BAB II KAJIAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II KAJIAN PUSTAKA A. Tinjauan Penelitian Terdahulu Triwipeni (010), dalam penelitianya yang dilakukan dengan menggunakan teknik analisis deskriptif di pabrik gula Kebon Agung Malang yang terletak di desa Kebon Agung, kecamatan Pakisaji, Kabupaten Malang mengungkapkan bahwa sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan di PG. Kebon Agung belum berfungsi dengan baik sehingga diperlukan peningkatan pengendalian intern terutama dalam siklus penggajian dan pengupahan. Permasalahan yang terjadi dalam perusahaan dikarenakan tidak adanya unit atau bagian yang melakukan pemeriksaan, adanya perangkapan tugas pada bagian personalia, dan kurangnya pengawasan terhadap jam masuk serta jam lembur karyawan yang secara langsung dapat mempengaruhi besarnya gaji dan upah. Pratama & Sugiharto (014) dalam penelitianya yang dilakukan pada PT. Karya Murni Indah dengan meggunakan teknik analisis deskriptif menyatakan bahwa terdapat perangkapan pekerjaan, pencatatan kehadiran karyawan yang manual yang memberikan peluang kesalahan dalam perhitungan prestasi kinerja karyawan, perhitungan gaji bonus serta lembur masih mengandalkan kepercayaan pribadi dan belum berdasarkan jumlah kehadiran karyawan sehingga menimbulkan manipulasi dalam perhitungan tersebut. Agrianto dkk (014) dalam penelitiannya yang dilakukan pada PT. Duta Paper Prigen Pasuruan dengan menggunakan teknik analisis deskriptif menyatakan bahwa dokumen yang digunakan adalah kartu jam kerja, daftar hadir karyawan, daftar 8

2 9 kerja lembur, daftar gaji/upah, rekap daftar gaji/upah, bukti kas keluar, slip gaji/upah, slip perhitungan lembur, fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan antara lain security, supervisor, personalia, accounting & finance, dan factory manager, namun struktur organisasi yang digunakan masih ada sedikit kelemahan yaitu pada security yang terlibat juga dalam proses sistem akuntansi penggajian dan pengupahan masih belum dimasukan dalam struktur organisasi, dokumen yang digunakan masih kurang efektif sebagai alat pengawasan intern. Rahmadani (015) dalam penelitiannya yang dilakukan pada perusahaan Shuttlecock Nasional Malang dengan menggunakan teknik analisis deskriptif menyatakan bahwa terdapat rangkap jabatan yang dilakukan oleh fungsi keuangan dan fungsi akuntansi, pada perusahaan tidak ada bagian yang menangani fungsi penggajian, perusahaan belum membuat Standart Operating Procedure serta kebijakan manajemen pada siklus penggajian dan pengupahan, laporan yang dihasilkan perusahaan pada siklus penggajian dinilai belum cukup. B. Landasan Teori / Tinjauan Pustaka 1. Gaji dan Upah a. Definisi Gaji Menurut Mulyadi (016:309), gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Pada umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan. Mardi (014:107) mengungkapkan bahwa gaji adalah sebuah bentuk pembayaran atau sebuah hak yang diberikan oleh sebuah perusahaan atau instansi kepada pegawai tetap.

3 10 b. Definisi Upah Menurut Mulyadi (016:309), upah adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Upah pada umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan. Mardi (014:107) mengungkapkan upah merupakan sejumlah hak yang diberikan oleh suatu perusahan aau instansi kepada pegawai yang tidak tetap.. Sistem Informasi Akuntansi a. Definisi Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mardi (014:4), sistem informasi akuntansi adalah suatu kegiatan yang terintegrasi yang menghasilkan laporan di bentuk data transaksi bisnis yang diolah dan disajikan sehingga menjadi sebuah laporan keuangan yang memiliki arti bagi pihak yang membutuhkannya. Romney & Steinbart (013:10) mengungkapkan pengertian SIA sebagai suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan. Sistem ini meliputi orang, prosedur dan instruksi, data, perangkat lunak, infrastruktur teknologi informasi, serta pengendalian internal dan ukuran keamanan. SIA dapat menambah nilai untuk organisasi yaitu dengan cara : Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk atau jasa. SIA dapat memonitor mesin sehingga operator akan diberitahukan sesegera mungkin ketika kinerja berada di luar batas kualitas yang diterima. Ini membantu menjaga kualitas produk, mengurangi limbah, dan mngurangi biaya.

