DOKUMEN PROSEDUR LABORATORIUM RISET TERPADU UNIVERSITAS NUSA CENDANA. Kendali Salinan DP.01/Lab Terpadu UNDANA/2014. Terkendali.

Transkripsi

1 Nomor Terkendali Kendali Salinan DP.01/Lab /2014 Tidak terkendali Pemegang Salinan Nomor Salinan Dokumen terkendali ini diberikan kepada nama tersebutt diatas dengan tanggung-jawab pemeliharaan dan kerahasiaan dari isi dokumen. LABORATORIUM RISET TERPADU UNIVERSITAS NUSA CENDANA 2014

2 DOKUMEN PROSEDUR No. Bagian : i : 1/0 : : Halaman : 1/1 LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN PROSEDUR LABORATORIUM RISET TERPADU UNIVERSITAS NUSA CENDANA Jl. Adisucipto Penfui, Kupang 85001, NTT Telp , Fax Website DOKUMEN PROSEDUR ini disahkan oleh: Ketua Laboratorium Prof. Henderiana L.L. Belli, Ph.D. NIP Disetujui Ketua Laboratorium Disiapkan Nama Paraf Prof. Henderiana L.L. Belli, Ph.D. NIP

3 DOKUMEN PROSEDUR ii PERUBAHAN No. Bagian : ii Perubahan No Tanggal No. Bag Mencabut Terbitan/ Revisi Hal No. Bag. Memasukkan Terbitan/ Revisi Hal Paraf

4 DOKUMEN PROSEDUR iii DISTRIBUSI No. Bagian : iiii Nomor Salinan Pemegang Status distribusi 1 Ketua Lab 2 Komite Akreditasi Nasional Ketua Lab. 3 dan Asli 4 Ketua Divisi Pertanian 5 Ketua Divisi Peternakan 6 Ketua Divisi Material-Elektrika-Informatika 7 Kasubag Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali

5 DOKUMEN PROSEDUR iv DAFTAR ISI No. Bagian : iv Halaman : 1 dari 2 No. DP Judul Hal i LEMBAR PENGESAHAN 1/1 ii PERUBAHAN 1/1 iii DISTRIBUSI 1/1 iv DAFTAR ISI 1/1 DP j PENGATURAN PERSONIL PENGGANTI DP c1 JAMINAN KERAHASIAAN INFORMASI DAN HAK KEPEMILIKAN PELANGGAN DP c2 MELINDUNGI PENYIMPANAN DAN PENYAMPAIAN HASIL SECARAA ELEKTRONIK DP PEDOMAN PEMBUATAN SASARAN MUTU DP PENGENDALIAN DAN KAJIULANG DOKUMEN SISTEM MUTU DP PENANGANAN PERUBAHAN DOKUMEN DP PENETAPAN DAN PEMELIHARAAN KAJI ULANG PERMINTAAN KONTRAK DP SUBKONTRAK PENGUJIAN DP PROSEDUR PEMBELIAN JASA DAN PEMBEKALAN DP EVALUASI DAN PENUNJUKKAN PEMASOK DP PELAYANAN KEPADA PELANGGAN DP PENYELESAIAN PENGADUAN DP PENGENDALIAN PEKERJAAN PENGUJIAN YANG TIDAK SESUAI DP TINDAKAN PERBAIKAN DP TINDAKAN PENCEGAHAN DP PENGENDALIAN REKAMAN DP PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL DP PELAKSANAAN KAJI ULANG MANAJEMEN DP PENETAPAN PERSONIL YANG BERTUGAS DI LABORATORIUM DP PELATIHAN PERSONEL LABORATORIUM DP PROSEDUR BAGI PERSONIL YANG DIKONTRAK DP KEBIJAKAN TERHADAP PENELITI, MAHASISWA PRAKTEK DAN MAGANG DP PENGELOLAAN DAN PEMELIHARAAN RUANG LANORATORIUM DP PENETAPAN METODE PENGUJIAN DP PENETAPAN KETIDAKPASTIAN METODA ANALISIS DP PENGGUNAAN PERALATAN DP g. PERAWATAN DAN PENGECEKAN ANTARA PERALATAN DP KALIBRASI DP PENANGANAN STANDAR DAN BAHAN ACUAN DP PENANGANAN, PERLINDUNGAN DAN PENYIMPANAN CONTOH DP a. PENGGUNAAN GUNAAN BAHAN PEMBANDING SECARA TERATUR DP b. UJI PROFISIENSI DAN UJI SILANG ANTAR LABORATORIUM DP PELAPORAN HASIL PENGUJIAN

6 4.1.5.j. PENGATURAN PERSONEL PENGGANTI Tujuan: Untuk menjamin agar personel inti Laboratorium, disamping tanggung jawabnya yang lain, memiliki kewenangan dan mampu melaksanakann tugasnya, serta penggantian personel dilakukan secara otomatis. Ruang lingkup: Dokumen Prosedur ini berlaku pada seluruh level yang tercantum di dalam struktur organisasi laboratorium. Acuan: PM j. Definisi : Manajer Inti adalah Manajer Eksekutif, Ketua Lab., Manajer Teknis, dan Manajer Administrasi. Penanggungjawab: Manajer Eksekutif; Pengawasan: Manajer Inti. 1. Apabila Pimpinan Puncak berhalangan hadir, maka tanggung jawab pelaksanaan tugas sehari-hari otomatis dilimpahkah kepada Deputi Manajer Eksekutif, dalam hal ini adalah Ketua Lab.. 2 Apabila Ketua Lab. berhalangan hadir, maka tanggung jawab pelaksanaan tugas sehari-hari secara otomatis dilimpahkan kepada urutan berikut ini: (1) Manajer Teknis Laboratorium Biologi Molekuler (2) Manajer Teknis Laboratorium Pengujian Mutu Benih (3) Manajer Teknis Laboratorium Mikrobiologi; atau (4) Manajer Administrasi. 3. Personil pengganti wajib memberikan laporan kegiatan selama yang bersangkutan berhalangan hadir, lesan atau bila ada hal-hal yang dianggap perlu, membuat laporan secara tertulis. 4. Apabila Personil Inti berhalangan hadir, maka secara otomatis tanggung jawab pelaksanaan tugas sehari-hari dilimpahkan kepada Deputi yang terkait, atau Kepala Laboratorium yang terkait. 5. Apabila Kepala Laboratorium berhalangan hadir, maka tanggung jawab pelaksanaan tugasnya dirangkap oleh Manajer Teknis yang terkait. 6. Apabila Personel Penguji berhalangan hadir, maka posisinya digantikan oleh personel penguji lain yang berkompeten yang ditunjuk oleh Kepala Laboratorium (Lampiran DP j.6). Lampiran DP j.6 No. Bagian : j.

7 4.1.5.c1. JAMINAN KERAHASIAAN INFORMASI DAN HAK KEPEMILIKAN PELANGGAN No. Bagian : c1. Tujuan: Prosedur ini bertujuan agar kerahasiaan informasi dan hak kepemilikan pelanggan. Terjamin. Ruang lingkup: Kerahasiaan sehubungan dengan contoh dan hasil analisis terhadap contoh dari pelanggan. Acuan: PM c1-2. Definisi: Tidak ada. Penanggungjawab: Manajer Eksekutif; Pelaksana: Manajer Inti dibawah koordinasi Manajer Administrasi 1. Manajer Eksekutif bertanggung jawab terhadap jaminan perlindungan kerahasiaan informasi dan hak kepemilikan pelanggan, yang dalam pelaksanaannya didelegasikan kepada Manajer Inti, dibawah koordinasi Manajer Administrasi. 2. Keterangan (sifat dan ciri) contoh dari pelanggan didokumentasi di bagian administrasi dan rekamannya disimpan dan dijaga terhadap akses dari pihak lain. 3. Contoh dari pelanggann sebelum didistribusikan ke Laboratorium, dicata terlebih dahulu pada buku penerimaan contoh, kemudian, contoh dimasukkan ke kantong yang hanya diberi nomor/kode laboratorium. 4. Semua informasi pelanggan termasuk laporan hasil uji, beserta informasi contoh hanya dapat diakses oleh pelanggan lain/pihak tertentu setelah mendapat persetujuan dari pelanggan pemilik data dan Manajer Eksekutif. 5. Semua informasi yang terkait dengan pengujian dapat diakses setelah 3 tahun dengan persetujuan Manajer Eksekutif.

