Pembuatan Keputusan PENGENALAN HASIL PEMBELAJARAN

Transkripsi

1 Topik 3 Pembuatan Keputusan HASIL PEMBELAJARAN Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat: 1. Mengenal pasti jenis-jenis persekitaran untuk pembuatan keputusan; 2. Membincangkan proses-proses yang terlibat dalam membuat keputusan yang rasional; 3. Menerangkan batasan-batasan dalam membuat keputusan rasional; 4. Menyatakan kaedah-kaedah penambahbaikan pembuatan keputusan; 5. Mengkaji kaedah-kaedah dalam pembuatan keputusan secara berkumpulan; dan 6. Menilai kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan pembuatan keputusan secara berkumpulan. PENGENALAN Salah satu tugas penting bagi seorang pengurus adalah sebagai pembuat keputusan. Pembuatan keputusan ditakrifkan sebagai satu proses mengenal pasti masalah, memberi penyelesaian alternatif, memilih penyelesaian terbaik yang sedia ada dan melaksanakannya. Dalam erti kata lain, ia adalah satu proses memilih suatu penyelesaian daripada beberapa alternatif yang sedia ada. Dalam membincangkan pembuatan keputusan, konsep penting lain yang perlu diambil kira adalah pembuatan keputusan yang rasional. Membuat keputusan secara rasional merujuk kepada pembuatan keputusan berdasarkan fakta, pendapat dan sebab-sebab munasabah. Pada amnya, keputusan yang dibuat

2 42 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN berdasarkan fakta dan pendapat adalah merupakan keputusan yang terbaik. Namun begitu, tidak semua pembuat keputusan dapat membuat keputusan yang rasional. Ini adalah disebabkan oleh batasan-batasan yang wujud dalam persekitaran atau dalam diri pembuat keputusan itu sendiri. Dalam topik ini, perkataan pembuat keputusan dan pengurus akan digunakan secara silih berganti. Ini kerana dalam konteks sesebuah organisasi, pengurus adalah orang yang bertanggungjawab membuat keputusan. Oleh itu, sama ada istilah pengurus atau pembuat keputusan digunakan, ia merujuk kepada individu yang sama iaitu orang yang membuat keputusan. 3.1 PERSEKITARAN PEMBUATAN KEPUTUSAN SEMAK KENDIRI 3.1 Tahukah anda faktor-faktor penentu dalam pembuatan keputusan? Sesuatu keputusan yang baik bukan sahaja dipengaruhi oleh pengalaman, kecekapan dan kemahiran pembuat keputusan tersebut tetapi juga kecukupan dan kesahihan maklumat yang diperoleh yang berkaitan dengan persekitaran perniagaan (Abu Mansor et al, 1999). Maklumat yang disebut di sini merujuk kepada maklumat yang dapat membantu kita dalam membuat ramalan tentang keadaan-keadaan yang akan berlaku pada masa hadapan. Sebagai contoh, mungkinkah kita boleh meramal dengan tepat tindakan pesaing-pesaing pada masa hadapan atau kadar faedah bagi tahun depan atau perubahan-perubahan dalam undang-undang yang mungkin berlaku pada masa hadapan dan sebagainya? Sekiranya kita boleh mendapat maklumat yang mencukupi, ia akan menjadi lebih mudah bagi kita untuk meramal situasi yang mungkin berlaku pada masa hadapan. Selepas itu, proses pembuatan keputusan akan menjadikan mudah dan tepat. Secara amnya, terdapat tiga keadaan maklumat dalam proses pembuatan keputusan: sama ada maklumat yang diperoleh itu adalah lengkap, tidak lengkap atau tidak mempunyai maklumat langsung. Sehubungan dengan ini, ia akan mewujudkan tiga persekitaran atau keadaan pembuatan keputusan seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 3.1.

3 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 43 Rajah 3.1: Persekitaran pembuatan keputusan Pembuatan Keputusan dalam Keadaan Kepastian Dalam keadaan ini, pembuat keputusan mendapat maklumat yang lengkap untuk memudahkannya membuat keputusan. Beliau mampu meramalkan dengan pasti situasi-situasi yang akan berlaku pada masa hadapan. Dengan mengetahui apa yang akan terjadi pada masa hadapan, keputusan yang dihasilkan oleh setiap keputusan alternatif akan dapat ditentukan atau diketahui dengan pasti. Alternatif yang menghasilkan keputusan yang terbaik akan dipilih dan dilaksanakan. Contoh pembuatan keputusan dalam keadaan kepastian boleh dilihat dalam situasi berikut: Katakan anda telah ditawarkan dua pelaburan alternatif Pelaburan A dan Pelaburan B. Pelaburan A memberi pulangan sebanyak lima peratus dalam tempoh dua tahun, manakala Pelaburan B memberi pulangan sebanyak enam peratus juga dalam tempoh dua tahun. Anda mempunyai maklumat yang mencukupi berkaitan dengan pelaburan-pelaburan ini. Anda mampu untuk mengetahui jenis pelaburan, tempoh pelaburan dan kadar pulangannya. Daripada maklumat yang lengkap ini, anda dapat mengetahui pulangan hasil daripada setiap pelaburan yang dibuat. Pembuat keputusan yang rasional semestinya memilih pelaburan alternatif yang memberikan pulangan paling tinggi, iaitu Pelaburan B Pembuatan Keputusan dalam Keadaan Ketidakpastian Dalam situasi ini, pembuat keputusan tidak mempunyai sebarang maklumat yang dapat membantu dalam pembuatan keputusannya. Oleh itu, beliau tidak dapat mengetahui dengan pasti peristiwa yang akan berlaku pada masa hadapan dan juga tidak dapat meramal hasil daripada setiap keputusan alternatif yang dibuat. Dengan itu, pembuat keputusan terpaksa menggunakan segala pengalaman dan budi bicaranya dalam membuat sesuatu keputusan.

