USER MANUAL ORGANIZATIONAL STRUCTURE MANAGEMENT APPLICATION

Transkripsi

1 USER MANUAL ORGANIZATIONAL STRUCTURE MANAGEMENT APPLICATION Panduan Penggunaan Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi Versi 1.0 (28 Oktober 2013)

2 DAFTAR ISI Daftar Gambar...3 Daftar Tabel...3 Navigasi Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi...4 Login...6 Lihat Struktur Organisasi...8 Tambah Item...9 Lihat Pegawai...11 Ubah Item...12 Non-Aktifkan/ Hapus Item...13 Posisi Struktur Organisasi...15 Tambah Item...16 Ubah Item...17 Non-Aktifkan/ Hapus Item...18 History Struktur Organisasi

3 DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Tampilan Umum Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi...4 Gambar 2 Tampilan Halaman Depan i-gracias...6 Gambar 3 Tampilan Halaman Posisi/ Jabatan Struktur Organisasi...15 DAFTAR TABEL Tabel 1 Navigasi Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi...5 3

4 NAVIGASI APLIKASI MANAJEMEN STRUKTUR ORGANISASI Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi adalah salah satu aplikasi dalam Sistem Kepegawaian yang dibuat oleh Sistem Informasi (Sisfo) IT Telkom untuk bagian Sumber Daya Manusia (SDM) yang dapat membantu bagian tersebut untuk mengelola struktur organisasi pegawai serta memudahkan dalam menyediakan laporan dalam kurun waktu tertentu. Pengguna dari aplikasi ini adalah admin dari bagian SDM. Navigasi Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi secara umum adalah sebagai berikut : Gambar 1 Tampilan Umum Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi 4

5 Tabel 1 Navigasi Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi Nomor Nama Keterangan 1 Tambah Item Untuk menambah data yang dibutuhkan 2 Show by Entry Untuk menampilkan jumlah data berdasarkan jumlah entry yang dipilih 3 Keterangan Data Showing 1 to 20 of 67 entries berarti menampilkan data ke-1 sampai data ke-20 dari 67 data yang ada 4 Lihat History Untuk melihat riwayat yang dibutuhkan 5 Search Untuk mencari data yang dibutuhkan 6 Aksi View Person : Untuk melihat data yang dipilih Edit Person Delete Person : Untuk mengubah data yang dipilih : Untuk menghapus/menonaktifkan data yang dipilih 7 Next/ Prev Page Untuk pindah ke halaman pertama, halaman berikutnya, halaman sebelumnya, atau halaman terakhir 5

6 LOGIN Pengaksesan Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi memerlukan autentifikasi atau pengecekan hak akses user. Pengecekan privilege user dilakukan di halaman login, seperti gambar di bawah ini. URL Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi yaitu di (i-gracias) Gambar 2 Tampilan Halaman Depan i-gracias 6

7 Langkah-langkah untuk melakukan autentifikasi atau pengecekan hak akses user pada Aplikasi Manajemen Struktur Organisasi adalah sebagai berikut : 1. Buka i-gracias pada URL 2. Masukkan username dan password pada kotak isian masing-masing, sesuai dengan username dan password yang telah terdaftar sesuai dengan user dalam user group. Kolom isian username dan password untuk keperluan log in ke dalam aplikasi 3. Klik tombol Login. Setelah login berhasil, maka akan muncul tampilan beranda dan terdapat menu untuk mengelola data struktur organisasi, seperti gambar berikut ini : 7

8 LIHAT STRUKTUR ORGANISASI Lihat Struktur Organisasi adalah menu untuk mengelola mengelola struktur organisasi institusi. Pada menu ini disediakan beberapa fitur, diantaranya adalah menambah item dalam struktur organisasi, mengedit data item, dan menghapus item. Informasi tabel tampilan menu Struktur Organisasi adalah sebagai berikut : Nama Struktur : Nama struktur dari sebuah organisasi Tingkat : Tingkat sebuah struktur Atasan : Atasan dari struktur tersebut Surat Keputusan : Nomor surat keputusan untuk jabatan struktur tersebut Aksi : Untuk melihat data sebuah struktur, mengedit data tersebut, atau menghapus data tersebut 8