8 4.1.5.c2. MELINDUNGII PENYIMPANAN DAN PENYAMPAIANN HASIL SECARA ELEKTRONIK No. Bagian : c2. Tujuan: Untuk menjaminn bahwa hasil analisis contoh dari pelanggan sampai kepada pelanggan terjaga kerahasiaannya baik rekaman cetakan maupun elektronik. Ruang lingkup: Kerahasiaan sehubungan dengan hasil analisis terhadap contoh dari pelanggan. Acuan: PM c1-2. Definisi: Tidak ada. Penanggungjawab: Manajer Administrasi; Pengawasan: Manajer Inti 1. Manajer Administrasi bertanggung jawab terhadap keamanan dan kerahasiaan hasil analisis contoh dari pelanggan, baik rekaman cetakan maupun elektronik 2. Hasil akhir dari setiap pengujian yang telah dihitung oleh analis yang terkait, dihimpun pada draft laporan akhir oleh Penyelia. 3. Draft laporan akhir diberikan kepada bagian administrasi untuk diketik di Komputer, dan dicetak sebagai Laporan Hasil Uji. 4. Laporan Hasil Uji ditandatangani oleh Manajer Teknis, dan disertakan surat pengantar dari Manajer Eksekutif. 5. Atas permintaan pelanggan, Manajer Administrasi dapat mengirimkan Laporan Hasil Uji melalui faximile atau attachment dalam langsung kepada pelanggan. 6. Laporan hasil uji yang asli dikirim ke alamat pelanggan. 7. Bagian Administrasi menyimpan dan menjaga terhadap akses dari pihak lain baik rekaman cetakan maupun elektronik.

9 PEDOMAN PENYUSUNAN SASARAN MUTUU No. Bagian : Tujuan: Untuk menjaminn bahwa Sasaran Mutu yang disusun, mampu mencapai tujuan system manajemen mutu secara efektif dan efisien. Ruang lingkup: Sasaran dan Program Mutu Acuan: PM.2.2. Definisi: Tidak ada. Penanggungjawab: Manajer Eksekutif, pelaksanaannya dibantu oleh Manajer Inti. 1. Sasaran Mutu disusun setiap tahun sekali, dipantau dan diukur pencapaiannya. 2. Usulan Sasaran Mutu dapat berasal dari semua personil, yang ditampung oleh Ketua Lab., dan dibahas di dalam rapat rutin dan rapat Kaji Ulang Manajemen yang dipimpin oleh Manajer Eksekutif. 3. Sasaran Mutu diusahakan agar terukur dan ditetapkan dengan mempertimbangkan: a. Kebutuhan Laboratorium saat ini dan masa yang akan datang dan kebutuhan pelanggan serta pasar. b. Temuan kaji ualng manajemen yang relevan c. Kinerja Laboratorium saat ini. d. Tingkat Kepuasan Pelanggan dan mitra lain yang terkait dengan pelayanann Laboratorium. e. Hasil Audit Internal (Self Assessmen). f. Peluang Peningkatan dan keberadaan Laboratorium lain sebagai pembanding. g. Evaluasi sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai Sasaran Mutu. 4. Waktu pencapaiann dan dana yang diperlukan dirinci di dalam program mutu.

10 PENGENDALIAN DAN KAJI ULANG DOKUMEN SISTEM MUTU Tujuan: Untuk memastikan semua dokumen sistem manajemen mutu yang digunakann telah memenuhi persyaratan dokumentasi ISO/IEC 17025:2005, dan dikendalikan secara efektif dalam pendistribusian, penggunaan dan pengaksesannya, sehingga semua dokumen yang digunakan adalah dokumen yang benar, syah, dan berada pada pemegangnya atau pada lokasi yang membutuhkan. Ruang lingkup: Mencakup aktifitas pengendalian seluruh dokumen yang digunakan dalam penerapan sisitem manajemen mutu ISO/IEC 17025:2005, mulai dari penyusunan, kajiulang, dan pengesahan, penerbitan, distribusi, recisi, pemeliharaan dan penanganann dokumen yang sudah tidak berlaku. Prosedur ini juga mengatur metode pengendalian terhadap dokumen yang berasal dari luar Laboratorium. Acuan: PM Persyaratan manajemen tentang pengendalian dokumen. Penanggungjawab: Ketua Lab., pelaksanaan dan dilakukan oleh Manajer Inti No. Bagian : Halaman : 1 dari 2 pengawasannya 1. Ketua Lab., dibantu oleh Manajer Teknis dan Manajer Administrasi bertanggung jawab terhadap identifikasi, format dan isi dokumen, penyusunan, kaji-ulang, dan revisi/perubahan dokumen, penerapan, pemeliharaan Dokumen Sistem Mutu berdasarkan persyaratan ISO/IEC , pendistribusian sesuai dengan tugas dan tanggung jawab dan mengkomunikasikann seluruh sistem manajemen mutu ke seluruh personel laboratorium (F. DP b.1). 2. Semua Dokumen Sistem Mutu didokumentasikan di dalam Daftar Induk Dokumen (Lampiran PM ), dan pendistribusiannya di dokumentasikan di Lembar Distribusi Dokumen, tanda terima dokumen beserta tanggung-jawab yang wajib dipatuhi, terkait dengan keamanan, pemeliharaan, dan kerahasiaan dokumen. 3. Semua Dokumen sistem mutu yang diterbitkan untuk personel di laboratorium, sebelum diterbitkan dikaji ulang (IK DP ), dipelihara dan disahkan oleh personel yang berwenang. 4. Panduan Mutu dan Dokumen Level II, III dan IV diteliti, diverifikasi, oleh Manajer Inti, disetujui oleh Ketua Lab., dan disahkan oleh Manajer Eksekutif. 5. Di masing-masing dokumen, terdapat lembar revisi dokumen yang disyahkan oleh Manajer Eksekutif. No. Bagian :

11 PENGENDALIAN DAN KAJI ULANG DOKUMEN SISTEM MUTU Halaman : 2 dari 2 6. Semua Dokumen sistem mutu diberi identifikasi khusus, di stempel instansi, disyahkan oleh Manajer Eksekutif pada lembar pengesahan, memuat informasi nomor bagian, terbitan/revisi, tanggal revisi, jumlah keseluruhan halaman dan disetujui oleh Ketua Lab.. 7. Rapat Kaji ulang Manajemen dilakukan satu tahun sekali. 8. Semua Dokumen sistem mutu (Level I, II, III dan IV) disimpan secara elektronik di dalam komputer yang diberi password.