4 11 Meningkatkan efisiensi. Informasi yang tepat waktu membuat pendekatan manufaktur just-in-time menjadi memungkinkan, karena pendekatan itu membutuhkaninformasi yang konstan, akurat, dan terbaru mengenai persediaan bahan baku dan lokasi mereka. Berbagi pengetahuan. Kantor akuntan publik menggunakan sistem informasi mereka untuk berbagi praktik terbaik dan untuk mendukung komunikasi antar kantor. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas rantai pasokannya. Memungkinkan pelanggan untuk secara langsung mengakses persediaan dan sistem entri pesanan penjualan yang dapat mengurangi penjualan dan biaya pemasaran, sehingga meningkatkan tingkat retensi pelanggan. Meningkatkan struktur pengendalian internal. SIA dengan struktur pengendalian internal yang tepat dapt membantu meindungi sistem dari kecurangan, kesalahan, kegagalan sistem, dan bencana. Meningkatkan pengambilan keputusan. Mulyadi (016:11) menyatakan bahwa kegiatan pokok perusahaan manufaktur terdiri dari desain dan pengembangan produk, pengolahan bahan baku menjadi produk jadi, dan penjualan produk jadi kepada pembeli. Untuk menangani kegiatan pokok perusahaan, umumnya dirancang sistem akuntansi yang terdiri dari : Sistem Akuntansi pokok Sistem Akuntansi piutang

5 1 Sistem Akuntansi utang Sistem Akuntansi penggajian dan pengupahan Sistem Akuntansi biaya Sistem Akuntansi kas Sistem Akuntansi persediaan Sistem Akuntansi aset tetap b. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Hall (001:18) terdapat tiga tujuan utama yang umum bagi semua sistem, yaitu : Untuk mendukung fungsi kepengurusan (stewardship) manajemen. Kepengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar. Sisem informasi menyediakan informasi tentang keguanan sumber daya ke pemakai eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan-laporan yang diminta lainnya. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi kepengurusan dan berbagai laporan pertanggungjawaban Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi memberikan para manajer informasi yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem informasi meyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif.

6 13 c. Pengguna Sistem Informasi Akuntansi Mardi (014:11) mengungkapkan bahwa SIA digunakan oleh kelompok yang berkepentingan, yaitu : Pihak internal Kelompok ini terdiri para manajer yang dalam kapasitasnya di perusahaan memerlukan informasi sesuai bentuk tugas dan tanggung jawabnya, mereka membuat keputusan berdasarkan data dan informasi yang dihasilkan SIA. Apabila informasi yang mereka peroleh dapat menunjang tugasnya, maka kinerja perusahaan akan meningkat. Pihak eksternal Kelompok ini adalah pihak-pihak di luar perusahaan yang memiliki kepetingan dengan perkembangan perusahaan, posisi mereka adakalanya menentukan terhadap eksistensi perusahaan ke depan. Mereka memerlukan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi, mereka berada di luar perusahaan, seperti pemegang saham, kreditor, dan masyarakat umum. 3. Analisis Sistem Informasi Akuntansi a. Definisi Analisis Sistem Jogiyanto (005:19) mendefinisikan analisis sistem sebagai penguraian dari suatu sistem informasi sistem yang utuh ke dalam bagian komponen-komponennya dengan maksut untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan, yang terjadi dan

7 14 kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya. b. Langkah-langkah Analisis Sistem Menurut Jogiyanto (005:130), dalam tahap analisis sistem terdapat langkahlangkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem yakni sebagai berikut : Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. Mengdentifikasi atau mengenal masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan oleh analis pada tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang hendak dipecahkan dan ditemukan solusinya. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran atau tujuan dari sistem tidak dapat tercapai. Tugas-tugas analis sistem yang harus dilakukan pada langkah pertama ini yaitu mengidenfikasi penyebab masalah,mengidentifikasi titik keputusan, dan mengidentifikasi personilpersonil kunci. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. Langkah kedua dari tahap anlisis sistem adalah memahami kerja dari sistem yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan cara mempelajari bagaimana sistem yang ada saat ini sedang berjalan. Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana sistem yang ada berjalan sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan, dan kebutuhan pemaki sistem untuk memberikan rekomendasi dan perbaikan. Langkah kedua tersebut terdiri dari beberapa tugas yang perlu dilakukan oleh seorang analis yakni : Menentukan jenis penelitian