9 TAMBAH ITEM Tambah Item adalah sebuah fitur pada menu Struktur Organisasi. Fitur ini digunakan untuk menambah item atau struktur baru pada organisasi. Setelah menekan tombol Tambah Item, maka akan muncul form untuk diisi seperti di bawah ini : Nama struktur yang dimasukkan Deskripsi struktur SK yang berl aku Atasan dari item yang ditambahkan Tingkat jabatan struktur Tanggal mulai aktif Item sebelumnya yang me-refer pada item yang ditambahkan Urutan item ybs pada SOTK (horisontal) Alamat URL Twitter milik item ybs Alamat situs eksternal milik item ybs Tingkatan item ybs pada SOTK (vertikal) Alamat URL Facebook milik item ybs Alamat situs internal milik item ybs 9

10 Setelah selesai mengisi semua field yang tersedia, tekan tombol Tambah untuk memasukkan data ke dalam database. CATATAN untuk Penambahan Surat Keputusan Klik New, jika SK belum tersedia/ diinputkan sebelumnya ke dalam sistem 10

11 LIHAT PEGAWAI Lihat Pegawai adalah salah satu aksi yang dapat dilakukan pada menu Struktur Organisasi. Aksi ini dilakukan untuk melihat data seorang pegawai yang terdapat dalam struktur. Terdapat 2 cara untuk melakukan aksi View Person, yaitu : 1. Arahkan kursor ke gambar struktur organisasi dan pilih struktur yang akan dilihat. Setelah itu, pilih gambar ( ) 2. Pilih gambar ( ) pada tabel struktur organisasi Setelah itu, akan muncul data dari orang yang dipilih tersebut. 11

12 UBAH ITEM Edit Item adalah salah satu aksi yang dapat dilakukan pada menu Struktur Organisasi. Aksi ini dilakukan untuk mengubah data suatu struktur yang terdapat dalam struktur organisasi, yaitu : 1. Arahkan kursor ke gambar struktur organisasi dan pilih struktur yang akan diubah. Setelah itu, pilih gambar ( ) 2. Setelah itu, akan muncul data dari item yang dipilih tersebut. 12

13 Langkah yang perlu dilakukan adalah : 1. Ubah bagian yang perlu diubah dan isi bagian yang harus diisi (contoh : Nama struktur) 2. Setelah selesai mengedit, klik tombol Edit agar menyimpan data yang telah diubah ke dalam database NON-AKTIFKAN/ HAPUS ITEM Non-Aktikan/ Hapus Item adalah salah satu aksi yang dapat dilakukan pada sub-menu Lihat Struktur Organisasi. Aksi ini dilakukan untuk menonaktifkan seorang pegawai yang terdapat dalam struktur, tetapi datanya tetap terdapat dalam database. Terdapat 2 cara untuk melakukan aksi Hapus Item, yaitu : 1. Arahkan kursor ke gambar struktur organisasi dan pilih struktur yang akan di-nonaktif-kan. Setelah itu, pilih gambar ( ) 2. Pilih gambar ( ) pada tabel struktur organisasi. 13

14 Setelah itu, akan muncul form untuk menonaktifkan atau menghapus item tersebut. Untuk melakukan nonaktifasi item, Isikan tanggal akhir dan alasan item tersebut di-nonaktifkan, serta surat keputusan untuk menonaktifkan item tersebut. Lalu tekan tombol Non-Aktifkan Item. Untuk menghapus item karena alasan tertentu yang tidak historikal (misalnya: kesalahan input), klik tombol Hapus Item untuk menghapus item yang bersangkutan tanpa mengisikan detil isian yang tersedia pada formulir. Klik Hapus Item untuk menghapus item (non-historikal) Klik Non-Aktifkan Item untuk menghapus item (nonhistorikal) 14

