Pengantar. Semarang, 1 November 2013 UPT PTIPD

Transkripsi

1 0

2 Pengantar Puji syukur kepada Allah s.w.t atas karunia yang diberikan, sehingga UPT PTIPD (Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data) dapat menyusun buku Panduan WaliMail sebagai manual kelembagaan IAIN Walisongo Semarang. Buku ini disediakan bagi seluruh civitas akademika untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan dalam penggunaan konten WaliMail sebagai produk teknologi informasi yang dimiliki oleh lembaga, sekaligus dalam rangka meningkatkan perhatian, kepedulian dan pemahaman tentang pentingnya memiliki lembaga yang bermanfaat bagi pribadi maupun institusi. Besar harapan kami agar buku ini dimanfaatkan secara maksimal oleh civitas akademika sebagai bentuk peran aktif dalam peningkatan daya dan hasil guna teknologi informasi lembaga secara berkelanjutan. Ucapan terima kasih dan penghargaan bagi semua pihak yang telah membantu penyelesaian buku ini serta memberikan kritik dan saran yang membangun untuk perbaikan di kemudian hari. Semarang, 1 November 2013 UPT PTIPD 1

3 Daftar Isi Halaman A. Ketentuan umum 3 B. Mengakses WaliMail 4 C. Mengubah password 7 D. Mengirim pesan 10 E. Menerima pesan, membalas, dan meneruskan 15 F. Fitur 19 G. Pengaturan tampilan 21 Daftar Pustaka 2

4 A. Ketentuan umum 1. WaliMail adalah layanan surat elektronik atau berbasis corporate bagi dosen dan pegawai di lingkungan IAIN Walisongo Semarang. 2. Sebagai lembaga (corporate ), WaliMail memberi sifat alamat resmi dan lebih memiliki kredibilitas dibandingkan layanan gratisan. 3. Format alamat setiap pengguna (user) adalah dibaca, namauser at walisongo dot ac dot id. Penulisan namauser dalam format tersebut disebut juga username. 4. Setiap pengguna mendapatkan username beserta password dari UPT PTIPD. Selanjutnya, sangat disarankan bagi pengguna untuk mengganti password demi keamanan dan kenyamanan. 5. WaliMail menyediakan kapasitas pengiriman file lampiran (attachment) sebesar 16 MB, dan kapasitas penerimaan file lampiran (attachment) sebesar 16 MB. 6. Hal teknis yang belum dibahas dalam manual ini dapat ditanyakan kepada UPT PTIPD. 3

5 B. Mengakses WaliMail 1. Akses WaliMail dapat dilakukan dengan beberapa cara. Yang pertama, mengakses link walisongo pada portal resmi IAIN Walisongo yaitu dengan cara sebagai berikut: Mengakses portal walisongo.ac.id Mengakses Gambar 1. Portal resmi IAIN Walisongo Semarang Lihat pada sisi kanan bawah portal, terdapat link walisongo untuk menuju antarmuka . Klik link walisongo. 4

6 Klik link walisongo Gambar 2. Link walisongo pada portal walisongo.ac.id 2. Cara akses yang kedua, dengan menuliskan alamat mail.walisongo.ac.id pada Address Bar Web Browser, sebagai berikut: Ketikkan mail.walisongo.ac.id Address Bar Web Browser Gambar 3. Ketik mail.walisongo.ac.id pada Address Bar Web Browser 5

7 3. Setelah langkah pertama atau kedua di atas dilakukan, akan muncul antarmuka Gambar 4. Antarmuka 4. Masukkan username dan password untuk masuk dalam atau Sign In. Selanjutnya klik tombol Sign In. Masukkan username dan password, kemudian klik Sign In Gambar 5. Memasukkan Username dan Password 6

8 C. Mengubah password Setelah pengguna berhasil Sign In dengan username dan password, akan tampil antarmuka seperti gambar 6 berikut ini. Pengguna disarankan untuk melakukan pengantian password. Penggantian password dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Gambar 6 merupakan tampilan antarmuka setelah pengguna berhasil masuk ke dalam . Selanjutnya, perhatikan sisi pojok kanan atas, terdapat identifier pengguna dengan tombol drop down Klik drop down button tersebut, pilih Change Password. Fitur Change Password Gambar 6. Klik pada Change Password 7

9 2. Akan muncul antarmuka penggantian password sebagai berikut: Gambar 7. Penggantian Password Pada isian Old Password, ketikkan password lama. Pada isian New Password, ketikkan password baru sebagai password pengganti. Pada isian Confirm, ketik sekali lagi password baru tersebut sehingga isian New Password dan Confirm identik (sama). Klik tombol Change Password untuk menandai persetujuan pemrosesan penggantian password. Jika pemasukan password lama dan password baru sudah benar, selajutnya akan tampil antarmuka pemberitahuan bahwa penggantian password telah dilakukan oleh sistem. 8

10 Gambar 8. Konfirmasi penggantian password 3. Password baru dapat dicoba dengan cara, keluar dari melalui Sign Out (perhatikan gambar 9), kemudian Sign In kembali (langkah B.3 dan B.4) dengan password baru. Klik Sign Out untuk keluar dari Gambar 9. Sign Out 9

11 D. Mengirim pesan Aktifitas pengiriman pesan dapat dilakukan setelah pengguna melakukan Sign In seperti yang telah diuraikan pada langkah B.1 sampai dengan B.4. Setelah Sign In, akan muncul antarmuka sebagai berikut: 1. Gambar 10 memperlihatkan lingkungan kerja dari Untuk melakukan pengiriman pesan, klik tombol New Message. Klik New Message untuk membuat pesan baru Gambar 10. Klik New Message 2. Selanjutnya akan muncul antarmuka penulisan surat/pesan sebagai berikut: 10

