RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN BAGI AKREDITASI PROGRAM STUDI

Transkripsi

1 RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN BAGI AKREDITASI PROGRAM STUDI Syamsu Pusat Layanan Akreditasi dan SPMI LPPMP Universitas Tadulako Bahan Disajika pada Workshop Penyusunan Formulir RTM Program Pengembangan SPMI UNTAD Tahun 2021, Palu 1-2 Juli 2021

2 Agenda 01 Referensi Akreditasi 03 Pentingnya RTM bagi Akreditasi Program Studi

3 Referensi Permendikbud Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi Permendikbud Nomor 3 Tahun 2020 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi Permendikbud Nomor 5 Tahun 2020 tentang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi Peraturan BAN PT Nomor 5 Tahun 2019 tentang Instrumen Akreditasi Program Studi

4 Akreditasi

5

6

7

8

9

10

11

12 1 UNGGUL 361 (INTERNASIONAL) 2 BAIK SEKALI (NASIONAL) 3 BAIK : (LOKAL) TIDAK TERAKREDITASI (<200) PERINGKAT AKREDITASI

13

14 1 2 LATAR BELAKANG, TUJUAN & RASIONAL KEBIJAKAN Komponen dalam setiap kriteria pd LED STRATEGI PENCAPAIAN INDIKATOR KINERJA UTAMA INDIKATOR KINERJA TAMBAHAN EVALUASI CAPAIAN KINNERJA PENJAMINAN MUTU KEPUASAN PENGGUNA SIMPULAN HASIL EVALUASI DAN TINDAK LANJUT

15 IKU, 27 tabel Tata pamong, tata kerja dan kerjasama, 1 tabel Mahasiswa: 2 tabel SDM: profil Dosen, 5; kinerja dosen, 7 tabel Keuangan dan sarpras 1 tabel Pendidikan 3 tabel Penelitian 2 tabel Pengabdia, 1 tabel Luaran Tridarma: 5 tabel

16 Sosialisasi instrumen baru APT 3.0 BAN PT STRUKTUR PEN ULISAN UNTUK SETIAP KRITERI A: 2. Tata Pamong, Tata Kelola, dan Ke rjasama 3. Mahasiswa 4. Sumber Daya Manusia 5. Keuangan, Sarana, dan Prasarana 6. Pendidikan 7. Penelitian 8. Pengabdian kepada Masyarakat 1. Visi, Misi, Tujuan, dan Strategi 9. Luaran dan Capaian Tridharma Dokumen Renstra yang sedan g dijalanakan 1. Latar Belakang 2. Kebijakan 3. Strategi Pencapaian VMT 4. Indikator Kinerja Utama 5. Indikator Kinerja Tambahan 6. Evaluasi Capaian Kinerja 7. Simpulan hasil evaluasi keterca paian VMTS dan tindak lanjut 1. Latar Belakang 2. Kebijakan 3. Standar Perguruan Tinggi dan Strategi Pencapaian Standar 4. Indikator Kinerja Utama LKPT 5. Indikator Kinerja Tambahan 6. Evaluasi Capaian Kinerja 7. Penjaminan Mutu 8. Kepuasan Pengguna 9. Simpulan hasil evaluasi ketercapaian kriteria dan tindak lan jut LKPT 1. Indikator Kinerja Utama (Pendidikan, Penelitian dan P km) 2. Indikator Kinerja Tambahan 3. Evaluasi Capaian Kinerja 4. Penjaminan Mutu Luaran 5. Kepuasan Pengguna 6. Simpulan hasil evaluasi ketercapaian standar luaran d an capaian serta tindak lanjut

17 Pentingnya RTM bagi Akreditasi Program Studi

18 Fenomena tentang Laporan RTM Laporan RTM adalah dokumen pendukung akreditasi, bukan dokumen yang benar-benar dilaksanakan RTM tidak sesuai dengan hasil audit mutu internal dan hasil monev lainnya Bahasa dalam laporan RTM tidak sesuai dengan kondisi yang sebenarnya Laporan RTM tidak melalui proses diskusi Laporan RTM tidak disahkan Laporan RTM tidak pernah ditindaklanjuti oleh prodi atau unit kerja lainnya

