PANDUAN MENGGUNAKAN LUMAJANGKAB.GO.ID

Transkripsi

1 PANDUAN MENGGUNAKAN LUMAJANGKAB.GO.ID Penggunaan Webmail Zimbra webmail adalah salah satu fasilitas yang diberikan oleh Zimbra untuk mengakses . Selain menggunakan webmail, Zimbra juga dapat diakses melalui client seperti Thunderbird, Outlook, Outlook Express, Kmail, Evolution dan lain-lain. Zimbra webmail dipilih karena memiliki fleksibilitas dan kemudahan akses, antara lain bisa diakses dari berbagai lokasi komputer, dari berbagai browser dan dengan berbagai model tampilan. Zimbra webmail juga lebih mudah dipakai karena kita tidak perlu melakukan setting & konfigurasi dimasing-masing klien. Proses pengelolaan dan proses backup dapat lebih mudah karena data disatukan disatu tempat dengan tetap mempertahankan perlindungan keamanan dan kerahasiaan data. Salah satu keunggulan utama dari webmail Zimbra adalah tampilannya yang bagus dan professional. Bagi yang sudah terbiasa menggunakan Gmail atau Yahoo Mail, tampilan Zimbra sangat mirip sehingga mudah digunakan. Berikut adalah cara menggunakan Zimbra Webmail untuk penggunaan sehari hari. Cara penggunaan mencakup pengiriman dan penerimaan termasuk tips-tips dalam membalas, memforward, menambah attachment dan menggunakan feature lain yang disertakan pada Zimbra. Sebelum kita membuka halaman utama webmail lumajangkab.go.id, ada beberapa hal yang mungkin tidak sama cara pembukaannya tergantung dari browser yang digunakan. Disini akan dicontohkan kasus membuka halaman utama webmail dengan menggunakan 4 browser terpopuler menurut survey beberapa website di internet.

2 1. Mozilla Fireforox atau Firefox Petunjuk seperti tampak pada gambar dibawah ini adalah apabila mengetikkan alamat webmail dengan menggunakan https, langkahnya adalah sebagai berikut supaya untuk menampilkan halaman utama webmail. Berurutan sesuai pada gambar. Untuk membuka webmail, anda bisa menggunakan https atau http secara langsung diketikkan di address bar browser Firefox dengan penulisan lengkapnya adalah Klik disini... Klik disini...

3 Klik disini Google Chrome Klik disini...

4 Klik disini Internet Explorer atau IE Klik disini...

5 4. Opera Klik disini... Sebagaimana contoh di atas dengan menggunakan 4 (empat) browser terpopuler hasilnya adalah sama yaitu akan keluar halaman utama webmail lumajangkab.go.id dengan tampilan seperti berikut:

6 1. Cek masuk atau Inbox Setelah kita isikan username dan password kemudian klik Sign In akan keluar halaman berikut : Untuk cek yang masuk, klik Inbox. Pada kolom sebelah kanan tombol Inbox akan muncul daftar yang telah masuk, baik yang telah kita baca ataupun yang belum kita baca. Untuk melihat tersebut silahkan klik pada salah satu yang masuk. Secara default setiap 10 menit sekali akan dicheck sehingga kita tidak perlu selalu melakukan klik pada tombol ini. Gunakan tombol Inbox atau Refresh hanya jika kita ingin mengecek yang semestinya sudah masuk namun belum masuk juga.

7 2. Membuat & Mengirim Untuk membuat , klik menu New Message sehingga akan tampil seperti pada gambar dibawah ini : Isikan data berikut : To : Alamat yang dituju Cc : Alamat yang ingin mendapatkan salinan yang dikirimkan Bcc : Klik pada pilihan Show Bcc. Bcc merupakan singkatan dari Blind Carbon Copy, artinya si penerima pada posisi To dan Cc tidak akan tahu kalau tersebut dikirimkan pada si bcc. Contoh kasus : budi mengirim ke (to) instansi@lumajangkab.go.id, di cc-kan ke adm@lumajangkab.go.id dan di bcc ke boss@lumajangkab.go.id, maka instansi akan menerima sebagai penerima asli, adm akan menerima sebagai penerima salinan atau tembusan sedangkan boss akan menerima salinan tanpa diketahui oleh instansi dan adm. Bcc biasanya diperlukan jika ingin mengirim kategori rahasia dan antara penerima yang satu dengan penerima yang lain diharapkan tidak tahu bahwa yang sama dikirimkan kepada pihak lain. Subject : Ketikkan subyek dari yang mencerminkan isi . Hindari penggunaan subyek yang tidak jelas.