12 PENANGANAN PERUBAHAN DOKUMEN No. Bagian : Tujuan: Agar perubahan dokumen yang disimpan dalam sistem komputer dapat dikendalian, dimonitor, tidak terjadi kekeliruan dalam perubahannya, sesuai dengan tujuan perubahan, dan tanpa menghilangkan dokumen asli. Ruang lingkup: Perubahan yang dilakukan meliputi penyempurnaan, perbaikan, revisi pada semua level dokumen sistem mutu yang tertuang pada Panduan Mutu, Dokumen Prosedur, Instruksi Kerja dan Formulir. Prosedur diberlakukan bagi seluruh personel Laboratorium Pengujian baik personel Teknis maupun Administrasi. Acuan: Dokumen PM , tentang Pengendalian Dokumen. Penanggungjawab: Ketua Lab.. 1. Dokumen sistem mutu yang terkendali adalah tanggungjawab semua pemegang salinan untuk memelihara, mengelola, memperbaharui dan melaporkan kepada Ketua Lab.. 2. Perubahan Dokumen Sistem Mutu dapat diusulkan oleh semua personil pengguna, menggunakan Formulir usulan perbaikan sistem manajemen mutu, atau perubahan dokumen (F DP ), dan dikajiulang oleh Ketua Lab.. 3. Perubahan/Revisi dokumen dapat mencakup perubahan total terhadap isi dokumen, atau hanya pada halaman/bagian tertentu dari dokumen, sesuai dengan kebutuhan. 4. Semua perubahan dokumen dicatat di dalam lembar perubahan dokumen dan disyahkan oleh Manajer Eksekutif. 5. Revisi dilakukan dengan mengganti halaman yang bersangkutan dan setiap halaman yang direvisi diidentifikasi nomor revisi dan tanggal revisinya. 6. Semua dokumen sistem mutu yang mengalami perubahan disepakati pada rapat Kaji Ulang Manajemen, diberi identifikasi Revisi dan serta disetujui dan ditanda-tangani oleh Ketua Lab., dan disyahkan oleh Manajer Eksekutif. 7. Semua dokumen sistem mutu disimpan pada Folder dan File Khusus dalam komputer dengan menggunakan password.

13 PENETAPAN DAN PEMELIHARAAN KAJI ULANG PERMINTAAN KONTRAK No. Bagian : Tujuan: Agar perubahan dokumen yang disimpan dalam sistem komputer dapat dikendalian, dimonitor, tidak terjadi kekeliruan dalam perubahannya, sesuai dengan tujuan perubahan, dan tanpa menghilangkan dokumen asli. Ruang lingkup: Prosedur ini dilakukan terhadap persyaratan, metoda yang digunakan untuk pengujian dan sumber daya yang memenuhi persyaratan. Acuan: Dokumen PM , tentang kaji ulang permintaan, tender dan kontrak. Penanggungjawab: Manajer Administrasi. 1. Kaji ulang permintaan, tender dan kontrak dilakukan oleh personil penerima contoh, dibawah koordinasii Manajer Administrasi, dan secara teknis dibantu oleh Manajer Teknis. 2. Kaji ulang permintaan, tender dan kontrak memperhatikan aspek ruang lingkup pekerjaan, spesifikasi yang diinginkan pelanggan, jangka waktu, metoda pengujian, kelayakan peralatan dan kemampuan personel penguji. 3. Apabila terdapat ketidak-sesuaian di dalam kaji ulang permintaan, tender dan kontrak, Manajer Administrasi memberi penjelasan kepada pelanggan, sampai diperoleh kesepakatan.

14 SUBKONTRAK PENGUJIAN Tujuan: Prosedur ini dilakukan untuk mengantisipasi ketidakmampuan sementara guna menjamin kelancaran pengujian. Ruang lingkup: Prosedur diberlakukan bagi pekerjaan teknis di laboratorium pengujian. Acuan: PM Persyaratan Manajemen tentang subkontrak pengujian. Penanggungjawab: Manajer Teknis. Pelaksana Administrasi oleh Manajer Administrasi. 1. Laboratorium, akibat keadaan yang tidak terduga, seperti ketidakmampuan sementara, misalnya karena peralatan yang rusak, atau jumlah pekerjaan pengujian diluar batas kemampuan penyelesaian, dan alasan lainnya, maka laboratorium mensubkontrakkan pekerjaan pengujian ke subkontraktor yang telah diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (Lampiran DP ) 2. Apabila terjadi ketidakmampuan sementara, Manajer Administrasi memberitahu dan meminta persetujuan pelanggan untuk mensubkontrakkan pekerjaan pengujian kepada Subkontraktor yang ditunjuk oleh Manajer Teknis dengan mengisi formulir persetujuan (F DP ). 3. Manajer Teknis melakukan kaji ulang untuk pekerjaan yang disubkontrakkan dan memilih subkontraktor yang ditunjuk. 4. Kajiulang dilakukan terhadap semua persyaratan, antara lain metode yang diminta pelanggan, dan kompetensi subkontraktor (Laboratorium yang telah terakreditasi oleh KAN, dan memeriksa nomor sertifikat akreditasi dan masa berlaku). 5. Pelanggan diberi kewenangan untuk menentukan subkontrak pilihannya bilamana tidak setuju terhadap subkontraktor yang diajukan oleh Laboratorium. 6. Setelah Manajer Teknis menentukan pilihan Subkontraktor, Manajer Administrasi segera memprosess Subkontrak Pengujian., dan memonitor penyelesaiannya. 7. Manajer Administrasi membuat surat permohonan subkontrak pengujian kepada subkontraktor yang ditunjuk, dilengkapi dengan pengiriman contoh yang diuji (F DP ); dan memonitor penyelesaian pengujian dari sub-kontraktor. 8. Apabila laporan hasil uji dari subkontraktor telah diterima laboratorium, maka laporan tersebut dikajiulang oleh Manajer Teknis (FDP ), dan disalin oleh bagian administrasi ke dalam laporan hasil uji, dan ditandatangani oleh Manajer Teknis, disertai surat pengantar yang ditandatangani oleh Manajer Eksekutif untuk diberikan kepadaa pelanggan dengan melampirkan nomor dan tanggal surat dari subkontraktor 9. Laboratorium bertanggung jawab atas pekerjaan subkontrak., kecuali bila pelanggan menentukan sendiri subkontraktornya. 10. Laboratorium memelihara/menyimpan daftar semua subkontraktor yang digunakan untuk pengujian. (IK DP 4.5.2). No. Bagian :

15 DOKUMEN PROSEDUR PROSEDUR PEMBELIAN JASA DAN PERBEKALAN No. Bagian : Tujuan: Agar jasa dan perbekalan (bahan dan peralatan) yang dibeli dan digunakan laboratorium sesuai dengan persyaratan yang diperlukan di dalam metoda pengujian, sehingga jaminan mutu pengujian dapat dipertahankan. Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada seluruh pembelian jasa dan perbekalan (pengadaan bahan dan peralatan) untuk pengujian. Acuan: PM Persyaratan Manajemen tentang pembelian saja dan perbekalan. Penanggungjawab: Manajer Teknis; Pelaksanaannya dibantu oleh Manajer Administrasi. 1. Jasa dan perbekalan (bahan dan peralatan) dari supplier diperiksa kesesuaian spesifikasi teknisnya sebelum disimpan di tempat penyimpanann atau sebelum digunakan langsung di laboratorium. 2. Manajer teknis, dibantu oleh penanggung jawab laboratorium (yang mengusulkan barang dengan spesifikasi teknis tertentu) bertanggung jawab terhadap barang yang dibeli, melakukan pengecekan, memeriksa dokumen pembelian, memeriksa kesesuaian spesifikasi teknisnya, dituangkan dalam berita acara penerimaan barang (F DP ) 3. Spesifikasi teknisnya mencakup antara lain: nama atau jenis barang/bahan/alat, tipe, merek, konsentrasi, berat, ukuran, acuan gambar (bila tersedia), produsen, dan keterangan lainnyaa (tgl kadaluarsa, dll) yang tersedia/ada pada barang atau bahan, dibandingkan dengan spesifikasi yang ditetapkan. 4. Bahan kimia/media reagensia disimpan pada ruang/lemari stok bahan kimia pada suhu ruangan sesuai dengan persyaratan pada label bahan kimia. Sedangkan media reagensia yang siap dipakai disimpan di lemari es, atau di rak bahan kimia. 5. Penerimaan Jasa dan perbekalan (bahan dan peralatan) disertai dengan surat berita acara penerimaan. Apabila terdapat ketidaksesuaian dengan spesifikasi teknis yang dibutuhkan, maka Manajer Teknis, berhak menolak, dan Manajer Administrasi membuat surat penolakan dan mengurus proses pengaduan kepada rekanan secara tertulis (F DP ). 6. Seluruh dokumen pembelian disimpan dan dipelihara oleh Manajer Administrasi.