19 Siklus SPMI P P P Penetapan Standar Merupakan kegiatan penentuan standar / ukuran. Pelaksanaan Standar Merupakan kegiatan pemenuhan standar / ukuran Evaluasi Pelaksanaan Standar Pembandingan antara luaran kegiatan pemenuhan standar / ukuran dengan standar / ukuran yang telah ditetapkan E P Pengendalian Standar Kegiatan analisis penyebab standar/ukuran yang tidak tercapai untuk dilakukan tindakan koreksi Peningkatan Standar Kegiatan perbaikan standar/ukuran lebih tinggi dari standar/ukuran yang telah ditetapkan

20 P Pengendalian Pelaksanaan Standar Dikti Hasil Evaluasi Pelaksanaan Standar Dikti Mencapai Standar Dikti Melampaui Standar Dikti Belum Mencapai Standar Dikti Menyimpang dari Standar Dikti Pengendalian Standar Dikti Perguruan Tinggi mempertahankan pencapaian dan berupaya meningkatkan Standar Dikti Perguruan Tinggi mempertahankan pelampauan dan berupaya lebih meningkatkan Standar Dikti Perguruan Tinggi melakukan tindakan koreksi pelaksanan Standar Dikti agar Perguruan Tinggi mengembalikan pelaksanaan Standar Dikti pada Standar Dikti. Siapa yg melakukan pengendalian?

21 Rapat Tinjauan Manajemen Suatu rapat yang dipimpin langsung oleh pimpinan dan dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen yang dipimpinnya. Dilaksanakan 1 kali dalam tiap semester atau diluar jadwal rencana, apabila ada hal-hal penting yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu/spmi yang memerlukan tindak lanjut.

22 Tahapan RTM Berjenjang dari Level Prodi sampai Universitas Koordinator Prodi Pengelola Gugus Kendali Mutu, Ketua Lab/Lab studio, Pelaksnana Unit Pendukung, dan Ketua Himpunan Mahasiswa Program Studi. Prodi Ketua Jurusan Sekretaris Jurusan, Koordinator Program Studi terkait, Ketua Laboratorium, Unit Terkait, dan Ketua Himpunan Mahasiswa Jurusan.. Jurusan Fakultas/ Pascasarjana/ PSDKU Dekan/Direktur/ Koordinator Wakil Dekan, Ketua Jurusan, Ketua Senat Fakultas, Ketua UPT, Ketua UPM, Kepala Tata Usaha, dan Ketua Senat Mahasiswa Fakultas. Universitas Rektor Wakil Rektor, Ketua Senat Universitas, Ketua Dewan Pertimbangan, Dekan/Direktur, Ketua Lembaga, Ketua SPI, Kepala Biro, Ketua UPT, Ketua Pusat, dan Koordinator Pusbang Pengendalian dan Peningkatan Mutu Pendidikan LPPMP UNTAD..

23 Karekteristik RTM 1. Dilakukan secara berkala biasanya setelah pelaksanaan AMI. 2. Direncanakan dan didokumentasikan dengan baik. 3. Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya pada mutu dan kinerja. 4. Membahas perubahan yang perlu dilakukan. 5. Hasil pertemuan ditindaklanjuti dan tindak lanjut dipantau pelaksanaanya. 6. Peserta rapat adalah pihak manajemen dan pelaksana terkait. 7. Pertemuan diawali dengan pembahasan hasil dan tindaklanjut RTM sebelumnya. 8. Dilaksanakan dengan agenda yang jelas. 9. Menghasilkan luaran seperti: a. rencana perbaikan, b. rencana peningkatan kepuasan stakeholders, c. rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan, dan d. rencana perubahan untuk mengakomodasi persyaratan layanan dan output.

