktur organisasi PT Senswell International, yang bertanggung jawab sebagai Customer service adalah account officer (AO). Customer service bertanggung jawab untuk menampung keluhan dan saran yang masuk, memberikan informasi yang diperlukan, serta memberikan solusi atas permasalahan yang terkait dengan bisnis Senswell. M edia yang digunakan adalah direct line via telepon ( / ). Direct line Senswell beroperasi dari hari Senin hingga Jumat (pukul WIB) dan Sabtu (pukul WIB). Waktu operasional ini dianggap belum mampu melayani pelanggan secara optimal karena sering kali di luar waktu operasional perusahaan tersebut, juga terdapat voice mailbox dari para pelanggan. Dari informasi yang diberikan pihak perusahaan, pelanggan khususnya member kerapkali memberikan saran ke perusahaan untuk menambah hari dan jam operasional, karena sekitar 60% dari member memiliki pekerjaan utama (kemitraan Senswell merupakan usaha sampingan) yang jam kerjanya bersamaan dengan jam operasional Senswell sehingga sering kali terjadi benturan kepentingan. Akan lebih nyaman bagi para member untuk dapat melakukan transaksi dan mengakses informasi kapanpun dan dari mana saja.

19 84 Gambar 3.5 Proses Pelayanan Pelanggan Proses pelayanan pelanggan Senswell yang terlihat pada Gambar 3.5 dapat dijabarkan sebagai berikut : a. Pelanggan yang hendak memberikan keluhan, saran, dan pertanyaan seputar Senswell dapat datang langsung, kirim , atau telepon ke AO selaku direct line Senswell. b. Untuk memberikan informasi yang cepat dan akurat, maka AO dapat mengakses informasi langsung dari SI Senswell. c. Setelah memperoleh informasi yang dibutuhkan, maka AO akan memberikan tanggapan sehubungan dengan keluhan, saran, dan petanyaan dari pelanggan. B. Layanan pemesanan produk secara langsung dan via telepon. Setelah terdaftar sebagai Distributor Senswell, maka yang bersangkutan bisa segera melakukan proses pembelian barang di Senswell maupun lewat stokist dengan memperoleh potongan harga distributor.

20 85 Gambar 3.6 Proses Pemesanan Produk Proses pemesanan produk Senswell yang terlihat pada Gambar 3.6 dapat dijabarkan sebagai berikut : a. Pemesanan bisa dilakukan melalui telepon ke direct line senswell, datang langsung ke kantor Senswell di bagian Order Processing, atau dititipkan melalui upline-nya. b. Setelah pesanan diterima, bagian Order Processing akan mengecek ketersediaan barang ke dalam sistem. c. Dari hasil pengecekan persediaan, 1. Bila barang tersedia [yes], maka data pesanan akan di-input kedalam Form Penjualan di dalam sistem dan bagian Order Processing Staff akan mencetak invoice sebanyak 3 rangkap, rangkap 3 nya akan diarsip oleh bagian Order Processing Staff; penjualan terbagi atas penjualan member dan penjualan stokist. 2. Bila stok barang kurang atau barang tidak tersedia [no], maka bagain Order Processing akan memberitahukan ke pelanggan.

21 86 d. Invoice berisi informasi pemesanan, total harga, dan biaya pengiriman bila ada. 1. Untuk pembelian secara tunai [cash], invoice rangkap 1 dan 2 akan diberikan pada pelanggan dan diteruskan pada proses pembayaran. 2. Untuk pembelian secara non-tunai [transfer], invoice rangkap 1 dan 2 akan diberikan ke bagian Finance Support and Administration dan diteruskan pada proses pembayaran. C. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai maupun transfer. Untuk memudahkan pelanggannya, pembayaran transaksi bisnis di Senswell dapat dilakukan secara tunai maupun transfer. Proses pembayaran dimulai ketika menerima invoice rangkap 1 dan 2. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.7 berikut ini. Gambar 3.7 Proses Pembayaran Proses pembayaran yang terlihat pada Gambar 3.7 dapat dijabarkan sebagai berikut :