16 EVALUASI DAN PENUNJUKAN PEMASOK No. Bagian : Tujuan: Agar pemasok jasa dan perbekalan memenuhi persyaratan yang telah ditentukan oleh Manajemen Laboratorium, dengan demikian mutuu jasa dan perbekalan terjamin, dan dapat dipertanggung-jawabkan. Ruang lingkup: Prosedur ini mencakup evaluasi dan penunjukkan pemasok jasa dan perbekalan untuk kebutuhan Laboratorium yang akan dipilih. Acuan: PM Penanggungjawab: Manajer Teknis. Pelaksana: dibantu oleh Manajer Administrasi. 1. Tim pengadaan peralatan, bahan dan jasa bertanggung jawab terhadap evaluasi dan penunjukan pemasok jasa dan perbekalan untuk kebutuhan Laboratorium. 2. Tim pengadaan peralatan, bahan dan jasa mempelajari data / daftar pemasok yang telah ditetapkan dan melakukan evaluasi terhadap pemasok (IK.DP ) 3. Apabila memungkinkan, Tim pengadaan peralatan, bahan dan jasaa melakukan peninjauan ke tokoo atau alamat perusahaan pemasok. 4. Penunjukkan pemasok ditetapkan oleh Tim berdasarkan evaluasi terhadap pemasok dan kesesuaian dengan parameter evaluasi pemasok. Berita Acara Hasil Evaluasi pemasok terdapat pada F. DP Daftar Rekanan tercantum di dalam F. DP

17 PELAYANAN KEPADA PELANGGAN No. Bagian : Tujuan: Agar pelanggan memperoleh pelayanan yang optimal. Ruang lingkup: Prosedur diberlakukan bagi pekerjaan teknis atau aspek manajemen laboratorium. Acuan: PM Persyaratan Manajemen tentang Pelayanan Kepada Pelanggan. Penanggungjawab: Ketua Lab. ; Pelaksana: Manajer Inti. 1. Manajer Administrasi dengan dibantu oleh Manajer Teknis dan Ketua Lab. Riset, bertanggungjawab dalam pelaksanaan sosialisasi kepada semua personel mengenai pentingnya pelayanan kepada pelanggan, memenuhi persyaratannya, termasuk kesesuaiannya dengan perundang-udangan dan peraturan yang berlaku. 2. Bagi pelanggan yang ingin menyaksikan pengujian, Manajer Teknis menjadwalkan waktu kunjungan. 3. Untuk pelanggan yang membawa contoh uji, pelayanan diatur dengan IK.DP Manajer Teknis mendampingi pelanggan dan berusaha menjawab setiap pertanyaan yang diajukan pelanggan baik aspek manajemen, teknis maupun unjuk kerja laboratorium secara ramah dan profesional. 5. Kunjungan pelanggan digunakan untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan, dan pelanggan dapat mengisi formulir kunjungan yang disediakan oleh Laboratorium (FDPP ). 6. Laboratorium memperhatikan dan mempertimbangkan segala saran, kritik dan masukan dari pelanggan yang relevan dan realistis. 7. Ketua Lab. mengkaji umpan balik tersebut untuk dijadikan bahan kaji ulang tahunan, dan memperhatikan serta mempertimbangkan segala saran, kritik dan masukan dari pelanggan yang relevan dan realistis. 8. Pelanggan tidak diperkenankan melakukan hal-hal yang dapat mengganggu jalannya pengujian, dan mematuhi semua tata cara kunjungan yang diterapkan di laboratorium.

18 4.8.1 PENYELESAIAN PENGADUAN No. Bagian : Tujuan: Menetapkan prosedur untuk menanggapi keluhan pelanggan, atau pihak-pihak lain yang berkepentingan, untuk tujuan perbaikan dan penyempurnaan pelayanan kepada pelanggan. Ruang lingkup: Prosedurr berlaku pada kegiatan pengaduan dari pelanggan ke Laboratorium, yang bersifat teknis dan non teknis. Acuan: PM Persyaratan Manajemen Tentang Pengaduan Penanggungjawab: Manajer Eksekutif; Pelaksana: dibantu oleh Manajer Inti. 1. Pelanggan mendatangi ruang administrasi Laboratorium sesuai jadwal layanan pelanggan. 2. Pelanggan menyampaikan pengaduan tertulis dengan mengisi formulir pengaduan (F DP ) yang disediakan oleh personel adminstrasi. 3. Manajer administrasi mempelajari isi pengaduan tersebut dan menindaklanjuti dengan meneruskan formulir tersebut sesuai dengan materi pengaduan, yaitu: - Masalah Kebijakan kepada Ketua Lab.. - Masalah Pengujian kepada Manajer Teknis. - Masalah Administrasi kepada Manajer Administrasi. 4. Para manajer melaksanakan sendiri atau bersama-sama personel terkait yang lainnya, melakukan penyelidikan untuk menyelesaikan masalah pengaduan, atau dapat menunjuk personel dalam unit terkait, misalnya penanggung jawab laboratorium atau penyelia yang mempunyai keahlian yang berkaitan dengan jenis pengaduan. 5. Khusus untuk masalah hasil pengujian, penyelidikan dilakukan melalui audit, mulai dari awal penerimaan contoh sampai dengan penulisan hasil pengujian. 6. Semua bukti yang ditemukan disimpan dan direkam. Bukti yang dapat menunjukkan kebenaran pengujian dan hasil uji tidak dilaporkan hanya berdasarkan pernyataan lisan, melainkan direkam secara tertulis. 7. Apabila diperlukan dan disetujui oleh pelanggan, penyelesaian dilakukan dengan pengulangan pengujian, teknik pengukuran dan alternatif uji yang disepakati oleh pelanggan. 8. Personel pelaksana penyelidikan melaporkan hasil penyelidikannya secara rinci kepada manajer yang terkait, yang juga memuat rincian pengaduan. Laporan ditandatangani oleh personel pelaksana dan manajer yang terkait. 9. Selanjutnya Manajer Eksekutif melakukan pertemuan dengan Manajer Teknis, Ketua Lab. dan pelaksana penyelidikan untuk membuat jawaban pengaduan.

19 4.8.1 PENYELESAIAN PENGADUAN No. Bagian : Manajer Eksekutif membuat balasan secara tertulis kepada pelanggan yang bersangkutan, dan apabila diperlukan disertai permohonan maaf kepada pelanggan atas ketidakpuasan terhadap pelayanan ataupun hasil pengujian. 11. Balasan penyelesaian pengaduan disertakan Berita Acaraa Kesepakatan Penyelesaian Pengaduan (F. DP ). 12. Laporan jawaban pengaduan, oleh Ketua Lab. digunakan sebagai salah satu bahan untuk penyempurnaan pengendalian Sistem Manajemen Mutu. 13. Pelanggan diberitahu secara tertulis jika ada pembatalan hasil pengujian, dan segera dilakukan tindakan perbaikan dengan memberikan sertifikat pengujian yang telah diperbaiki sesuai pengaduan. 14. Rekaman pengaduan disimpan dan dipelihara oleh Manajer Administrasi.

