PENGURUSAN MAJLIS RASMI. Anwar Mohd Zain Unit Komunikasi Korporat

Transkripsi

1 PENGURUSAN MAJLIS RASMI Anwar Mohd Zain Unit Komunikasi Korporat

2 Jenis Majlis Majlis Penuh Istiadat Majlis Rasmi dan Formal Majlis Rasmi tetapi Tidak Formal Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal

3 Majlis Rasmi Kerajaan Istiadat atau majlis yang dipertanggungjawabkan kepada kementerian, jabatan, agensi Persekutuan Perbelanjaan bagi membiayainya dikenakan kepadavot anggaran persekutuan

4 Protokol Peraturan yang diterima oleh semua pihak dalam: Hubungan antarabangsa Hubungan harian dalam masyarakat Istiadat atau majlis

5 Elemen-elemen Protokol Susunan Keutamaan Darjah Kebesaran Panggilan Hormat Susunan Tempat Duduk Susunan Bendera

6 Susunan Keutamaan Senarai yang disusun mengikut kedudukan kekananan antara pelbagai golongan masyarakat termasuk pegawai kerajaan, bukan pegawai kerajaan dan orang awam

7 Susunan Keutamaan Persekutuan Susunan Keutamaan Persekutuan masa kini ~ Warta Kerajaan P.U. (B) 22 Januari 1998 Kedudukan Datuk Bandar dalam Susunan Keutamaan Persekutuan ialah ke?

8 Kepentingan Susunan Keutamaan Menyusun tempat duduk Menyusun atur cara majlis Tertib ketibaan tetamu kenamaan Tertib kepulangan tetamu Penyampaian ucapan Pengacaraan majlis Susunan bendera

9 Asas Menentukan Susunan Keutamaan Pegawai Kerajaan Jenis jawatan yang disandang Gred jawatan Anugerah kebesaran Bukan Pegawai Kerajaan Anugerah kebesaran Kedudukan dalam masyarakat

10 Panggilan Hormat Panggilan sewajarnya terhadap tetamu kehormat dan dif Diguna pada kad jemputan, kad nama, sampul surat, teks juruacara dan teks ucapan Panggilan hormat meliputi panggilan turun-temurun diraja, jawatan, anugerah dan keagamaan

11 Panggilan Hormat Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri Ketua Menteri Menteri Besar Yang Amat Berhormat

12 Panggilan Hormat Menteri Timbalan Menteri Ahli Dewan Rakyat Ahli Dewan Negara Ahli Dewan Undangan Negeri Yang Berhormat

13 Panggilan Hormat Pengerusi Majlis Ketua Jabatan Ketua Bahagian Yang Berusaha Yang Berbahagia Yang Mulia

14 Susunan Tempat Duduk Bilangan Ganjil Bilangan terhad kepada bilangan yang kecil ~ 3, 5, 7 dan 9 Susunan tempat duduk atas pentas mengikut susunan keutamaan atau kekananan Pengukuran kekananan dikira dari tengah-tengah

15 Susunan Tempat Duduk Bilangan Genap Bilangan yang ideal ~ 6, 10, 14, 16 Susunan tempat duduk atas pentas mengikut susunan keutamaan atau kekanan Pengukuran kekananan di kira secara dibahagi dua

16 Tindakan-tindakan bagi penganjuran majlis Mengadakan mesyuarat dengan menjemput pihak-pihak yang terlibat Menubuhkan jawatankuasa kecil dan melantik petugas Menetapkan tarikh, masa dan tempat Menetapkan aturcara/program Menentukan tetamu kehormat Menentukan senarai jemputan

17 Tindakan-tindakan bagi penganjuran majlis Menyediakan senarai semak Melawat tapak atau tempat majlis Menyediakan anggaran perbelanjaan dan menentukan sumber peruntukan Memohon kelulusan pihak Pengurusan Melaksanakan raptai Taklimat kepada tetamu kehormat

18 Jawatankuasa Kecil Pengagihan tugas mengikut bidang tanggung jawab/ kepakaran Bidang tugas jawatankuasa berdasarkan keperluan dan aturcara majlis Pengerusi Jawatankuasa kecil akan melantik ahli-ahli bagi melaksanakan tugasan/tanggung jawab

19 Senarai Semak Dokumen disediakan oleh setiausaha atau sekretariat mengandungi perkaraperkara yang perlu diambil tindakan Panduan di dalam mesyuarat untuk meneliti tahap persiapan atau kemajuan sesuatu tugasan Mengelak tertinggalnya perkara-perkara penting yang perlu diambil tindakan

20 Senarai Jemputan Senarai Ringkas (mengikut kumpulan jemputan) Senarai Penuh (mengikut Susunan Keutamaan) Senarai Susunan Abjad (mengikut abjad)

21 Jenis Jemputan Seorang Berpasangan Campuran (seorang dan berpasangan)

22 Kad Jemputan Kad jemputan Logo organisasi Jawatan tuan rumah Nama Majlis Tarikh, Tempat, Masa Pakaian Aturcara No. telefon dan nama pegawai untuk memaklumkan kehadiran Pelan lokasi dan pelekat letak kenderaan

23 Pakaian Menghadiri Majlis Pakaian istiadat Pakaian Kebangsaan Hitam Pakaian Kebangsaan Lounge Suit Batik Pakaian Pejabat

24 Aspek-aspek penting Jemputan Senarai tetamu jemputan Pengedaran kad jemputan Pengesahan kehadiran Senarai kehadiran tetamu jemputan

25 Sambutan Tetamu disambut oleh Penyambut Tetamu yang mudah dikenali Siap sedia dengan senarai kehadiran jemputan untuk semakan AJK Induk/Sambutan turut sama menyambut tetamu Tetamu kehormat disambut oleh tuan rumah

26 Tugas Penyambut Tetamu Menjemput tetamu masuk ke dewan majlis Mengiringi dan menunjukkan tempat duduk tetamu Melayan sebarang pertanyaan tetamu Menyerahkan buku aturcara/program kepada tetamu Sentiasa menunggu tetamu di pintu masuk dewan majlis

27 Bilik Menunggu Memudahkan penyelarasan dan persediaan dewan Memperkenal dif yang akan berada dipentas Menunggu tetamu kehormat (VVIP) oleh tetamu jemputan (VIP) Menyampaikan cenderamata Taklimat kepada tetamu kehormat mengenai perjalanan majlis

28 Pengacara Majlis (MC) Mengawal majlis Membuat pengumuman Memberi panduan kepada hadirin tentang majlis yang sedang dan akan berjalan Teks disediakan/disemak oleh penganjur

29 Aturcara Pentadbiran Dokumen panduan disediakan penganjur untuk AJK dan petugas Catatan terperinci termasuk masa, perkara, nama pegawai,pelan, pegawai penyelaras, aktiviti pergerakan dsb. Dokumen rujukan utama pengurus pentas (stage/floor manager) bagi mengendalikan majlis bersama-sama petugas-petugas lain

30 Aturcara Majlis Panduan kasar kepada tetamu Ringkas Makluman kepada tetamu ~ waktu ketibaan tetamu kehormat, acara utama dimulakan, majlis dijangka tamat Dimasukkan dalam buku cenderamata dan kad jemputan

31 Buku Cenderamata Mengandungi ~ butiran mengenai majlis, kata-kata aluan, aturcara, penghargaan Diletak lebih awal di meja bagi tetamu kehormat Bagi tetamu jemputan biasa diserahkan oleh penyambut tetamu semasa memasuki dewan majlis

32 PENGURUSAN MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG

33 Rujukan