22 87 a. Ada dua jenis pembayaran, 1. Untuk pembayaran tunai [cash], invoice rangkap 1 dan 2 akan diberikan oleh bagian Order Processing kepada pelanggan untuk dibayarkan ke bagian Cashier. 2. Untuk pembayaran non-tunai [transfer], invoice rangkap 1 dan 2 akan diberikan akan diberikan oleh bagian Order Processing langsung ke bagian Finance Support and Administration untuk dicek melalui internet banking apakah pembayaran telah di transfer. b. Invoice yang telah dibayar akan dicap Lunas. Rangkap 2 diarsip dan rangkap 1 diserahkan kepada Product Stock Coordinator untuk segera menyiapkan barang pesanan tersebut. D. Fasilitas pengiriman gratis bagi transaksi yang memenuhi minimum nilai pembelian. Senswell menawarkan fasilitas pengiriman barang baik untuk pembelian di wilayah Jakarta maupun luar jakarta. Tiap daerah memiliki nilai minimum pembelian untuk mendapatkan fasilitas pengiriman gratis. Nilai pembelian yang tidak mencapai batas minimum, akan dikenakan biaya pengiriman sesuai dengan skema pengiriman yang berlaku.

23 88 Gambar 3.8 Proses Pengiriman Produk Proses pengiriman yang terlihat pada Gambar 3.8 dapat dijabarkan sebagai berikut : a. Product Stock Coordinator akan segera menyiapkan barang pesanan setelah menerima invoice rangkap 1 yang telah dicap Lunas. Pesanan tersebut akan dikemas berdasarkan masing-masing invoice. 1. Untuk pembelian di kantor Senswell [langsung], barang dan invoice dapat diambil saat itu juga oleh pelanggan tanpa biaya pengiriman maupun minimum pemesanan. 2. Untuk pesanan yang akan dikirim [kirim], bagian Product Stock Coordinator akan membuat Surat Tanda Terima Barang (STTB) yang harus ditanda tangani pelanggan ketika paket sampai di tempat tujuan. Pada pukul 15.00WIB setiap harinya, bagian Shipping akan ke gudang dan mengambil paket yang telah siap diantar (produk yang

24 89 dibeli, invoice rangkap 1) dan STTB. Transaksi yang melewati pukul 15.00WIB akan dikirim keesokan harinya. b. Jangkauan pengiriman terbagi 2, 1. Untuk wilayah Jakarta [Jakarta], paket dan STTB akan dikirim oleh bagian Shipping hingga ke tempat tujuan distributor. 2. Untuk wilayah luar Jakarta [Luar], pengiriman paket akan diterusakan dengan mengunakan jasa perusahaan pengiriman. c. Setelah bagian Shipping menyerahkan paket, 1. Untuk wilayah Jakarta [Jakarta], si penerima diharuskan untuk menandatangani STTB dan mengembalikannya kepada bagian Shipping. 2. Untuk wilayah luar Jakarta [Luar], bagian Shipping wajib meminta bukti pengiriman dari pihak perusahaan jasa pengiriman. d. STTB ttd (yang telah ditandatangani) dan bukti pengiriman akan dibawa pulang dan diberikan kepada Product Stock Coordinator sebagai bukti bahwa barang telah diserahkan kepada pelanggan. E. Pengembalian barang bagi pelanggan yang mengalami ketidakpuasan dalam pembelian. Senswell melayani pengembalian barang kepada Distributor yang mengalami ketidakpuasan dalam pembelian produk-produk Senswell dengan kurun waktu maksimal 7 hari terhitung sejak tanggal invoice pembelian barang tersebut. Setiap proses pengembalian barang harus disertai barang / produk yang hendak dikembalikan dan dengan invoice pembelian barang tersebut.

25 90 Gambar 3.9 Proses Retur Proses pengembalian barang yang terlihat pada Gambar 3.9 dapat dijabarkan sebagai berikut : a. Untuk pengembalian barang, distributor dapat langsung datang ke kantor Senswell ataupun menggunakan jasa pengiriman. Proses pengembalian barang akan ditangani bagian Order Processing. b. Bagian Order Processing akan mengecek pemenuhan syarat-syarat administrasi retur, 1. Bila memenuhi syarat [yes], maka bagian Order Processing akan meng-input data retur pada Form Retur dalam sistem dan mencetak bon retur sebanyak 3 rangkap dan mengarsip bon retur rangkap Bila tidak memenuhi syarat [no], maka bagian Order Processing akan memberikan konfirmasi kepada pelanggan bahwa retur ditolak beserta alasannya. c. Barang beserta bon retur rangkap 1 dan 2 akan diberikan ke Product Stock Coordinator. Barang pengganti untuk barang retur akan segera

