BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN. developer, seiring dengan perkembangan proyek-proyek pembangunan yang

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Total Bangun Persada memulai karirnya di Indonesia sebagai perusahaan konstruksi dan bangunan pada awal tahun 1970 dengan nama PT. Tjahya Rimba Kentjana. Pada tahun-tahun pertama perusahaan ini bergerak sebagai kontraktor dan developer, seiring dengan perkembangan proyek-proyek pembangunan yang mencakup perumahan residensial sebagai kompleks komersial. Pada awal tahun 1980, perusahaan melakukan restrukturisasi besar sehinggan berubah menjadi PT. Total Bangun Persada, sebuah perusahaan dengan modal yang diperkuat secara substansial dan revitalisasi manajemen. Lahir dengan visi baru, to become a leading Indonesian building contractor through pride and excellence in construction. Kini visi tersebut telah menjadi kenyataan. Saat ini PT. Total Bangun Persada merupakan perusahaan kontraktor bangunan pertama di Indonesia. Realisasi dari visi tersebut telah membuat kemungkinan untuk menuju pada dua inisiatif besar. Pertama, hanya berfokus pada konstruksi bangunan, dengan berdasar pada proyek-proyek yang bertaraf tinggi seperti bangunan komersial dan perkantoran, atau pengembangan seperti resort dan proyek-proyek industri. Kedua, komitmen untuk membawa industri konstruksi bangunan di Indonesia ke standar internasional dari manajemen proyek dan konstruksi bangunan. Hasilnya pengalaman kami di proyek-proyek konstruksi bertaraf tinggi banyak dilirik. 72

2 73 Saat ini Jakarta merupakan salah satu pusat keunikan Asia dan proyek-proyek konstruksi bertaraf tinggi yang inspiratif. Selama ini, Total telah memainkan peran utama sebagai pengembang proyek yang berdasar pada layanan yang superior dengan komitmen untuk berorientasi kuat pada pelanggan dan kemampuan untuk menyelesaikan proyek-proyek tepat waktu, tepat biaya, dan tepat spesifikasi. Seiring dengan gelombang perkembangan nasional yang berkesinambungan di Indonesia, PT. Total Bangun Persada bertujuan untuk tetap bertahan pada jalur industri yang telah dipilih, memperkenalkan standar baru konstruksi bangunan yang bermutu tinggi, proses-proses dan praktek yang terbaik sesuai permintaan para pengembang properti, serta mendukungnya dengan salah satu industri yang memiliki komitmen dan profesionalisme tinggi. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi dan misi dari PT Total Bangun Persada adalah sebagai berikut : 1. Kami ingin menjadi sebuah perusahaan di bidang konstruksi yang dikenal sebagai perusahaan yang profesional, berkualitas, penawaran harga yang baik, pernghargaan, dan integritas yang baik. 2. Perusahaan yang bertekad untuk memberikan yang terbaik dalam perkerjaan dan pelayanan di setiap proyek yang diterima. 3. Menjadi sebuah perusahaan dimana para orang-orang yang berkerja bisa bangga berkerja pada bidang industri konstruksi ini dan mereka juga bisa terus berkembang, memberikan yang terbaik, dan terus bekerja keras untuk mencapai hal yang sangat baik.

3 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Pekerjaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi

4 75 Sebenarnya saat sekarang ini PT Total Bangun Persada sedang melakukan banyak perubahan dalam struktur organisasinya, namun untuk sekarang ini struktur yang sedang berjalan di dalam PT Total Bangun Persada adalah seperti yang ada di atas. Direktur Utama Bertugas mengatur dan mengawasi kinerja seluruh departement yang ada di dalam PT Total Bangun Persada guna mencapai misi peruhasahaan. Management Representative Tugas dari bagian ini bisa menganalisis resiko agar bisa diperkecil atau dihindari dari resiko yang akan dihadapi, dan bisa untuk meningkatkan performa dari perusahaan. Mengkoordinasi pengimplementasian dari rencana-rencana perusahaan. Dan membuat laporan mengenai performa perusahaan secara berkala. Corporate Secretary Tugas dari Corporate Secretary ini biasanya menjadi penasehat untuk pihak eksekutif dalam memahami strategi perusahaan dan menjadi juru bicara pada publik bila diperintahakan manajemen. Internal Audit Bertugas untuk melakukan audit internal pada proses bisnis yang berjalan atau untuk bagian keuangan. HR Consultant Bertugas biasanya untuk membantu perusahaan dalam mencari staf atau pekerja yang cocok bagi perusahaan. Tugasnya juga untuk membangun relasi yang baik antara para pekerja.

