MINIT MESYUARAT PERSIAPAN DAN PENYELARASAN PESTA KONVOKESYEN KE-41 UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

Transkripsi

1 MINIT MESYUARAT PERSIAPAN DAN PENYELARASAN PESTA KONVOKESYEN KE-41 Tarikh : 26 September 2013 UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA Hari Masa Tempat : Khamis : 8.30 malam : Bilik Sekretariat Pesta konvo, Pusanika Kehadiran Jawatan Mohd Soufi Bin Zailani Noraini Bte Osman Basah Khairul Qamar Bin Rusli Nor Afizah binti Ad Zane Siti Khadijah Binti Sarnua Siti Nur Adila Binti Amin Norzurekha Binti Mursal Nor Hanny Dalila Binti Zaini Nurul Izzati Binti Azmi Muhammad Zamer bin Ismail Siti sarah binti Saari Fatin Nabila binti Ramlee Muhammad Baihaqi bin Saibon Pengarah Eksekutif Timbalan Pengarah Timbalan Pengarah Eksekutif Pemasaran Setiausaha Timbalan setiausaha Eksekutif Program Eksekutif Pameran Eksekutif Cenderamata & Sijil Eksekutif ekspo dan jualan Eksekutif publisiti dan multimedia Eksekutif Protokol Eksekutif Keselamatan, Kebersihan dan Pengangkutan Siti Khadijah binti Ahmad Timbalan Sekretariat Pemasaran

2 Sekretariat Keselamatan, Kebersihan dan Pengangkutan 1. Mohammad Baihaqi bin Soibon (Eksekutif) 2. Amirul Ashaff bin Abdul Rahman 3. Mohd Muizzuddin Mohd Nor 4. Nik Hasmadi Bin Daud 5. Ahmad Nasaie Bin Mohammed 6. Mohd Fais Bin Mohd Hussin 7. Nurul Athirah bt Mohamad Kamil 8. Siti Maizatul Syafinaz bt Mohd Shahadin 9. Nor Azreen bt Mohamad Asri 10. Nor Fazila bt Mazlan 11. Nordiana Bt. Sofian 12. Muhammad Mumtaz Bin Mohd Noor 13. Muhamad Zaim Bin Che Hassan 14. Siti Nur Najihah Binti Taib 15. Siti Rabiatuladawiyah Binti Mohammed Masrom 16. Farah Hafizah Binti Hamka 17. Nur Fatin Afiqah Binti Zaidi 18. Nur Amira Binti Mohd Noh 19. Wan Izzulhilmi Bin Che Wan Azizi 20. Nor Fazila bt Mazlan 21. Mohammad Faizal bin Che Rashid 22. Nurhazarifah bt Che Hashim 23. Syuhada Amirah bt Rozman 24. Farah Hafizah Binti Hamka 25. Qamarina Zettie Iwana Binti Kamarul Anuar Sekretariat Kebudayaan 1. Nai mah binti Mamat (Eksekutif) 2. Hayani Amanina binti Hisham 3. Norazila binti Nabar 4. Zulaikha binti Adnan 5. Sabariah binti Mohd Ghni 6. Norazizah binti Amir

3 7. Nurul Alia binti Mat Nasir 8. Noorfaiz binti Pakharradzi 9. Nur Azwani binti Ishak 10. Wan Nor Hasfizah binti Mohd Arifin 11. Anati Hamidah bin Ariffin 12. Nur Qairulnisa binti Othman Sekretariat Sukan dan rekreasi 1. Muhammad Ridzuan bin Ahmad (Eksekutif) 2. Hanim Sofea binti Halimon 3. Syaza binti Abdonasrah 4. Izwatulfasihah binti Abdul Muin 5. Wan Nor Amira binti Wan Husin 6. Nur Farhana Hazwani binti Anuar 7. Ahmad Zaim bin Hood 8. Muhamad Zulkasyi bin Md Zulkifli 9. Wan Ahmad Akmal Arif bin Wan Mohamad 10. Mohd Afiq Iqbal bin Jamaludin 11. Mohammad Farhan bin Mohammad Johari 12. Siti Nabilah binti Mohd Rohaizat 13. Noor Hidayah binti Hasbullah 14. Adibah binti Ahamad Muzakir Bil. AGENDA TINDAKAN 1.0 Pengerusi membuka majlis dengan Ummul Kitab Al-Fatihah dan ucapan alu-aluan. 2.0 Persediaan dan Penyelarasan 2.1 Sekretariat Keselamatan, Pengangkutan dan Kebersihan Akan adakan shif iaitu shif siang untuk sekretariat perempuan, malam shif sekretariat lelaki. Pihak wisma meminta seramai 3,4 orang untuk bersama-sama meronda Wisma aman akan menetapkan jalan bermula jalan di Kolej Rahim Kajai, Dewan Gemilang dan Kolej Keris Mas, pintu belakang dan berhadapan stadium UKM menjadi jalan sehala bermula 24 September 2013 sehingga 29 September Pengerusi