20 PENGENDALIAN PEKERJAAN PENGUJIAN YANG TIDAK SESUAI No. Bagian : Tujuan: Untuk mencegah terjadinya ketidak-sesuaian pekerjaan pengujiann atau hasil uji, terhadap prosedur atau persyaratan pelanggan yang telah disetujui. Ruang lingkup: Prosedurr berlaku pada semua kegiatan pengujian yang ditemukan atau diduga bermasalah, atau tidak sesuai. Acuan: PM Persyaratan manajemen tentang pengendalian pekerjaan pengujian yang tidak sesuai. Penanggung-jawab: Manajer Teknis sebagai penanggung-jawab utama; Ketua Lab. sebagai pendamping/supervisi. 1. Bilamana terjadi masalah di dalam pekerjaan pengujian, atau diduga ada masalah yang mempengaruhi hasil uji, maka Manajer Teknis segera mengevaluasi pengaruh tingkat signifikansi dari ketidak-sesuaian tersebut, khususnya terhadap hasil uji. 2. Apabila tingkat ketidak-sesuaian tersebut berpengaruh signifikann terhadap hasil uji, maka MT dapat menghentikan pengujian dan menahan Laporan Hasil Uji. 3. Manajer Teknis dibantu Kepala Laboratorium segera melakukan pemeriksaan terhadap sumber-sumber ketidak-sesuaian yang mungkin terjadi dan aspek apapun yang kemungkinann dapat mempengaruhi hasil uji (IK DP ). 4. Apabila ditemukan pekerjaan pengujian yang tidak sesuai, Manajer Teknis, mengadakan pertemuan/diskusi dengan personel penguji untuk menyusun laporan ketidaksesuaian tersebut, menguraikan akar permasalahan, dan merekam pada (F DP ) 5. Bila dianggap perlu, pelanggan diberitahu tentang temuan ketidak-sesuaian tersebut.

21 TINDAKAN PERBAIKAN No. Bagian : Tujuan: Tindakan perbaikan dilakukan untuk menangani hasil pekerjaan yang tidak sesuai atau jika terjadi penyimpangan pada sistem mutu atau ada ketidaksesuaian pelaksanaan teknis. Ruang lingkup: Prosedur ini dilakukan terhadap pekerjaan yang tidak sesuai dengan sistem mutu dan pelaksanaan teknis laboratorium. Acuan: PM Persyaratan manajemen tentang tindakan perbaikan. Penanggungjawab: Manajer Teknis sebagai penanggung-jawab utama; Ketua Lab. sebagai pendamping/supervisi. 1. Apabila ditemukan pekerjaan pengujian yang tidak sesuai, Manajer Teknis beserta personel terkait melakukan penelusuran untuk mengetahui padaa tahapan mana penyimpangan terjadi, kemudian segera melakukan perbaikan, termasuk bila diperlukan melakukan pengujian ulang. 2. Perbaikan dilakukan dengan mengevaluasi sistem secara menyeluruh dan sistematik (IK DP ). 3. Manajer Teknis memantau efektifitas pelaksanaan tindakan perbaikan yang dilakukan. 4. Lembar evaluasi, tindakan perbaikan dan pemantauan yang dilakukan Manajer Teknis, direkam dalam (F DP ).

22 TINDAKAN PENCEGAHAN No. Bagian : Tujuan: Menetapkan prosedur tindakan pencegahan., agar kesalahan yang sama dan kesalahan pengujian tidak terulang lagi. Ruang lingkup: Berlaku pada kegiatan tindakan pencegahan di laboratorium pengujian. Acuan: PM Persyaratan Manajemen tentang tindakan pencegahan. Penanggungjawab: Ketua Lab. sebagai penanggung-jawab utama; Manajer Teknis sebagai pendamping/supervisi. 1. Ketua Lab. bersama Manajer Teknis mempelajari laporan ketidaksesuaian yang terjadi, uraian akar permasalahan, rekaman tindakan perbaikan dan pemantauan yang dilakukan Manajer Teknis terhadap ketidak- Administrasi mendiskusikan tindakan pencegahan yang dapat dilaksanakan. 3. Tindakan pencegahan dilaksanakan sesuai dengan uraian tugas dan kewenangan sesuaian yang terjadi. 2. Ketua Lab. bersama dengan Manajer teknis, dan manajer personel laboratorium. 4. Rencana tindakan dalam upaya tindakan pencegahan, antara lain: Ikut aktif dalam kegiatan uji kemahiran yang diselenggarakan oleh Badan Penyelenggara yang berkompeten. Melakukan kalibrasi peralatan secara rutin di Laboratorium Kalibrasi yang telah diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional. Membuat perencanaan program pelatihan pengujian bagi personel. Mengikuti program uji profisiensi. Laboratorium melakukan uji ulang sampel arsip sesuai ruang lingkup untuk memastikan keabsahan hasil uji setiap 3 bulan sekali, dan digambarkan di dalam peta kendali mutu. 5. Pemantauan tindakan pencegahan dilakukan oleh Ketua Lab. setiap akhir tahun anggaran untuk mengetahui efektivitas/realisasi tindakan yang dilakukan. Penjadwalan masing-masing rencana tindakan, pemantauan tindakan pencegahan, dibawah tanggung jawab Ketua Lab..

23 PENGENDALIAN REKAMAN Tujuan: Untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen yang diperlukan dalam penerapan sistem manajemen mutu (SMM) mengacu pada ISO/IEC 17025:2005, direvisi, diimplementasikan dan dikelola secara terkendali. Ruang lingkup: Terhadap semua dokumen sistem mutu (PM, DP, IK, Formulir, Rekaman dan dokumen pendukung lainnya) Acuan: PM Definisi : Rekaman adalah semua jenis formulir yang telah diisi. Penanggungjawab: No. Bagian Halaman : 1 dari 2 Penanggung jawab pengendalian rekaman mutu adalah Ketua Lab. sedangkan rekaman teknis adalah Manajer Teknis., 1. Rekaman mutu dan teknis disimpan khusus di ruang arsip yang mudah dibaca dan didapatkan bila diperlukan, terlindung dan terpelihara padaa fasilitas yang memberikan lingkungan yang sesuai untuk mencegah kehilangann dan kerusakan atau deteriorasi. 2. Semua rekaman diberi nomor identitas yang sesuai dengan prosedur pengenndalian dokumen. 3. Penggunaan rekaman harus sepengetahuan penanggung jawab rekaman. (Ketua Lab. atau Manajer Teknis). 4. Rekaman hasil pengujian hanya diberikan kepada pelanggan dan/atau pihak yang berkepentingan atas ijin Manajer Eksekutif dan pelanggan. 5. Cadangan rekaman yang dibuat dengan sistem elektronik disimpan di dalam komputer pada Folder dan File serta diberi kata kunci khusus yang berbeda yang hanya diketahui oleh Manajer Inti dan personel khusus yang ditunjuk oleh Ketua Lab. untuk menghindari dan mencegah akses dan amandemen oleh pihak yang tidak berwenang terhadap rekaman-rekaman tersebut. 6. Cadangan rekaman, setelah periode tertentu dikopi, dan disimpan dalam bentuk CD. 7. Penanggung jawab cadangan rekaman adalah Ketua Lab.. No. Bagian

24 Halaman : 2 dari PENGENDALIAN REKAMAN 8. Rekaman teknis disimpan di ruang analis, yang mudah dijangkau bila diperlukan, terlindung dan terpelihara. Penangung jawab pengendalian rekaman teknis adalah Manajer Teknis. Publikasi Rekaman harus sepengetahuan Manajer Teknis. 9. Rekaman disimpan selama periode 3 tahun, selanjutnya pemusnahan rekaman teknis dan mutu dilakukan oleh Manajer Eksekutif dan Berita Acara Pemusnahan direkam pada formulir F DP b Bila terjadi kesalahan pada rekaman, setiap kesalahan harus dicoret, tidak dihapus, dibuat agar tidak kelihatan dihilangkan dan nilai yang benar ditambahkan disisinya, semua perbaikan dan rekaman yang demikian wajib ditandatangani/ diparaf oleh orang-orang yang melakukan koreksi.