12 Isian To, Cc dan Subject Gambar 11. Area Kerja pengiriman surat atau pesan Isian To diisi dengan alamat yang dituju, contoh, Isian Cc (maupun BCC ) diisi dengan alamat lain yang juga dituju, dan bersifat optional (tidak harus diisi). Cc bisa menjadi alternatif pengiriman pesan untuk lebih dari satu penerima. Isian Subject diisi judul pesan atau judul berita. Berita ditulis pada area kerja (sheet dengan latar putih). Pengiriman pesan mengakomodasi pengguna untuk menyematkan lampiran baik berupa file pengolah kata, pengolah angka, presentasi maupun kompresi. Untuk menambahkan lampiran, klik tombol Attach, kemudian ambil file lampiran yang dimaksud dari media penyimpan (storage) komputer pengguna. 11

13 Pencarian file pada komputer Gambar 12. Mekanisme pengambilan file dari komputer pengguna File yang dilampirkan Gambar 13. Contoh penyematan file dengan ekstensi.doc sebagai lampiran Klik tombol Send untuk mengirim pesan. 12

14 3. Pesan yang telah dikirim dapat dilihat pada menu Sent. yang telah terkirim Gambar 14. Menu Sent untuk melihat pesan yang telah dikirim 4. Perhatikan kembali langkah D.1 dan D.2. Pengiriman pesan dapat ditujukan kepada satu penerima (Single Receiver) atau lebih dari satu penerima (Multi Receiver). Caranya, perhatikan kembali gambar 11 tentang Area Kerja pengiriman surat atau pesan. Pada isian To, isikan beberapa alamat penerima. Setelah mengetikkan satu alamat , ikuti dengan menekan tombol space atau enter pada keyboard, kemudian lanjutkan dengan penulisan alamat penerima yang lain. 13

15 Multi Receiver Gambar 15. Pengiriman pesan dengan Multi Receiver 14

16 E. Menerima pesan Aktifitas penerimaan pesan dapat dilakukan setelah pengguna melakukan Sign In seperti yang telah diuraikan pada langkah B.1 sampai dengan B.4. Setelah Sign In, akan muncul antarmuka sebagai berikut: 1. Gambar 16 memperlihatkan lingkungan kerja dari Pesan masuk (pesan yang diterima oleh pengguna) terlihat pada menu Inbox. Pesan masuk yang belum pernah dibuka akan ditunjukkan dengan penulisan tampak tebal atau Bold pada pesan tersebut. Pesan masuk Gambar 16. Pesan masuk 15

17 2. Untuk membuka surat/pesan, klik pesan, pesan akan terbuka dengan tampilan seperti gambar 17. Klik Download Gambar 17. Tampilan saat pesan masuk dibuka Perhatikan gambar 17, pada pesan tersebut terdapat lampiran berupa file dalam format.pdf. Lampiran.pdf dapat diunduh dengan cara klik tulisan Download. Atau klik pada file, maka akan tampil seperti gambar 18, dan unduh dengan mengklik icon download pada pojok kanan atas. 16

18 Klik icon untuk mendownload lampiran Gambar 18. Lampiran surat yang siap diunduh Membalas pesan 3. Pesan masuk dapat dibalas dengan menekan tombol Reply. Klik tombol Reply Gambar 19. Menekan tombol Reply untuk membalas 17

19 Mengirim lanjut (forwarded) pesan 4. Pesan masuk dapat dikirimkan secara berlanjut kepada penerima lain (forwarded) dengan menekan tombol Forward. Klik tombol Forward Gambar 20. Menekan tombol Forward untuk mengirim lanjut (forwarded) 18

20 F. Fitur Pada lingkungan kerja (Integrated Development Environment) pengguna tersedia 6 bagian pengelolaan, yaitu Mail, Address Book, Calender, Tasks, Briefcase dan Preferences. Fungsionalitas bagian-bagian yang penting adalah sebagai berikut: 1. Bagian Mail Ruang lingkup bagian Mail meliputi pengelolaan pesan/surat seperti pesan masuk (Inbox), pesan keluar (Sent), draf pesan (Drafts), pesan tidak terpakai (Trash) maupun pengelolaan file tak dikenal (Junk). Gambar 21. Ruang lingkup Bagian Mail 19

21 2. Bagian Address Book Ruang lingkup bagian Address Book meliputi pengelolaan sejumlah alamat rekanan pengguna. Setiap data kontak dapat dikelola detail datanya seperti pada tampilan gambar 23. Keberadaan kontak yang terkelola dalam Address Book meminimalkan kemungkinan suatu kiriman pesan dari pengirim yang tidak dikenal dianggap sebagai Junk (spam). Gambar 22. Ruang lingkup Bagian Address Book Gambar 23. Detail data kontak 20

22 G. Pengaturan Tampilan Bagian Preferences menyediakan fungsionalitas perubahan (setting) untuk beberapa bagian dalam tampilan, diantaranya perubahan password dan perubahan latar (theme) dari ruang lingkup pengguna. 1. Fasilitas merubah password Gambar 24. Setting penggantian password 2. Fasilitas merubah tampilan latar belakang area kerja (theme) Gambar 25. Setting tampilan latar belakang ruang kerja 21

23 Daftar Pustaka Tim Inixindo, 2013, Zimbra: Implement, Administer and Manage, Yogyakarta: INIXINDO. diakses pada November