26 91 disiapkan dan bon retur akan dicap Ok. d. Product Stock Coordinator akan mengarsip bon retur rangkap 2 dan memberikan bon retur Ok rangkap 1 beserta barang, 1. Ke pelanggan, bila distributor datang langsung ke Senswell untuk meretur. 2. Ke bagian pengiriman dan diteruskan pada proses pengiriman barang, bila distributor tidak datang langsung ke Senswell. F. Pembagian bonus tiap tutup poin. Setiap bentuk transaksi akan diakumulasikan hingga tanggal tutup poin yaitu setiap tanggal 25 setiap bulannya atau dihari kerja berikutnya bila tanggal 25 jatuh pada hari libur. Transaksi yang telah melewati tanggal tutup poin akan dihitung sebagai bentuk transaksi untuk periode baru berikutnya begitu pula dengan akumulasi poin dan perhitungan bonusnya.. Istilah-istilah dalam bisnis Senswell yang berkaitan dengan perhitungan poin adalah sebagai berikut : a. Poin adalah nilai dari suatu produk di Senswell yang akan digunakan sebagai acuan dalam menghitung bonus secara finansial dan proses kenaikan peringkat seorang distributor Senswell. b. Nilai Poin (Point value PV) adalah nilai rupiah dari setiap poin produk yang dijual di Senswell untuk digunakan sebagai acuan perhitungan bonus finansial distributor. Nilai poin disesuaikan dengan kondisi ekonomi secara makro dan mikro setiap satu tahunnya. Nilai poin saat ini adalah c. Tutup Poin adalah proses pembelian produk di Senswell sebesar 50poin

27 92 secara pribadi oleh seorang distributor Senswell sebagai bukti keaktifannya, yang dilakukan setiap tanggal 25 setiap bulannya untuk bisa memperoleh bonus-bonusnya. d. Pembelian Pribadi (PP) adalah hasil pembelian pribadi dari distributor yang bersangkutan secara langsung, tidak termasuk distributor dibawahnya/downlinenya. e. Pembelian Grup Pribadi (PGP) adalah hasil penjualan dari semua downline yang disponsori, baik langsung atau tidak langsung, tetapi tidak termasuk distributor yang telah mencapai bonus prestasi 14% (Senior Distributor) atau di atasnya beserta downline mereka. f. Total Pembelian Grup (TGP) adalah hasil penjualan dari semua distributor yang disponsori, baik langsung atau tidak langsung, termasuk distributor yang telah mencapai posisi Senior Distributor atau di atasnya beserta downline mereka. Gambar 3.10 Proses Pembagian Bonus

28 93 Proses pembagian bonus yang terlihat pada Gambar3.10 dapat dijabarkan sebagai berikut : a. Pada tanggal 25 setiap bulannya, tiap stokist akan meng-export data penjualan selama bulan tersebut dengan mengirimkan file data via internet atau fax ke kantor pusat Senswell. b. File data tersebut akan diterima oleh bagian Finance Support and Administration. Data yang diterima akan dievaluasi dan di-import kedalam database pusat Senswell untuk menggabungkan keseluruhan data penjualan. Perhitungan poin dan bonus akan diotomatisasi dengan sistem dengan memilih menu Posting Bonus. c. Data bonus kemudian di-posting program Payroll BCA. d. Bonus akan di-transfer ke rekening masing-masing distributor. Proses transfer melibatkan sistem luar dari BCA yaitu program Payroll BCA, yang terhubung dengan sistem bonus Senswell. e. Bagian Finance Support and Administration akan mencetak Laporan bonus bagi distributor yang memenuhi syarat tutup poin. Distributordistributor tersebut akan menerima laporan bonus distributor yang dikirim ke alamatnya masing-masing. Data pembelian member yang dilakukan melalui stokist baru akan dikirim ke pusat pada saat menjelang tanggal tutup poin, hal ini menyebabkan pencatatan poin member yang tidak uptodate. Sehingga layanan informasi mengenai poin yang telah dikumpulkan member menjadi tidak akurat. Member kerap kali hanya membutuhkan beberapa poin lagi untuk dapat tutup poin, namun gagal karena tidak mengetahuinya. Hal ini