5 76 Direktur Mengatur dan mengawasi kinerja departemen yang dipimpinnya, dan juga membangun relasi yang baik antar karyawan di dalamnya. Departement Head Marketing Bertugas untuk merencanakan, mengontrol, dan mengkoordinir, proses penjualan dan pemasaran untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pangsa pasar. Mengembangakan strategi harga dengan tujuan untuk memaksimalkan keuntungan tanpa memangkas kepuasan pelanggan. Departement Head Estimation Bagian ini bertugas untuk membuat estimasi proyek yang akan dikerjakan, dari estimasi biaya, waktu, inventori, hingga sumber daya yang akan dipekerjakan. Departement Head Project Development Bertugas untuk mengembangkan sebuah team untuk pengembangan suatu proyek yang akan berjalan. Mempunyai kewajiban untuk melaporkan perkembangan proyek ke kantor pusat. Serta membuat keputusan strategi pengembangan disetiap proyeknya. Departement Head Construction Engineering and RD Bagian ini bertugas untuk membuat rancangan bangunan-bangunan yang nantinya akan dibuat oleh PT Total dari proyek yang diterimanya nanti.

6 77 Departement Head Legal Bertanggung jawab menangani semua persoalan hukum dari operasi bank, baik perbankan maupun non-kegiatan perbankan dan menjamin sepenuhnya dari segala masalah hukum yang berlaku. Departement Head Product Quality Pada departemen ini bertanggung jawab terhadap pengawasan barangbarang yang akan digunakan selama pengerjaan proyek. Karena penggunaan barang yang baik selama pengembangakan suatu proyek akan meningkatkan kepuasan pelanggan. Departement Head Customer Service and Customer Care Bertugas untuk memberikan pelayanan yang baik kepada semua pelanggan perusahaan dan bekerja sama dengan pihak lain untuk memastikan pelaksanaan yang efektif dan berkelanjutan terhadap customer care yang berjalan. Departement Head Equipment Bertanggun jawab terhadap segala penggunaan perlengkapan, seperti meja, kursi, lemari dan lain-lain, yang digunakan dalam kantor sehari-harinya, dan juga me-maintainnya jika terjadi kekurangan ataupun kerusakan. Departement Head SHE(K3L) Departemen ini bertanggung jawab terhadap masalah keselamatan kerja para karyawan yang bekerja di bagian proyek. Departement Head GA Menangani pembukuan ( kas besar, kas kecil, jurnal) dan membuat laporan keuangan, pembelian untuk kebutuhan perusahaan, dan juga menangani absensi

7 78 karyawan dan perhitungan payroll, serta mengurusi dokumen yang berkaitan dengan perizinan perusahaan. Departement Head Logistic Bertanggung jawab sebagai pelaksanaan pengiriman (orang & bahan) dan supply (penyimpanan bahan peralatan dan layanan) dengan biaya yang efektif, tepat waktu dan aman. Departement Head Personalia Bagian ini bertanggung jawab terhadap semua karyawan yang sudah bekerja di dalam perusahaan, bisa dalam urusan permasalahan ijin atau cuti karyawan. Departemen ini juga bertanggung jawab terhadap hal yang menyangkut administrasi karyawan, seperti penggajian, bonus, tujangan dan semua hal yang menyangkut karyawan selama masih bekerja. Departement Head Property and Building Management Departemen ini bertanggung jawab terhadap semua properti yang digunakan didalam gedung kantor, dan juga bertanggung jawab terhadap keadaan gedung kantor, bisa dalam hal kebersihan gedung, keteraturan dalam gedung. Departement Head HRD Bertanggung jawab terhadap masalah perekrutan karyawan dalam perusahaan, dari awal perekrutan sampai pelamar diterima kedalam perusahaan. Bagian ini juga bertanggung jawab terhadap masalah pelatihan kepada para karyawan.

8 79 Departement Head Accounting Bertanggung jawab untuk menerapkan prinsip-prinsip akuntansi dan prosedur untuk menganalisis informasi keuangan, akurat dan tepat waktu menyiapkan laporan keuangan dan pernyataan dan memastikan prosedur pengendalian akuntansi yang sesuai. Departement Head Project Control Departemen ini bertanggung jawab sebagai pengawas dan kelangsungan tujuan project agar tercapai dan mencapai tenggat waktu yang ditetapkan. Departement Head IT Bertanggung jawab terhadap segala kebutuhan teknologi informasi yang ada atau akan ada di dalam perusahaan. Untuk mendukung proses bisnis perusahaan agar bisa kompetitif di masa ekonomi global seperti ini. Selain itu mendukung agar kemudahan pengaksesan data di dalam perusahaan. Departement Head Investor Relation Bertanggung jawab untuk menyediakan segala kegiatan yang berhubungan dengan peningkatan relasi dengan semua investor bisnis, misalnya rapat para investor, rapat umum pemegang saham. Selain itu, tugas-tugas administrasi umum untuk departemen yang meliputi manajemen basis data, calender event, dan rencana perjalanan. Departement Head Business Development Menentukan sasaran strategis jangka panjang dari bisnis yang berjalan. Memastikan perkembangan bisnis yang berjalan sesuai visi dan menjalankan