25 PELAKSANAANN AUDIT INTERNAL No. Bagian : Tujuan: Untuk memverifikasi apakah Laboratorium masih tetap, secara konsisten memenuhi sistem keseluruhan, butir-butir manajemen mutu yang ditetapkan dalam ISO/IEC 17025:2005; dan untuk mengidentifikasi cara untuk menyempurnakan sistem mutu, dan bidang untuk perbaikan / peningkatan sistem dan organisasi secara berkelanjutan. Ruang lingkup : Prosedur berlaku bagi Pelaksanaan Audit Internal, untuk semua system mutu, termasuk audit kecukupan dokumen, dan dokumentasi/rekaman teknis kegiatan pengujian. Acuan: PM Persyaratan manajamen tentang Audit Internal. Penanggungjawab: Ketua Lab. ; Pelaksanaan dibantu oleh Manajer Inti. 1. Perencanaan, pengoperasian dan pelaksanaan Audit Internal dibawah tanggung jawab Ketua Lab.. 2. Dilaksanakan oleh personel yang terlatih dan memenuhi syarat serta tidak berhubungan langsung dengan kegiatan yang diaudit. 3. Audit Internal dilakukan pada bulan Nopember atau Desember setiap tahun yang meliputi seluruh elemen Sistem Manajemen Mutu termasuk kegiatan pengujian (IK DP ). 4. Jadwal dan elemen yang diaudit disampaikan ke auditi paling lambat 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan audit internal. Jadwal ditetapkan berdasarkan kesepakatan antara auditi dan auditor (F. DP ). 5. Apabila temuan teridentifikasi, maka perbaikan dilakukan dalam jangka waktu 1 (satu) minggu hingga 3(tiga) bulan tergantung dari tingkat kesulitan jenis temuan. 6. Auditormenindaklanjuti kegiatan audit dengan memverifikasi serta merekam penerapan dan efektifitas dari tindakan perbaikan yang telah dilakukan. 7. Bila temuan audit menimbulkan keraguan pada efektivitas kegiatan atau kebenaran/keabsahan hasil pengujian, Manajemen Lab. wajib melakukan tindakan perbaikan pada waktunya. 8. Bila temuan audit memperlihatkan hasil pengujian yang tidak sesuai, maka Manajer Administrasi memberitahu pelanggan secara tertulis. 9. Kegiatan dan hasil Audit Internal direkam pada formulir F DP a-h. 10. Hasil audit internal ditindak-lanjuti dengan memverifikasi dan merekam penerapan dan efektivitas dari tindakan perbaikan yang telah dilakukan. 11. Hasil Audit Internal dapat dijadikan bahan evaluasi pada saat kaji ulang tahunan.

26 PELAKSANAAN KAJI ULANG MANAJEMEN No. Bagian : Tujuan : Kaji ulang manajemen dilakukan untuk memastikan kesinambungan dan kesesuaian sistem mutu, mampu telusur, efektivitas hasil kerja dan untuk mengetahui perubahan dan penigkatann pengujian yang diperlukan. Ruang lingkup : Prosedur berlaku bagi pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen, pada aspek manajeen dan teknis. Acuan : PM Persyaratan Manajemen tentang Kaji Ulang Manajemen. Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Manajer Eksekutif; Pelaksanaan dibantu oleh Manajer Inti. 1. Kajiulang dilakukan secara periodik setiap satu tahun sekali. 2. Dalam Pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen, Manajer Eksekutif mengedarkan Formulir Usulan Perbaikan Sistim Manajemen Mutu Laboratorium kepada Semua Personel Laboratorium (F DP ). 3. Formulir usulan perbaikan system mutu laboratorium dari semua personil dipelajari dan dibahas oleh Manajer Inti untuk dimunculkan usulan-usulan perbaikan system manajemen mutu. 4. Bahan lain yang menjadi pembahasan di dalam Kajiulang Manajemen antara lain adalah :(1) Laporan Audit Internal; (2) Laporan pengaduan dari pelanggan dan penyelesaiannya; (3) Saran dan masukan dari kunjungan pelanggan; (4) Laporan penyelesaian ketidak-sesuaian dari uji profisiensi, uji banding; dan penyimpangan lainnya. 5. Usulan-usulan dibahas di dalam pembahasan yang dihadiri oleh semua personil laboratorium, dan diputuskan untuk perbaikan/peningkatan sistem manajemen mutu laboratorium. 6. Kaji ulang manajemen mencakup pertimbangan atas subjek-subjek yang terkait pada pertemuan manajemen yang reguler (F. DP ). 7. Hasil kaji ulang manajemen dituangkan ke dalam sistem perencanaan Laboratorium (sasaran dan program mutu) untuk tahun-tahun berikutnya. 8. Hasil kaji ulang manajemen direkam pada formulir F DP

27 PENETAPAN PERSONIL YANG BERTUGAS DI LABORATORIUM No. Bagian : Tujuan: Prosedur ini bertujuan untuk memastikan kompetensi semua personel yang terlibat, sehingga pengujian yang dilakukan akurat dan absah, sehingga dapat mempertahankan sistem mutu. Ruang lingkup: Penetapan personel dilakukan untuk memastikan bahwa personel dapat melaksanakan tugasnya dengan baik sesuai dengan uraian tugas masing-masingmempengaruhi pengujian dan hasil uji. Fungsi Laboratorium dapat berjalan semestinya, tidak Acuan: PM Persyaratan teknis tentang personel. Penanggungjawab: 1. Personel inti laboratorium ditetapkan oleh Manajer Eksekutif selaku Kepala Balai Besar, sesuai dengan jabatan di Laboratorium dan latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, dan kecakapan masing-masing personil, sehingga personil dapat melakukan tugasnya dengan professional (F. DP ). 2. Pelaksana pengujian, penanggung-jawab alat/instrument, dan personil lainnya diusulkan oleh masing-masing Manajer Inti, sesuai dengan pengalaman masing- disetujui dan masing personel dalam ruang lingkup uji yang terkait; untuk kemudian ditetapkan oleh Manajer Eksekutif. 3. Semua personel Laboratorium, sebagai Pegawai Negeri Sipil, tunduk pada peraturan kepegawaian sesuai dengan peraturan Pegawai Negeri Sipil yang berlaku, dan peraturan kepegawaian lainnya dari Badan Litbang Pertanian.