8 15 Merencanakan jadwal penelitian o Mengatur jadwal observasi o Mengatur jadwal wawancara o Mengatur jadwal pengambilan sampel Membuat penugasan penelitian Membuat agenda wawancara Mengumpulkan hasil penlitian Analyze, yaitu mengananalis sistem. Langkah tersebut dilakukan berdasarkan data yang diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Analis sistem perlu menganalisis masalah yang ada untuk kemudian menemukan solusi dan juga penyebab dari masalah tersebut. Pada tahapan ini analis melakukan analisis pada dokumen, pengukuran pekerjaan, keandalan, teknologi, laporan, dan lain sebagainya. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. Langkah ini merupakan terakhir dari proses analisis sistem. Analis membuat laporan hasil analisis yang diajukan kepada stering commite yang selanjutnya akan diserahkan kepada pihak manajemen. Pihak manajemen akan mempelajari hasil temuan dari analisis sistem yang disajikan dalam laporan tersebut. Tujuan dari penyerahan laporan ini kepada pihak manajemen adalah pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan dan juga meluruskan apa yang telah dianalisis oleh analis tetapi tidak sesuai menurut manajemen.

9 16 4. Sistem Pengendalian Internal a. Definisi Sistem Pengendalian Internal Mulyadi (016:19), mendefinisikan standart pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga aset organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Romney & Steinbart (014:6), sistem pengendalian internal adalah proses dan prosedur yang dijalankan untuk meyediakan jaminan memadai bahwa tujuan pengendalian dipenuhi. b. Tujuan Sistem Pengendalian Internal Tujuan sistem pengendalian internal menurut Romney & Steinbart (014:6) adalah : Mengamankan aset, mencegah atau mendeteksi perolehan, penggunaan, atau penempatan yang tidak sah. Mengelola catatan dengan detail yang baik untuk melaporkan aset perusahaan secara akurat dan wajar. Memberikan informasi yang akurat dan realiabel. Menyiapkan laporan keuangan yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan. Mendorong dan memperbaiki efisiensi operasional. Mendorong ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang telah ditentukan. Mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku

10 17 c. Unsur Sistem Pengendalian Internal Mulyadi (016:130) mengemukakan unsur pokok sistem pengendalian internal yaitu : Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap aset, beban, utang, dan pendapatan. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Romney & Steinbart (014:30) mengemukakan unsur pengendalian internal menurut COSO yaitu : Lingkungan Internal Penetapan Tujuan Penilaian Resiko dan Respon Resiko Aktivitas Pengendalian Informasi dan Komunikasi Pengawasan

11 18 5. Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi a. Input Sistem Penggajian dan Pengupahan 1) Definisi Sistem Penggajian dan Pengupahan Mulyadi (015:340) mengungkapkan bahwa, sistem akuntansi penggajian digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Sistem akuntansi pengupahan digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana. ) Dokumen yang digunakan penggajian Menurut Mulyadi (016:310) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengajian adalah : Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. jam hadir. Daftar gaji dan daftar upah. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Surat pernyataan gaji dan upah. Amplop gaji dan upah. Bukti kas keluar. 3) Dokumen yang digunakan pengupahan Menurut Mulyadi (016:310) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengupahan adalah : Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. jam hadir.

12 19 jam kerja. Daftar gaji dan daftar upah. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Surat pernyataan gaji dan upah. Amplop gaji dan upah. Bukti kas keluar. 4) Catatan Akuntansi yang Digunakan Mulyadi (016:317) menyatakan bahwa catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah : Jurnal umum harga pokok produk biaya penghasilan karyawan b. Proses Sistem Penggajian dan Pengupahan 1) Fungsi yang Terlibat Sistem Penggajian dan Pengupahan Mulyadi (016:317) mengungkapkan fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pengajiaan dan pengupahan adalah sebagai berikut : Fungsi Kepegawaian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.