4 44 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN Apabila membuat keputusan dalam keadaan ketidakpastian, pembuat keputusan perlulah mempunyai kecenderungan yang tinggi terhadap risiko. Kecenderungan risiko merujuk kepada kecenderungan seseorang untuk mengambil atau mengelak risiko. Individu yang mempunyai kecenderungan yang tinggi terhadap risiko akan berani mengambil risiko dalam sebarang keputusan yang dibuat. Memandangkan tiada maklumat yang diperoleh bagi membantu pembuatan keputusan, maka adalah penting bagi pembuat keputusan yang beroperasi dalam keadaan ini mempunyai kecenderungan yang lebih tinggi terhadap risiko. Contoh berikut menjelaskan pembuatan keputusan dalam keadaan ketidakpastian: Syarikat ABC telah lama menjalankan perniagaan perabot rotan di kawasan Bandar Banjau. Kini, Syarikat ABC memutuskan untuk memperkenalkan satu produk baru ke pasarannya, iaitu, barang perhiasan yang diperbuat daripada seramik. Oleh kerana perhiasan seramik ini adalah sesuatu yang baru kepada penduduk Bandar Banjau dan tiada peniaga sebelum ini yang pernah menjual produk tersebut, Syarikat ABC tidak dapat meramal sambutan pengguna terhadap produk tersebut. Ini adalah kerana tidak ada data sebelumnya yang boleh digunakan sebagai panduan. Adakah penduduk Bandar Banjau akan berminat dengan produk seramik yang dipasarkan? Memandangkan reaksi pengguna tidak dapat diramal maka kesan setiap keputusan alternatif juga tidak dapat diramal. Dalam kes ini, keputusan alternatif yang boleh dipertimbangkan adalah daripada aspek menetapkan harga jualan. Adakah perhiasan seramik tersebut dijual pada harga RM10, RM7 atau RM5? Memandangkan tiada maklumat yang boleh digunakan sebagai panduan, maka pada kebiasaannya, keputusan yang akan diambil bergantung kepada budi bicara pembuat keputusan itu sendiri Pembuatan Keputusan dalam Keadaan Berisiko AKTIVITI 3.1 Jika anda seorang pengurus, apakah faktor-faktor yang membolehkan anda membuat keputusan yang berisiko? Bincangkan jawapan anda dengan rakan-rakan sekelas.

5 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 45 Kebanyakan pengurus atau pembuat keputusan sebenarnya beroperasi dalam keadaan seperti ini. Mereka mempunyai maklumat, namun maklumat tersebut adalah tidak lengkap. Oleh itu, mereka tidak begitu pasti keadaan yang akan berlaku pada masa hadapan. Maklumat yang minimum hanya akan memberikan sedikit petunjuk dalam meramalkan apa yang akan berlaku. Sama ada keadaan itu benar-benar akan berlaku atau sebaliknya, tidak dapat dipastikan. Biasanya, sesuatu keadaan itu hanya boleh diandaikan berlaku berdasarkan maklumat yang diperoleh dan peratusan kebarangkalian yang ia akan berlaku. Sebagai contoh, daripada penyata jualan bulanan, didapati jumlah jualan telah meningkat setiap bulan. Oleh itu, anda boleh mengandaikan yang syarikat tersebut akan memperoleh keuntungan bersih pada tahun ini selepas mengalami kerugian pada tahun lepas. Tanpa mendapatkan maklumat lain seperti kos operasi, perubahan cita rasa di kalangan pengguna dan faedah pinjaman, anda hanya boleh mengandaikan yang syarikat tersebut akan memperoleh keuntungan berdasarkan arah aliran jualan untuk beberapa bulan yang lalu. Maka, anda mengatakan kebarangkalian syarikat akan mendapat untung adalah 60 peratus, dan kebarangkalian syarikat akan rugi adalah 40 peratus. Dengan ini, anda membuat keputusan untuk meningkatkan pelaburan. Di sini, anda telah membuat keputusan dalam keadaan yang berisiko iaitu tidak diketahui sama ada syarikat benar-benar akan untung atau sebaliknya. SEMAK KENDIRI 3.2 Apakah langkah-langkah yang anda rasa perlu bagi seseorang pengurus dalam membuat keputusan? LATIHAN 3.1 Bincangkan tiga persekitaran pembuatan keputusan yang berbeza yang dihadapi oleh pengurus-pengurus.

