[ANRI] Cara Membuat FONDS Cara membuat FOND di SIKN

Transkripsi

1 [ANRI] Cara Membuat FONDS Cara membuat FOND di SIKN Saya melakukan Bimtek/Magang di Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan ANRI Jakarta selama 2 hari yaitu hari senin-selasa pada tanggal November 2014 yang baru lalu. Saya dibimbing oleh Zahrudin. page 1 / 14

2 Disini saya mempelajari cara membuat FOND di SIKN ( Cara membuat FOND di SIKN adalah sebagai berikut: 1. Persiapkan struktur organisasi tempat kita bekerja [caption id="attachment_21812" align="aligncenter" width="584"] Struktur Organisasi IPB[/caption] 2. Buka BackEnd 3. Masuk sebagai Admin Simpul Jaringan SIKN JIKN 4. Klik Tab Unit Organisasi/buat Nama Unit Alamat Unit Jenis Unit dan Tindakan sesuai struktur organisasi yang kita punyai Note: Karena di struktur organisasi IPB yang tertinggi adalah Majelis Wali Amanat (bukan Rektor), maka kita buat yang pertama adalah Majelis Wali Amanat. Setelah itu baru lah dibuat nama unit Rektorat dst, buatlah jenis unit nya Non Kearsipan page 2 / 14

3 5. Settingan yang beda ada di Unit Arsip IPB page 3 / 14

4 Perhatikan:: Nama Unit: Unit Arsip, Jenis Unitnya kita pilih Kearsipan (gambar keranjang kuning) Nama Unit: Bidang Akuisisi, Jenis Unitnya kita pilih Akuisisi (gambar orang sepasang) Ini artinya unit ini hanya mengelola arsip statis Nama Unit: Layanan, Jenis Unitnya kita pilih Non Kearsipan (gambar sepasang dokumen) Ini artinya unit ini bisa mengelola semua arsip yang ada di IPB Jenis Unit Akuisisi dan Kearsipan tidak usah dipilih, abaikan saja page 4 / 14

5 page 5 / 14

6 page 6 / 14

7 6. Keluar dari SIKN lalu masuk lagi sebagai Petugas Editor SIKN JIKN (Untuk membuat/mengedit FOND bisa dilakuan oleh semua pengguna SIKN) 7. Maka akan terlihat tampilan seperti ini: page 7 / 14

8 8. Klik Tab Arsip Statis/FONDS 9. Maka akan terbuka tampilan seperti ini: 10. Pembuatan Fond ini disesuaikan dengan Struktur Organisasi terpusat di Rektorat Fond nya: Rektorat 11. Sub Fond nya adalah unit yang paling dekat ke Rektorat, yaitu: 1. Majelis Wali Amanat 2. Pimpinan Institut 2. Sekretaris Institut 3. Pelaksana Akademis 4. Penunjang page 8 / 14

9 12. Sub Fond nya adalah unit yang paling dekat ke Rektorat, yaitu: 1. Majelis Wali Amanat 2. Pimpinan Institut 2. Sekretaris Institut 3. Pelaksana Akademis 4. Penunjang 13. Sub Series dari Fakultas Pertannian: 1. Departemen Budidaya Pertanian 2. Departemen Ilmu Tanah 3. dst Note: Untuk membuat/ mengedit bisa dilakukan oleh semua pengguna tapi unuk pindah fond haruslah selalu login memakai user dan password sebagai Petugas Editor 14. Keluar dari SIKN lalu masuk lagi sebagai Petugas Entry SIKN JIKN 15. Lalu pilih page 9 / 14

10 16. Untuk cara pengisian Arsip statis untuk lebih jelasnya bisa melihat gambar dibawah ini: page 10 / 14

11 page 11 / 14

12 17. Maka sekarang dalam peng entry an Arsip Statis sudah dapat diilih sendiri FOND nya sesuai dengan yang pernah kita buat page 12 / 14

13 18. Sebaiknya pengisian nama berkas atau nama file menggunakan huruf besar semua 19. Sekarang kita sudah bisa membuat Nama Fonds dan Elemen Fonds dengan cara memilihnya 20. Pemilihan nama Fonds dan Elemen Fonds disesuaikan dengan unit kerja pencipta arsip yang menyimpan arsip asli nya 21. Selesai. Pengertian Jenis-jenis Unit di SIKN adalah sebagai berikut: page 13 / 14

14 1. Non Kearsipan adalah unit pengolah yang hanya menciptakan arsip, tidak mengelola arsip 2. Kearsipan adalah unit yang menciptakan arsip dan sekaligus mengelola arsip untuk seluruh unit kerja yang ada di suatu organisasi 3. Akuisisi adalah unit yang mengelola hanya arsip statis 4. Akusisi dan Kearsipan ini pengecualian, sebaiknya tidak di pilih Copyright Anita Handayani( page 14 / 14