15 POSISI STRUKTUR ORGANISASI Posisi Struktur Organisasi adalah sebuah sub-menu dari Struktur Organisasi, dimana menu ini adalah menu untuk melihat daftar posisi/ jabatan struktural dari struktur organisasi. Berikut adalah tampilan dari sub-menu Posisi Struktur Organisasi : Jabatan : Nama jabatan struktural dari sebuah organisasi Tipe : Tipe jabatan struktural (Akademik/Non Akademik) Atasan : Atasan dari jabatan struktural tersebut Satuan : Unit/ bagian tempat jabatan struktural tersebut berada Surat Keputusan : Nomor surat keputusan untuk jabatan struktural tersebut Aksi : Untuk melihat data sebuah struktur, mengedit data tersebut, atau menghapus data tersebut Gambar 3 Tampilan Halaman Posisi/ Jabatan Struktur Organisasi 15

16 TAMBAH ITEM Tambah Item adalah sebuah fitur pada sub-menu Posisi Struktur Organisasi. Fitur ini digunakan untuk menambah item atau jabatan struktural baru pada organisasi. Setelah menekan tombol Tambah Item, maka akan muncul form untuk diisi seper ti di bawah ini: Nama jabatan y ang dimasukkan Spesifikasi dari jabatan yang dimasukkan Tipe jabatan yang dimasukkan Nama bagian/ unit dari jabatan Tanggal aktif dari jabatan ybs Status aktif dari jabatan ybs Surat Keputusan (SK) dari jabatan ybs Nama jabatan sebelumnya yang digantikan oleh jabatan ybs Grup/ pengelompokan tipe jabatan ybs Deskripsi dari jabatan yang dimasukkan Atasan dari jabatan ybs Setelah selesai, klik tombol Tambah untuk menyimpan data jabatan struktural baru ke dalam sistem 16

17 UBAH ITEM Edit Item adalah salah satu aksi yang dapat dilakukan pada menu Struktur Organisasi. Aksi ini dilakukan u ntuk mengubah data suatu jabatan struktural yang terdapat dalam struktur. 1. Klik tombol Ubah Item ( ) pada kolom aksi di baris dari item yang akan di-non-aktifkan atau dihapus. 2. Setelah itu, akan muncul form untuk mengubah data posisi struktural yang berisi informasi terkait posisi tersebut. 3. Klik tombol Ubah untuk menyimpan perubahan. 17

18 NON-AKTIFKAN/ HAPUS ITEM Non-Aktikan/ Hapus Item adalah salah satu aksi yang dapat dilakukan pada sub-menu Posisi Struktur Organisasi. Aksi ini dilakukan untuk menonaktifkan seorang pegawai yang terdapat dalam struktur, tetapi datanya tetap terdapat dalam database. 1. Klik tombol Non-Aktif/ Hapus Item ( ) pada kolom aksi di baris dari item yang akan di-non-aktifkan atau dihapus. 2. Setelah itu, akan muncul form untuk menonaktifkan atau menghapus item tersebut. 3. Untuk melakukan nonaktifasi item, Isikan tanggal akhir dan alasan item tersebut di-nonaktifkan, serta surat keputusan untuk menonaktifkan item tersebut. Lalu tekan tombol Non-Aktifkan Item. Untuk menghapus item karena alasan tertentu yang tidak historikal (misalnya: kesalahan input), klik tombol Hapus Item untuk menghapus item yang bersangkutan tanpa mengisikan detil isian yang tersedia pada formulir. Klik Non-Aktifkan Item untuk menghapus item (nonhistorikal) Klik Hapus Item untuk menghapus item (non-historikal) 18

19 HISTORY STRUKTUR ORGANISASI History Struktur Organisasi adalah sebuah sub-menu dari Struktur Organisasi, dimana menu ini adalah menu untuk melihat riwayat dari struktur organisasi dalam bentuk timeline. Berikut adalah tampilan dari sub-menu History Struktur Organisasi : Tombol Edit Detil Info Surat Keputusan (SK) Tombol View dan/ atau Edit Berkas Surat Keputusan (SK) 19