8 Untuk mengirim attachment, klik tombol Attach. Kemudian pilih file yang akan disertakan dalam pengiriman bisa berupa file word, excel atau file compressan seperti zip dan rar. Setelah file dipilih, klik Open Ketikkan isi pada bagian isi dan setelah dipastikan benar, klik tombol Send. Beberapa catatan penting seputar etika pengiriman - Quota penyimpanan tiap account sebesar 5000 Mb (5 Gb), sehingga diharapkan untuk melakukan cek setiap hari untuk monitoring dan juga quota yang tersisa. - Gunakan alamat instansi untuk kepentingan instansi, jangan gunakan untuk kegiatan yang dapat merugikan instansi (aktif di situs jejaring sosial, mengirim gambar yang tidak patut, mengirim isu tidak benar, mengirim data yang tidak valid, mem-forward hoax atau berita palsu, mengikuti milis yang tidak jelas dll). - Kirimkan attachment dalam jumlah yang sewajarnya. Pengiriman attachment dalam ukuran besar dapat mengganggu trafik lalu lintas di server. - Tidak merespon spam yang terdapat di folder Junk atau yang tidak berhubungan dengan kepentingan instansi. Spam akan masuk ke folder Junk, selanjutnya bisa langsung dihapus. Sedangkan untuk yang tidak berhubungan dengan kepentingan instansi, bisa langsung dihapus atau klik menu spam sehingga alamat tersebut otomatis akan ditandai sebagai spam dan masuk ke folder Junk bukan masuk ke folder Inbox.

9 - Folder Trash merupakan folder yang secara otomatis menyimpan yang sudah dihapus, baik yang berasal dari folder Inbox, Sent, Drafts maupun Junk, sehingga apabila sudah menghapus sebaiknya di cek juga folder Trash kemudian delete atau hapus semua isinya agar tidak mengurangi quota penyimpanan yang sudah diberikan. - Jangan lupa klik Sign Out apabila keluar dari halaman web mail Klik di sini 3. Membalas Untuk membalas , gunakan tombol Reply disebelah kanan menu New Message. yang terletak pada menu Jika ditujukan juga pada pihak lain (cc) gunakan tombol Reply All agar salinan balasan juga terkirim pada penerima lain tersebut. 4. Memforward Memforward artinya meneruskan . Klik tombol Forward jika ingin diteruskan pada pihak lain. Isikan alamat yang ingin dituju pada kolom isian To dan Cc 5. Menghapus masuk Terkadang karena keterbatan quota pada mailbox bisa terjadi kondisi full quota sehingga kita tidak bisa menerima masuk lagi. Untuk mengatasi hal demikian kita perlu menghapus beberapa inbox guna mengurangi isi quota mailbox yang penuh tersebut. Caranya kita klik dulu masuk yang akan kita hapus kemudian klik tombol Delete, maka secara otomatis isi tersebut akan masuk ke dalam Trash atau tempat sampah.

10 6. Menambahkan Address Book Untuk menambahkan data address book, kita bisa membuat address book untuk data kontak / alamat yang sering dikirimi, yaitu dengan memilih menu Address Book pada menu bagian atas di sebelah kanan menu Mail. Kemudian setelah itu, klik menu New Contact Isikan nama dan alamat serta deskripsi dari address book yang baru dan alamat serta deskripsi dari address book yang baru. Terakhir setelah kita isikan form di atas, jangan lupa untuk klik tombol Save untuk menyimpan. 7. Mengecek Terkirim yang sudah dikirimkan akan dipindahkan ke folder Sent, sedangkan yang belum dikirimkan namun sudah disimpan akan ditempatkan di folder Draft. Kita bias membuat folder khusus untuk - tertentu, misalnya dari boss kita tempatkan difolder khusus agar kita tidak kalang kabut ketika ditanyakan nya namun tersebut kesulitan kita temukan.