6 46 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 3.2 PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN YANG RASIONAL Walaupun membuat sesuatu keputusan kelihatan mudah, namun, bagi memastikan keputusan yang dibuat adalah yang terbaik, ia mestilah rasional. Ini bermakna keputusan tersebut mestilah berdasarkan fakta, pendapat dan sebabsebab yang munasabah. Penilaian yang sistematik harus dibuat dalam keseluruhan proses membuat keputusan. Ringkasnya, membuat keputusan yang rasional boleh ditakrifkan sebagai satu proses yang sistematik dalam mentakrifkan masalah, menilai alternatif keputusan dan memilih alternatif keputusan terbaik yang sedia ada. Menurut Williams (2000), terdapat enam langkah atau proses yang perlu diikuti untuk membuat keputusan yang rasional. Langkah-langkah ini adalah seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 3.2 berikut. Rajah 3.2: Proses pembuatan keputusan yang rasional (a) Mentakrifkan Masalah Langkah pertama dalam pembuatan keputusan yang rasional adalah mengenal pasti masalah. Pada peringkat ini, seorang pengurus perlu mengenal pasti masalah yang dihadapi, punca masalah tersebut dan cara untuk menyelesaikannya. Sebagai contoh, pejabat anda sedang menghadapi masalah kerja yang tertangguh. Apabila diselidik, didapati masalah berpunca daripada kekurangan komputer di pejabat. Oleh itu, pihak pengurusan bersetuju untuk membeli lebih banyak komputer untuk kegunaan pejabat. (b) Mengenal Pasti Kriteria Keputusan Setelah mengenal pasti masalah, langkah seterusnya dalam membuat keputusan yang rasional adalah untuk mewujudkan kriteria keputusan. Kriteria keputusan merujuk kepada piawai atau ciri-ciri yang akan diambil kira semasa membuat keputusan.

7 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 47 Merujuk kepada contoh di atas, oleh kerana pihak pengurusan telah memutuskan untuk membeli beberapa komputer baru, maka apakah kriteria-kriteria yang akan diambil kira dalam memilih komputerkomputer baru tersebut? Antara faktor kriteria keputusan termasuklah harga, kualiti, keserasian dan waranti. (c) Memperuntukkan Pemberat untuk Setiap Kriteria Selepas mengenal pasti kriteria yang perlu diambil kira dalam membuat keputusan, langkah seterusnya adalah memperuntukkan pemberat kepada setiap kriteria. Satu kaedah yang biasa digunakan untuk tujuan ini ialah dengan membuat perbandingan relatif. Dalam kaedah ini, setiap kriteria akan dibandingkan secara langsung antara satu sama lain. Ini adalah untuk mengenal pasti kriteria mana yang paling penting, kedua penting dan seterusnya yang kurang penting kepada pembuat keputusan. Oleh itu, kriteria keputusan disusun mengikut keutamaan. Keutamaan seseorang individu mungkin berbeza daripada individu yang lain. Berdasarkan contoh yang diberikan tadi, anda mungkin meletakkan faktor kualiti sebagai yang paling penting, diikuti oleh faktor keserasian, faktor harga dan akhir sekali, faktor waranti. (d) Menjana Penyelesaian-penyelesaian Alternatif Sebaik sahaja anda telah mengenal pasti dan memperuntukkan pemberat kepada keputusan kriteria, langkah seterusnya ialah untuk menghasilkan penyelesaian-penyelesaian alternatif sebanyak yang mungkin. Semakin banyak alternatif yang dapat dijana, maka semakin baik prosesnya. Berdasarkan contoh di atas, bagi membeli sebuah komputer baru, antara alternatif-alternatif yang mungkin boleh dipertimbangkan adalah Acer, IBM, NEC, Serindit, Compaq dan sebagainya. (e) Menilai Alternatif-alternatif Pada peringkat ini, setiap alternatif akan dibandingkan dengan setiap kriteria keputusan. Ini adalah untuk menentukan sejauh mana alternatif tersebut memenuhi kriteria keputusan yang telah ditetapkan. Biasanya, peringkat ini mengambil masa paling lama kerana terdapat banyak maklumat yang perlu dikumpulkan terlebih dahulu sebelum perbandingan boleh dibuat. Ia juga melibatkan sejumlah wang yang besar. Ini bermakna, kesemua penyelesaian alternatif, iaitu Acer, IBM, NEC, Serindit dan Compaq, akan dinilai daripada aspek kualiti, kesesuaian, harga dan waranti (kriteria keputusan). Semakin banyak kriteria keputusan dipenuhi oleh alternatif, maka semakin baik alternatif tersebut.

8 48 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN (f) Memilih Keputusan yang Optimum Langkah terakhir dalam proses membuat keputusan yang rasional adalah memilih alternatif penyelesaian yang terbaik. Alternatif yang terbaik adalah alternatif yang memenuhi kriteria keputusan mengikut kepentingan yang telah disusun. Walau bagaimanapun, jika tidak ada alternatif yang dapat memenuhi kesemua kriteria keputusan mengikut susunan yang ditetapkan, maka alternatif yang paling banyak memenuhi kriteria akan dipilih. 3.3 BATASAN-BATASAN DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN RASIONAL SEMAK KENDIRI 3.3 Apakah halangan-halangan yang mungkin menyukarkan pembuatan keputusan? Bandingkan jawapan anda dengan jawapan dalam bahagian ini. Secara amnya, pembuatan keputusan akan menjadi lebih baik sekiranya pengurus atau pembuat keputusan mengikut semua langkah yang telah dibincangkan sebelum ini dengan teliti. Namun begitu, kadang-kadang terdapat halangan-halangan yang boleh mengelirukan pembuat keputusan tersebut. Sebagai contoh, kekurangan maklumat. Masalah ini boleh menyebabkan kesukaran dalam mentakrifkan sesuatu masalah. Faktor kewangan juga boleh menjadi satu lagi halangan dalam membuat keputusan yang rasional. Andai kata kewangan adalah terhad; mungkin tidak semua penyelesaian alternatif dapat dipertimbangkan. Selain itu, batasan masa juga merupakan satu lagi faktor dalam membuat keputusan yang optimum. Ini akan menyekat penyelesaian alternatif yang sedia ada. Kesemua batasan-batasan ini akan menyukarkan pengurus dalam membuat keputusan yang terbaik/optimum. Menurut Williams (2000), secara amnya, proses batasan dalam pembuatan keputusan boleh dibahagikan kepada tiga kategori: (a) Kesilapan umum; (b) Kerasionalan terbatas; dan (c) Persekitaran berisiko.