9 80 pengembangan bisnis untuk memastikan kecocokannya dengan strategi organisasi. 3.4 Gambaran Umum Sistem Berjalan Sistem yang sedang berjalan pada PT Total Bangun Persada saat ini dalam hal perekrutan atau penerimaan karyawan baru sudah berjalan berbasiskan database. Proses perekrutan pegawai di PT Total Bangun Persada adalah sebagai berikut : 1. Awalnya para pelamar yang ingin melamar ke PT Total Bangun Persada bisa mengirimnya CV nya saat ada iklan mengenai lowongan kerja di PT Total, atau bisa kapan saja untuk bisa mengirimnya ke kantor PT Total, karena PT Total terus menerima CV pelamar kapan pun. 2. Bagi pelamar yang sudah mengirimkan CV nya ke PT Total ini maka CV nya akan diterima dan disimpan sementara oleh bagian HRD untuk diproses ke tahap selanjutnya. 3. CV pelamar yang sudah disimpan oleh bagian HRD lalu akan diseleksi sesuai standart kriteria yang ditetapkan oleh PT Total. Kriteria yang dinilai bisa dari nilai IPK, asal universitas, kemampuan dasar yang dimiliki, dan bisa kriteria tambahan lainnya seperti umur, status dan lainnya. 4. CV pelamar yang sudah lolos seleksi oleh HRD kemudian disimpan untuk ditampung sementara. 5. Ketika ada proyek baru atau jabatan yang kosong yang membutuhkan karyawan baru, maka bagian HRD akan mencari data pelamar yang sudah disimpan itu yang sekiranya memenuhi kriteria yang ada. Setelah itu yang berhubungan akan dihubungi via telepon, sms, ataupun .

10 81 6. Pelamar yang sudah dipanggil oleh perusahaan diwajibkan untuk melengkapi data pribadi pada Form Lamaran Kerja. 7. Setelah selesai mengisi Form Lamaran Kerja itu, pelamar akan melalui proses interview yang pertama yaitu interview oleh bagian HRD, interview ini akan menilai sikap dan kepribadian si pelamar, test ini disebut juga BEI atau Behavioral Event Interview. Laporan interview pelamar akan disimpan untuk diajukan Kepada Bagian Personalia, laporan ini tidak diikut sertakan pada interview kedua, agar hasil interview yang kedua tidak terpengaruh oleh laporan interview yang pertama, BEI. 8. Selanjutnya pelamar akan melalui proses interview kedua, yaitu interview teknis dengan user, interview ini dilakukan dengan tatap muka maupun tes tertulis. Pada interview kali ini pelamar akan di nilai pengetahuan dan keterampilan teknisnya. 9. Bila laporan hasil kedua interview itu memuaskan, maka data pelamar dan hasil tes secara keseluruhan akan diajukan kepada bagian personalia yang selanjutnya akan diteruskan kepada direktur bagian HRD. 10. Setelah itu pelamar akan dipanggil kembali untuk melakukan medical checkup dan selanjutnya bila hasil medical checkup memenuhi kriteria standart perushaaan maka pelamar akan ditawari Kontrak Kerja oleh PT Total. Jika Kontrak Kerja itu disetujui oleh pelamar, maka pelamar bisa bekerja secepatnya, dan kemudian datanya disimpan kedalam database karyawan di PT Total Bangun Persada ini.

11 Dokumen Flowchart pada PT Total Bangun Persada Berikut adalah Diagram Aliran Data perekrutan pada PT Total Bangun Persada HRD Pelamar Personalia User Direktur Mulai Menyeleksi CV Mengri m CV Gagal Keputusan Seleksi Lolos Form Lamaran Kerja Selesai Hasil Tes BEI Melaku kan Tes BEI Keputusan Tes Gagal Lulus Surat keputusan hasil BEI Tes Tekh nik Surat keputusan hasil BEI Hasil Tes Teknik Selesai Keputusan Tes Gagal Lulus Selesai Surat Keputusan Hasil Tes Tekhnik Surat Keputusan Hasil Tes Tekhnik Merangku m Hasil Tes Keseluruh an Hasil Tes Keseluruhan A Gambar 3.2 Flow Chart Sistem Berjalan