13 0 Fungsi Pencatat Waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian internal yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi untuk pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. Fungsi Akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. Fungsi Keuangan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan., untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

14 1 ) Unsur Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (016:31) terdapat unsur pengendalian internal dalam sistem informasi akuntansi pengajian dan pengupahan adalah sebagai berikut : Organisasi Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah daru fungsi keuangan. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Sistem Otorisasi Setiap orang yang namanya tecantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan gaji dan upah harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selai dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

15 Prosedur pencatatan Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi. Praktik yang sehat jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Pembuatan daftar gai dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungaannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkosiliasi dengan catatan penghaslan karyawan. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

16 3 3) Flowchart a) Flowchart Sistem Penggajian Bagian Pencatat Waktu Mulai 1 Bagian Gaji dan Upah 8 Mencatat jam hadir karyawan Jam Hadir Membuat daftar hadir KJH Daftar hadir karyawan 1 Membuat daftar gaji Membuat rekap gaji T Penghasilan DG Bukti Kas Keluar 3 T A KJH Daftar hadir karyawan 1 1 SPG RDG 1 Daftar Gaji 1 Penghasilan Gambar.1 KJH = Jam Hadir SPG = Surat Pernyataan Gaji RDG = Rekap Daftar Gaji DG = Daftar Gaji

17 4 Bagian Utang SPG RDG 1 Penghasilan 7 RDG DG 1 BKK 1 Daftar Gaji 1 9 Membuat Bukti Kas Keluar SPG Penghasilan Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar RDG 1 DG 1 3 BKK Register Bukti Kas Keluar Gambar.1

18 5 4 SPG Penghasilan 6 SPG Penghasilan RDG RDG DG 1 DG 1 3 BKK 1 3 BKK 1 Mengisi cek & memintakan tanda tangan atas cek Menguangkan cek ke bank & memasukkan uang ke amplop gaji 7 8 Dimasukkan ke dalam amplop gaji bersama dengan uang gaji Membayarkan gaji kepada karyawan & meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukungnya 6 Gambar.1

19 RDG BKK 1 Membuat bukti memorial RDG BKK 1 Daftar 1 Gaji BKK RDG 1 Bukti Memorial Biaya N N BKK RDG 1 Bukti Selesai Memorial 5 Jurnal Umum

20 7 b) Flowchart Sistem Pengupahan Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji dan Upah Mulai Mulai 1 Mencatat jam hadir karyawan Mencatat jam kerja karyawan KJH Daftar Hadir KJH Daftar Hadir Jam Hadir Jam Kerja Membuat daftar hadir Membuat daftar kerja Membandingkan daftar hadir dan daftar jam kerja karyawan KJH Daftar hadir karyawan KJH Daftar kerja karyawan Membuat daftar upah 1 Membuat Rekap daftar upah dan surat pernyataan upah SPU RDU DU 1 3 Gambar.

21 8 Gambar. Bagian Gaji dan Upah 9 DU Bukti Kas Keluar 3 Penghasilan T A

22 9 Gambar. Bagian Utang 3 SPU RDU 1 Daftar Gaji 1 Penghasilan 7 RDU DU 1 BKK 1 1 Membuat Bukti Kas Keluar SPG RDG 1 DG 1 BKK 1 3 Penghasilan Mencatat nomor cek pada register bukti kas 5 4 Register Bukti Kas Keluar

23 30 Gambar. 4 SPU RDU Penghasilan 6 SPU RDU Penghasilan DU 1 DU 1 3 BKK 1 3 BKK 1 Mengisi cek & memintakan tanda tangan atas cek 8 7 Dimasukkan ke dalam Amplop gaji bersama Menguangkan cek ke bank & memasukkan uang ke amplop upah Dengan pemasukan Uang upah Membayarkan upah kepada karyawan & meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukungnya 6

24 31 Gambar RDG BKK 1 RDG BKK 1 Daftar 1 Gaji BKK RDG 1 Bukti Memorial Membuat bukti memorial Register Cek N Biaya N BKK RDG 1 Bukti Selesai Harga Pokok Produk Memorial 9 Jurnal Umum

25 3 c. Output Sistem Penggajian dan Pengupahan Output dari sistem penggajian dan pengupahan adalah laporan daftar gaji dan upah karyawan yang berupa rekapitulasi gaji dan upah yang sesuai dengan contoh yang diberikan oleh Mulyadi (016:31). Rekapitulasi gaji dan upah tersebut memuat nama bagian karyawan tetap (kantor) atau karyawan tidak tetap (lapangan), jumlah gaji atau upah standart masing-masing bagian, jumlah potongan terhadap gaji atau upah masing-masing bagian, dan total gaji bersih yang diterima masingmasing bagian