24 Materi RTM 1. Hasil Audit Mutu Internal (hasil/temuan audit). 2. Umpan balik dari stakeholder, misalnya keluhan stakeholder, hasil survei kepuasan stakeholder. 3. Kinerja proses yang meliputi kinerja layanan, kinerja dosen, dll. 4. Pencapaian sasaran mutu/ indikator kinerja, seperti analisis kesesuaian kompetensi lulusan. 5. Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan atau tindak lanjut dari permintaan tindakan koreksi (PTK) yang pernah dibuat. 6. Status tindak lanjut dari hasil Tinjauan Manajemen sebelumnya. 7. Perubahan sistem manajemen mutu atau peningkatan sistem mutu.

25 Agenda RTM 1. Pembukaan. 2. Arahan dari Pimpinan. 3. Tinjauan terhadap hasil RTM yang lalu. 4. Pembahasan hasil Audit Mutu Internal dan monev kegiatan akademik dan non akademik 5. Pembahasan umpan balik/keluhan stakeholders, hasil penilaian tracer study, dll. 6. Pembahasan tentang masalah-masalah operasional terkait penerapan sistem manajemen mutu. 7. Pembahasan tentang rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan. 8. Rekomendasi untuk perbaikan. 9. Penutup.

26 Luaran RTM 1. Peningkatan efektivitas sistem penjaminan mutu dan sistem pelayanan. 2. Peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan yang ditetapkan dalam standar yang sudah dibuat. 3. Identifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan, baik pada sistem penjaminan mutu maupun sistem pelayanan. 4. Penyediaan sumber daya dan fasilitas yang perlu dilakukan agar sistem penjaminan mutu dan sistem pelayanan menjadi efektif.

27 Beberapa Formulir RTM Undangan Bukti Penerimaan Undangan Surat Penunjukan Wakil Peserta (Jika ada) Daftar Hadir Notulen RTM Rician Tindak Lanjut RTM Formulir Bahan RTM Formulir Catatan Status Tindak Lanjut Temuan Internal dan Eksternal Auditor Format Laporan RTM

28 Notulen RTM No Butir Audit/ Standar SPMI Temuan Rencana Tindakan Batas Waktu PIC Stataus 1 Kompetensi Lulusan IPK belum mencapai 3,25 2 SDM Kualifikasi Dosen S3 belum mencapai target minimal 45% Beri motivasi dan Dana untuk tes masuk S3 di PTN bagi dosen yang masuk nominasi. Usahakan mendapat beasiswa Penerimaan mahasis wa Pasca Sarjana PTN tahun depan 2021 Koordinator PS untuk disampaikan kepada Wadek II Monitoring kemajuan dosen yang sedang kuliah S3 dengan melaksanakan pertemuan Sebelum akhir semest er genap Note : Bisa selesai dalam waktu dekat, cukup di RTL AMI, tidak perlu j adi bahasan di RTM

29 C2 LED : Tata Pamong, Tata Kelola, dan Kerjasama Penilaian kriteria ini difokuskan pada: 1) kelengkapan struktur dan organ perguruan tinggi untuk dapat mewujudkan prinsip-prinsip tata pamong yang baik dan efektif, 2) kinerja dan keefektifan kepemimpinan, tata pamong, sistem manajemen sumberdaya dan program perguruan tinggi, termasuk sistem komunikasi dan teknologi informasi yang digunakan untuk mendukung tata pamong dan tata kelola perguruan tinggi, 3) kelengkapan dan kejelasan sistem penjaminan mutu internal serta konsistensi dan keefektifan implementasinya, serta 4) keberadaan kebijakan dan terselenggaranya kerjasama dan kemitraan strategis dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi, baik akademik maupun non akademik pada perguruan tinggi secara berkelanjutan pada tataran nasional, regional, maupun internasional, serta keefektifannya untuk mencapai visi dan misi perguruan tinggi dan meningkatkan daya saing perguruan tinggi.