29 94 berdampak pada tingkat persentase member yang berhasil tutup poin dan memperoleh bonus, yaitu hanya sekitar 65% dari jumlah member yang aktif per periode. G. Jenjang kenaikan posisi yang pasti. Setiap bentuk kenaikan posisi atau peringkat di Senswell adalah berdasarkan jumlah akumulasi pembelian yang dihitung berdasarkan poin dari setiap produk Senswell yang dibeli, baik berupa Pembelian Pribadi (PP) ataupun Pembelian Grup Pribadi (PGP) dan jumlah downline yang disyaratkan. Posisi atau peringkat yang telah dicapai oleh seorang Distributor di Senswell adalah bersifat tetap, posisi akan terus naik seiring dengan akumulasi pembelian Distributor dan tidak akan turun. Adapun jenjang kenaikan peringkat di Senswel adalah sebagai berikut : Distributor (D) Senior Distributor (SD) Partner (P) Strategic Partner (SP) Executive Strategic Partner (ESP) Executive Strategic Partner Silver (ESPS) Executive Strategic Partner Gold (ESPG) Executive Strategic Partner Platinum (ESPP) Executive Strategic Partner Diamond (ESPD) Executive Strategic Partner Double Diamond (ESPDD) Executive Strategic Partner Crown (ESPC). H. Pengadaan produk yang bermutu tinggi dan tepat waktu. Kontinutitas supply produk akan terus dipantau agar tidak terjadi stock out. Hal ini mencegah timbulkan kekecewaan pelanggan. Sistem informasi yang ada saat ini sangat membantu karena sistem telah terintegrasi dengan bagian penjualan. Setiap harinya bagian Product Stock Coordinator akan melakukan stock opname. Bila ada produk yang telah mencapai

30 95 EOQ(Economic Order Quantity), akan dibuat form pengajuan pemesanan barnag dan diberikan ke Out Sourcing Production Manager. Proses pengadaan produk akan ditangani oleh Out Sourcing Production Manager dan didasarkan pada kontrak antara perusahaan dengan supplier. 3. Infrastructure operation A. Sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi untuk mendukung operasional. Saat ini perusahaan telah memiliki sistem informasi berbasis komputer dalam menjalankan fungsi-fungsi bisnisnya. Sistem dibangun dengan bahasa pemrograman Delphi dengan menggunakan database Microsoft SQL Server Dalam sistem tersebut terdapat menu-menu sebagai berikut : a. System, dengan submenu : 1) Change Password digunakan untuk mengganti password 2) Log Out digunakan untuk mengunci program. 3) Exit digunakan untuk keluar dari program. b. Maintain, dengan submenu : 1) Member digunakan untuk memasukkan data member ke dalam sistem dan meng-update data member. 2) Stokist digunakan untuk memasukkan data stokist ke dalam sistem dan meng-update data stokist. 3) Periode digunakan untuk menentukan periode dan mencatat total PV dan omzet per periode. 4) Inventory, didalamnya terdapat sembilan subsubmenu yang fungsinya terkait dengan pencatatan produk dan detilnya, gudang, dan supplier.

31 96 Subsubmenu tersebut antara lain : Product, Product Pricing, Model, Group, Grade, Ukuran, Catalog, Gudang, dan Supplier. 5) General, didalamnya terdapat delapan subsubmenu yang fungsinya terkait dengan pencatatan hal-hal umum dalam sistem dan database. Subsubmenu tersebut antara lain : Kota, Propinsi, Mata Uang, Pekerjaan, Generator, Sistem Parameter, Option, dan Setup Bonus. c. Transaksi, dengan submenu : 1) Purchase, didalamnya terdapat empat subsubmenu yang fungsinya terkait dengan transaksi pembelian baraang, pembayaran, dan penerimaan barang. Subsubmenu tersebut antara lain : Purchase Order, Penerimaan Barang, Tukar Faktur Pembelian, dan Pembayaran Hutang. 2) Sales, didalamnya terdapat empat subsubmenu yang fungsinya terkait dengan transaksi penjualan dan pembayarannya. Subsubmenu tersebut antara lain : Penjualan Member ; bila yang melakukan transaksi adalah stokist, maka PV akan bernilai 0, PV tersebut akan dialokasikan ke masing-masing member yang membeli pada saat tanggal tutup poin, Pembayaran Piutang, Penjualan Stokist, dan Pembayaran Piutang Stokist. 3) Return, berfungsi untuk menangani transaksi retur. 4) Inventory, didalamnya terdapat lima subsubmenu yang fungsinya terkait dengan pencatatan persediaan dalam gudang. Subsubmenu tersebut antara lain : Alokasi, Assembly Paket., Disassembly Paket, Adjustment, dan Stock Opname.