12 83 HRD Pelamar Personalia User Direktur A Membuat surat keputusan sementara Surat Keputusan Sementara Surat Keputusan Sementara Keputusan Sementara Gagal Lolos Selesai Surat Keputusan Penerimaan Surat Keputusan Penerimaan Membua t Surat Kontrak Kerja Kontrak Kerja Kontrak Kerja Gagal Selesai Keputusan Kontrak Diterima Karyawan Selesai Gambar 3.3 Flow Chart Sistem yang Berjalan

13 Diagram Aliran Data pada PT. Total Bangun Persada Berikut ini adalah diagram context dari sistem perekrutan yang berjalan di dalam PT Total Bangun Persada Gambar 3.4 Diagram Konteks

14 85 Persada Berikut adalah Diagram Nol dari sistem yang berjalan di PT Total Bangun Gambar 3.5 Diagram Nol Pada Sistem yang Berjalan

15 Daftar Bagian dan Pekerjaan yang ada di PT. Total Bangun Persada Tabel 3.1 Daftar Bagian dan Jabatan Proyek & Bagian PROYEK Marketing Estimate Yang Berlaku No. Nama Jabatan 1 Sr. Project Manager 2 Mid. Project Manager 3 Jr. Project Manager 4 Construction Manager 5 Engineering Manager (Chief Eng) 6 Site Manager 7 Site Engineer 8 Commercial Manager 9 GA Manager 10 SHE Officer (Safety Officer) 11 Jr. Engineer 12 Quality Officer (Chief Q Spv) 13 Chief Drafter 14 Chief Surveyor ( Ka Surveyor) 15 Quantity Surveyor 16 Chief Mechanic (Ka Mekanik) 17 Quality Supervisor 18 Drafter - Pry 19 SHE Supervisor (Safety Supervisor) 20 Mechanic (Mekanik) 21 Surveyor 22 Storekeeper (Ka Gudang) 23 Kasir 24 Buyer 25 Administrasi Keuangan Proyek 26 Dept. Head - Marketing 27 Marketing Manager (Marketing Representative) 28 Marketing Officer 29 Administrasi Marketing 30 Dept. Head - Estimate 31 Deputy Dept. Head - Estimate

16 87 Project Development Construction Engineering Legal Product Quality Customer Service & Customer Care Peralatan 32 Estimate Manager 33 Estimate Officer (Job Captain) 34 Estimator (Estimator - 1) 35 Junior Estimator (Estimator - 2) 36 Operator 37 Administrasi Estimate 38 Dept. Head - Project Development 39 Project Design Manager (PD Coordinator) 40 Design Engineer (Project Design Officer) 41 Junior Design Engineer 42 Drafter - PD 43 Dept. Head - Cons. Engineering & R&D 44 Construction Engineer & R&D Manager 45 M/E Manager 46 CE & R&D (Junior Construction Engineer) 47 M/E Engineer 48 Technical Staff 49 Time Controller 50 Drafter - CE 51 Dept. Head - Legal 52 Legal Manager 53 Legal Officer 54 Dept. Head - Product Quality 55 Inspector - S/A 56 Inspector - M/E 57 Administrasi 58 Dept. Head - CS & CC 59 CS Project Coordinator (Manager) 60 CS Project Officer 61 CS/CC Officer 62 Dept. Head - Equipment 63 Equipment Commercial Manager (Purchasing Manager) Maintenance&Operation Mgr(Maintenance & Operational 64 Mgr) 65 Equipment Finance Manager (Finance & Admin' Mgr) 66 Workshop Manager (Workshop & Plant Mgr) 67 Measurement Eqp. Spv (SH - Measurement Eqp) 68 Heavy Eqp. Spv (SH - Heavy Equipment)

17 88 SHE (K3L) Umum Logistik Personalia Property & Rumah Tangga 69 Scaffolding Spv (SH - Scaffolding) 70 Spare Parts Spv (Supervisor - Spare Parts WH) 71 Vehicle Spv (SH-Vehicle) 72 Chief Security 73 Mekanik TPOP 74 Mekanik E,U,ENG 75 Operator Alat 76 Driver 77 Driver WS Administrasi KP-Commercial (Staff Administrasi - Kt. 78 Pusat) 79 Administrasi KP-Finance (Staff Administrasi - Kt. Pusat) 80 Administrasi WS (Staff Administrasi - Workshop) 81 Security 82 Asisten Mekanik 83 Dept. Head - SHE / K3L 84 SHE Coordinator 85 Dept. Head - GA 86 Deputy Dept. Head - GA 87 GA Supervisor (Pengendali Dokumen) 88 Administrasi GA 89 Kurir 90 Dept. Head - Logistik 91 Purchasing Manager 92 Material Purchasing Officer 93 Product Information & Vendor Analyst 94 Purchasing Officer 95 Asisten Purchaser 96 Asisten Material Purchasing Officer 97 Administrasi Kontrak (Staff Administrasi - Kontrak) 98 Administrasi PO & Ekspedisi (Staff Administrasi - PO) 99 Dept. Head - Personalia 100 Recruitment Officer 101 Personnel Officer 102 Industrial Relation & Regulation Officer 103 Administrasi Personalia (Staff Adm-Personalia) 104 Dept. Head - Property & Building Management 105 Building Manager 106 Accounting Officer