30 C2 LED : Tata Pamong, Tata Kelola, dan Kerjasama Indikator dan Deskripsi Penilaian Ketersediaan dokumen formal SPMI yang dibuktikan dengan keberadaan 5 aspek sebagai berikut: 1) organ/fungsi SPMI, 2) dokumen SPMI, 3) auditor internal, 4) hasil audit dan 5) bukti tindak lanjut. Ketersediaan bukti yang sahih terkait praktik baik pengembangan budaya mutu di perguruan tinggi melalu rapat tinjauan manajemen, yang mengagendakan pembahasan unsur-unsur, yang meliputi: 1) hasil audit internal, 2) umpan balik, 3) kinerja proses dan kesesuaian produk, 4) status tindakan pencegahan dan perbaikan, 5) tindak lanjut dari rapat tinjauan manajemen sebelumnya, 6) perubahan yang dapat mempengaruhi sistem penjaminan mutu, dan 7) rekomendasi untuk peningkatan. Efektivitas pelaksanaan sistem penjaminan mutu yang memenuhi 4 aspek sebagai berikut: 1) keberadaan dokumen formal penetapan standar mutu, 2) standar mutu dilaksanakan secara konsisten, 3) monitoring, evaluasi dan pengendalian terhadap standar mutu yang telah ditetapkan, dan 4) hasilnya ditindaklanjuti untuk perbaikan dan peningkatan mutu.

31 Penilaian APT dan Syarat Perlu (1) C2.m, C2.n

32 Penilaian APT dan Syarat Perlu (2) C2.m, C2.n

33 Kondisi di UNTAD (1) Sesuai butir SPMI pada matriks penilaian APT terkait SPMI A. memiliki struktur dan perangkat yang terdiri dari 1. Organ/fungsi SPMI sebagaimana tercantum dalam SK Rektor UNTAD tentang Pengelola LPPMP Universitas Tadulak, terdiri atas seorang Ketua, satu sekretaris, 6 kooodinator dan sekretaris Pusbang/Pusdit/Puslak. 2. Dokumen SPMI yang terdiri atas Buku/dokumen Kebijakan Manajemen Mutu, Dokumen 24 Standar Wajib dilengkapi manual PPEPP ditambah 6 standar tambahan dilengkapi manual. Standar tambahan di UNTAD dibangun melampaui SN Dikti secara kualitatif ataupun kuantitatif. 3. Auditor internal yang telah dilatih dan telah lulus sehingga secara formal bersertifikat dan dapat ditugaskan sebagai auditor pada saat Audit Mutu Internal (AMI), saat ini terdaftar sekitar (150? ) orang yang terdiri atas dosen dan tendik. Selain auditor internal AMI, UNTAD juga memiliki auditor khusus yang ditugaskan pada bidang non akademik di unit SPI (Satuan Pengawasan Internal).

34 Kondisi di UNTAD (2) 4. Hasil audit, sesudah menjalankan proses AMI di UNTAD dalam jangka waktu yang ditentukan, para auditor memeriksa isian data dari auditee, kemudian visitasi ke unit yang ditugaskan. Dalam hal ini berkoordinasi dengan UPM/GKM unit yang divisit. Tim Auditor membuat laporan sebagai bagian dari Hasil Audit, termasuk didalamnya sejumlah temuan ketidaksesuaian dan catatan peluang peningkatan lainnya terkait standar yang telah disepakati bersama auditee. 5. Hasil audit ini kemudian akan dibahas di RTM unit untuk ditentukan tindak lanjut berupa cara penanganan untuk perbaikan, PIC, tenggang waktu penyelesaiannya, yang didokumentasikan (direkam) secara baik. 6. Pimpinan UNTAD akan menerapkan SPMI berbasis resiko (Risk Based Audit) diawali dengan mencermati adanya gejala-gejala ketidaksesuaian yang muncul pada aktifitas tri dharma dan pendukungnya seperti sarpras dan keuangan yang disampaikan pada RTM/Rapim (? Bukti Notulensi) atau hasil AMI. Gejala-gejala ketidaksesuian diberi umpan balik berupa tindakan pencegahan. 7. Bukti tindak lanjut, sebagai rekaman terkait dengan proses pelaksanaan tindak lanjut dibawah koordinasi PIC yang ditugaskan. Pelaksanaan tindak lanjut dimonitoring oleh pimpinan unit bersangkutan. Bukti Tindak Lanjut dan monitoringnya akan ditunjukkan kepada auditor yang memvisit unit bersangkutan pada AMI UNTAD berikutnya dan dilaporkan untuk RTM, Dalam hal ini notulensi RTM tahun berikutnya juga akan ditunjukkan.