4 2.1.3 Sepanjang pesta ini juga akan ada pengawal dan ahli sekretariat di laluan utama dan laluan masuk ke Dewan Gemilang Cadangan shif yang akan dilakukan ialah pengagihan sekretariat lelaki dan perempuan pada waktu siang dan malam, lelaki akan diberi kepercayaan sepenuhnya untuk mengawal pada waktu malam dan dikecualikan sekretariat perempuan. Sekretariat perempuan pula akan diberi keutamaan untuk memantau tapak pesta, Dewan Gemilang serta parking Peralatan daripada wisma aman tidak mencukupi Parking untuk pengunjung dan penggerai sepanjang jalan KKM - Dewan Gemilang - KIZ. Jalan raya akan terbahagi kepada dua bahagian iaitu satu bahagian dikhaskan untuk tempat letak kereta dan satu bahagian dijadikan sebagai tempat laluan kenderaan. Parking dibahagian atas atau disekitar Dewan Gemilang hanya dikhaskan untuk tetamu jemputan, tetamu terhormat, peserta program dan juga penaja Masih menunggu jawapan daripada pihak kenderaan untuk menyediakan bas kepada sekretariat pesta tahun ini Akan berurusan dengan pusat sukan mengenai kunci bilik Dewan Gemilang sama ada sekretariat boleh memegangnya atau tidak Walkie talkie cuma ada Sekretariat Kebudayaan Pertandingan seni suara. Pertandingan seni pentas setakat ini sudah menghantar surat dan borang peyertaan yang disertakan dengan syarat-syarat pertandingan. Setakat ini KPZ, KIY akan masuk penyertaan. KPZ ingin membuat akapela. Pertandingan akan terus ke pertandingan akhir, tiada pusingan saringan Pertandingan Nasyid Akan menjemput Ustaz Firdaus daripada Nasyid FM sebagai juri jemputan. Telah menghantar surat penyertaan kepada pihak universiti dalam dan luar UKM. Setakat ini yang memberi maklumbalas dan berminat ialaha daripada UNISZA, UM dan USIM. Hadiah pertandingan berupa hamper dan wang tunai bernilai RM500, RM400 dan RM300.

5 Semua peserta akan buat sound check sebelum pertandingan bagi mengelakkan gangguan sistem. Jamuan untuk para jemputan dan juri perlu berbincang semula dengan sekretariat jamuan untuk pengesahan bilangan jemputan dan menu Pertandingan Adu Suara Akan hubungi JAKSA setiap kolej bagi mendapatkan kerjasama untuk menghantar peserta. Semua surat beserta dengan borang penyertaan dan syarat telah dihantar Pertunjukan Fesyen Datin Nor Juma akan kendalikan pertunjukan fesyen muslimah pada hari kejadian. Lagu latar sudah diperoleh dengan tema arabian. 2.3 Sekretariat Sukan Seramai 8 hingga 10 orang akan bertugas setiap hari untuk pelbagai aktiviti dan funfair di hadapan Dewan Gemilang Penaja sukan sudah bagi logo untuk dimasukkan kedalam publisiti Pihak sekretariat sudah menyenaraikan senarai peralatan yang diperlukan dan akan diserahkan kepada sekretariat teknikal Pertandingan Tarik Tali Akan hubungi persatuan tarik tali Selangor untuk pengesahan peyertaan dan bayaran yang akan dikenakan. Tali akan cuba diperoleh daripada mana-mana sekolah disekitar Bangi Senam Aerobik Senam aerobik sudah sediakan gerak tarinya oleh sekretariat sukan, cuma perlu berlatih untuk seirama Sukan Rakyat Di hadapan Dewan Gemilang serta di Pentas Utama. Menjemput kanak-kanak tadika dan kanak-kanak di rumah anak yatim iaitu rumah anak yatim Darul Izzah dan Al- Khausar. Sudah merancang beberapa jenis permainan seperti campe, batu seremban, dan congkok Sukan bersama artis Telah adakan perbincangan dengan pihak Hot FM, tetapi wakil radio siaran itu memberitahu pada hari kejadian iaitu hari selasa, jadual mereka padat, mereka meminta tunda mengikut kelapangan waktu mereka. Sekretariat cenderamata dan sijil Sekretariat teknikal dan TTK Sekretariat jamuan Sekretariat teknikal dan TTK