9 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 49 Rajah 3.3 menjelaskan tiga batasan tersebut. Rajah 3.3: Batasan-batasan dalam pembuatan keputusan rasional Kesilapan Umum dalam Pembuatan Keputusan Pengurus tidak dapat membuat keputusan yang rasional kerana mereka kadang kala dipengaruhi oleh gerak hati dan kecenderungan untuk berat sebelah. Kebanyakan keputusan pengurusan dipengaruhi oleh gerak hati atau naluri pengurus. Ini biasanya terjadi kepada pengurus yang berpengalaman. Keadaan ini mungkin berlaku kerana isu yang perlu diselesaikan adalah serupa dengan situasi yang pernah berlaku sebelumnya. Pengurus-pengurus yang bergantung kepada intuisi mempunyai kecenderungan untuk mengabaikan maklumat daripada data yang sedia ada. Akibatnya, keputusan yang dibuat tidak berdasarkan fakta dan sebab musabab. Kadangkala, pengurus-pengurus juga membuat keputusan yang berat sebelah. Ini terjadi apabila seseorang pengurus menganggap sesuatu isu yang akan berlaku pada masa hadapan adalah sama dengan perkara yang pernah dialaminya sebelum ini. Misalnya, Syarikat ABC Sdn Bhd telah mengambil Ali, seorang graduan daripada Universiti Jaya sebagai pekerja di syarikat. Walau bagaimanapun Ali gagal melaksanakan tugasnya dengan baik. Oleh itu pihak pengurusan Syarikat ABC memutuskan untuk tidak lagi mengambili graduan daripada Universiti Jaya bekerja di syarikat mereka. Keputusan yang dibuat adalah berat sebelah. Pengurus tidak sepatutnya menganggap semua graduan daripada Universiti Jaya adalah seperti Ali kerana beliau tidak mewakili semua graduan dari universiti tersebut.

10 50 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN Kerasionalan Terbatas Kerasionalan terbatas bermakna pengurus cuba untuk mengambil pendekatan yang rasional dalam pembuatan keputusan tetapi dihalang oleh batasan-batasan tertentu seperti sumber yang terhad, kekurangan maklumat dan keupayaan untuk menganalisis keputusan yang terhad. Terdapat empat masalah yang menghalang pengurus-pengurus daripada membuat keputusan yang rasional: (a) (b) (c) Sumber yang Terhad Sumber terdiri daripada masa, wang, peralatan dan tenaga kerja. Sumbersumber yang terhad boleh mempengaruhi pembuatan keputusan. Sebagai contoh, andaikan sebelum ini organisasi telah merancang untuk membuka beberapa cawangan baru tetapi pendapatannya telah berkurangan disebabkan oleh kegawatan ekonomi. Akibatnya, rancangan untuk membuka cawangancawangan baru telah ditangguhkan. Perhatikan, disebabkan oleh sumber kewangan yang terhad, apa yang dilakukan tidak sama dengan apa yang telah dirancangkan pada asalnya. Lebihan Maklumat Kemajuan dalam teknologi telah menyebabkan lambakan maklumat berlaku. Sesetengah maklumat boleh diperoleh dengan mudah tetapi pada masa yang sama ia boleh mendatangkan masalah kepada pengurus. Ini adalah kerana pengurus tersebut tidak mampu untuk mengendalikan semua maklumat yang sedia ada. Hasilnya, hanya maklumat tertentu sahaja yang diambil kira. Oleh itu, keputusan yang dibuat mungkin bukanlah yang terbaik kerana bukan semua maklumat telah diambil kira. Masalah Ingatan Masalah ingatan boleh menyebabkan kesukaran kepada pengurus. Walaupun maklumat biasanya dicatat atau dirakam, kadang-kadang maklumat juga boleh terlepas pandang atau tidak direkodkan. Untuk membuat keputusan yang rasional, semua maklumat yang diperlukan mestilah diperoleh. Untuk mengumpul semula semua maklumat yang diperlukan, mungkin melibatkan masa dan kos yang tinggi. Mungkin tidak semua maklumat dapat dikumpulkan. Dengan itu sesuatu keputusan yang optimum tidak dapat dibuat.

11 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 51 (d) Masalah Kepakaran Masalah kepakaran menyebabkan pembuat keputusan menghadapi masalah dalam menyusun, memahami dan meringkaskan maklumat yang sedia ada. Ini kerana tiada individu yang pakar dalam setiap sektor. Walaupun maklumat boleh dianalisis oleh komputer, pembuat keputusan masih memerlukan kemahiran khusus untuk memahami keputusan yang telah diperoleh. Akibat kekurangan kepakaran ini, maka penilaian yang dibuat mungkin bukan yang terbaik Persekitaran Berisiko Seperti yang dinyatakan sebelum ini, sesetengah pengurus mungkin membuat keputusan dalam persekitaran yang berisiko. Ini bermakna pengurus tersebut mempunyai maklumat untuk membantu dalam pembuatan keputusannya, walaupun maklumat yang diperoleh tidak mencukupi. Akibatnya, keputusan yang dibuat boleh jadi berjaya atau sebaliknya. LATIHAN 3.2 Apakah batasan-batasan dalam pembuatan keputusan yang rasional? Sila jelaskan. 3.4 BAGAIMANA MEMPERBAIKI PEMBUATAN KEPUTUSAN AKTIVITI 3.2 Berdasarkan pengalaman anda, nyatakan kaedah-kaedah untuk memperbaiki sesuatu keputusan yang anda telah buat. Bincangkan jawapan anda dengan rakan anda. Kualiti sesuatu keputusan boleh diperbaiki dengan kaedah-kaedah berikut: (a) Menggunakan peraturan dan ujian tertentu dalam proses pembuatan keputusan; dan (b) Membuat keputusan secara berkumpulan.