28 PELATIHAN PERSONEL LABORATORIUM No. Bagian : Halaman : 1 dari 2 Tujuan: Menetapkan prosedur pengembangan kualitas sumberdaya manusia (personel), untuk meningkatkan kemampuan/kemahiran personel sehingga dapat melaksanakan system mutu secara maksimal, dan untuk menjamin kompetensi personil secara berkelanjutan Ruang lingkup: Prosedur berlaku bagi seluruh personel laboratorium, meliputi pelatihan internal maupun eksternal yang sesuai dengan bidang yang dibutuhkan dan dengan mempertimbangkan waktu dan dana yang tersedia. Acuan: PM Persyaratan teknis tentang personel. Penanggungjawab: 1. Untuk menjamin kompetensi personil secara berkelanjutan, Manajemen Laboratorium mempunyai program pelatihan, internal maupun eksternal, sesuai dengan kemampuan, untuk semua personil. 2. Bidang pelatihan ditujukan pada perbaikan mutu Manajemen dan Teknik Laboratorium sesuai dengan ruang lingkup dan bidang-bidang lain yang berkaitan. 3. Pelatihan dapat dilakukan baik secara internal maupun eksternal, di dalam negeri maupun di luar negeri. 4. Manajer Eksekutif, Manajer Teknis, Ketua Lab. dan Manajer Administrasi mengidentifikasi dan membuat rencana kebutuhan pelatihan bagi seluruh personel laboratorium sesuai dengan bidang dan tugasnyaa masing-masing, dan direkam dalam formulir F DP Selain pelatihan, manajemen laboratorium mendukung personel untuk mengikuti seminar, workshop, pertemuan-pertemuan ilmiah sesuai dengan bidangnya masing-masing, termasuk peningkatan pendidikan formal dan non formal. 6. Manajer Administrasi memproses program pelatihan tersebut, antara lain mengajukan permohonan pelatihan ke Institusi/Instansi/Balai tempat pelatihan, atau pendidikan yang akan dilaksanakan, termasuk mengajukan pembiayaan, proses penugasan dan penyelesaiannya (F.DP ). 7. Personel yang telah menyelesaikan kegiatan pelatihan atau pendidikan, membuat laporan pelatihan dan mengevaluasi pelatihan yang telah diikuti (F. DP ), serta meneruskan pengetahuan dan ketrampilannya kepada personel laboratorium. 8. Semua kegiatan yang berkaitan dengan pelatihan untuk peningkatan SDM, didokumentasi dengan baik, untuk dijadikan sebagai pertimbangan di dalam peningkatan mutu pelatihan dimasa yang akan datang.

29 DOKUMEN PROSEDUR PELATIHAN PERSONEL LABORATORIUM No. Bagian : Halaman : 2 dari 2 9. Apabila kelebihan beban pekerjaan, Manajer Teknis, mengajukan kebutuhan personel yangdikontrak/dikaryakan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut, sesuai dengan kualifikasinya. 10. Manajer Eksekutif merekrut personel dari laboratorium Instansi di lingkup yang relevan atau lulusan Perguruan Tinggi.

30 PROSEDUR BAGI PERSONIL YANG DIKONTRAK No. Bagian : Tujuan Ruang lingkup : Menjamin kompetensi penggunaan personel yang dikaryakan atau dikontrak laboratorium dan bekerja sesuai dengan Sistem Manajemen Mutu laboratorium. : Penggunaan personel penguji tambahan dapat berasal dari lingkup internal maupun eksternal sepanjang mempunyai kompetensi terhadap pengujian yang dilakukan di laboratorium. Acuan : PM Definisi : Tidak ada. Penanggungjawab: Prosedur : 1. Pemilihan personel subkontrak dilakukan oleh Ketua Lab. dengan sepengetahuan Manajer Eksekutif. 2. Dalam pemilihan personel subkontrak Ketua Lab. melihat terlebih dahulu dokumen kualifikasi yang sah dari personel subkontrak seperti pendidikan dan pengalaman kerja. 3. Penggunaan laboratorium personel. personel subkontrak dilakukan apabila personel teknis sudah tidak dapat mengatasi masalah atau dinilai kekurangan 4. Bentuk kerjasama dengan pihak ketiga dituangkan dalam lembar Persetujuan Kerjasama (F.. DP ).

31 KEBIJAKAN TERHADAP PENELITI, MAHASISWA PRAKTEKK DAN MAGANG No. Bagian : Tujuan: Agar peneliti, mahasiswa praktek dan magang dapat dilayani dengan baik dan tidak mengganggu/mempengaruhi kegiatan analisis di laboratorium, sehingga mutu data analisis tidak terganggu. Ruang lingkup: Kebijakan diberlakukan bagi peneliti, mahasiswa praktekk dan magang. tentang kebijakan untuk peneliti, mahasiswa praktek dan magang. Acuan: PM Penanggungjawab: 1. Setiap penelitii dari luar Instansi, mahasiswa praktek, atau magang yangmenggunakan fasilitas laboratorium selama periode tertentu harus mendapat ijin dari Manajer Eksekutif. 2. Manajer Teknis, bertanggung jawab terhadap peneliti, para mahasiswa praktek dan magang yang melakukan kegiatan di lingkup laboratorium. 3. Manajer Teknis, mengatur waktu/menjadwalkan setiap kegiatan peneliti, mahasiswa praktek dan magang. 4. Manajer Teknis, menunjuk seorang personel penguji untuk mendampingi kegiatan tersebut. 5. Kegiatan peneliti, mahasiswa praktek dan magang disesuaikan dengan kegiatan laboratorium. 6. Biodata atau identitas untuk peneliti, mahasiswa praktek dan magang dikeluarkan dan ditandatangani oleh Manajer Administrasi (F DP ).

32 DOKUMEN PROSEDUR URAIAN TUGAS SETIAP PERSONEL No. Bagian : Tujuan: Menjamin kompetensi personel dalam menjalankan tugas-tugasnya. Ruang lingkup: Uraian tugas ini khusus untuk personel laboratorium selain personel inti. Acuan: PM Penanggungjawab: 1. Penanggung-jawab penyusunan uraian tugas adalah Manajer Eksekutif. 2. Manajer Teknis, menyusun matrik uraian tugas bagi semua personel laboratorium di masing-masing bidang uji. 3. Draft berupa matrik uraian tugas dibahas di tingkat manajerial. 4. Pengawasan terhadap pelaksanaan tugas adalah masing-masing Kepala Laboratorium. 5. Kaji ulang terhadap uraian tugas personel dilakukan setiap tahun sekali, dan termasuk kaji ulang manajemen. 6. Uraian tugas personel Laboratorium tercantum pada Lampiran PM

33 DOKUMEN PROSEDUR PENGELOLAAN DAN PEMELIHARAAN RUANG LABORATORIUM No. Bagian Tujuan: Menjamin tidak adanya pengaruh letak dan kondisi ruangan terhadap mutu pengujian. Ruang lingkup: Berlaku untuk semua laboratorium pengujian, dan fasilita laboratorium seperti sumber energi, kondisi penerangan dan lingkungan harus memenuhi syarat untuk memfasilitasi kebenaran unjuk kerja pengujian. Acuan: PM Penanggungjawab: 1. Ketua Lab. bertanggung jawab terhadap pengendalian akses ke dan penggunaan ruangan laboratorium (IK DP ). 2. Ruangan contoh, bahan kimia, preparasi contoh, penimbangan, ekstraksi, analisis intrumen, dan personel laboratorium masing-masing terpisah (tersendiri), ditata, dicegah dan dikendalian agar tidak mempengaruhi mutu hasil pengujian (IK DP ). 3. Ruangan personel penguji laboratorium terletak tidak jauh dari laboratorium. 4. Laboratorium memantau, mengendalikan dan merekam kondisi lingkungan dengan mencatat kondisi suhu, kelembaban untuk ruangan yang digunakan untuk pengujian yang peka terhadap perubahan suhu dan kelembaban (F DP ). 5. Pemisahan ruangan dilakukan untuk mencegah terjadinya kontaminasi silang. 6. Limbah dari laboratorium dibedakan atas bahan-bahan berbahaya (B3), bahan tidak berbahaya, pecahan kaca dan benda tajam dipisahkan satu dan lainnya. 7. Limbah B3 dikumpulkan di wadah khusus. Untuk pemusnahannya, limbah tersebut dikirim ke instansi yang berwenang menangani limbah.