6 2.3.5 Pertandingan futsal dan bola jaring Pengadil permainan baru sahaja dapat dihubungi. Akan membuat temujanji untuk membincangkan mengenai kelapangan pengadil ketika hari kejadian, bayaran serta syarat yang ingin ditetapkan. 2.4 Sekretariat Jamuan Akan cuba mendapatkan penajaan makanan kepada AJK pelaksana daripada pelbagai pihak. Merancang untuk keluar melakukan marketing pada hujung minggu di sekitar Bangi dan Kajang. 2.5 Sekretariat Program Setakat ini, peyertaan untuk program Band Starz adalah 6 buah band. Poster untuk publisiti program ini boleh menggunakan poster daripada pihak sekretariat Barangan daripada Boboiboy boleh dapatkan pada minggu ini Sekretariat bercadang untuk menyediakan bas bagi mengambil pelajar-pelajar sekolah yang akan meyertai fesyen daripada barangan terbuang. Sebanyak 5 buah sekolah akan meyertai, akan merancang untuk mengambil para peserta di satu checkpoint sahaja PMUKM dalam perbincangan untuk mendapatkan wakil pelajar Palestin untuk program Aman Palestin. Heliza dan Salima bersetuju untuk membuat persembahan tanpa ada bayaran tambahan Ceramah santai bersama Ustaz Fauzi akan cuba untuk membuat jemputan khas kepada pihak ILKAP, dan kolej-kolej berdekatan sebagai tetamu Minggu hadapan akan cuba menetapkan tarikh perbincangan dengan pihak autoshow untuk persembahan di dataran. Setakat ini baru berbincang melalui talian telefon. Mereka akan tengok tapak pada 11 Oktober Belanjawan yang terdahulu memperoleh jumlah negatif, sekretariat program akan membuat rombakan balik untuk tidak menanggung kerugian yang besar. 2.6 Sekretariat Pemasaran Operator UKM minta memohon talian bebas, sebab menganggu waktu kerja mereka Minggu ini akan ambil buku di Alamanda, tajaan olesh Telaga Biru. Pihak Telaga Biru mahu keterangan lanjut mengenai tajaan dan masuk tapak dengan harga RM13000, sebagai booth penajaan dengan tingkat perak.

7 2.6.3 Syarikat YES tidak ambil booth, hanya memberikan goodies bag sahaja Syarikat penerbangan Firefly sudah luluskan tiket tajaan iaitu ke Kota Bharu, ke Johor Bharu, Penang dan Terengganu, dalam tempoh November hingga Mac tahun hadapan tiket ini sah laku Akan menghubungi seberapa banyak lagi syarikat untuk dijadikan penaja sepanjang pesta berlangsung Surat perjanjian persetujuan dengan pihak IM4U masih tidak diluluskan. Surat masih tersekat di unit guaman Bilik penginapan untuk penaja, artis, peserta msih berusaha mencari. KKM minta jumlah orang yang ingin menginap. KIZ bilik penuh Pihak Tune Talk akan pastikan perjanjian, akan buat perjanjian dengan pihak Tune Talk agar pihak mereka tidak tarik diri di saat akhir, kerana pihak ini penaja utama pesta kali ini Pihak stesen radio Hot FM hendak pilih hari untuk bersiaran. Tetapi pihak mereka tidak akan buat secara lintas langsung, hanya akan sediakan Hot FM zoomers sahaja. 2.7 Sekretariat Ekspo dan Jualan Tinggal 26 buah booth lagi Pastikan setiap booth jualan menggunakan tidak melebihi 40wt. syarat tersebut hendaklah dinyatakan secara jelas semasa taklimat dengan para penggerai, supaya tidak mengalami gangguan bekalan elektrik sepanjang tempoh pesta. 3.0 Hal-hal lain 3.1 Setiap eksekutif hendaklah memberikan senarai jemputan yang terakhir kepada eksekutif protokol secepat mungkin untuk proses pengeluaran surat jemputan dan teks emcee. 3.2 Sekretariat pameran pastikan booth di dalam Dewan Gemilang perlu lebihkan persatuan, pastikan booth jualan tidak terlalu banyak. 3.3 Hot Ballon telah bersetuju untuk meletakkannya di padang UKM. 3.4 Semua sekretariat pesta diarahkan menukar profil picture di Facebook bagi tujuan promosi. 3.5 Setiap ahli pastikan mengetahui perkembangan terkini dengan setiap eksekutif post masing-masing. 3.6 Sekretariat jamuan perlu merancang proses pertukaran meja, dengan pihak catering Sekretariat protokol sekretariat pameran maklumat dan Sekretariat jamuan

8 4.0 Penutup Mesyuarat ditangguhkan dengan bacaan tasbih kifarah dan surah al-asr pada jam malam. Pengerusi