18 89 HRD Accounting Cash Operation Project Control 107 Ka M/E Gedung (Chief M&E) 108 Shift leader M/E 109 Supervisor Sipil (Chief Civil) 110 Ka Security Gedung (Chief Security) 111 Shift leader Security 112 Sie house Keeping 113 Teknisi - M/E 114 Teknisi - Sipil 115 Administrasi Property (Staff Administrasi) 116 Security / Anggota Satpam Property 117 Kasir Parkir & Car Call 118 Driver Direksi 119 Sekretaris Direksi 120 Operator Telepon 121 Operator Foto Copy 122 Security / Anggota Satpam Rumah Tangga 123 Office Boy (RT) 124 Office Boy (Prop) 125 Dept. Head - HRD 126 HRD Officer (Performance Management Officer) 127 Training Officer 128 Administrasi HRD (Staff Administrasi - HRD) 129 Dept. Head - Accounting 130 Accounting Officer (GL, A/R 1, F/A) (Acc Spv 1) 131 Accounting Officer (A/P, Tax) (Acc Spv 1) 132 Accounting Officer (Cash Bank, A/R 2) (Acc Spv 1) 133 Accounting Supervisor (Cash Bank) (Acc Spv 2) 134 Administrasi 135 Dept. Head - Cash Operation 136 CO Officer-Payroll,anak perusahaan, kas valas 137 CO Officer-Kas & Bank ( CO Officer 1) 138 CO Supervisor-AP (Kas Proyek) 139 CO Supervisor-Kas Kecil&Kasir Pusat (Officer 2) 140 CO Supervisor-AR 141 Administrasi AP (AP Administrator) 142 Administrasi AR/Kas Proyek (AR Administrator) 143 Dept. Head - Project Control 144 PC Manager (Coordinator) 145 Project Control Officer 146 Project A/R Officer

19 90 Information Technology Investor Relation 147 Administrasi PC (Staff Administrasi) 148 Dept. Head - IT 149 IT Infrastructure Officer 150 IT System Analyst Officer 151 IT Technical Engineer 152 IT Programmer Analyst 153 Junior IT Technical Engineer 154 IT Junior Programmer 155 Administration/Hardware Support 156 Dept. Head - Investor Relation 157 Investor Relation Officer Business Development 158 Dept. Head - Bussiness Development 159 Management Representative MR 160 Quality Assurance Manager 161 Administrasi Corporate Secretary 162 Corporate Secretary Internal Audit 163 Dept. Head - Internal Audit 164 Internal Auditor 3.8 Permasalahan yang Dihadapi Masih seringnya terjadi kehilangan data pelamar karena data pelamar yang masuk cukup banyak dan masih belum disimpan secara permanen, kehilangan terutama pada CV pelamar masih sangat sering terjadi. Kesulitan dalam mencari data yang dibutuhkan perusahaan, untuk membuat laporan. Masih memungkinkan pelamar mengirim 2 atau lebih CV ke PT.Total

20 91 Proses permintaan data bagian masih berjalan lama, karena masih belum terintegrasinya sistem database pada setiap bagian. Karena proses perekrutan yang masih paper based jadi penerimaan CV karyawan masih terbatas di wilayah Jakarta dan sekitarnya saja. 3.9 Usulan Pemecahan Masalah Pembuatan sistem basis data terintegrasi untuk melakukan proses perekrutan agar berjalan lebih baik dengan bisa meminimalkan kehilangan dan redudansi data Pada bagian back office atau internal perusahaan, akan dibuat satu sistem penyeleksian Penerapan sistem basis data pada proses penyaringan dan penempatan karyawan yang diharapkan meminimalisasi penggunaan kertas Pengintegrasian data untuk memudahkan proses aliran data Pembuatan aplikasi berbasis web sehingga memungkinkan adanya pelamar dari daerah lain, baik dalam negeri maupun luar negeri.