32 97 d. Laporan, dengan submenu : 1) Purchase, didalamnya terdapat tiga subsubmenu yang fungsinya membuat laporan yang terkait dengan pembelian. Subsubmenu tersebut antara lain : Purchase Order, Outstanding Purchase Order, dan Penerimaan Barang. 2) Sales, didalamnya terdapat tiga subsubmenu yang fungsinya membuat laporan yang terkait dengan penjualan. Subsubmenu tersebut antara lain : Penjualan, Penjualan per Kota/Provinsi/Area, dan Best Worst Product Sales. 3) Inventory, didalamnya terdapat sembilan subsubmenu yang fungsinya membuat laporan yang terkait dengan persediaan. Subsubmenu tersebut antara lain : Alokasi, Adjustment, Assembly Paket., Disassembly Paket, Daftar Stok, Minimum Stok, Kartu Stok, Summary Stok, dan Product per Supplier. 4) Hutang, didalamnya terdapat dua subsubmenu yang fungsinya membuat laporan yang terkait dengan hutang. Subsubmenu tersebut antara lain : Pembayaran Hutang dan Kartu Hutang. 5) Piutang, didalamnya terdapat dua subsubmenu yang fungsinya membuat laporan yang terkait dengan piutang. Subsubmenu tersebut antara lain : Pembayaran Piutang dan Kartu Piutang. 6) Member, didalamnya terdapat sepuluh subsubmenu yang fungsinya membuat laporan yang terkait dengan member. Subsubmenu tersebut antara lain : Member List, Total PP dan PGP, History Posisi Member,

33 98 Best/Worst Recruit, Tree Member, Summary Downline, PGP Member, Upline List, Kenaikan Posisi, dan Promosi-promosi. 7) Bonus, didalamnya terdapat tujuh subsubmenu yang fungsinya membuat laporan yang terkait dengan bonus. Subsubmenu tersebut antara lain : Daftar Bonus per Periode, Statement Bonus, Daftar Bonus yang Ditransfer, Daftar Bonus yang Tidak Ditransfer, Daftar Bonus yang Diambil di Stokist, Persentase Bonus, dan Persentase Aktif. 8) Grafik, didalamnya terdapat dua subsubmenu yang fungsinya membuat grafik Omzet dan Bonus. Subsubmenu tersebut antara lain : Omzet dan Bonus. e. Proses, dengan submenu : 1) Export Data ke Stokist, digunakan untuk mengirim update-an data member ke stokist. Update-an akan dikirim melalui internet dalam bentuk sebuah file. 2) Import Data dari Stokist, digunakan untuk menerima update-an data member dan penjualan dari stokist. File yang di-import akan otomatis masuk ke dalam database pusat. 3) Create Setup File Stokist, digunakan untuk membagikan Setup File bagi masing-masing stokist. 4) General File Banking, didalamnya terdapat dua subsubmenu yang fungsinya terkait dengan transaksi perbankan. Subsubmenu tersebut antara lain : Generate File BCA, Generate File Lippo.

34 99 5) Proses Level, digunakan untuk melakukan tingkatan pemrosesan yang diperlukan. 6) Posting Bonus, digunakan untuk mem-posting bonus. 7) Unposting Bonus, digunakan untuk melakukan unposting bonus. f. Tools, dengan submenu : 1) User Administration, digunakan untuk setup user dan otorisasi pemakaian aplikasi. 2) Data Maintenance, digunakan untuk hal berkaitan pemeliharaan data. 3) Backup, digunakan untuk mem-backup data. Fungsi backup dilakukan setiap hari untuk mencegah hal-hal yang diluar dugaan yang dapat menyebabkan hilang atau rusaknya data. g. Window, berisi penganturan window secara umum. h. Help, berisi informasi tentang sistem. B. Jaringan pemasaran dan distribusi melalui stokist yang menyebar luas. Untuk mendukung sistem pemasaran dan pendistribusian produknya, Senswell memiliki stokist ini berperan sebagai cabang perusahaan yang menyalurkan barang-barang dari pusat ke distributor-distributor Senswell yang berada diluar Jakarta. Saat ini wilayah pemasaran Senswell telah mencakup Jakarta, Bandung, Semarang, Surabaya, Yogyakarta, Bali, Cirebon, Samarinda, Palembang, Palu, Ambon, dan Makasar. Semua stokist akan dibekali dengan setup aplikasi stokist yang akan sangat memudahkan mereka dalam menangani transaksi penjualan dan saling berkirim data dengan pusat. Integrasi data Stokist dengan pusat dapat dilakukan lewat atau fax.