12 52 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN Menggunakan Peraturan dan Ujian Pembuatan keputusan boleh diperbaiki dengan menggunakan peraturan dan ujian tertentu. (a) Peraturan Pembuatan Keputusan Peraturan keputusan merujuk kepada satu set kriteria yang perlu dilengkapkan bagi membolehkan sesuatu penyelesaian alternatif itu diterima. Dua jenis peraturan dalam pembuatan keputusan adalah seperti berikut: (i) Peraturan Keutamaan Menurut peraturan ini, semua kriteria keputusan akan disusun mengikut keutamaannya. Setiap penyelesaian alternatif akan dinilai berdasarkan kriteria-kriteria ini satu persatu. Suatu alternatif yang baik mestilah memenuhi kriteria yang paling penting, diikuti dengan kriteria yang kedua penting dan seterusnya. Alternatif yang terbaik adalah alternatif yang dapat memenuhi paling banyak kriteria-kriteria penting. Sebagai contoh, Ahmad merancang untuk menyewa sebuah rumah kedai bagi menjalankan perniagaan. Kriteria yang telah dipertimbangkan dan disusun menurut keutamaan adalah seperti berikut: Terletak di kawasan bandar; Ruang yang luas; Sewa tidak melebihi RM500 sebulan; dan Mempunyai kemudahan elektrik dan air. Andaikan terdapat empat kedai alternatif yang boleh dipertimbangkan A, B, C dan D. Selepas penilaian, didapati bahawa alternatif A memenuhi kriteria (i) dan (iv), alternatif B memenuhi kriteria (i) dan (ii), alternatif C memenuhi kriteria (i), (iii) dan (iv) dan alternatif D memenuhi kriteria (ii) dan (iii). Walaupun alternatif C memenuhi tiga daripada empat kriteria yang disebutkan, alternatif B adalah pilihan terbaik kerana ia memenuhi dua kriteria yang paling tinggi. Ingin diingatkan disini, alternatif yang terbaik tidak semestinya memenuhi kebanyakan kriteria tetapi memenuhi kriteria yang teratas atau yang paling utama menurut susunannya.

13 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 53 (ii) Peraturan Syarat Minimum Kadangkala, pengurus mesti membuat keputusan seperti memberi jawapan ya atau tidak dan terima atau tolak. Dalam keadaan ini, pembuat keputusan perlu menetapkan syarat minimum yang perlu dipenuhi oleh setiap penyelesaian alternatif bagi membolehkan ianya diterima. Mana-mana alternatif yang tidak dapat memenuhi walaupun satu syarat akan ditolak. Sebagai contoh, sebelum penaja menerima atau menolak permohonan pelajar-pelajar untuk biasiswa pendidikan, mereka mungkin akan menetapkan beberapa syarat minimum seperti (1) kursus pengurusan; (2) pendidikan ijazah pertama; dan (3) pendapatan tahunan keluarga tidak melebihi RM18,000. Permohonan pelajar mesti memenuhi kesemua syarat-syarat ini bagi membolehkan ia diluluskan. (b) Pelbagai Ujian Pemboleh Ubah Kedua-dua kaedah pembuatan keputusan yang diterangkan sebelum ini hanya mampu membuat penilaian yang berasingan terhadap setiap alternatif. Walau bagaimanapun, terdapat keadaan yang memerlukan pembuat keputusan menilai kesan-kesan pelaksanaan pelbagai alternatif pada masa yang sama. Kadang kala kombinasi ini memberikan hasil yang optimum. Penilaian dibuat melalui pelaksanaan beberapa ujian pemboleh ubah. Ia agak rumit dan memerlukan pembuat keputusan mempelajari kaedahkaedah tersebut dalam mereka bentuk eksperimen termasuk cara-cara untuk mengumpul dan menganalisis data statistik yang akan dihasilkan. Contoh berikut menunjukkan penggunaan pelbagai jenis ujian pemboleh ubah dalam pembuatan keputusan: pihak pengurusan taman rekreasi sedang merangka satu strategi untuk meningkatkan bilangan pengunjung ke tamannya setiap hari Isnin, iaitu hari yang mempunyai bilangan pengunjung paling rendah setiap minggu. Antara strategi alternatif yang telah dirancang (A1) tiket dua-dalam-satu, di mana seorang pengunjung yang bertiket boleh membawa masuk seorang lagi pengunjung secara percuma; (A2) kupon makanan percuma untuk setiap pengunjung; dan (A3) tempat letak kereta percuma untuk pengunjung-pengunjung. Maka, pada setiap hari Isnin, eksperimen dijalankan untuk mengkaji hasilnya. Pada minggu pertama, didapati tiada sebarang perubahan dan pendapatan bagi minggu tersebut adalah RM1,500. Pada minggu kedua apabila strategi A1 dan A2 telah dimulakan, pendapatan bagi minggu tersebut adalah RM1,000. Pada minggu ketiga, apabila strategi A2 dan A3