34 DOKUMEN PROSEDUR METODA PENGUJIAN No. Bagian : Tujuan: Untuk menjaminn penggunaan metoda pengujian yang sesuai standar nasional ataupun internasional. Ruang lingkup: Prosedurr berlaku pada semua metoda pengujian yang menjadi ruang lingkup uji. Acuan: PM Definisi: Tidak ada. Penanggungjawab: Manajer Teknis. 1. Manajer Teknis di bidang pengujiannya masing-masing bertanggung jawab terhadap penetapan metoda pengujian pada contoh yang sesuai dengan ruang lingkup ujinya. 2. Laboratorium memilih dan menerapkan metoda yang tepat untuk suatu pengujian, sehingga diperoleh hasil uji yang sesuai dengan yang diharapkan. 3. Metoda pengujian yang digunakan sedapat mungkin, dengan prioritas utama adalah metoda yang sudah SNI, atau metoda baku internasional (Lampiran PM 1.1). 4. Bila tidak tersedia metoda SNI, atau metoda baku internasional, atau dalam kondisi tertentu metoda baku internasional tidak dapat dilakukan di Laboratorium, maka Manajer Teknis dapat menggunakan metoda yang dikembangkan di Laboratorium. 5. Sebelum digunakan, metoda yang dikembangkan diverifikasi, divalidasi, dan dievaluasi sesuai dengan cara-cara validasi metoda yang diterima (IK PM ). 6. Ada tiga jenis validasi metoda yang digunakan yaitu: (1)Validasi Penuh, digunakan untuk metoda yang pertama kali, laboratorium baru, metoda baru, metoda yg diterapkan pada bahan yang berbeda, dan metoda yang dikembangkan laboratorium ( In-house methods ) ;(2)Validasi Parsial (Verifikasi), digunakan untuk metoda yang sudah pernah validasi penuh, bisa satu atau banyak parameter; digunakan untuk memverifikasi operator yang berbeda, laboratorium yang berbeda gedung, ganti sistem deteksi, perubahan prosedur, pereaksi, ganti rentang ukur, ganti software, ganti jumlah contoh, ganti matrik, ingin tahu selektivitas, dan lain-lain.; (3) Validasi Silang, digunakan untuk pengujian metoda baru dibandingkan dg metoda acuan yg sudah divalidasi. 7. Hasil validasi metoda direkam dan dibuatkan laporan hasil validasi metoda. 8. Personel Penerima Contoh memberitahukan kepada pelanggan tentang metoda pengujian yang digunakan.

35 DOKUMEN PROSEDUR PENETAPAN KETIDAKPASTIAN METODA ANALISIS No. Bagian : Tujuan: Untuk memenuhi persyaratan ISO 17025:2005, butir 5.4.6, sehingga nilai tunggal dari hasil uji disertai informasi yang valid mengenai rentang nilai yang di dalamnya diperkirakan nilai benar yang diukur. Ruang lingkup: Diterapkan untuk semua metoda analisis. Acuan: PM Penanggungjawab: Manajer Teknis 1. Manajer Teknis membuat konsep untuk penghitungan estimasi ketidakpastian pengukuran dilengkapi metode pengujian, validasi metodee dan kalibrasi peralatan kepada pelaksana teknis untuk dihitung. 2. Pelaksana teknis menghitung nilai estimasi ketidakpastian pengukuran metoda pengujian sesuai konsep yang diberikan oleh manajer teknis (IK.DP ). 3. Pelaksana teknis dan manajer teknis bersama-sama mengkoreksi dan menyempurnakan nilai estimasi ketidakpastian pengukuran. 4. Manajer teknis mensahkan dan menandatangani estimasii ketidakpastian pengukuran metode pengujian di laboratorium.

36 DOKUMEN PROSEDUR PENGGUNAANN PERALATAN No. Bagian : Tujuan: Untuk menjamin semua alat di laboratorium digunakan dan dirawat secara benar, menghasilkan nilai yang benar, mampu telusur, secara konsisten dan berkelanjutan. Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada semua alat di laboratorium pengujian Biologi Molekuler, Mikrobiologi dan Pengujian Mutu Benih. Acuan: PM Definisi: Tidak ada Penanggungjawab: Manajer Teknis 1. Masing-masing Kepala Laboratorium bertanggung jawab bahwa setiap peralatan yang berada di laboratoriumnya dioperasikan oleh analis yang sudah terlatih. 2. Masing-masing Kepala Laboratorium bertanggung jawab bahwa setiap peralatan yang berada di laboratoriumnya dilengkapi dengan Instruksi Kerja Alat (IKA ), formulir penggunaan alat, catatan riwayat alat, manual orisinal dari produsen (bila masih tersedia), daftar inventaris alat. 3. Semua dokumen tersebut pada butir 2, disimpan di tempat yang aman, dan dipelihara dengan baik. 4. Laboratorium adalah laboratorium penelitian dan pelayanan pengujian, maka bagi peneliti atau yang menggunakan alat, harus mendapat ijin dari Kepala Laboratorium (F. DP ). 5. Kepala Laboratorium memberikan supervisi penggunaan alat sampai pengguna alat mahir menggunakan dan mengoptimasi alat, dan pengguna alat dapat dicantumkan di dalam daftar pengguna alat. 6. Pengguna alat harus mengisi formulir penggunaan alat, dan menggunakannya sesuai dengan Instruksi Kerja alat (DP ). 7. Apabila terdapat indikasi bahwa alat tersebut tidak optimized, atau ada gejala penyimpangan pengukuran, segera melaporkan kepada kepala laboratorium atau penanggung-jawab alat tersebut. 8. Setiap peralatan mempunyai daftar penggunaan alat (kartu kendali alat) untuk mengetahui kondisi alat (rusak, atau baik) yang tersimpan di setiap alat.

37 DOKUMEN PROSEDUR g. PERAWATAN DAN PENGECEKAN ANTARA PERALATAN No. Bagian : g. Tujuan: Untuk menjamin semua alat ukur di laboratorium berfungsi dengan baik, menghasilkan nilai yang benar, mampu telusur, secara konsisten dan berkelanjutan, dan terhindar dari kontaminasi atau deteriorasi. Ruang lingkup: Prosedur berlaku pada semua alat ukur di laboratorium pengujian Biologi Molekuler, Mikrobiologi dan Pengujian Mutu Benih. Acuan: PM g. Definisi: Tidak ada Penanggungjawab: Manajer Teknis 1. Manajer Teknis, dibantu oleh Penanggung Jawab Peralatan bertanggung jawab terhadap penanganan yang aman, transportasi, penyimpanan, penggunaan dan perawatan setiap alat ukur yang berada di laboratorium. 2. Manajer Teknis, dibantu oleh Penanggung Jawab Peralatan memberi dan menginventarisasi seluruh peralatan yang ada. 3. Peralatan yang masih dapat berfungsi, atau tidak berfungsi, diidentifikasi /diberi label secara jelas. 4. Setiap alat memiliki petunjuk pengoperasian alat dan cara perawatannya (Instruksi Kerja Alat). 5. Selain pemeliharaan, Manajer Teknis, dibantu oleh Penanggung Jawab Peralatan melakukan pengecekan antara setiap periode tertentu dengan caraa tertentu (IK PM ), dan jika dianggap perlu, didukung dengan cara melakukan uji dengan bahan acuan padaa konsentrasi tertentu dengan ulangan sebanyak 3 x. 6. Apabila terdapatt indikasi bahwa alat tersebut tidak menunjukkan pengukuran yang benar, atau diduga terjadi penyimpangan, pengguna alat segera melaporkan kepada kepala laboratorium atau penanggung-jawab alat tersebut. 7. Manajer Teknis mengajukan usulan perbaikan jika alat dapat diperbaiki, dikalibrasi ulang, atau mengajukan untuk pengadaan peralatan baru sebagai penggantinya.