35 Kondisi di UNTAD (3) B. Melaksanakan Rapim/RTM dengan bahasan yang direkam pada risalah rapat berupa 7 butir berikut : Hasil audit internal, sebagai hasil AMI sebagaimana butir A.4 dan tabel di atas. Umpan balik, butir-butir pemikiran untuk merespon prediksi resiko atau mensikapi gejala-gejala ketidaksesuaian pada sistem, ketidakpuasan pelanggan (stakeholder), dll diluar hasil AMI UNTAD (juga dari Risalah RTM, bahasan hasil kuisioner). Kinerja proses dan kesesuaian produk, terkait dengan tridharma PT, Monevin untuk pelaksanaan standar yang dimiliki UNTAD, serta kesesuaian atau adanya kendala dalam pencapaian indikatornya. Status tindakan pencegahan dan perbaikan, berkenaan dengan pelaksanaan SPMI berbasis resiko serta umpan baliknya yang dibahas pada saat RTM, Tindak lanjut dari tinjauan sebelumnya, sebagaimana hasil AMI dan bahasan RTM dengan status sudah selesai atau belum terpecahkan. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu, seperti adanya pergantian pimpinan, pergantian/penambahan peraturan pemerintah dll perlu diantisipasi, apakah melalui sosialisasi atau pengkajian mendalam bahkan penyesuaian pada dokumen-dokumen SPMI UNTAD Rekomendasi untuk peningkatan, diberikan apabila hasil AMI menunjukkan telah dicapainya satu/beberapa indikator utama maupun tambahan pada standar UNTAD, merujuk butir-butir potensial untuk ditingkatkan.

36 Penilaian APT/APS dan Syarat Perlu (2)

37 Kondisi di Program Studi Efektivitas pelaksanaan sistem penjaminan mutu yang memenuhi 4 aspek sebagai berikut : 1) keberadaan dokumen formal penetapan standar mutu, 2) standar mutu dilaksanakan secara konsisten, 3) monitoring, evaluasi dan pengendalian terhadap standar mutu yang telah ditetapkan, dan 4) hasilnya ditindaklanjuti untuk perbaikan dan peningkatan mutu. Apakah atau?

38 Rencana Ke Depan Panduan/Pedoman Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen Universitas Tadulako SOP/Manual Pelaksanaan RTM Tersedia Sistem Informasi Pelaporan RTM Program Studi/Jurusan, UPPS, dan Universitas Terjadwal dalam Kalender Akademik UNTAD

39 Rangkuman Perlu selalu dilakukan RTM secara berjenjang, dimulai dari unit terkecil sampai pada level universitas untuk mendukung capaian peringkat akreditasi unggul program studi maupun universistas Perlu konsistensi untuk efektifitas sistem penjaminan mutu di UNTAD, Secara formal direpresentasikan dengan unit dan SOTK LPPMP, didukung dokumen SPMI yang lengkap, sejumlah auditor internal UPM/GKM dan monev internal adanya program perkembangan dan umpan balik unsur tridharma dll, dicermati dan dibahas dalam Rapat disetiap unit, Rapim yang periodik untuk pembahasan kinerja proses dan kesesuaian produk dll, serta RTM tahunan sesudah AMI. Setiap rapat seharusnya dilengkapi dengan undangan daftar kehadiran, didokumentasikan secara baik dan disosialisasikan sesuai kebutuhan. Khusus RTM dilaksanakan jenjang jurusan/program studi dan jenjang pimpinan UNTAD (sebagai akumulasi hasil RTM Jurusan atau program studi/unit ). Risalah RTM dipolakan 7 butir bahasan,

40 Diskusi & Tanya Jawab

41 INSERT THE TITLE OF YOUR PRESENTATION HERE Welcome!! This PowerPoint Template has clean and neutral design that can be adapted to any content and meets various market segments. With this many slides you are able to make a complete PowerPoint Presentation that best suit your needs.