14 54 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN strategi telah diperkenalkan, ia menjana pendapatan sebanyak RM3,800. Pada minggu keempat, apabila strategi A1 dan A3 telah digabungkan, pendapatan yang dijana adalah RM2,500. Eksperimen-eksperimen tersebut jelas menunjukkan bahawa strategi A2 dan A3 (kupon makanan percuma dan tiket dua-dalam-satu) adalah kombinasi penyelesaian yang terbaik. Ujian Jadual 3.1: Pelbagai Ujian Pemboleh Ubah untuk Taman Rekreasi Tiket Duadalam-Satu (A1) Strategi Alternatif Kupon Makanan Percuma (A2) Tempat Letak Kereta Percuma (A3) Keuntungan (RM) 1. 1, X X 1, X X 3, X X 2, Menggunakan Kumpulan AKTIVITI 3.3 Pada pendapat anda, adakah keputusan secara kolektif lebih baik daripada keputusan secara individu? Mengapa? Bandingkan jawapan anda dengan jawapan rakan anda. Kebanyakan organisasi pada masa kini menggunakan kumpulan untuk membuat keputusan. Sebagai contoh, suatu jawatankuasa akademik di sebuah universiti ditubuhkan untuk menilai keberkesanan sesuatu program atau sekumpulan pekerja ditugaskan untuk menentukan suatu produk baru yang akan diperkenalkan kepada pengguna-pengguna. Ini terjadi kerana keputusan yang dibuat dalam kumpulan mempunyai lebih banyak kelebihan berbanding pembuatan keputusan secara individu. LATIHAN 3.3 Berdasarkan perbincangan di atas, bagaimanakah pembuatan keputusan boleh diperbaiki lagi?

15 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN KAEDAH-KAEDAH PEMBUATAN KEPUTUSAN BERKUMPULAN Kaedah-kaedah berikut lazimnya digunakan dalam pembuatan keputusan secara berkumpulan. Pada umumnya, terdapat tiga kaedah utama yang sesuatu kumpulan gunakan untuk menjanakan hasil, seperti yang diringkaskan dalam Rajah 3.4 di bawah. Rajah 3.4: Kaedah-kaedah pembuatan keputusan berkumpulan Sumbangsaran SEMAK KENDIRI 3.4 Apakah yang anda faham tentang sumbangsaran? Sumbangsaran merupakan satu teknik yang menggalakkan penjanaan idea-idea sebanyak yang mungkin tanpa melibatkan sebarang kritikan. Ia adalah suatu proses pembuatan keputusan secara berkumpulan di mana maklum balas yang negatif terhadap alternatif yang dibentangkan adalah dilarang sama sekali sehinggalah semua alternatif telah didengari (Certo, 2000). Tujuan sumbangsaran ialah untuk mengeluarkan idea-idea daripada setiap ahli kumpulan secara terbuka. Suatu aktivit kumpulan sumbangsaran yang berkesan biasanya terdiri daripada lima hingga tujuh orang individu (Hoe et al., 1998). Secara ringkasnya, semua ahli kumpulan akan mencadangkan idea-idea mereka sendiri mengikut giliran. Pada peringkat awal, semua idea sama ada baik atau tidak baik, sesuai atau tidak sesuai akan diterima tanpa dinilai bagi tujuan menggalakkan semua ahli dalam kumpulan untuk menjana lebih banyak idea. Proses ini akan berterusan sehingga tiada lagi idea-idea yang dicadangkan. Setelah semua idea telah dikumpulkan, penilaian akan dibuat dengan membincangkan

16 56 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan idea-idea yang diutarakan. Kemudian, idea yang terbaik akan diterima. Kaedah ini adalah baik untuk menjana idea-idea. Namun demikian, ia juga mempunyai kelemahan-kelemahannya. Contohnya, ia menyekat pengeluaran idea-idea. Semasa ahli-ahli dalam kumpulan menyuarakan idea-idea mereka mengikut giliran, kadang kala, idea yang telah timbul secara spontan mungkin hilang semasa ahli sedang menunggu gilirannya untuk bercakap. Pada masamasa tertentu, ahli-ahli kumpulan mungkin merasakan yang idea-idea mereka tidak cukup baik dan merasa segan atau malu untuk menyatakan idea mereka kepada kumpulan. Kelemahan-kelemahan ini mengehadkan fungsi sebenar teknik sumbangsaran. Bagi mengatasi masalah-masalah ini, sumbangsaran kini boleh dibuat melalui penggunaan komputer. Dalam kaedah ini, ahli-ahli kumpulan tidak perlu menunggu giliran mereka untuk menyatakan pendapat-pendapat mereka. Mereka boleh terus menaip ke dalam komputer dan oleh itu kehilangan idea tidak berlaku. Pada masa yang sama, identiti ahli-ahli kumpulan masih tidak diketahui. Oleh itu, ahli-ahli tidak akan malu atau tidak selesa apabila penilaian idea-idea mereka dibuat. Proses 3.5: Proses sumbangsaran Teknik Kumpulan Nominal Teknik kumpulan nominal adalah satu kaedah pembuatan keputusan di mana ahli-ahli kumpulan mencadangkan dan menilai idea-idea mereka secara individu sebelum berkongsi idea tersebut dengan ahli-ahli kumpulan yang lain. Langkah-langkah yang terlibat adalah seperti berikut: Langkah 1 Setiap ahli kumpulan mencatatkan idea mereka secara individu bagi keputusan atau masalah yang dibincangkan.