35 100 Empat aktivitas pendukung pada PT Senswell International : 1. Firm infrastructure : A. Pengaturan keuangan perusahaan yang terkendali. Perusahaan melakukan pengaturan keuangan untuk mengolah arus keuangan yang meliputi pembayaran produk, penyediaan anggaran kegiatankegiatan perusahaan, pembelian peralatan kantor untuk mendukung aktivitas bisnis sehari-hari, dan lain-lain. Senswell memiliki aset keuangan yang likuid karena semua transaksi penjualan dilakukan secara tunai baik berupa uang cash ataupun via transfer. Pengaturan keuangan yang baik dan terkendali membuat Senswell dapat menjaga kontinuitas supply dan berlangsungnya kegiatan perusahaan semaksimal mungkin melalui sarana dan fasilitas yang lengkap. B. Menjamin kepastian hukum perusahaan. Senswell merupakan perusahaan berbadan hukum PT yang mengikuti peraturan dan hukum yang berlaku, termasuk pembayaran pajak sesuai ketentuan pemerintah. Senswell telah memiliki SIUPL (Surat Izin Penjualan Langsung) dan izin produk dari Badan POM. SIUPL adalah surat izin untuk dapat melaksanakan kegiatan usaha perdagangan dengan sistem penjualan langsung di Indonesia. Merk Senswell telah dipatenkan secara internasional melalui peraturan hukum Indonesia atas Undang-Undang Merk No Hal ini menunjukkan jaminan kepastian hukum perusahaan.

36 101 C. Pengaturan kelancaran kegiatan operasional bisnis. Pengaturan kegiatan operasional bisnis yang terstruktur bertujuan untuk menjamin kelancaran bisnis perusahaan. Dimana tiap bagian memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing, namun keseluruhan bagian tersebut dihubungkan oleh sistem informasi Senswell yang terintegrasi. Didukung pula pengaturan finansial perusahaan yang terkendali. Senswell juga memiliki kebijakan perusahaan yang jelas dan terbuka. Setiap member dapat mengakses kepastian informasi tata cara / prosedur usaha di Senswell. Demikian halnya dengan marketing plan (diskon, sistem perhitungan bonus dan kenaikan peringkat) yang terpercaya. Hal ini meningkatkan rasa kepercayaan pelanggan terhadap Senswell. 2. Human resource Management : A. Perekrutan karyawan yang sesuai kebutuhan. Bagian HRD perusahaan bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan perusahaan akan tenaga kerja. Lowongan biasanya ditujukan bagi lulusan baru D3 dan S1 atau yang telah memiliki pangalaman kerja, tergantung pada posisi yang akan diisi. Posisi dapat diisi oleh orang baru yang telah lulus test tertulis dan wawancara, ataupun orang dalam yang dinilai memiliki kinerja yang baik dan memenuhi syarat. B. Pengembangan pengetahuan dan ketrampilan karyawan. Pengembangan karyawan dilakukan dengan memberikan pelatihan sesuai keahlian yang dibutuhkan, mengadakan seminar-seminar untuk memperluas pengetahuan karyawan, dan pemberian motivasi. Selain itu, karyawan juga diberi gaji dan kompensasi yang setimpal dengan kinerja mereka. Tujuan dari

