Cara Entry Berkas Arsip ke Aplikasi SIKD

Transkripsi

1 Cara Entry Berkas Arsip ke Aplikasi SIKD Cara Entry Berkas ke Aplikasi SIKD (= Cara Penggunaan Aplikasi SIKD) [caption id="attachment_246" align="alignnone" width="600"] Saya melakukan Bimtek/Magang di Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta pada hari Jum'at pagi tanggal November 2014 yang baru lalu. Yang menjelaskan tentang Cara Install dan Entry Berkas ke SIKD, bernama Miki dan Harun yaitu prakom yang sehari-harinya bertugas di Central File Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta Gedung C Lantai 6. page 1 / 28

2 Cara Entry Berkas ke SIKD: 1. Siapkan surat yang mau disimpan di dalam SIKD (yang mau di upload) Contoh: Surat masuk tentang "Pemanggilan Peserta Diklat Pengelola Arsip Aktif". [caption id="attachment_247" align="alignnone" width="576"] page 2 / 28

3 page 3 / 28

4 [caption id="attachment_248" align="alignnone" width="576"] page 4 / 28

5 page 5 / 28

6 2. Siapkan file pdf berkas/dokumen/surat, contoh: Contoh Berkas Surat Masuk (Arsip Aktif).pdf 3. Login sebagai Pengguna, yaitu Unit Kearsipan Login Pengguna: uuh Kata Sandi: 123 Note: Entry berkas tidak bisa dikerjakan oleh Admin Entry berkas hanya bisa dilakukan oleh Arsiparis di Unit Kearsipan [caption id="attachment_246" align="alignnone" width="600"] page 6 / 28

7 Note: Petugas Entry adalah arsiparis yang menerima pertama kali surat itu masuk ke Unit Kerja 4. Maka akan terbuka tampilan seperti ini, dalam contoh ini arsiparis yang bertugas menerima surat masuk adalah Siti Juhroh: [caption id="attachment_250" align="alignnone" width="600"] page 7 / 28

8 5. Klik Tab Registrasi Naskah/Registrasi Naskah Masuk [caption id="attachment_251" align="alignnone" width="600"] 6. Isikan datanya [caption id="attachment_252" align="alignnone" width="600"] page 8 / 28

9 page 9 / 28

10 Note: icon kaca pembesar yang ada di samping kotak entry berguna untuk mencari 7. Klik Proses Selanjutnya 8. Maka akan terbuka tampilan seperti ini: [caption id="attachment_253" align="alignnone" width="600"] 9. Klik Browse, ambil file digitalnya [caption id="attachment_254" align="alignnone" width="600"] page 10 / 28

11 10. Klik Upload 11. Maka akan muncul tampilan seperti ini: [caption id="attachment_255" align="alignnone" width="600"] page 11 / 28

12 12. Klik Kirim 13. Maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini yang menandakan proses pengiriman sudah berhasil [caption id="attachment_256" align="alignnone" width="270"] 14. Klik OK 15. Maka akan muncul tampilan seperti ini: page 12 / 28

13 [caption id="attachment_257" align="alignnone" width="600"] 16. Lalu klik "Log Naskah Keluar" 17. Maka akan muncul tampilan seperti ini: [caption id="attachment_258" align="alignnone" width="600"] page 13 / 28

14 Cek lagi apakah ada kesalahan ketika proses entry, jika memang ada yang salah bisa dihapus dengan cara klik bulatan merah yang ada disamping tulisan hapus lalu buat lagi dari awal 18. Siiip... sampai sini tugas arsiparis penerima naskah sudah selesai, sekarang klik Keluar/Lalu masuk lagi sebagai penerima surat yaitu B. Mustafa Kepala Unit Arsip 19. Login sebagai Penerima Surat yaitu Kepala Unit Arsip Drs. B. Mustafa, M.Lib page 14 / 28

15 [caption id="attachment_259" align="alignnone" width="600"] 20. Klik Masuk 21. Maka akan muncul tampilan notifikasi bahwa ada surat masuk kedap kedip, seperti ini: [caption id="attachment_260" align="alignnone" width="600"] page 15 / 28

16 22. Klik Surat Masuk 23. Maka akan muncul tampilan seperti ini: [caption id="attachment_261" align="alignnone" width="600"] page 16 / 28

17 Perhatikan: Tulisannya berwarna background hijau artinya belum dibuka dan belum diberkaskan 24. Beri centang surat yang mau dibuka lalu enter 25. Maka akan muncul tampilan seperti ini: [caption id="attachment_262" align="alignnone" width="600"] page 17 / 28

18 26. Untuk memberkaskan maka klik Tab Berkaskan yang ada diujung kanan atas 27. Maka akan terbuka tampilan seperti ini: page 18 / 28

19 [caption id="attachment_263" align="alignnone" width="600"] 28. Klik Keranjang kuning 29. Maka akan terbuka tampilan seperti ini: [caption id="attachment_264" align="alignnone" width="563"] page 19 / 28

20 30. Isi datanya: (Yang memberkaskan haruslah pejabat di unit kerja) page 20 / 28

21 page 21 / 28

22 31. Klik Simpan 32. Maka akan terbuka tampilan seperti ini, artinya proses memberkaskan sudah berhasil dibuat 33. Klik OK 34. Maka muncul tampilan seperti ini: 35. Klik Berkaskan 36. Maka akan muncul tampilan seperti ini page 22 / 28

23 Perhatikan: Sekarang sudah tidak ada lagi tulisan berwarna merah yang berisi perintah buat memberkaskan arsip 37. Klik Tutup Berkas yang ada gambar gembognya 38. Maka akan muncul tampilan seperti ini: page 23 / 28

24 39. Klik Proses Tutup Berkas 40. Maka akan muncul tampilan seperti ini: 41. Klik OK 42. Maka akan muncul tampilan seperti ini, yang menyatakan Berkas sudah berhasil ditutup, maka setelah tutp berkas lah bari proses retensi arsipnya berjalan: page 24 / 28

25 43. Klik Ok lagi 44. Maka akan muncul tampilan seperti ini: page 25 / 28

26 45. Klik Berkas 46. Maka akan muncul tampilan seperti ini: page 26 / 28

27 page 27 / 28

28 47. Perhatikan, icon nya sudah berubah, dari yang tadinya gambar koper berwarna coklat telah berubah menjadi gambar gembog berwarna kuning.setelah berkas di tutup tidak bisa di edit lagi (icon edit sudah tidak ada) 48. Selesai. page 28 / 28