17 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 57 Langkah 2 Setiap ahli akan membacakan idea-ideanya kepada semua orang dalam kumpulannya untuk berkongsi pandangan dengan mereka. Idea-idea tersebut biasanya ditulis di atas papan hitam/papan putih untuk dikaji semula dan rujukan oleh semua ahli kumpulan. Langkah 3 Satu perbincangan diadakan untuk menilai kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan setiap idea. Langkah 4 Ahli-ahli mengundi secara rahsia dan menulisnya di atas sekeping kertas. Idea yang menerima paling banyak undian akan diterima dan dilaksanakan Teknik Delphi Teknik Delphi merupakan satu kaedah pembuatan keputusan di mana panel yang terdiri daripada beberapa pakar akan menjawab soalan-soalan dan bekerja bersama-sama sehinggalah penyelesaian dapat dicapai bagi isu tertentu. Teknik ini tidak memerlukan ahli-ahli panel untuk bersemuka. Mereka mungkin berinteraksi menerusi surat menyurat, e-mel dan sebagainya. Antara langkah-langkah yang terlibat dalam teknik ini adalah: (a) (b) (c) (d) (e) (f) Pakar-pakar dalam sektor-sektor yang berkaitan akan dikenal pasti dan dipilih oleh ahli-ahli panel. Masalah-masalah akan diolah dalam bentuk soal selidik yang terdiri daripada soalan-soalan terbuka. Soal selidik tersebut akan diberikan kepada ahli-ahli panel bersama dengan permintaan agar mereka mengesyorkan penyelesaian-penyelesaian. Setiap pakar akan melengkapkan borang soal selidik dan mengembalikannya kepada pengurus. Semua jawapan akan diringkaskan dan digabung dalam bentuk laporan. Ia kemudiannya dikembalikan kepada ahli-ahli panel bersama dengan borang soal selidik yang lebih spesifik dan terperinci yang telah dikaji semula. Ahli-ahli panel membaca laporan tersebut untuk mengetahui pendapat dan cadangan-cadangan ahli yang lain berkenaan masalah tersebut. Di samping itu, mereka juga melengkapkan borang soal selidik yang kedua.

18 58 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN (g) Proses ini diulang sehinggalah ahli-ahli mencapai keputusan sebulat suara tentang penyelesaian yang terbaik. LATIHAN 3.4 Nyatakan kelebihan-kelebihan sumbangsaran secara elektronik berbanding dengan bertemu muka Kelebihan-kelebihan Pembuatan Keputusan Berkumpulan SEMAK KENDIRI 3.5 Berdasarkan pengalaman anda, nyatakan kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan pembuatan keputusan secara berkumpulan. Pembuatan keputusan secara berkumpulan menawarkan beberapa kelebihankelebihan berbanding dengan pembuatan keputusan secara individu. Pada dasarnya, kumpulan-kumpulan ini dibentuk untuk menumpukan pengalaman dan kemahiran yang dimiliki oleh kumpulan-kumpulan individu tertentu terhadap masalah atau situasi tertentu. Ini bermakna kumpulan tersebut mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang lebih berbanding dengan individu. Dengan maklumat tambahan ini, kumpulan tersebut mampu untuk menangani sesuatu masalah dengan lebih baik dan punca masalah yang sebenar juga dapat diketahui. Pada masa yang sama, lebih banyak penyelesaian alternatif boleh dihasilkan. Ahli-ahli kumpulan pula datang dari pelbagai latar belakang, misalnya ada ahliahli daripada bahagian pemasaran, bahagian operasi, bahagian latihan dan sebagainya. Ini membolehkan masalah dilihat daripada pelbagai perspektif yang berbeza. Penglibatan dalam kumpulan biasanya memberikan kepuasan kepada semua ahli yang terlibat. Mereka merasa puas hati kerana keputusan yang dibuat adalah yang telah dicadangkan oleh mereka. Maka, mereka akan menerima keputusan yang telah dibuat dan komited untuk menyempurnakan pelaksanaannya.

19 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN Kelemahan-kelemahan Pembuatan Keputusan Berkumpulan Walaupun pembuatan keputusan secara berkumpulan ada banyak kelebihannya, ia juga mempunyai kelemahan-kelemahan yang tertentu. Kelemahan yang paling ketara ialah ia biasanya mengambil masa yang lama. Ini termasuklah masa yang sesuai untuk bermesyuarat bagi semua ahli kumpulan, masa yang digunakan untuk perbincangan, masa yang terbazir akibat daripada masalah atau konflik yang mungkin timbul dalam kumpulan tersebut dan lain-lain. Di samping itu, terdapat kemungkinan perbincangan tersebut dikuasai oleh individu-individu tertentu. Ini akan membataskan penglibatan ahli-ahli lain dan memberi kesan kepada kualiti keputusan yang dibuat. Kadang kala, keputusan/objektif kumpulan akan diketepikan oleh kumpulan tersebut sekiranya objektif yang dicadangkan merupakan objektif peribadi. Pemikiran secara berkumpulan merupakan satu lagi masalah berkumpulan yang kerap berlaku semasa bekerja dalam satu kumpulan. Pemikiran merujuk kepada situasi di mana ahli-ahli panel cuba untuk tidak mencadangkan idea-idea yang berbeza daripada ahli-ahli kumpulan yang lain kerana pelbagai sebab, mungkin demi mengekalkan persahabatan, untuk mengelakkan konflik, bimbang dipulaukan oleh orang lain dan sebagainya. Akhirnya, perbincangan tidak boleh dibuat secara rasional dan ini menjejaskan proses pembuatan keputusan. Semua ini adalah sebahagian daripada kelebihan-kelebihan dan kelemahankelemahan pembuatan keputusan berkumpulan. Pengurus perlu tahu kelebihankelebihan dan kelemahan-kelemahan sebelum beliau boleh menentukan sama ada untuk menggunakan pembuatan keputusan berkumpulan atau individu. Rajah 3.6 meringkaskan semua penerangan di atas.