37 102 pengembangan karyawan adalah untuk menghasilkan tenaga kerja yang produktif bagi perusahaan. 3. Technology Development : Penggunaan sistem payroll BCA untuk kemudahan pengiriman bonus. Sistem payroll BCA yang digunakan merupakan fasilitas yang diberikan oleh eksternal (Bank BCA). Sistem ini mempermudah perusahaan untuk melakukan transfer bonus ke member tiap bulannya. 4. Procurement : A. Pengadaan peralatan dan perlengkapan kantor untuk kelancaran administrasi perusahaan. Aktivitas pengadaan peralatan dan perlengkapan mencakup penyediaan perlengkapan dan alat-alat kebutuhan kantor, pemeliharaaan peralatan dan gedung kantor. Aktivitas ini bertujuan untuk memastikan kelancaran administrasi perusahaan. B. Penyediaan gudang yang layak. Senswell memiliki dua gudang, gudang pusat dan gudang roxy. Gudang yang saat ini aktif beroperasi adalah gudang roxy, gudang pusat hanya dimanfaatkan apabila ada kelebihan stok yang harus dialokasi dari gudang roxy. Agar tersedia tempat penyimpanan yang layak untuk produk-produk Senswell diperlukan aktivitas perawatan gudang. Perawatan gudang dilakukan dengan pengecekan suhu dan kelayakan mesin pendingin, membersihkan kotoran-kotoran dan barang-barang rusak atau tidak terpakai.

38 Analisis Kompetitif : Model Lima Kekuatan Porter Faktor utama penentu kemampulabaan suatu perusahaan adalah daya tarik industri. Dalam industri terdapat sejumlah segmen industri yang mempunyai aturan persaingan yang tercakup dalam lima faktor persaingan yang biasanya tidak sama dengan segmen lainnya. Senswell berkecimpung dalam industri wewangian (parfum) dan perawatan tubuh (body care). Sebelum melangkah lebih jauh, terlebih dahulu akan ditentukan di segmen industri mana perusahaan ini bersaing. Variabel segmentasi yang digunakan adalah berdasarkan model produk, jenis pembeli, saluran, dan lokasi geografi pembeli. Segmen produk yang ditawarkan Senswell adalah Eau De Perfume (35-40 ml, Rp , kemasan botol kaca), Shower Gel (250 ml, Rp , kemasan botol plastik), Body Lotion (250 ml, Rp , kemasan botol plastik), dan Splash Cologne (100 ml, Rp , kemasan botol plastik) dalam 13 varian yang tergolong dalam 2 kategori, yaitu basic dan relaxing fragrance. Segmen pembeli Senswell adalah pembeli barang konsumsi dengan golongan mayarakat berumur tahun, tingkat sosial/ekonomi menengah, gaya hidup (psikografi) yang memperhatikan penampilan dan memiliki semangat kewirausahaan; tanpa memandang agama, suku, jenis kelamin, pekerjaan, dan tingkat pendidikan. Segmen saluran Senswell adalah penjualan langsung (direct selling) dengan sistem MLM (multi level marketing). Segmen geografi pembeli Senswell adalah dalam wilayah Indonesia (saat ini mencakup : Jakarta, Bandung, Semarang, Surabaya, Yogyakarta, Bali, Cirebon, Samarinda, Palembang, Palu, Ambon, dan Makasar). Dapat disimpulkan bahwa segmen industri dimana Senswell bersaing adalah produk parfum dan perawatan tubuh, pembeli barang konsumen pada umumnya

39 104 dan yang memiliki semangat kewirausahaan, saluran penjualan langsung MLM, dan dalam wilayah Indonesia. Berikut ini adalah model Lima kekuatan Porter yang menganalisis persaingan bisnis pada PT Senswell International : Potensi pengembangan produk substitusi - Produk parfum dan perawatan tubuh non MLM - Produk perawatan tubuh seperti lulur - Parfum KW1 dan Refill Kekuatan tawar - menawar pemasok - PT Samudera Fragranindo Persaingan antarperusahaan sejenis - identic - Oriflame - Amway - Multicare - Tempo direct - dll Kekuatan tawar - menawar konsumen - Anggota (Distributor) - Masyarakat umum Kemungkinan masuknya pesaing baru - Perusahaan MLM parfum lokal, asing, maupun Online Gambar 3.11 Model Lima Kekuatan Porter PT Senswell International 1. Persaingan di antara perusahaan sejenis. Intensitas persaingan dalam segmen industri Senswell tinggi dan menjadi ancaman bagi Senswell. Hal ini disebabkan karena pelanggan dapat berpindah merek dengan mudah (adanya keinginan untuk coba-coba produk baru dan marketing plan yang menggiurkan), banyaknya perusahaan yang telah lama berkecimpung dalam industri ini, dan potongan harga telah menjadi hal yang biasa dan umumnya rutin dilakukan secara bulanan. Berdasarkan segmen industrinya, pesaing Senswell yang utamanya adalah identic (PT Identika Prima Indonesia) dan Oriflame (PT Orindo Alam Ayu).