20 60 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN KELEBIHAN-KELEBIHAN Berkongsi pengalaman dan kemahiran di kalangan ahli kumpulan. Lebih banyak maklumat, data dan fakta dapat dikumpulkan. Masalah-masalah boleh dilihat dari pelbagai perspektif. Meningkatkan penerimaan dan komitmen ahli-ahli terhadap keputusan yang dibuat. KELEMAHAN-KELEMAHAN Memakan masa yang lama. Perbincangan mungkin dikuasai oleh individu-individu tertentu. Ahli-ahli perlu berkompromi. Melibatkan kos yang tinggi sekiranya ramai ahli kumpulan perlu berjumpa untuk bermesyuarat. Ahli-ahli tertekan untuk bersetuju dengan keputusan kumpulan. Pemikiran secara berkumpulan. Rajah 3.6: Kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan pembuatan keputusan berkumpulan SEMAK KENDIRI 3.6 Bolehkah anda senaraikan faktor-faktor lain yang menyumbang kepada kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan pembuatan keputusan berkumpulan?

21 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 61 LATIHAN 3.5 Soalan-soalan Aneka Pilihan 1. Manakah antara berikut BUKAN sebahagian daripada pembuatan keputusan rasional? A. Proses intuisi B. Mentakrifkan masalah C. Menilai alternatif-alternatif D. Memilih penyelesaian-penyelesaian yang optimum 2. Apakah langkah pertama dalam membuat keputusan yang rasional? A. Mengenal pasti kriteria keputusan B. Memperuntukkan pemberat kepada kriteria C. Mentakrifkan masalah-masalah D. Menjana alternatif-alternatif 3. Apakah kaedah yang paling berkesan untuk menjana sebanyak idea yang mungkin? A. Analisis individu B. Teknik Delphi C. Sumbangsaran secara bersemuka D. Sumbangsaran secara elektronik 4. Ia merujuk kepada suatu keadaan di mana ahli-ahli kumpulan cuba mengelak daripada mencadangkan idea-idea yang berbeza daripada ahli-ahli kumpulan yang lain. Keterangan di atas merujuk kepada: A. Teknik Delphi B. Sumbangsaran C. Pemikiran berkumpulan D. Teknik kumpulan nominal

22 62 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 5. Manakah antara berikut BUKAN suatu keadaan untuk pembuatan keputusan? A. Keadaan kepastian B. Keadaan ketidakpastian C. Keadaan separa berisiko D. Keadaan berisiko Pernyataan BENAR (B) atau PALSU (P) 1. Terdapat dua jenis persekitaran dalam pembuatan keputusan iaitu keadaan kepastian dan keadaan ketidakpastian. 2. Kriteria keputusan adalah ciri-ciri atau unsur-unsur yang akan diambil kira semasa membuat keputusan. 3. Langkah pertama dalam proses pembuatan keputusan yang rasional adalah menjana alternatif sebanyak yang mungkin. 4. Pemikiran berkumpulan merupakan salah satu kelebihan pembuatan keputusan secara berkumpulan. 5. Sumbangsaran, teknik kumpulan nominal dan teknik Delphi adalah kaedah-kaedah pembuatan keputusan secara berkumpulan. Soalan Kes: Pembuatan Keputusan 1. Apakah yang sedang berlaku dalam senario di atas? 2. Apakah yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah ini?

23 TOPIK 3 PEMBUATAN KEPUTUSAN 63 Dalam topik ini, kita telah mempelajari bahawa pembuatan keputusan terdiri daripada tiga jenis persekitaran dalam keadaan kepastian, keadaan ketidakpastian dan keadaan berisiko. Pembuatan keputusan dalam sesuatu situasi adalah ditentukan oleh kecukupan maklumat yang diperoleh dalam proses pembuatan keputusan. Turut dibincangkan ialah proses-proses pembuatan keputusan rasional yang merangkumi langkah-langkah berikut: pertama, mentakrifkan masalah; kedua, mengenal pasti kriteria keputusan; ketiga, memperuntukkan pemberat kepada setiap kriteria; keempat, menjana penyelesaian alternatif; kelima, menilai setiap alternatif; dan keenam, memilih keputusan yang optimum. Namun demikian, pembuatan keputusan yang rasional dihadkan oleh batasan-batasan tertentu seperti kerasionalan terbatas, kesilapan umum dan pembuatan keputusan dalam persekitaran yang berisiko. Meskipun begitu, pembuatan keputusan masih boleh diperbaiki dengan beberapa kaedah. Pertamanya, membuat keputusan dengan menggunakan peraturan dan ujian yang khusus seperti peraturan keutamaan, peraturan syarat minimum dan menjalankan pelbagai ujian pemboleh ubah dan kedua, membuat keputusan secara berkumpulan. Terdapat beberapa kaedah pembuatan keputusan secara berkumpulan iaitu sumbangsaran, teknik kumpulan nominal dan teknik Delphi. Walaupun pembuatan keputusan secara berkumpulan mempunyai banyak kelebihannya, ia juga mempunyai kelemahan-kelemahan yang tertentu. Pemikiran berkumpulan Peraturan syarat minimum Peraturan keutamaan Sumbangsaran Teknik Delphi Teknik kumpulan nominal